ADMINISTRACION

La administración es una de las «actividades humanas» más importantes encargada de organizar y

dirigir el trabajo individual y colectivo efectivo en términos de objetivos. A medida que la sociedad
empezó a depender crecientemente del esfuerzo grupal y que muchos grupos organizados tienden a
crecer, la tarea de los administradores (conocidos también como gerentes) se hace mucho más
importante. La administración aparece desde que el hombre comienza a trabajar en sociedad. El ser
humano es social por naturaleza, por ello tiende a organizarse y cooperar con sus semejantes.1

Desde que el hombre apareció en la Tierra ha trabajado para subsistir, tratando de lograr en sus
actividades la mayor efectividad posible: para ello, ha utilizado en cierto grado a la administración.2
La administración nace junto al hombre,3 aunque, luego se la estudie como fenómeno social.

Las compañías, al igual que los individuos, tienen éxito o fracasan por una gran variedad de razones.
Algunas de éstas son circunstanciales. La mayoría son personales y humanas e incluyen decisiones
que los administradores toman y acciones que realizan.

En los negocios, nada puede sustituir una administración eficiente. Es posible que las compañías
vuelen alto durante un tiempo; sin embargo, no se mantienen mucho a estas alturas sin una
administración correcta. Lo mismo sucede con los individuos: para tener éxito se han enfocado en las
cosas fundamentales, discerniendo claramente entre lo que es importante y lo que no, y
administrándose correctamente.4

Tanto en el desarrollo de la actividad social como de la individual, el papel desempeñado por las
organizaciones ha sido clave en el avance de la civilización. Ese papel ha cambiado con el correr de los
tiempos porque se han modificado los modelos con que tales organizaciones se han administrado, así
como las teorías que han intentado explicar y predecir el comportamiento de tales organizaciones y
de su administración. Dicho conjunto de teorías y otros conceptos conexos son el bagaje con que se
han conformado una disciplina general llamada administración y sus disciplinas derivadas, las ciencias
administrativas o administraciones especiales.5

La administración como disciplina científica

La administración es la disciplina científica que tiene por objeto de estudio las organizaciones
constituyendo una sociotecnología6 encargada de la «planificación, organización, dirección y control»
de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, del conocimiento, etcétera) de una
organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser social o
económico, dependiendo de los fines perseguidos por la organización.Nota 1Nota 2
Es un acuerdo deliberado de personas para llevar a cabo un propósito específico. Se puede decir que
las organizaciones tienen 3 aspectos en común:18

Una organización tiene un propósito definido. Este propósito generalmente se expresa a través de
objetivos que la organización espera cumplir;

Cada organización está formada por personas. Cuenta con ellas para realizar el trabajo necesario para
que la organización logre sus metas;

Todas las organizaciones crean una estructura deliberada dentro de la cual los miembros realizan su
trabajo. Esa estructura puede ser abierta y flexible, sin deberes laborales específicos o un estricto
apego a acuerdos de trabajo explícitos.

Por organización no solo debe entenderse a la típica unidad productiva o unidad económica, sino que
puede considerarse a

Toda la cadena de valor productiva y logística de empresas (desde el origen o fuente de la materia
prima natural hasta el cliente y el reciclado);

El sistema de valor,19 que incluye a la cadena de valor productiva y de logística, pero además incluye
al resto de organizaciones que brindan productos considerados de apoyo a la organización, conocido
como clúster empresarial.

Proceso administrativo

La administración puede verse como un proceso. Esto fue planteado originalmente por Henri Fayol y
luego seguido por otros autores, que sugerirían algunas modificaciones. Actualmente se acepta el
proceso propuesto por Dale, que está compuesto por las siguientes etapas básicas: Planificación,
organización, dirección, control.20 Este proceso se realiza y corresponde a la «función administrativa
o gerencial».

Elementos del proceso administrativo como ciclo recursivo.

Planificar: es el proceso que comienza con la visión que tiene la persona que dirige a una
organización; la misión de la organización; fijar objetivos, las estrategias y políticas organizacionales,
usando como herramienta el mapa estratégico; todo esto teniendo en cuenta las
fortalezas/debilidades de la organización y las oportunidades/amenazas del contexto (análisis FODA).
La planificación abarca el largo plazo (de 5 a 10 o más años), el mediano plazo (entre 1 y 5 años) y el
corto plazo, donde se desarrolla el presupuesto anual más detalladamente. En la actualidad los
cambios continuos generados por factores sociales, políticos, climáticos, económicos, tecnológicos,
generan un entorno turbulento donde la planificación se dificulta y se acortan los plazos de la misma,
y obligan a las organizaciones a revisar y redefinir sus planes en forma sistemática y permanente.
Organizar: responde a las preguntas ¿Quién va a realizar la tarea?, implica diseñar el organigrama de
la organización definiendo responsabilidades y obligaciones; ¿Cómo se va a realizar la tarea?;
¿Cuándo se va a realizar?; mediante el diseño de proceso de negocio, que establecen la forma en que
se deben realizar las tareas y en qué secuencia temporal; en definitiva organizar es coordinar y
sincronizar.

Dirigir: es la influencia positiva y voluntaria (que implica persuadir), para que todo lo que se ha
planeado y organizado, se pueda realizar; en términos coloquiales significa «hacer que las cosas se
hagan» y la probabilidad de que se logre dicho objetivo aumenta, cuando ejercemos sobre los
miembros de la empresa, el liderazgo, la motivación, la comunicación y la supervisión efectiva, para lo
cual se recomienda que sea basado en la teoría de la toma de decisiones usando modelos lógicos y
también intuitivos de toma de decisiones.

Controlar: es la medición del desempeño de lo ejecutado, comparándolo con los objetivos y metas
fijados; se detectan los desvíos y se toman las medidas necesarias para corregirlos. El control se
realiza a nivel estratégico, nivel táctico y a nivel operativo; la organización entera es evaluada,
mediante un sistema de Control de gestión; por otro lado también se contratan auditorías externas,
donde se analizan y controlan las diferentes áreas funcionales.

Las etapas o subprocesos detallados no son independientes, sino que están totalmente
interrelacionados. Cuando una organización elabora un plan, debe ordenar su estructura para hacer
posible la ejecución del mismo. Luego de la ejecución (o tal vez en forma simultánea) se controla que
la realidad de la empresa no se aleje de la planificación, o en caso de hacerlo se busca comprender
las causas de dicho alejamiento. Finalmente, del control realizado puede surgir una corrección en la
planificación, lo que retroalimenta el proceso.

Roles administrativos o gerenciales

Como complemento de la función administrativa encontramos la propuesta de los roles

administrativos. El texto que cobro mayor trascendencia ha sido el de H. Mintzberg, aunque antes y
luego ha habido muchos autores que trataron el tema.

Después de estudiar sistemáticamente las actividades de cinco directores ejecutivos de

organizaciones diversas, Mintzberg concluyó que no realizan las funciones administrativas clásicas de
planear, organizar, dirigir y controlar, sino que se dedican a distintas actividades.21

Los roles propuestos son:

Roles interpersonales: representante, líder, enlace;

Roles informativos: monitor, difusor, portavoz;

Roles decisorios: emprendedor, manejador de problemas, asignador de recursos, negociador.

¿Entonces cuál enfoque es mejor, el de funciones o el de roles? Aunque cada uno describe lo que
hacen los gerentes, el enfoque de funciones parece ser la mejor forma de describir el trabajo de un
gerente. Las funciones clásicas proporcionan métodos claros y discretos para clasificar los miles de
actividades que realizan los gerentes y las técnicas que utilizan en términos de las funciones que
llevan a cabo para lograr los objetivos.22 Aunque otro autores argumentan que es más conveniente
hacer un estudio de los roles para conocer en profundidad las actividades realizadas por los directivos
y que esto permita valorar no solo el conocimiento específico del directivo (habilidades conceptuales
y técnicas), sino también, otro tipo de habilidades específicas necesarias para el ejercicio de su
actividad.23

Habilidades administrativas o gerenciales

La profesión de administrador tiene muchos aspectos: según el nivel en que se sitúe, deberá realizar
la función administrativa en un ambiente controlado y rutinario en nivel operacional de supervisión o
jefatura, o realizar dicha función administrativa en un departamento o división en el nivel intermedio
que tendrá un ambiente no tan controlado y rutinario, o incluso realizar el proceso administrativo o
función administrativa en el nivel institucional, abarcando la organización en su totalidad y orientado
hacia un ambiente externo que será no controlable e incierto.

Grado de intensidad requerido de habilidades administrativas

Grado de importancia de los tipo de habilidad de acuerdo al cargo jerárquico.

Los autores plantean que no existe la manera única de dirigir o de actuar. Por el contrario, existen
varias maneras de llevar a cabo las tareas de la empresa en condiciones específicas, por dirigentes de
temperamentos diversos y modos de actuar propios. El éxito de un administrador depende de su
desempeño y de cómo trata a las personas, y de las situaciones según sus características de
personalidad; en definitiva, depende de lo que el administrador logra y no de lo que es
(administrador per se).24

Según Katz este desempeño es el resultado de las habilidades que el administrador tiene y utiliza.
Este autor menciona que se deben tener en cuenta 3 tipos de habilidades que considera
fundamentales a la hora de administrar, las cuales son: habilidad técnica, humana y conceptual.

La habilidad técnica son el conocimiento específico del trabajo y las técnicas necesarias para realizar
competentemente las tareas laborales. Estas habilidades son de la mayor importancia en el nivel de
supervisión de las organizaciones.

La habilidad humana se enfoca en la capacidad de trabajar con personas en equipo y ser un buen
líder, por lo tanto el administrador debe saber manejar su ambiente laboral logrando que todos sus
compañeros involucrados trabajen liderando de una manera que los impulse a tener ideas mejores y
grandes, entregando resultados esperados. Debido a que todos los gerentes tienen que ver con
personas, estas habilidades son igualmente importantes en todos los niveles organizacionales de la
administración.

La habilidad conceptual son las habilidades que los gerentes utilizan para pensar y conceptualizar
situaciones abstractas y complejas. A través de estas habilidades, los gerentes ven la organización
como un todo, comprenden la relación entre diversas subunidades y visualizan cómo encaja la
organización en su entorno general. Estas habilidades son las más importantes para gerentes de alto
nivel.2526

Competencias gerenciales

Son conjuntos de conocimientos, habilidades, comportamientos y actitudes que una persona necesita
para ser eficiente en una amplia variedad de puestos y en varios tipos de organizaciones. Se han
identificado seis competencias gerenciales claves:

competencia en la comunicación: comunicación formal; comunicación informal; negociación.

competencia para la planeación y administración: recopilación de información, análisis y solución de

problemas; planeación y organización de proyectos; administración del tiempo; presupuesto y
administración financiera.

competencia para el trabajo en equipo: diseño de equipos; creación de un ambiente de apoyo;

manejo de dinámicas de equipo.

competencia para la acción estratégica: comprensión de la industria; comprensión de la organización;

tomar acciones estratégicas.

competencia para la globalización: conocimiento y comprensión cultural; apertura y sensibilidad

cultural.

competencia para el manejo personal: integridad y conducta ética; impulso personal y resistencia;
equilibrio trabajo y vida personal; manejo de sí mismo y desarrollo.27

Esta propuesta de las competencia y habilidades administrativas se complementa con la perspectiva

de función o proceso administrativo y con la perspectiva de los roles administrativos.

Gerente

Un gerente es alguien que «coordina y supervisa» el trabajo de otras personas, y de otros factores y
recursos empresariales para lograr los objetivos de la empresa. Esto podría implicar coordinar el
trabajo de una función o subfunción de la empresa (gestión por funciones), o supervisar a una sola
persona y actividades reducidas. También podría involucrar la coordinación de las actividades
laborales de un equipo conformado por personal de distintos departamentos o hasta por individuos
ajenos a la organización como ser proveedores y hasta clientes (gestión por procesos y gestión por
proyectos). Tenga en cuenta que también es posible que los gerentes tengan responsabilidades
laborales sin relación alguna con la coordinación o la supervisión de otras personas. Por ejemplo, un
supervisor de pago de seguros podría procesar las solicitudes correspondientes y, además, coordinar
las actividades de otros ajustadores de seguros.