Module 9

Project Communications Management

PM (Project Management)

Centro de Excelencia en Tecnologías de la Informática

Esp. Gabriela Velázquez

TEMARIO
- Communications
- Planning Communications
Management
- Managing Communications
- Controlling Communications
Comunicación
Esencial que los miembros del grupo se comuniquen
efectiva y eficientemente entre sí y con otras partes
intervinientes / interesadas del proyecto

La buena comunicación ayuda a la cohesión del

grupo. Entendemos fortalezas, motivaciones y
debilidades de los otros integrantes.
Gestión de las comunicaciones del
proyecto
La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos requeridos para asegurar que:

- la planificación
- recopilación
- creación
- distribución
- almacenamiento
- recuperación
- gestión
- control
- monitoreo
- y disposición final de la información del proyecto

sean oportunos y adecuados

Gestión de las comunicaciones del
proyecto

Los directores de proyecto emplean la mayor parte de su tiempo

comunicándose con los miembros del equipo y otros interesados en el
proyecto, tanto internos como externos a la misma
Gestión de las comunicaciones del
proyecto

Una comunicación eficaz crea un puente entre diferentes interesados

que pueden tener diferentes antecedentes culturales y
organizacionales, diferentes niveles de experiencia, y diferentes
perspectivas e intereses, lo cual impacta o influye en la ejecución o
resultado del proyecto
Qué comunicamos
Intercambio del status de su trabajo

Decisiones de diseño

Cambios en definiciones previas

Resolución de problemas que surgen, con otros integrantes del

proyecto
Qué comunicamos

Informe de cambios:
• En el proyecto
• En lo planificado
• En el equipo
• En entregas o hitos
Canales de comunicación
Llamadas /
Cara a cara Correo electrónico
Videollamadas

Documentos formales
(compartidos online o Grupos de Mensajería Wikis y Foros
no)

Redes Sociales
Herramientas de Colaboración
Trello

Google Suite / Office Online (documentos compartidos)

Jira

Confluence

Wikis
Herramientas de Comunicación
Interna
•Grupos de Telegram

•Grupos de WhatsApp

•Canales de Slack

•Chat de Google

•Chat Internos
 ¿Para qué
sirve mejor DISCUTAMOS ENTRE

cada
TODOS!

herramienta?
Minutas
Las minutas son el recurso Proporcionan una descripción
escrito de una reunión de los presentes, la fecha y
lugar, los planteamientos o
temas tratados, las respuestas
de cada uno de los asistentes,
el detalle de las conclusiones
arribadas, definiciones y/o
decisiones tomadas
También suele hacerse un
punteo de los próximos pasos
(responsables, compromisos,
fechas)
Deja asentado en un
documento toda la información
que se revisó en la reunión y
los acuerdos a los que se
llegaron, permitiendo dar un
mejor seguimiento
(trazabilidad) a las acciones
derivadas de la reunión
Minutas
Permite saber que se trato en la reunión para aquellos que no pudieron asistir
o se retiraron antes

Se debe ir tomando notas de la reunión. Se puede solicitar permiso para

grabar

Luego de finalizada la reunión y la minuta se debe enviar a todos los

participantes e interesados, de manera de que confirmen que están de
acuerdo con su contenido

Es un documento valido para respaldar decisiones en los proyectos (un

buen recurso para evitar malos entendidos)
Minutas
Planificar la Gestión de las
Comunicaciones
Busca desarrollar un enfoque y un plan adecuados para las comunicaciones
del proyecto sobre la base de las necesidades y requisitos de información de
los interesados y de los activos de la organización disponibles

Identifica y documenta el enfoque a utilizar para comunicarse con los

interesados de la manera más eficaz y eficiente
Planificar la Gestión de las
Comunicaciones

Una planificación incorrecta de las comunicaciones puede dar lugar a

problemas tales como demoras en la entrega de mensajes, comunicación
de información a la audiencia equivocada, o comunicación insuficiente
con los interesados y mala interpretación o comprensión del mensaje
transmitido
Planificar la Gestión de las
Comunicaciones
➔ En la mayoría de los proyectos, la planificación de las comunicaciones se realiza de forma
muy temprana

➔ Esto permite la asignación de los recursos adecuados, tales como tiempo y

presupuesto, a las actividades de comunicación

➔ Una comunicación eficaz significa que la información se suministra en el formato

adecuado, en el momento preciso, a la audiencia correcta y con el impacto deseado

➔ Una comunicación eficiente implica proporcionar exclusivamente la información

necesaria
Planificar la Gestión de las
Comunicaciones
➔ Durante este proceso se han de tener en cuenta y documentar
adecuadamente los métodos de almacenamiento, recuperación y
disposición final de la información del proyecto

➔ Los resultados del proceso Planificar la Gestión de las Comunicaciones

deben revisarse con regularidad a lo largo del proyecto y modificarse
según sea necesario para asegurar la continuidad de su aplicabilidad
Planificar la Gestión de las
Comunicaciones
Algunas consideraciones importantes:

• Quién necesita qué información y quién está autorizado para acceder a ella
• Cuándo van a necesitar la información
• Dónde se debe almacenar la información
• En qué formato se debe almacenar la información
• Cómo se puede recuperar la información
• Si es necesario tener en cuenta zonas horarias, barreras de idioma y consideraciones
interculturales
 Gestionar las comunicaciones
➔ Proceso de crear, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar y
realizar la disposición final de la información del proyecto de
acuerdo con el plan de gestión de las comunicaciones

➔ Procura asegurar que la información que se comunica a los

interesados del proyecto haya sido generada
adecuadamente, recibida y comprendida
Gestionar las comunicaciones
Las técnicas y consideraciones para conseguir una gestión eficaz de las comunicaciones
incluyen, entre otras:

• Modelos emisor-receptor. Incorporar ciclos de retroalimentación para proporcionar

oportunidades de interacción/participación y eliminar barreras de comunicación

• Elección del medio. Descripción precisa de las situaciones en las que es preferible una
comunicación escrita u oral, cuándo escribir un memorando informal o un informe
formal, y cuándo comunicarse cara a cara o por correo electrónico

• Estilo de redacción. selección de palabras. Evitar lo imperativo por ej.

Gestionar las comunicaciones
• Técnicas de gestión de reuniones. Preparar una agenda y abordar los conflictos

• Técnicas de presentación. Conciencia del impacto del lenguaje corporal y el diseño

de ayudas visuales

• Técnicas de facilitación. Construir el consenso y superar los obstáculos

• Técnicas de escucha. Escucha activa (captar, aclarar y confirmar comprensión) y

eliminación de barreras que afectan negativamente a la comprensión
 Controlar las comunicaciones
➔ El proceso de monitorear y controlar las comunicaciones a lo largo
de todo el ciclo de vida del proyecto para asegurar que se satisfagan
las necesidades de información de los interesados del proyecto

➔ El impacto y las repercusiones de las comunicaciones del proyecto

deben evaluarse y controlarse cuidadosamente para asegurar que se
entrega el mensaje adecuado a la audiencia adecuada en el
momento adecuado
Actividades de comunicación
• Interna (dentro del proyecto) y externa (cliente, proveedores, otros
proyectos organizaciones, el público)
• Formal (informes, actas, instrucciones) e informal (correos electrónicos,
memorandos, grupos)
• Vertical (hacia arriba y hacia abajo dentro de la organización) y horizontal
(entre pares)
• Oficial (boletines, informe anual) y no oficial (comunicaciones
extraoficiales)
• Escrita y oral, y verbal (inflexiones de voz) y no verbal (lenguaje corporal)
Habilidades de comunicación
• Escuchar de manera activa y eficaz

• Cuestionar y examinar ideas y situaciones para garantizar una mejor

comprensión
Habilidades de comunicación

• Investigar los hechos para identificar o confirmar información

• Investigar y gestionar expectativas

• Persuadir a una persona, a un equipo o a una organización para

llevar a cabo una acción
Habilidades de comunicación
• Motivar para proporcionar estímulo y confianza

• Orientar para mejorar el desempeño y alcanzar los resultados deseados

• Negociar para lograr acuerdos mutuamente aceptables entre partes

• Resolver conflictos para prevenir impactos negativos

• Resumir, recapitular e identificar los próximos pasos

ACTIVIDADES

Defina un plan de comunicación donde se tengan en

cuenta todos los conceptos vistos en este módulo
MATERIAL DE APOYO

- Material de la clase

- Bibliografia recomendada
Bibliografía Recomendada
•Ingeniería de Software Edición 9. Sommerville. Parte
4

•Ingeniería del Software. Un enfoque práctico. Edición

7. Pressman. Parte 4

•Guía del PMBOK 5ta Edición. Guía de los

fundamentos para la Dirección de Proyectos. Project
Management Institute
¿DUDAS?
¡Gracias por su
Atención!