LA GESTIÓN DEL

TIEMPO EN LOS
BUFETES
DE ABOGADOS

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Dicen que el tiempo es de los elementos de mayor valor para la
humanidad. Algunos incluso lo comparan con el oro. La Reina Isabel I
de Inglaterra decía en una de sus más célebres frases que cambiaba
todas sus posesiones por un poco más de tiempo.
Sin duda, a través de él ocurre un sinfín de acciones y su presencia permite la organización para cumplir
con las tareas. Independientemente de que a veces pareciese que se detiene o adelanta su paso, el tiempo
se traduce en 24 horas al día o lo que es equivalente a 1440 minutos, que deben ser suficientes para
atender múltiples responsabilidades.

Conscientes de que el tiempo no es un recurso ilimitado es necesario optimizarlo para aprovecharlo

de la forma más eficiente posible, sobre todo cuando se trata de ejercer profesionalmente como abogado,
tomando en cuenta que el cobro de los servicios de esta profesión suele estar vinculado también al
tiempo de trabajo invertido.

En la Guía para la gestión del tiempo en los despachos de abogados, presentada por la compañía
Wolters Kluwer, se advierte sobre los retos del sector de la abogacía en el mundo actual. Entre ellos lo
más resaltante es sobrevivir en un entorno donde lo volátil, incierto, complejo y ambiguo es una
realidad.

Este escenario requiere de una transformación en el papel del abogado de hoy en día. Los cambios
sugieren que la inversión del tiempo tiene que ser cada vez más productiva y acertada, pues la diversidad
de tareas va en ascenso.

En el contexto descrito el cambio es inminente. Y eso incluye a los despachos de abogados. Se

transforma la manera en la que los despachos se relacionan con los clientes para satisfacer sus
necesidades, cambian las exigencias del cliente y de la misma forma debe modificarse cómo los abogados
lideran sus labores.

La adaptación, la resilencia, la auto gestión, la iniciativa por el aprendizaje y el uso eficiente del
tiempo son algunas de las cualidades que deben adquirir quienes ejercen el Derecho. Entre estas
capacidades, el manejo del tiempo juega un papel decisivo pues de él depende en gran medida la
productividad en el bufete.

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¿El tiempo está bien invertido?
En ocasiones la dinámica del ritmo laboral impide evaluar
frecuentemente los procesos a través de los cuales se alcanzan
las tareas en el bufete. Habituarse a estudiar estos mecanismos
facilita su optimización y permite adecuar las labores para usar
de mejor manera el tiempo ¿Cómo se sabe que el tiempo está
siendo perfectamente empleado o por el contrario está siendo
despilfarrado?

Aquí hay algunas pistas para descubrir cuándo el tiempo no está siendo bien administrado.

• No se cuenta con orden de prioridad para atender los múltiples asuntos del despacho.

• Jornadas laborales cada vez más largas y frecuentes.

• La entrega de los trabajos y resultados no posee una fecha definida.

• El seguimiento a las tareas pendientes es inexistente.

• Convocatoria a reuniones de larga duración y poca productividad.

• Las decisiones en el bufete dependen de muchas personas, por lo que suelen tardar un tiempo
considerable en tomarse.

• La planificación de las labores, en caso de que la haya, no tiene contemplado la ocurrencia de

imprevistos.

• La atención enfocada en los asuntos “urgentes” que relentece el resto de las tareas importantes
del bufete.

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Cuestión de prioridades
Para saber cómo emplear de mejor manera el tiempo es fundamental fijar claramente el orden de
prioridades en las labores a ejecutar dentro del bufete. Por lo general, se presentan asuntos importantes y
otros urgentes en las tareas cotidianas.

El adjetivo urgente advierte un orden de atención superior que debe ser resuelta de forma inmediata.
Sin embargo, atender estas circunstancias no debería hacer retroceder la ocurrencia de los eventos de
carácter importante, que suelen tener una relevancia mayor pues contribuye a alcanzar los objetivos a
mediano y largo plazo.

Priorizar también se refiere a seleccionar cuáles de las tareas pendientes

urgentes o importantes tienen mayor valor para el bufete. Este valor no
solamente se ve representado en la cantidad de ingresos o
remuneraciones económicas que se recibirá por el tratamiento del caso,
también se refiere a la cantidad de esfuerzo a invertir para culminar con
éxito la tarea.

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Limitaciones del uso del tiempo
Algunos factores juegan a despistar de lo importante cuando se trata de ejecutar las tareas en un bufete
de abogados y en general, en cualquier puesto de trabajo. Estos son los más resaltantes:

• Poca claridad sobre el trabajo a realizar. Cuando no se tienen los elementos y conocimientos
necesarios para ejecutar una tarea, es común emplear más tiempo de lo debido en la búsqueda
del enfoque necesario para enfrentarla.

• Planificación deficiente. La desorganización no es buena aliada del tiempo. Cuando se llevan a

cabo tareas de forma desordenada pueden duplicarse los esfuerzos u obviar algunas de las
labores a realizar.

• Interrupciones por convocatorias. En algunos casos la realización frecuente y sin un sentido

productivo de reuniones y encuentros laborales termina convirtiéndose en un factor clave para
desperdiciar el valioso recurso.

• Multitareas. La excesiva carga laboral que recae sobre algunos miembros del bufete puede
propiciar la pérdida del tiempo, pues bajo el sistema de la “multitarea” se corre el riesgo de no
culminar con los procesos.

• Falta de jerarquización. El criterio para priorizar lo importante y lo urgente es decisivo para

gestionar de forma eficiente el tiempo.

• Procastinación. Postergar las tareas pendientes puede ocurrir por diversas razones. En
oportunidades se trata de respuestas a la falta de organización, sin embargo también puede
tener su origen en situaciones personales tales como la desmotivación laboral, la falta de
experticia, entre otras.

Detectar cualquiera de estos factores en el proceder del bufete es el

primer gran paso para comenzar a aprovechar el tiempo de forma
productiva. Para transformar la realidad del tiempo en las labores
dentro de un bufete de abogados es importante seguir algunas
recomendaciones.

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 Transformando la realidad del tiempo
1. Claridad ante todo. Visualizar los objetivos y las metas por cumplir es la base para poder
administrar eficientemente el tiempo. Si no se tiene conocimiento de qué tarea es la que se debe
realizar, para qué y de qué forma, es casi imposible mejorar el uso del recurso del tiempo.

Antes de enfrentar cualquier labor es necesario asegurarse de comprender la pertinencia y el

enfoque de lo que se quiere lograr. En este punto juga un especial papel protagónico la
actuación de las figuras de decisión dentro de los bufetes, pues son ellas las más capacitadas para
indicar a los demás la prioridad de las acciones a desempeñar.

2. Ubicación temporal. Una vez comprendidos los objetivos de la actividad que se debe realizar,
es necesario fijarle una fecha de culminación que permita el paso a nuevas labores.

3. Comenzar con las tareas que requieran una respuesta más rápida. Si todas requieren la
misma demanda, lo más recomendado es iniciar con aquella que resulte más compleja o que
requiera mayor inversión de tiempo.

4. Agrupa por semejanzas. Algunas tareas que traten de temas parecidos o que puedan
complementarse, pueden ser agrupadas a la hora de desarrollarlas, pues probablemente mucha
de la información que se emplee para resolver alguna de ellas, podrá ser usada en la otra.

5. Planificar siempre. Un plan bien hecho permite fluir y hacerle frente a cualquier imprevisto. A
fin de cuentas, servirá para ahorrar tiempo.

6. Llevar la cuenta. Anotar en un mismo cuaderno o espacio en línea y por orden las ocupaciones
pendientes es una buena técnica para tenerlas ubicadas y aprovechar al máximo el tiempo.

7. Directo a la fuente. Al presentar dudas referidas a cualquier tema de las asignaciones

pendientes, lo más aconsejable es contactar directamente al responsable o a quien pudiese
poseer la información requerida.

8. Guías para el orden. Si se trata de alguna tarea muy compleja donde intervienen diversos
procesos, el apoyo de mapas o guías para visualizar todo el escenario es una herramienta de
utilidad.

9. Delegar responsabilidades. Si la tarea requiere la intervención de varias personas lo más

recomendable es delegar con claridad las funciones correspondientes a cada quien, con la
intención de culminar el proyecto en el menor tiempo posible.

10. Pausas necesarias. Es cierto que se debe aprovechar cada minuto del tiempo en el
cumplimiento de las metas laborales. Sin embargo, en oportunidades es fundamental tomar
pequeños descansos que permitan refrescar los pensamientos y producir nuevas ideas.

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Fuentes consultadas

https://www.andaluciaemprende.es/wp-content/uploads/2015/02/manual-gestion-del-tiempo.pdf

https://www.entrepreneur.com/article/268870

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