Gestión documental en HSE

En los Sistemas HSE (Health, Safety and Environment), la gestión documental es

muy importante. En las organizaciones, es necesario comprobar y asegurar que el
Sistema de gestión HSE opera adecuadamente y que la documentación vinculada a
dicho sistema se maneja, distribuye y almacena como se ha establecido. Durante la
gestión HSE, será necesario dejar reflejada la trazabilidad de cada uno de los
documentos y registros que se ejecutan sobre las actividades llevadas a cabo y los
resultados alcanzados. La organización deberá administrar diferentes documentos
derivados de la gestión HSE, entre ellos el manual y la política HSE.
¿Es complejo realizar una gestión documental en HSE?
En función del tipo de organización, la complejidad podrá ser mayor, pero la realidad es
que un gran número de organizaciones durante la gestión documental en HSE, se
encuentran dificultades y necesitan recurrir a un sistema documental eficaz y eficiente.
Con tener un gestor documental no solucionamos todo, es cierto que nos ayudará mucho
durante la gestión documental del sistema HSE, pero es fundamental que este se
efectivo para así tener los resultados deseados. Hay organizaciones que se enfrentan a
diario a montañas de documentos en formato físico sin contar con un orden o
también se puede dar el caso de tener documentos digitalizados que no tienen
permisos de acceso por usuario, ya que, según la responsabilidad de cada trabajador,
estos podrán consultar, editar y/o revisar documentos. Al final, llevar a cabo una gestión
física o digital de un excesivo número de documentos, ocasiona graves problemas para
las organizaciones que se deben solucionar. Vamos a tratar las principales
consecuencias de una mala gestión documental en HSE y cómo podrían evitarse:
 Pérdida de tiempo y productividad o carencia de la confidencialidad de
la información debido al déficit de control de los documentos
vigentes de la organización. Esto puede deberse a que existen
organizaciones que su gestión de la documentación la realizan desde
correos electrónicos, lo que origina una pérdida del control de las versiones
de documentos, suponiendo un incremento del riesgo de que se haga uso de
información que esté completamente desactualizada, lo que duplicará el
trabajo. Se podría solucionar a través de un software que automatice la
gestión de la documentación, reduciendo el error humano.
 Identificación de hallazgos durante las auditorías periódicas. Una
organización que cuente con un sistema de gestión HSE tendrá que realizar
periódicamente auditorías para comprobar que dicho sistema funciona
correctamente o incluso para identificar ciertos aspectos que no se cumplen
en el sistema, los hallazgos. Los hallazgos no tienen por qué ser de gran
relevancia, pero si existen algunos de ellos que requieren de la aplicación de
acciones para lograr solucionarlos. Gracias a una solución tecnológica, la
gestión de auditorías del sistema de gestión HSE estará controlado
totalmente y se podrán llevar a cabo medidas que logren favorecer al
sistema ya que el software facilitará la planificación de las actividades
relacionadas con la seguridad, salud y medio ambiente, las inspecciones,
formaciones/capacitaciones, revisión de Equipos de Protección Personal
(EPP), etc.
En ocasiones, esta mala gestión documental en HSE se debe principalmente a la
baja involucración de los trabajadores en el propio sistema HSE. Los empleados de
la organización pueden considerar que la gestión documental es una tarea ardua, por lo
que prefieren no involucrarse en el sistema. Algunas de las causas por las que un
empleado pudiera evitar hacer uso del gestor documental son:
 Imposibilidad de integración con otros sistemas utilizados en la
organización, lo que ocasione que sea necesario aprender a utilizar un
nuevo sistema y que cada información de la organización esté localizada en
un punto diferente.
 Sistemas rígidos y con un nivel de parametrización deficiente, lo que
provoca que la organización sea la que tenga que adaptarse al sistema en
lugar de que el sistema se adapte a los procesos que están definidos en la
organización.

Software gestión documental en HSE

Como las organizaciones tiene que tener la documentación del sistema de gestión HSE
controlada y sin errores, prefieren hacer uso de soluciones tecnológicas
como HSETools que permite gestionar el ciclo de vida de los documentos desde la
solicitud de alta hasta su archivado definitivo. HSETools tiene un módulo específico
para la gestión documental en HSE, con el que podrá:
 Realizar una organización de la documentación por niveles y, además,
asignar permisos de acceso a los usuarios.
 Establecer circuitos personalizados según los procesos de revisión y
aprobación de documentos.
 Reducir el número de documentos obsoletos o duplicados que se emplean
por error.
 Hacer registros de información haciendo uso de plantillas predefinidas por
la organización, unificando los criterios.
 Continuar empleando herramientas de ofimática online con las que ya los
empleados de la organización estén familiarizados desde el propio software.
 Compartir documentos a través de listas de distribución, URL o códigos
QR.