LECCIÓN N° 5:

LA CARTA COMERCIAL

La comunicación dentro de las organizaciones necesita estar regidas bajo

ciertos formatos. Hablamos, claro, de la comunicación formal. Esa que nos
representa y traslada lo que queremos que la otra persona conozca, o se dé
por enterada. Una solicitud, un requerimiento, un comunicado, todo tiene
que pasar por papel, o el formato digital, para que le dé la legitimidad que
merece.

La importancia de los documentos administrativos, en este caso la carta

comercial, son una extensión de nosotros mismos, es decir nos representa
a la distancia, son lo que somos, parte de nuestra personalidad.

Incluso una carta nos puede reflejar lo que pensamos y lo que sentimos.
Veamos un ejemplo sencillo de unas líneas de una carta, pero que no es
comercial, sino una carta simple.
¿Qué podemos decir de la personalidad de quién escribió esta carta?

Una persona muy creativa, muy locuaz

y algo romántico. Entonces, si
podemos sacar esa conclusión de una
persona que no conocemos. Con
mucha más razón está en juego lo que
transmitimos en una carta comercial.

Recuerda que la primera impresión es

la última. Es así que si tu primera carta
que envías a un potencial cliente, si
esta no guarda el debido cuidado en su
forma y fondo, puede ser que no solo pierdas la oportunidad de conquistar
un cliente, sino que pierdas algo más valioso, tú prestigio personal y de la
organización a la que representas.

1. Definición:

La carta comercial es un documento que está dirigido a clientes,

proveedores, comercios o empresas con el fin de establecer o mantener
una relación comercial con el destinatario, acerca de un producto o
servicio en particular.
La carta comercial puede ser presentada en un formato impreso o digital,
así como, tratar diversos temas de índole comercial que cautiven o generen
interés en el destinatario.
Por tanto, la carta comercial se caracteriza por tener un contenido formal y
expositivo acerca de las ventajas y los beneficios que se pueden obtener a
partir de un compromiso comercial tras una compra, una venta o una
afiliación con una empresa en particular.
Asimismo, la carta comercial puede tratar diversos contenidos de tipo
comercial como la solicitud de una reunión, de catálogos, de lista de
precios, de créditos, promociones, pedidos, descuentos, invitaciones, entre
otros.
De allí que, a través de la carta comercial se establezcan importantes
alianzas o negociaciones que beneficien a las partes involucradas.
Por tanto, una carta comercial sirve para:

• Aliarse con otra empresa, particular o institución.

• Desarrollar promociones de la marca, producto o servicio.
• Formalizar pedidos, créditos o entregas.

2. Partes de una carta comercial

Es importante que se comprenda que NO hay un estilo o modelo de carta

comercial que sea único. Muchas empresas establecen un formato que los
caracterizan y que forman parte de su identidad corporativa.

¿Qué es una identidad corporativa?

Tal como ocurre con nuestro propio nombre, la manera en que nos
comportamos y comunicamos también nos vuelve únicos y nos diferencia
de los demás. Bajo esa idea, la identidad corporativa pasa a ser la forma en
que una organización se proyecta ante el público y comunica su promesa
de valor ante distintos grupos de interés.

Se trata también de una expresión física de la marca, de una extensión de

la cultura mostrada a través del estilo de comunicación y el
comportamiento que plasman la imagen del negocio. De esta manera, la
identidad corporativa expresa la personalidad de marca, la distinción con
respecto a la competencia.
Puede tomarse también como una colección de componentes visuales,
colores, símbolos, palabras y diseños que conforman la representación
visual del negocio. Como tal, la identidad visual es uno de los elementos
dominantes dentro de la identidad corporativa, por representar el factor
más visible para los clientes.
Estos componentes visuales incluyen logotipos, marcas, símbolos, tipos de
letra, nombres, eslóganes, esquemas de color, diseño de papelería,
decoración de edificios y anuncios. Incluso códigos de vestimenta y
uniformes. Asimismo, comprenden los dispositivos de apoyo como el sitio
web de la compañía, sus plataformas de redes sociales y la tarjeta de la
misma.
Eso quiere decir que existen compañías o empresas que tienen
establecidos una forma de cómo presentar sus cartas, de manera
uniforme. Es decir, la empresa BCP tiene una forma de ubicación de la
fecha en su carta, una única forma de los espacios, tipos de letras,
márgenes, etc., porque así lo ha establecido su identidad corporativa.

Veamos un ejemplo:
A continuación se presentan las partes que conforman la estructura de
una carta comercial.

2.1. Membrete: está compuesto por los datos de la empresa remitente que
son el nombre, la dirección, los números de contacto y el correo
electrónico. Se ubica en la parte superior de la carta.

2.2. Lugar y fecha: se indica el lugar y la fecha en la que se redactó la carta.

Cuidar mucho el estilo.
Se recomienda así: Lima, 9 de mayo de 2020

2.3. Nombre del destinatario: nombre y apellido de la persona a la cual

será enviada la carta.

2.4. Saludo o encabezado: se redacta un saludo breve haciendo uso de las

fórmulas de cortesía y respeto. El saludo antecede el asunto de la carta. Por
ejemplo: “Estimado señor”, “Estimado cliente”, “Distinguido cliente”,
“Apreciado cliente”.

2.5. Asunto: es un texto breve en el cual se expone el motivo de la misiva

como la invitación a un evento, la presentación de un nuevo producto o
servicio o charla, entre otros.

2.6. Cuerpo del mensaje: es la parte más importante de la carta donde se

expone y se desarrolla el motivo de la carta en orden de importancia. La
redacción debe contar con un sentido de respeto y evitar los errores
ortográficos.

2.7. Despedida: es un párrafo con el cual se cierra la idea principal de la

carta. Debe ser breve y debe mantener la cortesía expuesta en el saludo.
Por ejemplo: “Sin otro motivo, se despide”, “Saludos cordiales”.

2.8. Firma: se coloca el nombre del remitente, cargo (si se trata de una
persona física), y el sello de la empresa o comercio.
Consejo: No hay requisitos legales para la estructura y el diseño de las
cartas comerciales. Esto significa que, en teoría, puedes utilizar gráficos
para los datos obligatorios. Sin embargo, tanto los socios comerciales como
los clientes privados esperan recibir cartas con formato profesional. Pueden
considerar que las desviaciones de la norma no son profesionales y, en el
peor de los casos, pueden generar incertidumbre y desconfianza.

3. Ajustes en una carta comercial

3.1. Márgenes

La carta comercial estándar se escribe a hoja tamaño A4, en formato

vertical. Se recomiendan los siguientes márgenes de página para este tipo
de documentos:

3.2. Fuente
Por norma general, no hay una fuente estándar para las cartas
comerciales. Los empresarios tienen total libertad para elegir la fuente que
más les convenga, pero conviene orientarse por fuentes estándar probadas
como Times New Roman, Arial, Tahoma o Helvética. Con todo, en principio
todas las fuentes fáciles de leer con proporciones equilibradas son
adecuadas para las cartas comerciales.

3.3. Tamaño de fuente

Escribe tus cartas comerciales con un tamaño de letra de 11 o 12 puntos.
Para documentos con cuerpos de texto grandes, 11 está bien, pero si la
carta es más corta, entonces elige el tamaño de 12 puntos. Este valor se
basa en la suposición de que se utiliza una fuente estándar. Si tu empresa
utiliza una fuente exótica como parte de su diseño corporativo, asegúrate
de ajustar el tamaño de la fuente en consecuencia.

3.4. Membrete: campo de dirección y bloque de información

La parte superior del membrete corresponde al borde superior del
documento. A partir del borde de la página, dispones de 4,5 cm para tu
diseño. En esta área, los empresarios suelen colocar elementos gráficos
como logotipos de empresas o eslóganes.

Veamos el siguiente modelo gráfico:

4. Algunas precisiones

Este gráfico de la página anterior es solo una referencia básica lo que se

refiere la distribución de cada elemento. Recuerden que aún no estamos
viendo la redacción, sino la forma, la armonía de cada bloque.

Analicemos las siguientes imágenes:

¿Qué diferencia una imagen de la otra?

Aunque pareciera que ambas fueran iguales, puesto que están las mimas
personas, en la imagen de la izquierda vemos que las señoritas están en
posiciones que no tienen armonía. Sin embargo en la otra sí. En fotografía
a esto se le llama composición de imagen. Es decir, la composición de
imagen busca una simetría en sus elementos, un orden. Las cuatro señoritas
están en una posición que si dividimos la imagen parecieran que son
iguales.

En nuestra carta sucede lo mismo. Hay que exigirnos componer bien los
elementos de nuestra carta, tal como en el gráfico. Que los bloques estén
ordenados, los textos justificados. Que haya espacios blancos que muestre
una especie de “respiración” de la imagen.
▶ ASIMÉTRICO❌

▶ SIMÉTRICO ✔
5. Tipos de cartas comerciales

Los más importantes son:

• De oferta.
• De pedido.
• De reclamación.
• De solicitud de información o de publicidad.

5.1. Carta de oferta y venta

Las empresas utilizan frecuentemente las cartas comerciales con el fin de

ofrecer a los posibles clientes determinados productos o servicios. Estas
cartas reciben el nombre de cartas de oferta. La oferta va a veces
acompañada de descuentos especiales u otro tipo de ventajas para realizar
un mayor número de ventas.

5.1.1. Información que aparece

En una carta de oferta, suelen aparecer los siguientes datos:

a. Motivo de la oferta. Es conveniente explicar la razón por la que se

realiza la oferta: liquidación, lanzamiento de productos, cambio de
local, etc.
b. Características y precios de los productos. Se debe presentar el
producto, sus características, su precio y explicar las ventajas que
ofrece.
c. Duración de la oferta. En la carta ha de figurar el período de validez,
es decir, la fecha de inicio y fin de la oferta presentada, y si es
acumulable a otras o no.
d. Forma de adquisición. Se ha de indicar el lugar de entrega y el modo
de pago de los productos.
MODELO:

5.2. Carta de pedido

Una carta de pedido tiene como objeto solicitar el envío de algún producto
que se pretende adquirir. En la mayor parte de las ocasiones, estas
peticiones surgen como consecuencia de anteriores cartas de oferta o de
información a través de las cuales las empresas dan a conocer sus
productos. En estos casos, los clientes tienen la información necesaria sobre
los precios y las características de los artículos demandados.

5.2.1. Información que contiene

a. Mercancía que se solicita. Es conveniente precisar todo lo necesario

sobre el producto (clase, tamaño, precio...) y nombrar los artículos
según la denominación de los catálogos o los muestrarios recibidos.
Se debe señalar exactamente el número de productos que
solicitamos.
b. Forma y condiciones de pago. Al realizar el pedido, se debe indicar la
forma de pago elegida. La mayoría de las empresas establecen las
condiciones de pago más adecuadas, así como las posibles formas de
financiación.
c. Plazo de entrega. Si se desea que la entrega de la mercancía se
produzca en una fecha concreta, hemos de señalarlo en la carta.
d. Dirección. Debemos incluir la dirección completa a la que ha de
efectuarse el envío.
e. Forma de transporte. En ocasiones, se especifica cómo se desea que
se realice el transporte de la mercancía que se solicita y quién correrá
con los gastos de envío.
f. Después de enviar una carta de pedido generalmente nos llegará una
carta de remisión en la que se comunica a la persona que ha hecho
el pedido que este ha sido efectuado. En esa carta se alude
normalmente a los detalles del despacho de las mercancías o de los
documentos que se envíen.
g. También es corriente enviar una última carta de recepción en la que
se confirma el recibimiento de las mercancías solicitadas en un
primer momento en perfectas condiciones, se devuelven
documentos firmados, etc.
MODELO:
5.3. Carta de reclamación

Tiene como objeto exponer una queja y solicitar la solución que se

considere más adecuada. Las cartas de reclamación son comunicaciones
que se envían dentro de ámbitos de compraventa, en las que,
normalmente, los compradores señalan que las mercancías adquiridas no
se corresponden a lo pedido o a lo cotizado.

5.3.1. Aspectos a cuidar

a. Redacción. La carta ha de ser clara y detallada. Se debe

señalar exactamente cuál es nuestra queja y aportar todos los
argumentos que la justifiquen.
b. Tono. Debe ser firme, pero cortés; incluso cuando sepamos
que tenemos razones suficientes para reclamar, utilizaremos
un lenguaje respetuoso.
c. Motivos. La mayor parte de las cartas de reclamación se
refiere a alguno de estos tres aspectos:
1. Reclamaciones sobre artículos. Se deben a deficiencias de
calidad, al envío de productos distintos de los solicitados o al
mal estado o deterioro tras el envío de alguno de los artículos
demandados.
2. Reclamaciones sobre cantidades. Se producen cuando se
observan diferencias entre las cantidades solicitadas y las
recibidas. En estos casos, la cantidad reclamada debe quedar
reflejada claramente, tanto en números como en letras.
3. Reclamaciones sobre precios. Suelen producirse debido a una
suma errónea, al aumento de precios sin previo aviso, a la
incorrecta aplicación del IVA... Al igual que en el caso de las
reclamaciones sobre cantidades, la cifra debe quedar
reflejada claramente y de forma destacada.
5.3.2. Importante

Tras recibir una carta de reclamación se suele contestar con una carta
explicativa en la que el vendedor reconoce o no el error cometido y se indica
una solución a la misma. Cuando no se acepte la reclamación planteada por
el remitente se explicará que en el problema que haya surgido no está
involucrado el vendedor.
MODELO
6. Estructura de la carta – Recomendaciones

6.1. INICIO:

6.1.1. Fecha:
En todos los escritos empresariales es imprescindible incluir la fecha para
facilitar su archivo y evitar posibles confusiones en el futuro. En las cartas,
la fecha suele situarse en el margen superior derecho del documento,
aunque no existe una norma al respecto.
Lo fundamental a la hora de escribir las fechas es mantener la coherencia
en todos los escritos.

Recomendaciones:
• Los meses se escriben en minúscula.
• Los años se escriben sin punto.
• Es preferible escribir el día y el año con número, y el mes con letra
(14 de febrero de 2000), a menos que, por motivos legales de otra
índole, debemos hacerlo todo con letra.
• Es preferible utilizar la variante sin artículo delante del año (20 de
marzo de 2001).
• No deben utilizarse las partículas “en” y “a” “para” introducir las
fechas, por considerarse una fórmula anticuada:
• Lima, 18 de julio de 2020
• En Lima, a 18 de julio de 2000

6.1.2. Destinatario:

Nombre, cargo, empresa, dirección

Sr. Juan Cisneros Rojas

Gerente General
Tramar S.A.
Av. Caminos del Inca 254
Surco, Lima.
6.1.3. Saludo:

El saludo o encabezamiento se escribe debajo de los datos del destinatario

y del remitente. En algunos casos se puede anular el encabezamiento (por
ejemplo, en las cartas de respuesta comercial dirigidas a una empresa) y
comenzar la carta directamente.

Estas son algunas indicaciones que tenemos que tener en cuenta a la hora
de redactar los encabezamientos:

Siempre que sea posible, personalizaremos nuestros envíos (Estimado Sr.

Gómez, Estimada Sra. Gómez).

Si se trata de envíos masivos, debemos utilizar algunas fórmulas, que

elegiremos según el contexto (Estimados clientes; Estimados amigos;
Estimados usuarios).

Conviene evitar las expresiones anticuadas (Muy Sr. Nuestro; Muy Sra.
Nuestra; Muy Sres. Nuestros).

Conviene evitar las construcciones dobles para abarcar el masculino y el

femenino (Estimado/a Sr./Sra.). Es importante estar seguro el género de la
persona a quien se emite la carta. No saberlo significaría un distanciamiento
frío con la persona y un desinterés.

A continuación proponemos una recopilación de los encabezamientos más

comunes, que escogeremos según el contexto:

• Querido amigo / Querida amiga / Queridos amigos

• Estimado amigo / Estimada amiga / Estimados amigos
• Estimado colaborador / Estimada colaboradora / Estimados
colaboradores
• Estimado señor / Estimada señora / Estimados señores
• Estimado Sr. González / Estimada Sra. González / Estimados Sres.
González
• Estimado cliente / Estimada cliente / Estimados clientes
• Apreciado cliente / Apreciada clienta / Apreciados clientes
6.2. El cuerpo de la carta

El cuerpo de la carta está constituido por el mensaje en sí. Es fundamental

que esté redactado de forma clara y adecuada para que nuestro mensaje
cumpla su función.

En primer lugar, es importante cuidar el estilo de nuestra redacción. Para

ello puede resultar útil seguir las siguientes indicaciones:

Evitar las expresiones anticuadas y las fórmulas rígidas heredadas del

lenguaje administrativo, como las siguientes:

• En relación con el asunto de referencia…

• Adjunto remito…
• Para su conocimiento…
• En motivo de la presente…
• Al recibo de la presente…
• Evitar el empleo del gerundio al comienzo de la frase (Respondiendo
a su carta del día…).
• Emplear construcciones sintácticas ordenadas (sujeto, verbo y
complementos): Nos ponemos en contacto con usted para
informarle… Tenemos el gusto de comunicarle…

Además, las siguientes frases pueden servirnos de ejemplo para iniciar el

cuerpo del texto:

Con un mensaje neutro:

Mediante esta carta…
Con este escrito…
Nos dirigimos a usted con el fin de…
Nos dirigimos a vosotros con el fin de…
Nos complace comunicarles…
Nos ponemos en contacto con usted a fin de…
Queremos darles a conocer…
Tal y como acordamos por teléfono…
De acuerdo con la conversación que mantuvimos con el Sr. Gómez, les
enviamos…
Les comunicamos que…
Les anunciamos que…
A continuación, les detallamos…
Como ya sabrán…
Tal y como acordamos…
Debido a…
En lo referente a…
En lo concerniente a…
A propósito de…
Con motivo de…
A raíz de…

Con un mensaje positivo:

Nos complace comunicarle que…
Es un placer para nosotros comunicarle…
Nos complace comunicarle que…
Es un placer anunciarle que…
Es una gran satisfacción para nosotros comunicarle…
Es un placer comunicarles que…

Para hacer referencia a un envío:

Le enviamos su pedido…
Le enviamos…
Les tramitamos…
Nos complace enviarle…
Adjuntamos la documentación correspondiente a…
Junto a esta carta le enviamos…

Para expresar agradecimiento:

Queremos darles las gracias por…
Queremos agradecerles sinceramente la atención…
Les damos las gracias por…
Quiero darles las gracias por…
Quiero agradecerle sinceramente el amable trato recibido durante…
Deseo agradecerles…
Reciba mi más sincero agradecimiento por…
Gracias por tu amable gestión al frente de…

6.2.1. Organización del mensaje

Una vez se tiene claro el contenido que se desea transmitir en la carta hay
que organizar el mensaje. McLean (1996) distingue varias fórmulas que
permiten organizar el mensaje dependiendo del tipo de carta que se desee
escribir. Estas fórmulas o Letter formulas permiten adaptar cada carta a la
situación en concreto. Las más comunes según este autor son:

a) Estructura de pirámide invertida

En este tipo de fórmula se comenta primero el punto o tema más

importante que se quiere tratar y el resto de la carta gira en torno a esta
idea principal. Su objetivo es centrar la atención del destinatario en ese
tema ya desde la primera frase del párrafo inicial. La estructura comenzaría
con el punto principal, seguiría con ejemplos e información de apoyo y por
último, el párrafo de acción final. Esta fórmula es aconsejable para anuncios
de noticias, quejas y cumplidos.

b) Secuencia en forma de diamante

La estructura en este caso pasa por preparar al lector antes de abordar el

tema principal. Este formato es conveniente en situaciones de rechazo
como por ejemplo, en el caso de declinar una invitación, no acceder a una
petición, o pedir un favor. La primera parte sería una introducción
informativa, la segunda se centraría en el tema principal, y la última parte
consistiría en ofrecer alternativas al rechazo expuesto anteriormente.

c) Formato basado en la resolución de problemas

Como su nombre indica es la estructura adecuada en el caso de tener algún

problema o disputa por resolver. Primero se describe o explica el problema
y se acaba dando soluciones al mismo. Por ejemplo, en caso de tener algún
tipo de queja, se empieza por plantear la reclamación y se acaba
proponiendo la solución que se desea tome el lector o la que el propio
remitente exige.

d) Formato cronológico

Este tipo es recomendable cuando se quiere describir una acción siguiendo

el orden en que se sucedieron los distintos acontecimientos. Se puede
empezar desde el principio y relatar hasta llegar al final de la historia o se
puede seguir un orden inverso, comentar el resultado final en primer lugar
y retomar toda la explicación sobre cómo se llegó a dicho resultado.

e) Formato basado en preguntas y respuestas

Esta fórmula es particularmente interesante cuando se tiene que explicar
un procedimiento o se dan instrucciones para hacer algo. Se trata de hacer
y contestar preguntas que el destinatario pudiera tener. Antes de empezar
a escribir se puede preparar una posible lista de cuestiones para después ir
organizando las respuestas en un orden lógico y comprensible para el
lector.

6.3. Cierre

6.3.1. Despedida
Estas son algunas recomendaciones que tenemos que tener en cuenta:
Evitar las expresiones anticuadas y las fórmulas rígidas heredadas del
lenguaje administrativo, como las siguientes:

• Sin otro particular…

• Aprovechamos la ocasión para saludarle atentamente.
• Quedo a su disposición…
• A la espera de…
• Atte.

Las cuales pueden ser sustituidas por las más usuales:

• Un saludo,
• Reciba un cordial saludo,
• Atentamente,
• Les saluda atentamente,

Recomendaciones:
• Evitar el empleo del gerundio al comienzo de la frase (Esperamos que
estas aclaraciones… en lugar de Esperando que estas aclaraciones
hayan sido de utilidad…).
• Concluir con un mensaje positivo y alentador, incluso en aquellas
cartas cuyo contenido sea negativo (En la confianza de que lleguemos
a un acuerdo lo antes posible, quedamos a la espera de sus noticias…;
Estaremos encantados de resolver cualquier duda que pueda
surgirles…).
• Cerrar la carta con un mensaje directo, conciso y sin circunloquios
(Esperamos colaborar con ustedes en un futuro próximo. Hasta
 entonces… en lugar de Esperando que en el futuro podamos de
nuevo colaborar estrechamente y que exista la posibilidad de poder
comenzar una relación comercial entre ambas compañías de forma
satisfactoria, me despido…).

Estas son algunas fórmulas que pueden resultar útiles para concluir una
carta:

Con un mensaje neutro:

Cordialmente,
Atentamente,
Muy cordialmente,
Un cordial saludo,
Saludos cordiales,
Reciba un cordial saludo,
Reciba un atento saludo,
Le saludamos cordialmente,
Con afecto,
Un abrazo,
Muy atentamente,
Le saludo atentamente,

Para mostrar disponibilidad:

Si necesitan cualquier aclaración, no duden en ponerse en contacto con
nosotros…
Estamos a su disposición para todo aquello que necesiten…
No dude en llamarnos si necesita cualquier aclaración; estaremos
encantados de atenderle…
Si precisan alguna aclaración, póngase en contacto con nosotros…
Si desean más información, les atenderemos con mucho gusto…
Estamos a su disposición en el teléfono…

Para indicar que estamos esperando respuesta:

Confiamos en que…
Esperamos que…
Nos gustaría contar con…
Estamos seguros de que podrán darnos una respuesta en breve…
En espera de su respuesta, reciba un atento saludo…
A la espera de su respuesta, les saluda atentamente…
Esperamos recibir noticias suyas lo antes posible…
6.3.2. Firma

En las cartas comerciales, la firma debe ir acompañada del nombre y los

apellidos en letra impresa, así como el cargo del firmante. El orden debe ser
el siguiente:

• Firma
• Nombre
• Cargo
• La posdata

La posdata es un elemento opcional en las cartas. Se coloca después de la

firma y separada de esta por un interlineado amplio. Se introduce con las
iniciales P.D. o P.S. (post scriptum) y tiene por objeto introducir un mensaje
o recordatorio.

Utilizamos la posdata para hacer llamadas de atención sobre lo que hemos

mencionado en el cuerpo del documento o para introducir algún dato
nuevo que queramos destacar por algún motivo.
Está demostrado que la posdata siempre se lee y por eso en muchas
ocasiones se utiliza para destacar información importante. Debe ser breve;
a ser posible que no ocupe más de una línea.

7. Recomendaciones finales
Lo que puedes hacer

a. Corto y conciso: ¡sé breve! En las cartas comerciales, ya sea por

correo postal o electrónico, debes ir directamente al grano. Lo más
probable es que no seas el único que se pone en contacto con el
destinatario de tu carta desde el punto de vista comercial. Por lo
tanto, lo mejor es que lleves a cabo una formulación breve, concisa y
con una línea de asunto bien elegida. Las cartas comerciales solo
deben exceder una página DIN A4 en casos excepcionales. Si es
necesario, guarda tablas complejas, ilustraciones o detalles de la
factura en los anexos.
b. Saludo personal: si es posible, dirígete personalmente al destinatario
de la carta comercial. Si no sabes su nombre, investiga quién es la
persona de contacto responsable y asegúrate de que la ortografía
 desde la primera a la última palabra sea correcta. Si no puedes
identificar a ningún destinatario específico, sería una buena idea
buscar una forma neutra de dirigirte a la persona responsable como,
por ejemplo, “A quien corresponda” o “Estimados señoras y
señores”.
c. Posdata: la posdata servía originalmente como un suplemento en las
cartas manuscritas, pero ha adquirido una nueva función en la era de
la producción mecánica de textos. La posdata puede ser usada para
añadir información de otra categoría a la carta de negocios o para
resaltar información importante. La característica P.D. seguida de dos
puntos llama la atención fácilmente del lector. Utilízala para
despertar el interés del lector sobre ofertas actuales o sobre tu
página web.
Lo que no se debe hacer

a. Frases y formulaciones obsoletas: hay que formular cartas

comerciales de manera actual y orientada al destinatario. Evita los
bloques de texto estereotipados, las frases y las expresiones
idiomáticas obsoletas. Escribe cartas comerciales en un lenguaje
claro y sin adornos innecesarios. Recuerda que estas transmiten tu
imagen corporativa, de modo que si aburres a los clientes y socios
comerciales con frases trilladas o un español que suene demasiado
burocrático estás desperdiciando oportunidades. Por otro lado, con
las cartas comerciales modernas, que se adaptan individualmente al
destinatario, puedes mostrar interés en el lector y serás recordado
durante mucho tiempo.
b. Errores ortográficos: los errores dan una impresión de poca
profesionalidad. Y esto se aplica no solo a la estructura y el diseño,
sino especialmente a la ortografía y la puntuación. Por lo tanto, lee
atentamente las cartas comerciales y corrígelas o busca ayuda
profesional si es necesario.
c. Redacción negativa: evita las negaciones y la utilización de palabras
negativas. Incluso las malas noticias pueden traducirse en palabras
positivas.
d. Ofrece alternativas en lugar de construir muros: compara estas
formulaciones “Desafortunadamente, no puedo responder a” y “Me
informaré inmediatamente y me pondré en contacto con usted”.
 ¿Qué frase preferirías oír? Reemplaza las formulaciones que
parezcan peyorativas o poco amistosas y responde ante los
problemas con una alternativa amigable y orientada a la solución, sin
dejar que se conviertan en un obstáculo.
e. Construcciones pasivas: mientras que las oraciones pasivas eliminan
toda motivación al ocultar al sujeto que actúa, las formulaciones
activas enfatizan la acción y, por lo tanto, parecen poderosas y
dinámicas. Compara la diferencia entre “Su solicitud se tramitará lo
antes posible” y “Mi colega, el sr. Pérez, tramitará su solicitud lo
antes posible”. Con la primera frase, sigue sin saberse quién atenderá
su solicitud. La segunda frase le da una mejor sensación, porque aquí
sabe que puede contar con una persona real.
f. Frases encadenadas: estructurar las frases de forma complicada
dificulta la comprensión y, por lo tanto, la comunicación. Trata de no
emplear frases muy largas y exprésate en la medida de lo posible por
medio de oraciones sencillas y claramente comprensibles.