Fis-Pc003-01 Procedimiento General para Realizar El Control de Los Documentos

“FABRICANTE IMPORTADOR SUMINISTRADOR EXPORTADOR INDUSTRIAL, S.A. DE C.V.
CALLE IGNACIO LÓPEZ RAYÓN, NO. 27-C, COLONIA TLANEPANTLA CENTRO, C.P. 54000, TLANEPANTLA DE BAZ.
Teléfono: Tel: 55-5207-0075/ 55-5207-5737
www.fisei-mex.com
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: FIS-PC003-01/01

Página 1 de 19
PROCEDIMIENTO GENERAL PARA REALIZAR EL CONTROL DE LOS

DOCUMENTOS, DATOS Y REGISTROS
ÍNDICE DE CONTENIDO
1. OBJETIVO.
2. CAMPO DE APLIACIÓN.
3. DEFINICIONES, SIMBOLOS Y/O ABREVIATURAS.
4. CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNOS

REQUERIDOS POR EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD.
5. CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO

REQUERIDOS POR EL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD.
6. CONTROL DE LOS REGISTROS.
7. FORMATOS.
8. CONTROL DE CAMBIOS.
Reviso:
FECHA DE EMISIÓN: Ing. Kevin Alan Diaz de León FECHA DE HOJA MOTIVO:
02-08-2023 Urbina ENTRADA EN ADECUACIÓN
VIGOR:
Realizó Autorizo:
Quim. Valeria Ramirez Zamora Ing. Israel Daniel Serrano Página 1 de 19 DOCTO No.
10-08-2023
Gerente del área de calidad FIS-PC003-01/01
FISEI - COPIA CONTROLADA - 001 - CONFIDENCIAL PROHIBIDA SU REPRODUCCION

“FABRICANTE IMPORTADOR SUMINISTRADOR EXPORTADOR INDUSTRIAL, S.A. DE C.V.”
Teléfono: Tel: 55-5207-0075/ 55-5207-5737
www.fisei-mex.com

Página 2 de 19
PROCEDIMIENTO GENERAL PARA REALIZAR EL CONTROL DE LOS
DOCUMENTOS DATOS Y REGISTROS.
1. OBJETIVO.
Establecer los lineamientos que tiene que seguir el área de calidad para
llevar a cabo el control, difusión y cancelación de los documentos y
registros relativos al sistema de gestión de la calidad del “FABRICANTE
IMPORTADOR SUMINISTRADOR EXPORTADOR INDUSTRIAL, S.A. DE
C.V. (Laboratorio de FISEI)”
2. CAMPO DE APLICACIÓN.
El presente procedimiento debe ser aplicado por el área de calidad a los

documentos y registros internos, como externos del sistema de gestión de
la calidad del Laboratorio de FISEI.
3. DEFINICIONES, SÍMBOLOS Y/O ABREVIATURAS.
Documentos de origen externo. Son los documentos elaborados por

organizaciones o personas ajenas al Laboratorio de FISEI, tales como la
Ley Federal sobre Metrología y Normalización, normas mexicanas, etc.
Documentos internos controlados del sistema de gestión de la calidad

(Documento). Son todos aquellos que describen o sirven de apoyo a los
procesos de la organización y a todos aquellos que se utilicen de forma
contractual con personas físicas o morales. Los documentos bajo la
aplicación de este procedimiento se enumeran en la “Lista maestra de
documentos de origen interno y externo del sistema de gestión de
calidad del FABRICANTE IMPORTADOR SUMINISTRADOR
EXPORTADOR INDUSTRIAL, S.A. DE C.V. (Laboratorio de FISEI), la
cual esta codificada con el número de código: FIS-FC-001 (Versión
vigente)
Reviso:
VIGOR:
Realizó Autorizo:
10-08-2023

Teléfono: Tel: 55-5207-0075/ 55-5207-5737
www.fisei-mex.com

Página 3 de 19
Documento final. Es el documento que se elabora al término del análisis
de un servicio, de un ensayo o prueba realizada por el laboratorio. Un
documento final puede ser un informe de resultados que es emitido por el
Laboratorio de FISEI.
Procedimiento documentado. Forma específica para llevar a cabo una

actividad o un proceso, puede estar en papel, medio electrónico o cualquier
otro.
Registro. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona

evidencia de actividades desempeñadas.
4. SISTEMA DE GESTIÓN
FISEI cuenta con un sistema de gestión que
5. CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNOS
El Gerente del área de la Calidad, es la persona responsable por parte de

la empresa FISEI, de realizar la creación, modificación o cancelación de
documentos del sistema de gestión de la calidad del Laboratorio de FISEI.
Esta sección aplica únicamente para documentos del sistema de gestión

de la calidad que se incorporen o modifiquen del Laboratorio de FISEI.
Los documentos que no están dentro del sistema de gestión de la calidad
se actualizan por las personas que los generan.
Todos los documentos de origen interno del sistema de gestión de la

calidad son emitidos por el Gerente del área de la Calidad para su
elaboración, aprobación, baja, modificación y revisión periódica, se
mantiene la responsabilidad y el control de su distribución.
Todas las solicitudes de creación o modificación de un documento del

sistema de gestión de la calidad deben ser autorizadas por el responsable
del área que tiene bajo su responsabilidad el proceso referido en el
documento.
Reviso:
VIGOR:
Realizó Autorizo:
10-08-2023

Teléfono: Tel: 55-5207-0075/ 55-5207-5737
www.fisei-mex.com

Página 4 de 19
La modificación de un documento debe solicitarse ante el Gerente

Administrativo con cinco días hábiles previos a su entrada en vigor; de
requerirse menos tiempo, es necesario que se describa una justificación
para integrarlo en menos tiempo.
La creación de un nuevo documento del sistema de gestión de la calidad,

debe ser autorizada y aprobadas por el Gerente del área de la Calidad.
Por lo anterior para todas las modificaciones, cancelaciones y creación de

documentos, de cada una de las áreas que conforman al Laboratorio de
FISEI, se tienen que entregar al Gerente del área de la Calidad, en el
formato de la “Solicitud de creación, modificación o cancelación de
documentos”, con número de identificación: FIS-FC003 (versión vigente)
Si un documento requiere ser integrado en la página web del Laboratorio

de FISEI, el solicitante debe informar al Gerente del área de la Calidad a
fin de que este genere un comunicado el cual se presente a la dirección de
la empresa a fin de que está apruebe la incursión de dicho documento en la
página web y es responsabilidad del Gerente del área de la Calidad
asegurarse de que ese documento ya este dado de alta en la lista maestra
de documentos del sistema de gestión de la calidad, la cual tiene la
codificación: FIS-FC001 (Versión vigente), en caso de que no esté el
documento solicitado dicho documento se tendrá que dar de alta en dicha
lista y registrarse conforme a lo que anteriormente se mencionó.
El Gerente del área de la Calidad procesa la aprobación del documento y

una vez implementada la corrección, creación, o cancelación, valida que el
personal del Laboratorio de FISEI aplique el documento, lo cual se va a
notificar a todo el personal de dicho movimiento con un comunicado interno,
el cual tiene que tener las fechas del tiempo de la entrada en vigor del
documento correspondiente.
Cada responsable de área del Laboratorio de FISEI entrega al Gerente

del área de la Calidad, la Solicitud de creación, modificación o cancelación
Reviso:
VIGOR:
Realizó Autorizo:
10-08-2023

Teléfono: Tel: 55-5207-0075/ 55-5207-5737
www.fisei-mex.com

Página 5 de 19
de documento, y ahí se debe indicar si la actualización implica modificar
otros documentos del sistema de gestión de calidad y su actualización
Por su parte el Gerente del área de la Calidad emite el documento en

papel y gestiona las firmas correspondientes para su revisión y aprobación.
La cancelación de cualquier documento es solicitada por la persona que

tiene la función de quien elabora el documento, ésta información se solicita
en la: Solicitud de creación, modificación o cancelación de documento
identificada con el número de código: FIS-FC003 (Versión vigente), y
se tiene que entregar al Gerente del área de la Calidad.
El Gerente del área de la Calidad actualiza la Lista maestra de

documentos de origen interno del Laboratorio de FISEI, cada vez que un
documento del sistema de gestión de la calidad se elabora, modifica,
cancela o ratifica su vigencia..
Elaboración de los documentos internos.
Siempre que se elabora un documento, el Gerente del área de la Calidad

invita a participar al responsable o los responsables de las áreas a los que
les impacta el cambio, independientemente de la opinión. Esta participación
puede ser delegada a quien designe el responsable del área.
El Gerente del área de la Calidad asigna a los nuevos documentos una

codificación según el Procedimiento de codificación de documentos
identificado con el número de código: FIS-PC002 (Versión vigente).
Al concluir la elaboración de un documento, el Gerente del área de la

Calidad lo somete a opinión por parte de los responsables de los procesos
que tienen relación con el cambio o actualización.
Reviso:
VIGOR:
Realizó Autorizo:
10-08-2023

Teléfono: Tel: 55-5207-0075/ 55-5207-5737
www.fisei-mex.com

Página 6 de 19
Opinión de documentos.
Cuando se elabora o actualiza un documento y éste o los cambios afectan a

las actividades de otros procesos, el Gerente del área de la Calidad lo
envía a opinión por un tiempo mínimo de cinco días y debe considerar los
comentarios recibidos antes de emitir el documento como versión final.
Aquellos casos en que se requiera de menos tiempo de opinión deben ser

plenamente justificados. De no recibir respuesta se dan por aceptado los
cambios.
Los responsables de área pueden involucrar a su personal (en caso de que

lo tenga) en la revisión de los documentos enviados a opinión.
Proceso de aprobación documental.
La aprobación de los documentos internos del sistema de gestión puede

realizarse de dos maneras: en papel o electrónica.
La lista maestra hace referencia a todos los documentos del sistema de

gestión de la calidad indican el nombre de quien revisa y autoriza para
considerase aprobado.
La revisión de los documentos es realizada por el Gerente del área de la

Calidad.
La revisión tiene como finalidad asegurar el cumplimiento de la normativa

aplicable a los procesos y la integridad del sistema de gestión de la calidad.
La autorización se lleva a cabo principalmente por el Gerente del área de

la Calidad. Se puede presentar el caso excepcional de que otra persona de
alto nivel de mando lleve a cabo la autorización de los documentos, como
es el caso del director de la empresa.
Reviso:
VIGOR:
Realizó Autorizo:
10-08-2023

Teléfono: Tel: 55-5207-0075/ 55-5207-5737
www.fisei-mex.com

Página 7 de 19
El documento debe ostentar la leyenda: "CONFIDENCIAL PROHIBIDA SU
REPRODUCCIÓN" u otra análoga.
Los documentos, ya sea en original o en archivo electrónico estarán

resguardados por el Gerente del área de la calidad.
Aprobación en papel.
Si se maneja esta opción de tener los documentos del sistema de gestión

de calidad impresos, se debe seguir lo siguiente:
Cuando un documento se cancele o sea obsoleto, el Gerente del área de

la Calidad debe identificarlo con la leyenda "OBSOLETO" o una análoga.
El documento en papel se puede destruir y de forma permanente se debe
conservar el archivo electrónico identificándolo con su código, a este no es
necesario identificarlo de alguna otra forma.
Aprobación electrónica.
La aprobación electrónica se puede realizar mediante rutas de aprobación

de documentos que puedan realizarse mediante envío de correos
electrónicos por parte de revisión del mismo. Las rutas de aprobación las
realiza el Gerente del área de la Calidad.
En caso de utilizarse los correos electrónicos, el Gerente del área de la

Calidad, mantiene evidencia de dichas aprobaciones.
Cuando un documento se cancele o haga obsoleto se hará el cambio en él

y se conservarán los archivos electrónicos(DOCUMENTOS OBSOLETOS).
Una vez actualizada la versión, el Gerente del área de la Calidad debe

proceder de la siguiente forma:
Reviso:
VIGOR:
Realizó Autorizo:
10-08-2023

Teléfono: Tel: 55-5207-0075/ 55-5207-5737
www.fisei-mex.com

Página 8 de 19
1. Retirar de cada equipo de cómputo asignado al personal el documento
o los documentos obsoletos y e identificarlos como documentos
obsoletos.
2. Debe proceder a instalar en el disco duro de cada equipo de cómputo la
versión vigente conforme a la lista maestra.
3. Mediante un comunicado debe hacer del conocimiento al personal del
Laboratorio de FISEI los cambios del nuevo documento (mantener
evidencia de dicho comunicado firmado por los miembros de la
organización a quien involucra el cambio ).
El Gerente del área de la Calidad debe asegurar que los documentos

registrados en la lista maestra de origen interno y externo con número de
código: FIS-FC001 (Versión Vigente), incluyan una clara identificación de
la fecha de publicación y en caso de normas y políticas o especificaciones
que sea la versión vigente.
Control documental.
Las copias de los documentos internos controlados las realiza el Gerente

del área de la Calidad, la copia controlada puede estar en cualquier medio
y puede tener cualquiera de las siguientes leyendas:
- “Copia Controlada”, la cual el destinatario regresa la misma el Gerente

del área de la Calidad se la requiere.
- “Copia no controlada”, la cual no se solicitará que se regrese al Gerente

del área de la Calidad.
En dichas copias en la parte inferior se debe indicar la fecha en que el

Gerente del área de la Calidad emitió la copia.
Para el caso de las copias con la leyenda de “Copia Controlada”, se utiliza

un acuse de recibo el cual puede ser una carta de entrega o algún otro
medio de acuse.
Reviso:
VIGOR:
Realizó Autorizo:
10-08-2023

Teléfono: Tel: 55-5207-0075/ 55-5207-5737
www.fisei-mex.com

Página 9 de 19
Para el caso de copias con la leyenda de “Copia no Controlada”, a los
receptores de este tipo de copias no hay obligación de actualizar el
documento ni de elaborar acuse de entrega de la copia.
Revisión periódica.
El Gerente del área de la Calidad coordina la revisión de los documentos

internos que tienen más de 4 años de emisión sin cambios. Se envía un
comunicado a cada responsable de los documentos con más de cuatro
años y se solicita que indiquen alguna de las siguientes respuestas: que se
eliminen, se actualicen o se ratifiquen los documentos sin realizar cambios.
En este último caso es innecesario divulga en digital el documento por lo
que conserva el mismo código y fecha de emisión.
Notificación de cambios en el sistema de gestión de la calidad.
El Gerente del área de la Calidad debe notificar al personal del

Laboratorio de FISEI, en los niveles pertinentes, acerca de los cambios de
la documentación del sistema de gestión de la calidad así como en la
documentación de origen externo. Estos cambios pueden ser nuevas
emisiones, modificaciones, eliminaciones, cancelaciones, resoluciones,
actualizaciones, etc., a normas.
Es responsabilidad de quienes tienen personas a su cargo de asegurarse

con su propio mecanismo de difusión y aplicación, de que su personal
conozca los cambios en los documentos del sistema de gestión de la
calidad antes de su entrada en vigor y deben conservar evidencia de las
acciones tomadas.
El Gerente del área de la Calidad en cualquier momento puede verificar

dicha implementación.
6. CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO

Reviso:
VIGOR:
Realizó Autorizo:
10-08-2023

Teléfono: Tel: 55-5207-0075/ 55-5207-5737
www.fisei-mex.com

Página 10 de 19
Obtención.
Cuando se determine que un documento se debe integrar al sistema de

gestión de la calidad del Laboratorio de FISEI, el Gerente del área de la
Calidad realiza su control, ya sea por medio electrónico o por medio de
publicación en papel.
Una vez que se realice la obtención de un documento de origen externo al

sistema de gestión de calidad del Laboratorio de FISEI, estos se darán de
alta en la lista maestra de documentos identificada con el número de
código: FIS-FC001 (Versión Vigente) en el párrafo correspondiente, así
mismo se identificara si esta vigente el documento.
El extracto de la lista maestra de documentos correspondiente a los

documentos externos se colocará en un listado visible frente al archivo
físico y si se tiene en electrónico en una carpeta con el nombre para que
este disponible para su uso.
El control no se aplica a aquellos documentos externos obtenidos por

personal distinto al Gerente del área de la Calidad.
Distribución.
Para el caso de documentos externos publicados en el Diario Oficial de la

Federación, el Gerente del área de la Calidad realiza la distribución por
medio de correo electrónico.
Para el caso de los documentos internos del sistema de gestión de calidad

del Laboratorio de FISEI el Gerente del área de la Calidad procede de la
siguiente forma:
1. Dependiendo de la actividad en que la que se autoriza al personal del

Laboratorio de FISEI lleva a cabo el llenado de control de autorización
del sistema de gestión de calidad: FIS-FC021 (Versión vigente)
Reviso:
VIGOR:
Realizó Autorizo:
10-08-2023

Teléfono: Tel: 55-5207-0075/ 55-5207-5737
www.fisei-mex.com

Página 11 de 19
2. Actualiza el formato de la lista maestra de documentos internos y
externos FIS-FC001 (Versión Vigente), en donde establece la
asignación, los privilegios que debe tener el personal del Laboratorio
de FISEI.
3. A fin de evitar colocar documentos obsoletos en las computadoras del
personal del Laboratorio de FISEI, realiza la instalación de los archivos
electrónicos cotejando en ese momento el formato: FIS-FC001
(Versión Vigente)
4. Acto seguido elabora un comunicado en el cual se le indica al personal
que cambios se realizaron al sistema de gestión del Laboratorio de
FISEI. Todos los archivos electrónicos de consulta se instalan en las
computadoras del personal en formato PDF y aquellos documentos en
los cuales el personal requiera realizar un llenado de información dichos
documentos se colocan en formato Word con protección al contenido de
la información inamovible del formato.
Modificación, cancelación y retiro.
Cuando un documento es modificado o cancelado, se notifica por email la

situación del documento a fin de evitar el uso no intencionado y se
actualizará la lista maestra de documentos: FIS-FC001 (Versión Vigente)
7. CONTROL DE LOS REGISTROS.
Algunos de los registros del sistema de gestión de la calidad son los

siguientes, los cuales pueden estar en medio electrónico o papel:
- Registros mencionados en los documentos del sistema de gestión de la

calidad.
- Informes de auditorías internas y externas.
- Programas de capacitación y sus evidencias.
- Programas de auditorías de la calidad internas.
- Información de entrada y de salida de las revisiones por la dirección.
- Informes estadísticos de los procesos.
- Solicitudes de los servicios y de adquisiciones.
Reviso:
VIGOR:
Realizó Autorizo:
10-08-2023

Teléfono: Tel: 55-5207-0075/ 55-5207-5737
www.fisei-mex.com

Página 12 de 19
- Cotizaciones.
- Documentos que conforman expedientes de los servicios del Laboratorio
de FISEI.
Llenado de formatos y corrección de registros.
Antes de utilizar un formato derivado de los documentos del sistema de

gestión de la calidad solicitud de servicios, contratos, etc. el personal del
área que lo aplica debe cerciorarse de que sea el documento vigente y en
caso de modificaciones recientes deben retirar de todos los puntos de uso
los documentos obsoletos.
Los registros pueden llenarse a mano pero debe evitarse su deterioro por lo
que se deben llenar con tinta, o a través de computadoras o máquinas de
escribir y evitar llenarlos a lápiz.
Se permite la corrección de errores en papel tachando el dato equivocado y

anotando el dato correcto a un lado del anterior con la identificación de
quien realiza dicho registro y la fecha de la modificación. Este tipo de
correcciones deben realizarse cuidando de no ocasionar confusiones. Se
aplica un control similar para los registros electrónicos ver:
Particularidades para los registros electrónicos.
El acceso a los registros electrónicos está controlado para que sólo el

personal pertinente tenga acceso a ellos y sólo el personal responsable de
ellos puede modificarlos.
El manejo de los documentos electrónicos, lo realiza el Gerente del área

de la Calidad y para ello procede de la siguiente forma:
1. Dependiendo de la actividad en que la que se autoriza al personal del

Laboratorio de FISEI se lleva a cabo el llenado de control de
Reviso:
VIGOR:
Realizó Autorizo:
10-08-2023

Teléfono: Tel: 55-5207-0075/ 55-5207-5737
www.fisei-mex.com

Página 13 de 19
autorización del sistema de gestión de calidad: FIS-FC021 (Versión
vigente)
2. Actualiza el formato de la lista maestra de documentos internos y
externos FIS-FC001 (Versión vigente), en donde establece la
asignación, los privilegios que debe tener el personal del Laboratorio
de FISEI.
3. A fin de evitar colocar documentos obsoletos en las computadoras del
personal del Laboratorio de FISEI realiza la instalación de los archivos
electrónicos cotejando en ese momento el formato: FIS-FC001
(Versión vigente)
4. Acto seguido elabora un comunicado en el cual se le indica al personal
que cambios se realizaron al sistema de gestión del Laboratorio de
FISEI.
5. Todos los archivos electrónicos de consulta se instalan en las
computadoras del personal en formato PDF y aquellos documentos en
los cuales el personal requiera realizar un llenado de información dichos
documentos se colocan en formato Word con protección al contenido de
la información inamovible del formato.
6. Los archivos originales en formato de Word correspondiente al sistema
de gestión de la calidad del Laboratorio de FISEI son resguardados en
su computadora personal y realiza un respaldo en un disco externo de
la información correspondiente al sistema de gestión de la calidad del
Laboratorio de FISEI, para en caso de falla del sistema.
Si algún registro electrónico se modifica o se sustituye, esta situación se

identifica en el propio registro y/o en el nombre del archivo con alguna
leyenda que haga alusión a esta situación, por ejemplo:
a) Para el caso de la identificación en el propio registro, se puede utilizar

una leyenda en la sección de observaciones, en el encabezado, etc.,
como las siguientes:
 ACTUALIZADO AL _________
 OBSOLETO DESDE EL _________
 VIGENTE A PARTIR DEL _________
Reviso:
VIGOR:
Realizó Autorizo:
10-08-2023

Teléfono: Tel: 55-5207-0075/ 55-5207-5737
www.fisei-mex.com

Página 14 de 19
 ESTE DOCUMENTO/REGISTRO CANCELA AL EMITIDO EL
___________
b) Para el caso de la identificación en el nombre del archivo, se puede

utilizar una referencia como:
 Reg. 0001 obsoleto desde _____

 Reg. 0001 recibido el __________
En algunos casos, los registros electrónicos obsoletos también se pueden

conservar en carpetas que identifiquen su estado de obsoletos, por ejemplo:
 obsoletos
 obsoletos ____ año
Cuando se captura información en base de datos, estas tienen la

característica que una vez ingresada la información no pueden ser
modificadas sin autorización del responsable del proceso o alguna persona
que éste designe y la información que justifique el cambio se mantiene en
registro físico o electrónico.
Control de Cambios
El control de cambios de la información documentada se registrará en los
documentos pertinentes (cuando aplique), siendo identificada en el
apartado “Control de Cambios” y a través del “código del documento”.
El Gerente de calidad resguardará una copia de la versión anterior de los

documentos del sistema de gestión de calidad, validando las modificaciones
realizadas en la Información Documentada.
Daño o extravío.
Cuando un registro se llega a extraviar o a dañar (roto, mojado, etc.), y si es

externo se solicita al usuario lo ingrese nuevamente. Si es registro interno y
Reviso:
VIGOR:
Realizó Autorizo:
10-08-2023

Teléfono: Tel: 55-5207-0075/ 55-5207-5737
www.fisei-mex.com

Página 15 de 19
si se tiene la información pertinente, se llenará nuevamente. De ser posible,
se deben conservar ambos registros, tanto el dañado como el correcto.
Distribución de formatos.
La distribución de los formatos se realiza por medio email y en casos

excepcionales, sólo una persona dispone del mismo y es ésta quien lo
distribuye.
Acuses de recibo o de enterado.
De preferencia se pueden utilizar cualquiera de estas opciones para los

acuses.
Entrega personalizada.
Cuando se entreguen o envíen personalmente documentos o registros, se

debe conservar acuse de recibo (copia del documento, de la primera hoja o
un registro específico de receptores del documento) el cual debe evidenciar
quién recibe (nombre, firma o rúbrica), la fecha que recibe y, en su caso,
qué es lo que recibe (título o código del documento o registro, original,
copia, factura, etc.).
Correo electrónico.
Cuando se utiliza el correo electrónico, es válido conservar el correo

enviado, pudiendo también utilizar acuse de envío, lectura o cualquier otro
medio de confirmación.
Llamadas telefónicas.
Para las llamadas telefónicas se puede aplicar un registro, en cualquier

medio, que indique cuándo se habló, con quién y en qué se acordó.
Control y archivo de registros de los servicios.
Reviso:
VIGOR:
Realizó Autorizo:
10-08-2023

Teléfono: Tel: 55-5207-0075/ 55-5207-5737
www.fisei-mex.com

Página 16 de 19
Son los documentos que integran el expediente de cualquier servicio

brindado por el Laboratorio de FISEI y esta información también puede
estar almacenada en bases de datos.
El acceso a los archivos electrónicos debe ser a personal que los

responsables de departamento designen para asegurar la confidencialidad
de la información y evitar su modificación.
Almacenamiento y archivo físico.
Los expedientes se deben almacenar en lugares que eviten su deterioro o

pérdida y asegure la confidencialidad de su contenido. En el caso de
aquellos servicios que cuenten con base de datos, el Gerente
correspondiente debe realizar respaldos periódicos para garantizar
que la información no se pierda de manera accidental.
En el caso del archivo general del Laboratorio de FISEI, el Gerente del

área de la Calidad se asegura del control, manejo, confidencialidad y
archivo de la información ingresada.
Política de acceso a los archivos
De ser posible, los registros derivados de actividades desarrolladas deben

estar ubicados en lugares con acceso restringido y controlado. De no ser
posible, el responsable del área, debe implementar las acciones que
aseguren el control y confidencialidad de la información.
Todos los lugares destinados como archivos físicos deben apegarse a las
políticas de acceso descritas en el Procedimiento de confidencialidad FIS-
PC004 (Versión vigente)
Periodo de conservación.
Reviso:
VIGOR:
Realizó Autorizo:
10-08-2023

Teléfono: Tel: 55-5207-0075/ 55-5207-5737
www.fisei-mex.com

Página 17 de 19
Para el caso de los expedientes en electrónico o físicos de los servicios, los
registros se conservan por un periodo mínimo de 3 años, de los cuales al
menos un año se mantienen en archivo vivo y el siguiente año pueden
integrarse en archivo muerto. Al finalizar ese periodo, se dispone de ellos
como el responsable del proceso considere conveniente,
Para el caso de los expedientes de los usuarios con documentación legal,

el periodo de conservación es indefinido.
Manejo de expedientes de los servicios.
Se puede integrar toda la información de cada servicio (prueba) en carpetas

identificadas con el número del servicio, cada carpeta incluye lo siguiente:
 Cotización del servicio al usuario.

 Orden de compra del usuario.
 Registro de muestras
 Informe de resultados
 Copia del informe de resultados, con la firma de recepción del
usuario.
Si el tipo o volumen de información no permiten el manejo de carpetas, el
responsable del área determinará el medio de almacenamiento más
adecuado de los registros con la finalidad de evitar su daño o pérdida.
En caso de tener información en USB, unidades externas de memoria, CD

´s, DVD´s o cualquier otro medio electrónico, éstos deben ser identificados
con el número de servicio para su fácil identificación y en la medida de lo
posible deben estar contenidos en la carpeta que le corresponda; de no ser
así se deben almacenar en un lugar que asegure el control, acceso y
confidencialidad de la información.
Documentos perdidos, dañados o inadecuados.
Cuando se presente el caso de que algún registro proporcionado por el

usuario se pierda, dañe o sea inadecuado para su uso, la persona que
Reviso:
VIGOR:
Realizó Autorizo:
10-08-2023

Teléfono: Tel: 55-5207-0075/ 55-5207-5737
www.fisei-mex.com

Página 18 de 19
detectó tal situación, procederá a solicitar nuevamente el registro al usuario
e informar al responsable del proceso de esta situación para tomar medidas
que eviten que suceda nuevamente.
Documentos finales para entrega al titular.
Una vez terminado el servicio, se envía el documento final a los usuarios,

quienes firman la copia de dicho documento y se proceden a archivar en la
carpeta que le corresponde.
El documento electrónico es impreso y se coloca en la carpeta del servicio y

los correos electrónicos en donde se constata la entrega del informe, son
conservados en carpetas electrónicas. El responsable de entrega de
documentos finales conserva un registro de aquellos documentos finales
enviados al archivo general.
En el archivo general se mantiene, de preferencia, un registro electrónico de

los documentos finales que ingresan y en caso de que sean reclamados, se
anota la fecha de salida del mismo.
Si el documento final es reclamado por el titular o su representante cuando

ya se ingresó al archivo, el Gerente del área de la Calidad registra la
salida del documento y realiza los registros de que el proceso termino
dejando evidencia electrónica del acuse de la entrega.
8. FORMATOS.
FIS-FC001 (Versión vigente), Lista maestra de documentos de

origen interno y externo.
FIS-FC002 (Versión Vigente), Bitácora de control de

documentos
Reviso:
VIGOR:
Realizó Autorizo:
10-08-2023

Teléfono: Tel: 55-5207-0075/ 55-5207-5737
www.fisei-mex.com

Página 19 de 19
FIS-FC003 (versión vigente), Solicitud de creación,
modificación o cancelación de
documentos.
FIS-FC021 (Versión vigente), Formato del control de

autorización del sistema de
gestión de calidad
9. CONTROL DE CAMBIOS
Registro de Control de Cambios
No. Descripción de cambio Fecha de cambio
1 Emisión y sustitución de los procedimientos, FIS- 10/08/23
PC002-08 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE
LA DOCUMENTACION
Reviso:
VIGOR:
Realizó Autorizo:
10-08-2023

Fis-Pc003-01 Procedimiento General para Realizar El Control de Los Documentos

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Fis-Pc003-01 Procedimiento General para Realizar El Control de Los Documentos

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

“FABRICANTE IMPORTADOR SUMINISTRADOR EXPORTADOR INDUSTRIAL, S.A. DE C.V.

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: FIS-PC003-01/01

PROCEDIMIENTO GENERAL PARA REALIZAR EL CONTROL DE LOS

3. DEFINICIONES, SIMBOLOS Y/O ABREVIATURAS.

4. CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNOS

5. CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO

6. CONTROL DE LOS REGISTROS.

FISEI - COPIA CONTROLADA - 001 - CONFIDENCIAL PROHIBIDA SU REPRODUCCION

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: FIS-PC003-01/01

El presente procedimiento debe ser aplicado por el área de calidad a los

3. DEFINICIONES, SÍMBOLOS Y/O ABREVIATURAS.

Documentos de origen externo. Son los documentos elaborados por

Documentos internos controlados del sistema de gestión de la calidad

FISEI - COPIA CONTROLADA - 001 - CONFIDENCIAL PROHIBIDA SU REPRODUCCION

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: FIS-PC003-01/01

Procedimiento documentado. Forma específica para llevar a cabo una

Registro. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona

El Gerente del área de la Calidad, es la persona responsable por parte de

Esta sección aplica únicamente para documentos del sistema de gestión

Todos los documentos de origen interno del sistema de gestión de la

Todas las solicitudes de creación o modificación de un documento del

FISEI - COPIA CONTROLADA - 001 - CONFIDENCIAL PROHIBIDA SU REPRODUCCION

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: FIS-PC003-01/01

La modificación de un documento debe solicitarse ante el Gerente

La creación de un nuevo documento del sistema de gestión de la calidad,

Por lo anterior para todas las modificaciones, cancelaciones y creación de

Si un documento requiere ser integrado en la página web del Laboratorio

El Gerente del área de la Calidad procesa la aprobación del documento y

Cada responsable de área del Laboratorio de FISEI entrega al Gerente

FISEI - COPIA CONTROLADA - 001 - CONFIDENCIAL PROHIBIDA SU REPRODUCCION

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: FIS-PC003-01/01

Por su parte el Gerente del área de la Calidad emite el documento en

La cancelación de cualquier documento es solicitada por la persona que

El Gerente del área de la Calidad actualiza la Lista maestra de

Elaboración de los documentos internos.

Siempre que se elabora un documento, el Gerente del área de la Calidad

El Gerente del área de la Calidad asigna a los nuevos documentos una

Al concluir la elaboración de un documento, el Gerente del área de la

FISEI - COPIA CONTROLADA - 001 - CONFIDENCIAL PROHIBIDA SU REPRODUCCION

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: FIS-PC003-01/01

Cuando se elabora o actualiza un documento y éste o los cambios afectan a

Aquellos casos en que se requiera de menos tiempo de opinión deben ser

Los responsables de área pueden involucrar a su personal (en caso de que

Proceso de aprobación documental.

La aprobación de los documentos internos del sistema de gestión puede

La lista maestra hace referencia a todos los documentos del sistema de

La revisión de los documentos es realizada por el Gerente del área de la

La revisión tiene como finalidad asegurar el cumplimiento de la normativa

La autorización se lleva a cabo principalmente por el Gerente del área de

FISEI - COPIA CONTROLADA - 001 - CONFIDENCIAL PROHIBIDA SU REPRODUCCION

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: FIS-PC003-01/01

Los documentos, ya sea en original o en archivo electrónico estarán

Si se maneja esta opción de tener los documentos del sistema de gestión

Cuando un documento se cancele o sea obsoleto, el Gerente del área de

La aprobación electrónica se puede realizar mediante rutas de aprobación

En caso de utilizarse los correos electrónicos, el Gerente del área de la

Cuando un documento se cancele o haga obsoleto se hará el cambio en él

Una vez actualizada la versión, el Gerente del área de la Calidad debe

FISEI - COPIA CONTROLADA - 001 - CONFIDENCIAL PROHIBIDA SU REPRODUCCION

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: FIS-PC003-01/01

El Gerente del área de la Calidad debe asegurar que los documentos

Las copias de los documentos internos controlados las realiza el Gerente

- “Copia Controlada”, la cual el destinatario regresa la misma el Gerente