EMPRESA PUBLICA MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y

ALCANTARILLADO DE CHONE
“EPMAPACH.”

MANUAL DE LA CALIDAD Fecha: diciembre 20

Edición: 01
CAPÍTULO 11: CONTROL DE REGISTROS Página 1 de 8

CAPÍTULO 11:

CONTROL DE LOS REGISTROS

11.1 OBJETO

11.2 ALCANCE

11.3 REFERENCIAS

11.4 GENERAL
11.4.1 Definiciones

11.5 DESCRIPCIÓN
11.5.1 Mantenimiento

11.5.1.1 Registros en Soporte de Papel

11.5.1.2 Registros en Soportes Informático

11.5.2 Disponibilidad y Uso

11.5.3 Conservación
11.5.4 Eliminación
11.5.5 Archivos de Registros

11.6ANEXOS

Anexo I: Cuadro MC11.1. Responsabilidades para el Control de los

Registros

MC0304-02
 EMPRESA PUBLICA MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y
ALCANTARILLADO DE CHONE
“EPMAPACH.”

MANUAL DE LA CALIDAD Fecha: diciembre 20

Edición: 01
CAPÍTULO 11: CONTROL DE REGISTROS Página 2 de 8

1.1. OBJETO

El objeto de este capítulo es describir el sistema utilizado por EPMAPACH, para

asegurar el control de los registros de la calidad y técnicos.

1.2. ALCANCE

Este capítulo es de aplicación a todos los registros relacionados con el Sistema de Gestión
de la Calidad establecido en EPMAPACH, tanto en soporte papel, informático, como en
cualquier otro medio que presente una seguridad y capacidad de reproducción
documental equivalente.
No se contemplan en este capítulo los documentos base del Sistema de Gestión de la
Calidad (Manual, Procedimientos Generales, Procedimientos Específicos e Instrucciones
y sus formatos).

1.3. REFERENCIAS

PG/EPMAPACH/01. Procedimiento para la Elaboración de Documentos.

1.4. GENERAL

1.4.1. Definiciones

Registro
Documento que proporciona resultados obtenidos o proporciona evidencias de
actividades desempeñadas.
Registro Informático
Los registros informáticos son producto de operaciones realizadas por hojas de
cálculo, base de datos, etc., o como soporte de documentación que evidencia
actividades desempeñadas (p.e. e-mail, emisión de resultados, recepción de
Documentos, etc.)

1.5. DESCRIPCIÓN

Los registros serán emitidos y complementados en los formatos correspondientes, cuando

existan, por las personas designadas en la documentación del Sistema de Gestión de la
Calidad. A los registros en soporte informático, sólo podrán acceder las personas
autorizadas para ello, requiriendo el programa una clave de acceso, de este modo se
evitará la emisión o modificación de registros por personal no autorizado.
Salvo indicación en contra, la identificación, el control y el archivo de los distintos
registros será responsabilidad de la persona que los ha complementado. La gestión de los
registros de ensayos será responsabilidad del LAB.

MC0304-02
 EMPRESA PUBLICA MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y
ALCANTARILLADO DE CHONE
“EPMAPACH.”

MANUAL DE LA CALIDAD Fecha: diciembre 20

Edición: 01
CAPÍTULO 11: CONTROL DE REGISTROS Página 3 de 8

Las anotaciones en los registros deben realizarse de forma indeleble. La corrección de

datos erróneos se hará tachando el dato original sin resultar éste ilegible ni eliminado y
firmado por el responsable en aquellos casos en que se evidencien equivocaciones de
escritura al momento de llenar los formatos. En los casos en que la corrección es causada
por un error de procedimiento o en su defecto por una situación que amerite una
explicación del motivo para la corrección, además de lo dispuesto anteriormente se
indicará la fecha, motivo y persona que hace la modificación en el documento.
En los registros informáticos, la corrección se hará igualmente mediante tachado, lo cual
implica la generación de un nuevo registro frente al que se ha corregido que se
identificará como obsoleto o no vigente; el propio sistema informático, en la medida de lo
posible, dispondrá de un control de modificaciones que permitirá conocer la fecha en la
que se realizaron los cambios así como el motivo y la persona que los realizó; si no fuera
posible, se abrirá un campo denominado histórico para indicar los datos de la
modificación.
La información se conservará en los archivos correspondientes (documentales o
informáticos), teniendo en cuenta, además de lo expuesto en este capítulo, los requisitos
derivados de disposiciones legales, normas internas y de capacidad de reproducción.
Algunos de los registros más característicos son:
 Oficio de remisión de muestras al laboratorio
 Oficio de remisión de Documentación.
 Acta oficial de toma de muestra
 Oficio o Memo de trabajos u inspecciones ; hechas o por realizar.
 Otra Documentación.
 Observaciones originales (hojas de trabajo, registros para garantizar la
reproducibilidad de trabajos o ensayo, calibraciones internas, etc.).
 Cálculos y datos derivados.
 Registros de equipos, calibración/ verificación y mantenimiento interno.
 Boletines de análisis.
 Registros de control del Sistema de Gestión de la Calidad (informes de auditorias
internas o externas, Acta de Revisión del Sistema de Gestión de la Calidad, etc.).
 Registros de personal.
 No conformidades, Acciones Correctivas y Acciones Preventivas.
 Reclamaciones.
 Registros de compras (listado de suministradores aprobados, registro de evaluación
de suministradores, documento/ orden de compra, registro de cumplimiento de
especificaciones a la recepción).
 Etc.

MC0304-02
 EMPRESA PUBLICA MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y
ALCANTARILLADO DE CHONE
“EPMAPACH.”

MANUAL DE LA CALIDAD Fecha: diciembre 20

Edición: 01
CAPÍTULO 11: CONTROL DE REGISTROS Página 4 de 8

En el caso de registros referidos a ensayos, éstos deben contener los datos e información
necesaria para poder establecer una ruta de auditoria (Responsable LAB), poder
identificar los factores que afectan a la incertidumbre, así como permitir la repetición del
ensayo, al menos en condiciones similares o lo más parecidas, especialmente en todos
aquellos cálculos que le afectan. Tales registros tendrán al menos la siguiente
información:
 Identificación única y paginación.
 Procedimiento utilizado.
 Identificación del objeto de ensayo.
 Identificación única de los equipos utilizados.
 Identificación de la persona que realizó la actividad.
 Fechas de ejecución de la actividad.
 Condiciones ambientales, si aplica.
 Medidas, comprobaciones, cálculos, etc. realizados.
 Controles a realizar, si aplica.
 En su caso, identificación de la persona que realizó la supervisión, y fecha de la
misma.
En el caso de registros generados durante la realización de calibraciones, deberá añadirse
la siguiente información:
 Identificación única de los patrones utilizados.
 Condiciones ambientales.
 Procedimiento de calibración utilizado.

11.5.1 Mantenimiento

11.5.1.1 Registros en soporte papel

El archivo para los registros en papel se emplazará y dispondrá de manera que se

minimicen los riesgos debidos a condiciones ambientales adversas o accidentes.
Estarán en locales con acceso controlado y de uso restringido al personal
autorizado; así mismo, tendrán un control de utilización para evitar pérdidas,
cambios, etc.

MC0304-02
 EMPRESA PUBLICA MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y
ALCANTARILLADO DE CHONE
“EPMAPACH.”

MANUAL DE LA CALIDAD Fecha: diciembre 20

Edición: 01
CAPÍTULO 11: CONTROL DE REGISTROS Página 5 de 8

11.5.1.2 Registros en soporte informático

EPMAPACH tomará medidas apropiadas para:

 El personal que tenga a su cargo equipos informaticos que sean utilizados
para el desarrollo de actividades técnicas y de gestion, realizarán la primera
semana de cada mes copias de seguridad (en CDs) de todos los registros
informáticos. Las copias de seguridad en soporte informatico serán
entregadas a la GG quien almacenará los CDs , bajo las debidas medidas de
seguridad.
 Establecer niveles adecuados de seguridad y riesgos de acceso accidentales o
deliberados, acordes con la importancia y vulnerabilidad de los datos.
 Modificar las claves de acceso cuando lo requieran las circunstancias. La
clave deberá ser personalizada y asegurar que el usuario (empleado) sólo
pueda acceder y trabajar con las partes del programa para las que está
debidamente autorizado.
 Se documentarán los cambios realizados en las diferentes versiones de los
programas cuando éstos afecten a los registros. El emplazamiento para los
registros en soporte informático tendrá condiciones adecuadas para evitar la
pérdida de información.
 Se realizará un mantenimiento periódico de las computadoras de acuerdo a lo
establecido en el PG04 sobre mantenimiento de equipos, con el fin de
asegurar que funcionan adecuadamente y que se encuentran en las
condiciones ambientales y de operación necesaria para preservar la
integridad de los datos.
 Todas las actividades de respaldo mediante copias de seguridad y el
mantenimiento periódico de las computadoras deben ser registrados en el
formato PG0403.

11.5.2 Disponibilidad y uso

Los registros deben estar disponibles para una rápida utilización por parte del
personal autorizado, siendo por tanto su acceso fácil y garantizado.

MC0304-02
 EMPRESA PUBLICA MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y
ALCANTARILLADO DE CHONE
“EPMAPACH.”

MANUAL DE LA CALIDAD Fecha: diciembre 20

Edición: 01
CAPÍTULO 11: CONTROL DE REGISTROS Página 6 de 8

11.5.3 Conservación

Los datos, observaciones y demás información contenida en los registros deberán

poder establecer una ruta de auditoría para lo cual el período de conservación será de
5 años, como mínimo, salvo especificación distinta establecida en normas o
reglamentos o bien por imposición contractual, siendo de aplicación siempre el
período mayor.
Una vez vencido el periodo de conservación, los registros serán destruidos salvo que
los datos en él contenidos se mantengan vigentes y puedan ser utilizados.

11.5.4 Eliminación

A partir del año 2019, se deberá hacer una revisión anual de los registros para
proceder a eliminar aquellos que han cumplido su tiempo de permanencia por lo que
la indexación de los registros es la clave para facilitar dichos registros. El control de
los registros que serán eliminados se realizará mediante la lista de eliminación de
registro (formato MC1101), la cual será elaborada por el AC/ADPDM y aprobada y
archivada.
La eliminación de los registros se llevará a cabo incinerándolos.

11.5.5 Archivo e Indexación de Registros

El sistema de archivo de los documentos contemplados en este capítulo se desarrolla

en el procedimiento PG/EPMAPACH/08.
Cabe mencionar que los registros se archivarán en la secuencia del año, y mes en el que se
han generado, separados mediante la utilización de separadores de hojas por cada mes, las
mismas que en su ceja llevan las dos últimas cifras del año y el mes en curso.

11.6 ANEXOS

ANEXO I. Cuadro MC11.1 Responsabilidades para el Control de Registros

MC0304-02
 EMPRESA PUBLICA MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y
ALCANTARILLADO DE CHONE
“EPMAPACH.”

MANUAL DE LA CALIDAD Fecha: diciembre 20

Edición: 01
CAPÍTULO 11: CONTROL DE REGISTROS Página 7 de 8

ANEXO I
CUADRO MC11.1. RESPONSABILIDADES PARA EL CONTROL DE
REGISTROS.

MC0304-02
 EMPRESA PUBLICA MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y
ALCANTARILLADO DE CHONE
“EPMAPACH.”

MANUAL DE LA CALIDAD Fecha: diciembre 20

Edición: 01
CAPÍTULO 11: CONTROL DE REGISTROS Página 8 de 8

CUADRO MC11.1. RESPONSABILIDADES PARAS EL CONTROL DE REGISTROS

Formato Llenado Aprobación Archivo

Gestión de los
Registros de NA LAB DPDM LAB
Ensayos.
Gestión de los DPDM/DC/LAB.
LAB/AC/
Registros de NA Otros de acuerdo GG
ADPDM
Calidad al Manual
Lista de
LAB/AC/
eliminación de MC1101 DPDM/DC/LAB GG
ADPDM
registros

Copias de
Acceso Identificación Control Revisión Archivo
Seguridad
DPDM/DC/ Persona
Registro en LAB/
Personal LAB u otros responsable DPDM/
soporte GG AC/
Autorizado de acuerdo al de los DC/LAB
informático ADPDM
Manual equipos

MC0304-02