Decanato de ciencias económicas y empresariales

Administración de ventas

Prof. Ivelisse Clemente

TRABAJO FINAL DE ADMINISTRACION DE VENTAS

INVESTIGAR EL DEPARTAMENTO DE VENTAS DE UNA EMPRESA

Integrantes:

Rosaura Guzmán/A00109102

Ana Rodríguez/A00109070

Yulia Santana/A00109012

Moisés Sánchez/ A00108242

Arleny Beriguete/ A00094703

Fecha:

Santo Domingo, Rep Dom.

 Introducción

En la estructura empresarial, el departamento comercial juega un papel crucial y es el

engranaje que impulsa el crecimiento y el desarrollo sostenible de la empresa. Cada
puesto en el departamento tiene una función específica y hace una contribución única al
logro de los objetivos de la organización. En el siguiente análisis, exploraremos en
detalle las responsabilidades asociadas con cada rol en Papelería Gaco, desde Director
de Ventas hasta Representante de Ventas.

El panorama comienza con el director comercial, responsable de la coordinación

estratégica de los distintos departamentos comerciales y de la planificación profesional
de proyectos. Los gerentes de relaciones y los gerentes de ventas, por otro lado,
desempeñan un papel crucial en el seguimiento del desempeño, la motivación de los
equipos y el logro de objetivos. Los gerentes de ventas actúan como punto de contacto
con los clientes y desempeñan un papel clave en el cierre de acuerdos y el
fortalecimiento de relaciones. Profundizar en el proceso de contratación revela un
enfoque matizado que enfatiza la importancia de demostrar habilidades específicas
durante las entrevistas, especialmente en ventas. La socialización, la formación básica y
el desarrollo continuo de los nuevos empleados son componentes esenciales para formar
un equipo cualificado. Como empresa dedicada a la calidad y crecimiento de sus
empleados, Papelería Gaco ofrece a sus equipos comerciales una serie de cursos y
seminarios que abarcan todos los aspectos, desde la atención al cliente hasta la gestión
técnica. La zona comercial se ha ampliado estratégicamente para cubrir la ciudad y los
distritos circundantes y se centra en las necesidades educativas de los distritos del
interior. Este sistema de evaluación se basa en la consecución de objetivos individuales
y la satisfacción del cliente, lo que garantiza la mejora continua. En términos de
compensación, los representantes de ventas reciben un salario competitivo que incluye
salario base, comisiones, bonificaciones y beneficios complementarios.

Finalmente, el sistema de incentivos de Papelería Gaco se basa en incentivos

financieros, reconocimientos y recompensas, así como en la flexibilidad de la fuerza
laboral, brindando un ambiente que promueve el alto desempeño y la satisfacción
laboral. Este completo análisis proporciona una visión integral de la dinámica de la
unidad de ventas de Papelería Gaco y resalta la importancia estratégica de cada
elemento para lograr los objetivos comerciales.
Historia de Papelería Gaco

Sería el año 1981 cuando nuestra fundadora, la señora Teresa Suriel Vargas tuvo la
iniciativa y la idea de comenzar un negocio en la mitad de la sala de su apartamento
familiar, tomando el nombre del edificio donde residía con el permiso del propietario,
con un capital de apenas RD$2,000.00, con muchos deseos de que su proyecto saliera a
camino y sin ningún conocimiento de este tipo de negocios, nace Papelería GACO.

Desde el primer día su propósito fue que el estudiante universitario se sintiera como en
su casa y a la vez proporcionarle a buen precio los materiales que necesitaban, de ahí
nuestro slogan “Tu papelería de siempre”, los estudiantes se sentían identificados con
sus fundadores así que muy pronto comenzaron a llamarles papá y mamá Gaco.

Al día de hoy ya tenemos 40 años en el mercado, dando servicio de calidad y buena

atención al cliente, siempre con la intención de seguir innovando, pero a la vez, seguir
guiándonos de los pasos e ideas de los fundadores. (Ver anexo 1.1)

Misión

En Papelería Gaco nos dedicamos a ofrecer productos y servicios de alta calidad en el

sector de papelería y material de oficina. Nuestra misión es satisfacer las necesidades de
nuestros clientes, brindando un servicio excepcional y un amplio catálogo de productos
a precios competitivos.

Visión

Nuestra visión es convertirnos en la principal referencia en el mercado de papelería y

material de oficina, gracias a nuestro compromiso con la excelencia en el servicio y la
satisfacción del cliente. Buscamos crecer de manera sostenible y responsable,
manteniendo siempre nuestros valores como guía en nuestro trabajo diario.

Valores

Compromiso con el buen servicio: Estamos comprometidos con brindar el mejor

servicio posible a nuestros clientes, superando siempre sus expectativas.
 Calidad: Nos esforzamos por ofrecer productos y servicios de la más alta calidad,
buscando siempre la excelencia en todo lo que hacemos.

Innovación: Buscamos constantemente nuevas formas de mejorar nuestro trabajo y

ofrecer soluciones innovadoras a nuestros clientes.

Trabajo en equipo: Trabajamos en equipo para lograr nuestros objetivos y fomentamos

el respeto y la colaboración entre todos los miembros de nuestra organización.

Ética: Actuamos con integridad y ética en todas nuestras relaciones comerciales,

buscando siempre el bienestar de nuestros clientes y colaboradores.

Portafolio de productos

Arte/arquitectura Centro de Escolares Fiesta Oficina

copiado
Caballetes (tamaños varios) Impresión Estuches Globos convencionales Resma de
papel
Caballetes para mesa Plastificación Mochilas Globos de números Clips varios
tamaños
Pegamento para madera Empastado Loncheras Confeti Grapadoras

Rollo papel Digitación Botellas Glitter Gomas

(fabriano/bond/letter/papelografo para agua plásticas
)
Pinceles (Tamaños varios) Lápices de Platos temáticos Portafolios
colores
Pintura Lapiceros Relleno de papel Archivos
oleo/acrílica/acuarela/para tela
Pinceles esponja Marcadores Envoltura de regalos Resaltadores
Sobres Lápices de Lentes de sol Tinta de
lettering impresora
Foam board varios colores Resaltadores Gorritos de cumpleaños Clips
billeteros
Círculos foam Tijeras Servilletas temáticas Sobres
manila
Cintas terciopelo varios Cutters Cintillos plásticos happy
tamaños/colores birthday
Cintas satén varios Tape Cintillos plásticos
tamaños/colores decorativo despedidas de soltera
Cintas tafetán varios Ega escolar Topes para bizcocho happy
colores/tamaños birthday (Varios)
Madera balsa/abeto Silicon frio Números con luces
Silicon Vasos desechables de papel
caliente
Chinografos Cucharas/tenedores/cuchillos
plásticos distintos colores
Cartulina
Foami
Fieltro,
Clips
Juego de
reglas
Forros para
cuadernos
adhesivos

Organigrama general de la empresa

Organigrama especifico del departamento de ventas

Funciones de cada puesto del departamento de ventas

Como se puede ver en el organigrama ya mostrado, primero tenemos al Director de
Ventas que es responsable de coordinar los distintos departamentos de ventas de la
empresa y es responsable de planificar y organizar programas especializados de ventas y
marketing basados en el estado de las ventas y la evaluación del mercado.

El gerente de relaciones planifica, organiza, dirige, controla y evalúa.

El gerente de ventas es la persona responsable de supervisar y dirigir las operaciones

del departamento y deben hacerlo bajo su dirección y organiza planes de ventas, motiva
al equipo y se asegura de que alcancen sus objetivos.

El ejecutivo de ventas es el punto de contacto entre la empresa y sus clientes,

proporcionando asesoramiento, nuevos productos, negociaciones y discutiendo
opiniones profesionales. Debe concretar la compra con el cliente y acompañarlo en el
proceso.

La gestión de marketing ayuda a alcanzar los objetivos organizacionales, identificar y

aumentar la participación en el mercado para asegurar la supervivencia de la
organización.

Proceso de reclutamiento y selección del departamento de ventas

El proceso de reclutamiento que utiliza Papeleria Gaco, es primero publicar la vacante

disponible en redes sociales y agencias de empleos con todos los requisitos y
habilidades requerido para el puesto, luego se hace una depuración de cada CV recibido
para escoger en la mayoría de los casos 10 postulantes con las características que más se
asemejan a la vacante solicitada y en esta parte llaman a dichos postulantes para la
entrevista y por último según el desenvolvimiento de cada postulante y la comprobación
de los requerimientos se selecciona un candidato para el puesto.

En caso específico de ventas, al ser una empresa de servicios para el proceso de

selección de personal para el área de ventas en la parte de la entrevista se debe realizar
una demostración de un caso seleccionado de manera aleatoria que pudiera suceder en
la empresa y la encargada del departamento de ventas evalúa a los candidatos para decir
cuál de los postulantes debe de estar en el puesto.

Proceso de socialización
Para la integración del nuevo empleado se realiza un recorrido por la empresa para que
cada empleado conozca su nuevo compañero y se vayan familiarizando y en adicional
se le asigna un empleado para que este lo vaya guiando en el proceso de prueba.

Entrenamiento inicial del departamento de ventas

Para el entrenamiento del área de ventas, se le envía al colaborador unos links de cursos
online de ventas básico para que se empape de conocimiento https://edutin.com/curso-
de-ventas-4262 y de forma presencial se le da un entrenamiento de dos semanas en la
cual se le muestra la forma de trabajo de Papelería Gaco en tienda física y virtual,
además de sus asignaciones administrativas para poder llevar un control de las ventas
realizadas.

Entrenamiento en el terreno de ventas

Estamos comprometidos con la calidad y por ende el crecimiento de nuestros empleados

es de suma importancia para nuestra gerencia puesto que mientras más capacidad tiene
los mismos es muchísimo más la ganancia que le pudiéramos sacar a nuestros clientes.

Hemos implementado un sin número de cursos y talleres para el crecimiento de nuestros

colaboradores en el área de ventas tales como:

 Servicio al cliente
 Servicio por página web
 Desarrollo de correos electrónicos
 Manejo de tecnología entre otros

Los mismos son impartidos por instituciones reconocidas tales INFOTEP Y CENTUN
entre otras. Nos preocupamos al mismo tiempo de que nuestros colaboradores tengan
capacitación en manejo de emociones puesto que comprender y manejar al cliente es
nuestra mayor responsabilidad ofrecemos un servicio de venta de material gastado de
oficina por ende nuestros clientes en su mayoría son profesionales y los mismos hay que
tratar de como tal.

El entrenamiento de nuestro equipo de trabajo es para nosotros una de nuestras

prioridades para satisfacer a nuestros clientes con nuestros productos y servicios. Siendo
para nosotros el debido entrenamiento en el área de venta en cada uno de nuestros
colaboradores.
A continuación, te mostraremos un pequeño formulario a tomar en cuenta por nuestros
vendedores para nuevos clientes con el fin de que estos clientes sean valorados según su
necesidad

Explicar cómo está delimitado el territorio de ventas

Nuestro territorio de venta tiene una delimitación un poco amplia puesto que nos hemos
encargado de que nuestros vendedores se expandan lo más que se pueda llegando hasta
pueblos no tan lejanos de aquí de la ciudad con el servicio de transportación gratis.

En la actualidad nos encontramos ubicado en la Plaza Ciudadela, Av. Correa y Cidron,

frente a la estación del metro Amin Abel, darnos un rejuego de cercanía a todo lo que es
el distrito nacional siendo el gran distrito un consumidor de material gastable de oficina
tales como papel lapicero, grapadoras, máquinas de perforar, trituradoras y el mobiliario
de oficina dígase escritorios sillones, credencias etcétera

Y ya lo que es el interior del país nos manejamos con los insumos para Escuelas y
Liceos, los cuales son el papel Bond en todas sus presentaciones, cartulinas, témperas,
pizarras tantas grandes como de corcho, pizarras verdes, pizarras mágicas, los
marcadores, resaltadores, mochilas, lápiz, lapicero todo lo que es el material escolar ya
es más al interior del país que se manejan.

Por lo tanto, pudiéramos decir que ahora mismo tenemos delimitado nuestro equipo de
venta con cuatro vendedores en el gran Santo Domingo y los mismo realizan visitas en
el interior, ya que no contamos con una gran masa de consumidores fuera de la ciudad
porque conlleva un poquito más de trabajo, debido a que tendríamos presentar
presencialmente nuestro catálogo de productos.

Explicar cómo asignan las cuotas de ventas, con ejemplos

El periodo de tiempo que se toma en cuenta son las ventas diarias.

Como cuota tienen un mínimo de 100,000 pesos al día de las ventas en general.

Para esa cantidad se toma en cuenta las ventas realizadas en la tienda física y las ventas
realizadas de manera online (WhatsApp).

Para asignar esa cifra se analizaron datos históricos (ya que la meta varía dependiendo
de la época del año, por ejemplo, como depende mucho de las universidades y escuelas,
las ventas cambian con los calendarios de las mismas), se establecen cuotas de ventas
adecuadas con estos números y solo luego se establece una meta a mediano plazo.

Explicar cómo asignan las comisiones

Las comisiones se les aplica a los vendedores encargados de las ventas online (por
WhatsApp), y es un 2% del valor total de la venta realizada.

A los demás vendedores (tienda física), se les remunera con sus sueldos con todos los
beneficios de ley, además de algunos incentivos, como el pago de transporte.

Citar las compensaciones de cada puesto del departamento de ventas

Representante de ventas

1. Salario base competitivo:

- Los representantes de ventas reciben un salario base mensual que refleje su

experiencia, habilidades y el mercado laboral.

2. Comisiones por ventas:

- Se otorgan comisiones sobre las ventas realizadas, lo que proporcionaría a los

representantes un incentivo adicional para impulsar las ventas y alcanzar sus objetivos.

- Las comisiones se basan en un porcentaje del valor de las ventas realizadas por cada
representante de ventas.
3. Bonificaciones por desempeño:

- Ofrecemos bonificaciones adicionales por alcanzar o superar ciertos objetivos de

ventas o por logros excepcionales en el cumplimiento de las metas establecidas.

4. Beneficios adicionales:

- Además del salario y las comisiones, los representantes de ventas reciben beneficios
adicionales, como seguro médico, bonos de alimentación, descuentos en productos de la
tienda y oportunidades de desarrollo profesional.

5. Incentivos especiales:

- Implementamos incentivos especiales, como premios en efectivo, viajes de incentivo

o regalos, para reconocer el desempeño excepcional y motivar a los representantes a
superar sus metas de ventas.

Cuál es el sistema de evaluación del departamento de ventas

En Papelería Gaco el sistema de evaluación está centrado en varios aspectos clave del
desempeño de los representantes de ventas para garantizar el cumplimiento de objetivos
y la mejora continua. Aquí una muestra de cómo es :

Cumplimiento de objetivos de ventas individuales:

Se establecen metas de ventas específicas para cada representante, ya sea en términos de

volumen de ventas, ingresos generados o número de clientes atendidos. Se evalúa el
rendimiento de cada empleado en función de su capacidad para alcanzar o superar estas
metas, no dejando a un lado la calidad del servicio al cliente: Se recopilan y analizan la
retroalimentación de los clientes sobre la calidad del servicio proporcionado por cada
representante de ventas. Esto incluye la satisfacción del cliente, la resolución efectiva de
problemas y la construcción de relaciones a largo plazo con los clientes.
Cuál es el sistema de motivación del departamento de ventas

El sistema de motivación en el departamento de ventas de Papelería Gaco está diseñado

para incentivar el rendimiento excepcional, fomentar la colaboración y mantener altos
niveles de satisfacción laboral.

Algunas estrategias que forman parte de dicho sistema:

- Incentivos financieros:

Ofrecemos bonificaciones por alcanzar o superar objetivos de ventas. Estas

bonificaciones se basan en el rendimiento individual o en el desempeño del equipo. De
la misma forma implementamos un programa de comisiones atractivas por ventas,
donde los empleados reciben un porcentaje adicional de las ventas que realicen.

-Reconocimiento y premios:

Celebramos regularmente reuniones de reconocimiento donde destacamos el desempeño

sobresaliente de los empleados. Esto puede incluir premios simbólicos, certificados de
reconocimiento o regalos especiales.

-Flexibilidad laboral:

Implementamos políticas de trabajo flexible, como horarios de trabajo ajustables o la

opción de trabajar desde casa en determinadas circunstancias, lo que puede mejorar el
equilibrio entre la vida laboral y personal de los empleados.
 Conclusión
Recorriendo las funciones y dinámicas del departamento comercial de
Papelería Gaco, podemos apreciar una sólida estructura organizacional
diseñada para incrementar la eficiencia y promover el crecimiento
sustentable. Desde la alta dirección hasta los representantes de ventas, cada
paso es fundamental para lograr los objetivos comerciales y construir
relaciones sólidas con los clientes.
El proceso de contratación es exhaustivo y evalúa no sólo las habilidades
técnicas, sino también las habilidades de resolución de problemas y la
comprensión del cliente, lo que demuestra un compromiso con un servicio
excelente. Esta dedicación se ve reforzada por una constante socialización
y capacitación, asegurando que cada nuevo miembro del equipo esté
completamente integrado y capacitado para abordar los desafíos del
mercado. Centrarse en ampliar el área de ventas en las ciudades y sus
alrededores revela una estrategia bien pensada para satisfacer las diferentes
necesidades del mercado.
Una cuidadosa división de funciones y responsabilidades y un sistema de
evaluación basado en objetivos individuales y la satisfacción del cliente
subrayan un compromiso con la calidad y la mejora continua.
El sistema de compensación incluye salarios competitivos, comisiones,
bonificaciones y beneficios adicionales que reflejan un reconocimiento
justo del desempeño de cada miembro del equipo. Además, un sistema de
incentivos respaldado por incentivos financieros, reconocimiento y
flexibilidad laboral crea un entorno que fomenta la innovación y el alto
rendimiento.
En definitiva, el departamento comercial de Papelería Gaco no es sólo un
eficiente motor comercial, sino también un entorno de trabajo donde la
formación, la motivación y el reconocimiento se combinan para crear un
equipo dinámico y orientado al éxito. Esta estructura bien diseñada se
centra en el desarrollo del capital humano, lo que permite a la empresa
afrontar con éxito los desafíos del mercado y alcanzar nuevas alturas en los
negocios.
 Anexos

1.1
1.2