Macroproceso 1: Gestión de Operaciones del Gimnasio

Proceso 1: Gestión de Afiliados

Riesgo 1: Lesiones físicas en los afiliados

Control 1: Implementar el examen obligatorio de ingreso de los afiliados antes de iniciar el

programa, donde se pueda identificar el estado de salud y las limitaciones físicas de cada afiliado,
para así segmentar en qué tipo de actividades puede participar y qué máquinas puede utilizar
dentro de su plan de entrenamiento.

Control 2: Implementar un programa empleando FITAPP en que cada instructor sea responsable o
esté pendiente de un grupo específico de afiliados dentro de su turno, para una adecuada
capacitación del afiliado en el uso de las máquinas y un seguimiento a su uso adecuado

Riesgo 2: Ingreso a las instalaciones de personas no afiliadas o con afiliaciones que han caducado

Control 1: Implementar dentro del proceso de afiliación la identificación biométrica de cada

afiliado, así como el ingreso de cada afiliado a las instalaciones debe realizarse por identificación
biométrica.

Control 2: Contrastar cada semana la base de datos de identificación biométrica de los afiliados
activos con el registro de ingresos de los afiliados, con el fin de identificar aquellos o que no están
afiliados o cuya afiliación haya caducado o no se encuentre al día en los pagos, y así bloquear su
ingreso.

Riesgo 3: Interrupción del Servicio debido a Fallas de Equipos.

Control 1: Implementar una bitácora, y revisión mensual de la misma, por cada equipo, máquinas
y zonas, donde se lleva la hoja de vida, la fecha de compra, los mantenimientos preventivos y los
mantenimientos correctivos. Se puede emplear para esto el sistema core FITBANK.

Control 2: Contar con un proveedor de servicios de mantenimiento confiable y eficiente que se

encargue de los mantenimientos preventivos y correctivos de los equipos.

Proceso 2: Gestión de instalaciones

Riesgo 1: Hacinamiento en las instalaciones en horas pico.

Control 1: Implementar un sistema de reserva de clases en línea o en la aplicación FITAPP para

controlar la capacidad con cupos limitados.
Control 2: Implementar sistemas de membrecía con descuentos y programas especiales para
afiliados en horas que no sean pico, por ejemplo: los programas empresariales.

Riesgo 2: Mala experiencia o enfermedades en los afiliados por problemas de higiene

Control 1: Implementar la bitácora de aseo en los cuales se pase revista 4 veces por turno.

Control 2: Implementar un programa educativo de los afiliados para mantener limpias las
máquinas y los espacios de entrenamiento, haciendo énfasis en la importancia de llevar toalla.

Riesgo 3: Robos a los afiliados dentro de las sucursales.

Control 1: Implementación de cámaras de seguridad en las instalaciones del gimnasio.

Control 2: Implementación de lockers para que los afiliados guarden sus pertenencias personales
mientras están en su entrenamiento.

Macroproceso 2: Gestión Administrativa y Financiera

Proceso 1: Gestión de Financiera

Riesgo 1: Liquidez

Control 1: Realizar control presupuestal detallado por mes de costos y gastos general y por zona
geográfica y por sucursal que contenga: número de afiliados, ingresos, costos fijos, costos
variables, gastos de administración, así como el presupuesto general de gastos de administración
no distribuible (overhead), gastos de mercadeo e inversión en apertura de nuevas sucursales.

Control 2: Realizar seguimiento mensual al plan de mercadeo y sus kpi’s para la vinculación de
nuevos afiliados por cada sucursal.

Riesgo 2: Fraude Financiero o Malversación de Fondos.

Control 1: Segregación de funciones de contabilidad, tesorería y recaudo, la revisión regular de

transacciones y autorizaciones trazadas en el sistema.

Control 2: Establecer medio de pago electrónico con plataformas de pago certificadas.

Riesgo 3: Pérdida de Ingresos debido a Impagos de Afiliados.

Control 1: Establecer políticas claras de facturación y cobranza desde el mismo contrato con cada
afiliado, con recordatorios automáticos de pagos previo al vencimiento, el día del vencimiento y
sobre los pagos atrasados.

Control 2: Ofrecer incentivos para pagos anticipados, con beneficios adicionales más allá del
descuento financiero, que motive el pago anticipado y la renovación de cada periodo adicional.

Control 3: Asociar el medio de pago de la afiliación a una tarjeta de crédito con cargo mensual de
suscripción.

Control 4: Bloquear el ingreso de afiliados que se encuentren en mora, a través del sistema de
identificación biométrica.

Proceso 2: Gestión de Administrativa

Riesgo 1: Rotación Elevada de Personal debido a Condiciones Laborales Insatisfactorias.

Control 1: Realizar encuestas de clima laboral y establecer planes de acción para abordar áreas
problemáticas.

Control 2: Ofrecer beneficios adicionales y programas de desarrollo profesional para retener al

personal clave.

Riesgo 2: Incumplimiento de la normatividad de la superintendencia de sociedades.

Control 1: Establecer y designar el cargo del oficial de cumplimiento como responsable de

supervisar y garantizar el cumplimiento normativo en toda la organización.

Control 2: Implementar un sistema de calidad funcional que abarque incluso el cumplimiento de

los parámetros y requerimiento normativos.

Riesgo 3: Incumplimiento en la prestación de servicios de los proveedores externos.

Control 1: Implementar un modelo de contratación de proveedores donde se realice una

adecuada selección y clasificación de los oferentes que incluya al menos experiencia, solvencia y
reputación en el mercado. Que además incorporen pólizas de cumplimiento a cargo del proveedor
del servicio.
Control 2: Establecer desde el contrato con cada proveedor el acuerdo de nivel de servicio y
realizar monitoreo periódico de estos KPI’s.