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PROCEDIMIENTO

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO DE LA


CALIDAD, SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL

PM 04 – Revisión 1

Confeccionó Revisó Aprobó


C.G.CALIDAD Gte Gral DIRECCION EJECUTIVA
PM 04
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INDICE

Capítulo Contenido Página


--- Carátula 1
--- Índice 2
1.0 Objetivo 4
2.0 Alcance 4
3.0 Responsables 4
4.0 Descripción 5
4.1. Sistema de Gestión de la Calidad, Seguridad y Salud 5
Ocupacional
4.2. Manual de la Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional 5
4.3. Control de los Documentos 5
4.3.1. Generalidades 5
4.3.2. Descripción de los documentos del Sistema de Gestión 5
de la calidad, seguridad y salud ocupacional
4.3.2.1 Generalidades 5
4.3.2.2 Manual de la calidad, seguridad y salud ocupacional 5
4.3.2.3 Procedimientos 6
4.3.2.4 Documentos en general 6
4.3.3. Control de los documentos de uso continuo 6
4.3.3.1 Responsabilidades, codificación, formato y revisiones 6
de los documentos de uso continuo
4.3.4. Control de los documentos de uso no continuo 9
4.3.4.1 Responsabilidades, codificación, formato y revisiones 9
de los documentos de uso no continuo
4.4. Control de los Registros 11
4.4.1. Generalidades 11
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4.4.2. Identificación y tratamiento de los registros de la 11


calidad, seguridad y salud ocupacional
5.0 Referencia a registros del sistema de gestión de la 12
calidad, seguridad y salud ocupacional
6.0 Referencia a documentos del sistema de gestión de la 12
calidad, seguridad y salud ocupacional
7.0 Control de Cambios 13
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1.0. OBJETIVO

1.1. Describir la metodología empleada para establecer, documentar y mantener el Sistema


de Gestión Integrada de la Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional de SEAN METAL
S.A., de forma que se asegure la mejora continua de la eficacia, según los requisitos de
las normas ISO 9001 y OHSAS 18001 en sus últimas versiones vigentes.

1.2. Establecer el control de los documentos del SGI para las actividades de aprobación,
revisión y actualización, identificación de los cambios y del estado de revisión actual,
disposición en los puntos de uso, legibilidad e identificación fácil de los mismos, y evitar
el uso de documentos no vigentes u obsoletos.

1.3. Establecer el control de los registros del SGI para las actividades relacionadas con la
identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y
disposición.

2.0. ALCANCE

2.1. El Alcance del Sistema de Gestión de la Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional


comprende a los procesos y actividades relativas definidos en el Capítulo 2 del Manual
de la Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional.

2.2. El alcance del control de los documentos queda establecido para los de Primer Nivel
(Manual del SGI), Segundo Nivel (Procedimientos) y Tercer Nivel (de apoyo para el
Sistema de Gestión). Entre estos últimos, se encuentran los de origen interno y externo.

2.3. Se incluye el tratamiento de los registros que deben establecerse y mantenerse para
demostrar la conformidad con los requisitos, así como la operación eficaz del SGI, entre
los que se encuentran los de origen interno y también los de origen externo.

3.0. RESPONSABLES

3.1. Gerente General


3.2. Gerente de Planta
3.3. Gerente de Ventas
3.4. Gerente de Obras
3.5. Gerente de Administración y Finanzas
3.6. Coordinador del SGI
3.7. Coordinador de Higiene y Seguridad
3.8. Jefe de Ingeniería
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4.0. DESCRIPCIÓN
4.1. Sistema de Gestión de la Calidad

4.1.1. El Coordinador del SGI de SEAN METAL S.A. asegura que los procesos, su
secuencia e interacción sean identificados y documentados en el Manual del SGI.

4.1.2. El Coordinador del SGI de SEAN METAL S.A. asegura que se establezcan los
criterios y métodos necesarios para asegurar el control, operación y eficacia de los
procesos, así como el seguimiento, medición y análisis de los mismos.

4.1.3. El Gerente General de SEAN METAL S.A. es responsable por implementar las
acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua
de los procesos.

4.2. Manual Integrado de la Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional

4.2.1. El Manual Integrado de la Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional incluye la


misión, la visión, los valores organizacionales, la política de la calidad, seguridad y
salud ocupacional, el alcance del sistema de gestión integrada, los detalles y
justificación de las exclusiones a las normas ISO 9001 y/u OHSAS 18001, un
cuadro con la descripción e interacciones entre los procesos y la referencia a los
procedimientos documentados establecidos.

4.2.2. Las distintas actividades y responsabilidades por la confección, revisión,


aprobación, emisión y control del Manual del SGI está involucrada en este
procedimiento.

4.3. Control de los Documentos


4.3.1. Generalidades

4.3.1.1. Los documentos del SGI que describen la política y procesos de la


empresa están definidos de acuerdo con las normas ISO 9001 y OHSAS
18001 y un criterio propio de SEAN METAL S.A.

4.3.1.2. Los documentos externos a SEAN METAL S.A. que deben ser
tenidos en cuenta para el funcionamiento del SGI tienen un tratamiento
particular que se detalla en este mismo procedimiento.

4.3.2. Descripción de los documentos del SGI


4.3.2.1. Generalidades
4.3.2.1.1. Los documentos del SGI son:
 Manual de la Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional
 Procedimientos
 Documentos en general, internos y externos

4.3.2.2. Manual de la Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional


4.3.2.2.1. Es el documento del cual se desprende el resto de los documentos.
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Contiene la misión, la visión, los valores organizacionales, la política


de la calidad, seguridad y salud ocupacional, las exclusiones a las
normas ISO 9001 y/u OHSAS 18001 y sus justificaciones, el cuadro
de procesos e interacciones, y una referencia a los procedimientos
principales del sistema.

4.3.2.3. Procedimientos
4.3.2.3.1. Son documentos que se desprenden del Manual del SGI. Contienen los
lineamientos principales del Sistema de Gestión Integrada de la
Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional de la Empresa y todos los
aspectos involucrados en los procedimientos obligatorios que
establecen las normas ISO 9001 y OHSAS 18001.

4.3.2.4. Documentos en General


4.3.2.4.1. Son documentos de origen interno y externo que contienen
metodologías y pautas específicas de trabajo.
4.3.2.4.2. Los de origen interno se desprenden de los procedimientos anteriores,
y resultan necesarios para la realización de los procesos y actividades
de la empresa. Entre los mismos se destacan los Planos, las
Instrucciones de Trabajo, Tablas, Planes o Programas, etc.
4.3.2.4.3. Los de origen externo comprende planos y/o especificaciones de los
clientes y todas aquellas normas técnicas emitidas por clientes u
organismos externos que sean de aplicación directa o se utilicen como
base para la realización de trabajos o bien para la confección de
documentos de origen interno.
4.3.2.4.4. Todos los documentos mencionados se encuentran controlados de
acuerdo a su uso, de la forma siguiente:
 Documentos de uso continuo: son descritos en una Tabla de
Control de Documentos, con los elementos necesarios para su
control.
 Documentos de uso no continuo: el caso más representativo
comprende a los planos, donde se limita su vigencia y aplicación
al número de orden de trabajo en cuestión (incluyen productos
estándar y no estándar)

4.3.3. Control de los documentos de uso continuo


4.3.3.1. Responsabilidades, codificación, formato y revisiones de los
documentos de uso continuo
4.3.3.1.1. Responsabilidades por la redacción, revisión y aprobación
4.3.3.1.1.1. Generalidades
4.3.3.1.1.1.1. Los documentos que están en soporte papel se
identifican por la firma original en tinta de los
responsables de su confección y aprobación (como
alternativa, se puede colocar un sello de “copia
controlada” y colocar una inicial en tinta). Todo impreso
que no contiene la firma en tinta o el sello de copia
controlada no es considerado documento. Quedan
exceptuados de este criterio los impresos utilizados
como presentación, folletos y otra documentación que
por sus características no pueden se firmados, aunque
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sí se trata de mantener el nivel de la revisión.


4.3.3.1.1.1.2. Las responsabilidades por la redacción o confección,
revisión y aprobación de los documentos de origen
interno se encuentran descriptas en el documento
“Tabla de Control de Documentos” (DG-01).
4.3.3.1.1.1.3. Para los documentos de origen externo la única
responsabilidad aplicable es la de aprobación o
validación de uso en la empresa, la cual figura también
en el documento mencionado.
4.3.3.1.1.1.4. Cuando es necesario llevar a cabo un cambio en los
documentos, se respetan las mismas responsabilidades
indicadas en la “Tabla de Control de Documentos”.
4.3.3.1.1.1.5. Los lineamientos anteriores relativos a las funciones
que deben intervenir en la redacción, revisión y
aprobación son aplicables también para el caso de
documentos en soporte informático, confeccionado con
aplicaciones tales como Word, Excel, etc.
4.3.3.1.1.1.6. Los documentos informáticos son protegidos contra
escritura involuntaria o no autorizada (generalmente los
métodos empleados son el grabado como “solo lectura” y
los archivos PDF).

4.3.3.1.2. Responsabilidades de la distribución de los documentos


4.3.3.1.2.1. Generalidades
4.3.3.1.2.1.1. La distribución de los documentos del SGI es
responsabilidad de la función indicada en la “Tabla de
Control de Documentos” (DG-01). Esta responsabilidad
es aplicable a documentos de origen interno y externo y,
tanto a los que tienen soporte en papel como
informático.
4.3.3.1.2.1.2. Se indica en la “Tabla de Control de Documentos” (DG-
01) las funciones que deben recibir el documento en
soporte papel o tener posibilidad de acceso a los
mismos si el documento se encuentra en soporte
informático.

4.3.3.1.2.2. Distribución en soporte papel


4.3.3.1.2.2.1. En el momento de entregar un documento nuevo o
modificado, la persona que realiza esta actividad es
responsable además, de retirar los obsoletos y
destruirlos.
4.3.3.1.2.2.2. El responsable de la distribución se encarga de dejar
una copia del documento obsoleto para una posible
consulta dentro de una carpeta con una inscripción que
los identifica dentro de este estado, y alejada de los
documentos en vigencia.
4.3.3.1.2.2.3. La distribución de los documentos en soporte papel se
registra en el formulario “Distribución de Documentos”
(R 02).

4.3.3.1.2.3. Distribución en soporte informático


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4.3.3.1.2.3.1. Esta actividad consiste en colocar el documento en la


carpeta que corresponde a los documentos que están en
vigencia, y retirar el documento obsoleto de la misma.
4.3.3.1.2.3.2. Además se coloca el documento obsoleto en una carpeta
de documentos obsoletos para una posible consulta.
4.3.3.1.2.3.3. La notificación de la emisión de un documento
informático es por E-Mail.

4.3.3.1.3. Codificación
4.3.3.1.3.1. Documentos de origen interno
4.3.3.1.3.1.1. Los criterios de codificación son:
Manual del SGI: MC 04.2
Procedimientos del Manual: PM xx (xx: números de
acuerdo al capítulo de la norma ISO 9001)
Demás documentos del SGI: DG xx (xx: números
correlativos). Particularmente se pueden agrupar
documentos similares anteponiendo una letra a los
números (ejemplo: perfil de puesto DGP 01, donde la
letra “P” indica que es un perfil de puesto)

4.3.3.1.3.2. Documentos de origen externo


4.3.3.1.3.2.1. Los criterios de codificación son:
Se mantiene el código original. De no existir se lo
identifica por su título.

4.3.3.1.4. Formato
4.3.3.1.4.1. Formato de documentos de origen interno
4.3.3.1.4.1.1. A fin de darle flexibilidad al sistema documental no se
establecen formatos estándares. No obstante esto, y
para que el personal se familiarice con un estilo, se
trata de confeccionarlos de manera tal que su estética y
estructura resulten lo más homogéneos posible para un
mismo tipo de documento.

4.3.3.1.4.2. Formato de documentos de origen externo


4.3.3.1.4.2.1. Los documentos externos ya están estructurados a su
estilo particular.

4.3.3.1.5. Revisiones de los documentos


4.3.3.1.5.1. Documentos internos
4.3.3.1.5.1.1. El estado de revisión de los documentos está indicado
con un número correlativo que comienza del cero. La
fecha de cada revisión se encuentra detallada en el
“Control de Cambios” que figura en cada documento.
4.3.3.1.5.1.2. No podrá utilizarse un documento cuyo número de
revisión haya sido superado por una revisión posterior.
En la “Tabla de Control de Documentos” (DG-01) se
establece el estado de revisión de todos los documentos,
de forma tal que se pueda consultar su vigencia.
4.3.3.1.5.1.3. La fecha en que entran en vigencia los documentos
coincide con la indicada en la revisión correspondiente.
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Para el caso particular de documentos informáticos que


no posean este campo, se toma a la fecha en que se
efectuó la grabación del archivo como fecha de entrada
en vigencia.

4.3.3.1.5.2. Documentos externos


4.3.3.1.5.2.1. En general, el número de revisión o la fecha en que se
produjo es propia de los mismos (caso contrario se le
asigna una). En la “Tabla de Control de Documentos”
(DG-01) se establece el estado de revisión de todos los
documentos, de forma tal que cualquier persona pueda
consultar su vigencia.
4.3.3.1.5.2.2. En el caso que existan normas externas, se establece
una revisión semestral para controlar su vigencia, la
que se llevará a cabo utilizando los medios que se
consideren adecuados (por ejemplo: Internet, consultas
a organismos emisores, etc.), y de acuerdo a esta
revisión se actualizarán los documentos.
4.3.3.1.5.2.3. Como evidencia se realiza una revisión de la Tabla de
Control de Documentos, aunque no haya cambios.
4.3.3.1.5.2.4. Los documentos de origen externo tales como planos y
especificaciones de clientes son aplicables a trabajos
específicos y sirven de base para confeccionar listas de
componentes y planos de detalle. Estos documentos
quedan en oficina técnica archivados dentro de la
carpeta de la orden de trabajo o pedido y no se
distribuyen, mientras que la vigencia se limita a la
duración del trabajo específico.

4.3.4. Control de los documentos de uso no continuo


4.3.4.1. Responsabilidades, codificación, formato y revisiones de los
documentos de uso no continuo
4.3.4.1.1. Responsabilidades por la redacción, revisión y aprobación
4.3.4.1.1.1. Generalidades
4.3.4.1.1.1.1. Típicamente los documentos de uso no continuo son
planos de detalle elaborados para un trabajo o pedido
específico de productos estándar y no estándar.
4.3.4.1.1.1.2. La documentación es revisada y aprobada antes de su
emisión de manera de asegurar que todas las
indicaciones estén completas (materiales a usar, cotas
de todos los elementos, tolerancias, características
críticas y otras indicaciones).

4.3.4.1.2. Responsabilidades de la distribución de los documentos


4.3.4.1.2.1. Generalidades
4.3.4.1.2.1.1. La distribución de los documentos de uso no continuo
es responsabilidad del Jefe de Ingeniería.

4.3.4.1.2.2. Distribución en soporte papel


4.3.4.1.2.2.1. Dentro del código de cada plano se puede identificar la
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orden de trabajo a la que aplica y este plano tiene


vigencia únicamente a un trabajo determinado. Una vez
concluido el trabajo deja de tener vigencia.
4.3.4.1.2.2.2. Si hubiera alguna modificación mientras está vigente la
OT se emite una revisión nueva y el Jefe de Producción
se encarga del reemplazo y de la destrucción del
obsoleto.
4.3.4.1.2.2.3. Los planos vigentes pueden ser consultados en la
carpeta correspondiente a cada orden de trabajo, ya que
en la misma cada plano tiene su revisión
correspondiente (se observa la lista y se identifica la
última versión). Estas carpetas son creadas por los
Proyectistas.
4.3.4.1.2.2.4. Cuando se distribuyen los planos, se confecciona el
formulario “Registro de Producción” (R 01), donde se
indican los datos principales (código y título de plano,
fecha de entrega y cantidad de hojas). En Ingeniería se
guarda una copia de esta distribución.
4.3.4.1.2.2.5. Si se tuviera que aplicar una norma específica y ésta es
considerada como de “uso no continuo”, se la emite
como si fuera un plano y se coloca una leyenda en la
norma que indica la validez para la OT correspondiente.

4.3.4.1.2.3. Distribución en soporte informático


4.3.4.1.2.3.1. No se realiza distribución en soporte informático. En
caso de necesitarse se envía al solicitante (cliente o
personal interno) una copia no controlada.

4.3.4.1.3. Codificación
4.3.4.1.3.1. Documentos de origen interno
4.3.4.1.3.1.1. Los planos se codifican de la forma siguiente:
SM – Nº OT – Nº correlativo para cada plano - Revisión

4.3.4.1.3.2. Documentos de origen externo


4.3.4.1.3.2.1. Este caso es el de planos y especificaciones recibidas de
los clientes y para ellos el criterio empleado es mantener
el código y descripción que figura en los mismos.
4.3.4.1.3.2.2. También puede tratarse de normas, en cuyo caso se
mantiene el código original.

4.3.4.1.4. Formato
4.3.4.1.4.1. Formato de documentos de origen interno
4.3.4.1.4.1.1. También en este caso, a fin de darle flexibilidad al
sistema documental no se establecen formatos
estándares de manera obligatoria, pero para que el
personal se familiarice con un estilo, se trata de
confeccionarlos de manera tal que su estética y
estructura resulten lo más homogéneos posible para un
mismo tipo de documento.

4.3.4.1.4.2. Formato de documentos de origen externo


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4.3.4.1.4.2.1. Los documentos externos ya están estructurados a su


estilo particular.

4.3.4.1.5. Revisiones de los documentos


4.3.4.1.5.1. Documentos internos
4.3.4.1.5.1.1. El estado de revisión de los documentos queda indicado
con un número, comenzando del cero. En el control de
cambios se identifica la fecha de cada revisión.

4.3.4.1.5.2. Documentos externos


4.3.4.1.5.2.1. Los planos o especificaciones de los clientes
generalmente contienen una fecha de realización o una
revisión que se indica con letras y/o números.
4.3.4.1.5.2.2. En el caso de no poseerla, se le sugiere al cliente
alguna forma de identificación del estado de revisión. Si
el cliente no aceptara la sugerencia, se lo puede
identificar por la fecha en que se recibió el pedido o con
el número de pedido.

4.4. Control de los Registros


4.4.1. Generalidades
4.4.1.1. Los registros de la calidad son un tipo particular de documento del
SGI que generalmente surge de la aplicación de formularios en blanco
(cuando se utiliza un soporte en papel) y tienen un formato pre-determinado.
Se utilizan para demostrar la conformidad con los requisitos establecidos por
los procedimientos y documentos del sistema y para demostrar la eficacia de
los procesos.

4.4.1.2. Pueden implementarse otros registros, que no tengan un formato


pre-determinado, pero que se asegura la validez de los datos a volcar en los
mismos a través de indicaciones de procedimientos o documentos específicos,
o también mediante las validaciones de campos informáticos.

4.4.2. Identificación y tratamiento de los Registros del SGI


4.4.2.1. La responsabilidad por la identificación de los registros del SGI
necesarios para demostrar conformidad con los requisitos y la operación
eficaz del SGI es del Coordinador del SGI.

4.4.2.2. Las responsabilidades por la confección, distribución de copias,


disposición de los registros se encuentran indicadas en una “Tabla de Control
de Registros”. En dicha tabla se establece la codificación, el documento de
referencia, la disposición final, el tiempo de retención, el tipo de soporte y el
estado de revisión.

4.4.2.3. Hay algunas situaciones donde no resulta aplicable alguno o


varios de los conceptos anteriores, por ejemplo la codificación y también el
estado de revisión carecen de sentido si el registro está confeccionado por un
tercero, como sucede por ejemplo con los remitos, informes y facturas de
proveedores.
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4.4.2.4. Los archivos informáticos son conservados mediante la realización


de copias de seguridad, de la siguiente forma:
 Información del Sistema Informático Administrativo, Contable y de
Producción “Forest”, directorios de cada área de la empresa que se
encuentra en el servidor, y todos las carpetas que se encuentran en “mis
documentos” de cada PC: a través de un back up automático realizado
con una frecuencia diaria donde se resguarda la información sensible de
bases de datos en un segundo disco del servidor. Se conservan siempre
las últimas 5 copias (diariamente se va “pisando” la más antigua).

 De manera adicional, se realiza una copia semanal del back up en un


disco externo y este disco es conservado fuera de la empresa por el
Gerente de Ventas.

4.4.2.5. La responsabilidad por la realización de las copias de seguridad


con las frecuencias y de la forma establecida es del Gerente de
Administración y Finanzas.

4.4.2.6. Los registros en soporte papel serán almacenados ordenadamente


en archivos y/o carpetas de manera que se facilite la búsqueda. El
responsable de esta actividad es el mismo que se encarga de su archivo (ver
“Tabla de Control de los Registros”).

4.4.2.7. La recuperación de los archivos informáticos es responsabilidad


del Gerente de Administración y Finanzas, tarea que realiza desde las copias
de seguridad trasladando los archivos que se hayan perdido desde los medios
electrónicos correspondientes mediante la aplicación de las funciones del
explorador del sistema operativo o cualquier otro programa que sirva para tal
fin.

4.4.2.8. La recuperación de los archivos en soporte papel es


responsabilidad del mismo que se encarga de su archivo, tarea que se realiza
teniendo en cuenta los lugares de archivo definidos en la “Tabla de Control de
Registros”

4.4.2.9. La protección de las copias de seguridad que se realizan de


acuerdo a la frecuencia y responsables definidos previamente, es asegurada
mediante la colocación de los medios electrónicos en un lugar seco, lejos del
calor y de fuentes magnéticas.

4.4.2.10. La protección de los registros en papel es asegurada por el


responsable de su archivo mediante la ubicación de carpetas y archivos en
lugares apropiados que garanticen su integridad, recuperación y legibilidad.

5.0. REFERENCIA A REGISTROS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA


CALIDAD
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5.1. Registro de “Distribución de Documentos” (R 02)


5.2. “Registro de Producción” (R 01)

6.0. REFERENCIA A DOCUMENTOS DEL SGI

6.1. Norma ISO 9001


6.2. Norma OHSAS 18001
6.3. Manual de la Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional (MC 04.2)
6.4. Tabla de Control de Documentos (DG-01)
6.5. Tabla de Control de Registros (DG-03)
6.6. Documentos de origen externo (incluidos en la Tabla de Control de Documentos)

7.0. CONTROL DE CAMBIOS

Revisión Fecha Detalle de cambios

0 01-09-2010 Emisión

1 16-02-2012 Integración Normas ISO 9001 y OHSAS 18001

FIN DEL DOCUMENTO

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