2013

DOCTORADO EN ADMINISTRACIN

TECNOLOGAS Y SISTEMAS DE INFORMACIN

TEMA APLICACIN DE LOS ERP EN LAS EMPRESAS

DOCTORANDOS
SOFIA IRENE DELGADO WONG JUAN ASALDE VIVES

DOCENTE Dr. HUGO ROSALES

Implementacin de ERP: PEOPLESOFT, ENTERPISE RESOURCE PLAN (ERP) en Instituto Tecnolgico IDAT y en la Universidad Tecnolgica del Per UTP SAC El coordinador regional indic que el personal administrativo y acadmico est siendo capacitado en PEOPLESOFT, ENTERPISE RESOURCE PLAN (ERP) que integra todos los procesos acadmicos y administrativos de la organizacin IDAT. Asimismo, estn implementando su base de datos con Oracle que les mantiene a la vanguardia de la educacin. Adems el sistema ERP es una herramienta de clase mundial que utilizan las mejores universidades del mundo y actualmente el grupo IDAT. El sistema hace ms dinmica la comunicacin entre Lima y las sedes de Tarapoto, Piura y Chiclayo, por el uso de telefona IP que permite mantener una comunicacin ms fluida y optimizacin de costos. Sobre el PEOPLESOFT, ENTERPISE RESOURCE PLAN (ERP ) Este es un software integrado de Oracle que ofrece una gran variedad de aplicaciones de gestin para ayudar en la ejecucin del da a da y el funcionamiento de los procesos de back-office de la universidad, lo que permite: aumentar la productividad, acelerar el rendimiento de la institucin y disminuir sus costos de propiedad. PeopleSoft se compone de una estructura de mdulos interrelacionados que comparten una nica base de informacin:

Aliados Estratgicos

En el PEOPLESOFT, ENTERPISE RESOURCE PLAN (ERP) se aprecian caractersticas como: Integrado Integra todas las reas y procesos enviando la informacin a una nica base de datos centralizada, lo cual facilita el acceso a informacin, reduccin de tiempo y costos. Modular Cada rea o proceso es gestionado en un mdulo independiente, pero que al mismo tiempo permita compartir la informacin con mdulos desde una base de datos centralizada. Adaptable Se puede personalizar de acuerdo a cada tipo de institucin y a sus necesidades particulares.

Los beneficios de implementar un ERP son: Mejorar la eficiencia general a travs de la optimizacin de los procesos. Transparencia y acceso a toda la informacin de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos). Conocer de manera integrada el estado de todas las operaciones de la institucin. Incrementar la satisfaccin de usuarios y clientes. Minimizar los errores humanos por digitacin de datos.

Facilitar el aprendizaje organizacional, al brindar la posibilidad de compartir informacin entre todas las personas de la institucin. Eliminacin de labores y operaciones que no generan valor.

Nota. Al recabar informacin del ERP el coordinador comento que su implementacin fue costosa con una inversin aproximada de 2000000 de soles, capacitacin de personal de ms de 100 000. Que al principio el inconveniente fue su funcionamiento en el instituto IDAT pues de acuerdo a la estructura el ERP est diseado para ser aplicado a la universidad y no al instituto como ejemplo tenemos que el instituto no se ajustaba a llevar las asignaturas con un valor en crditos, se espera que con la nueva reforma en la estructura del instituto el ERP se pueda implementar en su totalidad en las diferentes sedes y que realmente permita la integracin de estas con la sede de Lima; as como la integracin de la Gestin Acadmica con los dems procesos administrativos.

ERP UNIVERSITY: ULADECH CATLICA LOS NGELES DE CHIMBOTE Con la finalidad de conocer el ERP UNIVERSITY creado por la Universidad Catlica Los ngeles de Chimbote ULADECH, una comitiva de la Universidad Nacional de Trujillo, encabezada por el rector, Dr. Orlando Velsquez Benites, y conformada por la Dra. Elizabeth Rafael Snchez y la Lic. Liliana Bernuy Silva, de la Oficina de Autoevaluacin y Acreditacin; los Ingenieros Juan Miano Chong y Csar Honores Solano, soportes informticos de la UNT, visitaron la ULADECH siendo recibidos por su rector, Ing. Julio Domnguez Granda, quien estuvo acompaado del Jefe de la Divisin de Sistemas, Ing. Donny acosta Benites y el Webmaster, Ing. Jos Luis Enrquez, quienes tuvieron a su cargo la presentacin del sistema informtico creado. El ERP est basado en el modelo de una universidad digital y posee, entre otros, un mdulo del Sistema de Gestin de Calidad, que tiene todos sus procesos alineados al modelo de calidad del Consejo de Evaluacin, Acreditacin y Certificacin de la Calidad de la Educacin Superior Universitaria CONEAU, permitiendo que con slo ingresar la informacin, sta pueda ser procesada, elaborndose los formatos exigidos por la entidad acreditadora hasta llegar al informe final de autoevaluacin.

La UNT y la ULADECH vienen estrechando sus relaciones interinstitucionales, con el objetivo de lograr incorporar dicho sistema en nuestra Universidad, el mismo que inicialmente sera usado por las carreras de Educacin y Enfermera, que son las carreras que se encuentran ms avanzadas en su proceso de autoevaluacin y tienen la obligatoriedad del mismo. Mdulos Gestin Acadmica

Descripcin: El Mdulo de Registros Acadmicos forma parte de la Suite ERP, permite administrar eficaz y eficientemente todos los procesos acadmicos universitarios. Est adaptado a las exigencias del proyecto SIGU (Sistema de Gestin Universitario) de la ANR, as mismo su estructura permite reportar todos los indicadores solicitados por el CONEAU. Caractersticas. Administracin de calendario de actividades, para controlar a travs de fechas, las principales actividades acadmicas (programacin de cursos, ingreso de notas, matrcula, etc.). Programacin de cursos. Programacin de horarios. Matrcula en lnea (alumnos). Ingreso de notas en lnea (docentes). Impresin de actas. Digitalizacin de actas. Automatizacin de cambios curriculares. Impresin de Certificados de Estudios. Reporte de indicadores CONEAU.
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Reportes por alumno (boleta de notas, ficha de matrcula, record acadmico, reporte curricular integral, consolidado acadmico). Reportes estadsticos (consolidados por semestre, centro acadmico, modalidad de estudios, detallados por curso: registro de asistencia y evaluaciones, estadsticas por curso, etc.) Exportacin automtica de cursos a la plataforma virtual. Administracin de cursos por departamentos. Administracin de maestros: alumnos, docentes, escuelas, facultades, currculos, cursos, ambientes, etc.
Mdulo de registro GESTIN ACADMICA Mdulo de Admisin Mdulo de Expedientes Mdulo de grados y Ttulos

GESTIN DE CALIDAD

Mdulo de Sistematizacin. Mdulo de Autoevaluacin. GESTIN DE CALIDAD Mdulo de Control de documentos y registros Mdulo de Auditorias internas de Calidad Mdulo de Proyectos Sistema virtual de autoevaluacin

GESTIN FINANCIERA

Mdulo de Tesorera GESTIN FINANCIERA Mdulo de Presupuesto. Mdulo de Contabilidad. Mdulo de Cobranzas

GESTIN DE LOGSTICA MODULO LOGSTICA

GESTIN DE LOGSTICA

Mdulo de Presupuesto. Mdulo de control de Activos

GESTIN DE RECURSOS HUMANOS MODULO DE RECURSOS HUMANOS

GESTIN DE RRHH

Mdulo de Recursos Humanos

GESTIN DE DOCUMENTACIN MODULO DE TRMITE DOCUMENTARIO

GESTIN DE DOCUMENTOS

Mdulo de Tramite documentario Mdulo de Capacitaciones y Certificaciones 10

GESTIN DE SERVICIOS TIC MODULO DE SERVICIOS

Mdulo de SERVICIOS

GESTIN DE
SERVICIOS TIC

Mdulo de Gestin de incidencias Mdulo de solicitud de servicios

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GESTIN DE RELACIN CON CLIENTES MODULO DE BIENESTAR

Mdulo de Bienestar GESTIN DE REL. CON LOS CLIENTES Mdulo de atencin al usuario. 12 Mdulo de Tutora.

GESTIN DE INVESTIGACIN MODULO DE PROPIEDAD INTELECTUAL

GESTIN DE
Mdulo de Propiedad intelectual INVESTIGACIN Modulo de Metodologa de la investigacin.

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GESTIN DE PROCESOS MODULO DE GESTIN DE PROCESOS INSTITUCIONALES

GESTIN DE PROCESOS 14

Mdulo de Gestin de Procesos Institucionales.

Las ventajas que encontramos en el ERP implementado en la ULADECH son: Acceso a informacin fiable. Este beneficio se logra por: El uso de una base de datos comn La consistencia y exactitud de los datos Las mejoras en los informes del sistema

Evita redundancia de datos y operaciones. Como los distintos mdulos del sistema ERP acceden en tiempo real a la misma base de datos central, se evitan dos cosas: Los registros duplicados o mltiples de los mismos datos en el sistema, y La duplicacin de las operaciones por falta de actualizacin del registro sobre ellas.

Reduccin del tiempo de ciclo y de entrega. Este beneficio se logra, por una parte, al minimizar el proceso de recuperacin, y por otra, al realizar informes sobre los retrasos de produccin o entrega.

Reduccin de costos. Esta reduccin se debe tanto a la economa de tiempo, como a las mejoras en el control y en el anlisis de las decisiones empresariales. Fcil adaptabilidad. Los sistemas ERP se pueden modificar a travs de la redefinicin de sus distintos procesos de negocio, esto hace fcil que se adapte y reestructure para satisfacer los nuevos requerimientos.

Mejoras en escalabilidad. Debido a un diseo modular y estructurado los sistemas ERP permiten realizar adiciones de funciones para aumentar o escalar la solucin inicial.

Mejoras en el mantenimiento. La existencia de un contrato a largo plazo de mantenimiento con el proveedor, como parte de la adquisicin de sistema ERP, hace que mejore el proceso de mantener el sistema de informacin al da de los avances tecnolgicos y de gestin.

Alcance fuera de la organizacin. Los mdulos de extensin de los sistemas ERP como son los CRM (Customer Relationship Management - Gestin de la relacin con el cliente), y los SCM (Supply Chain Management - Gestin de la cadena de

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abastecimiento) hacen que la organizacin se integre con clientes y proveedores, fuera de los lmites tradicionales de la empresa. Comercio electrnico y e-business. Por una parte esto es posible debido a que la infraestructura tecnolgica de los sistemas ERP soportan procesos en Internet, lo que es bsico para el comercio electrnico, y por otra parte, a que la adopcin de los sistemas ERP desarrolla una cultura de colaboracin entre negocios. A las ya sealadas se le pueden aadir las siguientes: Tener un flujo eficiente de informacin y transaccional ntegro a travs de las diferentes reas de la empresa, unidades de negocio y reas geogrficas hace que se tengan beneficios an mayores, sobre todo en cuestin de tiempos y acceso a la informacin. Los procesos de planificacin estratgica, manejo de recursos humanos, optimizacin de recursos, reduccin de costos y capacidad de atencin a clientes y proveedores se ven beneficiados, en tiempo y costo, por el manejo de sistemas integrados de este tipo. Se optimizan los procesos empresariales y se incrementa la capacidad de proporcionar informacin confiable y en tiempo real. Mejoras en cuanto al servicio al cliente y atencin de los mismos, As como mayor competitividad conforme haya cambios en el medio.

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CASOS DE XITO DE EMPRESAS DONDE SE HA IMPLEMENTADO ERP 1. ALICORP S.A El proyecto de implantacin de la solucin SAP R/3, que se denomin TEAM (Trabajando en Equipo Alicorp Mejorar), nace realmente en 1996 con la bsqueda de una solucin integral de informacin para el rea industrial de la empresa, indica Ricardo Temoche, Gerente de Sistemas de Alicorp. Consultora: BCTS Consulting (23 consultores) SAP R/3 versin 3.1h actualizada a 4.6c Marca: SAP R/3 versin 3.1h actualizada a 4.6c Consultora: BCTS Consulting (23 consultores) Inversin: Econmica: La inversin econmica del software SAP fue de S/. 45'000,000.00 Cuarenta y cinco millones de nuevos soles y 00/100 Personal: La implantacin del proyecto fue la principal prioridad de Alicorp a todos los niveles de la empresa y se cont con el apoyo y participacin de la alta gerencia. El factor humano fue preponderante: al iniciar el proyecto ramos alrededor de 75 personas, entre usuarios a tiempo completo y personal del departamento de sistemas, y hacia finales de ao ya superbamos las 100 personas prcticamente el 70% del personal del rea de sistemas estaba comprometido con el proyecto TEAM -. Adicionalmente, contamos con el soporte inicial de 23 consultores de la empresa BCTS. El trabajo se dividi en 7 equipos de trabajo para cada uno de los procesos de negocios que se estaban implantando, es decir, para las reas comercial, logstica, recursos humanos, finanzas, controlling, desarrollo y soporte. Estos equipos estaban liderados por personal de gerencia de cada una de las reas correspondientes de la empresa. Se contaba adems, con un lder de proyecto designado porla alta gerencia de Alicorp, cuya prioridad y responsabilidad era llevar a cabo el proyecto SAP R/3 en las fechas estimadas y cumpliendo con los objetivos establecidos inicialmente. El comit del proyecto se reuna semanalmente, y all los lderes del proyecto tenan la oportunidad de tomar decisiones y ejecutar cambios con celeridad. Tiempo: La implantacin de R/3 se llev a cabo en dos etapas y con la utilizacin de la metodologa Accelerated SAP (ASAP), se culmin el proyecto en nueve meses, tiempo estimado desde el inicio del proyecto.
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Beneficios del Sap R/3 en Alicorp: La implantacin de la solucin SAP R/3 fue un rotundo xito, ms an si consideramos que hicimos un big ban, es decir, el 4 de Enero de 1999, salimos de manera simultnea con todos los procesos de negocios, en todas las sedes de la empresa, lo que signific que todos los procedimientos y sistemas se cambiaron de un da para otro. Con SAP contamos ahora con informacin integral acerca de la empresa, en tiempo real y de forma accesible, que redundar en una efectiva poltica de ventas, disminucin de das de cobranza, optimizacin de la negociacin con los proveedores para mejorar los precios, mejora en la administracin de la rotacin de inventarios, entre otros aspectos claves de nuestro negocio.

PROGRAMA RECUPER - ALICORP - GRUPO ROMERO

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2.

Empresa: Backus Razn Social: Corporacin Backus Y Johnston S. A Rubro: Cerveceras Peruanas Backus S.A. Empresa Creadora: SAP ONE Costos: $16.000.000 Tiempo de Ejecucin: 2 Aos Beneficios Generados:

Mejor y ms rpido proceso de toma de decisiones Para tomar las mejores decisiones, los gerentes pueden obtener informacin estratgica ms fcil y rpidamente. Informacin relativa a cada rea de la empresa, slo con un simple click y en tiempo real. Gestin de las oportunidades de negocio SAP ONE pone a disposicin de las empresas las herramientas esenciales para gestionar las oportunidades de venta, incluyendo informes para mejorar las decisiones comerciales y el control de la fuerza de ventas. Rpida Implementacin Una solucin fcil de implementar y de mantener. Mucho ms productividad. SAP ONE se caracteriza por un ambiente de trabajo intuitivo y con mltiples herramientas de configuracin lo que posibilita trabajar de forma rpida y eficiente; Existen adems ganancias significativas en virtud de una curva de experiencia ms corta, debido a que los usuarios no necesitan aprender a usar nuevas herramientas para trabajar con la solucin.

3.

Empresa: Molinera Inca Razn Social: Molinera Inca S.a. Actividad Econmica: Elaboracin de Productos de Molinera - Harinas Empresa Creadora: SAP /R3 Consultora que lo dise: SERGEC CONSULTING GROUP Costos: $ 2.000.000 Tiempo de Ejecucin: 8 Meses Beneficios Generados:

Este sistema le permite efectuar pronsticos en el ERP SAP. A sus cliente les permite registrarse (directorio de clientes). Para el rea de ventas, genera pedidos y/o cotizaciones, listas de precios, los ms recurrentes, estados del pedido, informes y genera facturas. Para el rea de compras: crea pedidos a sus proveedores, consulta sus pedidos y gestiona datos de compras. Selecciona a sus proveedores y productos. En el rea contable, ve los impuestos, sus categoras, estados de cuenta, gestin de deudas y crditos, saldos pro periodos de tiempo, etc. En cuanto a usuarios, genera y/o revisa permisos. Entre otros beneficios tanto administrativos como operacionales.
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4.

Empresa: Supermercados Peruanos S.A.

Razn Social: Supermercados Peruanos Sociedad Annima Actividad Econmica: Venta Minorista en Almacenes no Especializados Empresa Creadora: SAP Costos: $ 6.000.000 en Adquisicin de Licencias e Implementacin Tiempo de Ejecucin: 3 aos Beneficios Generados:

Monitoreo de los mrgenes. Una buena visin de los costos de los stocks en comparacin con los precios de venta seguramente significar mejores mrgenes. Mejor facturacin por cliente. Informes ms precisos de los stocks en los almacenes podrn ayudar a identificar productos errneamente almacenados y otros problemas que llevan a una facturacin reducida. Ahorro de mano de obra. Sistemas de distribucin ms precisos pueden reducir devoluciones, permitiendo la contratacin de una menor cantidad de operarios responsables en esta rea. Optimizacin del stock. Un perfeccionamiento en el inventario podr acelerar la rotacin del stock o permitir que la empresa comercialice un mayor nmero de lneas de productos.

5.

Empresa: GRUPO INTERBANK Interbank, una de las empresas pioneras en el sector financiero peruano, confirma los beneficios que ofrece SAP BusinessObjects, en la gestin de datos, brindando visibilidad del negocio para la toma de decisiones. A travs de la herramienta SAP BusinessObjects, el banco ha logrado la democratizacin la informacin, facilitando su acceso y obtencin de manera inmediata y confiable. Hoy en da ms de 300 usuarios de Interbank obtienen mltiples reportes en lnea en solo un click orientados a responder a las necesidades de informacin, desde la gestin de tiendas y atencin al cliente, hasta la gestin de reportes de mayor anlisis requeridos por las reas comerciales como: tarjetas de crdito, captaciones y segmentacin de clientes. De igual forma, las reas financieras lideradas por el CFO y la gerencia financiera del banco pueden generar datos vinculados a la gestin de la estrategia, facilitando la evaluacin comparativa de los negocios, rediseo de la rentabilidad, gestin de riesgos entre otras.
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Antes de la implementacin de BusinessObjects, el banco no contaba con ninguna herramienta de anlisis de informacin, que les permitiera tener visibilidad de los datos obtenidos en las diferentes reas de la organizacin.. Los reportes se limitaban a cuadros en formatos de Excel lo que impeda contar con informacin oportuna y confiable. "Elegimos SAP BusinessObjects por su reconocido liderazgo mundial en el desarrollo de soluciones de inteligencia de negocios, adems de la facilidad de uso y accesibilidad que ofrece al usuario. As mismo contar con un socio tecnolgico como BCTS nos da el soporte y tranquilidad necesarios para afrontar nuevos retos" seala Luis Miranda de la Pea, Sub-Gerente de Data Warehouse de Interbank.

Con la plataforma SAP BusinessObjects se ha logrado la integracin de gran parte de la informacin que se maneja en la compaa, cubriendo los canales; es decir de tiendas (Money, Lima y Provincia), Telemarketing y Servicio al Cliente, enfocados a la atencin masiva de clientes y las reas de staff, incluyendo Planeamiento, Gestin y Seguimiento de Banca Personal y Comercial, Cobranzas, Riesgo de Mercado, adems de las reas comerciales.

"El contar con una herramienta altamente sofisticada como SAP BusinessObjects nos permite entregar informacin detallada de nuestros clientes, clasificar datos de forma integrada, impactando positivamente la calidad del servicio lo que permite a Interbank desarrollar programas de marketing y fidelizacin y generar una ventaja competitiva en el mercado" resalt el ejecutivo. Los reportes que brinda SAP BusinessObjects cuentan con un layout de navegacin y anlisis de informacin de donde es posible tomar datos de una base central y complementarlos con otras para llevar a cabo los anlisis a profundidad que se requieran en funcin de las necesidades de los usuarios.

Razn Social: INTERCORP La Universidad Corporativa Interbank', conocida como UCIK, es una organizacin destinada a brindar formacin a los ms de 20,000 colaboradores pertenecientes a las empresas del Grupo Interbank. En ella se dictan ms de 20 programas distintos destinados a fortalecer las habilidades de los colaboradores en diversas reas como banca, administracin, seguros, habilidades docentes, innovacin, retail, herramientas informticas entre otras. La formacin que brinda UCIK est diseada de acuerdo a las

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necesidades estratgicas de cada negocio del Grupo Interbank. Las clases de UCIK se dictan en el remodelado Centro Cvico de Lima.

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6.

Instituto Leonardo Da Vinci El sistema acadmico educativa nos ha permitido automatizar las actividades relacionadas a la gestin acadmica de todas nuestras sedes y unidades estratgicas de negocios utilizando un nico sistema con una base de datos centralizada." Roberth Prada Director de TI IES Leonardo Da Vinci DNI: 16769288

Edutiva ERP est conformada por un conjunto de mdulos que trabajan de manera integrada, en nuestro broshure se presenta una descripcin detallada de cada uno de los mdulos acadmicos y administrativos y las principales ventajas de la automatizacin de los procesos relacionados al ciclo de vida del alumno.

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ERP EN EL PERU
En el mercado se encuentran diferentes soluciones ERP , es decir, empresas proveedoras, entre las que se encuentran a nivel mundial, SAP, Oracle, QAD, PeopleSoft, SSA, IBM entre otras, en general todas presentan los mismos mdulos (aplicaciones especficas dentro de la suite)/ la diferencia radica en la experiencia de la empresa proveedora en determinadas reas, por ejemplo QAD es lder en manejo de manufactura y PeopleSoft en manejo de personal.

En el Per las Empresas que han implementado ERP son :

Alta Tecnologa - BASF Peruana Banco de Crdito del Per (BCP) Escuela de Administracin de Negocios (ESAN) Universidad San Martin de Porres (USMP) Universidad Particular Antenor Orrego (UPAO) Empresa Agroindustrial Casa Grande Farmacutica Aventis Farmacutica Beiersdorf Farmacutica Drokasa Hotelera Andina Ingeniera y Construccin: Nissan Maquinarias Mauricio Hochschild & Cia Medio de Prensa: La Republica Minera MINSUR SAP Business All-in-One: Cemento Andino Per Petrleo y Gas: Messer Gas
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Telefnica del Per Electro Per Bembos Cerper Instituto Peruano de Seguro Social Red de Energa del Per - REP SEDAPAL Grupo Gloria

Las soluciones ERP se han guiado especficamente a empresas grandes, debido principalmente a su costo, SAP ha sido una de las proveedoras lderes en Latinoamrica, y ha provedo soluciones a ms de 50 empresas colombianas entre las que se encuentran, Panamco -Indega (Coca-Cola), Avianca, Seguros La Previsora, Colseguros, Cervecera Leona y Comcel.

Aunque los elevados costos impiden que las Pymes vinculen estas herramientas a sus organizaciones, existen soluciones ERP algo ms modestas, entre las que se conocen, NAVISION , Dimoni, SP software, Aqua ERP, Logic Control entre otros.

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