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ADMINISTRACION DE PROYECTOS DE T.I.

II
I. Administracin de comunicaciones del
proyecto de T.I.

MTI Ninfa Diana Velzquez Santilln


Septiembre - Diciembre 2014

Objetivo
El alumno seleccionar los mecanismos de
comunicacin del proyecto de T.I., para garantizar el
flujo de informacin entre los actores

Temas

Caractersticas de los mtodos de comunicacin

Planeacin de las comunicaciones del proyecto de T.I.

Distribucin de la informacin

Administracin de las
comunicaciones del proyecto de T.I.

Incluye los procesos requeridos para garantizar que la


generacin, la recopilacin, la distribucin, el
almacenamiento, la recuperacin y la disposicin final
de la informacin del proyecto sean adecuados y
oportunos

Los directores del proyecto pasan la mayor parte del


tiempo comunicndose con los miembros del equipo y
otros interesados en el proyecto, tanto si son internos
como externos a la misma

Administracin de las
comunicaciones del proyecto de T.I.

Una comunicacin eficaz crea un puente entre los


diferentes interesados, involucrados en un proyecto,
conectando diferentes entornos culturales y
organizacionales, diferentes niveles de experiencia, y
perspectivas e intereses diversos en la ejecucin o
resultado del proyecto

Procesos de la admon. de las


comunicaciones del proyecto

Identificar a los Interesados: Es el proceso que


consiste en identificar a todas las personas u
organizaciones impactadas por el proyecto, y documentar
informacin relevante relativa a sus intereses,
participacin e impacto en el xito del mismo

Planificar las Comunicaciones: Es el proceso para


determinar las necesidades de informacin de los
interesados en el proyecto y definir cmo abordar las
comunicaciones con ellos

Procesos de la admon. de las


comunicaciones del proyecto

Distribuir la Informacin: Es el proceso de poner la


informacin relevante a disposicin de los interesados en
el proyecto, de acuerdo con el plan establecido.

Gestionar las Expectativas de los Interesados: Es el


proceso de comunicarse y trabajar en conjunto con los
interesados para satisfacer sus necesidades y abordar
los problemas conforme se presentan.

Procesos de la admon. de las


comunicaciones del proyecto

Informar el Desempeo: Es el proceso de recopilacin


y distribucin de la informacin sobre el desempeo,
incluyendo los informes de estado, las mediciones del
avance y las proyecciones.

Dimensiones de la actividad de
comunicacin

Interna (dentro del proyecto) y externa (cliente, otros


proyectos, medios de comunicacin, pblico)

Formal (informes, memorandos, instrucciones) e


Informal (correos electrnicos, conversaciones)

Vertical (hacia arriba y abajo dentro de la organizacin)


y horizontal (entre colegas)

Oficial (boletines, informe anual) y no oficial


(comunicaciones extraoficiales)

Dimensiones de la actividad de
comunicacin

Escrita y oral

Verbal y no verbal (inflexiones de voz, lenguaje


corporal).

Identificacin de interesados

Informacin de identificacin: Nombre, puesto de la


organizacin, ubicacin, rol en el proyecto, informacin
de contacto

Informacin de evaluacin: Principales requisitos,


principales expectativas, influencia potencial en el
proyecto, fase en el ciclo de vida donde el inters es
mayor

Identificacin de interesados

Clasificacin de los interesados: Interno/externo,


partidario/neutral/opositor, etc.

Planificacin de la comunicacin

El director del proyecto debe considerar la cantidad de


canales o rutas de comunicacin potenciales como un
indicador de la complejidad de las comunicaciones de
un proyecto.

La cantidad total de canales de comunicacin


potenciales es igual a n(n-1)/2, donde n representa la
cantidad de interesados

Planificacin de la comunicacin

Un componente clave de la planificacin de las


comunicaciones reales del proyecto son la
determinacin y delimitacin de quin se comunicar
con quin, y de quin recibir qu informacin.

Planificacin de la comunicacin

Entre la informacin normalmente utilizada para


determinar los requisitos de comunicacin del proyecto,
se incluyen:

Los organigramas

La organizacin del proyecto y las relaciones de


responsabilidad de los interesados

Las disciplinas, departamentos y especialidades con


implicacin en el proyecto

La logstica de cuntas personas participarn en el

Planificacin de la comunicacin

La logstica de cuntas personas participarn en el proyecto y en qu


ubicaciones

Las necesidades de informacin interna (p.ej., comunicaciones entre


diferentes organizaciones)

Las necesidades de informacin externa (p.ej., comunicaciones con


los medios, el pblico o los contratistas)

La informacin sobre los interesados proveniente del registro de


interesados y de la estrategia de gestin de los interesados

Planificacin de la comunicacin

Entre los factores que pueden afectar al proyecto, se


incluyen:

La urgencia de la necesidad de informacin. El


xito del proyecto depende de contar con
informacin actualizada frecuentemente y disponible
de inmediato, o bastara con emitir peridicamente
informes escritos?

La disponibilidad de la tecnologa. Los sistemas


con los que ya se cuenta son apropiados o las

Planificacin de la comunicacin

El personal previsto para el proyecto. Los sistemas de


comunicacin propuestos son compatibles con la experiencia y
conocimientos de los participantes del proyecto o se requiere una
capacitacin y un aprendizaje exhaustivos?

La duracin del proyecto. Es probable que la tecnologa disponible


cambie antes de la finalizacin del proyecto?

El entorno del proyecto. El equipo se rene y trabaja cara a cara o


en un entorno virtual?

Modelo de comunicacin

Los componentes del modelo son:

La codificacin. Traducir pensamientos o ideas a


un lenguaje que es comprendido por otras personas.

El mensaje y el mensaje de retroalimentacin. La


salida de la codificacin.

El medio. El mtodo utilizado para transmitir el


mensaje.

El ruido. Todo lo que interfiere con la transmisin y


comprensin del mensaje (p.ej., la distancia, la falta

Mtodos de comunicacin
Comunicacin interactiva

Entre dos o ms partes que realizan un intercambio de

informacin de tipo multidireccional. Resulta la manera


ms eficiente de asegurar entre todos los participantes
una comprensin comn acerca de temas especficos, e
incluye reuniones, llamadas telefnicas, videoconferencias

Mtodos de comunicacin
Comunicacin de tipo push

Enviada a receptores especficos que necesitan conocer


la informacin. Esto asegura la distribucin de la
informacin, pero no garantiza que efectivamente haya
llegado a la audiencia prevista ni que haya sido
comprendida.

Este tipo de comunicacin incluye las cartas, los


memorandos, los informes, los correos electrnicos, los
faxes, los correos de voz, los comunicados de prensa, etc.

Mtodos de comunicacin
Comunicacin de tipo pull

Utilizada para grandes volmenes de informacin o para


audiencias muy grandes, que requieren que los receptores
accedan al contenido de la comunicacin segn su propio
criterio.

Entre los mtodos, se incluyen los sitios intranet, el aprendizaje


virtual, los servidores de contenido, etc.

El director del proyecto decide qu mtodos de comunicacin


deben utilizarse dentro del proyecto, cmo y cundo hacerlo.

El plan de gestin proporciona

Los requisitos de comunicacin de los interesados

La informacin que debe ser comunicada, incluidos el


idioma, formato, contenido y nivel de detalle

El motivo de la distribucin de dicha informacin

El plazo y la frecuencia para la distribucin de la


informacin requerida

La persona responsable de comunicar la informacin

La persona responsable de autorizar la divulgacin de


informacin confidencial

El plan de gestin proporciona

La persona o los grupos que recibirn la informacin

Los mtodos o tecnologas utilizados para transmitir la


informacin, tales como los memorandos, el correo
electrnico y/o los comunicados de prensa

Los recursos asignados para las actividades de


comunicacin, incluidos el tiempo y el presupuesto

El proceso de escalacin, con identificacin de los plazos y la


cadena de mando (nombres) para la escalacin de aquellos
incidentes que no puedan resolverse a un nivel inferior

El plan de gestin proporciona

El mtodo para actualizar y refinar el plan de gestin de


las comunicaciones a medida que el proyecto avanza y
se desarrolla

Un glosario de la terminologa comn

Los diagramas de flujo de la informacin que circula


dentro del proyecto, los flujos de trabajo con la posible
secuencia de autorizaciones, la lista de informes y los
planes de reuniones, etc

El plan de gestin proporciona

Las restricciones en materia de comunicacin,


generalmente derivadas de una legislacin o normativa
especfica, de la tecnologa y de polticas de la
organizacin, etc.

Distribucin de informacin

Este proceso se ejecuta a lo largo de todo el ciclo de


vida del proyecto y en todos los procesos de direccin.
En este caso, el enfoque est puesto principalmente en
el proceso de ejecucin, que incluye la implementacin
del plan de gestin de las comunicaciones, as como la
respuesta a solicitudes de informacin inesperadas.

La distribucin eficaz de la informacin incluye, entre


otras, las siguientes tcnicas:

Tcnicas de distribucin de
informacin

Modelos emisor-receptor: Ciclos de retroalimentacin


y barreras a la comunicacin

Eleccin del medio: Descripcin precisa de las


situaciones en las que es preferible una comunicacin
escrita u oral, cundo escribir un memorando informal o
un informe formal, y cundo comunicarse cara a cara o
por correo electrnico

Estilo de redaccin: Voz pasiva o voz activa,


estructura de las oraciones y seleccin de palabras.

Tcnicas de distribucin de
informacin

Tcnicas de gestin de reuniones: Preparar una


agenda y abordar los conflictos

Tcnicas de presentacin: Lenguaje corporal y diseo


de soportes visuales

Tcnicas de facilitacin: Lograr el consenso y superar


los obstculos

Distribuir la informacin

Los informes de desempeo se utilizan para distribuir la


informacin sobre el estado y desempeo del proyecto;
deben estar disponibles antes de las reuniones del
proyecto y deben ser lo ms precisos y actuales posible

Las reuniones individuales y grupales, las


videoconferencias y las audio conferencias, la
mensajera instantnea y otros mtodos de
comunicacin remota son usados para distribuir la
informacin.

Herramientas para distribuir la


informacin

Documentos impresos, manuales, bases de datos


electrnicas de acceso compartido

Correo electrnico, correo de voz, telfono,


videoconferencias, sitios web

Procesos de la organizacin que


se actualizan

Notificaciones a los interesados. Informacin que


puede suministrarse a los interesados sobre incidentes
resueltos, cambios aprobados y estado general del
proyecto.

Informes del proyecto. Los informes del proyecto,


formales e informales, describen el estado del proyecto
e incluyen las lecciones aprendidas, los registros de
incidentes, los informes de cierre del proyecto y las
salidas de otras reas de conocimiento

Procesos de la organizacin que


se actualizan

Presentaciones del proyecto

Registros del proyecto Correspondencia,


memorandos, actas de reuniones y otros documentos
que describen el proyecto

Retroalimentacin de los interesados La informacin


que se recibe de los interesados, relativa a las
operaciones del proyecto, puede distribuirse y utilizarse
para modificar o mejorar el desempeo futuro del
proyecto

Procesos de la organizacin que


se actualizan

Presentaciones del proyecto

Registros del proyecto Correspondencia,


memorandos, actas de reuniones y otros documentos
que describen el proyecto

Retroalimentacin de los interesados La informacin


que se recibe de los interesados, relativa a las
operaciones del proyecto, puede distribuirse y utilizarse
para modificar o mejorar el desempeo futuro del
proyecto

Procesos de la organizacin que


se actualizan

Documentacin sobre lecciones aprendidas.


Documentacin que incluye las causas de los
incidentes, el razonamiento subyacente a la accin
correctiva elegida y otros tipos de lecciones aprendidas
sobre la distribucin de la informacin.
Las lecciones aprendidas se documentan y distribuyen
a fin de que pasen a formar parte de la base de datos
histrica tanto del proyecto como de la organizacin
ejecutante