DOCUMENTACION

Es el principal de los elementos que integran un archivo, pues sin ella no habría motivo para organizarla. Todo
tipo de valores que requiera del empleo de documentos implica la necesidad de conservar estos en lugares
seguros y accesibles.

Hemos de entender por documentación al conjunto de documentos o escritos mediante los puedes
comprobar algo o tramitar un asunto.

En las oficinas la documentación se origina en dos fuentes: La correspondencia que se recibe y la que se
elabora en la propia empresa.

La documentación recibe diferentes nombres según el asunto que trate de acuerdo de la oficina en donde se
tramite.

NOMBRE PROCEDIMIENTO DEL EJEMPLOS

ASUNTO
Oficial Oficina gubernamentales Oficios, acuerdos, informes.
Mercantil Procedencia del asunto Cartas , notas de pedida o de
revisión , facturas
Industrial Fabricas Ordenes de fabricación y
orden de calidad
Financiera Varios Cheques , pagares , bonos ,
giros , acciones
Contable Oficina de contabilidad Balances , estado de
resultados
Particular Personas o familias Acta de nacimiento
comprobantes de pago de
servicios , cartas personales

En el proceso de integración de los archivos intervienen los siguientes elementos:

Asunto: es la parte medular del contenido del documento

Documento: generalmente es un escrito

Expediente: es el conjunto de documentos referentes a un mismo asunto

Gaveta: lugar para colocar los expedientes previamente clasificados

Archivo: conjunto de expedientes debidamente clasificados y registrados para su fácil consulta

La nación fabrica embaces de cartón: mercantil

Finanzas de México S.A.: financiera

Sub secretaria de desarrollo Moran: particular

Gómez hermanos y CIA, S.A: financiera

Contadores públicos asociados: contable

Transformar industrial de productos pecuarios: industrial