Cómo preparar y dirigir reuniones

efectivas
Notas del Participante
¿QUÉ SON LAS REUNIONES EFECTIVAS?

¿POR QUÉ TENER REUNIONES EFECTIVAS?

¿CÓMO DIRIGIR REUNIONES EFECTIVAS?

Fases del manejo de una reunión:

 P___________________.
 O____________________.
 M_______________________.
 S______________________.

Empecemos con:

FASE I: PLANIFICAR LA REUNION

Si se le presta atención a la planificación, se pueden evitar los elementos que
afectan negativamente la reunión, tales como:

 Desperdiciar
 Desperdiciar
 Reuniones
 Reuniones

He aquí los pasos críticos en la planificación de una gran reunión.

1
 1. Decidir el ____________ de la reunión.

2. __________ la tarea.

3. __________quién necesita estar presente.

4. _____________ con otros.

¡Las agendas bien hechas valen la pena!

FASE II: ORGANIZAR LA REUNION

1. E_________ y ______________ a tiempo.

2. _______________ a los asistentes.

3. Tome en cuenta el ________________ disponible

4. ¡Sólo trabajar sin divertirse no es bueno!

2
 5. Un ________ regular.

FASE III: DIRIGIR LA REUNION.

1. Hacer ________________.

2. Obtener la _______________de la agenda y de las reglas.

3. Mantener la _____________ en su cauce.

4. ____________ el tiempo.

5. ______________ lo que ha escuchado.

6. _______________ la participación.

7. ___________ el poder del rol prudentemente.

3
 8. ________________ nuevos líderes mediante la delegación de dirección.

Algunos consejos para el manejo del grupo durante la reunión son:

 Tener sentido del humor y no estar a la defensiva.

 Usar preguntas abiertas que requieran que las personas respondan con algo
más que “sí” o “no”.
 Observar el entorno en busca de signos que indiquen si se debe ir más
despacio o más rápido.

FASE IV: DAR SEGUIMIENTO A LA REUNIÓN.

1. _____________ todo tipo de retroalimentación por parte del grupo.

2. Hacer _____________ de seguimiento.

3. Resumir la reunión.

¡HACER!

1. Realizar la próxima reunión de su equipo aplicando las cuatro fases de una

reunión. Presenta un informe a su mentor de lo realizado en cada una de las
fases.
2. Leer los anexos de esta sesión.

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 Anexos

EL PARTICIPANTE

Tipo Características Cómo Debe el Director Tratarlo

 Entiende rápidamente.
Darle más trabajo que al término medio.
 Hace más que el
participante término Asignarle las tareas más difíciles.
Inteligencia medio. Utilizarlo como asistente.
Superior  Aprende sin Hacerlo competir con compañeros del
mucha supervisión. mismo nivel.
 Obtiene las mejores Desarrollar al máximo su capacidad.
calificaciones.

 Es exhibicionista por
naturaleza. Mantenerlo bajo control.
 Su actitud Irrita al Aprovechar sus conocimientos y
Sabelotodo
grupo. experiencias para apoyar el asunto de la
 Usa el grupo para reunión para beneficio del grupo.
lucirse.

Mantenerlo ocupado durante la reunión.

 Monopoliza la reunión.
Charlatán Cortar su intervención sutilmente,
 Es extrovertido. haciéndole una pregunta concreta o
resumiendo su intervención.

 Trata de exhibir sus

conocimientos. Insistir en que el tiempo es limitado.
 Se sale del tema. Preguntarle regularmente para que esté
Fuera del
 Demuestra poco interés preparado.
Tema
y energía. No dedicar tiempo a temas que no están
 Sus realizaciones son relacionados con lo que se esté tratando.
casi nulas.

Impuntual  Llega siempre tarde. No alterar el horario porque relaja

 Entrega las actividades
asignadas después que
la mayoría del grupo lo
ha hecho.
la disciplina del grupo.
Informarle con tacto que su
impuntualidad interrumpe el trabajo de
los demás.

5
 Hacer énfasis en el valor del tiempo y
la responsabilidad.

 Lento para entender. Analizar sus deficiencias.

Retrasado  Demuestra poca Asignarle tareas extras.
habilidad para realizar
las actividades. Ofrecerle entrenamiento individual

Manténgalo ocupado.
Diríjase a él frecuentemente.
 Cara de sueño.
Soñador o Supervíselo de cerca.
 No Atiende.
Ausente El director debe analizar su estilo de
 Siempre está distraído. dirigir reuniones, si éste es el tipo de
participante que más se manifiesta en el
grupo.

Evitar que se propicien discusiones o

 Actitud agresiva.
enfrentamientos.
 Testarudo.
Observar su comportamiento de manera
Pendenciero
 Muestra poca habilidad más de cerca.
para relacionarse
Reforzarlo positivamente si modera su
socialmente.
actitud.

 No le gusta asistir a
ninguna actividad extra. Observar si presenta las condiciones
necesarias para asimilar el programa,
 Demuestra antes de involucrarlo.
Intransigente
escepticismo.
Pedirle que proponga soluciones en vez
 Se resiste a los cambios de objetar las de otros.
tenazmente.

 Habla en voz baja con Sorprenderlo con una pregunta.

otro compañero
Murmurador
mientras el Director está Pedirle amablemente que haga en voz alta
explicando. sus comentarios..

Adulador  Usa toda Explicarle que los aspectos que serán

su inteligencia para no tomados en cuenta para su evaluación
trabajar. son el trabajo, la honestidad y la
aplicación que demuestre en conseguir
 Trata de ganar la
el objetivo planteado.
simpatía del Director
con obsequios,

6
 alabanzas o favores
personales.

No pedirle que dé su opinión antes que la

del grupo.
Gane su confianza asignándole tareas
 Teme expresar sus ideas sobre temas que él domina y haga que los
Tímido
públicamente. presente al grupo.
Haga que supere su timidez Por medio de
preguntas sencillas, y logre su mayor
participación en el grupo.

Hacerlo hablar antes que el grupo y

 Está en contra de todos
y de todo.
Criticón
 Busca constantemente
errores que criticar.
controlarlo después que ha expuesto sus
ideas.
Mantenerlo ocupado durante la reunión.
Pedirle que proponga soluciones en vez
de objetar las de otros

Usos Principales de las Preguntas en una Reunión

Recomendaciones Para el Uso de las Preguntas
1. Elegirlas cuidadosamente y formularlas con habilidad.
 Todas las preguntas se deben poder contestar. No es prudente el
formular preguntas para destacar la ignorancia del participante en la
reunión.
 El director al formular una pregunta debe presuponer que el
participante posee una experiencia previa que le permitirá contestarla.
 Las preguntas deben hacerse de manera natural y en un tono que le
imprima confianza a quien las va a contestar.
 Deben formularse teniendo un propósito definido en la mente. Por
ejemplo: Para buscar información, poner de relieve algún punto
importante, estimular el pensamiento con el fin de suscitar la discusión
o interacción grupal, atraer la atención de los participantes, encauzar la
reunión cuando se desvía del objetivo o tema en discusión, entre otros
aspectos.
2. Formularlas considerando las características individuales.
3. Deben ser:

7
  Amistosas: No agresivas.
 Claras: Toda pregunta debe ser formulada con claridad con la
finalidad de no dejar dudas a los participantes acerca de lo que se
quiere.
 Estimulantes: No deben ser tan sencillas ni tan difícil que desanime a
efectuar un esfuerzo. Deben incitar a pensar.
Tipos de Preguntas

Característica
Tipo Usos Recomendaciones
s

 Iniciar una reunión.

 Cambiar el tópico u
orientación de la
reunión.
 Conseguir
El Director corre el peligro que
diferentes
Es la que la reunión sea monopolizada
opiniones.
formula el por los charlatanes o los que
General Director a  Estimular la dominan el tema, razón por la
todo el participación cual los tímidos o no
grupo conocedores, tienden a evitar
 Reanimar la
participar.
reunión.
 Clausurar la
reunión.
 Identificar a los
participantes.

Dirigida La que hace  Orientar a Llamar a la persona primero

el Director a la persona en cierta por su nombre,
un dirección.
Considerar las características
determinado
 Estimular a los individuales de los
participante.
tímidos o participantes tímidos.
perezosos.
Si se abusa de este tipo de
 Iniciar una preguntas, la reunión se
discusión. convertiría en un duelo de
preguntas y respuestas.
 Determinar si ha
habido cambio en la No hacerlas al inicio de la
zona reunión si se no conoce a los
de conocimiento. participantes.
 Para aclarar

8
 conceptos, ideas,
opiniones.
 Aprovechar la
experiencia o
conocimientos de
un participante.
 Cuando no hay
respuesta a una
pregunta general.
 Propiciar la
interacción entre los
participantes.
 Controlar a los
participantes.

 Estimular una
discusión.
 Cuando toman al
Director por
sorpresa. No abusar de ella, pues de
hacerlo, se genera una
 Cuando hacen una impresión de inseguridad en el
pregunta auditorio.
La formula
embarazosa o mal
un partici- Pérdida de autoridad
intencionada.
pante al
Redistribuída Director y  Reanimar la Si varias personas pueden
luego éste la reunión. contestar la pregunta
dirige al posiblemente querrán
 Conseguir distintos intervenir y se puede perder
grupo.
puntos de vista en tiempo.
relación a la
pregunta. Se sugiere un uso limitado de
esta estrategia.
 Cuando no se sabe
la respuesta.
 Conseguir
interacción.

Redirigida Es la que le  Aprovechar la Si se usa en demasía, genera

hace un experiencia del sensación de falta de
partici-pante experto o preparación del director.
al director y conocedor del tema.
Se deben considerar las
éste luego le
 Lograr intervención características individuales del
refiere a otra
del tímido si la

9
 pregunta es fácil y
el Director
está seguro de que
el participante participante,
persona del puede responderla. se recomienda llamarlo por su
grupo. nombre y luego formular la
 Controlar a los
participantes. pregunta.

 Propiciar la
interacción.

 Cuando es hecha
con el propósito de
colocar al Director
en una situación
Es la difícil de manejar.
dirigida por
 Cuando se
un partici-  Usarla sólo cuando se está
presiente que el
pante al completamente seguro del
participante que la
Director y motivo de la pregunta.
Revertida formula sabe la
éste se la
respuesta a la  Se sugiere un uso limitado
refiere al
misma, pero por de esta estrategia.
mismo indiv
alguna razón no la
iduo que la
ha expuesto.
hizo.
 Para que el
participante tímido
exteriorice su
opinión.

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BIBLIOGRAFÍA

Bobo, K., Kendall, J., & Max, S. (1991). Organizing for social change: A manual for
activists in the 1990s. Minneapolis, MN: Midwest Academy.

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Kansas.

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Thomsett, M. (1989). The little black book of business meetings. New York, NY:
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