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Caja y Bancos
El primero de los rubros patrimoniales, que forma parte del activo, es Caja y Bancos. De manera detallada, lo
conceptualizaremos y expondremos su composición. Para ello, estudiaremos distintas medidas de control
administrativo factibles de aplicación. Asimismo, revisaremos la organización del manejo de fondos, arqueos y
conciliaciones bancarias.

Para lograr una mejor comprensión, abordaremos la contabilidad real de una empresa creada para aplicar los
conceptos aprendidos. La empresa se denomina Sport 21 y nos acompañará a lo largo del estudio de este y de
todos los rubros contables.

Concepto y composición del rubro

Sport 21 es una empresa comercial que se constituyó el 2 de enero de 2017 con el objeto de dedicarse a la
compraventa de calzado deportivo. Por lo tanto, es una empresa de tipo comercial. En función de las actividades
que realizará, sus hechos y operaciones, se elaboró un Plan de Cuentas que permita realizar el proceso contable:

Para poder dar nacimiento a una empresa, además de la voluntad de sus dueños de constituirla, se necesita
dinero, que se reflejará en el rubro de Caja y Bancos. Algunas veces, los socios aportan solo dinero y, otras
veces, pueden suplirlo por otros activos (por ejemplo, bienes de uso). En ocasiones, se integra el capital en un
solo momento y, en otras, se realiza en distintos plazos. Veamos qué ocurrió en el nacimiento de la empresa
Sport 21.

En el acta constitutiva de la sociedad, dos socios aportan en total $900 000 integrándolo en efectivo. Entonces, el
primer movimiento contable de Sport 21 da nacimiento a la existencia de dinero en la empresa. ¿En qué cuenta
se asienta el efectivo? En la cuenta Caja, que forma parte del rubro más líquido del activo, el rubro Caja y
Bancos.
Tabla 1: Asiento constitución de Sport 21

Cuenta Debe Haber

Caja $900 000
@ Capital $900 000

Fuente: elaboración propia.

Seguido, deciden depositar una parte del dinero en efecto, en una cuenta corriente (c/c) bancaria abierta en el
Banco Nación Argentina. Este hecho genera un comprobante que permite luego generar el siguiente asiento
contable:
Tabla 2: Asiento depósito de efectivo en c/c de Sport 21

Cuenta Debe Haber

Banco Nación c/c $880 000
@ Caja $880 000
Fuente: elaboración propia.
Como la cuenta Caja y Banco Nación c/c, Sport 21 define dentro del rubro Caja y Bancos otras cuentas
contables:
Tabla 3: Plan de cuentas – Rubro Caja y Bancos

CÓDIGO NOMBRE
1.1.1. FONDO FIJO
1.1.2. CAJA PESOS
1.1.3. CAJA DÓLARES
1.1.4. CAJA EUROS
1.1.5. CAJA REALES
1.1.10. BANCO NACIÓN ARGENTINA C/C
1.1.11. BANCO PROVINCIA DE CÓRDOBA C/C
1.1.20. CAJA DE AHORRO BANCO NACIÓN ARGENTINA
1.1.21. CAJA DE AHORRO BANCO PROVINCIA DE CÓRDOBA
1.1.30. VALORES QUE DEPOSITAR

Fuente: Elaboración propia.

Recordemos que el rubro Caja y Bancos “incluye el dinero en efectivo en caja y bancos del país y del exterior y
otros valores de poder cancelatorio y liquidez similar” (Federación Argentina de Consejos Profesionales de
Ciencias Económicas [FACPCE], 2010, p. 6). Es decir, incluimos en este rubro todos los valores que sean
líquidos y que posean poder cancelatorio.
Podemos encontrar dentro de este a:
Tabla 4: Rubro Caja y Bancos

Billetes y monedas De curso legal y emitidos por el Banco Central de la República

Saldos en cuenta corriente
bancaria
Saldos en caja de ahorro
Cheques
Moneda extranjera
Argentina.
Una cuenta corriente bancaria representa fondos depositados en un
banco de los que se puede disponer mediante la emisión de un
cheque u otro medio habilitado.
Una caja de ahorros contiene fondos depositados en un banco de
los que se puede disponer libremente. Puede estar constituida en
pesos, dólares estadounidenses u otras monedas extranjeras. Se
puede retirar los fondos cuando el cliente lo necesite, no teniendo
la posibilidad de utilizar cheques.
“Es una orden de pago pura y simple librada contra el banco, en el
cual el librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta
corriente bancaria; o está autorizado para girar en descubierto”1.
Pueden ser emitidos (propios) o recibidos por parte de terceros, los
que podrán ser cobrados, depositados o usarlos como medio de
cancelación. También, existe la clasificación de cheque común y
cheque de pago diferido.
Tenencia de divisas en poder de la organización, destinada al giro
normal del negocio, no a una inversión (Simaro y Tonelli, 2014).

Fuente: Elaboración propia.

Administración de los fondos
Desde el nacimiento de la organización, Sport 21 no realiza muchas operaciones, pero sí realizó algunas en las
que pudimos ver cambios en la composición del rubro, como el depósito de dinero en efectivo en el banco y
operaciones que implican egreso de dinero.

El dinero en efectivo y las cuentas bancarias son los activos más líquidos y, por lo tanto, más vulnerables en una
organización. Es fundamental que los entes desarrollen adecuadas medidas de planificación, gestión y control de
los fondos para evitar fraudes, minimizar riesgos y asegurar la tenencia de los fondos cuando sea necesario
(Simaro & Tonelli, 2014).

En la Tabla 4 se resumen las operaciones que generan ingresos y egresos de fondos en la empresa, muchas de
ellas originadas a partir de los ciclos de compras y ventas:
Tabla 4: Operaciones que generan ingresos y egresos de fondos en la empresa

Ingresos de fondos Egresos de fondos

Aporte de los propietarios
Cobranzas a clientes
Préstamos de entidades financieras
Subsidios del Estado
Devolución de préstamos
Pago a proveedores
Pago de sueldos
Pago de impuestos, tasas y contribuciones
Retiro de los propietarios

Fuente: elaboración propia con base en Fowler Newton, 2011.

Cuando estamos en presencia de un ingreso de fondos, debemos reflejar un aumento en la cuenta del rubro,
debitando la cuenta correspondiente. Cuando estamos en presencia de un egreso de fondos, debemos acreditar la
cuenta del rubro para reflejar la disminución. Las cuentas del rubro Caja y Bancos, al ser cuentas de activo,
poseen saldo deudor y aumentan por el debe, y disminuyen por el haber.

Existen diversas formas de registrar los ingresos y egresos de este rubro. Cada empresa lo realiza de acuerdo con
el plan de cuentas definido y dependerá del grado de detalle que requiera de acuerdo con su envergadura y la
decisión de sus dueños. Por ejemplo, en Sport 21 se define el uso de la cuenta Caja para registrar efectivo de la
Caja Central; el de la cuenta Valores que Depositar se utiliza para cheques corrientes; y el de Fondos Fijos, para
la caja chica de la empresa.
Para afianzar estos conceptos, veamos ejemplos de distintas situaciones de ingresos de fondos no incluidas en las
operaciones realizadas por Sport 21 en sus primeros meses, pero que pueden tener lugar en la empresa durante el
transcurso de los próximos:
01) Ingreso de fondos por cobranzas a clientes
En el caso de que el ingreso de fondos se fundamente en una cobranza de clientes, se acreditará el derecho a
cobrar y se debitará la cuenta contable del rubro Caja y Bancos correspondiente para mostrar el incremento de su
valor. Como la empresa Sport 21 aún no ha realizado ventas, tampoco tiene derechos a cobrar por cobrar, pero
en la Tabla 5 se muestra cómo quedarían registradas las cobranzas de clientes con distintos medios de pago:

​a) la empresa recibe el cobro en efectivo;

b) la empresa recibe un cheque al día en vez de efectivo;
c) el cliente transfiere el saldo a la cuenta corriente bancaria de la empresa.
Tabla 5: Ejemplo de registraciones de cobranzas a clientes

Caso Cuenta Debe Haber

A Caja $
 @ Clientes $
BA
B Valores que Depositar $
@ Clientes $

C Banco Cuenta Corriente $

@ Clientes $

Fuente: elaboración propia.

En todos los casos, la cuenta que disminuye es la de Clientes, ya que los saldos de sus cuentas corrientes
disminuyen o se cancelan. Pero, a pesar de ingresar fondos en todos los casos, la cuenta que se debita es distinta.
En el primer caso, el efectivo impacta en la cuenta Caja; en el segundo, en Valores que Depositar; y en el
último caso, en Banco Cuenta Corriente.
02) Ingreso de fondos por préstamo de entidades financieras

Cuando la empresa le pide un préstamo a una entidad financiera (generalmente, a bancos), esta le entrega dinero
a la empresa y pactan una fecha de devolución de dicho dinero que deberá adicionarse al monto de interés que
sumará el banco por prestarlo.
Como en este momento nos estamos enfocando solo en los ingresos de fondos, nos centraremos en el único
momento en donde un banco concede a la empresa el préstamo. Simplemente, cuando la empresa reciba el
dinero (por ejemplo, en su cuenta bancaria), deberá registrar el importe en el debe para mostrar el aumento de
dinero disponible y acreditar la cuenta que refleje el nacimiento de la deuda con la entidad financiera. El asiento
tendrá la siguiente estructura:
Tabla 6: Ejemplo de préstamos obtenidos en cuenta bancaria

Cuenta Debe Haber

Banco Nación c/c $
@ Cuenta de pasivo $

Fuente: elaboración propia.​​

03. Egreso de fondos
El rubro de Caja y Bancos es uno de activo cuyos saldos tienen naturaleza de saldo deudor. Por lo tanto, los
activos aumentan por el debe y disminuyen por el haber. En consecuencia, los egresos de fondos se registrarán
con movimientos en el haber de las cuentas del rubro. Básicamente, estamos frente a un egreso de fondos
cuando la empresa paga por bienes, servicios o impuestos, o cuando cancela sus deudas o retiran dinero los
socios. En todos los casos, se debe acreditar la cuenta del rubro de Caja y Bancos para reflejar la disminución
del saldo y debitar la cuenta de contrapartida que, generalmente, corresponderá a una disminución de deuda o
reconocimiento de un gasto de la empresa.
04. Variaciones entre cuentas contables del rubro
Dentro del rubro, podemos encontrar también transacciones que no importan un ingreso o egreso de fondos, sino
que simplemente muestran variaciones dentro del mismo rubro. Un ejemplo de esto es el depósito de los cheques
al día recibidos como cobranzas en el momento de ser depositados: lo correcto es disminuir la cuenta Valores
que Depositar, acreditándola, y debitar la cuenta Banco. En este caso, estamos frente a una variación en la
composición del rubro: en el mismo momento, aumenta uno de sus componentes y disminuye el otro.
05. Fondo Fijo
Otro de los componentes que merece un tratamiento especial es el de Fondo Fijo. Como dijimos anteriormente,
muchas empresas crean cajas chicas o fondos fijos para gastos menores, como una medida de control interno y
agilización de la operatoria.
En cuanto a estos fondos fijos, debemos reconocer tres momentos: constitución, rendición y reposición. Al
momento de constituir el Fondo Fijo, se debita la cuenta Fondo Fijo y se acredita la cuenta de Caja para
mostrar el nacimiento del Fondo Fijo y la disminución de efectivo de la Caja Central. Pero también, se podría
usar otra cuenta contable, en función del origen que tengan los fondos destinados a la caja chica. El asiento, si se
realiza la creación mediante Caja, quedará configurado como:
Tabla 7: Ejemplo de creación de Fondo Fijo

Cuenta Debe Haber

Fondo Fijo $
@ Caja $

Fuente: elaboración propia

Una vez creado, quien sea responsable de su uso, efectuará todos los pagos necesarios y resguardará todos los
comprobantes. Llegado el momento de rendir el Fondo Fijo, que podría ser mensualmente, semanalmente, etc.,
se hará la imputación contable. Cada gasto abonado con el dinero del Fondo Fijo se asienta en su cuenta
pertinente y se acredita la cuenta Fondo Fijo para asentar en qué se utilizaron los fondos (por ejemplo, pago de
fotocopias o taxis). Es igual que la contabilización de egresos de fondos, solo que se espera que los gastos sean
menores porque el Fondo Fijo tiene un monto máximo asignado de efectivo.

Y, por último, se repone el Fondo Fijo. En este caso, se vuelve a repetir la operatoria de su constitución, con la
diferencia de que solo se repone el monto gastado y rendido. Por ejemplo, si el Fondo Fijo se asigna por un
monto de $10 000 y se gastan solo $7000, la reposición es solo por los $7000. El valor del Fondo Fijo puede ser
aumentado o disminuido según la necesidad y conclusiones a las que se lleguen. En ese caso, al momento de la
reposición se asignará mayor o menor dinero.
06. Manejo de cheques y valores
Luego de una cobranza o de tener un cheque que puede ser cobrado, se lo puede depositar en una cuenta
bancaria. Es en ese momento cuando se reconoce el hecho, se obtiene alguna documentación que respalda dicha
operación y, entonces, debe contabilizarse.
Tabla 8: Ejemplo de registraciones de depósito de cheque

Cuenta Debe Haber

Banco Nación c/c $
@ Valores que depositar $

Fuente: elaboración propia.

No obstante, puede que el dinero no llegue a visualizarse en el saldo que nos indica el banco porque el cheque
fue rechazado. Son varias las causas que originan esto, entre las que se encuentran:

a) La cuenta bancaria del librador del cheque no existe, fue cerrada o no tiene saldos.
b) El cheque presenta defectos formales de elaboración o bien de la firma del librador.

Cuando se conoce esta situación, se deberá realizar el asiento pertinente. Por un lado, se registra la disminución
del saldo contable de la cuenta bancaria y, por otro, conviene dar nacimiento a la cuenta Cheques Rechazados.
Tabla 9: Ejemplo de registraciones de rechazo de cheque

Cuenta Debe Haber

Cheques rechazados $
@ Banco Nación c/c $
Fuente: elaboración propia.
Luego, se le da aviso al cliente y se registra nuevamente el crédito. El cheque, a su vez, en vez de ser depositado,
puede ser utilizado como medio de pago, constituyendo un egreso de fondos.
Procedimientos de control: arqueo, conciliación bancaria
Al finalizar sus dos primeros meses, la empresa analizada, Sport21, solo tuvo dos transacciones en la cuenta
Caja: el aporte de los propietarios ($900 000) y el depósito de dinero en el banco ($880 000). El saldo contable
de la cuenta Caja es de $20 000. No se utilizaron cuentas de cajas menores, como Fondo Fijo, ni se recibieron
cheques hasta el momento. Pero, cuando la empresa ya opera de manera habitual, las transacciones que afectan a
estas cuentas contables son numerosas y el dinero requiere un control adecuado.
Cuando llega el cierre de un período o ejercicio contable, todas las cuentas son sujetas a controles y revisiones a
los efectos de que los montos indicados en los registros contables revelen correctamente la realidad.

El arqueo de caja es el control específico que se realiza en la cuenta que acumula el dinero en efectivo. Este
control consiste en un conteo de los valores existentes al momento del cierre que luego se compara con lo
indicado en los libros contables. A partir de esta comparación, pueden surgir faltantes o sobrantes en los valores
registrados.
Es importante destacar que, para que el control sea efectivo, debe reunirse una serie de condiciones. Entre ellas,
podemos mencionar:

El encargado del arqueo no debe ser el responsable de los fondos que se vayan a arquear, ya que el control
no existe si quien controla es el controlado.
El arqueo debe realizarse luego de realizar un “corte de documentación”. El corte de documentación se
cumple con la simple anotación de cada uno de los documentos que impactan en Caja, como los recibos,
por ejemplo.
El arqueo de caja se realiza en presencia del encargado y debe abarcar la totalidad de los fondos existentes
bajo la responsabilidad de una persona. Si una persona es responsable de un Fondo Fijo y una Caja
Central, debemos arquear ambos para evitar que el responsable desvíe fondos de la Caja Central al Fondo
Fijo si solo se arquea la Caja Central, por ejemplo.
El arqueo de caja se programa con antelación.
El arqueo de caja se realiza con la frecuencia que determina la empresa, pero es conveniente, como
mínimo, realizarlo al cierre del ejercicio.
El arqueo se puede realizar en cualquier caja o Fondo Fijo, ya sea en moneda nacional o extranjera, y en
cheques, ya que consiste en la comparación entre la existencia física y el saldo contable.

Para comprender mejor este control, analicemos posibles escenarios que pueden presentarse a modo
ejemplificativo. Cabe destacar que estos escenarios no forman parte de la empresa de nuestro análisis (Sport 21).
Tabla 10: Arqueo de caja

Escenario Corresponde
Saldo contable de Caja $5000 No hay diferencia. No se realiza asiento de ajuste por el arqueo.

Conteo físico
2 billetes de $1000 = $2000
4 billetes de $500 = $2000
3 billetes de $200 = $600
4 billetes de $100 = $400
TOTAL CONTADO = $5000

Saldo contable Caja $5000 Registrar el siguiente asiento para llevar el saldo contable al saldo
 real de Caja.
Conteo físico
2 billetes de $1000 = $2000 ________________________________
4 billetes de $500 = $2000 Faltante de Caja $100
3 billetes de $200 = $600 @ Caja $100
3 billetes de $100 = $300 ________________________________
TOTAL CONTADO = $4900

Saldo contable de Caja $5000
Conteo físico
2 billetes de $1000 = $2000
4 billetes de $500 = $2000
3 billetes de $200 = $600
3 billetes de $100 = $300
TOTAL CONTADO = $4900
Y un ticket de $60 de taxi
Registrar el siguiente asiento para registrar el gasto según el ticket y
llevar el saldo contable al saldo real de Caja.
________________________________
Faltante de Caja $40
Gastos de movilidad $60
@ Caja $100
________________________________

Saldo contable de Caja $5000 Registrar el siguiente asiento para llevar el saldo contable al saldo
real de Caja.
Conteo físico
2 billetes de $1000 = $2000 ________________________________
4 billetes de $500 = $2000 Caja $100
3 billetes de $200 = $600 @ Sobrante de Caja $100
5 billetes de $100 = $500 ________________________________
TOTAL CONTADO = $5100

Saldo contable de Caja $5000
Conteo físico
2 billetes de $1000 = $2000
4 billetes de $500 = $2000
3 billetes de $200 = $600
4 billetes de $100 = $400
1 billete de $50 = $50
TOTAL CONTADO = $5050
Y un ticket de $40 de librería
Registrar el siguiente asiento para registrar el gasto según el ticket y
llevar el saldo contable al saldo real de Caja.
________________________________
Caja $50
Gastos de librería $40
@ Sobrante de Caja $90
______________________________

Fuente: elaboración propia.

Como resultado de un arqueo de efectivo en moneda nacional, puede existir un resultado negativo (faltante de
caja), un resultado positivo (sobrante de caja) o, simplemente, no encontrar diferencias entre el saldo contable y
el recuento físico. Antes del reconocimiento de este resultado, se busca la explicación de la diferencia. Muchas
veces se pueden encontrar operaciones contables registradas duplicadas o no registradas.
En el video referido a las operaciones que realizó Sport 21 durante los dos primeros meses de su vida, notamos
que la empresa lleva el registro de las operaciones que realiza con el banco y el banco lleva sus propios registros.
El resumen de los registros de operaciones del banco se denomina Resumen Bancario o Extracto Bancario. Es
habitual que los saldos, a una fecha determinada de ambas entidades (empresa y banco), no coincidan. Y es
entonces cuando es necesario conocer el procedimiento de control que toda empresa debe realizar, llamado
conciliación bancaria. La conciliación bancaria es el mecanismo adecuado para controlar la cuenta Banco
Cuenta Corriente, ya que se compara lo que arroja la contabilidad frente a lo que indica la entidad bancaria. Los
elementos que se necesitan para comenzar a conciliar la cuenta Banco Cuenta Corriente son:
● libro banco o libro mayor de la cuenta corriente bancaria del mes que haya que conciliar;
● Extracto Bancario emitido por la entidad financiera del mes que se vaya a conciliar;
● conciliación del mes anterior que se vaya a conciliar (Fowler Newton, 2011).
Los pasos para realizar una conciliación bancaria son:
1) Cotejar las partidas indicadas en el registro contable con el Extracto Bancario y la conciliación anterior.

2) Marcar las diferencias existentes entre los tres elementos conciliatorios.

​3) Preparar un papel de trabajo en el que se pueda comprobar la igualdad entre los saldos. Como es un papel de
trabajo, no tiene un formato preestablecido ni requisitos formales, por lo que será confeccionado por el
administrador, de tal manera que le permita cumplir el objetivo de la conciliación.
4) Identificar las diferencias temporarias y las diferencias permanentes. Las diferencias temporarias no deben
ser ajustadas, ya que —como su nombre lo indica— se corregirán con el paso del tiempo. Ejemplo de
diferencias temporarias:
● Depósitos en tránsito.
● Cheques pendientes.

​Las diferencias permanentes se deben ajustar, ya que, si así no se hiciera, quedaría la diferencia a lo largo del
tiempo. Ejemplo de diferencias permanentes:
● Notas de créditos no contabilizadas pero registradas en el banco.
● Errores contables.
Si las diferencias corresponden a errores de la entidad bancaria, se deberá realizar el reclamo correspondiente
para que el banco ajuste la cuenta, pero no se debe ajustar la contabilidad de la firma, ya que no hay error en las
registraciones realizadas.

5) Mayorizar los ajustes realizados luego de la conciliación para dejar el saldo contable correcto. Este saldo no
tiene que coincidir con el del Extracto Bancario, ya que existen diferencias transitorias que no se deben ajustar y
generan la diferencia entre la cuenta contable ya ajustada y el saldo del Extracto Bancario.
Entonces, si se parte del saldo que muestra el Extracto Bancario, el papel de trabajo consistirá en:
Tabla 11: Saldo según el Extracto Bancario

Saldo según el Extracto Bancario

Más:

Depósitos en tránsito (que ya se contabilizaron, pero el banco no lo registró

aún).
Notas de crédito bancarias contabilizadas, pero no registradas por el banco.
Notas de débito bancarias no contabilizadas, pero ya reconocidas por el
banco.
Errores contables de la organización que incrementan el saldo contable.
Errores del banco que redujeron el saldo del resumen de cuenta bancario.

Menos:

Cheques pendientes al día que fueron emitidos, pero no registrados en el

banco.
Notas de crédito no contabilizadas, pero que ya se reconocieron en el
banco.
Notas de débito contabilizadas, pero no registradas por el banco.
Errores contables de la organización que disminuyen el saldo contable.
Errores del banco que aumentaron el saldo del resumen de cuenta.

= Saldo según la contabilidad

Fuente: elaboración propia con base en Simaro y Tonelli, 2012.
Posteriormente, en un nuevo período, se volverá a hacer la conciliación bancaria y cotejará que las diferencias
transitorias ocurridas sean compensadas.

Referencias
Decreto Ley 4776/63. (1963). Régimen Jurídico del Cheque. Honorable Congreso de la Nación Argentina.
Recuperado de http://www.saij.gob.ar/legislacion/decreto_ley-nacional-4776-1963-
regimen_juridico_cheque.htm
Federación Argentina de Consejos Profesionales de Ciencias Económicas [FACPCE]. (2010). Compendio de
Resoluciones Técnicas. Recuperado de https://www.facpce.org.ar/NORMASWEB/index_argentina.php?
c=1&sc=1
Fowler Newton, E. (2011). Contabilidad básica. Buenos Aires, AR: La Ley.
Simaro, J. y Tonelli, O. (2014). Lecturas de Contabilidad Básica. Buenos Aires, AR: Omar D. Buyatti.