PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y CONTROL

DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

1. OBJETIVO
Describir las directrices y las instrucciones necesarias para la elaboración, codificación, emisión, aprobación,
actualización, control de cambios y divulgación de la documentación de los sistemas de gestión.

2. ALCANCE
El presente procedimiento aplica para los procesos de ITALCOL y debe ser aplicado para la administración de la
documentación de los sistemas de gestión desde la elaboración hasta su aprobación y divulgación.

3. RESPONSABLE
Coordinador de Aseguramiento de Calidad

4. DISPOSICIONES GENERALES

4.1 Todo documento nuevo o toda actualización de los mismos deberán ser aprobados por el gerente / jefe ó
coordinador del proceso antes de iniciar su divulgación. Los documentos vigentes son los que se encuentran
publicados en el Software Soft Expert.
4.2 Todo documento que se actualice en revisión / versión deberá tener el nuevo logo de la compañía, para los demás
documentos a medida que se vayan actualizando estos cambiarán su logo.

5. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

5.1 ACTUALIZACIÓN: Introducción de todos los cambios que se consideran necesarios en cuanto al fondo. Como
resultado de las actualizaciones se tienen nuevas versiones de los documentos.

5.2 CONTROL DE DOCUMENTOS: Es el proceso que hace parte de la gestión documental para los documentos
del sistema integrado de gestión de tal forma que garantiza que sean generados, revisados, actualizados,
aprobados, divulgados y sometidos a disposición final.

5.3 DIAGRAMAS DE FLUJO DE ACTIVIDADES: Es el gráfico que muestra la interrelación de las

actividades.

5.4 DIFUSIÓN O DIVULGACIÓN DE DOCUMENTOS: Tarea que asegura la disponibilidad de los

documentos del SG, en las áreas que los requieren.

5.5 DOCUMENTO CONTROLADO: Documento vigente en el software SoftExpert.

5.6 DOCUMENTO: Información y el medio en el que está contenida.

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5.7 REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeñadas como, por ejemplo: Formato diligenciado, fotos, videos, actas, informes, cartillas, grabaciones,
correo electrónico, etc.

5.8 COPIA CONTROLADA: Son las copias del sistema integrado de gestión que se publican a través la
plataforma SoftExpert (incluidas en listado maestro de documentos) y las que en medio físico autorice el responsable
de la documentación o para garantizar el uso de la versión vigente del documento y prevenir el uso no
intencionado de documentos obsoletos.

5.9 COPIA NO CONTROLADA: Son copias de documentos del sistema integrado de gestión que se entregan a
petición del usuario o cliente, para su consulta. Es para usarla sólo como referencia, y será vigente mientras no se
emita una nueva versión de este documento.

5.10 COPIA OBSOLETA: Documento de versiones anteriores al documento vigente. Son los documentos que
en algún momento fueron documentos vigentes y que, dada la nueva versión de un documento, pasaron a ser
obsoletos.

5.11 DOCUMENTO EXTERNO: Documento que ha sido generado fuera del sistema integrado de gestión y que tiene
un impacto directo sobre el mismo. Puede establecer el marco legal en el que se deben desarrollar las
actividades del sistema, o servir de apoyo para la realización de las mismas.

6. CONTENIDO
La documentación de los sistemas de gestión se rige por los siguientes lineamientos:

ENCABEZADO

El encabezado de los documentos está compuesto por el logotipo de ITALCOL, Tipo y Nombre del documento.

TIPO DE DOCUMENTO
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NOMBRE DEL DOCUMENTO

Márgenes de los documentos: superior 3 cm, inferior 3 cm, izquierdo 2,5 cm, derecho 2,5 cm Encabezado
y Pie de Página: Encabezado 0,5 cm y pie de página 1,1 cm.
Tipo de letra: La letra que se utiliza en todos los documentos es de tipo Arial Narrow y tamaño 12, aplicada para los
documentos de tipo: manual, programa, procedimientos, instructivos y formatos; desde títulos hasta el cuerpo del
documento.

CODIFICACIÓN

La codificación de los documentos se establece bajo un código alfanumérico con la siguiente estructura: Para establecer

la codificación de los documentos se define:

Primero: Corresponde a letras que identifican la Planta o Dirección Nacional.

# SIGLAS NOMBRE
1 DN DIRECCIÓN NACIONAL
2 BGA BUCARAMANGA
3 BGA2 BUCARAMANGA PLANTA 2
4 BQA BARRANQUILLA
5 COT COTA
6 CTG CARTAGENA
7 ECU ECUADOR
8 MAS MASCOTAS
9 FUN FUNZA
10 GIR GIRARDOTA
11 IBA IBAGUÉ

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12 LCI LABORATORIO CENTRAL ITALCOL

13 PAL PALMIRA
14 PAN PANAMÁ
15 PER PEREIRA
16 PMO PALERMO
# SIGLAS NOMBRE
17 PRE PREMEZCLAS
18 STR SANTA ROSA DE OSOS
19 QT QUALITY
20 VIL VILLAVICENCIO
21 YAR YARUMAL
22 CAQ CAQUEZA
23 HUV HUEVOS
OPERACIÓN PORTUARIA
24 OPO
BUENAVENTURA
25 IBR IBARRA- ECUADOR
26 CUC CÚCUTA
27 OP OPERACIÓN PORTUARIA
28 PRC PREMEZCLAS CARTAGENA
29 MRP MISTER PIG

Segundo: Corresponde a dos letras que identifican el tipo de documento:

MN Manual ES Especificación
PG Programa PL Plan
PR Procedimiento PC Política
IS Instructivo FR Formato
FT Ficha Técnica AN Anexos
DE Documento Externo NT Normas de Trabajo Seguro

Tercero: Corresponde las letras que identifican el proceso.

# SIGLAS PROCESO/SUBPROCESO

1 AC ASEGURAMIENTO DE CALIDAD
2 AF ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
3 AL ALMACÉN (LOGÍSTICA Y DESPACHO)
4 CA CARTERA
5 CB CONTABILIDAD
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6 CE COMERCIO EXTERIOR
7 CM COMPRAS
8 CT COSTOS

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# SIGLAS PROCESO/SUBPROCESO
9 GA GESTIÓN AMBIENTAL
10 GD GESTIÓN DOCUMENTAL
GESTIÓN ESTRATÉGICA/MEJORAMIENTO
11 GE
CONTINUO (GERENCIA REGIONAL)
12 GH GESTIÓN HUMANA
13 GP PRODUCCIÓN
14 GRC GESTIÓN DEL RIESGO-CONTRALORÍA
15 ID INNOVACIÓN Y DESARROLLO
16 IP IMPUESTOS
17 MT MANTENIMIENTO
18 NF NUTRICIÓN Y FORMULACIÓN
19 OP OPERACIÓN PORTUARIA
20 SST SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
21 TI TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN
22 TS TESORERÍA
23 VPT VENTAS PRODUCTO TERMINADO
24 VMP VENTAS DE MATERIA PRIMA
25 VT VENTAS

Nota: para la planta de mascotas, se incluirán las siglas adicionales así: EXT (Extruidos), AT (Aceites), PC
(Cárnicos)

Cuarto: Corresponde al número consecutivo del documento que inicia en 001.

PIE DE PÁGINA
En el pie de página, se establecen el código, la versión y el número de páginas de los documentos.

Código:
Versión:
Página:

6.1 TIPOS DE DOCUMENTOS

6.1.1 Manual
Hace referencia a la herramienta que permite evidenciar el cumplimiento de los requisitos establecidos en las normas
aplicables, en donde se relaciona las políticas, objetivos, procedimientos, instructivos, normas, especificaciones y
todos los aspectos que tienen que ver con la implementación y manejo del sistema integrado de gestión.
El manual incluye:

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 Presentación corporativa: Aspectos generales que identifican la organización

 Estructura organizacional
 Política integrada del sistema de gestión o las que aplique.
 Alcance
 Descripción del sistema integrado de gestión: modo de operación, descripción de la gestión de cada uno de sus
procesos, para implementar, mantener y controlar el sistema de gestión.

6.1.2 Política
Disposiciones reglamentarias dadas por Italcol, que rigen a toda la organización o un proceso. Son de aplicación a
todos los miembros de la organización y son aprobadas por Dirección General o en caso de ser aplicación regional por el
Gerente Regional de Italcol.

6.1.3 Programas
Planificación ordenada de las distintas actividades que componen algo que se va a realizar, la estructuración de los
programas es libre de acuerdo con el sistema integrado de gestión que lo solicite.

6.1.4 Procedimientos
Secuencia de las actividades a realizar con una corta descripción de cada una, donde se relaciona el responsable de
su ejecución, documentos que se utilizan y registros que se generan. Pueden utilizarse diagramas de flujo, fotos,
texto, tablas, etc., se deja a disposición de cada proceso el uso de estos. Debe tener los siguientes puntos:

Título: Establece el proceso a describir.

1.Objetivo: Finalidad del proceso o de la actividad a realizar.
2. Alcance: Define desde el inicio de una actividad o proceso hasta donde finaliza. Indica en qué casos
aplica lo descrito en el documento.
3. Responsable: Cargo que tendrá a su responsabilidad el cumplimiento y seguimiento de las
disposiciones definidas en el procedimiento.
4. Disposiciones Generales: Aspectos que se deben tener en cuenta siempre, tales como leyes,
decretos, resoluciones, políticas, normas, responsabilidades generales, indicadores de medición, o excepciones a
la regla, que permiten una mejor interpretación del proceso descrito en el procedimiento.
5. Equipos e implementos: (Opcional).
6. Términos y definiciones: Términos de ayuda utilizados para la mejor interpretación de los
documentos y para la unificación de los mismos. Están contenidos en las disposiciones generales.
7. Contenido / Procedimiento: Secuencia de las actividades a realizar con una corta descripción de cada
una, donde se relaciona el responsable de su ejecución, documentos que se utilizan y registros que se
generan. Pueden utilizarse diagramas de flujo, fotos, texto, tablas, videos, etc., se deja a disposición de cada
área el uso de estos.
Los documentos deben ser elaborados en lenguaje claro y sencillo, de fácil compresión para las personas
que realizan la actividad.

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8. Documentos y/o Registros de Referencia: Se especifican aquellos documentos que se consideran

fuente de consulta, los cuales pueden o no pertenecer al sistema integrado de gestión. Este punto es opcional
según aplique.
9. Anexos: Cuando sea necesario se puede incluir en el documento aquella información adicional como lo son:
diagramas, tablas, gráficos, cuadros, planes, formatos entre otros, que permitan ampliar la comprensión de
este o complementar la información.

6.1.5 Instrucciones o Instructivos

Son documentos muy sencillos y explicativos de una actividad, teniendo la estructura más adecuada según la
necesidad.

6.1.6 Plan
Estos documentos no tienen un formato específico debido a la extensión y grado de especialidad para cada uno de ellos.
Puede contener básicamente: recursos asociados, como, quien, cuando, donde y que productos y/o servicios deben
aplicarse.

6.1.7 Especificaciones
Son documentos que establecen requisitos específicos o parámetros de cumplimiento, ejemplo:

Especificación de Materia Prima

 Nombre genérico de la materia prima
 Definición de la materia prima
 Descripción del proceso de la materia prima
 Nombres comerciales de la materia prima (si lo tiene)
 Requisitos: Físicos, químicos, microbiológicos y toxicológicos.
 Almacenamiento.
 Empaque y Rotulado (donde aplique)
 Documentos de referencia que sustentan los requisitos.

6.1.8 Fichas Técnicas

Documentos que establecen los requisitos establecidos por o para el cliente y puede contener la siguiente
información para cada uno de los requisitos:
 Nombre comercial del producto con su respectivo registro ICA
 Definición del producto, indicando su dirección a la especie y su utilización según el tamaño del animal.
 Aspecto físico: Indicando su apariencia física y su forma (puede ser con fotos)
 Descripción del producto.
 Ingredientes.
 Requisitos o parámetros en análisis garantizados en la parte física, química, microbiológica y
toxicológico según la especie.
 Recomendaciones de uso para resultados de campo esperados: Para tipo de animal y su etapa de
crecimiento.

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 Empaque y rotulado: Con el tipo de empaque para el producto, peso neto, logotipo, costuras o sellado.
 Almacenamiento: Con las recomendaciones para su almacenamiento.
 Vida útil: Según el tipo de alimento.
 Documentos de referencia: Documentos que sustentan el contenido de la ficha técnica.

6.1.9 Formatos
Son un tipo especial de documento que tiene la capacidad de demostrar eventos referidos a requisitos legales,
normativos o definidos por la organización y que una vez se diligencia se convierte en registro. Los formatos no tienen
una forma específica, y deben adaptarse a las necesidades de su uso. Deben contener los siguientes puntos básicos:
 Logotipo establecido para ITALCOL y nombre del documento.
 Codificación.
 Espacios para consignar los datos.
 Nombre y/o firma o cargo de quien diligencia, en caso de ser necesario.

Los formatos como órdenes de compra, facturas u otros que se generen del sistema no es necesario que lleven
codificación y su diseño y contenido se rigen bajo las normas establecidas por ley y por las definidas por la
organización.

6.1.10 Anexos
Corresponde a los documentos que soportan manuales, programas, procedimientos, especificaciones o dan aclaración de
un tema en específico, ejemplo cronogramas, planos, manual de funciones, Normas de trabajo u otro documento
necesario para el desarrollo.

6.1.11 Documento Externo

Forma parte de los documentos que se considera de carácter externo al no tener forma específica.

6.1.12 Normas de Trabajo Seguro

Documento interno que indica las maneras obligatorias de actuar y que deben seguirse para evitar los daños que puedan
derivarse de la ejecución de un trabajo

6.2 ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

 Se genera un borrador del documento por parte del responsable del proceso y se revisa con el personal involucrado,
sea para uno nuevo o para una modificación.
 Se evalúa por parte del gerente/jefe o coordinador del proceso, la necesidad de creación, modificación o anulación del
documento, en caso de ser necesario se valida con la Dirección corporativa competente y se aprueba.
 El gerente/jefe o coordinador del proceso es responsable de realizar las modificaciones aprobadas.

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 El gerente/jefe o coordinador del proceso comunica al personal que solicitó la creación, modificación o anulación
del documento, la aprobación o el motivo de la no realización.
 El responsable de la documentación en planta o a nivel nacional, es el delegado para codificar y revisar que se
cumplan los requisitos especificados.
 El responsable de la documentación en planta o a nivel nacional es el delegado para subir el documento al
SoftExpert (en las plantas que aplique), según lineamientos establecidos para esta plataforma.
 Los documentos pueden existir en físico, digital o electrónico, fotografía, o una combinación de éstos.

6.3 CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

6.3.1 Revisión de Documentos

Los documentos deben ser revisados de acuerdo con su necesidad y/o frecuencia definida en el software SoftExpert
por el responsable del proceso y el responsable de la documentación en planta o a nivel nacional, para asegurarse
que siguen siendo vigentes.

6.3.2 Aprobación y Emisión de Documentos

Los documentos son aprobados por el gerente/jefe o coordinador del proceso, quien debe asegurarse que cumpla con las
políticas de la organización y se realiza a través de correo electrónico, acta de reunión o en el software SoftExpert. La
vigencia del documento será a partir de su fecha de publicación en el SoftExpert.

6.3.3 Distribución de Documentos

La distribución se realiza a través del software SoftExpert y la divulgación se realiza a través del SoftExpert (correo
automático enviado a gestores), a través de correo electrónico, acta de reunión o en capacitaciones. Los documentos que
requieren ser impresos son responsabilidad de cada gerente/jefe/coordinador del proceso o el responsable de la
documentación en planta o a nivel nacional. Todo documento impreso se considera copia no controlada (No aplica
para los formatos). Una vez aprobados y publicados los formatos en SoftExpert, los procesos tendrán un periodo de
transición de 5 días para iniciar su implementación.

6.3.4 Legibilidad e Identificación

Los documentos se identifican por el nombre y el código. La legibilidad es determinada por el usuario del
documento. Los registros diligenciados en físico deben estar vigentes, sin tachones y/o enmendaduras.

6.3.5 Control de Documentos Externos

Quien determina la vigencia de un documento externo es el usuario, el control de la documentación externa existente se
controla con un listado que dice el nombre del documento y la fecha de expedición. Se controla con respecto a la
actualización del ente u organización que lo expide.

6.3.6 Manejo de Documentos Obsoletos

La organización no manipula documentación obsoleta, todo documento que pierde vigencia se puede almacenar en
el SoftExpert.

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6.3.7 Manejo de Registros Electrónicos

Los documentos por medio electrónico serán manejados y controlados por el jefe / evaluador del proceso o quien designe.
Los mecanismos de seguridad se realizarán por backup.
6.3.8 Control de Documentos y Registros
Los documentos se controlan a través del software SoftExpert y los registros se controlan a través del listado
maestro de registros.

6.3.9 Conservación de Documentos y Retención de Registros

Conservar los registros y documentos que soportan el sistema integrado de gestión de manera controlada, garantizando
que sean legibles, fácilmente identificables y accesibles. Protegidos contra daño, deterioro o pérdida.
 La conservación puede hacerse de forma física o electrónica de conformidad con lo establecido en la
normatividad legal de cada sistema de gestión cuando aplique. Ejemplo, en el decreto 1072 de 2015, los
siguientes documentos y registros, deben ser conservados por un período mínimo de veinte (20) años, contados
a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la empresa
 Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores, así como los conceptos de los
exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores, en caso que no cuente con los servicios de
médico especialista en áreas afines a la seguridad y salud en el trabajo.
 Cuando la empresa cuente con médico especialista en áreas afines a la seguridad y salud en el trabajo, los resultados
de exámenes de ingreso, periódicos y de egreso, así como los resultados de los exámenes complementarios
tales como paraclínicos, pruebas de monitoreo biológico, audiometrías, espirómetros, radiografías de tórax y
en general, las que se realicen con el objeto de monitorear los efectos hacia la salud de la exposición a peligros
y riesgos; cuya reserva y custodia está a cargo del médico correspondiente.
 Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como resultado de los programas de vigilancia y
control de los peligros y riesgos en seguridad y salud en el trabajo
 Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en seguridad, salud en el trabajo
 Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal.
Para los demás registros, se deberá elaborar y cumplir con un sistema de archivo o retención documental, según aplique
(cada jefe / coordinador de proceso determina el tiempo de retención), acorde con la normatividad vigente y las
políticas de la empresa y queda registrado en el listado maestro de registros.

7. DOCUMENTOS Y/O REGISTROS DE REFERENCIA

 Listado Maestro de registros

 Manual de Software SoftExpert

8. ANEXOS
No aplica

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