UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

Programa de Administración de Empresas

Material de apoyo a la docencia.

TECNICAS DE CONTROL

Los controles no funcionan por sí mismos, requieren de un sistema de información y

mecanismos de medición. La información tiene que obtenerse durante la ejecución y
las operaciones de la empresa. Esta información se logra gracias a los registros
ubicados estratégicamente en los procesos productivos, administrativos y de
comercialización.

Los sistemas de información también ayudan a medir el desempeño, gracias al sistema

de macros de las computadoras, el cual permite programar fórmulas de coeficientes
de eficiencia, productividad, eficacia y de impacto.

Muchas empresas todavía no sistematizan sus controles y hacen mediciones anuales o

bien mediciones manuales del comportamiento de sus planes, programas y variables.
Esto vuelve demasiado costosos y poco efectivos los controles, pues la información
podría perder veracidad por el tiempo de proceso y de información a los niveles que
pueden interpretar y tomar decisiones con ésta.

Posiblemente el área más desarrollada en controles e información, interpretación y

análisis es el área financiera, gracias, entre otras cosas, a los sistemas contables que
registran cualquier movimiento que altera las cuentas de registro.

Las empresas bien administradas, aunque sean pequeñas, tienen sistemas de

información en varias áreas y registran, casi automáticamente, todas sus operaciones
contables principales; cuentan con sistemas que miden calidad de procesos y
satisfacción del cliente, no con la velocidad contable financiera, pero sí con la que les
permite tomar decisiones oportunas en áreas de producción, comercialización y
recursos humanos.

Las técnicas de control son las herramientas de las que se auxilia el administrador
para llevar a cabo el proceso de control.
 1. SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Los sistemas de información comprenden todos aquellos medios a través de los cuales
el administrador recopila y tiene acceso a los datos e informes relativos al
funcionamiento de todas y cada una de las actividades de la organización.

Los sistemas de información que puede utilizar una empresa son múltiples y variables y
deben establecerse de acuerdo con las particularidades de cada empresa. Los
sistemas de información comprenden técnicas tales como:

- contabilidad,
- auditoria,
- presupuestos,
- sistemas computarizados,
- sistemas mecanizados,
- archivos, formas y reportes e informes.

Lo verdaderamente importante al establecer un sistema de información es aplicar los

principios de excepción, de Costeabilidad, de oportunidad y el del objetivo, a fin de
que su utilización realmente reditúe beneficios.

2. REPORTES E INFORMES

Existen múltiples tipos de reportes e informes.

Básicamente pueden clasificarse en:

2.1 Informes de control.

Este tipo de informes se utilizan para reportar el control directo de las
operaciones. En términos generales, al diseñar, elaborar y presentar un
informe de control, es conveniente tomar en cuenta las siguientes
consideraciones:
Conservar la unidad del tema. Esto significa que cada informe debe
referirse a un solo tema a fin de evitar confusiones.
 Que haya concentración sobre las excepciones. Esta consideración hace
referencia a que el informe de control debe focalizarse en revelar los
indicadores más importantes, los puntos más débiles y más fuertes más que
mencionar situaciones comunes que sean sencillas de solucionar.

2.2 informes de operaciones.

Este tipo de informes son elaborados por áreas operativas, unidades

funcionales o departamentos que hacen parte de la empresa y contienen en
detalle la revisión de los indicadores funcionales y la detección de
desviaciones en su ejecución.
Son particularmente efectivos por cuanto ofrecen panoramas específicos
de acuerdo a áreas críticas convirtiéndose en una sólida base para la toma
de decisiones preventivas.
Los informes de operaciones pueden consolidarse en documentos “Resumen
de informes de control” que permitan consolidar las desviaciones de la
realización planeada durante un periodo (usualmente un mes), como una
comprobación de los informes de control corriente y como una indicación de
la efectividad global de la realización de ejecutivos responsables.

Existen otro tipo de informes de operaciones como por ejemplo:

o Reportes de información. Utilizados para la planeación y determinación

de normas.
o Informes de tendencias. Basados en comparaciones verticales de los
resultados de la misma actividad o grupo de actividades durante un
periodo de meses o años.
o Informes analíticos. Este tipo de informes están basados en
comparaciones horizontales o de sección transversal de los resultados
durante un periodo dado de actividades diferentes o de actividades
similares, o en comparaciones de los resultados reales con alguna norma
formal o informal, estándar u objetiva.
o Informes de actividad individual. Se concentran en la supervisión de
puestos de trabajo individuales, sus funciones y responsabilidades
o Informes estáticos. Limitados a un análisis de la fortaleza financiera y
de la estructura con la fecha dada.
o Informes de control financiero. Miden la condición financiera real
contra la condición planeada (presupuestada).
o Mediciones de la efectividad del uso de fondos. Basados en la relación
entre inversiones y distintas clases de activo y el uso que se haga de
ellos.
 o Informes de cambios y de condición financiera. Resumen y analizan
cambios en la condición financiera durante un periodo dado.

De otro lado, vale la pena mencionar que los informes de control usualmente
deben complementarse con representaciones gráficas, audiovisuales y verbales,
lo que evita la monotonía y enriquece la información y mantener un equilibrio
entre la uniformidad y la variedad. Lo anterior significa que la empresa debe
contar con una estructura formal y definida para la realización de sus
informes, para evitar cambios constantes y no caer en la rutina y obsolencia.

Frecuencia de los reportes. El hecho de que para controlar sea necesario

contar con información oportuna y periódica, no implica que esta deba ser tan
frecuente que origine papeleo innecesario.

Evaluación de la información. Es necesario evaluar frecuentemente la utilidad

que reditúa la información, es decir, examinar si realmente el sistema
proporciona información adecuada, completa y oportuna, y si se justifica su
costo.

Finalmente resulta conveniente elaborar reportes de información que

involucren horizontes de supervisión, datos e información más extensos a fin
de que la gerencia pueda formular con base a estos, estrategias con una mayor
cobertura.

2.3 Formas

Las formas impresas son elementos indispensables para la transmisión y el registro de

datos relativos a las actividades que se desarrollan en cada departamento y
consecuentemente su utilización ha sido hasta ahora muy frecuente. Sin embargo, las
disponibilidades actuales de tecnologías de la información hacen de las operaciones de
control, actividades que no requieren del uso físico del papel. En efecto, la
disponibilidad de tablets, computadores portátiles y otros componentes aportan no
solo practicidad al desarrollo de la función de control, sino que agilizan la generación
de resultados por su gran conectividad y uso de software especialmente diseñados.

Existen de todas maneras multitud de formas que se utilizan en la empresa que van
desde una tarjeta de control de asistencia de personal de oficina hasta una póliza de
cumplimiento de obra o actividad contratada cuando se trabaja con proveedores
externos.
Las formas facilitan la transmisión de información en las tareas de control
administrativo a la vez que sirven para registrar adecuadamente las operaciones por
ello al diseñar las formas es conveniente observar los siguientes lineamientos.

- Aprovechamiento adecuado de los espacios.

- Claridad y concisión.
- Uniformidad de diseño

Así mismo, es conveniente diseñar un diagrama de control de formas que incluya un

catálogo de formas tratando así de diseñar solo las necesarias (evitar papeleo
excesivo) asegurando que los asuntos y actividades importantes se registren
adecuadamente.

Pertinencia de la función de control

Se refiere a la aplicación de los principios de control a todo el funcionamiento de la

organización; sus principios básicos son:

- Que el costo de la implantación de un sistema de control se justifique.

- Que el sistema de control implementado produzca información correcta y
segura.
- Que el sistema de control implementado propenda por la protección de los
activos de la empresa.
- Que el sistema de control utilizado promueva la eficiencia en la operación.

Tradicionalmente se ha considerado que el control interno abarca solamente a la

función financiera, sin embargo, como ya se dijo, su finalidad no se reduce a evitar o
reducir fraudes, sino a optimizar el manejo de todos los recursos a través de la
disminución de desperdicios, aprovechamiento del tiempo y del establecimiento de
políticas de operación adecuadas, comprobación de la exactitud de la información y el
establecimiento de sistemas de protección contra perdidas.

Mg. Carlos A. Pinilla M

PTC Programa de Administración de Empresas
UCC