CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

Código: Versión: 2
Administración de Recursos de Cooperación Internacional No Reembolsables y Donaciones en Especie
M-CR-004 Noviembre 9 de 2022
1. Objetivo
Administrar recursos provenientes de cooperación internacional no reembolsables y canalizar donaciones en especie.
2. Alcance
Inicia con el relacionamiento con donantes, beneficiarios, aliados técnicos, y dependencias y/o procesos internos de APC-Colombia, que participan en los procesos de administración de recursos de cooperación internacional no
reembolsables y canalización de donaciones en especie, realizando las gestiones para la administración de recursos y entrega de donaciones al beneficiario final, y culmina con el establecimiento de acciones y seguimiento a la
mejora continua de la gestión.
3. Responsables
Líder del proceso Involucrados
Direcciones técnicas y grupos internos de trabajo de Gestión Contractual, Gestión Financiera, Servicios
Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Administración de Recursos de Cooperación Internacional No
Administrativos y Administración de Recursos de Cooperación Internacional No Reembolsables y Donaciones en
Reembolsables y Donaciones en Especie
Especie
5. Ciclo PHVA
Proveedor Salidas Usuario
Entradas Actividades
Actividad Crítica PHVA (I:Información,
Interno Externo (I:Información, In:Insumo, O:Otro) (PC: Puntos de Control) P: Producto) Interno Externo

1. 2. Procedimientos (I)
Definir y socializar 1. 2. Manuales (I)
lineamientos para la 1. 2. 3. Actas de reunión (P)
administración de recursos 1. 2. 3. Ayudas de memoria 1. Dependencias y/o
2. Donantes
de cooperación internacional X P 1. 2. 3. Controles de procesos internos de APC-
3. Beneficiarios
no reembolsables y asistencias y seguimiento a Colombia
1. 2. 3. 4. 5. Lineamientos,
canalización de donaciones compromisos (P)
directrices, disposiciones
en especie 1. 2. 3. Correos electrónicos
normativas, minutas,
1. Proceso Direccionamiento 3. Ministerio de Relaciones (P)
propuestas de servicios,
Estratégico y Planeación Exteriores
estudios previos, cartas de
2. Proceso de identificación 4. Donantes
intenciones, canalizaciones
y priorización de 5. Ministerio de Hacienda y 2. Donantes
de donaciones en especie y
Cooperación internacional Crédito público 3. Departamento Nacional
en dinero, necesidades de
recursos, solicitudes de de Planeación (DNP)
1. 2. 3. 4. 5. 6. Proyección
donaciones, entre otros (I) Planear financieramente los de los recursos de 1. Dependencias y/o
4. Departamento
recursos de cooperación Administrativo de la
X P cooperación internacional no procesos internos de APC-
internacional no Presidencia de la República
reembolsables a administrar Colombia
reembolsables a administrar (DAPRE)
(P)
5. Ministerio de Hacienda y
Crédito Público
6. Aliados Técnicos

2. Donantes
Acompañar la formalización
3. Beneficiarios
del convenio, contrato o
4. Entes de control y de
acuerdo para la 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Borradores 1. Dependencias y/o
investigación
administracion de los X P de convenio, contrato o procesos internos de APC-
5. Veedurías ciudadanas
recursos de cooperación acuerdo (P) Colombia
6. Aliados Técnicos
internacional no
7. Proveedores de bienes y
reembolsables
servicios

1. Directrices de la Agencia:
Misión, Visión, Política
Integral, Objetivos y
lineamientos de Trabajo (I)
1. Plan de acción (I)
1. Proceso Direccionamiento 1. Lineamientos del Sistema
Estratégico y Planeación 5. Departamento Nacional de Gestión Integrado (I)
2. Proceso Gestión de de Planeación (DNP) 2. Política de comunicación
Comunicaciones 6. Ministerio de Relaciones APC-Colombia (I)
Carrera 10 No. 97A-13, Piso 6, Torre A Bogotá - Colombia Conmutador (57 1) 601 24 24 www.apccolombia.gov.co 1/

1. Proceso Direccionamiento
Estratégico y Planeación
2. Proceso Gestión de
Comunicaciones
3. Dirección General
4. Proceso de identificación
y priorización de
Cooperación internacional
1. Proceso Gestión
Contractual
2. Proceso Gestión
Tecnologías de la
Información
3. Proceso Gestión
Financiera
4. Proceso Gestión Juridica
5. Proceso Gestión de
Comunicaciones
6. Proceso
Direccionamiento
Estratégico y Planeación
7. Proceso Servicios
Administrativos
1. Directrices de la Agencia:
Misión, Visión, Política
Integral, Objetivos y
lineamientos de Trabajo (I)
1. Plan de acción (I)
1. Lineamientos del Sistema
5. Departamento Nacional de Gestión Integrado (I)
de Planeación (DNP) 2. Política de comunicación
6. Ministerio de Relaciones APC-Colombia (I)
Exteriores 1. 5. 6. 7. 8. Lineamientos
7. Donantes para la ejecución de los
8. Aliados Técnicos proyectos de inversión (I)
7. 8. Proyecto y/o listado de
bienes y/o servicios a
adquirir (I)
7. Carta de ofrecimiento de
Donación (I)
8. Estudio previo (I)
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. ruta y el plan de
Hoja de Ruta y Plan de
adquisiciones aprobado por administración de los
el donante (I)
9. 10. 12. Carta de
aceptación (I)
9. 10. 12. Documentos que
acreditan agente aduanero Gestionar la documentación
(I)
9. 10. 12. Certificación de
donación (I)
9. 10. 12. Factura no
comercial (I)
9. 10. 12. Lista de elementos
a donar (I)
8. Aliados tecnicos
9. Donantes
10. Beneficiarios
11. Contratista 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
12. Dirección de Impuestos 11. 12. Documentación para
y Aduanas Nacionales archivar (I)
(DIAN)
Carrera 10 No. 97A-13, Piso 6, Torre A Bogotá - Colombia Conmutador (57 1) 601 24 24 www.apccolombia.gov.co 2/
Desagregar el presupuesto
de la donación administrada
por la administración de los
recursos de cooperación
internacional no
reembolsables
Establecer las actividades
del proyecto coordinado por
la administración de los
recursos de cooperación
internacional no
reembolsables
Evaluar las ofertas de
donaciones en especie
Ejecutar las actividades
establecidas en la hoja de
adquisiciones de la
recursos de cooperación
internacional no
reembolsables
necesaria para trámites con
entes regulatorios y la
nacionalización de
donaciones en especie
Realizar recibo, trámite y
archivo de los documentos
de la administración de los
recursos de cooperación
internacional no
reembolsables y donaciones
en especie
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Plan de
P adquisiciones aprobado por
el donante (P)
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Hoja de
X P
ruta (I)
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Carta
de aceptación o rechazo de
X P
la oferta de donación en
especie (P)
1. 2. 3. 4. Informe de
seguimiento (P)
1. 2. 3. 4. Ayudas de
memoria (P)
1. 2. 3. 4. Actas de entrega
X H
(P)
1. 2. 3. 4. Controles de
asistencia y seguimiento a
compromisos (P)
1. 2. 4. Estudios previos (P)
1. 2. 3. Poderes de
representación (P)
3. 4. 5. Acta y auto de
inspección de la Dirección
X H
de Impuestos y Aduanas
Nacionales (DIAN) (P)
3. 4. 5. 6. 7. Declaración de
importación (P)
1. 2. Formato Unico de 1. Dependencias y/o
H Inventario documental FUID procesos internos de APC-
(P) Colombia
1. Proceso Direccionamiento
5. Donantes
Estratégico y Planeación
6. Beneficiarios
2. Proceso Gestión
7. Aliados Tecnicos
Contractual
8. Departamento
3. Proceso Gestión
Administrativo de la
Financiera
Presidencia de la República
4. Proceso Servicios
(DAPRE)
Administrativos
1. Proceso Direccionamiento
Estratégico y Planeación
2. Proceso Gestión
5. Donantes
Contractual
6. Beneficiarios
3. Proceso Gestión
7. Aliados técnicos
Financiera
4. Proceso Servicios
Administrativos
1. Proceso Gestión
4. Donantes
Financiera
5. Beneficiarios
2. Proceso Servicios
6. Entes reguladores
Administrativos
7. Dirección de Impuestos y
3. Proceso de identificación
Aduanas Nacionales (DIAN)
y priorización de
8. Agente aduanero
Cooperación internacional
1. Dependencias y/o 2. Donantes
procesos internos de APC- 3. Beneficiarios
Colombia 4. Aliados Técnicos
3. Agente aduanero
1. Proceso Gestión 4. Entes reguladores
Financiera 5. Dirección de Impuestos y
2. Proceso Servicios Aduanas Nacionales (DIAN)
Administrativos 6. Donantes
7. Beneficiarios
2. Entes de control y de
investigación
Financiera
4. Proceso Gestión Juridica
5. Proceso Gestión de
Comunicaciones
6. Proceso
Direccionamiento
Estratégico y Planeación
7. Proceso Servicios
Administrativos
1. Proceso Gestión
Financiera
1. Proceso de identificación
y priorización de
3. Aliados Tecnicos
Cooperación internacional
4. Donantes
2. Proceso Direccionamiento
Estratégico y Planeación
1. Proceso Servicios
Administrativos
10. Beneficiarios
11. Contratista
12. Dirección de Impuestos
y Aduanas Nacionales
(DIAN)
Realizar el seguimiento a
convenios o acuerdos y la
1. Contrato, convenio o
contratación derivada de la
acuerdo (I)
administración de los
1. Ordenes de Compra (I)
recursos de cooperación
8. 9. Solicitudes de compras
internacional no
de bienes y servicios (I)
reembolsables y donaciones
en especie
Formalizar la entrega de
12. Declaración de donaciones en especie y de
importación (I) bienes adquiridos con
9. 11. Factura de los bienes recursos de cooperación
adquiridos (I) internacional no
reembolsables
Solicitar las modificaciones
presupuestales y la
liberación de saldos no
ejecutados
2. Donantes 1. Informe de saldos
Evaluar de manera financiera
3. Contratista pendientes (I)
4. Aliados Tecnicos 1. 2. 3. 4. Actas de cierre (I) los procesos de contratación
de la administración de los
recursos de cooperación
internacional no
reembolsables cuando se
requiera
Medir la gestión y el
resultado de los indicadores,
1. 2. 4. Plan de Acción (I)
seguimiento y evaluación del
1. 2. 3. 4. Indicadores (I)
proceso con los recursos de
3. Informes y/o reportes de
cooperación internacional no
ejecución (I)
reembolsables y donaciones
en especie
2. Donantes Hacer acompañamiento y
3. Beneficiario 1. 2. 3. 4. 5. Acta de entrega registro de la entrega de
4. Aliados Tecnicos firmada (I) donaciones a beneficiarios
5. Contratista finales
Carrera 10 No. 97A-13, Piso 6, Torre A Bogotá - Colombia Conmutador (57 1) 601 24 24 www.apccolombia.gov.co 3/
1. 2. 3. 4. Informes y/o
reportes de seguimiento (P)
1. 2. 3. 4. Comunicaciones 2. Contratista
1. Dependencias y/o
(P) 3. Donantes
X H procesos internos de APC-
1. 2. 3. 4. Informe de 4. Aliados técnicos
Colombia
auditoria (P)
1. 2. 3. 4. Material
audiovisual (P)
1. 2. 3. 4. 5. 6. Acta de
recibo la donación (P)
2. Dirección de Impuestos y
1. Soportes de entrada del
Aduanas Nacionales (DIAN)
almacén (P)
1. Proceso Servicios 3. Sociedades portuarias
H 1. Soportes de salida del
Administrativos 4. Agente aduanero
almacén (P)
5. Donantes
1. 2. 3. 4. 5. 6. Acta de
6. Beneficiarios
entrega de la donación (P)
1. 5. Formato de solicitud de
X H certificado disponibilidad
presupuestal (P)
1. Proceso Gestión
4. Aliados técnicos
Financiera
5. Ministerio de Hacienda y
2. Proceso Servicios
Crédito Público
Administrativos
1. 2. 3. 4. 6. Reporte 6. Entes de control y de
3. Proceso Gestión
financiero de los procesos investigación
H Contractual
de contratación del Grupo
Interno de Trabajo (P)
3. Entes de control y de
investigación
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Acciones
4. Donantes
correctivas, preventivas y de
5. Ministerio de Hacienda y
mejora cuando se requieran 1. Proceso Direccionamiento
Crédito Público
(P) Estratégico y Planeación
X V 6. Departamento Nacional
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Informes 2. Proceso Evaluación,
de Planeación (DNP)
y/o reportes de gestión y de Control y Mejora
7. Departamento
seguimiento a indicadores
Administrativo de la
(P)
Presidencia de la República
(DAPRE)
1. 2. 3. 4. Material
audiovisuales (P) 2. Donantes
1. Proceso Gestión de
X V 1. 2. 3. 4. Testimonios (P) 3. Beneficiarios
Comunicaciones
1. 2. 3. 4. Comunicación de 4. Aliados Tecnicos
fallas en la entrega (P)
 Determinar, elaborar e
implementar acciones
1. 2. Informes de auditorias
2. Entes de contol y de correctivas, preventivas y de 2. Entes de control y de
internas y/o externas (I)
investigación mejora, y su respectivo 1. 2. 3. 4. Actividades para investigación
1. 2. Planes de
3. Departamento seguimiento, incluidas en los un plan de mejora (P) 3. Departamento
Mejoramiento, formulación
Administrativo de la planes de mejoramiento que 1. 2. 3. 4. Informes y/o 1. Dependencias y/o Administrativo de la
1. Proceso Evaluación, (I)
Presidencia de la República tengan lugar para la X A reportes de ejecución, procesos internos de APC- Presidencia de la República
Control y Mejora 1. 2. 3. 4. Informes y/o
(DAPRE) administración de los gestión y seguimiento (P) Colombia (DAPRE)
reportes de ejecución,
4. Departamento recursos de cooperación 1. 2. 3. 4. Herramientas de 4. Departamento
gestion y seguimiento (I)
Administrartivo de la internacional no gestión (P) Administrartivo de la
1. 2. 3. 4. Análisis de las
Función Pública (DAFP) reembolsables y la Función Pública (DAFP)
herramientas de gestión (I)
canalización de donaciones
en especie

5. Control y Medición
Indicadores (Eficacia=Resultado / Eficiencia=Recursos / Efectividad=Impacto) Riesgos y Controles

Ver Indicadores del proceso Ver mapa de riesgos del proceso

6. Requisitos aplicables
Legales De calidad (Proceso)

Asequible
Claridad conceptual
Oportunidad
Pertinencia
Ver Normograma de Proceso
Concreción
Confiabilidad
Coherencia
Términos de derecho

7. Recursos
Talento Humano
Infraestructura Tecnológicos
(cargos que intervienen en el proceso)

Necesaria para lograr la conformidad con los

requisitos del servicio:
Está integrado por la cantidad, denominación del cargo, código y grado, relacionados a
Instalaciones y espacios físicos de la única sede
continuaciòn: Aplicativos de software interno (Brújula, Orfeo, Sofia, ITOP, Ciclope, Solicitud de salas,
de la Agencia
Uno (1) Profesional Especializado de Libre Nombramiento y Remoción 2028-20 Intranet - Mi Agencia)
Puestos de trabajo, equipos de cómputo,
Uno (1) Profesional Universitario 2044-10 Correo institucional
elementos y mobiliarios de oficina
Uno (1) Profesional Universitario 2044-08 Página web de la Agencia
Archivos de gestión y consulta
Uno (1) Secretario Ejecutivo 4210-19
Dispositivos de seguridad, entrada y salida, entre
otros

8. Documentos
Documentos asociados Políticas de Operación Documentos de referencia

Politicas de operación aplicables (PSC, PGCI, PGI,
PGIC, PAT, PGSST, PSI, PGA, PA, PGR, PDJ,
PPDA, PPTD, entre otras)
Manual de políticas contables - Normas de
Contabilidad Pública para el Sector Público -
Ver documentos de proceso NCPSP
Aplicación de los lineamientos establecidos en el
Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF
Nación
Aplicación de los lineamientos establecidos en el
Estatuto Orgánico del Presupuesto
Guías y manuales establecidos en el Sistema Integrado de Información Financiera -
SIIF Nación
Circulares externas expedidas por el Ministerio de Hacienda y la Contaduría General
de la Nación
Guías y manuales establecidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales
Guias y lineamientos del Departamento Administrativo de Presidencia y del
Departamento Nacional de Planeación
Politica de cero papel
Austeridad del gasto
Manual para la administración de bienes
Programa de Gestión Documental

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 9. Componentes de conocimiento
Activos de conocimiento Plataformas de conocimiento
Productos, servicios, información, documentos, registros del proceso, entre otros
Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF Nación
Plan de acción
SECOP II
Donaciones en especie
Tienda virtual del estado colombiano - CCE
Recursos de cooperación internacional no reembolsables
10. Control de Cambios
Versión Codigo del documento Nombre del documento Acto Descripción de cambios

Que la Dirección Administrativa y Financiera, atendiendo a las múltiples responsabilidades

1 M-CR-004
Caracterización del proceso de Administración de
Recursos de Cooperación Internacional No
Reembolsables y Donaciones en Especie
consignadas en el artículo 16 del Decreto 4152 de 2011, y con el fin de dar cuenta efectiva de
Resolución No.
las metas establecidas en el Plan de Acción, el Comité Institucional de Gestión y Desempeño y
158, Julio 14 de
la Direcciòn General, aprobaron la creaciòn del Grupo Interno de Trabajo, cuyo objetivo es el de
2020
controlar eficientemente el proceso de recepción y ejecución de los recursos de cooperación
Brújula, Abril 13 de
internacional no reembolsables y las donaciones en especie, habida cuenta del peso
2021
significativo que tienen estos recursos para el logro de los objetivos
de la entidad.

Caracterización del proceso de Administración de

Brújula, Noviembre
2 M-CR-004 Recursos de Cooperación Internacional No Actualización del logo institucional de APC-Colombia
9 de 2022
Reembolsables y Donaciones en Especie

11. Flujo de Aprobación

Elaboró Revisó Aprobó
Laura Alejandra Benavides Romero Carlos Augusto Castaño Charry Maria Victoria Losada Trujillo
Coordinador (a) del Grupo Interno de Trabajo de Administración de Recursos de Asesor (a) con funciones de la Coordinación del Grupo Interno de Trabajo de
Director Administrativo y Financiero
Cooperación Internacional No reembolsables y Donaciones en Especie Planeaciòn

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