ADMINISTRACIÓN I

Modulo VII
7 ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACION

7.1 Unidad y división del proceso administrativo

ver video: Qué es el Proceso Administrativo

La administración, como ciencia, exige en su desarrollo teórico y práctico un

estilo de pensamiento sistematizado, con bases sólidas en la investigación y en
la elaboración de sus teorías, que rompa con sistemas rutinarios e
improvisaciones por parte de quien la practica. Éstas son algunas de las
características de la administración que da como resultado el uso de la
herramienta más importante que pudo haber adoptado el administrador en su
práctica: el método científico, y con ello, la creación de una verdadera estructura
de trabajo adecuada a su particular forma de ser: el proceso administrativo.

El proceso administrativo ha sido un modelo a seguir durante generaciones, el

cual fue desarrollado y utilizado a finales del siglo XIX y principios del XX por
Henry Fayol, y a partir de ese momento se le ha identificado como la estructura
básica de la práctica administrativa, otorgándole a ésta una capacidad de
abstracción más amplia y la posibilidad de generar conceptos teóricos cada vez
más particularizados a las necesidades de las organizaciones, siendo también
un modelo con el cual se estandariza la función del administrador.

El proceso administrativo se define como una consecución de fases o etapas a

través de las cuales se lleva a cabo la práctica administrativa. Algunos autores
que estudian dicho proceso lo han dividido de acuerdo con su criterio en tres,
cuatro, cinco o seis etapas, pero sólo se refieren al grado de análisis del
proceso, ya que el contenido es el mismo que manejan todos. Por eso, en la
actualidad, la división cuatripartita, de cuatro fases, es la más aceptada
universalmente: planeación, organización, dirección y control.
Considerando la importancia de este instrumento, mencionaremos algunas
características del proceso administrativo:

● El proceso administrativo está formado por un conjunto de fases o

pasos de manera cíclica, es decir, el fin se convierte de nuevo en el
principio de la tarea administrativa.
● Una de las principales observaciones es que en cualquier modelo
que analicemos del proceso administrativo, las fases que
invariablemente encontraremos son las de planeación y control.
● El principal objetivo es sistematizar el conocimiento y generar una
estructura de eficiencia.
● Estimula la innovación y el progreso.
● Fomenta el desarrollo de una filosofía y cultura gerencial y
empresarial

1. Naturaleza

La naturaleza del proceso administrativo se encuentra en su razón de ser, es

decir, el proceso nace como una necesidad de explicar y estructurar toda una
función administrativa que tiene como objetivo coordinar las demás funciones de
la organización. Además, está basada en disciplina, orden, flexibilidad,
creatividad y eficiencia.
La disciplina que exige se encuentra en los principios que lo regulan; el orden se
manifiesta en la consecución de las fases, nos organiza, nos enseña a pensar y
trabajar en un estilo lógico y sistémico en el proceso de decisiones; la
flexibilidad, siendo una característica natural de la administración, crea un
modelo manejable de trabajo, para amoldarse a las necesidades, cultura
organizacional y estilos gerenciales de la organización de que se trate. El
proceso administrativo no se debe considerar como una fórmula rígida.
La eficiencia del proceso administrativo no está proyectada exclusivamente para
los aspectos de sistemas, procedimientos y maquinaria de una organización. El
factor humano es un recurso escaso (mano de obra calificada), con sentimientos
y valores, que merece ser tratado como tal. De esto emanan la creatividad y la
productividad de una organización.

2. Principios

Terry y Franklin, en su libro Principios de administración, nos definen el

concepto de principio: “Se puede definir un principio como una declaración o
verdad fundamental que proporciona una guía para el pensamiento o la acción”.
Los principios aplicados a la administración son producto de la sociedad, han
sido formulados a partir de años de experiencia y pruebas en todo tipo de
organizaciones, públicas o privadas, grandes o pequeñas. Los principios son
básicos pero no absolutos, tienden a reformularse de acuerdo con las
condiciones de tiempo y espacio en que se vive. Conforme se lleven a cabo más
investigaciones, surgirán nuevos principios administrativos, se modificarán otros
y varios serán descartados por no ser más representativos de la práctica
administrativa actual.

7.2 Diversos criterios de división

Del libro del maestro Agustín Reyes Ponce, Administración moderna, y tomando
como referencia el proceso administrativo de cuatro etapas: planeación,
organización, dirección y control, haremos mención de los principios
administrativos aplicables a cada una de las fases del proceso.

Planeación

Principio de previsibilidad. Las previsiones administrativas deben realizarse

tomando en cuenta que nunca alcanzarán certeza completa, ya que existe
siempre el riesgo. Principio de objetividad. La práctica administrativa debe
apoyarse en hechos, y no en opiniones subjetivas.
Principio de la medición. Los objetivos serán más seguros cuanto más podamos
apreciarlos cuantitativamente, es decir, que sean susceptibles de medición.
Principio de precisión. Los planes deben elaborarse con la mayor precisión
posible, y no con afirmaciones vagas y genéricas, ya que van a regir acciones
concretas.

Principio de flexibilidad: Es cierto que debe existir precisión en la elaboración de

los planes, pero en su implementación debe haber margen para los cambios que
surjan en forma imprevista.
Principio de unidad. Dentro de la organización se elaboran planes en cada una
de las áreas de trabajo, pero estos planes deben ser de tal naturaleza que
pueda decirse que existe un solo plan general.
Principio de rentabilidad. Todo plan debe redituar una relación favorable de los
beneficios que espera respecto a los costos que exige.

Organización

Principio de especialización.

El trabajo tiende a dividirse cada vez más en actividades concretas. El individuo

reditúa mayor eficiencia, precisión y destreza al responsabilizarlo a una actividad
más limitada y concreta. La especialización genera mayor creatividad e
iniciativa.

Principio de unidad de mando.

Un subordinado recibe órdenes de un solo jefe. Principio del equilibrio de

autoridad-responsabilidad. Debe precisarse el grado de responsabilidad que
corresponde a cada jefe dentro de los niveles de la organización, estableciendo
al mismo tiempo la autoridad correspondiente a aquélla. Principio de dirección-
control. A cada grado de delegación debe corresponder el establecimiento de
los controles adecuados para asegurar la unidad de mando.

Dirección

Principio de coordinación de intereses. Es importante lograr una comunión de

intereses particulares y generales dentro de la organización, para el logro de los
objetivos.
Principio de impersonalidad del mando. El ejercicio de la autoridad debe verse
como producto de una necesidad de todo el organismo, y no como resultado
exclusivo de la voluntad del que manda.
Principio de la vía jerárquica. Las órdenes, quejas y comunicaciones en general
deben seguir los conductos previamente establecidos, y jamás omitirlos sin
razón, ni en forma constante.

Principio de resolución de conflictos. El conflicto debe resolverse lo más pronto

posible, sin lesionar la disciplina y que produzca el menor disgusto de las partes
involucradas.
Principio de aprovechamiento de conflictos. El conflicto no es una amenaza; por
el contrario, administrativamente se considera como una oportunidad y debe
aprovecharse para forzar el encuentro de soluciones.

Control

Principio del carácter administrativo del control. Es necesario distinguir “las

operaciones” de control de “la función” de control.
Principio de los estándares. El control es imposible si no se fijan
anticipadamente, en forma precisa y cuantitativa, los estándares
correspondientes a la operación en turno. Principio de excepción. El control
administrativo es más eficaz y rápido cuando se concentra en los casos en que
no se logró lo previsto.
 7.3 La mecánica administrativa actual

ver video: Administración fase mecánica

La fase mecánica del proceso administrativo es la resultante de la implementación

de las funciones de planeación y organización. Ante todo, forja los cimientos para
que el organismo social marche adecuadamente, facilitando el logro de sus
objetivos mediante el uso eficiente de los recursos de los que dispone.

Esta fase también se menciona en la literatura como mecánica administrativa, ya

que todo el engranaje de la administración gravita en torno a las funciones que la
componen, planeación y organización.

Es también conocida como fase estructural en referencia a la configuración o

disposición que se da a la entidad durante las etapas que comprenden esta parte
del proceso administrativo

Las etapas de la fase mecánica del proceso administrativo son la planeación y la

organización:

● Planeación. Fija el curso de acción a seguir, específicamente, establece los

objetivos a alcanzar y los pasos necesarios para alcanzarlos. Es un sistema
de toma de decisiones que busca orientar el desempeño de la entidad hacia
su futuro.

● Organización. Estructura las relaciones y asigna las diferentes

responsabilidades de quienes integran la entidad. Además, esquematiza las
comunicaciones y ordena las actividades tendientes al logro de las metas
colectivas
 ● De otra parte, algunos autores sugieren una tercera etapa o función, la
previsión, como precursora de las dos ya mencionadas. La teoría general
desestima esta propuesta por considerar que la previsión es un elemento
integral de la planeación que se encarga de anticipar las desviaciones que
puede sufrir el plan.

7.4 La previsión. Objetivos y funciones

ver video: Administración: Previsión - Concepto y Principios. VideoClase Uno

Los elementos propios de la previsión, también se deben tener presentes que se

pueden dar tres situaciones a futuro:

● Certeza. Seguridad de que ocurra o no algún hecho.

● Incertidumbre. Se da cuando no se tienen los suficientes elementos para
predecir cómo sucederán los acontecimientos futuros.
● Probabilidad. Se da cuando se tienen los suficientes elementos para
concluir que hay mayores probabilidades de que suceda algún hecho.

Los principios que rigen este proceso, entre los que encontramos:

● Principio de objetividad. Las previsiones que se tomen deben ser fundadas

en hecho más que en opiniones subjetivas
● Principio de medición. Las previsiones se consideran que son seguras si se
establecen hechos cualitativos y cuantitativos.
● Principio de previsibilidad. Por ser una reducción del riesgo debido a
factores imprevistos, se pueden dar tres situaciones: certeza, incertidumbre
y probabilidad.

Importancia de la previsión
La previsión es la fase en que se sientan las bases para la toma de decisiones que
están relacionadas con la planeación, dirección y control es decir, la forma en que
actuará la empresa ante determinadas circunstancias.

7.5 La planeación. Objetivos y funciones

ver video: ¿Qué es la Planeación Administrativa? Gestión Empresarial- Tipos y

Proceso de Planeación

Los principios de la planeación como elemento constitutivo de la fase mecánica

del proceso administrativo son:

● Precisión. Los planes se formulan para conducir hechos bien definidos, de

tal manera que las acciones que se planteen sean tan eficaces como sea
posible.
● Flexibilidad. Los planes, si bien precisos y detallados, han de dejar espacio
para maniobras que pueden surgir como respuesta a circunstancias
imprevistas.
● Unidad de dirección. Se definirá un plan general que arropará y unirá a los
planes funcionales y de otros niveles, de modo que logren el mejor
emplazamiento posible.
● Rentabilidad. Un plan bien definido tendrá beneficios mayores a sus costos,
sea que se trate de beneficios económicos o sociales.
● Participación. La participación de quienes ejecutarán los planes es
primordial para obtener los mejores resultados, puesto que se obtiene de
ellos una mayor motivación, así como un compromiso más elevado de su
parte.
La planeación dentro de la fase mecánica del proceso administrativo es
importante, entre otras razones, porque:

● Provee alternativas a seguir, útiles cuando surgen inconvenientes o cuando,

simplemente, el plan no se puede seguir al pie de la letra.
● Mejora los procesos de toma de decisiones.
● Da perspectiva al comparar presente y futuro. Además, al poner su foco en
el futuro, promueve una mentalidad de mejora organizacional.
● Reduce el nivel de incertidumbre.
● Analiza el entorno y la interna de la entidad, permitiendo, por un lado,
aprovechar fortalezas y oportunidades, por el otro, evitar amenazas y
mejorar los puntos débiles.
● Fundamenta la operación empresarial, es decir, a partir de una correcta
planeación se desprende la operatividad de todas las funciones del proceso
administrativo.

7.6 La organización. Objetivos y funciones

ver video: ¿Qué es la Organización Administrativa? Proceso Administrativo

Los principios de la organización como etapa fundamental de la fase mecánica del

proceso administrativo son:

● Especialización. Se habla aquí, fundamentalmente, de la división del trabajo

y la división de puestos, las cuales simplifican las acciones y tareas a
realizar, permitiendo alcanzar eficiencias mayores.
● Unidad de mando. Un mando unificado, aun cuando se trate de cuerpos
conformados por más de un individuo, básicamente, favorece la
coordinación de todos hacia el logro de los objetivos establecidos.
 ● Equilibrio autoridad – responsabilidad. Ha de establecerse un balance entre
el nivel de autoridad y el grado de responsabilidad. A mayor autoridad,
mayor responsabilidad y viceversa.
● Equilibrio dirección – control. Administración es “hacer a través de otros”,
por consiguiente, ha de disponerse una proporción entre el grado de
delegación y sus controles, “la autoridad se delega, la responsabilidad se
comparte”.

Particularmente, la organización como función de la fase mecánica del proceso

administrativo es importante debido a que:

● Recoge lo planteado en la planeación, lo complementa y le da forma para

que se pueda alcanzar.
● Determina la estructura sobre la que toda la administración se ejerce.
● Optimiza el desempeño de las áreas funcionales y de los recursos
empresariales
● Actúa como nexo entre las fases mecánica y dinámica del proceso
administrativo.
● Funciona como base de las etapas de dirección y control.

7.7 Elementos de la dinámica administrativa

ver video: Dinamica del proceso administrativo

Las etapas de la fase dinámica del proceso administrativo son la dirección y el

control, las cuales tienen la finalidad de hacer operativa y funcional a la entidad.

● Dirección. La dirección es la primera función de la fase dinámica del

proceso administrativo. Es la labor que se encarga de llevar a cabo lo
dispuesto en los planes con base en decisiones efectivas. Es decir, busca
 alcanzar los objetivos propuestos estableciendo lineamientos para que
todos los miembros de la organización contribuyan a este propósito.

● Control. El control es la segunda etapa de la fase dinámica del proceso

administrativo y el último eslabón del ciclo general. Es el subproceso en el
que se evalúa el desempeño de la organización, en conjunto y
específicamente. En otras palabras, se mide lo planeado contra lo
ejecutado y se obtiene una retroalimentación que permite tomar medidas
correctivas o de optimización de las operaciones.

● Algunos autores proponen la integración como la etapa inicial de la fase

dinámica del proceso administrativo. Esta idea no ha sido plenamente
aceptada, ya que se la valora más como un módulo adscrito a las funciones
de organización y dirección, encargado de obtener y vincular los recursos
necesarios para la operación.

Las características de la fase dinámica del proceso más sobresalientes son:

● Es completamente operacional, es decir, se enfoca en ver que se haga lo

planeado y en constatar cómo se hizo. Por ello también se le conoce como
fase operativa.
● Está principalmente orientada a la actualidad del día a día operativo
(dirección), así como a la revisión de lo ya acontecido (control).
● Por estar enfocada en el presente de las operaciones se ocupa del “cómo
es” la organización.
● Sus facultades son de carácter mayormente dinámico por ocuparse de
cualquier vicisitud, además de ser eminentemente prácticas.

7.8 La integración. Objetivos y funciones

ver video: ETAPA INTEGRACION PROCESOADMINISTRATIVO

La integración del proceso administrativo permite distribuir el trabajo entre los
miembros del grupo, para establecer y reconocer las relaciones necesarias que
permitan desempeñar los objetivos que se han prefijado.

La integración no solo es una etapa más del proceso administrativo, sino que por
sí misma adquiere una importancia esencial al proporcionar los métodos
necesarios para que se puedan realizar las actividades de manera eficiente, bajo
el mínimo esfuerzo.
Cuando se implementan sistemas organizativos en los procesos de la empresa se
evita la lentitud típica de las jerarquías y la ineficiencia de los equipos.

Así, al determinar las funciones y responsabilidades de cada uno de los miembros

de trabajo se focalizan mucho mejor los esfuerzos del equipo. La estructura debe
reflejar los objetivos y planes de la empresa, la autoridad y su entorno.

La integración del proceso permite mejorar la coordinación de la empresa. De este

modo, se establecen mecanismos para integrar las actividades de todos los
departamentos de forma coherente. Además, también es posible supervisar la
efectividad de la integración para definir métodos de control sobre los estándares
delimitados previamente.

A través de la integración del proceso productivo también se consigue mejorar el

índice de satisfacción entre los empleados, hacia un mejor rendimiento laboral y
un clima de trabajo más asertivo.

7.9 La dirección. Objetivos y funciones

ver video: Proceso Administrativo: Dirección | Educatina

La dirección administrativa se basa en los siguientes principios:

 ● Impersonalidad de mando. Las estructuras de mando han de respetarse sin
tener en cuenta quién ocupe las posiciones. Además, la voluntad o las
preferencias de quienes están al mando no ha de interferir con los objetivos
organizacionales.
● Coordinación de intereses. Pretende que los objetivos individuales se
sumen a los propósitos generales de la organización, de tal manera que se
establezca un sistema de trabajo mancomunado en el que confluyen los
intereses de todos los integrantes de la entidad.
● Supervisión. La delegación de responsabilidades y la asignación de
actividades conlleva la orientación y tutela de quienes han hecho las
designaciones.
● Gestión del conflicto. Con base en una justicia oportuna y equilibrada se
cultiva la confianza entre todos los miembros de los equipos de trabajo,
esto repercute positivamente en la consecución de los objetivos.

La dirección, como función de la fase dinámica del proceso administrativo, entre

otras razones, es importante porque:

● A través de ella se motiva y orienta a los integrantes del organismo social

hacia la consecución de los objetivos planteados.
● Se ponen en marcha las acciones y procedimientos previstos.
● Se obtienen los beneficios del trabajo en conjunto.
● Cimienta un clima organizacional conducente al bienestar laboral.
● Fundamenta procesos de toma de decisiones más efectivos.

7.10 El control. Objetivos y funciones

ver video: Proceso Administrativo (Control) - Administración - Educatina

El control tiene como principios los que se mencionan a continuación:

 ● Estándares. Se refiere a la base sobre la cual se realizarán las mediciones
y comparaciones, cuanto más precisos y cuantitativos sean mejores serán
los resultados.
● Excepción. De preferencia, se ha de concentrar en las operaciones
deficitarias, es decir, en aquellas en las que no se alcanzaron los objetivos
planificados.
● Oportunidad. Idealmente, el control se ha de aplicar previamente a que se
presenten las desviaciones. En otras palabras, es más efectiva la detección
de las causas, por ello se sugiere buscar su implementación en las etapas
tempranas de los procesos.
● Eficiencia. La detección de desviaciones reales o potenciales ha de
representar un bajo costo o una oportunidad de mejora considerable.

El control es significativo dentro de la fase dinámica del proceso administrativo

debido a que:

● Solo mediante su aplicación se puede detectar en dónde puede mejorar la

organización.
● Determina lo que falta por hacer o lo que no se ha hecho de la mejor
manera.
● Estipula medidas correctivas conducentes a conseguir los resultados
deseados.
● Al existir relación directa entre resultados y objetivos, cierra el ciclo
administrativo y le da el impulso requerido para que se reinicie, en
consecuencia, actúa como conector entre las dos fases del proceso
administrativo.

7.11 Elementos de la administración de cosas

ver video: Elementos de la administración

Los elementos de la administración son el conjunto de componentes
caracterizados por ser la base de una organización o empresa con la finalidad de
conseguir un buen funcionamiento de esta. Son de gran relevancia para llevar a
cabo los procesos administrativos dentro de una empresa, se componen de una
serie de recursos, los cuales posibilitan la consecución de las metas y objetivos
establecidos.

Son válidos y relevantes para poder llevar a cabo la administración de manera

correcta de una empresa, permitiendo combinar, sistematizar y analizar los
diferentes componentes de una organización.

Se componen de diferentes tipos de recursos que intervienen, como lo son los

humanos, materiales y financieros, de las metas y objetivos a conseguir a través
del uso de diversos métodos para llevar a cabo el proceso administrativo.
Referencias bibliográficas y/o enlaces a páginas web consultadas:
http://fcaenlinea.unam.mx/2006/1131/docs/unidad5.pdf

http://fcaenlinea.unam.mx/2006/1131/docs/unidad9.pdf

https://www.gestiopolis.com/teorias-de-la-administracion/

http://fcaenlinea.unam.mx/2006/1131/docs/unidad4.pdf

http://fcaenlinea.unam.mx/2006/1130/docs/unidad8.pdf

https://www.gestiopolis.com/fase-mecanica-del-proceso-administrativo/

Prieto Herrera, Jorge E. y Therán Barrios, Ingrid. Administración: teorías, autores,

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Reyes Ponce, Agustín. Administración moderna. Limusa, 2007.

Chiavenato, I. (2014). Introducción a la teoría general de la administración (8a

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Jones, G. y George, J. (2014). Administración contemporánea (8a ed.). México

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Koontz, H. y Weihrich H. (2013). Elementos de Administración. Un enfoque

internacional de innovación. (8a ed.). México McGraw-Hill

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