‘‘Año de la unidad, la paz y el desarrollo’’

GESTIÓN DE PROYECTOS

2do Avance del Proyecto Final

Minimización de Errores de Envío y Devoluciones a través

de un Planograma Logístico Mejorado

Profesor: Delzo Esteban, Cesar Enrique

INTEGRANTES (GRUPO 06):

 Victor Andrés Rojas Huasasquiche Cod. U20235656

 Sebastian Stefano Ruiz Aybar Cod. U19214383
 Leonardo Sedano Bustinza Cod. U21205859
 Leoncio Romero Alatrista Cod. U19208607
 Javier Sebastian Sanchez Corro Cod. U19209170
 Fernando Alexis Soto Cardenas Cod. U21316708
 Alessandro Tejada Gomez Cod. U21214955
 Leonardo Johan Tames Nicho Cod. U20228179

Lima, 12 de noviembre del 2023

 ÍNDICE
I. Descripción de la empresa y/o área afectada por el proyecto a
implementar:......................................................................................................3
a) Nombre de la empresa y/o área:............................................................3
b) Misión, visión de la empresa:.................................................................3
c) Objetivos estratégicos de la empresa y/o área:...................................3
d) Alineamiento del proyecto con los objetivos de la empresa:.............4
II. Aplicación: Proyecto PMI...........................................................................5
a) Avance de Proyecto Final 1:...................................................................5
Proceso de Iniciación:...................................................................................5
 Objetivos del proyecto:.......................................................................5
 Alcance inicial:.....................................................................................6
 Gestión de los interesados:................................................................6
 Acta de constitución del proyecto:....................................................8
Proceso de Planificación:.............................................................................9
 Gestión de la integración:.................................................................10
 Gestión del alcance:...........................................................................11
 Gestión del cronograma:...................................................................12
 Gestión de costos:.............................................................................13
 Gestión de calidad:............................................................................14
 Gestión de recursos:.........................................................................16
 Gestión de comunicaciones:............................................................17
 Gestión de riesgos:............................................................................19
 Gestión de adquisiciones:.................................................................23
b) Proceso de Ejecución:..........................................................................25
 Gestión de la Integración:.................................................................25
 Gestión de Calidad:............................................................................26
 Gestión de Recursos:........................................................................27
 Gestión de Comunicaciones:............................................................28
 Gestión de Riesgos:...........................................................................30
 Gestión de Adquisiciones:................................................................31
 Gestión de Interesados:....................................................................33
c) Proceso de Seguimiento y Control:.....................................................35
 Gestión de la Integración:.................................................................35
  Gestión del Alcance:..........................................................................35
 Gestión de Cronograma:...................................................................36
 Gestión de Costes:.............................................................................38
 Gestión de Calidad:............................................................................38
 Gestión de Recursos:........................................................................39
 Gestión de Comunicaciones:............................................................41
 Gestión de Riesgos:...........................................................................42
 Gestión de Adquisiciones:................................................................42
 Gestión de Interesados:....................................................................44
d) Procesos de Cierre:...............................................................................45
 Gestión de la Integración:.................................................................45
III. Conclusiones............................................................................................47
 Estructura del Avance de Proyecto Final 2

I. Descripción de la empresa y/o área afectada por el proyecto a implementar:

a) Nombre de la empresa y/o área: Easy and safe envíos.

b) Misión, visión de la empresa:

Misión:
Nuestra misión en Easy and safe envíos, es transformar la experiencia de compra en
línea para nuestros clientes y socios comerciales mediante la minimización de errores
en los envíos y devoluciones. Nos dedicamos a proporcionar soluciones logísticas
innovadoras y eficientes, respaldadas por un Planograma Logístico Mejorado, para
garantizar la entrega precisa de productos y reducir al mínimo las devoluciones. Nos
esforzamos por establecer estándares excepcionales en la industria, centrándonos en
la satisfacción del cliente y la excelencia operativa. Estamos comprometidos en
optimizar la cadena de suministro, proporcionando una experiencia de compra
confiable y sin complicaciones para todos nuestros clientes.

Visión:
Nuestra visión en Easy and safe envíos, es ser líderes reconocidos a nivel mundial en
la minimización de errores en los envíos y devoluciones a través de un Planograma
Logístico Mejorado. Nos esforzamos por crear un ecosistema logístico donde la
precisión, la eficiencia y la innovación se fusionen para ofrecer soluciones
incomparables en la industria del comercio electrónico. Aspiramos a ser el socio
preferido para marcas y minoristas, proporcionando servicios logísticos confiables y
personalizados que no solo reduzcan los errores en la entrega y devolución de
productos, sino que también impulsen la lealtad del cliente y el crecimiento
empresarial. Nos visualizamos como agentes del cambio, dando forma a un futuro
donde las experiencias de compra en línea sean sinónimo de confianza, precisión y
satisfacción del cliente.

c) Objetivos estratégicos de la empresa y/o área:

1. Optimizar el Proceso de Logística:

Implementar tecnologías avanzadas y herramientas de análisis para mejorar la
eficiencia operativa y minimizar los errores en los procesos de envío y
devoluciones.

2. Desarrollar un Planograma Logístico Mejorado:

Investigar, desarrollar y perfeccionar un Planograma Logístico Mejorado que sea
innovador y adaptable, capaz de adaptarse a las cambiantes demandas del
mercado y reducir significativamente los errores.

3. Mejorar la Precisión en la Clasificación de Productos:

Implementar sistemas de clasificación avanzados que garanticen la colocación
precisa de productos en los envíos, reduciendo así los errores y mejorando la
satisfacción del cliente.
4. Establecer Alianzas Estratégicas con Proveedores de Tecnología:
Colaborar con proveedores de tecnología líderes en el sector para acceder a
herramientas y soluciones innovadoras que mejoren la precisión y eficiencia de los
procesos logísticos.

5. Capacitación Continua del Personal:

Proporcionar formación y desarrollo continuos a los empleados para asegurar que
estén equipados con las habilidades y conocimientos necesarios para implementar
y mantener los estándares de precisión.

6. Mejorar la Experiencia del Cliente:

Implementar sistemas de retroalimentación del cliente y utilizar los comentarios
para realizar mejoras continuas en los procesos logísticos, asegurando así la
satisfacción del cliente en cada interacción.

7. Reducción de Costos Operativos:

Identificar áreas de mejora en los procesos logísticos y encontrar formas
innovadoras de reducir los costos operativos sin comprometer la calidad y precisión
en los servicios.

8. Ampliar la Cobertura Geográfica:

Expandir la presencia geográfica de la empresa para llegar a nuevos mercados y
clientes, asegurando que el Planograma Logístico Mejorado esté disponible para
una amplia gama de negocios y sectores.

9. Innovación Tecnológica Continua:

Estar a la vanguardia de la tecnología logística, investigando y adoptando
constantemente nuevas herramientas y soluciones que mejoren la precisión y
eficiencia de los procesos de envío y devoluciones.

10. Establecer Indicadores Clave de Rendimiento (KPIs):

Definir y monitorear KPIs específicos, como la tasa de error en envíos y
devoluciones, la satisfacción del cliente y el tiempo de procesamiento, para evaluar
continuamente el desempeño y realizar ajustes estratégicos según sea necesario.

d) Alineamiento del proyecto con los objetivos de la empresa:

El proyecto de "Minimización de Errores de Envío y Devoluciones a través de un

Planograma Logístico Mejorado" está estratégicamente alineado con los objetivos
de Easy and safe envíos, para mejorar la precisión y la eficiencia en los procesos
logísticos. A través de este proyecto, nos enfocaremos en varios aspectos clave
que se alinean directamente con los objetivos estratégicos de la empresa:

1. Optimización de Procesos:
 El proyecto se enfoca en revisar y mejorar cada etapa del proceso de envío y
devoluciones. Al implementar un Planograma Logístico Mejorado, nuestros
procesos se volverán más precisos y eficientes, reduciendo así los errores.

2. Mejora de la Experiencia del Cliente:

Al minimizar los errores en los envíos y devoluciones, mejoraremos la experiencia
del cliente de manera significativa. Los clientes recibirán sus pedidos correctamente
y las devoluciones se manejarán de manera fluida, lo que aumentará la satisfacción
del cliente y fortalecerá la lealtad de la marca.

3. Reducción de Costos Operativos:

La minimización de errores no solo mejora la satisfacción del cliente, sino que
también reduce los costos asociados con reenvíos y devoluciones erróneas. Esto
se alinea directamente con el objetivo de reducir los costos operativos mientras se
mantiene la calidad del servicio.

4. Implementación de Tecnologías Innovadoras:

El proyecto implica la implementación de tecnologías avanzadas para mejorar la
precisión, como un Planograma Logístico Mejorado. Este enfoque innovador se
alinea con el objetivo de la empresa de estar a la vanguardia de la tecnología
logística.

5. Establecimiento de Indicadores Clave de Rendimiento (KPIs):

Como parte de este proyecto, se establecerán KPIs específicos relacionados con la
precisión en envíos y devoluciones. Esto facilitará la medición del progreso y
asegurará que el proyecto esté alineado con los objetivos de mejora continua de la
empresa.

6. Formación y Desarrollo del Personal:

A medida que se implementa el Planograma Logístico Mejorado, se proporcionará
formación y desarrollo a los empleados para asegurar que estén preparados para
utilizar las nuevas tecnologías y procesos de manera efectiva.

7. Ampliación de la Cobertura Geográfica:

Al mejorar la precisión en envíos y devoluciones, Easy and safe envíos estará mejor
posicionada para expandir su cobertura geográfica. Los clientes en nuevas regiones
podrán confiar en nuestros servicios debido a la precisión y confiabilidad mejoradas.

II. Aplicación: Proyecto PMI.

a) Avance de Proyecto Final 1:

Proceso de Iniciación:

 Objetivos del proyecto:

- Aumentar la precisión en envíos y devoluciones en un 95% en 6 meses.

 Criterios de Medición del Éxito:
- Se considerará que el proyecto ha tenido éxito si la precisión en los procesos de
envío y devolución mejora en al menos un 95% en comparación con la precisión
actual. Esto se medirá a través de indicadores clave de rendimiento (KPIs) que
registrarán la tasa de errores en envíos y devoluciones antes y después de la
implementación del Planograma Logístico Mejorado. El plazo para alcanzar este
objetivo es de 6 meses a partir del inicio del proyecto.

 Alcance inicial:

El proyecto de "Minimización de Errores de Envío y Devoluciones a través de un

Planograma Logístico Mejorado" tiene como alcance inicial la optimización de los
procesos logísticos mediante la implementación de tecnologías avanzadas, el
desarrollo de un planograma logístico innovador, la mejora en la clasificación de
productos con sistemas avanzados, la colaboración estratégica con proveedores
tecnológicos, la capacitación continua del personal, la implementación de sistemas
de retroalimentación del cliente, la identificación y reducción de costos operativos,
la expansión geográfica de la empresa, el mantenimiento de la innovación
tecnológica constante, y el establecimiento y monitoreo de indicadores clave de
rendimiento (KPIs) para evaluar y ajustar continuamente el desempeño del proyecto
en línea con los objetivos estratégicos de la empresa "Easy and safe envíos".

 Gestión de los interesados:

La gestión de proyectos y procesos exitosos implica no solo la identificación y

mitigación de riesgos, sino también la efectiva gestión de las partes interesadas
involucradas en el proyecto. En este contexto, se presenta una matriz de
involucramiento de los interesados para el proyecto "Minimización de Errores de
Envío y Devoluciones a través de un Planograma Logístico Mejorado". Esta matriz
identifica a los principales interesados y evalúa su nivel de involucramiento en el
proyecto. Además, proporciona estrategias y acciones específicas para involucrar y
colaborar con cada grupo de interesados de manera efectiva.

Matriz de Involucramiento de los Interesados:

MATRIZ DE INVOLUCRAMIENTO DE LOS INTERESADOS

Minimización de Errores de Envío y Devoluciones a través de un Planograma Logístico Mejorado
Descono
Interesados Reticente Neutral De apoyo Líder Estrategias y acciones
cedor

Realizar reuniones periódicas para comunicar los beneficios del planograma logístico
Equipo de Logística Deseado Actual
mejorado y motivar al equipo a implementarlo con entusiasmo.

Organizar sesiones de capacitación para el departamento de ventas, resaltando cómo el

Actual /
Departamento de Ventas planograma logístico mejorado puede ayudar a minimizar errores de envío y devoluciones, y
Deseado
cómo pueden apoyar su implementación.

Establecer una comunicación clara con los proveedores, proporcionando información

Desead
Proveedores Actual detallada sobre el planograma logístico mejorado y su importancia en la minimización de
o
errores de envío y devoluciones.

Establecer una comunicación clara con los proveedores, proporcionando información

Gerencia de Operaciones Actual Deseado detallada sobre el planograma logístico mejorado y su importancia en la minimización de
errores de envío y devoluciones.

Establecer una comunicación clara con los proveedores, proporcionando información

Equipo de Control de Calidad Actual Deseado detallada sobre el planograma logístico mejorado y su importancia en la minimización de
errores de envío y devoluciones.

En base a la comunicación y capacitación asegurarse de que todos los empleados estén

Departamento de Recursos Humanos
Equipo de Investigación y Desarrollo
Equipo de Marketing
informados sobre los objetivos y beneficios del plan, así como proporcionar capacitación
Actual Deseado
específica para garantizar que el personal esté preparado para implementarlo de manera
efectiva.
Incluir la asignación de fondos y personal dedicado a la investigación y desarrollo de nuevas
Actual Deseado ideas y tecnologías que respalden el plan de estrategia o acción con el fin de fomentar
innovación.
Centrarse en la promoción y comunicación efectiva del plan de estrategia o acción tanto
interna como externamente. Esto podría incluir la creación de mensajes claros y convincentes,
Actual Deseado
el desarrollo de materiales de marketing y la implementación de campañas de comunicación
para generar conciencia y apoyo al plan.
En esta matriz, se identifican varios interesados y se evalúa su nivel de
involucramiento en el proyecto. Además, se proporcionan estrategias y acciones
específicas para involucrar a cada grupo de interesados:

1. Equipo de Logística:

Este grupo está deseoso de apoyar el proyecto. Para mantener su entusiasmo,

se recomienda realizar reuniones periódicas para comunicar los beneficios del
planograma logístico mejorado y motivar al equipo a implementarlo con
entusiasmo.

2. Departamento de Ventas:

El departamento de ventas muestra un nivel actual/deseado de

involucramiento. Para aumentar su compromiso, se sugiere organizar sesiones
de capacitación resaltando cómo el planograma logístico mejorado puede
ayudar a minimizar errores de envío y devoluciones, y cómo pueden apoyar su
implementación.

3. Proveedores:

Actualmente, los proveedores muestran un nivel de involucramiento actual. Se

propone establecer una comunicación clara con los proveedores,
proporcionando información detallada sobre el planograma logístico mejorado y
su importancia en la minimización de errores de envío y devoluciones.

4. Gerencia de Operaciones:

La gerencia de operaciones también se encuentra involucrada en el proyecto,

con un nivel deseado de compromiso. Al igual que con los proveedores, se
sugiere establecer una comunicación clara con ellos y destacar la importancia
del planograma logístico mejorado.

5. Equipo de Control de Calidad:

Similar a los proveedores y la gerencia de operaciones, se propone establecer

una comunicación clara con el equipo de control de calidad y resaltar la
importancia del planograma logístico mejorado.

6. Departamento de Recursos Humanos:

El departamento de recursos humanos muestra un nivel deseado de

involucramiento. Se enfoca en la comunicación y capacitación, asegurando que
todos los empleados estén informados sobre los objetivos y beneficios del plan
y proporcionando capacitación específica para preparar al personal para su
implementación efectiva.

7. Equipo de Investigación y Desarrollo:

Este grupo se encuentra deseoso de apoyar el proyecto. Se recomienda incluir

la asignación de fondos y personal dedicado a la investigación y desarrollo de
nuevas ideas y tecnologías que respalden el plan de estrategia o acción para
fomentar la innovación.
 8. Equipo de Marketing:

El equipo de marketing muestra un nivel deseado de involucramiento. Su

enfoque se centra en la promoción y comunicación efectiva del plan de
estrategia o acción tanto interna como externamente, incluyendo la creación de
mensajes claros y convincentes, desarrollo de materiales de marketing y
campañas de comunicación para generar conciencia y apoyo al plan.

Esta matriz ayuda a identificar y gestionar la relación con los interesados en el

proyecto y a definir estrategias específicas para cada grupo a fin de garantizar el
éxito de la iniciativa de minimización de errores de envío y devoluciones a través
del planograma logístico mejorado.

 Acta de constitución del proyecto:

Guía del PMBOK

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO
4.1.3.1

El Acta de Constitución del Proyecto es un documento emitido por el Patrocinado del Proyecto. Apoya en la
evaluación de los datos iniciales de un proyecto propuesto por un equipo de alumnos, Es el mínimo de información
necesario para aprobar el proyecto como sujeto de evaluación para el curso. Este documento no es limitante de la
información que el equipo maneje, pero es indispensable para iniciar el Proyecto.
Componente Descripción
Equipo Equipo de Proyecto de Logística
Minimización de Errores de Envío y Devoluciones con
Nombre del Proyecto
Planograma Logístico Mejorado
Gerente del Proyecto Carlos Mendoza, Gerente de Proyectos Logísticos
Patrocinador del Proyecto Ana Soto, directora de Operaciones
El proyecto se centra en mejorar la precisión y eficiencia en los
Descripción del Proyecto procesos de envío y devoluciones mediante la implementación de un
Planograma Logístico Mejorado.

La inversión en este proyecto se justifica por la necesidad de reducir

errores en los envíos y devoluciones, lo que no solo mejora la
Justificación del Proyecto
satisfacción del cliente, sino que también reduce costos operativos
asociados con reenvíos y devoluciones erróneas.

Objetivos del Proyecto

y criterios de medición del Aumentar la precisión en envíos y devoluciones en un 95% en 6 meses.
éxito

Los principales requerimientos incluyen la implementación de un

Requerimientos Principales (Alto
Planograma Logístico Mejorado, sistemas de clasificación avanzados,
nivel)
tecnología logística avanzada y formación del personal.

Los riesgos incluyen problemas en la implementación tecnológica,

Riesgos Principales (Alto nivel) resistencia al cambio por parte del personal, desafíos en la gestión del
proyecto y costos imprevistos.
 Un mes para la fase de definición y análisis del proyecto, seguido
Resumen del Cronograma de Hitos de una implementación de 4 meses para poner en marcha las mejoras
logísticas.

Presupuesto Resumido (Orden de

El presupuesto estimado es de $500,000.
Magnitud)
Se asume que los proveedores de tecnología cumplirán con los plazos y
estándares acordados, que el personal estará dispuesto a participar en
Supuestos
la formación y que no habrá cambios significativos en la estrategia de la
empresa.

Las restricciones incluyen los plazos del proyecto y el presupuesto

Restricciones
asignado.

Los interesados incluyen a los departamentos de GTI, TI, todas las

Interesados
áreas usuarias y clientes de TI.

El proyecto requerirá la aprobación formal del director de Operaciones,

Requerimientos de aprobación del
quien evaluará el cumplimiento de los KPIs y la finalización de los hitos
proyecto
clave como criterios de aprobación.

Proceso de Planificación:

 Gestión de la integración:

La minimización de errores en la logística de envíos y devoluciones es un desafío

crítico en la gestión de la cadena de suministro. Un planograma logístico es una
representación visual de cómo organizar productos en un punto de venta para
mejorar las ventas y la eficiencia en la reposición. A continuación, se presenta un
proceso de integración para mejorar la precisión de los envíos y reducir las
devoluciones:
Paso 1: Análisis y Evaluación Inicial:
 Comprender las expectativas de los clientes a través de encuestas y análisis
de datos.
 Revisar el historial de envíos y devoluciones para identificar patrones
problemáticos.
Paso 2: Diseño del Planograma Logístico Mejorado:
 Seleccionar productos teniendo en cuenta la demanda y rotación de inventario.
 Optimizar la disposición de productos en las estanterías para aumentar la
visibilidad y eficiencia de reposición.
Paso 3: Implementación del Planograma:
 Capacitar al personal en la implementación del planograma.
 Supervisar la implementación y realizar ajustes necesarios.
 Paso 4: Integración de la Tecnología:
 Utilizar sistemas de seguimiento de inventario y ventas para monitorear el
rendimiento en tiempo real.
 Automatizar la generación de pedidos de reposición.
Paso 5: Mejora Continua:
 Continuar recopilando y analizando datos para identificar oportunidades de
mejora.
 Utilizar la retroalimentación de los clientes para perfeccionar el planograma.
Paso 6: Optimización de la Cadena de Suministro:
 Colaborar estrechamente con proveedores para mejorar la gestión de
inventario y la calidad de los productos.
 Conectar sistemas de gestión de la cadena de suministro con los de los
proveedores para una mejor coordinación.
Paso 7: Reducción de Devoluciones y Errores:
 Implementar procesos de verificación de calidad para reducir errores en los
envíos.
 Establecer un proceso eficiente de devoluciones que minimice las molestias
para los clientes.
El éxito en la implementación de un planograma logístico mejorado y la gestión de la
integración en la cadena de suministro requieren un enfoque multifacético que incluye
tecnología, formación del personal, colaboración con proveedores y mejora continua.
La reducción de errores en envíos y devoluciones mejora la satisfacción del cliente y
puede aumentar la eficiencia operativa y reducir costos.

 Gestión del alcance:

PROYECTO: Minimización de errores en

los envios y devoluciones.

CALIDAD DE
DIRECCIÓN DEL IMNOVACIÓN PERSONAL REDUCCIÓN DE
ATENCIÓN AL
PROYECTO TECNOLOGICA CALIFICADO ERRORES
CLIENTE

SISTEMAS DE SELECCIÓN
RETROALIMENTA PROCESOS DE
INICIO INVESTIGACIÓN RIGUROSA DEL
CIÓN DEL VERIFICACIÓN
PERSONAL
CLIENTE

ACTUALIZACIONES SOLUCIONES
PLANIFICACIÓN MEJORAS SELECCIÓN
CONSTANTES RAPIDAS
CONTINUAS

IMPLEMENTACIÓN
CIERRE CALIDAD TEGNOLOGICA
 Gestión del cronograma:
 Gestión de costos:

1. Planificación de la Gestión de Costos:

 Equipo: Equipo de Gestión de Proyecto
 Nombre del Proyecto: "Minimización de Errores de Envío y Devoluciones a
través de un Planograma Logístico Mejorado".
 Gerente del Proyecto: Carlos Mendoza, Gerente de Proyecto, se reporta al
Patrocinador Ana Soto.
 Patrocinador del Proyecto: Ana Soto, directora de Operaciones.
 Descripción del Proyecto: Mejorar la precisión en envíos y devoluciones a
través de la implementación de un Planograma Logístico Mejorado.
 Justificación del Proyecto: La inversión en la optimización de la logística es
esencial para garantizar la satisfacción del cliente y la eficiencia operativa.
2. Estimación de Costos:
 Se han calculado las estimaciones de costos necesarios para implementar el
Planograma Logístico Mejorado, incluyendo costos de tecnología, capacitación
y desarrollo de personal.
3. Presupuesto de Costos:
 Se ha desarrollado un presupuesto total del proyecto que incluye costos
estimados, costos de contingencia y reservas de gestión.
 Se ha establecido un plan de desembolso de recursos financieros a lo largo del
ciclo de vida del proyecto.
4. Control de Costos:
 Se realizará un seguimiento constante del desempeño financiero del proyecto.
 Se compararán los costos reales con el presupuesto y las estimaciones,
identificando desviaciones y tomando medidas correctivas cuando sea
necesario.
5. Gestión de Cambios en el Costo:
 Se evaluarán y gestionarán los cambios propuestos en el proyecto que puedan
afectar los costos.
 Se evaluará el impacto financiero de los cambios y se tomarán decisiones
sobre su aprobación.
6. Informes de Costos:
 Se comunicará regularmente el estado financiero del proyecto a las partes
interesadas mediante informes de costos precisos y actualizados.
7. Cierre del Proyecto:
 Se confirmará que todos los costos del proyecto se hayan liquidado y que se
hayan cumplido todas las obligaciones financieras.
  Se generarán informes finales de costos y se evaluará el desempeño financiero
del proyecto.
8. Objetivos del Proyecto y Criterios de Medición del Éxito:
 Mejorar la precisión en envíos y devoluciones en más del 95% en 6 meses.
9. Resumen del Cronograma de Hitos:
 Un mes para definir el proyecto, tres meses para la implementación del
Planograma Logístico, un mes para la formación del personal y un mes para la
finalización del proyecto.
10. Presupuesto Resumido (Orden de Magnitud):
 El presupuesto estimado es de $500,000.
11. Supuestos:
 Los supuestos clave del proyecto incluyen disponibilidad de recursos, acceso a
tecnología y cooperación del personal.
12. Restricciones:
 Las restricciones del proyecto incluyen limitaciones de tiempo y recursos
financieros.
13. Interesados:
 Los interesados en el proyecto incluyen GTI, TI y todas las áreas usuarias y
clientes de TI.
14. Requerimientos de Aprobación del Proyecto:
 La aprobación formal del término del proyecto se obtendrá de Miguel
Rodríguez, director general, y seguirá los criterios de aprobación definidos por
la organización.

 Gestión de calidad:

Paso 1: Definición de Estándares de Calidad:

 Estándares de calidad:
 Tasa de error de envío: Menos del 1%.
 Tasa de devoluciones: Menos del 2%.
 Eficiencia del planograma logístico: Aumento del 15% en la utilización
del espacio de almacenamiento.
Paso 2: Plan de Gestión de Calidad:
 Un gerente de calidad será designado para supervisar la gestión de calidad en
todo el proyecto.
 Establecer un Comité de Calidad que incluirá al gerente de calidad, el director
del proyecto y representantes clave de logística.
 El plan de gestión de calidad se elaborará y distribuirá a todos los miembros
del equipo.
Paso 3: Requisitos de Calidad:
 Cada envío debe ser preciso y completo según la lista de empaque.
 Cada devolución debe ser documentada y evaluada para determinar la causa
raíz.
 El planograma logístico mejorado debe ser implementado según el cronograma
y los requisitos especificados.
Paso 4: Control de Calidad:
 Inspección de productos antes del envío para garantizar la precisión.
 Auditorías periódicas de procesos logísticos.
 Pruebas de validación del nuevo planograma logístico.
 Registro de datos de errores de envío y devoluciones.
Paso 5: Mejora Continua:
 Análisis de datos de errores de envío y devoluciones para identificar patrones y
causas raíz.
 Revisión y ajuste del planograma logístico según el desempeño real.
 Implementación de mejoras basadas en hallazgos.
Paso 6: Capacitación del Personal:
 Capacitación del personal de logística en los procedimientos de calidad.
 Sesiones de concientización sobre la importancia de la precisión de envíos y
devoluciones.
Paso 7: Comunicación y Retroalimentación:
 Reuniones regulares del Comité de Calidad para discutir el progreso y
problemas relacionados con la calidad.
 Canal de comunicación abierto para que los empleados informen sobre
problemas de calidad.
Paso 8: Resolución de Problemas:
 Creación de equipos de resolución de problemas para abordar problemas de
calidad específicos.
 Utilización de herramientas como el diagrama de Ishikawa (espina de pescado)
para analizar causas raíz.
Paso 9: Documentación de Calidad:
 Mantenimiento de registros detallados de auditorías, inspecciones, pruebas y
resultados de calidad.
 Documentación de cambios en el planograma logístico y sus motivos.
Paso 10: Auditorías de Calidad:
 Auditorías regulares llevadas a cabo por el gerente de calidad y su equipo.
 Reportes de auditoría para identificar áreas de mejora.
Paso 11: Cierre del Proyecto:
 Evaluación de la calidad general del proyecto antes del cierre, comparando los
resultados con los estándares de calidad definidos.
 Seguimiento después de la implementación para evaluar el desempeño del
planograma logístico mejorado y la reducción de errores de envío y
devoluciones.

 Gestión de recursos:

Entradas:

Datos Históricos: Información sobre errores de envío y devoluciones anteriores,

incluyendo detalles sobre productos, fechas y causas.

Datos de Clientes: Preferencias y retroalimentación de los clientes.

Datos de Ventas: Datos de ventas actuales y tendencias de demanda.

Recursos Humanos: Personal competente en logística y gestión de inventario.

Recursos Tecnológicos: Tecnología de seguimiento de inventario, software de

gestión de la cadena de suministro y herramientas de verificación de calidad.

Acuerdos con Proveedores: Acuerdos claros con proveedores sobre calidad,

tiempos de entrega y procedimientos de devolución.

Proceso con Herramientas Técnicas:

Análisis de Datos: Utilizar técnicas de análisis de datos para examinar los errores
previos y encontrar patrones.

Diseño del Planograma Logístico Mejorado: Utilizar software de diseño y

simulación para planificar la disposición óptima de productos en el punto de venta.

Capacitación del Personal: Impartir capacitación a través de programas de

formación que pueden incluir presentaciones, simulaciones y ejercicios prácticos.

Tecnología de Seguimiento de Inventario: Implementar sistemas de seguimiento

de inventario con lectores de códigos de barras o RFID.

Software de Gestión de la Cadena de Suministro: Utilizar software de gestión de

la cadena de suministro para gestionar el inventario, automatizar pedidos y
pronosticar la demanda.

Herramientas de Verificación de Calidad: Utilizar herramientas tecnológicas

como lectores de códigos de barras y sistemas de inspección para verificar la
calidad de los productos antes del envío.

Colaboración con Proveedores: Usar sistemas de intercambio de información y

tecnologías de colaboración para mantener una comunicación efectiva con los
proveedores.
 Salidas:

Planograma Logístico Mejorado: Un diseño optimizado de la disposición de

productos en el punto de venta.

Personal Capacitado: Un equipo de trabajo capacitado en las mejores prácticas y

procesos de gestión de inventario y calidad.

Sistemas Implementados: Sistemas de seguimiento de inventario, software de

gestión de la cadena de suministro y herramientas de verificación de calidad en
funcionamiento.

Acuerdos Actualizados con Proveedores: Acuerdos con proveedores

actualizados que reflejan las necesidades y estándares de calidad.

Mejora Continua: Información y retroalimentación que alimenta la mejora continua

en los procesos de envío y devoluciones.

Reducción de Errores: Una disminución significativa en errores de envío y

devoluciones, lo que se traduce en una mayor satisfacción del cliente y una mejor
eficiencia operativa.

 Gestión de comunicaciones:

La gestión de comunicaciones en nuestro proyecto es esencial para garantizar que

todos los miembros del equipo y partes interesadas estén informados de manera
oportuna y que las decisiones se tomen con la información adecuada. A
continuación, se presentará la matriz de gestión de comunicaciones, que organiza
las reuniones, informes y chats según su frecuencia, destinatarios, objetivos y
medios de comunicación.
Reuniones:

Reunión de inicio del proyecto: Esta reunión se lleva a cabo al inicio del proyecto
e involucra al Gerente de Proyecto, el Equipo de logística y los Stakeholders clave.
Su objetivo principal es introducir el proyecto, asignar roles y responsabilidades, y
establecer metas claras. Como resultado, se genera un documento de inicio del
proyecto y se definen los roles de los participantes. El Gerente de Proyecto lidera
esta reunión, que puede realizarse presencialmente o en línea según las
circunstancias.

Reunión de Seguimiento Semanal (Revisión de avances): Esta reunión es de

carácter semanal y participan el Gerente de Proyecto y el Equipo de logística. Su
propósito es evaluar el progreso del proyecto, identificar desafíos y posibles riesgos
asociados con el planograma logístico, y aplicar soluciones correctivas cuando sea
necesario. El resultado de esta reunión es un informe de avance semanal, y
nuevamente, el Gerente de Proyecto es el responsable de liderarla. Puede llevarse
a cabo mediante videoconferencia o de manera presencial si es posible.

Reunión Mensual de Evaluación del Planograma (mejora continua): Esta

reunión se realiza mensualmente y cuenta con la participación del Gerente de
Proyecto, el Equipo de logística y los Stakeholders clave. Su objetivo principal es
evaluar el planograma logístico actual, identificar áreas de mejora y definir acciones
concretas para reducir errores en los envíos y devoluciones. El resultado de esta
reunión es un plan de mejora del planograma logístico. El Gerente de Proyecto
lidera esta reunión, que puede ser presencial o en línea según las circunstancias.

Informes:

Informe de Avance Mensual del Proyecto: Este informe se envía mensualmente

al Comité del proyecto y al Equipo de Dirección. Su propósito es proporcionar
actualizaciones sobre el progreso del proyecto en relación con la ejecución del
planograma logístico mejorado. Se entrega en formato electrónico y está a cargo
del Gerente de Proyecto.

Análisis de Tendencias de Errores: Este informe se emite trimestralmente y se

envía al Equipo de Logística y al Gerente de Proyecto. Su objetivo es examinar
patrones y áreas problemáticas significativas a través del análisis de tendencias
históricas en errores de envío y devoluciones a lo largo del tiempo. Se entrega en
formato electrónico y también está bajo la responsabilidad del Gerente de Proyecto.
 Evaluación de Costos: Este informe se genera semestralmente y se envía a la
Dirección Financiera y al Gerente de Proyecto. Su propósito es analizar las
implicaciones económicas de los errores de envío y devoluciones, además de
proponer acciones para reducir los gastos asociados. Al igual que los anteriores, se
presenta en formato electrónico y es responsabilidad del equipo financiero.

Informe de Cumplimiento de Políticas: Este informe se emite trimestralmente y

se envía al Comité del proyecto y al Equipo de Dirección. Su objetivo es evaluar el
cumplimiento de las políticas establecidas y proponer mejoras en caso necesario.
Se envía en formato electrónico y es liderado por el Gerente de Proyecto.

Evaluación del Impacto en la Satisfacción del Cliente: Este informe es anual y

se envía a la Gerencia de Atención al Cliente y al Gerente de Proyecto. Su objetivo
es evaluar el impacto de los errores en la satisfacción del cliente a través de
encuestas y retroalimentación. También se presenta en formato electrónico y es
responsabilidad del Equipo de Atención al Cliente.

Chats:

Equipo de Logística: Este chat se utiliza a demanda y está dirigido al Equipo de

Logística. Su objetivo principal es supervisar la implementación del planograma
logístico y abordar problemas y soluciones de manera inmediata y en tiempo real.
Se realiza a través de un chat empresarial y es liderado por el Gerente de Proyecto.

Stakeholders Clave: Este chat también se utiliza a demanda y está destinado a los
Stakeholders clave. Su objetivo es comunicar actualizaciones importantes sobre el
proyecto y discutir inquietudes o requerimientos específicos. Al igual que el chat del
Equipo de Logística, se lleva a cabo a través de un chat empresarial y es liderado
por el Gerente de Proyecto.

 Gestión de riesgos:

La gestión de riesgos en nuestro proyecto para minimizar errores de envío y

devoluciones es como crear un mapa del tesoro para evitar trampas y encontrar el
camino seguro. Hemos desarrollado un planograma logístico mejorado que actúa
como nuestro mapa, mostrándonos los puntos críticos donde podríamos
encontrarnos con problemas. Cada riesgo potencial, ya sea errores de embalaje,
direcciones incorrectas o productos dañados, está marcado en el mapa.
Condición: Este riesgo puede ocurrir debido a factores como condiciones
climáticas adversas que afectan el transporte de mercancías, problemas en los
proveedores que resultan en la falta de suministros necesarios, o incluso desastres
naturales que interrumpen la producción en las instalaciones de los fabricantes.

Riesgo: Puede haber retrasos en la entrega de los productos debido a problemas

en la cadena de suministro, como escasez de materiales o interrupciones en la
producción.

Consecuencia (que ocasionará): Los paquetes se entregarán en ubicaciones

incorrectas, lo que resultará en costos adicionales para redirigir los envíos y clientes
insatisfechos.
Impacto: Este riesgo podría los costos de transporte en un porcentaje %, lo que
afectaría directamente el margen de ganancia del proyecto, también destaca las
ramificaciones negativas que los errores de envío y devoluciones pueden tener en
las finanzas, operaciones, reputación, satisfacción del cliente y eficiencia operativa
de la empresa.
La valoración del riesgo: implica una evaluación detallada de varios factores. Esta
evaluación es realizada a cabo por un equipo multidisciplinario que incluye expertos
en logística, gestión de proyectos y análisis de datos.

La Estrategia de Respuesta al Riesgo: Es para minimizar errores de envío y

devoluciones a través de un Planograma Logístico Mejorado implica una serie de
medidas planificadas y preventivas para mitigar los impactos negativos que los
riesgos identificados pueden tener en el proceso logístico.

El Plan de Acción: Este plan se crea para garantizar que cualquier posible
problema sea tratado de manera proactiva y efectiva, minimizando así los errores y
las devoluciones.

El Plan de Contingencia: Es un conjunto de medidas preparadas y detalladas que

se activan en caso de que ocurran los riesgos identificados y las estrategias de
mitigación inicialmente planificadas no sean efectivas.

El Dueño: Juega un papel crucial en la minimización de errores de envío y

devoluciones a través del Planograma Logístico Mejorado, garantizando que se
tomen medidas adecuadas y apropiadas para proteger la integridad del proceso
logístico y satisfacer las necesidades de los clientes.

El Estado del riesgo: Se utiliza para comunicar de manera efectiva la evaluación

actual del riesgo, lo que permite a los equipos y partes interesadas comprender la
urgencia y la importancia de gestionar ese riesgo específico. Dependiendo del
 Estado, se pueden implementar estrategias de respuesta adecuadas para minimizar
su impacto en el proyecto o proceso logístico.

 Gestión de adquisiciones:

Con relación a los tipos de contratos, se optará por utilizar contratos de precio fijo y,
en caso de ser necesario, se considerarán contratos de estimaciones
independientes. El equipo de gestión de adquisiciones asumirá la responsabilidad
de evaluar la calidad de los productos, que incluyen bicicletas, así como los
elementos necesarios para la construcción de estaciones, herramientas y equipos.
Se utilizará un único tipo de contrato para las adquisiciones de bicicletas y equipos,
y se evaluarán las propuestas de múltiples proveedores en función de la relación
entre precio y calidad. Además, se coordinará con el área de finanzas para
establecer un monto máximo aceptable. En cuanto a las restricciones, se prevé que
las adquisiciones se completen en un plazo de 30 días como máximo, de acuerdo
con el cronograma del proyecto, y se aplicará una penalización en caso de retraso
en la entrega por parte de los proveedores. Todas las adquisiciones se realizarán
mediante compras y no se considerará la fabricación interna. Los hitos clave
incluyen la presentación del informe de evaluación de propuestas y la celebración
del contrato de adquisiciones, mientras que las métricas se centrarán en la cantidad
de propuestas evaluadas, el porcentaje de calidad con relación al precio y la
satisfacción del cliente. No se precalificarán vendedores para este proyecto.

Tipos de Contratos
Precio Fijo
para utilizar

Estimaciones
No son requeridas estimaciones independientes
independientes

El equipo de gestión de adquisiciones tendrá la facultad de evaluar la calidad

Acciones para gestionar
de los productos (bicicletas), así como de los productos para la construcción de
las adquisiciones
las estaciones herramientas y equipos.

Documentos de
adquisiciones Existirá un solo tipo de contrato para la adquisición de bicicletas y equipos
estandarizados

Gestión de múltiples En base a la recopilación de información se evaluarán las propuestas de los

proveedores proveedores en base a la relación precio- calidad para la posterior compra

Coordinación de
Se coordinará con el área de finanzas para evaluar los precios y establecer un
adquisiciones con otras
monto máximo admisible.
áreas del proyecto

- Las adquisiciones se realizarán en un plazo de 30 días a más tardar

debido al cronograma establecido para el proyecto.
Restricciones y
- En caso el proveedor no cumpla con la entrega de productos(bicicletas) y
asunciones
equipos a tiempo se le penalizara con un porcentaje del costo total
acordado.
 Decisiones de
fabricación propia o Las adquisiciones serán compradas en su totalidad.
compra

- Informe de evaluación de propuestas.

Hitos
- Contrato de adquisiciones.

Formato del SOW Ver en la página siguiente.

Vendedores
No existirán vendedores precalificados para este proyecto.
precalificados

- Numero de propuestas evaluadas.

Métricas - Porcentaje de calidad-precio.
- Porcentaje de satisfacción del cliente.

El enunciado del trabajo del contrato (SOW) se enfoca en la implementación del

alquiler de bicicletas en Lima Metropolitana y establece un alcance de cuatro
semanas para obtener todos los materiales e implementos necesarios para el
proyecto. Se hacen hincapié en políticas de confidencialidad y responsabilidades
civiles para proteger los recursos de información del proyecto. Los requerimientos
incluyen el costo de construcción, la durabilidad, el mantenimiento y la planificación
de la localización y la cantidad de estacionamientos para bicicletas. El alcance de
los servicios se centra en asegurar que las bicicletas y estaciones sean estables,
con mantenimiento adecuado y en perfecto estado. El plan de trabajo abarca la
adquisición de productos y materiales, la presentación y aprobación de los
entregables, y la transferencia al proceso posterior. El equipo de trabajo está
compuesto por ingenieros, técnicos y mecánicos, y se identifican riesgos
relacionados con problemas financieros para adquirir equipos y herramientas de
mantenimiento. La participación del cliente se refiere a la aprobación y aceptación
de los integrantes, y la forma de pago establecida es en efectivo. Los criterios de
aceptación de los entregables implican que estos sean aprobados y reconocidos
antes de su transferencia al proceso de cierre del proyecto.

ENUNCIADO DEL TRABAJO DEL CONTRATO (SOW)

- Contrato
EDT - Verificación de documentos
- Acuerdo y negociaciones

Objetivos Implementación de alquiler de bicicletas en Lima Metropolitana

Conseguir todos los materiales e implementos para Proyecto de implementación

Alcance del Trabajo
de alquiler de bicicletas en Lima Metropolitana.

Duración Estimada 4 semanas

 Políticas de
Proteger los recursos de información del proyecto utilizada para su
Confidencialidad y
procesamiento, frente a amenazas internas o externas con el fin de asegurar el
Responsabilidades
cumplimiento de confidencialidad.
Civiles

- Costo de construcción
- Durabilidad y mantenimiento
Requerimientos
- Planeación en la localización y el número de estacionamientos para
bicicletas.

Alcance de los Bicicletas y estaciones con localización 100% estables, con mantenimientos
Servicios correctos y perfecto estado.

Los entregables cumplen con los criterios de aceptación son formalmente

Entregables
firmados y aprobados.

- Adquirir los productos o materiales para la estación de bicicletas

Plan de Trabajo - Presentar los entregables y ser aprobados
- Transferir los entregables a fin de proceso

Equipo de Trabajo Ingenieros, Técnicos, Mecánicos

Riesgos Problemas financieros para adquirir equipos, herramientas para el mantenimiento

Participación del
Aprobación y aceptación de los integrantes.
Cliente

Forma de Pago Efectivo

Criterios de aceptación Los entregables ya aprobados y reconocidos es transferida al proceso Cierre de

de entregables Proyecto.

b) Proceso de Ejecución:

 Gestión de la Integración:

Matriz de Integración:

Objetivo: Minimizar errores de envío y devoluciones.

Factores Clave:
  Precisión de Picking: Garantizar la exactitud en la selección de productos.
 Capacitación del Personal: Asegurar que el personal esté bien entrenado.
 Tecnología de Escaneo: Utilizar tecnología eficiente de escaneo.
 Planograma Logístico: Diseñar un planograma claro y eficiente.
 Comunicación Interna: Mantener una comunicación efectiva.
 Monitoreo en Tiempo Real: Implementar sistemas de monitoreo en tiempo
real.
 Retroalimentación del Cliente: Recopilar y utilizar retroalimentación para
mejoras.

Métricas de Evaluación:

 Tasa de Error de Envío.

 Índice de Devoluciones.
 Eficiencia del Picking.
 Nivel de Satisfacción del Cliente.

 Gestión de Calidad:

Matriz de Calidad:

Aspectos de Calidad:

 Precisión de Picking.
 Capacitación del Personal.
 Tecnología de Escaneo.
 Planograma Logístico.
 Comunicación Interna.
 Monitoreo en Tiempo Real.
 Retroalimentación del Cliente.

Criterios de Calidad:

 Exactitud en la selección de productos.

 Escaneo preciso de códigos de productos.
 Comparación entre la orden y la mercancía escogida.
 Conocimiento profundo del planograma logístico.
 Habilidades en el uso de tecnologías de escaneo.
 Funcionamiento eficiente de los dispositivos de escaneo.
 Diseño claro y eficiente del planograma.
  Transmisión efectiva de cambios en el planograma.
 Detección oportuna de desviaciones en el proceso de ejecución.
 Sistema efectivo de recopilación de comentarios y quejas.
 Utilización activa de la retroalimentación para mejoras.

Acciones Correctivas:

 Implementar controles de calidad en el proceso de picking.

 Proporcionar entrenamiento adicional al personal.
 Realizar auditorías periódicas.
 Desarrollar programas de formación continua.
 Realizar evaluaciones de desempeño.
 Mantenimiento regular de equipos.
 Actualizar software y firmware según sea necesario.
 Revisar y ajustar el planograma regularmente.
 Recopilar retroalimentación del personal de ejecución.
 Establecer canales de comunicación claros.
 Realizar reuniones regulares para compartir novedades.
 Implementar alertas automáticas para desviaciones.
 Realizar análisis post-implementación.
 Establecer procesos para abordar quejas y devoluciones.
 Analizar tendencias y patrones de quejas.

 Gestión de Recursos:

Matriz de Recursos:

Recursos:

 Personal de Ejecución.
 Tecnología de Escaneo.
 Infraestructura Logística.
 Capacitación.
 Comunicación Interna.
 Monitoreo en Tiempo Real.
 Retroalimentación del Cliente.

Descripción:

 Personal capacitado y especializado en operaciones logísticas.

  Utilización de dispositivos y software de escaneo avanzados.
 Diseño eficiente de almacén y sistemas de almacenamiento.
 Programas de formación continua y específica para el personal.
 Establecimiento de canales de comunicación efectivos.
 Implementación de sistemas de monitoreo en tiempo real.
 Recopilación y análisis activo de la retroalimentación del cliente.

Responsable:

 Asignación de responsabilidades clave para cada recurso.

 Gestión de Comunicaciones:

Durante la fase de ejecución del proyecto "Minimización de Errores de Envío y

Devoluciones a través de un Planograma Logístico Mejorado", la gestión de
comunicaciones se ha adaptado a lo largo del proceso, manteniendo las
estrategias de comunicación planificadas y realizando ajustes para responder a las
necesidades emergentes y a los cambios dentro del proyecto.

Reuniones:
Reunión de Inicio del Proyecto:
En la planificación, esta reunión establecía la introducción del proyecto, la
asignación de roles y responsabilidades. Durante la ejecución, se actualizó para
reflejar cambios en el equipo y asignaciones de roles más específicas en relación
con la implementación del planograma logístico. Se abordaron cambios en los
objetivos y se redefinieron ciertos roles. Por ejemplo, si se identificó la necesidad
de un nuevo proceso de control de calidad, se asignaron responsabilidades claras
a un equipo específico para ese propósito.

Reunión de Seguimiento Semanal (Revisión de avances):

Esta reunión mantuvo su objetivo de evaluar el progreso y proponer soluciones,
pero durante la ejecución se ajustó para abordar cambios inesperados en el
cronograma o en la implementación del planograma. Por ejemplo, si se
identificaron desafíos técnicos en la implementación de un nuevo software
logístico, se dedicaron sesiones específicas a encontrar soluciones y evaluar su
impacto en el proyecto.

Reunión Mensual de Evaluación del Planograma (mejora continua):

Durante la ejecución, esta reunión se transformó en un espacio dinámico para
discutir áreas específicas que requerían mejoras o ajustes inmediatos. Por
ejemplo, si se identificaron patrones persistentes de errores en un área geográfica
específica, la reunión se enfocó en estrategias para abordar este problema.

Informes:
Informe de Avance Mensual del Proyecto:
Este informe se ajustó para proporcionar detalles específicos sobre cambios
significativos, desviaciones en el alcance o el cronograma, y los planes correctivos
implementados. Por ejemplo, si se observó una disminución en la eficiencia del
nuevo planograma, el informe detallaría las acciones correctivas implementadas
para mejorarla.

Análisis de Tendencias de Errores, Evaluación de Costos, Informe de

Cumplimiento de Políticas y Evaluación del Impacto en la Satisfacción del
Cliente:
Cada uno de estos informes se adaptó para reflejar cambios en los datos,
cumplimiento de políticas, gastos asociados a errores y su impacto en la
satisfacción del cliente. Por ejemplo, si se identificó un aumento en los costos
debido a devoluciones, el informe de costos incluiría nuevas estrategias
propuestas para reducir este impacto económico.

Chats:
Equipo de Logística:
Este chat se utilizó para abordar problemas en tiempo real, especialmente durante
la implementación del nuevo planograma. Por ejemplo, si surgió un problema
logístico en un almacén específico, este chat facilitó la comunicación inmediata y la
resolución del problema.

Stakeholders Clave:
El chat con los stakeholders clave permitió la comunicación de actualizaciones
importantes y la discusión de inquietudes específicas, como cambios en los
requisitos del cliente o ajustes en las expectativas. Por ejemplo, si un stakeholder
clave solicitó cambios en los plazos de entrega, este chat fue el canal para discutir
y confirmar estos ajustes.

En resumen, la gestión de comunicaciones se adaptó a lo largo de la ejecución del

proyecto para abordar cambios, responder a necesidades emergentes y garantizar
que todos los implicados estuvieran informados de manera oportuna, permitiendo
una respuesta efectiva a las demandas cambiantes del proyecto. Las
actualizaciones se centraron en ajustar los roles, resolver problemas inmediatos y
proponer soluciones basadas en la evolución del proyecto y las necesidades
identificadas a lo largo del proceso de ejecución.
 Gestión de Riesgos:

La gestión de riesgos del proyecto "Minimización de Errores de Envío y

Devoluciones a través de un Planograma Logístico Mejorado" se encuentra en la
fase de ejecución, y se han implementado estrategias de respuesta a los riesgos
identificados durante la etapa de planificación para garantizar un desarrollo fluido y
exitoso.

Primer Riesgo: Falta de Capacitación del Personal:

Se ha aplicado la estrategia de mitigación propuesta durante la planificación.
Sesiones de capacitación periódicas se han realizado para el personal,
proporcionando material de referencia y recursos adicionales. Se ha llevado a cabo
un seguimiento regular para evaluar la efectividad de la capacitación. Asimismo, se
ha establecido un equipo de control de calidad adicional para verificar los pedidos
antes del envío y mejorar los procesos de seguimiento de devoluciones, lo que
actúa como plan de contingencia. Hasta el momento, el riesgo se mantiene abierto,
pero las acciones de mitigación han reducido considerablemente la exposición al
riesgo, logrando una disminución del impacto previsto en el proyecto.

Segundo Riesgo: Ineficiencia en el Proceso de Transporte:

La estrategia para evitar este riesgo se ha implementado con éxito. Se realizaron
investigaciones detalladas y se adoptaron tecnologías de gestión de transporte,
como sistemas de seguimiento y gestión de flotas, lo que optimizó las rutas y
permitió el monitoreo del rendimiento en tiempo real. Además, se establecieron
acuerdos con proveedores alternativos de servicios de transporte, actuando como
un sólido plan de contingencia. Actualmente, el riesgo se mantiene abierto, pero la
implementación de estas medidas ha reducido la exposición al riesgo y ha
prevenido cualquier impacto significativo en el proyecto.

Tercer Riesgo: Desajuste entre el Inventario Real y el Registrado:

La estrategia de mitigación se ha aplicado con éxito mediante la implementación
de un sistema de gestión de inventario en tiempo real y la realización de auditorías
periódicas. Este enfoque ha ayudado a identificar desajustes con prontitud y a
tomar medidas correctivas rápidas, lo que ha contribuido a minimizar las
consecuencias previstas. Aunque el riesgo sigue abierto, la exposición al riesgo se
ha reducido significativamente y se han evitado situaciones graves gracias a estas
medidas.

Cuarto Riesgo: Falta de Personal de Trabajo:

Se ha actuado con la estrategia de mitigación establecida. Se organizó un
cronograma bien estructurado para evitar sobrecargas de trabajo y garantizar que
 los pedidos se gestionen de manera eficiente. Además, se estableció un equipo de
rescate para respaldar días de alto volumen de envíos, actuando como un sólido
plan de contingencia. Aunque el riesgo sigue abierto, la exposición se ha reducido
significativamente y se han evitado retrasos importantes en la entrega.

Quinto Riesgo: Mala o Nula Comunicación dentro de la Empresa:

La estrategia para evitar este riesgo se ha aplicado mediante la implementación de
un plan que incluye capacitación en comunicación, procesos claros y promoción de
una cultura de comunicación abierta, respaldado por herramientas tecnológicas.
Se ha creado un equipo de gestión de crisis y se han desarrollado planes de
comunicación para situaciones excepcionales, lo que ha permitido una gestión
eficaz de la comunicación en momentos críticos. Aunque el riesgo sigue abierto, la
exposición se ha reducido y se ha evitado la pérdida de oportunidades de negocio
significativas gracias a estas medidas.

En resumen, la implementación de estrategias de respuesta a los riesgos

identificados ha sido fundamental para reducir la exposición al riesgo y prevenir
impactos negativos significativos en el proyecto. Aunque algunos riesgos siguen
abiertos, las medidas implementadas han demostrado ser eficaces y han
contribuido a la continuidad exitosa del proyecto "Minimización de Errores de Envío
y Devoluciones a través de un Planograma Logístico Mejorado".

 Gestión de Adquisiciones:

El avance hacia la fase de ejecución ha requerido una implementación cuidadosa

de las estrategias de adquisición establecidas durante la planificación para
asegurar una gestión eficaz y óptima de los materiales y servicios necesarios para
el proyecto "Minimización de Errores de Envío y Devoluciones a través de un
Planograma Logístico Mejorado".

Implementación de Contratos y Evaluación de Calidad:

La elección de contratos de precio fijo ha garantizado la estabilidad en los costos
de adquisición, asegurando un marco financiero predecible para el proyecto. El
equipo de gestión de adquisiciones ha desempeñado un papel esencial en la
evaluación de la calidad de los productos, en particular las bicicletas y elementos
para la construcción de estaciones, para asegurar que cumplan con los estándares
y requisitos necesarios para la efectiva implementación del planograma logístico
mejorado.

Coordinación y Evaluación de Proveedores:

La coordinación con el área financiera ha permitido establecer límites de costos
aceptables para las adquisiciones, asegurando un equilibrio óptimo entre la calidad
y el precio de los materiales adquiridos. Se ha evaluado cuidadosamente una
variedad de propuestas de proveedores, enfocándose en la relación costo-calidad
para garantizar la selección de productos y servicios adecuados para el proyecto.

Aseguramiento del Cronograma y Sanciones por Incumplimiento:

El cumplimiento del cronograma ha sido una prioridad, y se han aplicado
penalizaciones a los proveedores en caso de retraso en la entrega de productos.
Esta estrategia ha asegurado la puntualidad en la adquisición de materiales, un
aspecto crucial para el éxito general del proyecto y la minimización de errores en
los envíos y devoluciones.

Mantenimiento de la Adquisición Externa:

Se ha mantenido el enfoque en la adquisición externa en lugar de considerar la
fabricación interna, asegurando así una adquisición más eficiente y focalizada en
las necesidades específicas del proyecto.

Cumplimiento de Hitos y Seguimiento de Métricas:

Los hitos predefinidos, como la presentación del informe de evaluación de
propuestas y la formalización de los contratos de adquisiciones, se han cumplido
en línea con el plan establecido. Las métricas enfocadas en la cantidad de
propuestas evaluadas, la relación calidad-precio y la satisfacción del cliente han
sido seguidas y monitoreadas para garantizar un cumplimiento efectivo de los
objetivos.

Aplicación del Enunciado del Trabajo del Contrato (SOW):

El enunciado del trabajo del contrato se ha implementado para la implementación
del alquiler de bicicletas en Lima Metropolitana, asegurando la adquisición
oportuna de todos los materiales e implementos necesarios para el proyecto en el
plazo previsto. Se han mantenido políticas estrictas de confidencialidad, calidad y
durabilidad para garantizar la eficacia y sostenibilidad de los materiales adquiridos.

Plan de Trabajo y Colaboración del Equipo:

El plan de trabajo se ha seguido meticulosamente, centrándose en la adquisición
de productos y materiales, la presentación y aprobación de entregables y su
transferencia al siguiente proceso. El equipo de trabajo, compuesto por ingenieros,
técnicos y mecánicos, ha desempeñado un papel activo y vital en las
adquisiciones, asegurando una gestión efectiva y coordinada.

Gestión de Riesgos y Participación del Cliente:

 Se ha identificado y gestionado de manera proactiva los riesgos, particularmente
aquellos relacionados con problemas financieros para adquirir equipos y
herramientas de mantenimiento. La participación y aprobación del cliente ha sido
fundamental para validar los entregables adquiridos.

En resumen, la gestión de adquisiciones ha sido efectiva y estratégicamente

alineada con los objetivos establecidos durante la planificación. Las adquisiciones
se han realizado de manera oportuna, cumpliendo con estándares de calidad y
plazos predefinidos, contribuyendo significativamente al progreso exitoso del
proyecto y a la minimización de errores en los envíos y devoluciones a través de
un planograma logístico mejorado.

 Gestión de Interesados:

Durante el proceso de ejecución del proyecto "La Minimización de Errores de

Envío y Devoluciones a través de un Planograma Logístico Mejorado", la gestión
de los interesados es crucial para asegurar la comprensión, colaboración y apoyo
continuo de todos los grupos de interés. A continuación, se detalla cómo se
gestiona el involucramiento de cada grupo:

Estrategias para el Involucramiento de los Interesados:

Equipo de Logística:
Reuniones Periódicas y Demostraciones Prácticas: Se realizarán reuniones
regulares para mostrar en tiempo real cómo el planograma logístico ha mejorado
las operaciones. Las demostraciones prácticas ilustrarán el impacto positivo
directamente en sus actividades diarias.
Reconocimiento y Recompensas: Se implementará un programa de
reconocimiento para premiar el compromiso y la innovación del equipo de logística,
destacando contribuciones excepcionales al proyecto.

Departamento de Ventas:
Capacitaciones Especializadas: Se ofrecerán sesiones específicas para el
departamento de ventas. Estas sesiones no solo resaltarán los beneficios del
planograma logístico mejorado, sino también cómo adaptar la estrategia de ventas
para destacar estas mejoras.
Foro de Retroalimentación: Se establecerá un canal directo para que el
departamento de ventas ofrezca comentarios, lo que permitirá ajustes ágiles y
mejora continua.

Proveedores:
Sesiones de Colaboración y Análisis: Se organizarán reuniones de trabajo en
las que se analicen los resultados y se destaque el impacto positivo de la
colaboración de los proveedores en la reducción de errores.
Comunicación Transparente y Frecuente: Se mantendrá una comunicación
abierta para informar sobre mejoras específicas y los logros del proyecto,
demostrando el impacto de su contribución.

Gerencia de Operaciones:
Presentación de Informes Detallados: Se proporcionarán informes detallados
sobre el progreso y los hitos alcanzados, resaltando el valor agregado del
planograma logístico mejorado.
Sesiones de Diálogo Estratégico: Se organizarán sesiones de trabajo donde se
dialogará sobre la estrategia general y la contribución de la gerencia de
operaciones en la ejecución exitosa del proyecto.

Equipo de Control de Calidad:

Sesiones de Mejora Continua: Se implementarán reuniones regulares enfocadas
en identificar áreas de mejora, permitiendo una contribución efectiva al
perfeccionamiento del planograma logístico.
Proceso de Reconocimiento y Agradecimiento: Se reconocerá y agradecerá
públicamente las mejoras sugeridas e implementadas por el equipo de control de
calidad.

Departamento de Recursos Humanos:

Formación Especializada: Se llevarán a cabo sesiones de capacitación
específicas para el personal de Recursos Humanos para asegurar una
comprensión completa del proyecto y su importancia para el personal.
Comunicación Estratégica Interna: Se utilizarán boletines y reuniones internas
para mantener a los empleados informados sobre el impacto del planograma
logístico en sus roles y responsabilidades.

Equipo de Investigación y Desarrollo:

Asignación de Recursos: Se asegurará la provisión de recursos financieros y
humanos necesarios para la innovación y desarrollo de soluciones que
complementen el planograma logístico.
Foros de Innovación y Creatividad: Se facilitarán sesiones de trabajo específicas
para incentivar y compartir ideas innovadoras que aporten al proyecto.

Equipo de Marketing:
 Desarrollo de Campañas de Concientización: Se crearán campañas internas y
externas para transmitir los beneficios del proyecto y su impacto positivo en la
experiencia del cliente.
Coordinación de Mensajes Clave: Se alinearán los mensajes y comunicaciones
internas y externas para garantizar la consistencia y claridad en la promoción del
proyecto.
Estas estrategias permitirán el desarrollo de un programa de gestión de
interesados en el proceso de ejecución, manteniendo un involucramiento activo y
maximizando el apoyo de todos los grupos durante la implementación del proyecto.

c) Proceso de Seguimiento y Control:

 Gestión de la Integración:

 Coordinar las actividades de todas las áreas del proyecto para garantizar la
sinergia y el flujo eficiente de trabajo.

 Desarrollar y mantener el plan de proyecto, asegurando la alineación con

los objetivos estratégicos.

 Realizar reuniones de revisión y seguimiento con los líderes de cada área

para evaluar el progreso y abordar posibles desviaciones.

 Gestionar las solicitudes de cambio y evaluar su impacto en el proyecto.

 Garantizar la integración de los entregables de cada área para asegurar la

coherencia del proyecto en su conjunto.

 Gestión del Alcance:

 Definir y documentar claramente el alcance del proyecto, incluyendo

objetivos, entregables y limitaciones.

 Obtener la aprobación formal de los interesados para el alcance del

proyecto.

 Gestionar las solicitudes de cambio de alcance y evaluar su impacto en

términos de tiempo, costo y recursos.

 Realizar auditorías periódicas para asegurar que el proyecto se mantenga

dentro de los límites establecidos.

 Trabajar en estrecha colaboración con los interesados para garantizar la

comprensión y aceptación continua del alcance del proyecto.
 Gestión de Cronograma:

Para minimizar errores de envío y devoluciones en un proceso de gestión de

cronograma, es crucial implementar un seguimiento y control de efectivo. A
continuación, se mostrarán algunos procesos a seguir.

1. Actividades claramente definidas:

 Observar que todas las actividades necesarias para el envío estén

claramente definidas en el cronograma.

 Incluir tareas específicas relacionadas con la verificación de productos,

embalaje adecuado y coordinación con servicio de envío.

2. Establecimiento de hitos cruciales:

 Identifica hitos críticos relacionados con el envío y la gestión de

devoluciones en el cronograma.

 Establece fechas límites para la verificación de inventario, el empaquetado,

el envió y la recepción de productos devueltos.

3. Seguimiento de inventario en tiempo real:

 Implemento de sistemas de seguimiento de inventario en tiempo real para

garantizar que los productos correctos estén disponibles para el envió.

 Realizar una actualización del cronograma según los niveles de inventario y

modificar si es necesario.

4. Revisión periódica del cronograma:

 Realizar revisiones constantes del cronograma para verificar que se están

cumpliendo las fechas de envío planificadas.

 Identificar las desviaciones y tomar medidas correctivas de inmediato.

5. Coordinación con proveedores y servicios de envió:

 Establecer una comunicación legible y efectiva con los proveedores y

servicios de envió para garantizar la alineación en las fechas de entrega.

 Incorporar plazos realistas en el cronograma para la recepción de

productos de proveedores.
 6. Implementación de controles de calidad:

 Introducir controles de calidad en cada etapa de proceso, desde la

verificación del inventario hasta la reparación del paquete.

 Asegurar que los productos cumplan con los estándares de calidad para
evitar las devoluciones.

7. Capacitación del personal:

 Realizar capacitaciones adecuadas al personal para evitar inconvenientes.

 Asegurar de que comprendan la importancia de cumplir con los plazos y los

estándares de calidad.

8. Gestión proactiva de devoluciones:

 Estar preparados a posibles problemas que puedan resultar devoluciones.

 Establece procedimientos claros para gestionar devoluciones y actualizar el

cronograma en consecuencia.

9. Comentarios y mejoras continuas:

 Recopila retroalimentación del proceso de envío y devolución para

identificar áreas de mejora.

 Utiliza la información recopilada para ajustar futuros cronogramas y

procesos.

10. Automatización de procesos:

 Donde es posible, utilice sistemas autorizados para agilizar tareas

repetitivas y reducir la posibilidad de errores humanos.

11. Auditorias regulares:

 Realiza auditorías periódicas para evaluar la eficacia del proceso de envío y

devolución.

 Asegúrese de que todos los procedimientos estén alineados con las

mejores prácticas haga ajustes según sea necesario.
Al implementar estos procesos, estarás mejor preparado para minimizar errores de
envío y devoluciones, asegurando un proceso más eficiente y satisfactorio para tus
clientes

 Gestión de Costes:
Fase Entradas Herramientas y Salidas
 Técnicas
Documentación de
Análisis de costos Definición clara de costos
1. Definición de costos actuales,
actuales, Benchmarking asociados al proceso, Objeti
Costos y Objetivos Objetivos de reducción
de la industria. específicos y medibles.
de errores.
Especificaciones de
2. Diseño del Software de diseño de Planograma detallado y
productos, Datos
Planograma Logístico planogramas, Análisis de optimizado, Estimaciones d
históricos de errores y
Mejorado tendencias. costos asociados al diseño
devoluciones.
Gestión de proyectos,
Recursos financieros Planograma implementado
3. Implementación Herramientas de
asignados, Cronograma Informes de avance y
del Planograma monitoreo en tiempo
de implementación. desviaciones presupuestaria
real.
Datos de rendimiento
Sistemas de seguimiento Informes de seguimiento y
4. Seguimiento y en tiempo real,
automatizado, Auditorías control, Actualizaciones de
Control Informes de errores y
periódicas. costos y desviaciones.
devoluciones.
Retroalimentación del
Análisis de causa raíz,
5. Ajustes y Mejoras seguimiento, Cambios Planes de acción para ajust
Métodos de mejora
Continuas en la cadena de Mejoras implementadas.
continua (Kaizen).
suministro.
Análisis de varianza,
Datos consolidados de Informes finales de costos
6. Reportes y Evaluación de
rendimiento, Lecciones aprendidas y
Evaluación cumplimiento de
Resultados financieros. mejores prácticas.
objetivos.

 Gestión de Calidad:

Fase Entradas Herramientas y Técnicas Salidas

Definición clara de
Documentación de costos Análisis de costos
1. Definición de Costos costos asociados al
actuales, Objetivos de actuales, Benchmarking de
y Objetivos proceso, Objetivos
reducción de errores. la industria.
específicos y medibles.

Planograma detallado y
2. Diseño del Especificaciones de Software de diseño de
optimizado,
Planograma Logístico productos, Datos históricos planogramas, Análisis de
Estimaciones de costos
Mejorado de errores y devoluciones. tendencias.
asociados al diseño.

Planograma
Recursos financieros Gestión de proyectos, implementado,
3. Implementación del
asignados, Cronograma de Herramientas de monitoreo Informes de avance y
Planograma
implementación. en tiempo real. desviaciones
presupuestarias.

Datos de rendimiento en
4. Seguimiento y Control tiempo real, Informes de
errores y devoluciones.
Informes de
Sistemas de seguimiento
seguimiento y control,
automatizado, Auditorías
Actualizaciones de
periódicas.
costos y desviaciones.

Retroalimentación del Análisis de causa raíz, Planes de acción para

5. Ajustes y Mejoras
seguimiento, Cambios en Métodos de mejora ajustes, Mejoras
Continuas
la cadena de suministro. continua (Kaizen). implementadas.

Informes finales de
Datos consolidados de Análisis de varianza,
6. Reportes y costos, Lecciones
rendimiento, Resultados Evaluación de
Evaluación aprendidas y mejores
financieros. cumplimiento de objetivos.
prácticas.

Auditorías de calidad,
Informes de auditoría
Inspecciones regulares del
de calidad,
proceso, Tecnologías de
Actualización de
seguimiento en tiempo
Datos históricos de errores estándares de calidad,
real, Encuestas y análisis
y devoluciones, Datos de rendimiento
de satisfacción de clientes,
Información sobre en tiempo real, Planes
Análisis de tendencias y
estándares de calidad, de acción correctiva y
Gestión de Calidad patrones de errores,
Feedback de clientes y preventiva, Mejoras
(Seguimiento y Control) Implementación de
proveedores, continuas en el
estándares de calidad,
Especificaciones del Planograma Logístico
Capacitación y formación
Planograma Logístico Mejorado, Informes de
continua del personal,
Mejorado. satisfacción del cliente,
Análisis de causa raíz para
Reducción de errores
problemas identificados,
de envío y
Indicadores clave de
devoluciones.
rendimiento (KPIs).

 Gestión de Recursos:

Para minimizar errores de envío y devoluciones, es crucial realizar diferentes

procesos de seguimiento y control dentro de la gestión de recursos:
1. Planificación de recursos:

 Desarrolla un plan detallado que identifique los recursos necesarios en

cada etapa del proceso, desde la recepción del inventario hasta la entrega
al cliente y la gestión de devoluciones.

2. Asignación de recursos:

 Asigne adecuadamente personal, espacio de almacenamiento, equipo y

otros recursos para cada tarea específica.
  Utilice herramientas de gestión de proyectos para asignar
responsabilidades y seguimiento de carga de trabajo.

3. Monitoreo del uso de recursos:

 Implementa sistemas de seguimiento para controlar el uso de recursos en

tiempo real.

 Supervise el consumo de materiales, tiempo y mano de obra para

asegurarte de que se estén utilizando eficientemente.

4. Gestión de inventarios:

 Mantén un control preciso del inventario mediante sistemas de gestión de

inventarios.

 Realice auditorías regulares para evitar errores en los registros y asegurar

la disponibilidad de productos para el envío.

5. Capacitación continua:

 Capacitación Proporciona continua al personal involucrado en la gestión de

recursos.

 Asegúrese de que comprendan los procedimientos, las mejores prácticas y

la importancia de la precisión en la asignación de recursos.

6. Establecimiento de estándares de calidad:

 Definir estándares de calidad para los recursos utilizados en el proceso.

 Implementar controles de calidad para asegurar que los recursos cumplan

con los requisitos establecidos.

7. Auditorias de recursos:

 Realiza auditorias periódicas para evaluar la eficiencia en el uso de los

recursos

 Identifica áreas donde se pueden realizar mejoras y ajusta los procesos

según sea necesaria.

8. Gestión proactiva de problemas:

 Establece un sistema para identificación y resolución proactiva de

problemas.

 Desarrollar planes de contingencia para abordar posibles casos o excesos

de recursos.
 9. Automatización de procesos:

 Utiliza tecnologías de automatización para agilizar la gestión de recursos.

 Implementa sistemas que ayuden a prevenir errores humanos y mejorar la

eficiencia operativa.

10. Comentarios y mejora continua:

 Recopila retroalimentación del equipo y de los procesos para identificar

oportunidades de mejora.

 Utilice la retroalimentación para ajustar la asignación de recursos y

optimizar el rendimiento.

11. Integración de sistemas:

 Integra sistemas de gestión de recursos con otras áreas del negocio, como
el sistema de pedidos y el de gestión de inventarios, para una mayor
coherencia y eficiencia.

12. Gestión de devoluciones:

 Prevé recursos específicos para la gestión de devoluciones, asegurando

que haya procesos eficientes para inspeccionar, reintegrar o descartar
productos devueltos.
Al implementar estos procesos de seguimiento y control en la gestión de recursos,
podrás minimizar errores en el proceso de envío y devolución, garantizando una
operación más fluida y satisfactoria para tus clientes.

 Gestión de Comunicaciones:

 Realizar mensualmente y cuenta con la participación del Gerente de

Proyecto para poder gestionar mejor.

 Analizar las tendencias de Errores este informe se emite trimestralmente y

se envía al Equipo de Logística y al Gerente de Proyecto.

 Evaluar los costos para informe se genera semestralmente y se envía a la

Dirección Financiera y al Gerente de Proyecto.

 Reunir los caracteres semanales y participan el Gerente de Proyecto y el

Equipo de logística.

 Revisar el Impacto en la Satisfacción del Cliente par el informe que es

anual y se envía a la Gerencia de Atención al Cliente y al Gerente de
Proyecto.
 Gestión de Riesgos:

 Identificar las estrategias de mitigación inicialmente planificadas no sean

efectivas.

 Gestionar Los paquetes se entregarán en ubicaciones incorrectas, lo que

resultará en costos adicionales para redirigir los envíos y clientes
insatisfechos.

 Realizar los costos de transporte en un porcentaje %, lo que afectaría

directamente el margen de ganancia del proyecto.

 Trabajar las Estrategia de Respuesta al Riesgo es para minimizar errores

de envío y devoluciones a través de un Planograma Logístico Mejorado.

 Definir el Plan de Acción ya que se crea para garantizar que cualquier

posible problema sea tratado de manera proactiva y efectiva.

 Gestión de Adquisiciones:

Entradas:

1. Plan de dirección del proyecto:

 Guía estratégica que destaca la importancia de adquirir tecnologías

avanzadas alineadas con el Planograma Logístico Mejorado.

2. Documentos del proyecto:

 Detalles exhaustivos sobre los procesos logísticos actuales y áreas

identificadas para mejoras.

3. Acuerdos:

 Contratos que formalizan compromisos con proveedores, enfocándose en

tecnologías clave.

4. Documentación de adquisiciones:

 Información detallada sobre proveedores seleccionados para unirse al

proyecto.

5. Solicitudes de cambio aprobadas:

  Cambios estratégicos aprobados para adaptarse a nuevas tecnologías y
necesidades.

Herramientas y Técnicas:

1. Juicio de expertos:

 Consulta a expertos en adquisiciones para evaluar selección de

proveedores y garantizar alineación.

2. Revisiones del desempeño:

 Evaluación regular del rendimiento de proveedores para garantizar

progreso continuo.

3. Análisis del valor ganado:

 Evaluación constante del valor ganado para ajustar estrategias y garantizar

eficiencia.

Salidas:

1. Adquisiciones cerradas:

 Confirmación exitosa de la implementación de soluciones innovadoras por

parte de proveedores.

2. Solicitudes de cambio:

 Documentación actualizada que refleja cambios estratégicos basados en

evaluaciones de desempeño.

3. Actualizaciones al plan:

 Plan revisado que incorpora nuevas adquisiciones y ajustes estratégicos.

4. Actualizaciones a los documentos del proyecto:

 Documentación actualizada con lecciones aprendidas y momentos

destacados de las adquisiciones.

5. Actualizaciones a los activos de la organización:

 Integración de prácticas de adquisiciones innovadoras en procesos

estándar.
 Gestión de Interesados:

Entradas:

1. Plan de gestión de los recursos:

 Planificación detallada de recursos para la capacitación del personal en la

implementación del Planograma Logístico Mejorado.

2. Plan de gestión de las comunicaciones:

 Estrategias definidas para comunicar los cambios a empleados y otros

grupos interesados.

3. Plan de involucramiento de los interesados:

 Estrategias detalladas para involucrar a empleados, proveedores y otros

actores clave.

4. Registro de incidentes:

 Registro de problemas o preocupaciones planteadas por los interesados

durante la implementación.

5. Registro de lecciones aprendidas:

 Documentación de lecciones aprendidas de proyectos anteriores que

guiarán la gestión de interesados.

Herramientas y Técnicas:

1. Análisis de datos:

 Utilización de datos para comprender y abordar preocupaciones planteadas

por los interesados.

2. Reuniones:

 Foros regulares para comunicar avances, resolver problemas y mantener a

los interesados informados.

3. Presentaciones:

 Uso de presentaciones para explicar estrategias, beneficios y progreso del

proyecto a diferentes grupos de interesados.
 4. Escuchar de forma activa:

 Práctica constante de escuchar activamente a los interesados para

comprender sus necesidades y preocupaciones.

5. Habilidades interpersonales:

 Desarrollo y aplicación de habilidades interpersonales para construir

relaciones sólidas con los interesados.

Salidas:

1. Plan de gestión de los recursos:

 Recursos eficientemente planificados para garantizar una implementación

sin contratiempos.

2. Plan de gestión de las comunicaciones:

 Estrategias de comunicación implementadas con éxito, manteniendo a

todos los interesados informados y comprometidos.

3. Registro de incidentes:

 Resolución efectiva de problemas y preocupaciones, garantizando un

entorno de proyecto saludable.

4. Registro de lecciones aprendidas:

 Aplicación de lecciones aprendidas para mejorar la gestión de interesados

a lo largo del proyecto.

5. Actualizaciones a los documentos del proyecto:

 Documentación actualizada que refleja la colaboración y contribuciones de

los interesados en el proyecto.

d) Procesos de Cierre:

 Gestión de la Integración:

Durante la fase de cierre de la gestión de la integración, hemos llevado a cabo una

serie de acciones clave para asegurar el éxito y la coherencia del proyecto. La
gestión de la integración se centró en coordinar las actividades de todas las áreas
del proyecto, garantizando así la sinergia y un flujo eficiente de trabajo. A
continuación, se destacan las principales actividades realizadas:

1. Coordinación de Actividades:
Se han coordinado eficazmente las actividades de todas las áreas del proyecto
para asegurar la colaboración y el flujo de trabajo eficiente.

2. Desarrollo y Mantenimiento del Plan de Proyecto:

El plan de proyecto ha sido desarrollado y mantenido de manera constante,
asegurando su alineación con los objetivos estratégicos del proyecto.

3. Reuniones de Revisión y Seguimiento:

Se llevaron a cabo reuniones regulares de revisión y seguimiento con los
líderes de cada área para evaluar el progreso y abordar posibles desviaciones.

4. Gestión de Solicitudes de Cambio:

Todas las solicitudes de cambio fueron gestionadas de manera eficiente,
evaluando su impacto en el proyecto y tomando decisiones informadas.

5. Integración de Entregables:
Se garantizó la integración efectiva de los entregables de cada área,
asegurando así la coherencia y la calidad del proyecto en su conjunto.

6. Definición y Documentación del Alcance:

Se definió y documentó claramente el alcance del proyecto, incluyendo
objetivos, entregables y limitaciones.

7. Aprobación Formal del Alcance:

Se obtuvo la aprobación formal de los interesados para el alcance del proyecto,
asegurando un claro entendimiento y compromiso.

8. Gestión de Solicitudes de Cambio de Alcance:

Todas las solicitudes de cambio de alcance fueron gestionadas con un enfoque
meticuloso, evaluando su impacto en términos de tiempo, costo y recursos.

9. Auditorías Periódicas del Alcance:

 Se realizaron auditorías periódicas para garantizar que el proyecto se
mantuviera dentro de los límites establecidos, identificando y abordando
cualquier desviación.

10. Colaboración con Interesados:

Se trabajó estrechamente con los interesados para garantizar una comprensión
continua y aceptación del alcance del proyecto, asegurando así la alineación
con las expectativas.

III. Conclusiones.

De este proyecto podemos concluir que:

 En resumen, este proyecto presenta un enfoque exhaustivo para la gestión
de proyectos, abarcando desde la fase de planificación hasta el cierre. La
fase de planificación se destaca por la atención minuciosa a la definición
clara de objetivos, la planificación detallada de recursos, la gestión proactiva
de riesgos y adquisiciones, y la identificación de procesos específicos
diseñados para minimizar errores en el envío y devoluciones.

 La fase de ejecución se caracteriza por la implementación de procesos de

seguimiento y control en diversas áreas clave, que van desde la integración
hasta la gestión de recursos y la comunicación con los interesados. La
importancia de este enfoque meticuloso radica en la capacidad para abordar
desafíos de manera proactiva y mantener un flujo eficiente del proyecto. Se
hace énfasis especial en la gestión del alcance, el cronograma, los costos,
la calidad, los recursos y la comunicación, con procesos detallados que
aseguran la eficacia operativa.

 La fase de cierre, centrada en la gestión de la integración, resalta una serie

de acciones clave que aseguran el éxito y la coherencia del proyecto. Esto
incluye la coordinación efectiva de actividades, el desarrollo y
mantenimiento continuo del plan de proyecto, reuniones de revisión regular,
gestión proactiva de solicitudes de cambio, integración efectiva de
entregables, definición y documentación precisa del alcance, aprobación
formal del alcance, auditorías periódicas y colaboración continua con los
interesados.

 En conjunto, la implementación meticulosa de estos procesos proporciona

una base sólida para la gestión efectiva de proyectos. Este enfoque holístico
no solo garantiza la entrega de resultados de alta calidad, sino que también
minimiza errores y devoluciones, satisfaciendo tanto a los clientes como a
los interesados. La atención a cada detalle, desde la planificación
estratégica hasta la ejecución y el cierre, contribuye significativamente a la
eficiencia operativa y al éxito general del proyecto.