SSK040 Tema1-2 v1

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Curso:
Facilitación de
Reuniones
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TEMAS
1.Fundamentos de 2. Técnicas
la Facilitación de Generales p para
Reuniones la Facilitación de
Reuniones
3. Té
3 Técnicas
i
4.Facilitación de Especializadas
Diferentes Tipos para la
de Reuniones

Facilitación
Reuniones
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Tema 1: Fundamentos
de la Facilitación de
Reuniones

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Contenido
2. El Trabajo
Preliminar de la
1.Introducción Reunión 3. Las “Cuerdas
Flojas” de la
Reunión
6. Finalizar la
Reunión 4. Preparación
de la Reunión

5. Conducir la
Reunión

2 El Trabajo
2.
P li i
Preliminar d
de lla
Reunión

El Trabajo Preliminar de la
Reunión
“El único lugar

donde éxito está
antes que trabajo
es en el
diccionario”. Vidal Sasson
(17 enero de 1928-actualidad)

Vidal Sasson “Estilista de fama mundial,
escritor del libro:
A year of beauty of health
health”

El Trabajo
T b j Preliminar
P li i de
d la
l Reunión
R ió
2. Elegir al
Facilitador
1. Educar a
los
Participantes 3. Definir el Tipo
de Reunión de
T b j
Trabajo

1. Educar a los Participantes
“La dificultad de
“Debemos
Debemos enseñar a los este proceso
dependerá de la
participantes, que las cultura de la
re niones de Facilitación
reuniones organización en
la que se
son colaborativas por realice”
naturaleza ,y requieren
de la participación y
compromiso de todas las
áreas de la

organización”
¿Cómo
elegimos
g al
Facilitador de la
Reunión ?

2. Elegir al Facilitador
b) ¿Deberías
a)¿Cuentas con contratar a un
el Facilitador Facilitador
adecuado? Externo?
d)) ¿
¿Necesitas c) ¿Debería el
un Segundo Project Manager
Facilitador? ser el
Facilitador?

a) Para encontrar al Facilitador
adecuado debe:
adecuado,
“Asegurarse que las capacidades y
h bilid d del
habilidades d l Facilitador
F ilit d se alinean
li
con las necesidades de la reunión”.
Tener en cuenta:
- Objetivos
j de la Reunión.
- Participantes Potenciales.
- Entregables
Requeridos.
Requeridos

-Tiempo requerido.
Facilitador - Visibilidad del proyecto. Reunión

b) Se debe contratar a un Facilitador
Externo siempre y cuando:
Externo,
“Los recursos para “Consideres que el Facilitador

efectuar
f la Facilitación
ó interno no cuenta con las
interna no estén habilidades para conducir la
disponibles”. reunión”.

“Existen rivalidades que las
personas de la organización no
pueden
d resolver”.
l ”
c) El Project Manager puede ser el
Facilitador del proyecto,
proyecto siempre y cuando:
• Asuma una posición “La

La Facilitación requiere de
habilidades específicas que
neutral. el Project Manager no está
en la obligación de poseer,
sin embargo es importante
• Permita que el equipo que las conozca”.
decida
decida.
• Conozca el manejo de
la dinámica de grupos.

• Facilite la construcción
de entregables
entregables.
d) Necesitamos un Segundo Facilitador
Facilitador,
siempre y cuando:
• La reunión de trabajo “El segundo
dure más de dos días
días. Facilitador ayuda a
mejorar los resultados,
• El p
proyecto
y sea ya que suma sus
habilidades al
complejo. proyecto”.
• Existen más de 15
personas en la reunión
d ttrabajo.
de b j
• Existe la posibilidad de

dividir al equipo en
subequipos
subequipos.
¿Cuáles
C ál son
los Tipos de
Reunión de
Trabajo?
j

3 Definir el Tipo de Reunión de
3.
Trabajo
b) Reunión de
a) Reunión de
trabajo simple. trabajo
múltiple.
múltiple

a)) Reunión
R ió dde ttrabajo
b j simple
i l
Se utiliza cuando :
• El proyecto es muy pequeño.
• El proyecto
t está
tá bien
bi definido,
d fi id y tiene
ti poco alcance.
l
• Existe un número limitado de sistemas, interfaces o
procesos involucrados .
p
• Los cambios, que son resultado del proyecto, no son
complejos.
Preparación de la
Reunión de todo
Resultado de la Entregable
reunión de trabajo el equipo de reunión de trabajo
trabajo
j de la reunión

Face-to-Face de trabajo
(cara-cara)

b) Reunión de trabajo múltiple
Depende de la complejidad y tamaño de la reunión de
trabajo. Consideremos los siguientes enfoques para
estructurar reuniones de trabajo múltiple:
• Enfoque de arriba hacia abajo ("top

( top-down
down“))
Subequipo 1
Reunión de trabajo Combinar los
Preparación resultados de
de la reunión todas las
Reunión de todo el Entregable
de trabajo reuniones de la reunión
equipo
q p para
p Subequipo 2
intercambiar Reunión de trabajo de trabajo
información

Subequipo 3
Reunión de trabajo

b) Reunión de trabajo múltiple
• Enfoque de límites funcionales
Reunión de trabajo
por tema, funciones o
Combinar los
área de proceso 1
resultados de
todas las
Preparación
reuniones
de la reunión
Entregable
de trabajo Reunión de trabajo
Reunión de de la reunión
Consolidación de trabajo
área de proceso 2
Reunión de trabajo

área de proceso 3
á

b) R
Reunión
ió dde trabajo
b j múltiple
úl i l
• Enfoque multigeneracional
Preparación Agregar Agregar

Alcance de Alcance de Alcance de
de la reunión conocimiento conocimiento
la reunión de la reunión de la reunión de
de trabajo para para
trabajo
j 1 trabajo
j 2 trabajo
j 3
Resultado de la Resultado de la Resultado de la

reunión de reunión de reunión de
trabajo 1 trabajo 2 trabajo 3
Entregable de Entregable de Entregable de

la reunión de la reunión de la reunión de
trabajo 1 trabajo 2 trabajo 3


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