Manual de Administración del Contrato Principal

ANEXO Nº 01
RESPONSABILIDADES DEL ADMINISTRADOR DEL CONTRATO
PRINCIPAL

Las funciones principales del ACP son:

· Proporcionar guía y asistencia apropiada al Gerente de Proyecto y/o al Jefe de Obra en
la gestión y administración del Contrato Principal en coherencia con los procedimientos
y formatos dispuestos en el Manual de Administración de Contrato Principal.
· Implementar, cumplir, realizar seguimiento y control de las funciones administrativas
del Programa de Administración del Contrato Principal.
· Realizar las gestiones necesarias para obtener pago por los trabajos realizados.
El ACP reporta directamente al Gerente de Proyecto y/o al Jefe de Obra.
El ACP recibe dirección funcional y soporte del Jefe del Área de Administración de Contratos
(Sede Central).
La obligación específica del ACP es elaborar un Programa de Administración del Contrato
Principal –y posteriormente aprobado, supervisar su implementación y cumplimiento- que
contenga lo siguiente:
a) Matriz de Responsabilidades para la Administración del Contrato Principal que
registra la asignación de diferentes tareas para llevar a cabo la Administración de Contrato
Principal a cada miembro especifico del Equipo de Proyecto.
b) Listado de Requerimientos del Contrato Principal que registra la asignación de
cada obligación contractual que requiere de una acción y/o una notificación a cada
miembro especifico del Equipo de Proyecto.
c) Establecimiento de la Línea Base del Contrato Principal que registra los siguientes
aspectos: Alcance, Cronograma, Presupuesto, Plan de Ejecución del Proyecto y, Términos
y Condiciones Administrativas y Comerciales.
d) Programa de Mitigación de Riesgos Contractuales que identifica y registra los
riesgos del contrato e indica las medidas para mitigarlos.
e) Procedimiento de Asuntos Pendientes o de Reclamos para identificar, registrar,
documentar y hacer seguimiento de decisiones u omisiones del Cliente que causan o
podrían causar cambios en el trabajo, en las condiciones o en el cronograma, así como los
impactos resultantes en costo y en plazo.
f) Procedimiento de Cambios del Proyecto que documenta, sustenta y comunica en
forma cuidadosa y correcta los cambios generados en el Proyecto a fin de asegurar el
derecho a compensación económica adicional y/o a ampliación de plazo adicional. Incluye
lo relacionado a proyectos privados (Orden de Cambio, CCN, etc.) y proyectos públicos
(resoluciones de aprobación de presupuesto adicional, de ampliaciones de plazo, etc.)
g) Procedimiento de Demandas para identificar temas y preparar las correspondientes
demandas contractuales, así como ayudar activamente en su solución, y siempre que sea
posible, en evitarlas.

Las obligaciones de asistencia contractual cotidiana del ACP son las siguientes:
a) El ACP participará normalmente en todas las reuniones relacionadas a la situación del
Proyecto, su progreso, su costo y su cronograma para tener conocimiento amplio de todas las
actividades de Proyecto que pueden afectar el Contrato Principal. Esto permitirá al ACP
recomendar y tomar acciones adecuadas y oportunas para proteger los intereses de Proyecto.
b) El ACP coordinará con Construcción, Ingeniería, Procura y Subcontrato para asegurar que
los subcontratos y las órdenes de compra contengan los términos del Contrato Principal.

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Manual de Administración del Contrato Principal

También debe facilitar la transición entre aquellos que realizan formación del subcontrato y su
administración.
c) El ACP coordinará con el Área de Control de Proyectos para supervisar la ejecución de la
Obra conforme el cronograma y el costo previsto con la finalidad de identificar desviaciones
para solicitar una compensación económica adicional y/o ampliación de plazo.
d) Al inicio del Proyecto, en la preparación del Programa de Mitigación de Riesgos del Contrato
el ACP preparará un análisis de los términos y condiciones generales del Contrato Principal
para descubrir ambigüedades, conflictos o desviaciones del alcance de trabajo contemplado
por el Proyecto. Durante el desarrollo del Proyecto, el ACP ayudará al Gerente de Proyecto y/o
Jefe de Obra en la administración de estos riesgos conforme éstos surgen. El ACP supervisará
de cerca las acciones mitigadoras y cuando sea necesario recomendará propuestas de
compensación apropiadas al Gerente de Proyecto.
e) El ACP ayudará el Gerente de Proyecto como nexo y coordinador con el Equipo del Proyecto
así como con las Áreas Funcionales de la Organización.
f) El ACP ayudará el Gerente de Proyecto en la revisión y análisis de la información financiera
del Proyecto, y en el seguimiento y control de los pagos de valorizaciones y facturaciones al
Cliente (incluyendo flujo de caja) para asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones
de Contrato Principal.
g) El APC estará en coordinación con el Gerente de Proyecto en la preparación y negociación
de cambios de la Línea Base del Contrato Principal.
h) El ACP trabajará con los miembros del Equipo de Proyecto para identificar eventos que
impliquen o no acciones relacionadas con el Cliente que producen cambios de alcance o de
secuencia constructiva, y ayudará al Gerente de Proyecto en la solución respeto a la
compensación económica adicional y/o ampliación de plazo.
i) El ACP supervisará la vigencia de las pólizas de seguro según las condiciones del Contrato
Principal y coordinará con el Área encargada de Seguros de la organización
j) El ACP trabajará con el Equipo de Proyecto para identificar temas críticos o controversiales,
plantear la estrategia y elaborar el correspondiente expediente con el objetivo de alcanzar la
solución más conveniente.
k) El ACP trabajará con el Equipo de Proyecto en la identificación y preparación de demandas,
y de ser posible, en su negociación. De ser necesario, se pedirá oportunamente asesoría del
Área Legal. Esta demanda puede llevarla un Estudio de Abogados especializados en derecho
administrativo.

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NOMBRE DEL PROYECTO:
CR:
CLIENTE:
Matriz de Responsabilidad para 1.1.- Revisar y Adecuar de Matriz
Administración del Contrato
Principal
Linea Base del Contrato
Listado de Requerimientos del
Contrato
Cronograma de Administracion
del Contrato
Correspondencia Recibida
Correspondencia Enviada
Solicitudes de Aprobacion
Materiales, Equipos,
Procedimientos
Traslado de Clausulas
Contractuales al Sub-
contratista
Esta matriz de tareas tiene un formato estandar,
por lo que debe adecuarse según las
caracteristicas propias del Contrato.
Gerente de Proyecto
de Responsabilidades según
Contrato
2.1.- Asignar Responsabilidades
3.- Revisar y Aprobar Matriz de
Responsabilidades
1.1.- Revisar todos los
documentos del Paquete de
Contrato y establecer la Linea
Base
1.1.- Elaborar Listado de
Requerimientos del Contrato
2.1.- Asignar Responsabilidades
Individuales para cada accion y/o
notificación
3.- Revisar y Aprobar
Responsabilidades
3.2.- Revisar contenido de
correspondencia a enviar con
enfoque comercial
4.- Firmar correspondiencia en
representacion de Cosapi según
sea el caso
Gerente de Construccion o Jefe
de Obra
1.2.- Revisar y Adecuar de Matriz 1.3.- Revisar y Adecuar de Matriz
de Responsabilidades según
Contrato
2.2.- Asignar Responsabilidades
1.2.- Revisar todos los
documentos del Paquete de
Contrato y establecer la Linea
Base
1.2.- Elaborar Listado de
Requerimientos del Contrato
2.2.- Asignar Responsabilidades
Individuales para cada accion y/o
notificación
3.1.- Revisar contenido de
correspondencia a enviar
4.- Firmar correspondiencia en
representacion de Cosapi según
sea el caso
1.2.- Identificar los Requisitos de
Aprobacion de Procedimientos.
2.2.- Asignar Responsabilidades
para Manejo del Cronograma de
Solicitudes de Aprobacion de
Procedimientos, y realizar
seguimiento.
3.3.- Realizar seguimiento de
solicitudes pendientes de
respuesta o de reenvio según
corresponda; en caso de
incumplimiento elaborar reporte
escrito
MATRIZ DE ASIGNACION DE RESPONSABILIDADES PARA ADMINISTRACION DEL CONTRATO PRINCIPAL
Administrador de Contratos
de Responsabilidades según
Contrato
2.3.- Asignar Responsabilidades
4.- Mantener actualizada Matriz
según se reasigne personal o
cambie contrato
1.3.- Revisar todos los
documentos del Paquete de
Contrato y establecer la Linea
Base
2.- Mantener actualizado la Linea
Base del Contrato según ocurran
los cambios
1.3.- Elaborar Listado de
Requerimientos del Contrato
2.3.- Asignar Responsabilidades
Individuales para cada accion y/o
notificación
4.- Realizar seguimiento para
cumplimiento de responsabilidades
5.- Mantener actualizado listado
según se reasigne personal
1.- Elaborar Cronograma de
Administracion del Contrato
2.- Realizar seguimiento de
Cronograma de Administracion del
Contrato segun progreso e hitos
4.- Preparar notificaciones al
Cliente por retrasos en la
respuesta de las Solicitudes de
Aprobacion
1.- Identificar Clausulas Principales
del Contrato Principal para
trasladarlas a los Sub-contratistas
2.- Preparar proforma para el sub-
contrato
ANEXO N° 2
Jefe Oficina Tecnica
1.4.- Revisar y Adecuar de Matriz
de Responsabilidades según
Contrato
2.4.- Asignar Responsabilidades
1.4.- Revisar todos los
documentos del Paquete de
Contrato y establecer la Linea
Base
1.4.- Elaborar Listado de
Requerimientos del Contrato
2.4.- Asignar Responsabilidades
Individuales para cada accion y/o
notificación
4.- Supervisar Registro de
Correspondencia Recibida
5.- Supervisar Registro de
Correspondencia Enviada
1.1.- Identificar los Requisitos de
Aprobacion de Materiales,
Equipos, etc.
2.1.- Asignar Responsabilidades
para Manejo del Cronograma de
Solicitudes de Aprobacion de
Materiales, Equipos, etc., y realizar
seguimiento.
3.2.- Realizar seguimiento de
solicitudes pendientes de
respuesta o de reenvio según
corresponda; en caso de
incumplimiento elaborar reporte
escrito
Administrador de Obra
1.5.- Revisar y Adecuar de Matriz
de Responsabilidades según
Contrato
2.5.- Asignar Responsabilidades
1.5.- Revisar todos los
documentos del Paquete de
Contrato y establecer la Linea
Base
1.5.- Elaborar Listado de
Requerimientos del Contrato
2.5.- Asignar Responsabilidades
Individuales para cada accion y/o
notificación
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FECHA DE ACTUALIZACION: Código:
PREPARACION POR: MA-ACP-ADM-F1
REVISADO POR:
… Ing. Oficina Tecnica Ing. Planeamiento Ing. Costos Document Control Asesor Legal …
3.- Salvaguardar todos los
documentos originales del
Contrato de Obra
1.- Adecuar o Elaborar
Procedimientos para
Correspondencia Recibida
2.- Mantener Actualizado Registro
de Correspondencia Recibida
3.- Asignar correspondencia para
accion
1.- Adecuar o Elaborar
Procedimientos para
Correspondencia Enviada
2.- Mantener Actualizado Registro
de Correspondencia Enviada
3.1.- Mantener actualizado
Registro de Solicitudes de
Aprobacion, incluidos respuestas
3.- Revisar legalmente las
proformas de sub-contrato para
asegurar el apropiado traslado
 ANEXO N° 2
MATRIZ DE ASIGNACION DE RESPONSABILIDADES PARA ADMINISTRACION DEL CONTRATO PRINCIPAL
Esta matriz de tareas tiene un formato estandar,
NOMBRE DEL PROYECTO: por lo que debe adecuarse según las FECHA DE ACTUALIZACION: Código:
caracteristicas propias del Contrato.
CR: PREPARACION POR: MA-ACP-ADM-F1
CLIENTE: REVISADO POR:

Gerente de Construccion o Jefe

Gerente de Proyecto Administrador de Contratos Jefe Oficina Tecnica Administrador de Obra … Ing. Oficina Tecnica Ing. Planeamiento Ing. Costos Document Control Asesor Legal …
de Obra
Matriz de Responsabilidad
Solicitudes para 1.1.- Revisar y Adecuar de Matriz
de Aprobacion de 1.2.- Revisar y Adecuar de Matriz 1.3.- RevisarNotificaciones
4.- Preparar y Adecuar de Matriz
al 1.4.- Revisar ylos
1.- Identificar Adecuar de Matriz
Requisitos para 1.5.- Revisar y Adecuar de Matriz
Planos Cliente por retrasos en la Aprobacion de Planos
aprobacion o comentarios

2.- Elaborar Diagrama de Flujo de

los procesos de revision y
aprobacion de las solicitudes de
aprobacion
3.2.- Realizar seguimiento de 3.1.- Mantener actualizado
Solicitudes de Aprobacion; en caso Registro de Solicitudes de
de incumplimiento enviar reporte Aprobacion de Planos, incluido
escrito por retrasos en la respuestas
aprobacion o comentarios

Cronograma del Proyecto 5.- Preparar Notificaciones al 1.- Identificar los Requisitos para
Cliente por eventos significativos aprobacion del Cronograma
que afecten el Cronograma del Contractual
Proyecto

7.- Someter a aprobacion el 2.- Elaborar y someter a

Cronograma actualizado según lo aprobacion del Cronograma (Ruta
requerido por el Contrato, o Critica) del Proyecto
siempre que eventos significativos
afecten hitos contractuales o la
fecha de termino

8.- Preparar solicitud para 3.- Supervisar el progreso de Obra

ampliacion de plazo y/o contra el Cronograma (Ruta
compensación económica según Critica) del Proyecto
corresponda

9.3.- Negociar y resolver 9.2.- Negociar y resolver 9.1.- Negociar y resolver 4.- Aislar y realizar seguimiento de
equitativamente las solicitudes de equitativamente las solicitudes de equitativamente las solicitudes de eventos significativos que afecten
ampliacion y/o compensación ampliacion y/o compensación ampliacion y/o compensación el Cronograma del Proyecto
económica económica económica

4.1.- Elaborar Expediente de 4.2.- Elaborar Expediente de

Impacto del Cronograma del Impacto del Presupuesto del
Proyecto por causa de eventos Proyecto por causa de eventos
significativos significativos

6.- Mantener actualizado el

Cronograma de Proyecto para
mostrar efectos de todos los
eventos y mantener archivo
historico de cada revision

Control de Riesgos del 1.1.- Identificar los principales 1.2.- Identificar los principales 1.3.- Identificar los principales 1.4.- Identificar los principales 1.6.- Identificar los principales 1.7.- Identificar los principales 1.8.- Identificar los principales 1.9.- Identificar los principales 1.5.- Identificar los principales
Proyecto factores de riesgo factores de riesgo factores de riesgo factores de riesgo factores de riesgo factores de riesgo factores de riesgo factores de riesgo factores de riesgo

2.- Elaborar Programa de

Contingencia de Riesgos
Contractuales
3.1.- Supervisar eventos riesgosos 3.2.- Supervisar eventos riesgosos 3.3.- Supervisar eventos riesgosos 3.1.- Supervisar eventos riesgosos

4.- Mantener actualizado Programa

de Contingencia de Riesgos
Contractuales
5.- Mantener informado a la
Gerencia de Negocio de Sede
Central de eventos significativos

Suministro de diseños, 5.- Preparar Notificaciones al 1.- Identificar los Requisitos de los
materiales, equipos en Obra Cliente por incumplimiento en la diseños, materiales y equipos
por el Cliente entrega de diseños, materiales y suministrados por el Cliente
equipos suministrados por el
Cliente.
3.- Mantener Control de bienes 4.- Realizar seguimiento a la 2.- Mantener actualizado el registro
(materiales y equipos) entrega de diseños, materiales y de entrega de diseños, materiales
suministrados por el Cliente equipos suministrados por el y equipos suministrados por el
Cliente; en caso de incumplimiento Cliente, incluido respuestas
elaborar reporte escrito con
evaluacion de impacto por demora
y/o falta de entrega, o por diseños,
materiales y equipos no adecuados

6.- Realizar seguimiento a las

respuestas y/o correcciones del
Cliente por entregas de diseños,
materiales o equipos
suministrados por éste; en caso de
incumplimiento elaborar reporte
escrito con evaluacion de impacto

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NOMBRE DEL PROYECTO:
CR:
CLIENTE:
Matriz de Responsabilidad para 1.1.- Revisar y Adecuar de Matriz
Pagos
Requerimientos de Aviso
Contractual
Cambios de Proyecto: Alcance, 5.- Autorizar Inicio de nuevo
Presupuesto, Cronograma, Plan Asunto Pendiente
de Trabajo, y Condiciones o
Terminos Comerciales
Solicitudes de Informacion,
Aclaracion, y Resolucion de
Conflictos
Libre Adeudos y/o Liberacion
de Reclamos
Lecciones Aprendidas/ Mejores 2.- Difundir las Lecciones
Practicas
Relaciones en Sociedad
(Consorcios, etc…)
Aspectos Legales
...
Esta matriz de tareas tiene un formato estandar,
por lo que debe adecuarse según las
caracteristicas propias del Contrato.
Gerente de Proyecto
1.1.- Elaborar Lista de
Requerimientos de Notificacion
Contractual
2.2.- Reportar acciones,
condiciones o eventos que originen condiciones o eventos que originen contrato y preparar las
cambios al Proyecto
7.3.- Negociar y resolver
equitativamente los cambios de
Proyecto
Apreindidas con el fin de promover documentacion en forma oportuna de todos los aspectos de
la mejora continua
2.- Propuestas de Orden de
Cambio
1.3.- Negociador
2.1.- Aprobacion de Orden de
Cambio o Addendas
3.- Revision y Aprobacion de
Proforma de Contratos y Sub-
contratos
Gerente de Construccion o Jefe
de Obra
1.2.- Revisar y Adecuar de Matriz 1.3.- Revisar ylos
1.2.- Elaborar Lista de
Requerimientos de Notificacion
Contractual
2.3.- Reportar acciones,
cambios al Proyecto
7.2.- Negociar y resolver
equitativamente los cambios de
Proyecto
1.- Supervisar el registro y
de las Lecciones Aprendidas
1.2.- Negociador
MATRIZ DE ASIGNACION DE RESPONSABILIDADES PARA ADMINISTRACION DEL CONTRATO PRINCIPAL
Administrador de Contratos
4.- Apresurar Adecuar
pagos de Matriz
valorizaciones atrasadas
1.3- Elaborar Lista de
Requerimientos de Notificacion
Contractual
2.- Supervisar asuntos en progreso
o eventos contractuales que
requieren aviso al Cliente
1.- Adecuar o Elaborar
Procedimientos de Cambio
2.6.- Supervisar cambios al
correspondientes notificaciones
3.- Administrar los cambios
constructivos con Procedimiento
de Asuntos Pendientes
4.1.- Desarrollar registro de
cambios de Proyecto
6.4.- Preparar Propuestas por
cambios de Proyecto (Plazo y
Costo)
7.1.- Negociar y resolver
equitativamente los cambios de
Proyecto
5.- Preparar Notificaciones al
Cliente por demoras o
inconsistencias en respuestas a
RFIs, o por cambio de condiciones
y alcance de trabajo
2.- Obtener Liberaciones de
reclamos de proveedores o
subcontratistas
4.- Insertar reservas de derechos
para reclamos de Cosapi al Cliente
y a proveedores o subcontratistas
3.- Registrar Lecciones Aprendidas 4.- Reunir Lecciones Aprendidas
Administracion de Contratos, y
remitir copia a Jefatura de Sede
Central
5.- Difundir Lecciones Aprendidas
a Administradores de Contratos de
Cosapi, y otras areas de la
organización si es necesario
1.- Mantener Acuerdos
1.1.- Negociador
ANEXO N° 2
Jefe Oficina Tecnica
1.4.- Revisar y Adecuar de Matriz
1.4.- Elaborar Lista de
Requerimientos de Notificacion
Contractual
2.1.- Reportar acciones,
condiciones o eventos que originen condiciones o eventos que
cambios al Proyecto
6.1.- Elaborar Expediente Tecnico
por cambios de Proyecto
1.1.- Desarrollar registro de RFI.
2.- Elaborar RFI
4.- Identificar respuestas que
constituyan un cambio de
condiciones y alcance de trabajo, y
elaborar reporte escrito
Administrador de Obra
1.5.-
2.- Revisaryyseguimiento
Solicitud Adecuar de para
Matriz
aprobacion de facturas
1.5.- Elaborar Lista de
Requerimientos de Notificacion
Contractual
2.5.- Reportar acciones,
originen cambios al Proyecto
1.- Obtener Libres Adeudos y
Finiquitos de Proveedores y/o
Subcontratistas
3.- Verificar el pago total a
proveedores y subcontratistas
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FECHA DE ACTUALIZACION: Código:
PREPARACION POR: MA-ACP-ADM-F1
REVISADO POR:
… Ing. Oficina Tecnica Ing. Planeamiento Ing. Costos Document Control Asesor Legal …
1.- Elaborar Valorizacion de Obra 1.1- Elaborar Liquidacion de
Valorizacion
3.- Seguimiento de plazos de pago;
en caso de incumplimiento
elaborar reporte escrito
2.7.- Reportar acciones, 2.8.- Reportar acciones, 2.4.- Reportar acciones,
condiciones o eventos que originen condiciones o eventos que originen condiciones o eventos que originen
cambios al Proyecto cambios al Proyecto cambios al Proyecto
4.2.- Mantener actualizado registro
de cambios de Proyecto
6.4.- Elaborar Expediente de 6.2.- Elaborar Expediente de
Impacto del Cronograma del Impacto del Presupuesto del
Proyecto por cambios de Proyecto Proyecto por cambios de Proyecto
1.2.- Mantener actualizado el
registro de RFI, incluido
respuestas
3.- Realizar seguimiento de
respuestas a RFIs; en caso de
incumplimiento (demora o falta de
respuesta, o inconsistencia)
elaborar reporte escrito
5.- Revisar
legalmente las
reservas de
derechos para
reclamos de
3.- Control de Correspondencia
1.1.- Negociador
2.- Revisar
legalmente las
ordenes de
cambio y las
1.1.- Negociador
 ANEXO N°3
CUADRO DE ESTADO DE LA LINEA BASE DEL CONTRATO
Código:

NOMBRE DEL PROYECTO: FECHA DE ACTUALIZACION: MA-ACP-ADM-F2

CR: PREPARADO POR:
CLIENTE: REVISADO POR:

CAMBIO N° 1 - (FECHA)
COMENTARIO GENERAL DEL CAMBIO N° 1:
DIVISIÓN DEL PROYECTO PAQUETE DEL CONTRATO PRINCIPAL
CAMBIOS
ANTERIORES
PARTIDAS ELEMENTOS REFERENCIA GENERAL DOCUMENTO DEL REFERENCIA GENERAL DOCUMENTO QUE
DESCRIPCION DE DESCRIPCION
DIRECTAS O BASICOS DEL DETALLE (CLAUSULA/ ARTICULO/ PAQUETE DEL (CLAUSULA/ ARTICULO/ SUSTENTA EL
LA INFORMACION DEL CAMBIO
INDIRECTAS CONTRATO NUMERAL/ ANEXO) CONTRATO NUMERAL/ ANEXO) CAMBIO

Condiciones de la zona
de trabajo

Condiciones del Sub-

suelo

Dimensiones

ALCANCE Metrados

Especificaciones y
normas aplicables

Inspecciones de calidad
requeridas

Permisos de trabajo
requeridos

Liberación de áreas por

parte del cliente

Entrega de suministros
del cliente
CRONOGRAMA
Hitos de Inicio y Fin de la
PARTIDA DIRECTA Actividad
DEL PRESUPUESTO Paralizaciones o
suspensiones de obra

Horario y Turnos de
Trabajo

Costo de Materiales
PRESUPUESTO
Tarifa de Equipos

Producción y
rendimientos esperados

Accesos a la zona de
trabajo

Secuencia Constructiva

PLAN DE
Tiempos de Espera
EJECUCIÓN

Método de Ejecución

Estándares de
Seguridad aplicables
Suministros del cliente
(agua, electricidad, área
para oficinas, otros)
Alojamiento de personal
en obra
TERMINOS Y
FACILIDADES
CONDICIONES Atención Médica
TEMPORALES
COMERCIALES

Comedores

Limpieza y Lavandería

Fianzas

TERMINOS Y
CONDICIONES Seguros
COMERCIALES
(Aspectos
Garantías
Económicos)

Plazos para el Pago de

Valorizaciones

INDIRECTOS Trámites para Ingreso

del Personal al Proyecto

Relaciones Comunitarias
TERMINOS Y (contratación de
CONDICIONES comuneros, trato con las
COMERCIALES comunidades, etc)
(Aspectos
Administrativos) Manejo de Residuos

Permisos a ser
tramitados por el cliente
 ANEXO N° 4
LISTADO DE REQUERIMIENTOS DEL CONTRATO PRINCIPAL Código:
MA-ACP-ADM-F3

NOMBRE DEL PROYECTO: Refiérase a la Matriz de Responsabilidades para FECHA DE ACTUALIZACION:

Administración del Contrato Principal para asignar
CR: PREPARADO POR:
Actividades y Responsabilidades
CLIENTE REVISADO POR:

REFERENCIA NOTIFICACION RESPONSABLE

EVENTO O FECHA PLAZO
CONCORDANCIAS DESCRIPCION DE REQUERIMIENTOS (ACCION Y/O NOTIFICACION)
ANEXO/ CLAUSULA/ SOL. CONDICION REQUERIDA REQUERIDO
AVISO AREA PERSONA
NUMERAL APROB

Leyenda: Solo como ejemplo

FECHA
CONTRATO: 05/12/2009
ALCANCES: Trabajos de estructuras y acabados en áreas comunes en Sótano (estacionamientos), Primer piso (restaurantes), Segundo piso (patio de comidas)
GARANTÍAS: Cartas Fianza Bancaria: Fiel Cumplimiento S/. 714,000.00 Inc IGV, Adelanto de Obra S/. 261,800.00 Inc IGV, Fondo Rotatorio S/. 450,000.00
LEGISLACIÓN
APLICABLE: Código Civil (CC)
ANEXO 1 Carta Asignación de Obra
ANEXO 2 Condiciones Generales del Contrato - Propuesta Acelerada
ANEXO 3 Pliego de Condiciones Económico Administrativas
ANEXO 4 Cronograma Contractual
ANEXO 5 Análisis de Precios Unitarios
ANEXO 6 Presupuesto Estimado del Proyecto
ANEXO 7 Presupuesto Detallado de los Gastos Generales
ANEXO 8 Planos

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 ANEXO N° 05
CHECKLIST PARA IDENTIFICACION DE RIESGOS

Item Aplicabilidad Elementos de Riesgos Costo Tiempo

CONSIDERACIONES GENERALES (CONT.)
1.01 Vigilancia
1.02 Seguridad
1.03 Aspectos Ambientales significativos
1.04 Relaciones comunitarias
1.05 Residuos peligrosos
1.06 Condiciones del subsuelo
1.07 Fuerza Mayor o Caso Fortuito
1.08 Cambios en las leyes
1.09 Daños colaterales
1.10 Responsabilidad Civil
1.11 Cronograma Adecuado
Hitos
Bono por Culminación Temprana
1.12 Responsabilidades Inusuales
Residuos Peligrosos
Propiedad
Accidentes
Responsabilidad por Terceros
1.13 Garantías
Vigencia de Cartas Fianzas
1.14 Culminación Mecánica
Definición
Obligaciones a cumplir
Consecuencias por no cumplir las obligaciones
1.15 Culminación Substancial
Definición
Obligaciones a cumplir
Consecuencias por no cumplir las obligaciones
1.16 Entrega y Recepción de la Obras
Definición
Obligaciones a cumplir
Consecuencias por no cumplir las obligaciones
1.17 Liquidación del Contrato
Definición
Obligaciones a cumplir
Consecuencias por no cumplir las obligaciones
1.18 Solución de Controversias

CONSIDERACIONES ESPECIFICAS
Factores relacionados con el Cliente (cont.)
2.01 Conocimiento de las practicas de negocios del Cliente
Definición del Cliente sobre cambios que pueden ser compensados
Actitud del Cliente respecto a las Ordenes de Cambio (tiempo y dinero)
Puntualidad en los pagos
Retención caprichosa de carta fianzas
Relaciones con el Gobierno
Relaciones con las Comunidades
Reputación por interferir directamente con subcontratistas y proveedores locales
2.02 Diferencias culturales con el Cliente (de nacionalidad y negocios)
2.03 Naturaleza del Cliente (público o privado; entidad única o consorcio)
Exclusiones, beneficios o privilegios del Cliente al amparo de alguna ley que promueve la
2.04 inversión (impuestos, pagos locales en dólares, garantías por variación monetaria, etc.)
Documentos para la presentación de la oferta, incluye requerimientos de revisión y
2.05 aprobación. Incluye plazos estimados de los procesos.
Requerimientos específicos para la evaluación de la oferta, que incluye requerimientos de
participación, revisión y aprobación de la buena pro. Incluye también plazos estimados de
2.06 los procesos

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 ANEXO N° 05
CHECKLIST PARA IDENTIFICACION DE RIESGOS

Item Aplicabilidad Elementos de Riesgos Costo Tiempo

Requerimientos específicos para la aprobación de los propuestas de los proveedores, que

2.07 incluya requerimientos de revisión y aprobación. Incluye plazos estimados de los procesos.
Dificultad de incluir cláusulas criticas del Contrato Principal en las Ordenes de Compra y
2.08 subcontratos.
Requerimientos generales para órdenes de compra y subcontratos. Incluye plazos
2.09 estimados de los procesos
Requerimientos generales para documentos técnicos. Incluye plazos estimados del
2.10 proceso
2.11 Totalidad de Permisos necesarios a cargo del Cliente
2.12 Términos y condiciones de los permisos obtenidos por Cliente
2.13 Adecuadas Obligaciones de suministro del Cliente
2.14 Requerimiento del Cliente de lo ultimo en tecnología
2.15 Requerimientos del Cliente para usar facilidades informáticas
Requerimientos del cliente para usar software con el que no se está familiarizado o cuya
2.16 compatibilidad con nuestro software estándar no ha sido probada.
2.17 Requerimientos del Cliente para compras locales
2.18 Puntualidad en el cumplimiento de las obligaciones de suministro del Cliente
2.19 Solvencia de la Entidad que ha contratado al Cliente
2.20 Revisiones del Cliente para aumento irrazonable del alcance
El Cliente considera que sus pedidos de estudio de optimización del diseño están incluidos
en el alcance del desarrollo de la ingeniería (ordenes de cambio del alcance de ingeniería
2.21 no son aceptadas)
2.22 Definición de plazos, fechas límite y veces para revisiones por parte del Cliente
2.23 Definición de plazos, fechas límite para las aprobaciones por parte del Cliente
2.24 Derecho del Cliente de aprobar a nuestro personal
2.25 Definición del alcance incluyendo criterios para la ejecución y término del Proyecto
2.26 Acceso al Sitio de la Obra
Posibilidad del Ingeniero del Cliente de reabrir temas ya cerrados (alcance, tiempo,
2.27 equipamiento, etc.)

2.28 Personal experimentado en dirección de Proyectos dentro de la organización del Cliente

2.29 Términos del Cliente para retener pagos
2.30 Inspección excesiva del Cliente
Condiciones del Cliente inconsistentes con propuesta económica (excesivas aprobaciones
2.31 con el requisito de suma alzada, excesiva implicación del Cliente)
Acumulación de modificaciones pequeñas que no son tratadas formalmente como un
2.32 cambio
Inexperiencia o excesiva cantidad del personal del Cliente que requiere de numerosas
reuniones de coordinación, que generalmente amarran al Equipo de Proyecto y no
2.33 terminan en decisiones.
Practicas de mantenimiento u operación del Cliente causan excesivos trabajos de
2.34 levantamiento de observaciones
2.35 Experiencia del Cliente en el lugar del Proyecto
2.36 Experiencia del Cliente con el tipo de Proyecto a ejecutarse
2.37 Posibilidad de una o más suspensiones temporales

CONSIDERACIONES ESPECIFICAS
Factores relacionados con la Compra (cont.)
Restricciones impuestas por las fuentes de financiamiento (abastecimiento de personal,
3.01 subcontratistas, equipo y material)
3.02 Regulaciones que extiendan el ciclo de procura
3.03 Cronograma de pagos que evita el Costo de Capital
3.04 Garantías del proveedor mediante Carta de Crédito Stand by vs. Póliza de caución
Requerimientos para pago, ejecución y retención por Carta de Crédito o garantía emitida
3.05 por un banco local
3.06 Solidez financiera del organismo prestamista
3.07 Reputación del organismo prestamista para cumplir su compromiso de financiamiento
3.08 Fluctuación monetaria

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 ANEXO N° 05
CHECKLIST PARA IDENTIFICACION DE RIESGOS

Item Aplicabilidad Elementos de Riesgos Costo Tiempo

3.09 Cantidad de proveedores calificados (evaluación técnica y financiera, suma alzada, etc.)
3.10 Practicas locales vs. Practicas de Cosapi
3.11 Ejecución posible de hitos
3.12 Compras Masivas
3.13 Compras optimistas
3.14 Proveedores de calidad en la lista del Cliente

3.15 Envió de muestras onerosas como requisito por el Cliente antes de aprobar al vendedor
3.16 Requerimientos del Cliente para los Términos y Condiciones
3.17 Retraso en los envíos de los proveedores
3.18 Reputación del vendedor: prácticas corruptas o desleales
3.19 Requerimientos de participación de empresas locales o comunidades
3.20 Requerimientos de participación de pequeñas y medianas empresas
3.21 Equipos primeros en su clase o muy especializados

3.22 Proveedores necesitan mayores explicaciones para entender el alcance o especificaciones

3.23 Necesidad de traducir documentos en el idioma del proveedor
3.24 Idioma
3.25 Riesgos por Proveedores Locales o Nuevos:
Liquidez
Sistema de Calidad adecuado
Puntualidad de las solicitudes de aprobación
Producción según lo programado
Relaciones laborales
Entregas según cronograma - libre de reclamos de subproveedores y otras
responsabilidades
Desaduanaje

CONSIDERACIONES ESPECIFICAS
Factores relacionados con los Subcontratistas
Disponibilidad de subcontratistas calificados (capacidad técnica y financiera, a suma
4.01 alzada)
4.02 Reputacion de los Subcontratistas (antecedentes)
4.03 Prácticas éticas
4.04 Practicas locales vs. requerimientos para subcontratos de Cosapi
4.05 Ejecución posible de hitos
Recursos suficientes del subcontratista para soportar el cronograma del Proyecto y/o un
4.06 cronograma acelerado
4.07 Necesidad de traducir los documentos de construcción en el idioma del subcontratista
4.08 Cumplimiento con programas de seguridad y medio ambiente
4.09 Actitud del subcontratista hacia las reuniones de trabajo
4.10 Confiabilidad de recuperar los backcharges (costo a cargo)
4.11 Porcentaje del trabajo a ser subcontratado
4.12 Disponibilidad de mano de obra calificada
4.13 Productividad de la mano de obra
4.14 Restricciones para mano de obra foránea
4.15 Estabilidad laboral
4.16 Disponibilidad de equipos de construcción y repuestos
4.17 Solvencia del Subcontratista para Fianzas y Créditos Bancarios
4.18 Requerimientos de los Sindicatos (¿se requiere un acuerdo de trabajo?)
4.19 Disponibilidad de personal de contratos con experiencia en ese tipo de Proyectos
4.20 Disponibilidad de acceso a Internet y otros accesos de comunicación
4.21 Disponibilidad de otro personal que apoye lo relacionado al Contrato.

CONSIDERACIONES ESPECIFICAS
Factores relacionados con la Zona del Proyecto (cont.)

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 ANEXO N° 05
CHECKLIST PARA IDENTIFICACION DE RIESGOS

Item Aplicabilidad Elementos de Riesgos Costo Tiempo

Leyes laborales (días laborales por semana, restricciones de sobretiempo, feriados
nacionales o regionales, requerimiento de beneficios, etc.) y su aplicación por las
5.01 autoridades
5.02 Requerimientos y restricciones del contexto local
5.03 Obligación de contratar personal local por periodo largo
5.04 Restricciones en la contratación de personal no local
5.05 Requerimiento de participar conjuntamente con una empresa local

5.06 Formalidades para importación y del Cliente para los equipos permanentes del Proyecto
Formalidades para importación y del Cliente para los equipos temporales de construcción o
5.07 de control de calidad
Acuerdo de cooperación económica podrían impactar aspectos de la procura o la
5.08 subcontratación (abastecimiento, precios, etc.)
5.09 Prohibición de efectuar compras de bienes a determinados países
5.10 Condiciones de los permisos de construcción

5.11 Provisiones que deben ser incluidas o excluidas de las ordenes de compra y subcontratos
5.12 Control o aprobación del Gobierno de proveedores y subcontratistas
Probabilidad de ocurrencia de eventos políticos en la zona del Proyecto que impacten
5.13 desfavorablemente (subversión, huelgas, etc.)
Probabilidad de ocurrencia de eventos económicos que impacten desfavorablemente al
5.14 proyecto (inflación, devaluación monetaria, fluctuación, etc.)
5.15 Requerimiento de licencias por las autoridades (ingeniería, construcción, etc.)
Requerimiento de aprobación de los trabajos (en proceso o aceptación final) por parte del
5.16 Gobierno
Puntualidad en la aprobación de autorizaciones y licencias por parte de Entidades del
5.17 Gobierno
5.18 Infraestructura económica (bancos, proveedores, etc.)
5.19 Seguridad - caminar libremente dentro y fuera de la localidad
5.20 Comunicación en el lengua local
5.21 Capacitación para trabajadores locales
5.22 Nivel adecuado de servicio de salud local
5.23 Actitud hacia la seguridad
5.24 Disponibilidad de adecuadas viviendas para personal empleado
5.25 Disponibilidad de facilidades de comunicación (datos y voz)

CONSIDERACIONES ESPECIFICAS
Factores relacionados con la Ejecución del Proyecto
6.01 Condiciones del subsuelo en caso no sea responsabilidad del Cliente

6.02 Consistencia de los normas de diseño locales con los del lugar de diseño del Proyecto
6.03 Enfoque del diseño compatible con las metodologías locales de construcción
Adecuado número de ingenieros, personal encargado de la procura con las necesarias
6.04 habilidades comunicativas que conformen el equipo del proyecto
Adecuado número de ingenieros y personal encargado de procura disponibles para las
6.05 primeras reuniones programadas
Calidad y Puntualidad en la entrega del producto trabajado entre un personal permanente y
6.06 uno contratado temporal o localmente
6.07 Puesta en práctica de los procedimientos de control de ingeniería y procura

6.08 Impacto a los subcontratistas por mejora en los procedimientos de control de ingeniería
6.09 Inicio de actividades
Equipo de Proyecto con suficiente experiencia personal para cumplir con las obligaciones
6.10 contractuales
6.11 Clara definición de culminación mecánica, sustancial y final
Procedimientos claros para el control de calidad (criterios, instrumentación, apertura o
6.12 cierre de válvulas, condiciones ambientales y físicas)
6.13 Calidad y Puntualidad en la entrega del producto trabajado en diferentes lugares

6.14 Implementación de nuevos procesos de trabajo y herramientas (capacitación, beneficios)

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 ANEXO N° 05
CHECKLIST PARA IDENTIFICACION DE RIESGOS

Item Aplicabilidad Elementos de Riesgos Costo Tiempo

Publicación del Plan de Ejecución del Proyecto y Procedimientos para entendimiento de
6.15 Equipo de Proyecto

CONSIDERACIONES ESPECIFICAS
Factores relacionados con el Presupuesto
7.01 Riesgo en la cuantificación debido a un desarrollo incompleto del diseño
7.02 Riesgo en la cuantificación debido a practicas constructivas locales (desperdicios)
7.03 Riesgo en la cuantificación debido al desarrollo del diseño
Comparabilidad entre la productividad de la mano de obra estimada y la productividad
7.04 actual
Comparabilidad entre precios unitarios publicados y cotizaciones actuales de mano de obra
7.05 y equipos
Necesidad de hospedaje, transporte y/o aprovisionamiento de equipos de seguridad para
7.06 personal contratado localmente y de subcontratos
7.07 Oficina en la zona del Proyecto
7.08 Necesidad de traducir documentos de construcción
7.09 Necesidad de traducir todos los pedidos de aprobación al Cliente
7.10 Comprensión del Alcance del Proyecto (vacíos o indefiniciones)
7.11 Tolerancia de las Garantías
7.12 Costo Financiero (cronograma de pagos)
7.13 Reajuste: más alto que el previsto
7.14 Presupuesto refleja lo indicado en el Plan de Ejecución del Proyecto
7.15 Ningún pago por tiempo de demora en el inicio
7.16 Probabilidad de cambios constructivos no reembolsables
7.17 Cambios en las Normas Tributarias

CONSIDERACIONES ESPECIFICAS
Factores relacionados con el Cronograma
Demoras en la adjudicación causan que actividades criticas sean programadas en periodos
8.01 adversos
8.02 Probabilidad de garantizar el cumplimiento del cronograma
8.03 Manejo de las holguras del Cronograma
8.04 Interferencias en el calendario debido al clima, feriados, etc.
8.05 Impactos por clima
8.06 Otros contratistas en el sitio del Proyecto
8.07 Zona de operaciones
8.08 Disponibilidad de sitio del Proyecto
8.09 Condiciones del sitio (subsuperficie, cimentaciones adecuadas, espacios confinados)
8.10 Puntualidad en las aprobaciones del Cliente
8.11 Requerimientos de Solicitudes de Aprobación al Cliente
8.12 Ninguna ampliación por demoras
8.13 Número adecuado de personal experimentado
8.14 Mano de Obra local adecuada

8.15 Subcontratistas locales adecuados (con buena capacidad en planeamiento y operaciones)

8.16 Disponibilidad de equipos de construcción locales adecuados
8.17 Terceros o el Cliente suministran el equipamiento

CONSIDERACIONES ESPECIFICAS
Factores relacionados con las Condiciones Comerciales (cont.)
9.01 Límites legales de responsabilidad
9.02 Límites contractuales de responsabilidad
Límites legales sobre compensación de daños y perjuicios que pueden ser solicitados en
9.03 contra de proveedores o subcontratistas (Cartas fianzas)
Definiciones claras sobre errores y omisiones en la información y planos suministrados por
9.04 el Cliente vs. el desarrollo del diseño
9.05 Resolución de Controversias (Lugar y reglas)
9.06 Reconocimiento de Impactos en el Costo o Plazo por causas de Fuerza Mayor

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 ANEXO N° 05
CHECKLIST PARA IDENTIFICACION DE RIESGOS

Item Aplicabilidad Elementos de Riesgos Costo Tiempo

Reconocimiento de Impactos en el Costo o Plazo por causas imputables al Cliente,
9.07 Terceros o el Estado
Disposiciones adecuadas referentes a atrasos imputables a Cosapi : justificados o no
9.08 justificados
9.09 Manejo de las holguras del Cronograma
9.10 Necesidad de afianzamiento doble (Subcontrato + Contrato Principal)
9.11 Necesidad de garantía de un patrocinador
9.12 Herramientas adecuadas para cobertura de fluctuaciones en el tipo de cambio
9.13 Terceros implicados en el buen desempeño del Proyecto
9.14 Riesgos a causa de terceros derivados por ejecución o finalización del Proyecto
9.15 Buen desempeño en relación a la definición del alcance
9.16 Claras definiciones de cláusulas de penalidades y bonos, provisión de incentivos, etc.
9.17 Disposiciones de medición y pago ambiguos
9.18 Derecho a bajar el ritmo, suspender o paralizar los trabajos por falta de pago
9.19 Cláusulas para cambios del Proyecto:
Trabajo adicional
Trabajo eliminado
Trabajo cambiado
Diferentes condiciones de trabajo
Cambios en las leyes, regulaciones, códigos y estándares
9.20 Cambios mayores en el alcance vs. honorarios fijos

CONSIDERACIONES ESPECIFICAS
Factores relacionados con el lugar del Proyecto (cont.)
Efecto del clima en la productividad de la mano de obra, en el requerimiento de
10.01 almacenamiento de materiales y equipamiento.
10.02 Cercanía de la mano de obra al sitio de trabajo
10.03 Habilidades varias de la mano de obra
10.04 Disponibilidad y confiabilidad en el transporte local
Relaciones laborales: sindicatos/no sindicalizados, aplicación y expiración de acuerdos
10.05 laborales, escalas de pago, etc.
10.06 Costo del transporte de equipos y combustible dentro de la Obra
10.07 Disponibilidad del equipo de construcción y combustible
10.08 Disponibilidad y calidad de servicios (electricidad, agua, aire acondicionado, etc.)
10.09 Disponibilidad y calidad de comunicaciones (voz, fax, digitales)

10.10 Disponibilidad y calidad de comunicaciones inalámbrica (modem, radio y servicio satelital)

10.11 Cultura local por la seguridad
10.12 Requerimientos de vigilancia
10.13 Requerimientos de Plan de Evacuación
10.14 Salud médica, disponibilidad de locales de salud, hospitales y cuidado dental
10.15 Necesidad de ambulancia y equipo médico
10.16 Accesos, vías locales y puentes adecuados para el envío de equipos
10.17 Derechos aéreos
10.18 Requerimiento de permisos locales

10.19 Restricciones en el acceso al sitio del Proyecto debido a clima, malestar social, lejanía, etc.
10.20 Proximidad a centro de manejo de desechos tóxicos
Condiciones geográficas, geológicas y hidrológicas que requieren hacer grandes trabajos
10.21 de preparación
10.22 Cercanía a materiales de relleno adecuados (relleno, agregado, finos)
10.23 Riesgo de encontrar restos arqueológicos
10.24 Riesgo de encontrar residuos de material de guerra (minas o material no detonado)
10.25 Cercanía a servicios de puertos adecuados
10.26 Cercanía a servicios de aeropuertos adecuados

CONSIDERACIONES ESPECIFICAS
Factores relacionados con la formación del Consorcio (cont.)
11.01 Acuerdo de Consorcio adecuado:

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 ANEXO N° 05
CHECKLIST PARA IDENTIFICACION DE RIESGOS

Item Aplicabilidad Elementos de Riesgos Costo Tiempo

Control de Gestión
Autoridad
Toma de decisiones
Clara definición de costos con cargo o no al Consorcio
Financiamiento del Consorcio y manejo de caja
Cuentas bancarias
Asignación del riesgo
Interfase con el Cliente
Distribución de ganancias
Distribución de perdidas
Contratación de alguna empresa del Consorcio por el Cliente
Resolución de controversias
Impuestos locales
Derechos de auditoria
Seguros / Fianzas
Cierre del Consorcio
Practicas corruptas
11.02 Alineamiento de culturas empresariales
11.03 Alineamiento con tecnologías de información
11.04 Alineamiento con los procesos de trabajo
11.05 Alineamiento de política de recursos humanos
11.06 Alineamiento respecto a pagos por parte del Consorcio
11.07 Alcance del Consorcio comparado con el Alcance de la Oferta Total
11.08 Compromiso con la seguridad
11.09 Alcance del Consorcio comparado con el Alcance Total del Proyecto

11.10 Consorcio como contratista principal (obligaciones solidarias e individuales)

Contrato de Consorcio como acuerdo paralelo al Contrato Principal (quien asume los
11.11 riesgos)
11.12 Exclusividad de cada empresa en el Consorcio
11.13 Capacidad financiera de cada empresa
11.14 Recursos técnicos de cada empresa
11.15 Capacidad de Gestión de cada empresa según su labor
11.16 Impacto de los otras empresas en el costo del Contrato
11.17 Impacto del costo del Contrato hacia las otras empresas del Consorcio
11.18 Impacto de los otras empresas en el cronograma del Contrato
11.19 Impacto de los otras empresas en nuestro cronograma de trabajo
Criterios coherentes sobre la manera de abordar temas contractuales: riesgos, costo,
11.20 cronograma, condiciones y términos, cambios.
11.21 Enfoque coherente en la ejecución del Proyecto
11.22 Clara división de responsabilidades entre las empresas consorciadas
11.23 Expectativas coherentes en los entregables para o de cada empresa del Consorcio
11.17 Competitividad en costo por cada empresa del Consorcio
11.18 Relaciones de cada empresa con el Cliente

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 Anexo N° 6
PROGRAMA DE MITIGACION DE RIESGOS DEL CONTRATO
Código:
MA-ACP-ADM-F4
PROYECTO: Main Civil Works (Option 2) FECHA / REVISION N°:
CR: 2866 PREPARADO POR:
CLIENTE: CBI Peruana S.A.C. REVISADO POR:

PLAZO Y/O FECHA

FACTOR / ELEMENTO DE PROB. IMPACTO IMPORT. AREA - PERSONA
ITEM ACTIVIDAD DEL PROYECTO DESCRIPCION DE RIESGO IMPACTOS DEL RIESGO PLAN DE RESPUESTA LIMITE PARA OBSERVACIONES ESTADO AL )..
RIESGO (*) (**) (***) RESPONSABLE
IMPLEMENTACION

(*) Probabilidad del Riesgo (**) Impacto del Riesgo (**) Importancia del Riesgo
Bajo= Ocurre en circusntancias excepcionales Menor= Su impacto no compromete los resultados del proyecto Verde= Poco importante
Medio= Normalmente ocurre en los proyectos Moderado= Su impacto compromete el costo o plazo del proyecto Amarillo= Importante
Alto= Es casi seguro que ocurrirá en el proyecto Severo= Su impacto compromete los objetivos del proyecto Rojo= Muy importante
 ANEXO N° 7
CHECK LIST DE ADMINISTRACION DE CONTRATOS

NOMBRE DEL PROYECTO: FECHA DE ACTUALIZACION:

CR: PREPARADO POR:
CLIENTE: REVISADO POR:
CODIGO DEL DOCUMENTO: PG-ACP-CAC-F1 NUMERO DE REGISTRO: CRXXX-CAC-001

Item Tema Pregunta Documento Vinculado Estado Comentarios

Aspectos Generales
1 Acta de Constitución del Acta de Constitución del
¿Se desarrolló el Acta de Constitución del Proyecto?
Proyecto Proyecto
2 Influencias Externas ¿Se han identificado todos los stakeholders del Proyecto?
¿Los trabajos fueron afectados por alguna influencia externa o stakeholder?
¿Esta influencia externa fue indicada en el Acta de Constitución del
Proyecto?
3 Designación de
¿Se cuenta con Administrador de Contratos designado específicamente
Administrador del Contrato
para esta tarea?
Principal
¿En caso sea negativo, quien hace las funciones de éste?
4 Designación de
¿Se cuenta con Administrador de Contratos designado específicamente
Administrador de
para esta tarea?
Subcontratos
¿En caso sea negativo, quien hace las funciones de éste?
5 Procedimientos para Procedimientos para
¿Se esta llevando las tareas de Administración de Contratos a través de
Administración de Administración de
procedimientos establecidos o recientemente elaborados?
Contratos Contratos
6 Administración de Programa de
¿Se ha implementado un programa de administración de Contratos en el
Contratos Administración de
Proyecto?
Contratos
7 Asignación de Matriz de Asignación de
Responsabilidades para ¿A cada miembro del Equipo de Proyecto se le ha asignado Responsabilidades para
Administración de responsabilidades relacionadas con la Administración de Contratos? Administración del Contrato
Contratos Principal
8 Entrega de Acta de Transferencia de
¿El Área Comercial y de Presupuestos y Licitaciones entregó la
Documentación completa Documentos completos de
documentación completa de contratación al Equipo de Dirección del
generada en Etapa de la Oferta
Proyecto?
Oferta
¿Bases de Licitación (Condiciones Generales, Condiciones Específicas o
Particulares, Contrato, Presupuesto Base, Planos, Especificaciones
Técnicas, Memoria, Estudio de Suelos, Estudio Medio Ambiental, Estudio
de Hidrologia y Otros)?
¿Ronda de Consultas y Respuestas, observaciones a las Bases y otros?
¿Correspondencia de la etapa de Licitación?
¿Informe de visita(s) al lugar de la Obra de la etapa de Licitación?
¿Informe de revisión del Contrato de la Etapa de Licitación (Incluye análisis
de Riesgos y Oportunidades)?
¿Listado de consideraciones asumidas en los precios unitarios de cada
partida por consultas no aclaradas adecuadamente o por imprecisiones del
Expediente Técnico o por fines comerciales?
¿Documentos de Oferta al Cliente: Administrativa, Técnica y Económica.
Incluir: Documentos de Negociación Final y Excepciones a los Alcances?
¿Documentos del Costo (Hoja de Venta, Análisis de Costos, Análisis de
Contingencias, etc.)?
¿Expediente de Cotizaciones?
¿Se ha recepcionado en forma detallada (con indicación del número de
folios) todos los documentos de la Oferta ganadora mediante un Acta?
Disponibilidad de Áreas para Ejecución del Proyecto
9 Acta de Entrega del ¿Se cuenta con el Acta de Entrega del Terreno? Acta de Entrega del
Terreno Terreno
¿Se indicó en el acta algunas condiciones que podrían afectar el desarrollo
de los trabajos?
¿En caso contrario, en la fecha de inicio de los trabajos se remitió un
informe detallado con las interferencias que podrían afectar el desarrollo de
los trabajos con indicación de sus impactos en el costo y plazo del
Proyecto?
10 Licencias en general ¿Se cuenta con la Licencia de Construcción de Obra, de Demolición, de Uso Licencias
de Explosivos, de Utilización de Materiales Controlados (explosivos,
kerosene, petróleo, cal, asfalto, sulfato de sodio, etc.) y otras necesarias
para la ejecución de las Obras?
11 Permisos, derechos, ¿Se cuenta con los permisos y derechos necesarios de entidades Permisos, derechos, CIRA,
CIRA, etc.. gubernamentales o municipales (CIRA, Derechos para extraer materiales en etc..
las cuencas del río, Cierre temporal de vías, etc..) para ejecución de las
obras?
12 Disponibilidad de Áreas ¿Se cuentan con la disponibilidad de las áreas en donde se ejecutaran los Saneamiento Físico-Legal
para ejecutar el proyecto trabajos contratados? de Zonas Afectadas por los
trabajos de Obra
13 Disponibilidad de Áreas de ¿Se cuentan con la disponibilidad de las áreas de trabajo ofrecidas Acta o Documento de
Trabajo contractualmente por el Cliente (canteras, botaderos, campamentos, plantas Entrega y Delimitación de
industriales, almacenes, etc.)? cada Área de Trabajo
14 Comunicación oportuna al En los casos no se cuente con licencias, permisos o no se tenga
Cliente de Problemas por disponibilidad, ¿se ha remitido la comunicación correspondiente al Cliente
Falta de Disponibilidad de con indicación del impacto en costo y plazo?
Áreas para Ejecución de
Proyecto
 ANEXO N° 7
CHECK LIST DE ADMINISTRACION DE CONTRATOS

NOMBRE DEL PROYECTO: FECHA DE ACTUALIZACION:

CR: PREPARADO POR:
CLIENTE: REVISADO POR:
CODIGO DEL DOCUMENTO: PG-ACP-CAC-F1 NUMERO DE REGISTRO: CRXXX-CAC-001

Item Tema Pregunta Documento Vinculado Estado Comentarios

Obligaciones Financieras
15 Cuadro de Estado de ¿Se lleva un registro ordenado y cuantificado de los diferentes impactos por Cuadro de Estado de
Problemas por Falta de Disponibilidad de Áreas para Ejecución del Proyecto? Problemas por Falta de
Disponibilidad de Áreas Disponibilidad de Áreas
para Ejecución de para Ejecución de Proyecto
Proyecto
16 Calendario de Avance de ¿Se presento al Cliente o su representante al Calendario de Avance de Calendario de Avance de
Obra actualizado a la Obra actualizado a la fecha del inicio del Plazo Contractual? Obra Actualizado y
fecha de inicio del plazo Cronograma de Obra (
contractual y otros incluye además Calendario
imponderables de Adquisición de
Materiales, de utilización de
Equipos y Mano de Obra)

¿Se adecuó este calendario de avance de obra actualizado a las

condiciones especiales (como estación de lluvias, situaciones previsibles,
etc.) de la zona de Obra?
17 Seguros Personales ¿Se presento al Cliente o su representante las pólizas de seguros pólizas de Seguros
personales exigidas en el Contrato Personales
18 Seguro de Obra ¿Se presentó las pólizas de seguros CAR o EAR exigidas en el Contrato? pólizas de Seguros de Obra

19 Flujo de Caja Actualizado ¿Se actualizó el flujo de caja de acuerdo a las condiciones actuales del Flujo de Caja Actualizado
Proyecto?
20 Adelanto Directo ¿Se solicitó el adelanto directo al cliente o su representante? Solicitud de Adelanto
Directo
21 Adelantos de Materiales ¿Se solicitó los adelantos de materiales al Cliente o su representante según Solicitud de Adelanto de
las necesidades del Flujo de Caja? Materiales
22 Cartas fianza ¿Se ha solicitado la emisión o renovación de Cartas Fianza oportunamente? Carta fianza por Fiel
Cumplimiento del Contrato

23 Valorización de Obra y su ¿Se remite la valorización de obra y su sustento mediante comunicación Carta de envío de
pago formal? Valorizaciones de Obra
¿En caso haya demoras en el pago, se presenta oportunamente las
valorizaciones de intereses?
¿En caso de demoras por parte del Cliente o su representante en el pago de Comunicaciones de
la valorización, se deja constancia de este hecho indicando los impactos en Reclamo
costo y plazo en el proyecto?
¿En caso se tenga discrepancias varias en la determinación de la Comunicaciones de
valorización, se deja constancia de este hecho en el Cuaderno de Obras o Reclamo
por escrito?
24 Formula Polinómica ¿En caso se cuente con Formula Polinómica de Reajuste, se ha verificado Análisis de Formula
que ésta es efectivamente representativa y que considera recursos con polinómica de Reajuste
tendencia alcista en el mercado?
25 Cuadro Control de ¿Se tiene actualizado el Cuadro Control de Renovaciones de Cartas Fianza Cuadro Control de
Renovaciones de Cartas y Seguros de Obra? Renovaciones de Cartas
Fianza y Seguros de Obra Fianza y Seguros de Obra

26 Cuadro Control de ¿Se tiene actualizado el Cuadro Control de Amortizaciones de Adelantos de Cuadro Control de
Amortizaciones de Obra? Amortizaciones de
Adelantos de Obra Adelantos de Obra
27 Cuadro de Estado de ¿Se tiene actualizado el Cuadro de Estado de Pago de las Valorizaciones de Cuadro de Estado de Pago
Pago de las Obra? de las Valorizaciones de
Valorizaciones de Obra Obra
¿Se realiza seguimiento a la facturación y pago de las valorizaciones?
Revisión del Contrato y del Expediente Técnico (cont.)
28 Base Legal del Contrato ¿Se ha definido la Base Legal del Contrato?
¿Se ha definido las normas de aplicación supletoria al Contrato?
¿Se dispone de las copias de las normas supletorias?
29 Contrato de Obra ¿Se cuenta con copia del Contrato de Obra? Contrato de Obra
Carta de Intención ¿Se cuenta con copia de la Carta de Intención para contratar? Carta de Intención
¿En que estado está la formalización del Contrato de Obra?
30 Expediente Técnico del ¿Se verificó que se cuenta con todos los documentos del Proyecto según lo Expediente Técnico
Proyecto indicado en el Contrato de Obra? Completo
31 Revisión del Contrato y ¿Se facilito copia de los documentos del Contrato al Gerente de Proyecto? Constancia de Revisión del
Expediente Técnico por la Contrato por el Gerente de
Dirección del Proyecto Proyecto
¿El Gerente de Proyecto reviso toda la documentación contractual?
¿Se facilito copia de los documentos del Contrato al Jefe de Obra? Constancia de Revisión del
Contrato por el Jefe de
Obra
¿El Jefe de Obra reviso toda la documentación contractual?
¿Se facilito copia de los documentos del Contrato al Jefe de Oficina Constancia de Revisión del
Técnica? Contrato por el Jefe de
Oficina Técnica
¿El Jefe de Oficina Técnica reviso toda la documentación contractual?
¿El Administrador de Contratos reviso toda la documentación contractual? Constancia de Revisión del
Contrato por el
Administrador del Contrato
 ANEXO N° 7
CHECK LIST DE ADMINISTRACION DE CONTRATOS

NOMBRE DEL PROYECTO: FECHA DE ACTUALIZACION:

CR: PREPARADO POR:
CLIENTE: REVISADO POR:
CODIGO DEL DOCUMENTO: PG-ACP-CAC-F1 NUMERO DE REGISTRO: CRXXX-CAC-001

Item Tema Pregunta Documento Vinculado Estado Comentarios

32 Orden de Prelación de ¿Se verifico o definió el Orden de Prelación de Documentos del Contrato?
Documentos del Contrato

33 Cláusulas Críticas en el ¿Se identificó las cláusulas del contrato que podrían generar futuras Listado de Cláusulas
Contrato controversias? Criticas del Contrato
¿Se ha notificado a los diferentes áreas del proyecto para plantear la
estrategia de acción?
34 Mitigación de Riesgos del ¿Se identificaron los riesgos del Contrato? Programa de Mitigación de
Contrato Riesgos del Contrato
¿Se priorizaron los riesgos del Contrato
¿Se han previsto acciones de respuesta a cada riesgo identificado? Planes
de reserva? Planes de contingencia?
¿Se han asignado responsables a cada actividad planeada?
35 Esquema del Contrato de ¿Se desarrolló un resumen de las condiciones generales y particulares del Esquema de
Obra Contrato de Obra? Funcionamiento del
Contrato de Obra
36 Línea Base del Contrato ¿Se ha establecido la Línea Base del Contrato (Aspectos referidos al Línea Base del Contrato de
de Obra Alcance, Cronograma, Presupuesto, Plan de Ejecución del Proyecto, Obra
Términos y condiciones Comerciales, etc.)?
37 Requisitos del Contrato de ¿Se identificaron claramente las responsabilidades y deberes del Cliente o
Obra el Supervisor?
¿Se identificaron claramente las responsabilidades y deberes del
Contratista?
¿Se desarrollo un listado con acciones y avisos requeridos en el Contrato de Lista de acciones y Avisos
Obra del Contrato de Obra

¿Se han asignado responsables para cada requerimiento?

38 Difusión del Contrato y del ¿Se difundió los alcances técnicos y legales del Contrato de Obra al Equipo Lista de Asistencia Firmado
Expediente Técnico de Proyecto?
Revisión del Contrato y del Expediente Técnico
39 Contradicciones o ¿Se verificó si existe contradicciones o imprecisiones entre los documentos
imprecisiones en el administrativos y/o legales del contrato?
Contrato o Bases
Administrativas
¿En caso de existir contradicciones y/o imprecisiones, se remitió
comunicación al interior del proyecto?
¿Se ha evaluado y calculado el impacto en costo o en plazo?
¿Se remitió oportunamente comunicaciones al Cliente o su representante? Comunicaciones de
Aclaración
40 Revisión de Presupuesto ¿Se ha revisado que el Presupuesto Oferta refleja el alcance de los trabajos Informe de Revisión de la
Oferta contratados? Oferta

¿Se tiene conocimiento de qué precios unitarios han sido mal estimados?
41 Revisión del Alcance del ¿Esta completamente definido el Alcance del Proyecto?
Proyecto
¿Se verificó que el Alcance del Proyecto es el requerido por el Cliente?
¿En caso sea diferente al estipulado en los documentos del contrato, se Comunicaciones de
remitió comunicación al respecto? Aclaración
42 Idoneidad Técnica o ¿Se verificó la idoneidad técnica o consistencia de los planos de proyecto?
Consistencia de Planos
del Proyecto
¿En el caso de existir alguna inconsistencia, se remitió comunicación al
interior del proyecto?
¿Se ha evaluado y calculado el impacto en costo o en plazo?
¿Se remitió oportunamente comunicaciones al Cliente o su representante? Comunicaciones de
Aclaración
43 Alcance de Trabajo de ¿Se verificó el alcance de trabajo de cada partida?
cada Partida Contratada
¿En el caso de existir alguna actividad faltante para completar la partida, se
remitió comunicación al interior del proyecto?
¿Se ha evaluado y calculado el impacto en costo o en plazo?
¿Se remitió oportunamente comunicaciones al Cliente o su representante? Comunicaciones de
Aclaración
44 Metrado contratado ¿Se verificó si el metrado previsto es suficiente para cumplir el alcance del
suficiente para terminar el contrato?
Proyecto
¿En el caso de existir alguna diferencia, se remitió comunicación al interior
del proyecto?
¿Se ha evaluado y calculado el impacto en costo o en plazo?
¿Se remitió oportunamente comunicaciones al Cliente o su representante? Comunicaciones de
Aclaración
45 Incompatibilidades en el ¿Se verificó si existe incompatibilidades entre los documentos del
Expediente Técnico expediente técnico?
¿En caso de existir incompatibilidades, se remitió comunicación al interior
del proyecto?
¿Se ha evaluado y calculado el impacto en costo o en plazo?
¿Se remitió oportunamente comunicaciones al Cliente o su representante? Comunicaciones de
Aclaración
46 Cambios al Proyecto ¿Se tiene un procedimiento para administrar los cambios al Proyecto? Procedimiento de Cambio
 ANEXO N° 7
CHECK LIST DE ADMINISTRACION DE CONTRATOS

NOMBRE DEL PROYECTO: FECHA DE ACTUALIZACION:

CR: PREPARADO POR:
CLIENTE: REVISADO POR:
CODIGO DEL DOCUMENTO: PG-ACP-CAC-F1 NUMERO DE REGISTRO: CRXXX-CAC-001

Item Tema Pregunta Documento Vinculado Estado Comentarios

¿Se tiene definido claramente con el Cliente los plazos de revisión y
aprobación?
47 Análisis del Impacto en el ¿En caso se determinen impactos en el costo del proyecto por problemas en Expediente de Orden de
Costo por Problemas en el el Expediente Técnico o en el Contrato, se ha generado alguna Orden de Cambio o Presupuesto
Expediente Técnico o en Cambio o Presupuesto Adicional para aprobación del Cliente o su Adicional
el Contrato representante?
48 Análisis del Impacto en el ¿En caso se determinen impactos en el plazo del Proyecto durante la Expediente de Solicitud de
Plazo por Problemas en el Revisión del Proyecto, se ha generado alguna Solicitud de Ampliación de Ampliación de Plazo
Expediente Técnico o en Plazo para aprobación del Cliente o su representante?
el Contrato
Definiciones de Proyecto, Aprobaciones de Planos replanteados y/o Entregas de
Información importante para el desarrollo del Proyecto por parte del Cliente o su
representante
49 Cuadro de Estado de ¿Se lleva un registro ordenado y cuantificado de los diferentes impactos por Cuadro de Estado de
Problemas en el Revisión del Proyecto? Problemas en el
Expediente Técnico o en Expediente Técnico o en el
el Contrato Contrato
50 Cuadro de Estado de ¿Se lleva un registro ordenado y cuantificado de los presupuestos Cuadro de Estado de
Presupuestos Adiciónales adiciónales u órdenes de cambio? Presupuestos Adiciónales u
u Ordenes de Cambio Ordenes de Cambio

51 Plazo de Respuesta de ¿Se ha definido claramente con el Cliente o su representante los plazos de Comunicaciones de
Consultas Técnicas respuesta a consultas técnicas? Aclaración
52 Plazo de Revisión y ¿Se ha definido claramente con el Cliente o su representante los plazos de Comunicaciones de
Aprobación de Planos revisión y aprobación de planos replanteados para construcción? Aclaración
para Construcción
¿Se ha concordado con el Cliente o su representante de una metodología Comunicaciones de
para la revisión y aprobación oportuna y eficaz de planos replanteados para Aclaración
su construcción?
53 Cronograma de Entrega ¿En caso el Contrato de Obra lo indique, se ha elaborado un cronograma de Cronograma de Entrega de
de Información por parte entregas de información por parte del Cliente o de su representante? Información por parte del
del Cliente o su Cliente o su representante
representante
¿Se remiten al Cliente o su representante comunicaciones preventivas de Comunicaciones de Aviso
cumplimiento del cronograma de entregas?
54 Comunicación oportuna al ¿En caso de incumplimiento (demoras) por parte del Cliente o su Comunicaciones de
Cliente de Problemas por representante de los plazos de respuesta o aprobación, o fecha de entrega Reclamo
demora en las definiciones de información importante, se deja constancia de este hecho indicando los
del Proyecto, impactos en costo y plazo en el proyecto?
aprobaciones de planos
replanteados y/o entrega
de información del cliente

55 Cuadro de Estado de ¿Se lleva un registro ordenado y cuantificado de los diferentes impactos por Cuadro de Estado de
Problemas por demora en Definiciones de Proyecto, Aprobaciones de Planos Replanteados y/o Problemas por demora en
las definiciones del Entregas de Información del Cliente? las definiciones del
Proyecto, aprobaciones de Proyecto, aprobaciones de
planos replanteados y/o planos replanteados y/o
entrega de información del entrega de información del
cliente cliente
Reuniones de Coordinación con el Cliente
56 Reuniones de Obra ¿Se realizan reuniones con el cliente o su representante al menos una vez Agenda de Reunión
por semana?
¿Para las reuniones con el Cliente o su representante, se cuenta con una
agenda de trabajo al menos con 24 horas de anticipación?
57 Actas de Reunión Actas de Reunión
¿Se dejan constancia de los acuerdos tomados mediante actas de reunión?
¿Están firmadas las actas de reunión? Cual es la fecha de la ultima acta de
reunión firmada por las partes?
¿Se hace seguimiento a los temas pendientes para su oportuno Comunicaciones de Aviso
cumplimiento?
Ocurrencias de Obra
58 Cambio de condiciones en ¿Los Ingenieros de campo reportan variaciones de las condiciones en la
la zona de la Obra zona de la Obra (dentro y fuera) que podrían afectar la ejecución de los Comunicaciones de
trabajos en costo y plazo? Ocurrencia
¿Se ha informado al Cliente o su representante esta variación de
condiciones en el Área del Proyecto, sus implicancias y las propuestas para
solucionar este problemas?
59 Injerencia de Terceros en ¿Los Ingenieros de campo reportan diariamente ocurrencias de campo Comunicaciones de
la zona de la Obra generadas por terceros en el área del proyecto? Ocurrencia
60 Comunicación oportuna al ¿En forma preventiva, se reporta al Cliente o su representante de la
Cliente de Problemas por ocurrencia y de los probables impactos técnicos, económicos o en el plazo
Ocurrencias de Obra que podrían generarse a causa de ésta? Comunicaciones de Aviso
¿En caso se generen daños al Contratista o la obra ya ejecutada, se reporta
al Cliente o su representante de la ocurrencia y de los impactos técnicos, Comunicaciones de
económicos y en el plazo generados a causa de ésta? Reclamo
61 Reporte Diario ¿Se elabora rutinariamente un reporte diario al Cliente? Reporte Diario
 ANEXO N° 7
CHECK LIST DE ADMINISTRACION DE CONTRATOS

NOMBRE DEL PROYECTO: FECHA DE ACTUALIZACION:

CR: PREPARADO POR:
CLIENTE: REVISADO POR:
CODIGO DEL DOCUMENTO: PG-ACP-CAC-F1 NUMERO DE REGISTRO: CRXXX-CAC-001

Item Tema Pregunta Documento Vinculado Estado Comentarios

62 Reporte Semanal de ¿Se reporta al menos una vez por semana al Cliente o su representante el
Equipos, Mano de Obra, número de equipos, mano de obra y personal técnico y profesional
Personal Técnico y destacado al Proyecto?
Profesional Reporte Semanal
63 Cuadro de Estado de ¿Se lleva un registro ordenado y cuantificado de los diferentes impactos por Cuadro de Estado de
Problemas por Ocurrencias de Obra? Problemas por Ocurrencias
Ocurrencias de Obra de Obra
Planeamiento de Obra
64 Revisión de Consistencia ¿Se ha evaluado si el Cronograma presentado en la etapa de la Licitación o
del Cronograma Inicial presentado en la etapa de Firma del Contrato es consistente con el alcance
y plazo del proyecto?
¿En caso el cronograma de obra no sea el adecuado, se ha elaborado uno Cronograma de Ejecución
nuevo que satisfaga el alcance y plazo del proyecto? de Obra Real
65 Control de Avance de ¿Se informa semanalmente de atrasos considerables respecto a los
Obra avances previstos en el Cronograma de Obra?
66 Medidas para Recuperar ¿Se actualiza el cronograma de obra cada fin de mes con la finalidad de Cronograma de Ejecución
Atraso tomar medidas correctivas en forma oportuna? Actualizado
67 Identificación de
condiciones no imputables ¿Se identifican condiciones no imputables a Cosapi que afectan el Plazo del
a Cosapi que afectan el Proyecto?
Plazo
¿Se ha determinado la afectación del Cronograma de Obra por cada una Cronograma de Obra
de estas condiciones no imputables a Cosapi? afectado
68 Cuadro de Estado de Cuadro de Estado de
¿Se tiene actualizado el Cuadro de Estado de Ampliaciones de Plazo?
Ampliaciones de Plazo Ampliaciones de Plazo
Costo de Obra
69 Identificación de Informe Semanal de
condiciones no imputables ¿Se revisa semanalmente los ratios de costos unitarios previstos a fin de Producción
a Cosapi que afectan el detectar variaciones por condiciones no imputables a Cosapi?
Costo
Identificación y Resolución de Controversias de Impacto Critico en el Costo y Plazo del
Proyecto
70 Identificación de ¿Se han identificado temas controversiales de gran impacto en costo y plazo
Controversias del Proyecto?
71 Elaboración de Expediente Expediente con
con documentos documentos relacionados a
¿Para su mayor análisis, se ha elaborado un expediente con toda la
relacionados a la la Controversia
documentación relacionada a la Controversia de Impacto Critico?
Controversia

72 Estrategia para resolver ¿Se ha convocado reuniones con la Gerencia de Proyectos y las áreas
Controversia implicadas para evaluar los posibles impactos y elaborar la estrategia de
acción con el objetivo de resolver la controversia?
¿En la estrategia de acción y/o propuesta de solución de esta Controversia
han participado otras gerencias de proyecto o personas con experiencias
similares dentro de Cosapi?
¿En la estrategia de acción y/o propuesta de solución de esta Controversia
ha participado consultores técnicos especializados?
¿En la estrategia de acción y/o propuesta de solución de esta Controversia
ha participado la Unidad de Asesoría Legal de Cosapi?
¿En la estrategia de acción y/o propuesta de solución de esta Controversia
ha contado con la participación de un consultor legal en Administración de
Contratos?
73 Planteamiento de Actas de Acuerdo para
¿Se ha convocado reuniones con el Cliente o su representante para explicar
Controversia y Propuestas resolver controversia
el alcance del impacto y las propuestas para solucionarlo?
al Cliente
74 Resolución de ¿Se ha llevado la controversia a consideración del mas alto nivel del Expediente de Reclamo
Controversia Cliente?
¿Se ha solicitado la resolución de controversias dentro del plazo establecido
en el Contrato?
¿Se ha llevado la controversia a un proceso de Conciliación?
¿Se ha llevado la controversia a un proceso de Arbitraje?
75 Cuadro de Estado de ¿Se lleva un registro ordenado y cuantificado con el estado de resolución de Cuadro de Estado de
Resolución de las Controversias? Resolución de
Controversias Controversias
Sub-contratos de Obra
76 Evaluación de Sub-
¿Se ha verificado que la capacidad técnica - económica del sub-contratista Evaluación de
contratistas
es suficiente para cumplir con el objeto del sub-contrato en calidad y plazo? Subcontratista
77 Elaboración del Sub- ¿Se elaboran los sub-contratos de obra según el Procedimiento PA-ADM-09
contrato de Obra del Manual de Calidad de Cosapi?
¿En el subcontrato se han incluido cláusulas críticas del Contrato Principal?
78 Control Administrativo de ¿Se ha verificado que lleva el Control Administrativo del Sub-contrato según
Sub-contratos el Procedimiento PA-ADM-10 del Manual de Calidad de Cosapi?
¿En caso sea negativo, se verifica que el Subcontratista esta cumpliendo Comprobantes de pago
mensualmente con el pago de remuneraciones, salarios, seguros, leyes
sociales, aportes, contribuciones, etc.?
¿El personal del subcontratista cuenta con el seguro complementario de
 ANEXO N° 7
CHECK LIST DE ADMINISTRACION DE CONTRATOS

NOMBRE DEL PROYECTO: FECHA DE ACTUALIZACION:

CR: PREPARADO POR:
CLIENTE: REVISADO POR:
CODIGO DEL DOCUMENTO: PG-ACP-CAC-F1 NUMERO DE REGISTRO: CRXXX-CAC-001

Item Tema Pregunta Documento Vinculado Estado Comentarios

¿Se ha verificación de inexistencia de reclamos contra el Subcontratista en
la zona de la Obra?
79 Control de Avance del Sub- Calendario de Avance de
¿Se cuenta con un calendario de avance de Obra de cada subcontrato?
contrato Obra del Sub-contrato
Reporte Semanal de
¿Se lleva el control de avance semanal según el calendario del sub-
Control de Avance del Sub-
contrato?
contrato
¿En caso de atraso, se han tomado las medidas pertinentes con el sub-
contratista?
80 Medidas para Recuperar ¿Se actualiza el cronograma del sub-contrato de obra cada fin de mes con Cronograma de Obra del
Atraso del sub-contrato la finalidad de tomar medidas correctivas en forma oportuna? Subcontrato Actualizado
81 Estado de Pago de Cuadro de Estado de Pago
Valorizaciones de sub- ¿Se tiene un Estado de Pago de Valorizaciones de cada sub-contrato? de Valorizaciones a
contratos Subcontratista
82 Cuadro de Estado de ¿Se lleva un registro ordenado y cuantificado con el estado de reclamos Cuadro de Estado de
Reclamos de Sub- realizados por los subcontratistas? Reclamos de Sub-
contratistas contratistas
83 Evaluación de Desempeño ¿Se evalúa y registra el desempeño de los subcontratistas conforme Evaluaciones de
de Subcontratistas terminan los trabajos subcontratados? desempeño de
Subcontratistas
84 Libre Adeudo de ¿Se suscribe con cada uno de los proveedores o subcontratistas Libres Libre adeudo y Finiquito
proveedores y Finiquito Adeudos y Finiquitos?
Archivo y Manejo de Documentación del Proyecto
85 Archivo de Obra Archivo de Obra ordenado
¿Se cuenta con una estructura de archivo físico de documentos? y completo
¿Cartas enviadas al Cliente?
¿Cartas enviadas a la Supervisión?
¿Cartas recibidas del Cliente?
¿Cartas recibidas de la Supervisión?
¿Actas de Reunión?
86 Cuidado del Archivo de
¿Los documentos originales se encuentran adecuadamente archivados?
Obra
¿Los documentos originales permanecen completos en el Archivo de Obra?
87 Cuaderno de Obra Asientos en el Cuaderno de
¿Se cuenta con Cuaderno de Obras?
Obras al día
¿Cual es la fecha de la ultima anotación?
¿Se transcriben nuestras comunicaciones en el Cuaderno de Obra?
¿Se deja constancia de nuestras comunicaciones en el Cuaderno de Obras?
¿Se transcriben las actas de reunión en el Cuaderno de Obra?
¿Se deja constancia de las actas de reunión en el Cuaderno de Obras?
88 Sistema de Registro y Base de Datos Completa
Manejo de Documentación ¿Se cuenta con un sistema de registro, manejo y búsqueda de en Excel u otro Software
del Proyecto comunicaciones cursadas o generadas en el Proyecto?

¿Se cuenta con un sistema de seguimiento de comunicaciones pendientes

de respuesta?
89 Archivo digital de ¿Se cuenta con una estructura digital para almacenamiento de Estructura digital de
documentos documentos? almacenamiento
¿Todos los documentos se encuentran digitalizados?
Cierre de Obra
90 Recepción de Obras ¿Se tiene claramente establecido los requisitos y plazos para la Recepción
de Obras?
¿Planos post-construcción, Memoria descriptiva valorizada, Declaratoria de
fabrica, Informes varios, etc.?
¿Se tiene claramente establecido los requisitos y plazos para la entrega de
equipos o repuestos al Cliente?
¿Se tiene claramente establecido los requisitos y plazos para la
subsanación de observaciones?
91 Liquidación de Obra ¿Se tiene claramente establecido los requisitos y plazos para la Liquidación
de Obra
 ANEXO N° 8
LOG DE TRANSMITTAL
NOMBRE DEL PROYECTO:
CR: Cód.: IT-AIG-TRM-F2
CLIENTE: Fecha:

INFORMACIÓN GENERAL DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO

CÓDIGO DE FECHA DEL FECHA DE ÁREA INCIDENTE, PROBLEMA,
ARCHIVADOR PRIORIDAD DE PARA Referencia 1 ASUNTO TEMA SUB TEMA TÓPICO CONTENIDO DETALLE 1 ESTADO
SUBMITTAL DOCUMENTO RECEPCIÓN INVOLUCRADA CONTROVERSIA
 Anexo N° 8
Transmittal (TRM)
Nombre del Proyecto: Proyecto Planta de Tratamiento de Aguas
Ácidas
Nombre del Contrato: Proyecto Planta de Tratamiento de Aguas
Código del documento: Ácidas del Tunel Kingmill Registro N°:

IT-AIG-TRM-F1 Código / N° del Contrato: MOB4908 XXXXX-TRM-09-001

1.- Datos generales:

Etapa del Proyecto:

Concepto Pre Factibilidad Factibilidad Ejecución Pre Operación

Ing. Conceptual
Ing. Básica Ing. Básica Ing. Detallada Construcción Puesta en Marcha

2.- Enviado para:

(1) Información (4) Realizar correciones (7) Revisión y devolución (10) Entregar
(2) Revisión (5) Presupuestar (8) Aprobación y devolución (11) Responder
(3) Aprobación (6) Archivar (9) Realizar comentarios (12) Actuar

3.- Relación de documentos:

Código N° Formato
Item Descripción del Documento Rev. Acción
Documento copias Electrónico

4.- Comentarios:

Autorizado por: (La firma deberá ser del representante autorizado) Fecha de Envio:

dd mm aa
Nombre: Cargo: Gerente de Proyecto Firma:

5.- Recepcionado por: 6.- Dictribución:

Transmittal - Archivos
Persona Compañía
Copia Digitales

Firma:

Nombre:

dd mm aa
Fecha:

Formato: Contratista/Ingeniería/Gerencia de Proyectos Hoja: 1 de 1

 ANEXO Nº 9
FORMATO DE CARTA

Av. Nicolás Arriola Nº 740 – La Victoria, Lima – Perú

Telef.: 51.1 211.3500 - Fax: 51.1 224.8665

Carta [CR (4 cifras)]-CAR-[año (2 cifras)]-[correlativo (3 cifras)] [ciudad], [día] de [mes] de [año]

Señores:
XXXXXXX.
Av. XXXXXXX.

Atención: XXXXX YYYYY

Jefe de Supervisión

1.- Obra: XXXX

Referencia: 2.- Referencia 1
3.- Referencia 2

Asunto: XXXXX YYYY

De nuestra mayor consideración:

Por medio de la presente _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

__________________________________________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
________________.

Sin otro particular, quedamos de usted(es)

Atentamente,

------------------------------------------------
XXXXX YYYYYY
Gerente de Proyecto

CC .Adj.
1.- Archivo 1 Carta (8 folios)
2.- Cosapi S.A. 2
3.- 3

IT-AIG-CAR-F1 Rev B.

MACP - Anexo 9 Formato de Carta rev01 Página 1 de 1

 ANEXO N° 9
LOG DE CARTAS ENVIADAS
NOMBRE DEL PROYECTO: Cód.: IT-AIG-CAR-F2
CR: Fecha:
CLIENTE:

INFORMACIÓN GENERAL DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO REQUERIMIENTO DE RESPUESTA

INCIDENTE,
CÓDIGO DE FECHA DEL FECHA DE ÁREA REFERENCIA SUB- TÓPIC DETALLE FECHA FECHA DE CÓDIGO DE
ARHIVADOR PARA ASUNTO TEMA CONTENIDO PROBLEMA, NO SI ESTADO OBSERVACIONES
CARTA DOCUMENTO RECEPCIÓN INVOLUCRADA 1 TEMA O 1 REQUERIDA RECEPCION DOCUMENTO
CONTROVERSIA
 ANEXO N° 9
LOG DE CARTAS RECIBIDAS
NOMBRE DEL PROYECTO: Cód.: IT-AIG-CAR-F3

CR: Fecha:

CLIENTE:

INFORMACIÓN GENERAL DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO REQUERIMIENTO DE RESPUESTA

CÓDIGO DE FECHA DEL FECHA DE INCIDENTE, PROBLEMA, FECHA FECHA DE CÓDIGO DE

ARHIVADOR RECIBIDO DE REFERENCIA 1 ASUNTO TEMA SUB-TEMA TÓPICO CONTENIDO DETALLE 1 NO SI RESPONSABLE ESTADO OBSERVACIONES
CARTA DOCUMENTO RECEPCIÓN CONTROVERSIA REQUERIDA ENVIO DOCUMENTO
 ANEXO Nº 10

CONFIRMACION DE INSTRUCCIÓN VERBAL

Av. Nicolás Arriola Nº 740 – La Victoria, Lima – Perú

Telef.: 51.1 211.3500 - Fax: 51.1 224.8665

Carta [CR (4 cifras)]-CAR-[año (2 cifras)]-[correlativo (3 cifras)] Lima, [día] de [mes] de [año]

Señores:
XXXXXXX.
Av. XXXXXXX.

Atención: XXXXX YYYYY

Jefe de Supervisión
1.- Obra: XXXX
Referencia: 2.- Referencia 1
3.- Referencia 2
Asunto: Solicitud de Ampliación de Plazo N°[correlativo]

De nuestra consideración:
De acuerdo a lo indicado en el Articulo ## “Cambios” del Contrato de Obra y en el Numeral ## de
las Bases de Licitación, les manifestamos que estamos procediendo con la instrucción verbal dada
por vuestro representante [Nombre] el día [Fecha] para [Descripción de instrucción verbal].
Como es de su conocimiento, la instrucción referida implica un cambio en el alcance de trabajo que
puede repercutir en un costo adicional y/o una ampliación de plazo con la finalidad de completar el
trabajo contratado. En tal sentido, estamos evaluando los impactos en costo y/o plazo a
consecuencia de vuestra instrucción verbal.
Finalmente, basado en esta evaluación someteremos para su aprobación una solicitud de
presupuesto adicional o de ampliación de plazo en forma independiente.
Sin otro particular, quedamos de Uds.
Atentamente,

------------------------------------------------
XXXXX YYYYYY
Gerente de Proyecto

CC .Adj.
1.- Archivo Cosapi S.A. 1 Carta
2.- 2
3.- 3

MA-ACP-ADM-F5

MACP - Anexo 10 Confirmación de Instrucción Verbal V01Conocimiento de la Notificación de Garantía Página 1 de

 ANEXO N° 11
LOG DE SUBMITTAL
NOMBRE DEL PROYECTO: Cód.: IT-AIG-SBM-F2
CR: Fecha:
CLIENTE:

INFORMACIÓN GENERAL DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO REQUERIMIENTO DE RESPUESTA IMPACTO EN ALCANCE IMPACTO EN COSTO IMPACTO EN TIEMPO
CÓDIGO DE FECHA DEL FECHA DE ÁREA INCIDENTE, PROBLEMA, FECHA FECHA DE CÓDIGO DE
ARCHIVADOR PRIORIDAD DE PARA Referencia 1 ASUNTO TEMA SUB TEMA TÓPICO CONTENIDO DETALLE 1 ESTADO COMENTARIOS CANTIDAD DESCRIPCIÓN MONTO COMENTARIOS DÍAS COMENTARIOS
SUBMITTAL DOCUMENTO RECEPCIÓN INVOLUCRADA CONTROVERSIA REQUERIDA RESPUESTA DOCUMENTO
 ANEXO N° 11
Submittal (SBM)
Nombre del Proyecto:
Proyecto Planta de Tratamiento de Aguas Ácidas

Nombre del Contrato: Proyecto Planta de Tratamiento de Aguas Ácidas del

Código del documento: Tunel Kingmill Registro N°:

IT-AIG-SBM-F1 Código / N° del Contrato: MOB4908 28830-SBM-09-001

1.- Datos Generales:

Contratista:
Tipo de Submittal: Revisión de materiales
Asunto:
Especificación técnica de referencia:
Documentos de
Plano o sketchs de referencia:
Referencia:
Otros:
Ubicación exacta en dónde se utilizará:

2.- Descripción del Submittal:

Fecha requerida de respuesta (dd/mm/aa): 01/09/2009

Elaborado por: Fecha:

dd

mm

Nombre: Firma: aa
Autorizado por: (La firma deberá ser del representante autorizado) Fecha:

dd

mm

Nombre: Cargo: Gerente de Proyecto Firma: aa

3.- Instrucción o Respuesta:

Código para el Submittal:

Código 1: Proceder con el Trabajo. Código 3: Revisar y reenviar. No proceder con el Trabajo

Código 2: Revisar y reenviar. Proceder con el Trabajo, Código 4: No requiere revisión. Proceder con el
sujeto a incorporación de cambios indicados. Trabajo.
Comentarios / Respuestas técnicas:

Respondido por: Fecha:

dd
mm
Nombre: Cargo: Gerente de Proyecto Firma: aa
Autorizado por (La firma deberá ser del representante autorizado): Fecha:

dd
mm
Nombre: Cargo: Gerente de Proyecto Firma: aa

NOTA: Los Submittals no son documentos de cambio autorizados. Por lo tanto no pueden ser utilizados como notificación de cambio al contrato. Si la respuesta del submittal
tiene un impacto en costo / cronograma, es responsabilidad del Contratista notificar inmediatamente a través de una propuesta de cambio. El trabajo realizado sin autorización será
por cuenta y riesgo del Contratista.

Formato: Contratista/Ingeniería/Gerencia de Proyectos Hoja: 1 de 1

 ANEXO N° 12
LOG DE RFI (REQUEST FOR INFORMATION / REQUERIMIENTO DE INFORMACION)
NOMBRE DEL PROYECTO:
CR: Cód.: IT-AIG-RFI-F4
CLIENTE: Fecha:

INFORMACIÓN GENERAL DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO REQUERIMIENTO DE RESPUESTA IMPACTO EN ALCANCE IMPACTO EN COSTO IMPACTO EN TIEMPO
CÓDIGO FECHA DEL FECHA DE ÁREA INCIDENTE, PROBLEMA, FECHA FECHA DE CÓDIGO DE
ARCHIVADOR PRIORIDAD DE PARA REFERENCIA 1 ASUNTO TEMA SUB TEMA TÓPICO CONTENIDO DETALLE 1 ESTADO COMENTARIOS CANTIDAD DESCRIPCIÓN MONTO COMENTARIOS DÍAS COMENTARIOS
DE RFI DOCUMENTO RECEPCIÓN INVOLUCRADA CONTROVERSIA REQUERIDA RESPUESTA DOCUMENTO
 ANEXO N° 12
Request for information (RFI)
Requerimiento de Información (RDI)

Nombre del Proyecto: Ampliacion de Planta Concentradora

Nombre del Contrato: Proyecto Planta de Tratamiento de Aguas Ácidas del Tunel Kingmill
Código del documento: Registro N°:
IT-AIG-RDI-F1 Código / N° del Contrato: MOB4908 XXXXX-RFI-09-001

1.- Datos Generales: Requerimiento de red-line

Contratista: Si No
Disciplina: Civil Dibujo N°:
Requerimiento de back-charge
ASUNTO:
Si No
Documentos de Referencia:
Planos, sketchs, especificaciones A quién°:
técnicas, contrato principal, otros
Requerimiento de planos Asbuilt

2.- Consulta (incluir detalle de adjuntos): Si No

Impacto en Costo

Si No

Impacto en Tiempo

Si No

Impacto en Alcance

Si No

Impacto en Calidad

Si No

Distribución inicial - Cosapi

Gerencia de Proyecto
Gerencia de Construcción
Oficina Técnica
Fecha requerida de respuesta (dd/mm/aa): 01/09/2009 QA/QC
File Original
Elaborado por: Fecha: Originador

dd
Distrib. Secundaria - Cosapi
mm
Nombre: Firma: aa
Autorizado por (La firma deberá ser del representante autorizado): Fecha:

dd
mm
Nombre: Cargo: Gerente de Proyecto Firma: aa

3.- Instrucción o respuesta de información:

Distrib. Sub-Constratista

Fecha de

Recepción

Firma:

Nombre:

Revisión del Constratista

¿La información solicitada es

satisfactoria?

Respondido por: Fecha: Si

dd No

mm Comentarios:

Nombre: Cargo: Firma: aa

Autorizado por (La firma deberá ser del representante autorizado): Fecha:

dd
mm
Nombre: Cargo: Firma: aa

Formato: Contratista Hoja: 1 de 1

 ANEXO N° 13
Acta de Reunión del Proyecto
Nombre del Proyecto:

Nombre del Contrato:

Código del documento: Registro N°:

FG-AIG-ARP-F1 Código / N° del Contrato: XXXXX-ARP-XXXXXX-001

1.- Periodicidad de la reunión:

Diaria Semanal Quincenal Mensual Otros__________

2.- Detalles de la reunión:

Fecha: Hora de Inicio: Hora de Término:

Lugar: Partes de la Reunión:

Tipo:

3.- Participantes de la reunión:

N° Nombre Compañía Cargo Firma

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

4.- Agenda:
N° Ítem:

1 Seguridad & Medio Ambiente

2 Calidad (QA/QC)

3 Cronograma y Avance

4 Ingeniería

5 Construcción

6 Contrato

7 Otros temas

10

Formato: Contratista / Sub Contratista del Proyecto Hoja: 1 de 2

 ANEXO N° 13
Acta de Reunión del Proyecto
Nombre del Proyecto:

Nombre del Contrato:

Código del documento: Registro N°:

FG-AIG-ARP-F1 Código / N° del Contrato: XXXXX-ARP-XXXXXX-001

5.- Acuerdos de la reunión / acciones:

Acción
N° Acuerdos
Quién Cuándo Estado
1.0 Seguridad & Medio Ambiente

1.1

1.2

1.3

2.0 Calidad (QA/QC)

2.1

2.2

2.3

3.0 Cronograma y Avance

3.1

3.2

3.3

4.0 Ingeniería

4.1

4.2

4.3

5.0 Construcción

5.1

5.2

5.3

6.0 Contrato

6.1

6.2

6.3

7.0 Otros temas

7.1

7.2

7.3

Redactado por: Fecha:

dd
Nombre: Cargo: Jefe de Oficina Técnica Firma: mm
aa
Revisado por: Fecha:
dd
Nombre: Cargo: Jefe de Obra Firma: mm
aa
Aprobado por -(Cliente)-: Fecha:
dd
Nombre: Cargo: Gerente de Proyecto Firma: mm
aa
Aprobado por COSAPI S.A.: Fecha:
dd
Nombre: Cargo: Gerente de Proyecto Firma: mm
aa

Formato: Contratista / Sub Contratista del Proyecto Hoja: 2 de 2

Manual de Administración del Contrato Principal

ANEXO Nº 14:

PROCEDIMIENTO DE ASUNTOS PENDIENTES (ISSUES)

1. OBJETIVO:

Este procedimiento se emplea como un método para identificar, realizar el seguimiento de

costos, y monitorear el avance de una actividad, evento, condición o situación, que pueda
tener un impacto para Cosapi, pero que aún no cuenta con una forma de pago aprobada
por el Cliente.

2. ALCANCE:

Este procedimiento se utiliza específicamente para:

 Cambios en planos, revisiones a una especificación o requerimiento de cambios en el

alcance sin una orden de cambio (por ejemplo, mediante comentarios a través de
submittals o transmittals).
 Interferencias en campo.
 Entrega tardía de equipos o servicios a cargo del Cliente.
 Cambios imprevistos en los equipos o servicios a cargo del Cliente.
 Criterios o estándares de inspección excesivos con respecto a lo requerido en el
contrato.
 Otros cambios constructivos (es decir, cambios “informalmente” ordenados o causados
por el Cliente).
 Cambios en las condiciones del sitio.
 Retrasos por motivos climatológicos.
 Otras demoras en el Proyecto.

Adicionalmente, este procedimiento se puede emplear para:

 Realizar el seguimiento de los costos asociados a la preparación de una propuesta o

cotización solicitada por el Cliente. Esto garantizará la identificación y registro de todos
los costos correspondientes a una determinada orden de cambio, en caso se acepte la
propuesta de Cosapi; y proporcionará información sobre la tendencia de los costos
asociados con la preparación de las propuestas que no fueron aprobadas.

 Realizar el seguimiento de por lo menos los costos directos de mano de obra,

materiales y equipos asociados con asuntos que pueden ser o no de responsabilidad
del Cliente.

 Realizar el seguimiento de impactos de costos o tiempo asociados a un descuento al

contratista (backcharge), o por un problema cuya responsabilidad corresponde a
Cosapi pero que aún no se ha proyectado ni generado una cuenta de costo.

3. DEFINICIÓN DE TERMINOS:

3.1. Asunto Pendiente (AP): actividad, evento, condición o situación, que puede tener un
impacto para Cosapi, pero que aún no cuenta con una forma de pago aprobado por el
Cliente.

Los APs son utilizados para:

o Emitir una notificación inmediata al Cliente.

o Proporcionar un medio para realizar un seguimiento inmediato a los impactos.
o Proporcionar un código de identificación adecuado como referencia y para
propósitos de seguimiento.

1
Manual de Administración del Contrato Principal

3.2. Cuenta de Costos para Órdenes de Cambio: registro de costos asociados a la

ejecución de una orden de cambio aprobada por el Cliente. No hay necesidad de
utilizar un Registro de Asuntos Pendientes (Issues), ya que los costos asociados a
estas acciones son registradas respecto a la orden de cambio.

3.3. Cuenta de Costos para Asuntos Pendientes (Issues): Fase ó Sub-Fase creada para
realizar el seguimiento del impacto potencial (en términos de costo) del Asunto
Pendiente.

3.4. Registro de Asuntos Pendientes (Issues): Véase Anexo N° 15 del MACP. Se utiliza
para identificar, evaluar, realizar seguimiento y controlar la implementación de los
Asuntos Pendientes (Issues).

4. RESPONSABILIDADES:

Nota: Las siguientes asignaciones de responsabilidad podrían variar de proyecto a

proyecto, dependiendo de la organización del mismo. Aunque los cargos pueden cambiar,
todas las responsabilidades necesitan ser asignadas para asegurar que la metodología de
Asuntos Pendientes (Issues) sea efectiva.

4.1. Gerente del Proyecto o Residente de Obra (GP/RO): es responsable de garantizar el

cumplimiento de este procedimiento y tiene responsabilidad específica en la
aprobación final al cierre de los Asuntos Pendientes (Issues). Del mismo modo, tiene
la responsabilidad de explicar el sistema de Asuntos Pendientes (Issues) (AP) al
Cliente o su representante, de modo que se comprendan los objetivos y funciones de
la metodología desde el principio del Proyecto.

4.2. Administrador del Contrato Principal (ACP) (o quien éste designe): es responsable de
la implementación de este procedimiento. Tiene responsabilidad específica en:

o Registrar el Asunto Pendiente.

o Revisar los aspectos contractuales de todos los APs antes de su notificación.
o Notificar a las partes involucradas en otras áreas sobre la naturaleza y magnitud de
la AP, de modo que todas las partes involucradas puedan proporcionar información
con respecto al impacto de costo y tiempo.
o Coordinar la preparación de cualquier propuesta requerida.
o Negociar la resolución contractual de los APs.
o Administrar el Registro de APs.
o Mantener los archivos sustentatorios de los APs.

El ACP es también responsable de todas las interacciones con los subcontratistas

relacionados con los APs que afecten a un subcontrato o son originados por estos.

4.3. Jefe de Construcción (o quien éste designe): es responsable de la identificación de

actividades, eventos, condiciones o situaciones descubiertas por el personal de campo
que pudieran tener implicancias en el costo o en el plazo de ejecución del Proyecto. El
Jefe de Construcción también es responsable de garantizar que el personal de
supervisión de campo codifique diariamente, de manera apropiada, el tiempo y los
equipos considerados en el sustento diario de los APs correspondientes.

4.4. Jefe de Oficina Técnica (o quien éste designe): es responsable de la identificación de

cambios, interpretaciones, rechazos, instrucciones recibidas en respuesta a la
presentación de documentos técnicos (incluyendo planos, especificaciones, submittals
de Cosapi o de proveedores, requerimientos de información (RFIs), reportes de
inspecciones, reportes de no conformidades, estudios topográficos, reportes de
pruebas, levantamiento de observaciones, etc.) El Jefe de Oficina Técnica también es
responsable de garantizar que su personal codifique diariamente, de manera
apropiada, el tiempo y los equipos considerados en el sustento diario de los APs
correspondientes.

2
Manual de Administración del Contrato Principal

4.5. Ingeniero de Planeamiento/Costos (o quien éste designe): es responsable de

establecer el sistema para el seguimiento de los impactos de los APs en cuanto a
plazo/costo. Los costos incurridos en todas las disciplinas deben ser obtenidos
diariamente y se ingresarán a la base de datos del costo para mantener un registro
actualizado.

4.6. Jefe de Control del Proyecto: también es responsable de la preparación de los

sustentos de tiempo y costo de cualquier propuesta relacionada a un Asunto
Pendiente. El Jefe de Control del Proyecto también es responsable de proveer
información, mediante un programa de tendencias u otra herramienta de pronóstico, al
Gerente del Proyecto para tener una proyección de los costos totales de los APs; y de
la actualización, al menos mensual, del cronograma que identifica y hace un
seguimiento a los impactos de los APs.

4.7. Iniciador del Asunto Pendiente (INI): es la persona que identifica la necesidad de un
AP. El iniciador es responsable de la preparación de la notificación del AP al Cliente
(notificación de cambio, notificación de retraso, notificación de condiciones pre-
existentes, etc.), para su coordinación con el ACP. Asimismo, la responsabilidad del
iniciador también incluye monitorear el estado de los APs e informar al Gerente del
Proyecto y al ACP cuando un AP esté listo para su cierre.

Si el AP afecta el trabajo en curso o si se requiere una respuesta inmediata, el

iniciador es el responsable de informar a las disciplinas involucradas y agilizar la
emisión de la carta de notificación del AP, con el fin de minimizar el impacto de la obra
e informar al Cliente tan pronto como resulte conveniente.

5. PROCEDIMIENTO:

5.1 Al identificarse una actividad, evento, condición o situación, que pudiera significar un
impacto para Cosapi, el iniciador del AP comunicará al ACP para la creación de una
cuenta de costos de AP y su registro en el formato del Anexo N° 15 del Manual de la
Administración del Contrato Principal.

5.2 Si el AP involucra al Cliente, el iniciador escribirá la carta de notificación respectiva

para luego obtener la verificación y aprobación del ACP, además del:

o Jefe de Construcción para las APs de construcción o,

o Jefe de Oficina Técnica para los APs relacionados con el diseño / asuntos
técnicos.

La carta de notificación de AP se transmite posteriormente al Gerente de Proyecto

para su firma.

Comentario: El ACP, el Jefe de Obra y el Jefe de Oficina Técnica del Proyecto tienen la
responsabilidad de revisar la notificación del AP para garantizar el suficiente fundamento
contractual que justifique, objetiva y técnicamente su emisión. Con ello, no se intenta evitar el
envío de la notificación del GP cuando la consecuencia es incierta. Es suficiente que la posición
sea razonable. Lo que se busca es minimizar la emisión de APs sin fundamento que pudieran
menguar la credibilidad de Cosapi.

5.3 El Gerente del Proyecto, después de revisar el AP, autorizará la ejecución de uno o
más de las siguientes acciones:

o Emitir la carta de notificación del AP (notificación de cambio, notificación de

retraso, notificación de condiciones preexistentes).
o Continuar la obra sin incorporar el cambio.
o Continuar la obra incorporando el cambio.
o Detener el trabajo.
o Anular el AP.

3
Manual de Administración del Contrato Principal

Comentario: Si se envía la carta de notificación del AP, se deberá identificar la manera como el
AP afecta la capacidad de Cosapi en realizar los trabajos e informar el requerimiento de una
respuesta en un margen de tiempo para evitar/minimizar el impacto. De ser conveniente, la carta
puede dar a conocer la evaluación de Cosapi para la acción necesaria y, a falta de una respuesta
en la fecha designada, la acción que será tomada.
No se realizará ningún trabajo que sea considerado un cambio al alcance original sin
una instrucción específica del Gerente del Proyecto.

5.4 En caso se produzcan impactos en tiempo y costo antes de enviar la notificación del
AP, estos se identificarán y almacenarán en una cuenta de costos de AP. En la
medida de lo posible y sin retrasar su emisión, la carta de notificación debe indicar
los impactos en tiempo y costo producidos, estimándose un monto por cada uno. Los
costos en curso deberán identificarse tal como se indica en la Sección
“Responsabilidades”. El Jefe de Control del Proyecto mantendrá los registros
originales diarios de jornales, materiales y equipos utilizados, y las copias de los
mismos serán remitidas diariamente al Cliente para su revisión/aprobación.

Comentario: Incluso si el Cliente rechaza firmar los registros diarios, estos deberían entregarse
de todos modos. Estos registros representan una forma de notificación, en ellos se mantiene
informado al Cliente sobre los costos del GP en curso y proporciona una oportunidad para
redirigir las actividades de Cosapi, si se decidiera. Se emitirá una copia de las jornadas diarias y
otros registros al ACP para su almacenamiento en los archivos de AP.

5.5 En general, es preferible establecer los APs sobre un sistema de precios (precios
unitarios o a suma alzada), salvo que el trabajo afectado por el AP se realice sobre
un sistema de precios a costo reembolsable o si la ejecución del AP se encuentra en
curso y la única forma oportuna de control es mediante costos reembolsables. Definir
precios unitarios o suma alzada no alterará la necesidad de mantener diariamente los
registros de costos. Estos costos serán importantes como sustento para la resolución
del AP mediante negociación o ante un reclamo, en caso de disputa.

Comentario: La preparación de la propuesta representa un esfuerzo conjunto. El ACP es

responsable de la coordinación de la propuesta y buscará la información necesaria del Jefe de
Obra y/o del Jefe de Oficina Técnica para la definición del alcance y del Jefe de Control del
Proyecto para ajustes en el cronograma y costo.

5.6 El Registro de Asuntos Pendientes (Issues) se revisará cada semana con el Cliente.

Comentario: El cierre oportuno de APs es importante, porque la memoria es muy frágil, se

desvanece con el tiempo y es raro que el registro escrito refleje todos los factores pertinentes. Es
mejor estimar el impacto tan pronto como sea posible después de la identificación del AP. Los
temas sin resolver afectan adversamente las relaciones con el Cliente y distraen la atención de la
gerencia. No se trata de guardar el Registro de Asuntos Pendientes (Issues) para una etapa de
reclamos al final del proyecto.

5.7 Un Asunto Pendiente se da por cerrado, si se cumple una o más de las siguientes
condiciones:

o Haberse determinado que el AP no tiene un impacto al Proyecto.

o Emisión de una orden de cambio que resuelva satisfactoriamente los impactos
al Proyecto.
o Resolución de un Backcharge (costo a cuenta de un subcontratista o
proveedor).
o Resolución mediante negociación, contándose con la aprobación del Gerente
de Proyecto.

4
Manual de Administración del Contrato Principal

5.8 Cuando un AP se ha convertido en una enmienda o cualquier otra forma de medio de

pago aprobado por el Cliente o cuando se ha resuelto un AP con backcharge, el
iniciador tiene la responsabilidad de comunicar al ACP que el AP está listo para ser
cerrado. El ACP obtendrá la aprobación del Gerente del Proyecto y luego cerrará el
AP, notificando a todos los responsables de cada área sobre la disposición.

Comentario: El Jefe de Control del Proyecto transferirá los costos de la cuenta de GP a la cuenta
apropiada de costos y, si el GP conlleva un cambio en el cronograma aprobado por el Cliente, se
deberá ajustar el cronograma contractual y remitir el cronograma modificado al Cliente.

5
 Anexo N° 15
Registro de Asuntos Pendientes (Issues)
Código:
MA-ACP-ADM-F6
PROYECTO: FECHA / REVISION N°:
CR: PREPARADO POR:
CLIENTE: REVISADO POR:

SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL CAMBIO

IDENTIFICACION EVALUACION (*) IMPLEMENTACION SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL RECLAMO
RESPONSABLE RESPONSABLE ESTIMADO RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN EJECUCION DEL CAMBIO CARTA / IMPACTO
CUENTA NOTIFICACION NOTIFICACION
RESPONSABLE RESPONSABLE FECHA RESOLUCION ACCIONES A ORDEN DE
DE TITULO DESCRIPCION SUSTENTO CONTRACTUAL COSTO (US$) PLAZO FECHA REVISION DESCRIPCIÓN DE ESTADO
ÁREA PERSONA ÁREA PERSONA MEDIOS ESTIM. TOMAR COSTO (US$) PLAZO CAMBIO
COSTO FECHA CARTA SIN IGV (DIAS) TÉRMINO LA INFORMACIÓN ÁREA PERSONA ÁREA PERSONA FECHA CARTA NUMERO FECHA
TÉRMINO SIN IGV (DIAS)
Oficina Planos para Oficina
SLEEPER WAY: Si existe - 1-jun-09 Densidad de acero -
Técnica Construcción Técnica
información faltante respecto a
Cosapi viene ejecutando
Sleeper los Sleepers considerar una Profundidad de
excavaciones con profundidades Oficina Protocolos
1 Way profundidad de excavación de 1.2 - 06/08/2008 2866.08/30 716,014 - 9 excavación de Calidad - Producción - 15-jun-09
mayores a 1.2 m, y densidades de Técnica de calidad
m y una densidad de acero por Control de fundación
acero de 180 kg/m3 y 175 kg/m3. - 30-jun-09
metro cúbico de concreto de 125 Proyectos
kg/m3 (ver respuesta a consultas) Reducción de Reportes de Control de
-
rendimientos campo Proyectos
Las áreas para colocar pavimento
PAVIMENTOS: las juntas
aprobadas por CBI son menores a
deberán ser diseñadas por el
Pavimentos los 12 m x 12 m considerados en la Control de Control de Reducción de Reportes de Control de
2 subcontratista con un - 04/09/2008 2866.08/40 - 151,964 - 15-ene-10 1 - Producción 10-dic-09
oferta y su ejecución requiere mayor Proyectos Proyectos rendimientos campo Proyectos
espaciamiento máximo de 12 m
cantidad de juntas y su sello
(ver respuesta a consultas)
correspondiente.
CANALES: las dimensiones de
los canales alrededor de los Oficina Planos para Oficina
- 15-ago-09 Densidad de acero -
Con plano 157883-000-CV-GA-3101- tanques deben tener 1 m de Técnica construcción Técnica
01 Rev.2 el cliente modifica ancho x 0.6 m de profundidad. Control de
3 Canales Además, para la elaboración de - 04/11/2008 2866.08/90 593,216 - 6 Producción - 30-ago-09
drásticamente de dimensiones de Proyectos
precios unitarios de los canales Reducción de
los canales presupuestados.
alrededor de los tanques Control de rendimientos y Reportes de Control de
- 15-sep-09 -
considerar una densidad de acero Proyectos secuencias campo Proyectos
de 125 Kg/m3. constructivas
Las excavaciones y rellenos de EXCAVACIÓN Y RELLENO DE
zanjas ejecutados en campo son ZANJAS: según condiciones
Excavación mayores a 1.2 m de profundidad; contractuales para elaborar el
Control de Profundidades de Protocolos Área de
4 y Relleno por instrucciones de CBI y razones precio contractual se debe Calidad - 10/01/2009 2866.09/120 - 305,732 - 30-ago-09 3 - Producción - 15-ago-09
Proyectos excavación de calidad Calidad
de Zanjas de seguridad, se hacen banquetas considerar una profundidad de
no previstas en los precios unitarios excavación promedio de 1.2 m
presupuestados. (ver respuesta a consultas)
 Anexo N° 16
Interacción de la Gestión de Cambios y Adm. de Contratos
Vista 2 de 3

Cronograma EVALUACION
316 EVALUACION
Alcance Análisis de cambio

Preparación de
Presupuesto Estimado Sustentos Técnicos,

Sustentos
Plan de Ejecución Contractuales:
cartas del Cliente,
expresión verbal del
Términos y
Cliente, acuerdos,
condiciones otros
comerciales
320
Elaboración del 328 342
Corrección de la 334 Si Aprobación formal
Expediente de ¿El Cliente
Reclamo Solicitud de de la Orden de
Cambio acepta el Cambio
cambio?

338 No
¿Iniciar / continuar
322 No
de negociaciones
Verificar las avanzadas?
Si reservas de Si
346
contingencia ¿Proceder
con el
No terminado cambio?
No 318 336
¿Es posible Preparar Si
No negociaciones
Acción estimar o 340
calcular Terminado avanzadas No
332 Decidir por
impactos? 330 demanda, vía
Presentar
324 Gerente Proyecto: legal, arbitraje 348
Cliente y/o
Comunicar al Cliente: Revisión interna Notificar al
Supervisión la
sustentos se remitirán de Solicitud de Cliente
Solicitud de
tan pronto sean Cambio
Cambio
Si estimados o calculados
384
Fin del
Programa de
Administración
del Cambio

326 314 344

Actualizar el Registro de Actualizar el Registro de Actualizar el Registro de
Formatos, Notificación de Cambios Asuntos Pendientes Ordenes de Cambio
Herramientas
 Anexo N° 16
Interacción de la Gestión de Cambios y Adm. de Contratos
Vista 3 de 3

Cronograma 380
Actualizar la Línea Base
Alcance
Es decir:
actualizar el presupuesto y
Presupuesto Estimado cronograma incluyendo
sus proyecciones,
alcance, plan de ejecución
Plan de Ejecución y/o términos o condiciones
contractuales
Términos y IMPLEMENTAR
condiciones
comerciales
352
Implementar / 368
continuar SEGUIMIENTO Y CONTROL hacia 311
implem.
cambio
360
aprobado
Reportar a Cosapi, Cliente /
Supervisión resultados de la No
ejecución del cambio

350 354 370

Implementar / 362 Si
Notificar al ¿Se aprueban
continuar Reunir los reclamos?
cliente
implem. reclamos /
cambio bajo arbitrajes
reclamo 364
Acción ¿Es necesario
presentar
expediente de
reclamo nuevo/ 384
adiconal? 372 Fin del
356 No Registrar las Programa de
Hacia Lecciones Administración
311 Aprendidas del Cambio

Si

358
Implementar 366
cambio con Reportar a Cosapi,
Cliente / Supervisión
pendiente:
resultados de la
ACTUALIZACION DE
presentación BASE DE DATOS
sustentos ejecución del cambio

374 376 378 382

Identificar nuevos Actualizar base de Actualizar el Actualizar información
326 factores y elementos datos de Lecciones Registro de Ordenes en Documentación
Actualizar el Registro de de riesgos Aprendidas de Cambio Contractual
Formatos, Notificación de Cambios
Herramientas
 ANEXO N° 17
LOG DE NOTIFICACIONES DE CAMBIO
Código:
MA-ACP-ADM-F7.1
PROYECTO: FECHA / REVISION N°:
CR: PREPARADO POR:
CLIENTE: REVISADO POR:

Número de Subcontratos / Número de Fecha de Número de Fecha de la

Fecha de Número de Valor de la
Notificación Estado * Fecha Órdenes de Compra Descripción Notas Carta de la Carta de la Respuesta Carta del
Recepción Propuesta Propuesta
de Cambio afectados Propuesta Propuesta del Cliente Cliente

* Leyenda: A= Aprobado R= Rechazado C= Cancelado P= Pendiente

 ANEXO N° 17
LOG DE ORDENES DE CAMBIO
Código:
Nombre del Proyecto: MA-ACP-ADM-F7.2
Número de Trabajo
Cliente:

Número de Número de Referencia Número de Fecha de Reclamo en el Aprobación del

Número de Número de Reclamo de Costo Aprobación del Costo
Órden de Tema Descripción Adicional de Carta del Carta del Estado * Cronograma Cronograma
Revisión Tendencia Impacto (miles $) Impacto (miles $)
Cambio Pendiente Aclaración Cliente Cliente Impacto (semanas) Impacto (semanas)

Valor original del contrato

Ordenes de Cambio Aprobadas
Ordenes de Cambio Pendientes
Total

* Leyenda: A= Aprobado R= Rechazado C= Cancelado P= Pendiente

 ANEXO N° 18
REPORTE DIARIO
Código:
MA-ACP-ADM-F8
CONTRATISTA: CLIENTE: REPORTE N°: FECHA:

NOMBRE DEL CONTRATO: CONTRATO N°: UBICACIÓN:

TURNO: HORAS TRABAJADAS: CLIMA:

DESDE: HASTA:

JEFE DE GRUPO TOTAL

MANO DE OBRA OPERADOR OPERARIO OFICIAL AYUDANTE EQUIPO MAYOR UTILIZADO DETENIDO CANTIDAD
/ TOPOGRAFO PERSONAL

PERSONAL DIRECTO EQUIPO DIRECTO

TOTAL PERSONAL DIRECTO -

PERSONAL INDIRECTO EQUIPO INDIRECTO

TOTAL PERSONAL INDIRECTO: -

DESCRIPCION DEL TRABAJO REALIZADO:

ACLARACIONES DEL CONTRATISTA (Retrasos, interrupciones, desviaciones, actividades por trabajo extra, ocurrencias inusuales, eventos relevantes al trabajo de hoy):

ACLARACIONES DEL CLIENTE:

RESPONSABLE DEL CONTRATISTA: FIRMA: RESPONSABLE DEL CLIENTE: FIRMA:

 ANEXO Nº 19
NOTIFICACIÓN DE CAMBIO CONSTRUCTIVO

Av. Nicolás Arriola Nº 740 – La Victoria, Lima – Perú

Telef.: 51.1 211.3500 - Fax: 51.1 224.8665

Carta 28880-CAR-09-001 Lima, 07 de Abril de 2009

Señores:
XXXXXXX.
Av. XXXXXXX.

Atención: XXXXX YYYYY

Jefe de Supervisión
1.- Obra: XXXX
Referencia: 2.- Referencia 1
3.- Referencia 2
Asunto: Notificación de Identificación del Cambio Constructivo

De nuestra mayor consideración:

Por medio de la presente, le informamos que creemos que los siguientes puntos podrían constituir un
cambio en el contrato de la referencia:

[Insertar texto]

Tan pronto como podamos reunir información, se la alcanzaremos incluyendo nuestro estimado sobre
cualquier trabajo adicional que sea requerido.

Reservamos nuestro derecho de petición de tiempo adicional y compensación generada por las causas
descritas líneas arriba.

Sin otro particular, quedamos de usted(es)

Atentamente,

------------------------------------------------
XXXXX YYYYYY
Gerente de Proyecto

CC .Adj.
1.- Archivo 1 Carta (8 folios)
2.- Cosapi S.A. 2
3.- 3

MA-ACP-ADM-F9

MACP - Anexo 19 Formato de Notificación de Cambio ConstructivoV01 Página 1 de 1

 ANEXO Nº 20
CAMBIOS NO IDENTIFICADOS EN PLANOS

La carta mostrada en la siguiente página podría ser utilizada la primera vez que Cosapi reciba un plano que
muestre un trabajo no mostrado en los planos del contrato original y que el cliente / arquitecto/ ingeniero no
especifica con una nota especial en el plano (a través de una nota o nube alrededor del plano) o una carta
adjunta.

Una letra en esta forma se podía enviar una vez, la primera vez que ocurra y no necesariamente podría
repetirse a lo largo del proyecto. Tiene el beneficio de poner en aviso al cliente, preservar los derechos de
Cosapi y evitar la necesidad de enviar numerosas cartas individuales para cada caso específico.

MA-ACP-ADM-F10

MACP - Anexo 20 Formato de Cambios Identificados en Planos V01 Página 1 de 2

 ANEXO Nº 20
CAMBIOS NO IDENTIFICADOS EN PLANOS

Av. Nicolás Arriola Nº 740 – La Victoria, Lima – Perú

Telef.: 51.1 211.3500 - Fax: 51.1 224.8665

Carta 28880-CAR-09-001 Lima, 07 de Abril de 2009

Señores:
XXXXXXX.
Av. XXXXXXX.

Atención: XXXXX YYYYY

Jefe de Supervisión
1.- Obra: XXXX
Referencia: 2.- Referencia 1
3.- Referencia 2
Asunto: Cambios no Identificados en Planos

De nuestra mayor consideración:

A la fecha [fecha] hemos recibido (Rev. X to N° _________). Este plano es aparentemente distinto a los
planos originales del contrato, y reservamos nuestro derecho a tiempo adicional y compensación las cuales
serán requeridas como resultado de este cambio.

Aún más importante, no hemos recibido ninguna indicación que cambios han sido realizados, ni en el plano
ni con algún transmittal adjunto al plano. Cuando ustedes no nos informaron sobre la naturaleza y extensión
del cambio realizado al trabajo sobre el cual fue basado nuestro precio, nosotros no podemos ser
responsables de la rápida y oportuna notificación. Nuestro precio contractual por este trabajo no incluye
personal adicional que revise los planos buscando por cambios no remarcados.

Nosotros realizaremos cualquier esfuerzo de hacerle saber cuando un cambio significante es notado, pero
en muchos casos esto no será hecho después de terminar el trabajo. Ustedes podrían ayudarnos en evitar
estas situaciones proporcionarnos claras notificaciones en los planos o por documentación separada.

Por favor, tomen esta carta como notificación para el plano anteriormente mencionado y para futuros
asuntos de planos venideros. Nosotros reservamos nuestros derechos de requerir tiempo adicional y
compensación generada por estos cambios cuando el impacto sea conocido.

Nosotros confiamos en cumplir con su aprobación:

Sin otro particular, quedamos de usted(es)

Atentamente,

------------------------------------------------
XXXXX YYYYYY
Gerente de Proyecto

CC .Adj.
1.- Archivo 1 Carta (8 folios)
2.- Cosapi S.A. 2
3.- 3

MA-ACP-ADM-F10

MACP - Anexo 20 Formato de Cambios Identificados en Planos V01 Página 2 de 2

 ANEXO Nº 21
FORMATO DE NOTIFICACIÓN DE OCUPACIÓN O ENTREGA
PARCIAL DE LA OBRA

Av. Nicolás Arriola Nº 740 – La Victoria, Lima – Perú

Telef.: 51.1 211.3500 - Fax: 51.1 224.8665

Carta XXXX0-CAR-10-001 Lima, XX de XXX de 2010

Señores:
XXXXXXX.
Av. XXXXXXX.

Atención: XXXXX YYYYY

Jefe de Supervisión
1.- Obra: XXXX
Referencia: 2.- Referencia 1
3.- Referencia 2
Asunto: Notificación de Ocupación / Entrega Parcial de Obra

De nuestra mayor consideración:

A la fecha (fecha), Usted notificó a Cosapi que tomará Ocupación / Entrega Parcial de aquellas porciones
de la Obra descritas en el adjunto A en concordancia con el artículo (número) del contrato. La fecha
especificada para la ocupación beneficiosa se inicia el día (fecha).
Basados en las inspecciones conjuntas del área realizadas el día (fecha), el trabajo mostrado en el adjunto
B remanente a ser completado se detalla a continuación:

(Detalle)

Haciendo efectiva la Ocupación / Entrega Parcial de la Obra, Cosapi será liberada de responsabilidad por
cualquier daño que podría ocurrir como resultado de la ocupación, uso y mantenimiento de las instalaciones
o sistemas en el área liberada.
Cosapi le notificará y enviará un requerimiento de compensación o tiempo adicional si la Ocupación afecta
el desarrollo de los trabajos listados en el adjunto B.
En concordancia con el artículo del contrato (número), la garantía por el área y/o instalación incluido en
adjunto A comenzará en la fecha de la Ocupación / Entrega Parcial de la Obra.

Sin otro particular, quedamos de usted(es)

Atentamente,

------------------------------------------------
XXXXX YYYYYY
Gerente de Proyecto

CC .Adj.
1.- Archivo 1 Carta (8 folios)
2.- Cosapi S.A. 2
3.- 3

MA-ACP-ADM-F11

MACP - Anexo 21 Formato de Notificación de Ocupación o Entrega Parcial de Obra V01 Página 1 de 1
 ANEXO N° 22
FASES DE LA OCUPACIÓN O ENTREGA PARCIAL DE LA OBRA

RESPONSABLE DE
ACCIONES
EJECUTAR LA ACCION

Prepara la Notificar el asunto

notificación al al Cliente
Inspección del área Cliente de
COSAPI para identificar: Ocupación / Presentar
- Trabajo incompleto. Entrega cronograma de
- Deficiencias. Parcial de la terminación de
Obra la construcción. Re-
inspeccionar
cuando el
Decisión de Ocupar / Recibir trabajo
Parcialmente la Obra termine.
Preparar lista de
pendientes sobre Implementar el
Definir: trabajo incompleto y/o mantenimiento
CLIENTE - Área a solicitar. correcciones. en el área o
- Fecha de ocupación / recepción. instalación
- Responsable del mantenimiento: liberada
» Sistemas
» Instalaciones / áreas
 ANEXO Nº 23
NOTIFICACION DE GARANTIA

Av. Nicolás Arriola Nº 740 – La Victoria, Lima – Perú

Telef.: 51.1 211.3500 - Fax: 51.1 224.8665

Carta 28880-CAR-09-001 Lima, 07 de Abril de 2009

Señores:
XXXXXXX.
Av. XXXXXXX.

Atención: XXXXX YYYYY

Jefe de Supervisión
1.- Obra: XXXX
Referencia: 2.- Referencia 1
3.- Referencia 2
Asunto: Notificación de Garantía

SISTEMA: SUB SISTEMA: COMPONENTE:

FECHA DE FALLO: Ubicación de Partes en Orden:

Si No

Fecha:
DESCRIPCION DE LA FALLA:
(Describir la naturaleza del defecto en diseño, materiales, equipamiento y/o ejecución del personal.
Proporcione el sistema y datos de los componentes, según aplique).

Supervisor de Mantenimiento:

Garantía N°: Gerente de Proyecto:

CC .Adj.
1.- Archivo 1 Carta (8 folios)
2.- Cosapi S.A. 2
3.- 3

MA-ACP-ADM-F12

MACP - Anexo 23 Notificación de Garantía V01 Página 1 de 1

 ANEXO Nº 23
NOTIFICACION DE GARANTIA

Av. Nicolás Arriola Nº 740 – La Victoria, Lima – Perú

Telef.: 51.1 211.3500 - Fax: 51.1 224.8665

Carta 28880-CAR-09-001 Lima, 07 de Abril de 2009

Señores:
XXXXXXX.
Av. XXXXXXX.

Atención: XXXXX YYYYY

Jefe de Supervisión
1.- Obra: XXXX
Referencia: 2.- Referencia 1
3.- Referencia 2
Asunto: Notificación de Garantía

SISTEMA: SUB SISTEMA: COMPONENTE:

FECHA DE FALLO: Ubicación de Partes en Orden:

Si No

Fecha:
DESCRIPCION DE LA FALLA:
(Describir la naturaleza del defecto en diseño, materiales, equipamiento y/o ejecución del personal.
Proporcione el sistema y datos de los componentes, según aplique).

Supervisor de Mantenimiento:

Garantía N°: Gerente de Proyecto:

CC .Adj.
1.- Archivo 1 Carta (8 folios)
2.- Cosapi S.A. 2
3.- 3

MA-ACP-ADM-F12

MACP - Anexo 23 Notificación de Garantía V01 Página 1 de 1

 ANEXO N° 24
LOG DE RECLAMOS DE GARANTIAS
Código:
Nombre del Proyecto: MA-ACP-ADM-F13
CR.
Cliente:

Fecha de Reclamo de Garantía Responder Fabricante Estado del Reclamo de Garantía Fabricante
Registro Item Descripción al Cliente Notificación Respuesta Abierto Cerrado En disputa Afectado Comentarios
 ANEXO Nº 25
CONOCIMIENTO DE LA NOTIFICACION DE GARANTIA

Av. Nicolás Arriola Nº 740 – La Victoria, Lima – Perú

Telef.: 51.1 211.3500 - Fax: 51.1 224.8665

Carta [CR (4 cifras)]-CAR-[año (2 cifras)]-[correlativo (3 cifras)] [ciudad], [día] de [mes] de [año]

Señores:
XXXXXXX.
Av. XXXXXXX.

Atención: XXXXX YYYYY

Jefe de Supervisión
1.- Obra: XXXX
Referencia: 2.- Referencia 1
3.- Referencia 2
Asunto: Conocimiento de la Notificación de Garantía

De nuestra mayor consideración:

Cosapi reconoce la recepción del reclamo de garantía número [insertar número]. Cosapi ha revisado los
detalles y ha transmitido el reclamo de garantía al proveedor para su evaluación e inmediata respuesta.

Si usted tuviera cualquier pregunta, por favor contactarse con [Administrador de Garantía] al [número
telefónico].

Sin otro particular, quedamos de usted(es)

Atentamente,

------------------------------------------------
XXXXX YYYYYY
Administrador de Garantía

CC .Adj.
1.- Archivo 1 Carta (8 folios)
2.- Cosapi S.A. 2
3.- 3

MA-ACP-ADM-F14

MACP - Anexo 25 Conocimiento de la Notificación de Garantía V01Conocimiento de la Notificación de Garantía Página 1 de 1

 ANEXO Nº 26
NOTIFICACION DE TERMINO DEL TRABAJO DE GARANTIA

Av. Nicolás Arriola Nº 740 – La Victoria, Lima – Perú

Telef.: 51.1 211.3500 - Fax: 51.1 224.8665

Carta [CR (4 cifras)]-CAR-[año (2 cifras)]-[correlativo (3 cifras)] [ciudad], [día] de [mes] de [año]

Señores:
XXXXXXX.
Av. XXXXXXX.

Atención: XXXXX YYYYY

Jefe de Supervisión
1.- Obra: XXXX
Referencia: 2.- Referencia 1
3.- Referencia 2
Asunto: Notificación N° [Insertar Número] de Término del Trabajo de Garantía

De nuestra mayor consideración:

Cosapi considera completadas a las notificaciones XX, YY y ZZ. Por favor, indicar la conformidad en cerrar
las notificaciones de la garantía firmando y la retornando una copia de esta carta.

Si usted tuviera cualquier pregunta, por favor contactarse con [Administrador de Garantía] al [número
telefónico].

Sin otro particular, quedamos de usted(es)

Atentamente,

------------------------------------------------
XXXXX YYYYYY
Administrador de Garantía

CC .Adj.
1.- Archivo Cosapi S.A. 1 Carta (8 folios)
2.- 2
3.- 3

MA-ACP-ADM-F15

MACP - Anexo 26 Notificación de Término del Trabajo de Garantía V01Notificación de Término del Trabajo de Garantía Página 1 de 1
 ANEXO Nº 27
NOTIFICACION DE ACELERACION DE TRABAJOS

Av. Nicolás Arriola Nº 740 – La Victoria, Lima – Perú

Telef.: 51.1 211.3500 - Fax: 51.1 224.8665

Carta [CR (4 cifras)]-CAR-[año (2 cifras)]-[correlativo (3 cifras)] [ciudad], [día] de [mes] de [año]

Señores:
XXXXXXX.
Av. XXXXXXX.

Atención: XXXXX YYYYY

Jefe de Supervisión
1.- Obra: XXXX
Referencia: 2.- Referencia 1
3.- Referencia 2
Asunto: Notificación N° [Insertar Número] de Aceleración de Trabajos

De nuestra mayor consideración:

Mediante la presente quisiéramos comunicarles que con la carta indicada en la Referencia 1, Cosapi solicitó
oportunamente una ampliación de plazo basada en los hechos descritos en la misma. Por lo tanto, [Opción
1: habiendo sido negado] [Opción 2: no existiendo respuesta a la fecha por parte de [nombre del cliente]],
nos encontramos en la posición de tratar de alcanzar el plazo original de obra a pesar del retraso explicado
en nuestra referida carta.

En tal sentido, es propicio informarles que [la negación de nuestra solicitud] [o la falta de respuesta por parte
de [nombre del cliente]] nos pone en riesgo de ser penalizados, por tanto, Cosapi efectuará su mejor
esfuerzo por acelerar los trabajos e identificará los mayores costos involucrados a fin de que estos sean
cubiertos por [nombre del cliente].

Sin otro particular, quedamos de usted(es)

Atentamente,

------------------------------------------------
XXXXX YYYYYY
Gerente de Proyecto

CC .Adj.
1.- Archivo Cosapi S.A. 1 Carta
2.- 2
3.- 3

MA-ACP-ADM-F16

MACP - Anexo 27 Notificación de Aceleración de Trabajos V01 Página 1 de 1

 ANEXO Nº 28
NOTIFICACION DE CONDICIONES DE SITIO DIFERENTES

Av. Nicolás Arriola Nº 740 – La Victoria, Lima – Perú

Telef.: 51.1 211.3500 - Fax: 51.1 224.8665

Carta [CR (4 cifras)]-CAR-[año (2 cifras)]-[correlativo (3 cifras)] [ciudad], [día] de [mes] de [año]

Señores:
XXXXXXX.
Av. XXXXXXX.

Atención: XXXXX YYYYY

Jefe de Supervisión
1.- Obra: XXXX
Referencia: 2.- Referencia 1
3.- Referencia 2
Asunto: Notificación N° [Insertar Número] de Condiciones de Sitio Diferentes

De nuestra mayor consideración:

Mediante la presente, siguiendo el requerimiento contractual estipulado en el Articulo _____ de las

Condiciones Generales, quisiéramos reafirmar lo informado al Supervisor de Obra en nuestra conversación
sostenida el [fecha] donde le comunicamos del hallazgo de XXXXXXXXX, lo cual difiere de las
condiciones consideradas en nuestra oferta técnico económica.

Dado que al continuar con nuestros trabajos podríamos remover las condiciones de sitio diferentes que
estamos notificando a ustedes, solicitamos a usted(es) que disponga(n) la revisión las referidas condiciones
para verificar la exactitud de lo informado y nos puedan dar instrucciones de cómo proceder.

Aprovechamos la presente para comunicarles que estamos cuantificando los impactos (en costo y plazo)
que el tratamiento de las nuevas condiciones nos ocasionarán y estos serán informados a usted(es) a la
brevedad posible a fin de que sean cubiertos por [nombre del cliente].

Sin otro particular, quedamos de usted(es)

Atentamente,

------------------------------------------------
XXXXX YYYYYY
Gerente de Proyecto

CC .Adj.
1.- Archivo Cosapi S.A. 1 Carta
2.- 2
3.- 3

MA-ACP-ADM-F17

MACP - Anexo 28 Notificación por Condiciones Diferentes V01 Página 1 de 1

 ANEXO Nº 29
SOLICITUD DE AMPLIACIÓN DE PLAZO

Av. Nicolás Arriola Nº 740 – La Victoria, Lima – Perú

Telef.: 51.1 211.3500 - Fax: 51.1 224.8665

Carta [CR (4 cifras)]-CAR-[año (2 cifras)]-[correlativo (3 cifras)] [ciudad], [día] de [mes] de [año]

Señores:
XXXXXXX.
Av. XXXXXXX.

Atención: XXXXX YYYYY

Jefe de Supervisión
1.- Obra: XXXX
Referencia: 2.- Referencia 1
3.- Referencia 2
Asunto: Solicitud de Ampliación de Plazo N°[correlativo]

De nuestra mayor consideración:

Mediante la presente, siguiendo el requerimiento contractual estipulado en el Articulo [Insertar Número] de

[Anexo del Contrato], quisiéramos informarles que las condiciones descritas en [detalle de los
documentos y fecha en la que se notificó el evento], referidas a [descripción del evento], evento que
se encontraba fuera del control de Cosapi, han generado un retraso de nuestros trabajos por un periodo de
[Insertar Número] días calendario.

Por lo expuesto, solicitamos se nos otorgue una ampliación de plazo de [Insertar Número] días calendario.

Sin otro particular, quedamos de usted(es)

Atentamente,

------------------------------------------------
XXXXX YYYYYY
Gerente de Proyecto

CC .Adj.
1.- Archivo Cosapi S.A. 1 Carta
2.- 2
3.- 3

MA-ACP-ADM-F18

MACP - Anexo 29 Solicitud de Ampliación de Plazo V01 Página 1 de 1

 ANEXO Nº 30
NOTIFICACIÓN DE RETRASO EN LA FINALIZACIÓN DE OBRA

Av. Nicolás Arriola Nº 740 – La Victoria, Lima – Perú

Telef.: 51.1 211.3500 - Fax: 51.1 224.8665

Carta [CR (4 cifras)]-CAR-[año (2 cifras)]-[correlativo (3 cifras)] [ciudad], [día] de [mes] de [año]

Señores:
XXXXXXX.
Av. XXXXXXX.

Atención: XXXXX YYYYY

Jefe de Supervisión
1.- Obra: XXXX
Referencia: 2.- Referencia 1
3.- Referencia 2
Asunto: Retraso en la finalización de la obra

De nuestra mayor consideración:

Con fecha __________ Cosapi solicitó una ampliación de plazo basada en los hechos detallados en nuestra
carta indicada en la referencia. Sin embargo, [ante la negativa recibida] [ante la falta de respuesta por
su parte] debemos informarles que lamentablemente el termino del proyecto se verá retrasado en la
cantidad de días indicada en nuestra solicitud.

Es propicio mencionar que mientras se llegue a un acuerdo respecto a esta discrepancia de apreciaciones,
Cosapi llevará un registro detallado de los costos que pudieran generarse por el referido retraso, a fin de ser
sometidos a su aprobación en la eventualidad de llegar a un acuerdo respecto a nuestra solicitud de
ampliación de plazo.

Sin otro particular, quedamos de usted(es)

Atentamente,

------------------------------------------------
XXXXX YYYYYY
Gerente de Proyecto

CC .Adj.
1.- Archivo Cosapi S.A. 1 Carta
2.- 2
3.- 3

MA-ACP-ADM-F19

MACP - Anexo 30 Notificación de Extensión del Cronograma V01 Página 1 de 1

  
 
 
 
 
 
 
ANEXO 31 
METODOLOGÍA PARA LA GESTIÓN DE RIESGOS 
 Metodología para la
G tió de
Gestión d Riesgos
Ri
durante la Ejecución
del Proyecto

© 2010, MANUAL DE ADMINISTRACION DEL CONTRATO PRINCIPAL Pag. 1

Metodología

Identificar

Evaluar

Planificar y Cumplir el PMR(*)

Seguimiento y Control

Registrar Lecciones Aprendidas

y actualizar Herramientas de
Gestión

(*) PMR: Programa de Mitigación de Riesgos

© 2010, MANUAL DE ADMINISTRACION DEL CONTRATO PRINCIPAL Pag. 2

 1er Paso: Identificar

Objetivos
Id tifi
Identificar l riesgos
los i relacionándolos
l i á d l con las
l actividades
ti id d o elementos
l t del
d l
proyecto que podrían verse afectados.
Registrar los riesgos identificados

Entradas
Salidas
‐ Paquete del Contrato 
del Proyecto Identificar ‐ Diagramas de 
Dependencia
‐ Listado de Actividades 
g g
‐ Registro de Riesgos
d lP t
del Proyecto
Herramientas
- Check List de
Elementos/Factores de Riesgo
- Tormenta de Ideas
Lecciones Aprendidas

© 2010, MANUAL DE ADMINISTRACION DEL CONTRATO PRINCIPAL Pag. 3

1er Paso: Identificar

EJEMPLOS APLICADOS A
PARTIDAS DE EDIFICACIONES

Diagrama de Dependencia

Factor/Elemento de Condiciones del Subsuelo

Riesgo

Las condiciones de subsuelo

Riesgo podrían ser distintas a lo
indicado en los planos de
construcción

Actividad/Elemento Excavación de Zapatas

del Proyecto

Cambio de secuencia Reducción de Extensión de

Impactos
constructiva rendimientos plazo

© 2010, MANUAL DE ADMINISTRACION DEL CONTRATO PRINCIPAL Pag. 4

 1er Paso: Identificar

EJEMPLOS APLICADOS A
PARTIDAS DE EDIFICACIONES

Diagrama de Dependencia
Factor/Elemento de Suministro de acabos
Riesgo .

Debido a que los acabados

son importados, estos podrían
Riesgo
g llegar posteriormente a su
requerimiento en el proyecto

Actividad/Elemento
del Proyecto Enchapes

Impactos Penalidades por Sobre costos por

incumplimiento de plazos personal en Stand By
contractuales

© 2010, MANUAL DE ADMINISTRACION DEL CONTRATO PRINCIPAL Pag. 5

1er Paso: Identificar

Actividad Factor/Elemento Descripción de riesgo Impactos

de riesgo
Excavación de Condiciones del Las condiciones de subsuelo podrían ser Cambio de secuencia
zapatas sub-suelo distintas a lo indicado en los planos de constructiva. Reducción de
construcción. Por ejemplo: se podría encontrar rendimientos y extensión de
material orgánico. plazo.
Enchapes Suministro de Debido a que los acabados son importados, Penalidades por
acabados
b d estos
t podrían
d í llegar
ll posteriormente
t i t a su i
incumplimiento
li i t d de plazos
l
requerimiento en el proyecto. contractuales. Sobre costos
por personal en Stand By.

© 2010, MANUAL DE ADMINISTRACION DEL CONTRATO PRINCIPAL Pag. 6

 2do Paso: Evaluar

Objetivos
Evaluar cualitativamente el probable impacto y ocurrencia de los
riesgos identificados.
Pi i
Priorizar l riesgos
los i id tifi d
identificados.

Entradas Salidas
Registro de riesgos
Evaluar Registro de riesgos priorizados

Herramientas
‐ Matriz de Valorización de  
Riesgos
p
‐ Juicio Experto

© 2010, MANUAL DE ADMINISTRACION DEL CONTRATO PRINCIPAL Pag. 7

2do Paso: Evaluar

Impacto del Riesgo (margen o plazo)

Menor Moderado Severo

(<0.2%) (0.2% a 2%) (>2%)
Importancia del Riesgo
Alto
(70% a 100%)
Revisar en detalle, analizar estrategias de
mitigación
ó y controlar constantemente
Probabilidad Medio
del Riesgo Analizar estrategias de mitigación y controlar
(30% a 70%)
constantemente

Tomar acciones de respuesta y monitorear

Bajo
periódicamente
(0% a 30%)

Probabilidad del Riesgo Impacto del Riesgo

Bajo = Ocurre en circunstancias excepcionales
Medio = Normalmente ocurre en los proyectos
Alto = Es casi seguro que ocurrirá en el proyecto
Menor = su impacto no compromete el resultado del proyecto
Moderado = su impacto afecta de forma visible el costo o plazo del
t
proyecto
Severo = su impacto compromete los objetivos del proyecto en plazo,
y/o costo, y/o calidad, y/o seguridad

© 2010, MANUAL DE ADMINISTRACION DEL CONTRATO PRINCIPAL Pag. 8

 2do Paso: Evaluar

Actividad Factor/Elem Descripción de riesgo Impactos Probabilid Impacto Importancia

ento de ad de del Riesgo del Riesgo
riesgo Riesgo
Excavación Condiciones Las condiciones de Cambio de secuencia
de zapatas del sub- subsuelo podrían ser constructiva.
suelo distintas a lo indicado en Reducción de
los planos de rendimientos y Medio Moderado
construcción. Por extensión de plazo.
ejemplo:
j l se podría
dí
encontrar material
orgánico.
Enchapes Suministro Debido a que los Penalidades por
de acabados acabados son incumplimiento de
importados, estos plazos contractuales.
podrían llegar Sobre costos por Alto Severo
posteriormente a su personal en Stand
requerimiento en el By.
proyecto.

© 2010, MANUAL DE ADMINISTRACION DEL CONTRATO PRINCIPAL Pag. 9

3er Paso: Planificar y Cumplir el PMR

Objetivos
Identificar estrategias y/o acciones de respuesta a ser adoptadas para
mitigar el probable impacto de los riesgos del proyecto.
D ll y cumplir
Desarrollar li un Programa
P d Mitigación
de Miti ió de
d Riesgos
Ri

Entradas
Planificar y Salidas
Registro de riesgos  Cumplir el PMR Programa de Mitigación 
priorizados de Riesgos
de Riesgos

Herramientas
‐ Juicio Experto
‐ Tormenta de Ideas
Tormenta de Ideas
‐ Lecciones Aprendidas

© 2010, MANUAL DE ADMINISTRACION DEL CONTRATO PRINCIPAL Pag. 10

 3er Paso: Planificar y Cumplir el PMR

Mitigar Evitar
Last Planner Ejecutar trabajos adicionales
Capacitación
p de p
personal complejos
p j bajo j uso de recursos
Uso de incentivos o no ejecutarlos
Contratar personal
especializado para la ejecución
de actividades críticas
(voladura)

Mitigar Mitigar/Evitar

Probabilidad

Aceptar Transferir

Aceptar Transferir
Plan de Contingencia Subcontratar
Contratar seguros
Impacto

© 2010, MANUAL DE ADMINISTRACION DEL CONTRATO PRINCIPAL Pag. 11

3er Paso: Planificar y Cumplir el PMR

Actividad Factor/Ele Descripción de Impactos Probabilida Impacto Importancia Plan de

mento de riesgo d de Riesgo del Riesgo del Riesgo Respuesta
riesgo
Excavació Condiciones Las condiciones de Cambio de Iniciar con
n de del sub- subsuelo podrían secuencia anticipación de
zapatas suelo ser distintas a lo constructiva. las excavaciones
indicado en los Reducción de Medio Moderado y registrar las
planos de rendimientos y ocurrencias
construcción. Por extensión de diariamente al
ejemplo: se podría plazo. proyectista y
encontrar material cliente
orgánico.
Enchapes Suministro Debido a que los Penalidades Proponer al
de acabados son por cliente el uso de
acabados importados, estos incumplimiento acabados
podrían llegar de plazos Alto Severo nacionales.
posteriormente a contractuales. Visitar al
su requerimiento Sobre costos proveedor y
en el proyecto. por personal asegurar el
en Stand By. suministro de los
acabados.

© 2010, MANUAL DE ADMINISTRACION DEL CONTRATO PRINCIPAL Pag. 12

 4to Paso: Seguimiento y control

Objetivos
Identificar, evaluar y actualizar el programa de mitigación de
riesgos del proyecto.
Identificar nuevas estrategias y/o acciones de respuesta para
aquellos riesgos que no hayan sido controlados.

Entradas Planificar y Salidas

Programa de mitigación  Actualización del Programa 
de riesgos Cumplir el PMR de Mitigación de Riesgos

Herramientas
‐ Reuniones rutinarias
p
‐ Reuniones periódicas

Para actualizar el programa de mitigación de riesgos, repetir los

pasos 1, 2 y 3 de la presente metodología.

© 2010, MANUAL DE ADMINISTRACION DEL CONTRATO PRINCIPAL Pag. 13

4to Paso: Seguimiento y control

La identificación, evaluación y planificación de repuestas debe realizarse durante toda

la ejecución del proyecto; sin embargo, nuestros esfuerzos podrían orientarse de la
siguiente manera
Identificar,
evaluar, planificar
y cumplir
li ell PMR
Habilidad para
mitigar los riesgos
del proyecto

Actualizar y Cumplir
el Programa de
Mitigación de Riesgos

Registrar lecciones
aprendidas y actualizar
herramientas de gestión

Plazo del Proyecto

© 2010, MANUAL DE ADMINISTRACION DEL CONTRATO PRINCIPAL Pag. 14
 4to Paso: Seguimiento y control

Inicio del Proyecto

Actividad Factor/Ele Descripción de Impactos Probabilida Impacto Importancia Plan de

mento de riesgo d de Riesgo del Riesgo del Riesgo Respuesta
riesgo
Excavació Condiciones Las condiciones de Cambio de Iniciar con
n de del sub- subsuelo podrían secuencia anticipación de
zapatas suelo ser distintas a lo constructiva. las excavaciones
indicado en los Reducción de Medio Moderado y registrar las
planos de rendimientos y ocurrencias
construcción. Por extensión de diariamente al
ejemplo: se podría plazo. proyectista y
encontrar material cliente
orgánico.
Enchapes Suministro Debido a que los Penalidades Proponer al
de acabados son por cliente el uso de
acabados importados, estos incumplimiento acabados
podrían llegar de plazos Alto Severo nacionales.
posteriormente a contractuales. Visitar al
su requerimiento Sobre costos proveedor y
en el proyecto. por personal asegurar el
en Stand By. suministro de los
acabados.

© 2010, MANUAL DE ADMINISTRACION DEL CONTRATO PRINCIPAL Pag. 15

4to Paso: Seguimiento y control

Durante del Proyecto

Actividad Factor/Ele Descripción de Impactos Probabilida Impacto Importancia Plan de

mento de riesgo d de Riesgo del Riesgo del Riesgo Respuesta
riesgo
Excavació Condiciones Las condiciones de Cambio de Iniciar con
n de del sub- subsuelo podrían secuencia anticipación de
zapatas suelo ser distintas a lo constructiva. las excavaciones
indicado en los Reducción de Alto Moderado y registrar las
planos de rendimientos y ocurrencias
construcción. Por extensión de diariamente al
ejemplo: se podría plazo. proyectista y
encontrar material cliente
orgánico.
Enchapes Suministro Debido a que los Penalidades Proponer al
de acabados son por cliente el uso de
acabados importados, estos incumplimiento acabados
podrían llegar de plazos Medio Moderado nacionales.
posteriormente a contractuales.
su requerimiento Sobre costos
en el proyecto. por personal
en Stand By.

© 2010, MANUAL DE ADMINISTRACION DEL CONTRATO PRINCIPAL Pag. 16

 4to Paso: Seguimiento y control

Fin del Proyecto

Actividad Factor/Ele Descripción de Impactos Probabilida Impacto Importancia Plan de

mento de riesgo d de Riesgo del Riesgo del Riesgo Respuesta
riesgo
Excavació Condiciones Las condiciones de Cambio de Iniciar con
n de del sub- subsuelo podrían secuencia anticipación de
zapatas suelo ser distintas a lo constructiva. las excavaciones
indicado en los Reducción de Alto Moderado y registrar las
planos de rendimientos y ocurrencias
construcción. Por extensión de diariamente al
ejemplo: se podría plazo. proyectista y
encontrar material cliente
orgánico.
Enchapes Suministro Debido a que los Penalidades Proponer al
de acabados son por cliente el uso de
acabados importados, estos incumplimiento acabados
podrían llegar de plazos Bajo Menor nacionales.
posteriormente a contractuales.
su requerimiento Sobre costos
en el proyecto. por personal
en Stand By.

© 2010, MANUAL DE ADMINISTRACION DEL CONTRATO PRINCIPAL Pag. 17

5to Paso: Registro de Lecciones Aprendidas

Objetivos
Registrar los impactos de los riesgos del proyecto como lecciones
aprendidas para su empleo en futuros proyectos Cosapi.
Actualizar la base de datos de lecciones aprendidas.

Entradas Salidas
Registrar Lecciones Lecciones aprendidas
Programa Final de 
Mitigación de Riesgos Aprendidas

Herramientas
‐ Juicio Experto
‐ Procedimientos para el registro 
P di i l i
de lecciones aprendidas

© 2010, MANUAL DE ADMINISTRACION DEL CONTRATO PRINCIPAL Pag. 18

 5to Paso: Registro de lecciones aprendidas

© 2010, MANUAL DE ADMINISTRACION DEL CONTRATO PRINCIPAL Pag. 19

5to Paso: Registro de lecciones aprendidas

© 2010, MANUAL DE ADMINISTRACION DEL CONTRATO PRINCIPAL Pag. 20

  
 
 
 
 
 
 
ANEXO 32 
METODOLOGÍA PARA LA GESTIÓN DE 
CAMBIOS 
 
 Metodología para la
G tió de
Gestión d Cambios
C bi
durante la Ejecución
del Proyecto

© 2010, MANUAL DE ADMINISTRACION DEL CONTRATO PRINCIPAL Pag. 1

Metodología

y
Contrato del Proyecto

Identificar Seguimiento
y control

Metodología Evaluar
para la Gestión
p Actualización
de Cambios de Base de
Datos

Implementar

© 2010, MANUAL DE ADMINISTRACION DEL CONTRATO PRINCIPAL Pag. 2

 3. Metodología

Actualización
Seguimiento
S i i
Identificar Evaluar Implementar de Base de
y Control
Datos

Actualización
Seguimiento
Identificar Implementar Evaluar de Base de
y Control
Datos

Seguimiento y Control

Evaluar
Actualización
Identificar de Base de
Datos

Implementar

© 2010, MANUAL DE ADMINISTRACION DEL CONTRATO PRINCIPAL Pag. 3

Metodología de Gestión de Cambios

Melchorita Main Civil Works

© 2010, MANUAL DE ADMINISTRACION DEL CONTRATO PRINCIPAL Pag. 4

 Descripción del Proyecto
Ubicación: Pampa Melchorita, entre los ciudades de Chincha y Cañete

Descripción Presupuesto Cierre

Plazo 12 meses 24 meses
(Ene/Dic 2008) (Ene2008/Dec2009)
Monto del contrato 8´647,319 US$ 21’774,295 US$

Actividades Principales:

• Concreto en Sleeper Way.

• Colocación de Pavimentos.
• Canales rectangulares.
• Excavación y Relleno de zanjas.

© 2010, MANUAL DE ADMINISTRACION DEL CONTRATO PRINCIPAL Pag. 5

IMPORTANTE! – Cláusulas del Contrato

Cláusula 21: Derecho del Subcontratista

Derecho a reclamar
21.1.2 El subcontratista debe ser diligente para evitar y/o mitigar los costos y/o
demoras causados por los eventos listados en la cláusula 21.1.1 (…. Cambios)

Procedimiento para reclamar

21.2.1 Si el subcontratista considera que tiene derecho a compensaciones
económicas adicionales y/o la extensión de algún hito del contrato…. El
subcontratista debe notificar por escrito al Contratista, describiendo el evento
y/o circunstancia que origina el reclamo. La notificación debe ser remitida tan
pronto como sea posible,
posible y no mayor a 10 días después que supo del
evento y/o condición.

© 2010, MANUAL DE ADMINISTRACION DEL CONTRATO PRINCIPAL Pag. 6

 Identificar

Objetivos
Identificar los cambios o potenciales cambios del proyecto.
Informar al cliente de la potencial ocurrencia de los
cambios en el proyecto.

Responder a:
1. ¿Cuál es el cambio? (Describir el cambio)
2 ¿Cuál es el sustento del cambio? (De ser posible mencionar
2.
cómo se sustenta contractualmente el cambio)

© 2010, MANUAL DE ADMINISTRACION DEL CONTRATO PRINCIPAL Pag. 7

Identificar
Lista de Requerimientos del Contrato
Línea Base del Contrato
Programa de Mitigación de Riesgos
Ejecución del (Eq ipo de Pro
(Equipo Proyecto)
ecto)
Proyecto
Seguimiento de obra (RFI, Cartas,
Reportes de Ejecución, Actas de
Reunión, Reportes Diarios, etc.)

(Equipo de Proyecto)
Identificar

Describir el cambio Sustentar el cambio (Administrador de

Contratos)

Anexo 15.
Registro de ítems pendientes (Administrador de
Registrar cambios
Contratos)

Notificar al cliente
y/o supervisión

© 2010, MANUAL DE ADMINISTRACION DEL CONTRATO PRINCIPAL Pag. 8

 Identificar

SLEEPER WAY

Condición Contractual:
Profundidad de Excavación: 1.2 m
g
Densidad de Acero: 125 kg/m3

Condición Real:
Profundidad de Excavación >> 1.2 m
Densidad de Acero: 175 Kg/m3 y 180
Kg/m3

© 2010, MANUAL DE ADMINISTRACION DEL CONTRATO PRINCIPAL Pag. 9

Identificar

SLEEPER WAY

Sustento Contractual – Respuesta a Consultas

SLEEPER WAY:
Si existe información faltante
respecto a los Sleepers considerar
una profundidad de excavación de
1.2 m y una densidad de acero por
metro cúbico de concreto de 125
kg/m3.

Fecha de Identificación:

06/08/2008.

© 2010, MANUAL DE ADMINISTRACION DEL CONTRATO PRINCIPAL Pag. 10

 Identificar

CANALES

Condición Contractual:
1.0 m de ancho x 0.6 m de profundidad

En ejecución
Con plano 157883-000-CV-GA-3101-01
Rev.2 el cliente modifica drásticamente
de dimensiones de los canales
presupuestados:
2 5 m de ancho x 1
2.5 1.5
5 m de profundidad

© 2010, MANUAL DE ADMINISTRACION DEL CONTRATO PRINCIPAL Pag. 11

Identificar

CANALES

Sustento Contractual:

CANALES:
Las dimensiones de los canales
alrededor de los tanques deben
tener 1 m de ancho x 0
0.6
6 m de
profundidad. Además, para la
elaboración de precios unitarios de
l canales
los l alrededor
l d d d de llos
tanques considerar una densidad
de acero de 125 Kg/m3.

Fecha de Identificación:

04/11/2008
04/11/2008.

© 2010, MANUAL DE ADMINISTRACION DEL CONTRATO PRINCIPAL Pag. 12

 Identificar

EXCAVACIÓN Y RELLENO DE ZANJAS

Condición Contractual:
Profundidad de excavación 1.2 m

En ejecución:
Por instrucciones de CBI en campo y
razones de seguridad,
seguridad se hacen
banquetas no previstas en los
precios unitarios presupuestados.
Profundidad de excavación >> 1.2 m

© 2010, MANUAL DE ADMINISTRACION DEL CONTRATO PRINCIPAL Pag. 13

Identificar

EXCAVACIÓN Y RELLENO DE ZANJAS

Sustento Contractual – Respuesta a Consultas

EXCAVACIÓN Y RELLENO DE
ZANJAS:
Según condiciones contractuales
para elaborar el precio contractual
se debe considerar una
profundidad de excavación
promedio
di dde 1
1.2
2 m.

Fecha de Identificación:

10/01/2008.

© 2010, MANUAL DE ADMINISTRACION DEL CONTRATO PRINCIPAL Pag. 14

 Identificar

IDENTIFICACION
CUENTA
DE TITULO DESCRIPCION
COSTO
Cosapi viene ejecutando
Sleeper
excavaciones con profundidades
1 Way
mayores a 1.2 m, y densidades de
acero de 180 kg/m3 y 175 kg/m3.
Con plano 157883-000-CV-GA-3101- canales alrededor de los tanques
01 Rev.2 el cliente modifica
2 Canales
drásticamente de dimensiones de
los canales presupuestados.
Las excavaciones y rellenos de
zanjas ejecutados en campo son
Excavación mayores a 1.2 m de profundidad;
3 y Relleno por instrucciones de CBI y razones
de Zanjas
j de seguridad,
g se hacen banquetas
q
no previstas en los precios unitarios
presupuestados.
RESPONSABLE
NOTIFICACION
SUSTENTO CONTRACTUAL
ÁREA PERSONA
FECHA CARTA
SLEEPER WAY: Si existe
información faltante respecto a los
Sleepers considerar una profundidad
Oficina
de excavación de 1.2 m y una - 06/08/2008 2866.08/30
Técnica
densidad de acero por metro cúbico
de concreto de 125 kg/m3 (ver
respuesta a consultas)
CANALES llas di
CANALES: dimensiones
i d
de llos
deben tener 1 m de ancho x 0.6 m de Control de
- 04/11/2008 2866.08/90
profundidad. Además, para la Proyectos
elaboración de precios unitarios de
los canales alrededor de los tanques
EXCAVACIÓN Y RELLENO DE
ZANJAS: según condiciones
contractuales para elaborar el precio
Calidad - 10/01/2009 2866.09/120
contractual se debe considerar una
profundidad de excavación promedio
de 1.2 m (ver respuesta a consultas)

© 2010, MANUAL DE ADMINISTRACION DEL CONTRATO PRINCIPAL Pag. 15

Evaluar

Objetivos
Evaluar el impacto de los cambios registrados calculando y/o
estimando cuando sea posible las compensaciones
económicas y/o ampliaciones de plazo que estos cambios
originan.

La evaluación de los cambios se puede llevar a cabo

antes, durante o después de la implementación de los
mismos. Esto dependerá de lo indicado en la cláusula
de cambios del contrato o acuerdos con el cliente que
deben ser formalizados.

© 2010, MANUAL DE ADMINISTRACION DEL CONTRATO PRINCIPAL Pag. 16

 Evaluar

¿Es posible estimar o

calcular impactos?
SI NO
Según cláusula
de cambios del
contrato Elaboración de Comunicar al cliente
expediente de reclamo que los sustentos se
Preparación de Preparación de remitirán pronto como
sustentos técnicos sustentos contractuales sea posible cuantificar
los impactos del cambio.

¿Aprobado por el
Gerente de Proyecto?
(Revisión Interna) SI

Corregir la solicitud Presentar al cliente

de cambio y/o supervisión la
solicitud de cambio

Indicar que la evaluación considera

los impactos del cambio conocidos y No todos los cambios
Cosapi reserva el derecho de motivarán la presentación de
solicitar reconocimientos adicionales solicitudes de compensaciones
por condiciones
di i que no se pueden
d económicas y/o ampliaciones
prever a la fecha de evaluación. de plazo.

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Evaluar

IDENTIFICACION EVALUACION (*)

RESPONSABLE ESTIMADO
CUENTA
DE TITULO COSTO (US$) PLAZO FECHA REVISION
ÁREA PERSONA
COSTO SIN IGV (DIAS) TÉRMINO

Oficina Técnica - 1-jun-09

Sleeper
1 Way 716,014 - 9
Control de Proyectos - 30-jun-09

Oficina Técnica - 15-ago-09

2 Canales 593,216 - 6
Control de Proyectos - 15-sep-09

Excavación
3 y Relleno Control de Proyectos - 305 732
305,732 - 30 ago 09
30-ago-09 3
de Zanjas

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 Implementar

Objetivos
I l
Implementar
t l
las medidas
did necesarias
i para ejecutar
j t l
los
cambios.
Recolectar información que permita elaborar solicitudes de
compensaciones económicas y/o ampliaciones de plazo, en el
caso no hayan
y sido p
presentadas o p
por condiciones q
que no se
pudieron prever en solicitudes anteriores.

Toda acción que Cosapi ejecute debido a cambios debe

ser de conocimiento de todo el equipo de proyecto,
cliente y/o supervisión.

© 2010, MANUAL DE ADMINISTRACION DEL CONTRATO PRINCIPAL Pag. 19

Implementar
Objetivos
Implementar las medidas necesarias para ejecutar
j los
cambios.
Recolectar información que permita elaborar solicitudes de
compensaciones económicas y/o ampliaciones de plazo.

Entender derechos y
responsabilidades del cambio
Determinar la Definir medios y
Comunicar al
información a responsables de la
equipo de proyecto
recolectar toma de datos

Representantes del
Definir cliente y/o
responsables de la supervisión deben
implementación ser involucrados de
la implementación.

Implementar

© 2010, MANUAL DE ADMINISTRACION DEL CONTRATO PRINCIPAL Pag. 20

 Implementar

IDENTIFICACION IMPLEMENTACION
RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN EJECUCION DEL CAMBIO
CUENTA
RESPONSABLE RESPONSABLE
DE TITULO DESCRIPCIÓN DE FECHA ESTIM
ESTIM.
MEDIOS
COSTO LA INFORMACIÓN ÁREA PERSONA ÁREA PERSONA TÉRMINO

Planos para Oficina

Densidad de acero -
Construcción Técnica
Sleeper Profundidad de
Protocolos
1 Way excavación de Calidad - Producción - 15-jun-09
de calidad
fundación
Reducción de Reportes de Control de
-
rendimientos campo Proyectos
Planos para Oficina
Densidad de acero -
construcción Técnica
Reducción de
2 Canales Producción - 30-ago-09
rendimientos y Reportes de Control de
-
secuencias campo Proyectos
constructivas
t ti

Excavación
Profundidades de Protocolos Área de
3 y Relleno - Producción - 15-ago-09
excavación de calidad Calidad
de Zanjas

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Seguimiento y Control

Objetivos
Presentar al cliente y/o supervisión las solicitudes de
reconocimiento que correspondan en el caso no se haya
realizado antes de su implementación.
p

Determinar si los impactos registrados en la implementación

son cubiertos por las compensaciones económicas y/o
ampliaciones de plazo solicitadas al cliente y/o supervisión.

Solicitudes ya presentadas
Si debido a condiciones q que no ppudieron ser p previstas,,
los impactos en costo y/o plazo no son cubiertos, Cosapi
debe determinar si por estas nuevas condiciones se
presentarán nuevas solicitudes al cliente y/o supervisión

© 2010, MANUAL DE ADMINISTRACION DEL CONTRATO PRINCIPAL Pag. 22

 Seguimiento y Control

Reportar resultados de
la Evaluación e
I l
Implementación
ió
(Informes de
Reportes y/o Reportes y/o producción, ISP,
Reuniones Rutinarios Reuniones Periódicas Cuenta de costos de
asuntos pendientes))

Cliente y/o
Cosapi
supervisión

EVALUAR
¿Es necesario
SI presentar expediente REGISTRAR
NO
de reclamo nuevo/ LECCIONES
adicional? APRENDIDAS

© 2010, MANUAL DE ADMINISTRACION DEL CONTRATO PRINCIPAL Pag. 23

Actualizar Base de Datos

Objetivos
Actualizar base de datos de:
Aplicativo Documentación Contractual
Lecciones Aprendidas.
Factores y Elementos de Riesgo.

© 2010, MANUAL DE ADMINISTRACION DEL CONTRATO PRINCIPAL Pag. 24

 Actualizar Base de Datos

Actualización de
Base de Datos

Aplicativo Factores y
Lecciones
Documentación Elementos de
Aprendidas
Contractual Riesgo

(Jefe del Área de (Jefe del Área de Oficina (Jefe del Área de
Administración de Contratos) Técnica) Administración de Contratos)

© 2010, MANUAL DE ADMINISTRACION DEL CONTRATO PRINCIPAL Pag. 25

Manual de Administración del Contrato Principal
Guía para la Revisión del Contrato Principal

ANEXO N° 33

GUÍA PARA LA REVISIÓN DEL CONTRATO PRINCIPAL

Objetivo:

Brindar una herramienta que permita al Administrador de Contratos distribuir las responsabilidades
en torno a la lectura y análisis del contrato principal.

Desarrollo:

La presente guía consta de dos documentos:

- Anexo N° 33.1 : La “Matriz para la Revisión del Contrato Principal”: aquí se precisa
que documentos y cláusulas deben ser revisados por cada área funcional del proyecto;
además, la matriz define tres niveles de revisión según la importancia de la documentación
para cada área del proyecto.

- Anexo N° 33.2 : La “Descripción de los Documentos y Cláusulas Contenidas en los

Contratos”: este documento lista los principales documentos y cláusulas que contiene un
contrato de obra y describe el contenido típico de éstos documentos. Dependiendo del
cliente y del tipo de proyecto, podrían existir otros documentos o su denominación ser
distinta.

El Anexo 33.1 debe ser usado por el Administrador de Contratos para indicar a los Jefes de cada
área del proyecto, qué documentos y cláusulas del contrato principal deben revisar.

Dado que el Anexo N° 33.1 es un documento de referencia, es responsabilidad del Administrador

de Contratos adaptar el mismo a los documentos y cláusulas específicas del contrato de su
proyecto e indicar a los Jefes de área qué documentos y cláusulas deben revisar.

La revisión de la documentación contractual es el primer paso que deben realizar los jefes de las
áreas funcionales y sus equipos de trabajo con la finalidad de elaborar los siguientes documentos:

- Línea Base del Contrato Principal

- Listado de Requerimientos del Contrato Principal
- Matriz de Mitigación de Riesgos
- Registro de Asuntos Pendientes

El Anexo 33.2 es un documento de referencia que permite un mejor entendimiento de los términos
empleados en la “Matriz para la Revisión del Contrato Principal”.

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 ANEXO N° 33.1
MATRIZ PARA LA REVISIÓN DEL CONTRATO PRINCIPAL

ÁREAS FUNCIONALES DEL PROYECTO

Administraci Seguridad y
Gerencia de Oficina Control de Administraci
ón de Calidad Producción Medio Equipos
Proyecto Técnica Proyectos ón de Obra
Contratos Ambiente

DOCUMENTOS DEL CONTRATO

1. CONTRATO Y CONDICIONES

Contrato de Obra

Antecedentes

Objeto y Alcances

Contraprestación

Vigencia del Contrato / Plazo contractual

Orden de Prelación / Jerarquía de la Documentación

Condiciones Generales / Condiciones Particulares LAS CLAUSULAS TIPICAS INCLUIDAS EN ESTOS DOCUMENTOS SON DETALLADAS EN LA SIGUIENTE SECCIÓN

2. OFERTA TÉCNICO ECONÓMICA

Análisis de Precios Unitarios*

Excepciones o aclaraciones a la oferta

Respuestas a consultas

3. ESTUDIOS

Estudios de Suelos

Estudios de Impacto Ambiental

4. ESPECIFICACIONES Y PLANOS

Especificaciones Técnicas

Planos

5. PLANES

Seguridad

Calidad

CLÁUSULAS TIPICAS (CONDICIONES GENERALES Y CONDICIONES PARTICULARES)

1. ASPECTOS JURIDICOS

Definiciones del contrato

Naturaleza del Contrato

Representantes

Domicilio y Notificaciones

Confidencialidad / Información confidencial

Indemnidad y liberación de responsabilidad

Suspensión de la obra

Resolución del contrato

Resolución de conflictos/Solución de controversias

2. ASPECTOS ECONÓMICOS

Adelantos de obra

Compensaciones / Pagos

Penalidades

Retenciones

Garantías

Seguros

Liquidación de obra

3. ASPECTOS OPERATIVOS

Subcontratación y cesión

Política de apoyo local / apoyo a las comunidades

Permisos, licencias e impuestos

Suministros a cargo del cliente

Interferencias entre contratistas / sub-contratistas

Inspección y Aceptación de los Trabajos

Condiciones ocultas o desconocidas

Caso Fortuito o Fuerza Mayor

Recepción de obra

Aceleración

Cambios/Aprobación de cambios/Modif. al contrato

Reclamos

D Revisar en detalle, analizar implicancias para el proyecto.

C Revisar para conocimiento
S Se sugiere su revisión

Notas:
Manual de Administración del Contrato Principal
Guía para la Revisión del Contrato Principal

ANEXO 33.2

DESCRIPCION DE DOCUMENTOS Y CLÁUSULAS CONTENIDOS EN LOS

CONTRATOS

DOCUMENTOS DEL CONTRATO

1. CONTRATO Y CONDICIONES

Contrato de Obra: aquí se describen los principales acuerdos realizados entre Cosapi y su
cliente, acuerdos que son resumidos normalmente en: Antecedentes, Objeto y Alcances,
Contraprestación, Vigencia del Contrato, Orden de Prelación / Jerarquía de la Documentación,
entre otros puntos.

Antecedentes: aquí se describen a las partes que suscriben el contrato (cliente y

contratista); así como, las circunstancias previas a la firma del contrato.

Objeto y Alcances: en esta sección se indica la finalidad del contrato (objeto) y se ofrece
una breve descripción de los trabajos necesarios para cumplir con la finalidad del contrato
(alcance). Adicionalmente es común que se incluya un anexo con el alcance detallado de
los trabajos.

Contraprestación: aquí se indica el monto total que se le pagará al Contratista en virtud de

la ejecución del proyecto, como también se especificará la moneda que se empleará y el
sistema de contratación (suma alzada, precios unitarios, mixto).

Vigencia del Contrato: aquí se establece el periodo de validez del contrato, indicando su
inicio (firma del contrato o carta de adjudicación) y fin (cumplimiento del objeto del
contrato).

Orden de Prelación / Jerarquía de la Documentación: aquí se indica en qué orden y

jerarquía deben tomarse en cuenta los documentos anexos al Contrato cuando se
presenten controversias entre los mismos.

Condiciones Generales: aquí se recogen las condiciones básicas de la relación contractual, y

normalmente corresponde a: definición de términos, formas de pago, plazo de ejecución,
responsabilidades de las partes (cliente y contratista), etc.

Condiciones Particulares: aquí se recogen los datos y acuerdos particulares del contrato de
manera específica y este prevalece sobre las Condiciones Generales. Normalmente esta
cláusula hace referencia a anexos u otros documentos.

2. OFERTA TÉCNICO ECONÓMICA

Análisis de Precios Unitarios: aquí se encontrará el desglose del costo, indicado en cuadrillas
de trabajo, equipos, materiales e incluso subcontratos, todo ello considerados para ejecutar las
actividades del proyecto.

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Manual de Administración del Contrato Principal
Guía para la Revisión del Contrato Principal

Excepciones o aclaraciones a la oferta: corresponde a puntos específicos que Cosapi exceptúa

y/o aclara respecto al contenido de su oferta técnico económica.

Respuestas a consultas: corresponden a las aclaraciones realizadas por todos los contratistas
durante la etapa de licitación del proyecto.

3. ESTUDIOS

Estudio de Suelos: aquí se muestra un informe o reporte donde se da a conocer las

características físicas y mecánicas del suelo que han servido como parámetros de diseño y
evaluación de las estructuras que se construirán en el proyecto.

Estudio de Impacto Ambiental: es el análisis de las consecuencias predecibles en el medio

ambiente. El estudio de impacto ambiental identifica las acciones que se deben adoptar para
mitigar los efectos de la construcción.

4. ESPECIFICACIONES Y PLANOS

Especificaciones Técnicas: aquí se definen las normas, exigencias y procedimientos a ser

empleados en los trabajos de construcción, elaboración de estudios, fabricación de equipos,
etc. Definen las unidades y criterios de medición de las partidas del presupuesto; así como, su
forma de pago.

Planos: aquí se encontrará la representación gráfica y exhaustiva de todos los elementos físicos
del proyecto. Los planos muestran cotas, dimensiones lineales superficiales y las escalas de los
elementos físicos que representan.

5. PLANES

Plan de Seguridad: es el documento elaborado por Cosapi donde se analiza, estudia, y

desarrolla las acciones a tomarse en el proyecto para trabajar bajo condiciones seguras de
trabajo. El plan de seguridad recoge los estándares de trabajo de Cosapi; así como, los exigidos
por el cliente.

Plan de Calidad: es el documento elaborado por Cosapi que describe las acciones que tomarán
en el proyecto para gestionar, asegurar y controlar la calidad del proyecto. Este documento
incluye las políticas y objetivos de la Calidad de Cosapi y se elaborar con base a la norma ISO
9001:2008.

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Manual de Administración del Contrato Principal
Guía para la Revisión del Contrato Principal

CLÁUSULAS TÍPICAS (CONDICIONES GENERALES Y PARTICULARES)

1. ASPECTOS JURÍDICOS

Definiciones del contrato: ésta cláusula define los principales términos que serán usados en el
contrato.

Naturaleza del contrato: aquí se indica el tipo, la esencia propia del contrato que las partes han
suscrito. Normalmente se tratan de contratos de tipo civil.

Representantes: aquí se encontrarán los datos y funciones de las personas que actuarán en
nombre de ambas partes (cliente y contratista).

Domicilio y Notificaciones: aquí se indica el lugar (direcciones) a las que las partes (Contratista
y Cliente) deben remitir sus comunicaciones.

Confidencialidad / Información confidencial: aquí se señala la obligación del contratista y sus

trabajadores a no divulgar información que el cliente considere confidencial.

Indemnidad y liberación de responsabilidad: ésta cláusula señala las acciones que el contratista
debe tomar con la finalidad de mantener al cliente libre de responsabilidad frente a eventos no
deseados tales como: accidentes, incidentes ambientales entre otros.

Suspensión de la obra: aquí se describen las razones por las cuales la obra puede
suspenderse; además, se señalan también los trámites administrativos a seguir si las obras se
suspenden.

Resolución del contrato: aquí se describen las causas por las cuales se puede resolver el
contrato; así como, los trámites administrativos que tanto el cliente como el contratista deben
llevar a cabo para dicho fin.

Resolución de conflictos / Solución de controversias: aquí se detallan los trámites

administrativos a seguir en el caso las partes (contratista y cliente) no lleguen a resolver sus
conflictos en el proyecto.

2. ASPECTOS ECONÓMICOS

Adelantos de obra: aquí se indican los términos bajo los cuales se realiza dicho adelanto(s), y la
forma en cómo éste será amortizado al cliente.

Compensaciones / pagos: aquí se indican los procedimientos administrativos a seguir para la

aprobación de los pagos por los servicios de ingeniería y/o construcción al cliente. Además, se
define el período de valorización y los plazos para obtener los pagos por parte del cliente.
Penalidades: aquí se describen los alcances bajo los cuales se aplican multas al contratista, las
cuales se expresan como porcentajes del monto del proyecto y consideran un límite superior. El
cobro por penalidades no libera a El Contratista de la indemnización por daños y perjuicios.

Retenciones: aquí se describen los conceptos y porcentajes que el cliente podría retener de las
valorizaciones de obra.

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Manual de Administración del Contrato Principal
Guía para la Revisión del Contrato Principal

Garantías: aquí se especifica los diferentes tipos de garantías y los periodos de vigencia que
son solicitadas por el cliente (las garantías son medidas de seguridad del cumplimiento de la
obligaciones estipuladas en el contrato).

Seguros: aquí se indican los seguros exigidos por ley y por el cliente los cuales se deben
contratar para la ejecución del proyecto, también se indican los montos que éstos deben cubrir;
así como, otros requisitos acordados con el cliente.

Liquidación de obra: aquí se describen los trámites administrativos a seguir para obtener el
pago final por los servicios prestados al cliente.

3. ASPECTOS OPERATIVOS

Subcontratación y Cesión: esta cláusula indica las condiciones bajo las cuales Cosapi podrá o
no subcontratar parte o la totalidad del alcance materia del contrato. Se indica además que el
contratista por ningún motivo podrá ceder, gravar, transmitir, disponer parcial o totalmente la
obra u obligaciones del contrato.

Política de apoyo local / apoyo a las comunidades: aquí se describen las responsabilidades del
contratista respecto a la contratación de personal de las comunidades circundantes al proyecto;
así como, la contratación y/o alquiler de los servicios que éstas ofrecen.

Permisos, licencias e impuestos: aquí se describen los permisos, licencias e impuestos que el
contratista debe obtener o pagar con la finalidad de ejecutar la obra.

Suministros a cargo del cliente: aquí se especifican los materiales, equipos, u otros recursos
que serán suministrados por el cliente.

Interferencias entre contratistas / sub-contratistas: normalmente aquí se indica que el contratista

tiene pleno conocimiento de la intervención de otros contratistas o subcontratistas y cómo este
debe proceder en caso de encontrar interferencias con ellos, también indica cómo el cliente
manejará estas posibles interferencias.

Inspección y Aceptación de los Trabajos: aquí se describen los trámites administrativos a

seguirse para la inspección y aceptación de los trabajos en campo, por ejemplo: con cuanta
anticipación se solicita la inspección de trabajos, y los formatos a emplearse.

Condiciones Ocultas o Desconocidas: aquí se define qué casos corresponden a condiciones

ocultas o desconocidas y cómo el contratista y cliente deben proceder al encontrarse estas
condiciones en el proyecto.

Caso Fortuito o Fuerza Mayor: aquí se describen las condiciones bajo las cuales tanto el
contratista como el cliente son dispensados respecto a sus obligaciones contractuales.

Recepción de obra: aquí se describen los trámites administrativos a seguir para la entrega de la
obra al cliente (normalmente esta entrega requiere de la firma de un acta de recepción o
entrega y toda la documentación exigida por el cliente).

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Manual de Administración del Contrato Principal
Guía para la Revisión del Contrato Principal

Aceleración: aquí se indican los motivos por los cuales el cliente puede solicitar una aceleración
de la ejecución del proyecto; además, se mencionan los casos en los cuáles a dicha aceleración
le corresponden compensaciones adicionales.

Cambios / Aprobación de cambios / Modificaciones al contrato: aquí se indica los tipos de

cambios u modificaciones que se puedan dar, los mecanismos que se adoptarán para ejecutar
los mismos, y la manera como se procederá a la aprobación de dichos cambios o
modificaciones.

Reclamos: aquí se listan las causales que el contrato contempla para formular reclamos al
cliente y los procedimientos administrativos que deben seguirse.

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 ANEXO N° 34
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE RECLAMOS

ANÁLISIS DEL CONTEXTO

A ANÁLISIS DEL CLIENTE Y/O SUPERVISIÓN

Relación con el cliente y/o supervisión
Resultados de reclamos anteriormente presentados al cliente y/o supervisión
Reputación del cliente y/o supervisión respecto al manejo de reclamos con otros contratistas
Personal clave del cliente y/o supervisión involucrado en la revisión de reclamos
Identificar quiénes son, sus responsabilidades, actitudes, conocimientos técnicos
Percepción del cliente y/o supervisión respecto al trabajo de Cosapi

B ANÁLISIS DEL EQUIPO DE PROYECTO (COSAPI)

¿Cuenta con administrador de contratos?
¿Necesita más personal para elaborar reclamos?
¿Quiénes podrían participar en la elaboración de reclamos?
¿Quiénes en el EDP tienen el conocimiento y habilidades para participar en los reclamos?

C ANÁLISIS DEL PROYECTO

Porcentaje de avance del proyecto
Margen del proyecto sin considerar compensaciones por reclamos
Identificar actividades del proyecto que son afectadas en costo y plazo
Listar y priorizar reclamos a ser presentados
 ANEXO N° 34
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE RECLAMOS

ESTRATEGIA PARA RECLAMAR

A OBJETIVO
Definir margen esperado del proyecto después de la negociación de los reclamos

B DEFINICIÓN DE RESPONSABILIDADES
Definir el responsable de Cosapi a cargo de negociar los reclamos (interno o externo al proyecto)
Definir su autoridad para cerrar acuerdos con el cliente y/o supervisión
Definir responsabilidades en torno a la elaboración de expedientes de reclamo

C PLANTEAMIENTO DE RESULTADOS ESPERADOS

Identificar los reclamos en los que se espera tener mayor éxito
Identificar los reclamos que podrían cederse ante el cliente
Establecer porcentajes de éxito por cada reclamo presentado al cliente

D PRESENTACIÓN DE RECLAMOS AL CLIENTE Y/O SUPERVISIÓN

Definir el orden en el cual se presentarán los reclamos al cliente y/o supervisión
Programar con el cliente y/o supervisión la revisión de los reclamos
 ANEXO N° 34
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE RECLAMOS

ELABORACIÓN DEL RECLAMO

A REVISIÓN INICIAL DE LA DOCUMENTACIÓN

Para cada reclamo se deberá:
Revisar documento(s) por el cual el cliente ha negado la solicitud de cambio
Identificar las razones del cliente para negar la solicitud de cambio
Entender ambos puntos de vista del reclamo
Listar información del proyecto relacionada al reclamo
Listar RFI´s, Cartas, Reportes Diarios, Planos, Cuaderno de Obra u otro documento relevante para el
reclamo
Identificar bases contractuales para el reclamo
Cláusula de cambios y reclamos
Acuerdos con el cliente (actas de reunión, cuaderno de obra, etc.)

B ANÁLISIS DEL RECLAMO

B.1 ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN
Organizar la información relacionada al reclamo
Por tipo de documento
Cronológicamente
Estudiar el contenido de la documentación y resumir
Resaltar información importante en la documentación
Colocar separadores para facilitar su búsqueda
Crear archivadores con información del reclamo
Resumir información en un registro cronológico de sucesos de obra
Evaluar el impacto de eventos en los controles de obra
Estudiar diferencias entre lo planeado y lo ejecutado (cronograma, seg. de prod, etc)
Resumir hallazgos
Estudiar Cláusulas del contrato relacionadas al reclamo
Evaluar de que forma pueden ser aprovechadas
Identificar cuales pueden ser utilizadas por el cliente o supervisión para negar el reclamo

B.2 PLANTEAMIENTO DEL RECLAMO

Involucrar Juicio Experto
Evaluar la necesidad de involucrar Juicio Experto externo al proyecto
De ser necesario consultar personal con experiencia en la formulación de reclamos
Exponer al juicio experto la información con la que se cuenta para el reclamo
Establecer fundamentos contractuales para reclamar
a. Determinar las causas que motivan el reclamo
Elaborar listado de causales para el reclamo
b. Determinar amparo en el contrato para el reclamo
Identificar las cláusulas aplicables del contrato
c. Probar la relación entre causas y efectos
Describir cómo las causas que motivan el reclamo afectó el proyecto
Describir la cronología de los sucesos
Describir las medidas adoptadas para mitigar los impactos al proyecto
B.3 ESTIMACIÓN Y/O CÁLCULO DE IMPACTOS
Elaborar documentos de soporte
Cronologías de causas y efectos
Cronogramas con notas
Flujogramas, gráficos
Diagrama de Dependencia
Paneles fotográficos, videos, etc
Planillas de Cálculo de impactos económicos
Resumir hallazgos
Vincular causales del reclamo con impactos calculados
Incluir el cálculo de impactos para los reclamos y concluir análisis

C ELABORACIÓN DEL EXPEDIENTE DEL RECLAMO

Preparar expediente de reclamo
Revisar y considerar los requisitos del cliente y/o supervisión
Usar plantilla Cosapi para elaborar reclamos
Revisar reclamos de otros proyectos
Obtener autorización para enviar expediente al cliente y/o supervisión
 ANEXO N° 34
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE RECLAMOS

NEGOCIACIÓN

A ASPECTOS PERSONALES DE LA NEGOCIACIÓN

Separar a las personas del problema
No atacar a la contraparte

B ASPECTOS TÉCNICOS
Negociar cada reclamo por separado y no en grupo
Concentrarse en la negociación de reclamos importantes
Explicar fundamentos y análisis de los reclamos
Estudiar los sustentos de Cosapi para cada reclamo
Estudiar y responder a los planteamientos de defensa del cliente y/o supervisión
Evaluar con anticipación en que circunstancias solicitaría un arbitraje
Documentar acuerdos
 ANEXO N° 34
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE RECLAMOS

CIERRE

Formalizar acuerdos mediante órdenes de cambio o resoluciones (sector público)

Hacer seguimiento al cumplimiento de los pagos producto de la negociación
Si los reclamos se resuelven conciliando con el cliente se deberá hacer lo siguiente:
Enviar expedientes de reclamo a Sede Central
Registrar de Lecciones Aprendidas
Proponer mejoras para Guía de Presentación de Reclamos
 INDICE

I. SUSTENTO DE AMPLIACIÓN DE PLAZO

1.- Objetivo
2.- Antecedentes
3.- Hitos y Plazos del Proyecto
4.- Descripción General del Proyecto
5.- Marco Contractual
6.- Resumen de Causales de Ampliación de Plazo
6.1.- Causal 1
6.2.- Causal 2
6.3.- Causal 3
…… Causal ……
7.- Análisis y Conclusiones
II. CAUSAL 1
1.- Descripción de la Situación Prevista
2.- Descripción de la Situación Real
2.1.- Respaldo 1
2.2.- Respaldo 2
…… Respaldo …..
3.- Cálculo y Resumen de Impactos en Costo y Plazo
III. CAUSAL 2
1.- Descripción de la Situación Prevista
2.- Descripción de la Situación Real
2.1.- Respaldo 1
2.2.- Respaldo 2
…… Respaldo …..
3.- Cálculo y Resumen de Impactos en Costo y Plazo
… Causal…..
IX. CONCLUSIONES
 INDICE

A RESUMEN EJECUTIVO
B RESUMEN DE HECHOS Y HALLAZGOS
1.- Descripción del proyecto y el reclamo
2.- Descripción de la situación prevista
3.- Descripción de la situación real
4.- Análisis de los términos del contrato aplicables
5.- Análisis y conclusiones
C ANÁLISIS DE LAS CAUSALES
1.- Causal 1
2.- Causal 2
3.- Causal 3
E CÁLCULO Y RESUMEN DE IMPACTOS
F ANEXOS (referenciar documentos e incluir información sustentario)