UNIDAD N° 6

9. Las técnicas de control administrativo

9.1. El control presupuestario

El control presupuestario es sólo un instrumento de control por lo que no es necesario que

sea aplicado en forma integral, sino que puede aplicarse en forma parcial en las áreas donde se

haya demostrado la necesidad de su utilización y presenta las ventajas que no se encuentran en

otros sistemas de control.

- Puede ser aplicado a la empresa como un todo.

- Tiene expresión homogénea.

- Acepta la aplicación de técnicas modernas, sin variar su estructura esencial.

Los conceptos fundamentales que giran alrededor de este sistema son:

a) El presupuesto es la expresión financiera del plan para un período dado.

b) En una empresa donde haya una adecuada delegación de funciones, el control

presupuestario es el instrumento ideal para reforzar esta estructura y controlar la actuación de

los medios internos.

Problemas del control presupuestario:

- El peligro de excesos de programas presupuestarios o exceso de detalle en las

autorizaciones.

- Puede negarse el principio del “interés general sobre interés particular” por un excesivo

esfuerzo por cumplir metas particulares (departamentos, actividades, etc.).

- La tendencia a ocultar las ineficiencias (por trasladar cifras de un presupuesto al del

año siguiente por “costumbre” sin recapacitar sobre su utilidad).

- Los responsables sectoriales saben que las asignaciones serán rebajadas y piden de

más.

- La inflexibilidad (en el modo tradicional).

Como solución de este último problema se plantea el uso de presupuestos flexibles (depende

de variaciones de las ventas o de la producción). El otro método para lograr flexibilidad es el uso

de presupuestos alternativos para situaciones alternativas o de presupuestos complementarios

para períodos menores.

9.2. Los controles no presupuestarios

a) La utilización de información estadística: es un instrumento aplicable a cualquier

sistema (control presupuestario, control de gestión, etc.).

b) Los informes y los análisis especiales, se utilizan generalmente en:

- Los estudios particulares encarados para análisis de situaciones especiales.

- Las dos herramientas antes mencionadas y la observación personal constituyen los

métodos clásicos.

c) El análisis del punto de equilibrio: es un instrumento típico de control global de la

empresa, útil para la planificación.

Esta enumeración no agota las posibilidades de control no presupuestario en la empresa.

9.3. El rendimiento de la inversión: el método Du Pont

La empresa Du Pont Company es quizás el ejemplo más comúnmente citado de la empresa

que utiliza, fundamentalmente, el método de gráficos para proporcionar a la dirección la

información de control sobre cada una de sus diversas operaciones. Los gráficos complementan

los informes económicos utilizados por la dirección; esta compañía prepara más de 400 gráficos,

mostrando en cada uno de ellos los resultados de las operaciones departamentales para el año

actual y el anterior, en comparación con un conjunto de datos comparables correspondientes a

los diez años anteriores y a una previsión para los doce años próximos. Indudablemente que este

método tiene que contar con ventajas para que sea utilizado en forma especial, ellas son:

- No hay narraciones que puedan desviar el tema explicado.

- Resulta fácil mantener centrada la atención de todo un grupo en un concepto

determinado.

- Todos los datos se refieren a una base uniforme y ofrecen una medida común de

actuación para todas las líneas de inversión.

- Todos los meses se reúne la comisión ejecutiva para examinar los gráficos, en cada

sección se puede revisar la actuación de dos o tres departamentos. O sea que, cada

cuatro meses, se ha revisado la totalidad de los doce departamentos industriales o de

la compañía.
La Du Pont Company basa su control general de la actuación conjunta en la razón entre las

ganancias y la inversión del capital. Este rendimiento de inversión bruta es la medida definitiva

del éxito de las operaciones de cada departamento. El primer coeficiente es una valiosa

herramienta en el control de gestión porque permite evaluar la situación conjunta de la

empresa.

Los factores que influyen sobre el rendimiento de la inversión se descomponen en una

sucesión de gráficos detallados con objeto de señalar las relaciones de causa a efecto entre el

capital circulante, la inversión permanente, las ventas y los costos son factores que desempeñan

un papel importante en la medición del rendimiento definitivo.

Los gráficos mencionados constituyen un poderoso instrumento de control para la dirección,

pues permiten perseguir cualquier indicación de actuación deficiente hasta descubrir su origen y

enfocar la atención en el punto preciso en que la operación se desvía de la norma establecida.

Los gráficos indican también cuáles son las operaciones para las que el rendimiento de la

inversión es inferior al considerado como satisfactorio en comparación con las operaciones de los

otros departamentos. El rendimiento de inversión total se descompone de la siguiente manera:

Rend. Inv. Total = Rotación Capital x

Utilidades

Ventas

Ventas Utilidades

Rend. Inv. Total = x

Total Inversiones Ventas

Simplificando queda:

Utilidades

Rend. Inv. Total =

Inversión Total

En el gráfico 18.4 se puede ver la descomposición de los factores que constituyen la inversión

total.

Ventajas del sistema Du Pont:

1) Representa una aproximación ajustada a la realidad.

2) Existe la facilidad para confeccionar los gráficos.

3) Se dispone de los gráficos en el momento de tomar las decisiones.

Desventajas:

No dicen nada sobre la capacidad de la empresa para generar la utilidad futura cuando el

índice de la rentabilidad de la inversión total es bajo por una gran inversión que comenzará a

rendir en ejercicios venideros.

Fig 18.4

9.4. Análisis del punto de equilibrio

El otro instrumento a disposición de la dirección es el análisis y el gráfico del punto de

equilibrio. Pone de manifiesto las relaciones que tienen los beneficios, los diferentes

volúmenes, costos, precios de ventas y combinaciones de ventas. El punto de equilibrio se

define como el nivel de volumen para el cual los ingresos equivalen exactamente al costo total.

El análisis de equilibrio estudia los efectos que los cambios en los costos fijos, costos variables,

volumen de ventas, precios de ventas y combinación de ventas ejercen sobre los beneficios. El

punto de equilibrio corresponde a aquella capacidad de las operaciones para la cual se pasa de

tener pérdidas a conseguir beneficios, o viceversa.

En el gráfico anterior, el punto de equilibrio es el volumen de ventas para el cual los

ingresos son iguales a los costos totales.

El análisis del punto de equilibrio asigna una gran importancia a los costos fijos, se basa en

el supuesto de que se pueden diferenciar perfectamente los costos variables y los costos fijos,

también refleja la eficiencia y la calidad de la dirección de la empresa. Si el control es

riguroso, el punto de equilibrio no quedará, en la realidad muy alejado del planeamiento.

El punto de equilibrio se mueve únicamente al variar las condiciones y su desplazamiento

debe tomarse como un aviso importante, que sólo se descubre con un control minucioso.

Fig 18-5

9.5. La observación personal

El observar las actividades y tomar nota de lo que se hace representa uno de los medios

más antiguos de descubrir lo que se está logrando, los métodos que se siguen, la cantidad y

calidad del trabajo, la actitud de los empleados y la operación general del área.
A pesar de los métodos más perfeccionados de control que la dirección tiene en sus manos

en la actualidad, muchos opinan que nada hay que sustituya satisfactoriamente a la

observación personal directa. Los partidarios de este método creen que es insustituible el

contacto directo con una idea exacta de lo que está sucediendo y con cierta sensación de

satisfacción al ver lo que se está haciendo y hablar con quienes lo hacen. La principal

desventaja de este medio de control es que no proporciona valores cuantitativos exactos, no se

obtiene precisión.

9.6. Los controles automáticos

Los controles automáticos son aquellos realizados por unidades o mecanismos que se

autocontrolan entre sí y cuyo objeto principal es prevenir los errores en la información y los
fraudes

e ilegibles. La implantación de controles automáticos requiere una buena organización

administrativa y contable previa; recordemos que los controles deben reflejar la organización de la

empresa.

El carácter de automático se origina en el principio de que la asignación de las distintas

funciones dentro de la empresa se debe hacer de tal forma que un determinado grupo de

individuos no controle su propio trabajo, sino que las tareas que realicen sean controladas por

personas distintas.

Una vez implantado este tipo de control su costo es único; los controles automáticos son los

controles internos, es decir, los realizados por los agentes de la propia empresa. También son

indirectos, pues los mecanismos se estipulan a través de las llamadas “normas de control

interno”, las cuales nos indican a una determinada persona como responsable del control y éste

surge por la simple observación de dichas normas; Haimann llama a este tipo de controles

“verificaciones internas”. Algunos ejemplos de controles automáticos son: no permitir que los

encargados de manejar valores tengan la posibilidad de efectuar directamente los registros, ni

ordenar asientos que no tengan un adecuado respaldo documental; los encargados de la

recepción de materiales en la planta no deberán tener en su poder copia de las órdenes de

compra valorizadas pues podrían omitir controles o inspecciones al conocer el verdadero valor de

las mercaderías recibidas en la impresión de facturas, notas de débito y otros comprobantes

similares.

9.7. Los controles no automáticos

Es una tarea de análisis realizada a través de un método de evaluación perfeccionada para tal

fin, puede ser interno o externo, pero no en todos los casos son directos, es decir que se realizan

a través de personas o entidades perfectamente identificables.

Los controles automáticos más conocidos son:

a) La auditoría interna.

b) La auditoría externa.

c) La sindicatura de las sociedades.

9.8. La auditoría

La auditoría es la comprobación científica y sistemática de los libros de contabilidad, los

comprobantes y otros registros financieros y legales de una firma con el propósito de determinar

la exactitud e integridad de la contabilidad, mostrar la verdadera situación financiera de las

operaciones y certificar los estados e informes que emiten. Fundamentalmente interesa la

auditoría como un sistema de control; tiene como preocupación especial la exactitud y

confiabilidad de la información que surge de la contabilidad de la empresa y mostrará la

verdadera situación económica, patrimonial y financiera.

La auditoría puede ser un servicio interno o externo; será externa cuando un equipo de

profesionales independientes de la jerarquía de la empresa realice las verificaciones

correspondientes en la contabilidad y en los documentos con el fin de determinar si los estados

fundamentales o sea el balance general y el cuadro de resultados son confiables y expresan la

situación económico-financiera de la empresa que se trata. En el caso que se puede interna (en

realidad es parte de un modo de control interno) es cuando se hace una serie de verificaciones y

controles realizado por un equipo de la misma empresa.

La contabilidad tiene una misión constructiva, que es la de receptar la información,

modificarla, registrarla, procesarla e informarla de alguna manera determinada. La auditoría en

cambio, encara todo este proceso con un sentido analítico y con un sentido crítico, a fin de

determinar si los objetivos de información o los objetivos de confiabilidad en la información se

han logrado a través del trabajo impuesto por la contabilidad de la empresa.

En el sistema de auditoría externa, el proceso de verificaciones seguido por un servicio de

esta naturaleza es:

1) El equipo externo de auditores deberá aprobar la confiabilidad que puede tener sobre

los sistemas de control interno de la empresa y cuál es la eficacia del sistema, se

elaborará el programa de verificaciones más o menos detallado y atendiendo a los

aspectos del control interno que se juzguen más importantes.

2) La emisión de un informe y/o dictamen, esta última es la que tiene mayor

importancia y se refiere a certificar que, de acuerdo a las verificaciones y las

revisiones efectuadas aparece como razonable la situación económico-financiera que

muestran los balances y el cuadro de resultados.

En cuanto a los informes de auditoría, su finalidad es señalar la serie de ineficiencias que se

han comprobado en los sistemas de control y en los procesamientos administrativos contables de

la empresa y también sugieren las pautas generales para su solución.

En cuanto a la auditoría interna, diremos que tiene tres funciones básicas:

1) Vigilar y ser parte fundamental del sistema de control interno de la empresa.

2) Realizar las comprobaciones específicas y las auditorías del tipo de las operativas, su

primera función es de vigilancia y forma parte fundamental del sistema de control

interno de la empresa. Al estudiar el control interno de la empresa se va a

comprender más que es un sistema de auditoría interna. Muchas veces el

departamento de auditoría interna es el más indicado para ejercer un control, por el

simple hecho de que el procedimiento mismo referido a una autorización o a un

control específico sobre facturación o compras o un tipo de gastos, pasa, como

requisito previo para su aprobación posterior por el departamento de auditoría

interna, con lo cual ya está formando parte del sistema del control en sí, incorporado

a los procedimientos contables administrativos de la empresa.

Por otra parte, el control interno de la empresa muchas veces no pasa necesariamente

por algún tipo de información a auditoría interna. Este departamento deberá hacer las

comprobaciones que tiendan a la vigilancia del cumplimiento del control interno.

El departamento de auditoría interna tiene como misión hacer comprobaciones

específicas, ya sea en áreas y en procedimientos a verificar y serán específicamente

determinados por los jefes de auditoría interna, o a pedido de los directivos. El buen

funcionamiento de los sistemas de control o de los procedimientos administrativos

dentro de la firma son los elementos claves del control.

3) Modernamente se agrega una tercera función que es la de realizar auditorías

operativas, estas son un tipo de control dentro de la órbita de funciones de un

departamento de auditoría interna, debido a que este departamento tiene personal

entrenado para el tipo de verificaciones de control.

9.9. El control interno

El control interno está constituido por toda la serie de controles, verificaciones y revisiones

que necesariamente deben suceder para que un procedimiento esté completo, está integrado a

lo que son los procedimientos administrativos de la empresa. El control interno es la

concatenación entre las funciones de los empleados, el esquema organizativo y las rutinas de

comprobantes dentro de las empresas encaminadas a conseguir sus objetivos que son:

1) La confiabilidad de la información arrojada por la contabilidad.

2) La protección de los activos de la empresa.

3) La adhesión a las políticas de la firma.

Para el primer objetivo planteamos el siguiente caso: en dos departamentos en el que uno

traspasa producción propia al siguiente es evidente que no se podría confiar directamente en la

información basada por uno solo de los departamentos; por ejemplo, un informe de recepción del

departamento que recibe los materiales y la producción. En cambio, si el sistema de control está

creado en el sentido de que la administración o la contaduría de costos va a recibir la

información, por un lado del departamento que recibe los productos en la forma de informe de

recepción dirigido al control de insumos; de ese departamento, evidentemente, estos dos

documentos pueden interrelacionarse para lograr la información que, se vaya a procesar. Si

tenemos dos puentes distintos o independientes de información podemos decir que esa

información es confiable.

En cuanto al segundo punto es mucho lo que se puede hablar en cuanto a la protección de los

activos en todo el sentido de la palabra. Estarían dentro de éstos todos los controles dirigidos a
evitar fraudes de cualquier tipo de acciones ilegibles que puedan mermar los activos de la

empresa. Prácticamente, podemos decir, que una porción de lo que es el control interno de una

empresa está dirigido a este objetivo que, además, fue considerado hasta años recientes como

uno de los objetivos fundamentales, no sólo de todo el sistema de control interno sino también

de todo tipo de auditoría que se realiza. Como ejemplo de la protección de los activos están los

arqueos periódicos que pueden ser realizados por cualquier tipo de personal, ya sea superior o

dependiente de los mandos superiores, o bien, por el departamento de auditoría interna.

El control interno, por otra parte, no está en la promoción de la eficiencia operativa aunque

sus mecanismos eviten las deficiencias, o bien las hagan notar cuando éstas se muestren. Este

objetivo es, quizás, el más controvertido porque podríamos englobar dentro de él una infinidad

de sistemas a los que se ha dado en llamar control superior, como el control presupuestario en la

faz en que este control está mirando hacia una mejor eficiencia.

El cuarto objetivo nos dice qué este sistema pretende la adhesión del personal a la políticas

de la firma. Podemos decir que si la empresa ha fijado políticas generales en cuanto a la calidad

de sus productos, podría muy bien -a fin de lograr una mayor eficiencia operativa- emplear, por

ejemplo, más materiales que le insumirían un menor tiempo de procesamiento que el fijado por

los estándares de la firma.

9.10. Auditoría operativa

Las principales características que tiene la auditoría operativa se vinculan con las funciones

de un consultor de empresa como revisor y asesor en materia de procesamiento. En esta materia,

el consultor ha sido llamado por una empresa para que estudie el sistema en vigencia, para que

releve sus datos principales, se forme una idea de cómo está funcionando en la actualidad, que

diagrame un sistema que tenga un funcionamiento más eficiente, aconseje al cliente y colabore

en la implantación de ese nuevo sistema. Se plantea como un campo propio de examen de los

procedimientos y además el examen sobre la utilización de los recursos.

9.11. Las razones financieras

Las razones financieras permiten evaluar el progreso de una empresa de un ejercicio a otro y

también con otras empresas; expresan la posición financiera y la rentabilidad de una empresa.

Para este tema recomendamos recurrir a otras obras especializadas.

9.12. El control de los inventarios

El tema más importante se reduce a determinar el punto óptimo del nuevo pedido. El

mantener ciertos niveles de inventarios implica altos costos, entre ellos hacer un pedido y

llevar el inventario. En este tema existen diversas obras especializadas a las cuales se puede

recurrir.

9.13. El control de calidad

Este control tiene como objetivo eliminar los defectos y las variaciones con respecto a las

normas establecidas en la fabricación de determinados productos. Se trata de mantener la

calidad de éstos y detectar las causas que puedan afectarla. Se pueden aplicar técnicas tales

como la observación, el control estadístico de la calidad y la aplicación de instrumentos de

prueba y de medición.

9.14. PERT/tiempo y PERT/costo

La utilización de esta técnica está orientada a verificar el nivel de cumplimiento de los

compromisos programados, los costos estimados y las normas técnicas de la ejecución. Los

fundamentos de esta técnica ya han sido desarrollados en el tema correspondiente a la

planificación.

9.15. El control de los sistemas de procesamiento de datos

El control de los sistemas de procesamiento de datos se halla directamente vinculado al

control interno. En el sistema deben establecerse puntos que tienen como objetivo el control

de los diferentes procesos con miras a la precisión y a la salida fidedigna. Se tiene que

controlar el procesamiento de los datos, sus métodos y sus procedimientos; la precisión de los

flujos de las entradas y de las salidas que aseguren el funcionamiento de los sistemas. Al

respecto, también existe la posibilidad de remitirse a la bibliografía especializada.

10. El control en el comportamiento humano en la empresa

El control influye en la motivación y el desempeño de los miembros de una organización y

además puede provocar consecuencias disfuncionales. Hay que tener presente la necesidad

del control porque todo ser humano tiende a seguir sus propias metas y a cubrir sus

necesidades. Cuando los administradores o sus agentes recopilan los datos sobre el

desempeño de sus organizaciones desatan una cadena de hechos conductuales,

motivacionales, cognitivos y de percepción que son, en el mejor de los casos, controlados

sólo parcialmente.

Cuando se eligen determinadas variables para medir el desempeño éstas no tienen la

misma importancia o el mismo significado para los controlados o para los que controlan. De

algún modo influyen sobre la conducta de las personas afectadas y también en la actividad o

la industria, la característica del medio, la tecnología empleada y el clima organizacional que

definen también el tipo de control.

El efecto de la retroalimentación puede ser positivo en cuanto sea un medio para

modificar las conductas; su ausencia hará que el controlado no conozca cómo modificarlas.

La retroalimentación está vinculada con la motivación y al nivel de desempeño de los

subordinados en la situación de control, ya que para ellos es importante conocer los

resultados de su trabajo y la relación de él con los objetivos planteados.

Todo esto nos lleva a afirmar que los efectos del control sobre el comportamiento

dependerán de qué valor se asigne a las personas en él y qué valor a los medios mecánicos de

control. Una adecuada retroalimentación predispone a las personas a la cooperación y a las

actitudes favorables a los objetivos establecidos. Entonces, el control debe favorecer el logro

de las metas personales contribuyendo a los objetivos de la organización.

Los controles pueden causar un desplazamiento de los objetivos de la organización a causa de

las conductas burocráticas rígidas, el énfasis en los resultados y no en las consecuencias; la

actitud de “cubrirse” y la desmotivación son consecuencias antifuncionales.

Resumen

El control es la última etapa de las funciones de administración y, por lo tanto,