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Diagrama de Flujo, una herramienta

infalible para visualizar, esquematizar y
mejorar tus procesos
por Iván Torres | Gestión empresarial, ISO 9001 | 14 Comentarios

¿Te gustaría mejorar tus procesos? Si es así, lee este post con calma
porque te voy a explicar cómo hacerlo con un diagrama de flujo En otros
post te he comentado la importancia que tienen los procesos en cualquier
organización ya que los procesos lo son todo en cualquier negocio. Tener
unos procesos robustos, ágiles y eficientes es algo básico para cualquier
empresa. Pero, ¿cómo estudiar un proceso?, ¿qué estudiar y por dónde
empezar? En este artículo te explico con detalle cómo puedes hacerlo
mediante un diagrama de flujo. Aquí tienes un resumen de los que
aprenderás tras la lectura de este post pero sobretodo no dejes de leer el
último punto en el que te explico qué hacer después de dibujar un diagrama
de flujo:

Contents [Ocultar]
 Que es un diagrama de flujo

Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso. Se

trata de representar los pasos que sigue un proceso desde que se inicia hasta
que se termina y para ello se utiliza una serie de elementos visuales que te
ayuden a dibujar cada paso que sigue un proceso.

Para qué sirve un diagrama de flujo

¿Alguna vez has contado todos los procesos que existen en tu

organización? Estoy seguro que en tu empresa existen procesos
administrativos, procesos comerciales, procesos de producción del
producto/servicio que entregas al mercado, procesos estratégicos de los
cuales la dirección es la responsable, etc Cualquier organización por pequeña
que sea tendrás varios procesos. Un diagrama de flujo ayudará a
visualizar y mejorar estos procesos y en definitiva a llevar una mejor
gestion empresarial. Pero no cabe duda que si un diagrama de flujo es útil
en una pequeña empresa imagínate lo esencial en que se puede convertir
dentro de una organización con más 50 o 100 empleados. Las organizaciones,
entre más grandes, más complejos serán sus procesos y es aquí donde un
diagrama de flujo representa una ayuda importantísima al reflejar
visualmente y resumir una cantidad importante de pasos por las cuales se
desarrolla cada uno de sus procesos. Aparte de lo comentado, otros
beneficios que obtendrás si trabajas con diagramas de flujo en tu
organización son:

ayudar a comprender que es un proceso y cuál es el objetivo del

proceso que se está representando en la organización.
complementar una caracterizacion de procesos.
ahorrar mucho tiempo en el análisis de los pasos que sigue un proceso.
facilitar un impacto visual que hace que los procesos sean más visibles
facilitando su comprensión global.
contribuir a realizar un análisis profundo y exhaustivo del proceso,
proporcionando información sobre posibles mejoras.
establecer un buen punto de partida para documentar tus procesos y
elaborar los procedimientos.
identificar pasos clave de cada proceso donde pueda existir un riesgo o
este paso pueda ser crítico para la consecución del objetivo del
proceso.
ofrecer ayuda para analizar la efectividad y eficiencia de los procesos al
poder visualizar que valor aporta cada paso en la consecución del
objetivo del proceso
animar a que los empleados puedan participar en el dibujo y
representación gráficos de los procesos que ellos desarrollan.
ofrecer una herramienta básica para realizar un analisis de procesos
dentro de tu organización.

Características de un diagrama de flujo

Los diagramas de flujo son una herramienta muy utilizada para representar y
estudiar los procesos de cualquier organización debido a una serie de
características tales como:

es una herramienta sencilla de usar con un mínimo de

formación/capacitación para dibujarlos e interpretarlos
 representa visualmente una forma esquemática de todos los pasos
por los que atraviesa un proceso.
se utiliza una simbología en cada uno de los pasos que sigue un
proceso.
se puede utilizar para dibujar un proceso complejo o dividir éste en
subprocesos y dibujar un diagrama de flujo por cada uno de ellos.
muestra el valor que se aporta en cada uno de los pasos para
conseguir el objetivo final del proceso (cada paso del proceso aporta
algo para conseguir el objetivo final).
conforman una de las herramientas para conseguir la mejora
continua en las organizaciones al estudiar y plantearte el cómo se
desarrollan los procesos en las organizaciones.

Simbología de un diagrama de flujo

A la hora de representar y dibujar un diagrama de flujo existe una

simbología comúnmente aceptada. ANSI (American Normalitation and
Standarization Institute) ha publicado una lista con símbolos nos ayudan a
realizar diagramas de flujos a la hora de representar actividades y el flujo de
las mismas. La lista de símbolos es un tanto larga, así que voy a exponerte
aquella que, según mi opinión, es más sencilla y práctica a la hora de dibujar
tus procesos:
 Tipo de diagrama de flujo

En internet podrás encontrar muchos artículos e infinidad de clasificaciones a

la hora de enumerar los tipos de diagrama de flujo que existen. Desde un
punto de vista empresarial, yo los sintetizaría todos según la forma de
dibujarlos y los clasificaría solo en dos:
 diagrama de flujo por bloques
diagrama de flujo funcional

Diagrama de flujo por bloques: se dibujan los pasos del proceso pero sin
entrar en el detalle de qué puesto de trabajo desarrolla cada paso o
interviene en el proceso. Diagrama de flujo funcional: se dibujan los pasos
del proceso detallando qué puesto de trabajo dentro de la organización es el
encargado de ejecutar ese paso del proceso. Vamos a ver esto con un
ejemplo. Supongamos que en una empresa para el proceso “Recepción y
Pago de facturas a Proveedores” existen sólo dos métodos para el pago de
facturas : confirming y transferencia bancaria. El diagrama de flujo por
bloques podría ser algo así:

Y el diagrama de flujo funcional algo así:

Fíjate como este diagrama funcional ofrece bastante más detalle que el
anterior. ¿Te has percatado también en los conectores A y B que
aparecen en el listado de simbología y cómo los utilizo en este
diagrama? A veces, usar este símbolo de conector te ayuda a simplificar
mucho el dibujo de tu diagrama de flujo.

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Puedes llegar a pensar, llegado a este punto para que voy a necesitar un
diagrama de flujo, si ya tengo un manual de procedimiento o viceversa , por
ello te dejo este vídeo: https://youtu.be/YlIMF7RW1cw

Como hacer un diagrama de flujo

Ya sabes lo que es un diagrama de flujo, sabes pare sirve, los beneficios y

características de un diagrama de flujo y además sabes los tipos más
comunes de diagramas de flujo y la simbología utilizada comúnmente a nivel
mundial. Si te das cuenta, tienes todos los ingredientes para saber cómo
hacer un diagrama de flujo. No obstante te lo voy a contar paso a paso.

Paso 1: Qué proceso vas a dibujar

Lo primero es saber qué proceso vas a dibujar. ¿Vas a dibujar un pequeño
proceso? ¿Vas a dibujar un gran proceso o vas a dibujar los diferentes
subprocesos que componen un gran proceso? Yo te recomendaría empezar a
dibujar procesos más bien sencillos para ir adquiriendo destreza y práctica
para posteriormente ir pasando a procesos más complejos en tu
organización.

Paso 2: Reunir a los responsables de esos

procesos.
Son las personas que te van a ayudar a dibujar y representar esos procesos.
Qué duda cabe que las personas más idóneas para representar un proceso
en un gráfico son las propias personas involucradas en los propios procesos.
Reúnelas y explícales el trabajo que quieres realizar para que te puedan
explicar con detalle que pasos realizan. En muchas ocasiones no se realiza
esta reunión porque se cree que se conoce el proceso y los pasos que existen
dentro de él. Te sorprendería saber las ocasiones en las que se cree que las
cosas se hacen de una forma pero luego se hacen de otra forma por parte de
los trabajadores. Pregúntales a ellos y toma nota.

Paso 3: Acotar el proceso, donde comienza y

donde termina.
Como toda tarea debes tener claro dónde comienza y donde termina cada
uno de los procesos que vas a dibujar. Es muy probable que la terminación
de un proceso conecte con el inicio de otro proceso antes de entregar tu
producto / servicio al cliente. Por lo tanto identifica bien dónde comienza el
proceso (qué tarea, persona o actividad dispara ese proceso) y dónde
termina. En el paso siguiente cuando vayas a dibujar el proceso, recuerda
usar esta simbología tanto para el inicio como la terminación del proceso que
estás estudiando.

Paso 4: Empezar a dibujar cada paso

eligiendo si lo dibujarás con forma vertical,
horizontal o de ambas formas.
Con la información que te han aportado las personas involucradas en los
procesos resume esa secuencia en una serie de pasos que serán los que vas
a representar mediante un dibujo. Cada paso dentro del diagrama de flujo
podrá contener documentación/información/tareas/ materiales que irán
aportando valor para conseguir el objetivo del proceso que estás
representando. A la hora de dibujar el diagrama de flujo si quisieses
aprovechar espacio en el formato de papel lo podrías dibujar de izquierda a
derecha e ir bajando el dibujo a medida que vas avanzando con los pasos el
proceso. Recuerda dibujar los registros de control que puedan existir en
dicho proceso. Recuerda dibujar los pasos en los cuales hay que

tomar una decisión o existe una alternativa en el proceso.

Herramientas para dibujar diagramas de

flujo online

Hoy en día casi todas las herramientas empresariales se presentan en

soluciones SaaS (Software as a Service), es decir software como servicio,
donde el soporte y los datos que se manejan están alojados en servidores de
una compañía de tecnología de la información. A este servicio se accede
mediante un usuario y contraseña y se puede disponer del mismo en
cualquier momento. La ventaja de este tipo de servicios son varias pero
algunas que yo veo destacables son las siguientes:

No es necesaria la compra de una licencia para utilizar el software, sino

el pago de un alquiler o renta por el uso del software.
La responsabilidad de la operación recae en la empresa que presta el
servicio. Esto significa que la garantía de disponibilidad de la aplicación
y su correcta funcionalidad, es parte del servicio que da la compañía
proveedora del software. Suelen existir cláusulas SLA que garantizan un
nivel de disponibilidad y acceso a la aplicación al año.
Se puede acceder a la herramienta de forma remota desde cualquier
punto de conexión a internet.
Si en algún momento la aplicación requiere de una actualización, será el
propio proveedor de servicio el responsable de ejecutarlo sin tener que
hacer nada por parte del usuario.
El proveedor de servicios es quien te provee los medios seguros de
acceso en los entornos de la aplicación.
Como herramientas para dibujar diagramas de flujo online existen
muchas opciones pero las más conocidas son estas:

Lucidchart
Smartdraw
Canva

Ejemplos de diagramas de flujo

Podría ponerte muchos ejemplos de diagramas de flujo pero te voy a exponer

dos diagramas de flujo funcionales de los que he trabajado yo en IVE
Consultores y que, bajo mi punto de vista, son los que más información
aportan: En un despacho de contabilidad podría existir este diagrama de flujo
para el proceso: Solicitud de Oferta y comienzo de elaboración de
contabilidades:
Para el mismo despacho de contabilidad puede existir el siguiente diagrama
de flujo para el proceso: Elaboración de modelos tributarios:
Qué hacer después de dibujar un diagrama
de flujo

En muchas ocasiones las organizaciones cuando dibujan un diagrama de flujo

se quedan en ese paso y no van más allá. Pero una parte muy importante
cuando esquematizamos procesos mediante el dibujo en un diagrama
de flujo es preguntarnos algunas cosas para intentar mejorar es
proceso. Aprovecha que tienes dibujado el diagrama de flujo para hacerte
estas preguntas:

¿Puedo identificar pasos críticos dentro del proceso?

¿Puedo establecer algún KPI o indicador de gestión para esos pasos
críticos y saber si se está ejecutando correctamente?
¿Se podría automatizar algún paso de este proceso mediante
herramientas como Excel o algún otro software/aplicación para hacerlo
más ágil?
¿Se podría acortar algún paso sin que se pierda información/valor
añadido y así hacer un proceso más ágil/sencillo?
¿Se podrá modificar algún paso sin que se pierda información/valor
añadido y así hacer un proceso más ágil/sencillo?
¿Valdrá la pena desarrollar un procedimiento de trabajo o
instrucción de trabajo con el fin de obtener un manual de este proceso
y entregárselo a los empleados?

Bueno, estoy acabando este post y aquí tienes mucha información para
asimiliar y llevar a la práctica. Si tienes en cuenta lo que te he comentado en
este artículo y llevas a cabo los cuatro pasos que te describí para dibujar
diagramas de flujo, estoy segurísimo que habrás aprovechado al máximo el
tiempo que has invertido en realizar un diagrama de flujo para representar y
estudiar tus procesos. Algo que Bien, pues ahora sí, esto es todo lo que
quería contarte acerca de lo que es un diagrama de flujo y su aplicación en
las organizaciones. Ahora te toca a ti poner en práctica lo que te he
comentado. ¿Has dibujado ya tu primer diagrama de flujo en tu empresa? Te
espero en los comentarios.

Fuente: Elaboración propia.

Fecha publicación: 30 septiembre 2019

Iván Torres
Licenciado en Administración y Dirección de Empresas,
Colegiado nº1498 por el colegio de economistas de Las Palmas de Gran
Canaria,
IRCA Certified ISO 9001 Lead Auditor con nº ENR-00555531
Experto en Customer Experience Management

En mi web podrás encontrar información gratuita de mucho valor que comparto para
mejorar la gestión de las empresas.

También encontrarás otros recursos como libros y otras herramientas que ofrezco al
mercado para profundizar en las áreas que conozco y ayudar así a las organizaciones a ser
más competitivas.

Autor del libro Como Implantar ISO 9001:2015 Paso a Paso.

Autor de la Academia Online IVE Academy

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14 Comentarios
Carlos Reyes el 1 mayo, 2020 a las 2:43 am
RESPONDER
Hola, me ha gustado mucho la información es muy
sencilla de entender y con ejemplos practicos, yo
recomiendo una pagina para este tipo de diagramas
llamada Creately, ya que esta muy buena calidad y
es muy fácil de utilizar, https://creately.com/es.

Iván Torres el 1 mayo, 2020 a las 7:26 am

RESPONDER
Hola Carlos,
gracias por tu comentario y por aportar
otra herramienta como es Creately. No
la conocía la verdad.
saludos y gracias por tu aporte.

Pilar Reyes el 9 junio, 2020 a las 8:39 pm

RESPONDER
Hola,

Otra herramienta es bizagi, así mismo, quiero

consultar contigo, es correcto que varias actividades
puedan detonar un subproceso?, de ser así en el
subproceso estoy marcando como inicio esas
actividades que detonan ese subproceso, es
correcto?
 RESPONDER
Iván Torres el 10 junio, 2020 a las 6:16 am

Hola Pilar,
Gracias por tu comentario y aporte con
la herramienta bizagi.
En relación a tu consulta, sí que puede
ocurrirte que varias actividades disparen
un subproceso. Pero habrá que estudiar
bien cuáles son esas actividades para
ver que estás dibujando bien el
diagrama de flujo.
saludos y gracias por comentar
paola el 12 marzo, 2021 a las 10:46 pm
RESPONDER
gracia s por tu info me a ayudado de mucho

Iván Torres el 13 marzo, 2021 a las 10:39 am

RESPONDER
Hola Paola,
gracias, me alegro que te haya servido el
artículo.
Espero volver a verte por aquí.
un abrazo y buen día

Jesús el 15 abril, 2021 a las 12:20 am

RESPONDER
¿Cómo estas Lcdo. Iván? Me parece muy importante
tu artículo, pues me ayuda a refrescar
conocimientos de la universidad, actualmente estoy
ayudando a un estudiante de la universidad y me
estoy empapando en los diagramas de flujo o
denominados también flujo-gramas, es un caso, de
la manera de modernizar el sistema de información
«Control de llamadas telefónicas» detallando sus
actividades paso a paso y luego elaborar el diagrama
de flujo.

Iván Torres el 15 abril, 2021 a las 7:42 am

RESPONDER
Hola Jesús,
muchas gracias por tu comentario.
Me alegro que te haya ayudado el
artículo.
Te espero de nuevo por el blog cuando
quieras.
un abrazo y buen día.
fortunato el 8 agosto, 2021 a las 3:37 pm
RESPONDER
Realmente me sirvio demasiado para comprender el
diagrama de flujo por proceso o funcional muy facil
de entender sea esta la oprtunidad para felicitarlo y
por su alto aporte en este conocimiento.

manuel londoño el 18 octubre, 2021 a las 9:38 pm

RESPONDER
Buenas tardes Ivan, lo felicito por su encomiable
labor en beneficio de todos, tu ayuda me ha servido
demasiado, de nuevomil gracias.

Iván Torres el 20 octubre, 2021 a las 10:20 am

RESPONDER
Hola Manuel,
Me alegro que te haya gustado el
artículo. Espero volver a leerte por el
blog.
Un abrazo
 Gustavo Correa el 17 enero, 2022 a las 1:13 am RESPONDER
Muy interesante la descripcion de la elaboracion, se
debe aclarar que para cada tipo de diagramas de
actividades existe normativa pertinente.
Aldo Gramajo el 21 septiembre, 2023 a las 6:23 pm
RESPONDER
Muchas gracias por la información. Perdone la
molestia, me gustaría conocer la fecha de realización
de su escrito para poder citarle en un trabajo
académico.

Iván Torres el 26 septiembre, 2023 a las 9:20 pm

RESPONDER
Hola Aldo,
Lo publiqué el 30 de agosto de 2019.
saludos

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