Universidad Latina De Panamá

Centro De Estudios De Postgrados

Sistemas De Información Gerencial

Proyecto Final

Healthlite Yogurt Company

Estudiantes:

Abrego, Juan 8-907-2137

Cárdenas, Sujeidy 8-814-80

Martinez, Itzel 8-859-509

Pérez, Carlos 8-929-2387

Redondo, Jefferson E-8-183430

Fecha de entrega: 8 de marzo de 2024

 Índice de contenido
Introducción..................................................................................................................................... 8
I. La Organización ...................................................................................................................... 9
Misión ................................................................................................................................................ 9
Visión: ............................................................................................................................................... 9
Objetivos........................................................................................................................................... 9
Estructura organizacional: .......................................................................................................... 9
II. Ámbito del proyecto: ........................................................................................................... 10
Objetivo general: .......................................................................................................................... 10
Objetivos específicos: ................................................................................................................ 10
Descripción del proyecto ........................................................................................................... 11
Automatización ..................................................................................................................... 11
Integración ..................................................................................................................................... 11
Funcionamiento en tiempo real ................................................................................................ 11
Base de datos unificada ............................................................................................................. 11
Módulos .......................................................................................................................................... 11
Análisis de datos .......................................................................................................................... 11
Planeación: .................................................................................................................................... 12
Análisis: .......................................................................................................................................... 12
Implementación: ........................................................................................................................... 12
Entrega:........................................................................................................................................... 12
III. Sistema y Tecnología de Información que proponen de beneficio para la
organización .................................................................................................................................. 13
Módulos de la propuesta: .......................................................................................................... 13
 Objetivo de la propuesta seleccionada: ......................................................................... 14
 Mejoras que considera lograr con la propuesta: ......................................................... 14
 Caracterización de módulos: ............................................................................................ 15
 Diagrama de flujo de procesos ......................................................................................... 16
 Impacto de la propuesta de valor a nivel externo e interno: .................................... 16
Conclusión ..................................................................................................................................... 17
Bibliografía e Infografía .............................................................................................................. 18
Anexos ............................................................................................................................................ 19
20

Página | 2
 HEALTHLITE YOGURT COMPANY

Healthlite Yogurt Company es una empresa líder del cada vez más grande
mercado del yogur y productos saludables relacionados, pero está experimentando
algunos dolores agudos de crecimiento. Gracias al creciente interés en alimentos
saludables bajos en grasa y colesterol, estimulado por el envejecimiento de
personas de una época pasada, las ventas de Healthlite se han triplicado en los
últimos cinco años. Sin embargo, ahora, nuevos competidores locales que ofrecen
entrega rápida desde sus centros de producción cercanos, y precios más bajos,
están tratando de arrebatar espacio de anaquel de Healthlite, con un conjunto de
productos nuevos. Sin espacio en los anaqueles, un producto no puede venderse al
detalle en ninguna parte del mundo, y se requieren nuevos productos para expandir
el espacio en anaqueles. Healthlite necesita justificar su porción del espacio de
anaquel ante los abarroteros y está tratando de conseguir espacio adicional para
sus nuevos productos elaborados con yogur, como postres, helados y aderezos
para ensalada bajos en grasa.
Sin embargo, el reto más importante para Healthlite no han sido sus
competidores, sino la marcha del segundero del reloj. El yogur tiene una vida en
anaqueles muy corta, de días, así que debe moverse muy rápidamente.

Healthlite mantiene sus oficinas corporativas en el área central del país donde
tiene una computadora central que mantiene casi todas las principales bases de
datos de negocios. Toda la producción se efectúa en plantas procesadoras situadas
en diferentes regiones a cientos de kilómetros de la oficina central. Cada planta
tiene su propia minicomputadora, que está conectada a la computadora corporativa.
La verificación de crédito de los clientes determina la aceptación o rechazo de los
pedidos. Una vez procesados centralmente, los datos de los pedidos alimentan a
las microcomputadoras de la planta procesadora local o regional apropiada.

Healthlite tiene 20 regiones de ventas, cada una con cerca de 30

representantes de ventas y un gerente de ventas regional. La compañía cuenta con
un grupo de marketing de 12 personas en las oficinas corporativas y un director de

Página | 3
ventas y marketing para toda la empresa. Cada vendedor puede almacenar y
recuperar datos de las cuentas de los clientes que tienen asignadas, utilizando una
terminal en la oficina regional, conectada a la computadora corporativa. Los
informes de vendedores individuales (lista de pedidos, avisos de rechazo, consultas
a cuentas de informes de clientes, etc.) y de las oficinas de ventas se imprimen en
las oficinas regionales y se les envían por correo.

A veces, la única forma de obtener datos de ventas al día es que un gerente

llame por teléfono a sus subordinados y luego arme la información parte por parte.
Los datos de ventas y de gastos en publicidad y espacios en anaqueles de clientes,
dedicados a los productos de Healthlite, se mantienen manualmente en las oficinas
regionales, cada una de las cuales mantiene, a su vez, sus propios expedientes
manuales de espacio de anaquel de clientes y de campañas promocionales. La
computadora central sólo contiene archivos consolidados (resumidos), para toda la
compañía, de datos de cuentas de clientes, así como datos de pedidos y
facturación. La computadora central, que se está haciendo obsoleta, ejecuta
programas que se escribieron a principios de los años noventa.

El sistema actual para procesar pedidos requiere que los representantes de

ventas escriban pedidos en papel que se envían por correo o por fax. Cada pedido
indica la cantidad y el tipo de producto ordenado por el cliente. Cerca de cien
trabajadores de las oficinas corporativas de Healthlite abren, ordenan, capturan y
procesan 500,000 pedidos por semana. Es frecuente que los pedidos se retrasen si
las máquinas de fax tienen desperfectos. Esta información de pedidos se transmite
cada noche, de la computadora central a una minicomputadora, en cada una de las
plantas procesadoras de Healthlite. Este pedido diario especifica la demanda total
de yogur y productos derivados para cada centro procesador. Así, el centro
procesador produce la cantidad y el tipo de yogur y derivados que se ordenó, y luego
embarca los pedidos. Los gerentes de embarque de los centros procesadores
asignan los embarques a diversos transportistas, quienes entregan el producto a
bodegas receptoras, situadas en las regiones.

Página | 4
 El rápido crecimiento, estimulado por la imagen de “salud” de Healthlite y por
la diversificación con nuevos productos elaborados con yogur, está sometiendo a
presiones a los sistemas de información actuales de la compañía. A mediados de
1999, el crecimiento en el número de productos nuevos y en las ventas había
llegado al punto en que Healthlite estaba imprimiendo nuevos formatos de pedido
para la fuerza de ventas cada semana. La compañía se estaba ahogando en papel.
Para cada pedido, un representante de venta llenaba al menos dos formatos por
cada cuenta, y alguno de los representantes tienen más de 80 clientes.

Bajo este diluvio de papel, el procesamiento de pedido sufría cada vez más
retrasos. Puesto que el yogur es un producto alimenticio fresco, no pude
mantenerse mucho tiempo en inventarios. Sin embargo, Healthlite estaba teniendo
problemas para embarcar la mercancía correcta, a los lugares correctos, a tiempo:
estaba tardando entre cuatro a catorce días para procesar y embarcar un pedido.
Además, la compañía encontró discrepancias contables de varios miles de dólares
al año entre la fuerza de ventas y la oficina central.

La comunicación entre gerentes y representantes de ventas se ha efectuado

primordialmente a través de correo o teléfono. Por ejemplo, los gerentes de ventas
regionales tienen que enviar a los representantes de ventas cartas con anuncios de
campañas promocionales o descuentos de precios. Los representantes de ventas
tienen que redactar sus informes mensuales de visitas de ventas y luego enviar por
correo esta información a la oficina central.

Healthlite está considerando nuevas soluciones es sistemas de información.

En primer lugar, quisiera resolver la crisis actual en la captura de pedidos nuevos.
La gerencia también quiere sacar más jugo a los sistemas de información para
apoyar las actividades de ventas y marketing, y aprovechar las nuevas tecnologías
de información basadas en Web. En particular, la gerencia quiere un sitio Web
orientado a ventas que ayude a promover los productos, pero no sabe bien cómo
esto puede encajar en la labor de ventas. La gerencia quiere saber cómo estas
nuevas tecnologías pueden ayudar a los abarroteros o tiendas locales y a las
grandes cadenas que venden el producto al consumidor.

Página | 5
 La alta gerencia está preparada para hacer una inversión sustancial en un
plan para rescatar los sistemas y las operaciones de negocios de la compañía. Sin
embargo, la gerencia espera que habrá cierta reducción en el número de
representantes de ventas, una vez que entren en funciones los nuevos y más
eficaces sistemas, lo cual ayudará a pagar la inversión en sistemas. Aunque la alta
gerencia quiere que la compañía despliegue sistemas modernos, no quiere
experimentar con tecnologías nuevas y sólo se siente cómoda usando aquellas que
han demostrado ser útiles en aplicaciones del mundo real.

Sistemas de Información de ventas y marketing: antecedentes

Las actividades de ventas y marketing son vitales para la operación de cualquier

negocio. Es necesario procesar pedidos y relacionarlos con la producción y los
inventarios. Las ventas de productos en los mercados existentes se deben
monitorear, y hay que desarrollar productos nuevos para mercados nuevos. La
compañía debe ser capaz de responder a los rápidos cambios en las demandas del
mercado, la proliferación de productos nuevos y de competidores, el acortamiento
de la vida de los productos, los cambios en los gustos de los consumidores y las
nuevas disposiciones del gobierno.

Las compañías necesitan información de ventas y marketing para planear

productos, tomar decisiones de precios, diseñar campañas publicitarias y de
promoción, pronosticar el potencial del mercado para productos nuevos y
existentes, y determinar canales de distribución de los productos y servicios.

La función de ventas de un negocio típico captura y procesa pedidos de clientes, y

produce facturas para los clientes y datos para inventarios y producción.

Los datos de la captura de pedidos también se usan en el sistema de cuentas por

cobrar de la compañía y en los sistemas de inventarios y producción. El sistema
de planificación de producción, por ejemplo, prepara sus planes de producción
diarios, con base en las ventas del día anterior. El número y el tipo de productos
vendidos determinará cuantas unidades hay que producir y cuándo.

Página | 6
Los gerentes de ventas necesitan información para planear y monitorear el
desempeño de la fuerza de ventas. La gerencia también necesita información
acerca del desempeño de productos específicos, líneas de productos o marcas. La
información de precios, ingresos, costo y crecimiento puede apoyar las decisiones
en materia de precios, la evaluación del desempeño de los productos actuales y la
predicción del desempeño de productos futuros.

A partir de los datos básicos de ventas y facturación, la compañía puede producir

diversos informes con valiosa información que guiará la labor de ventas y marketing.
Cada semana, mes o año, es posible reunir información acerca de los expendios o
empresas que más pedidos hacen, el monto medio de los pedidos, qué productos
se mueven con mayor lentitud y rapidez, qué vendedores venden más y cuáles
menos, qué áreas geográficas compran mayor cantidad de un producto dado, y
cómo son las ventas actuales de un producto en comparación con el año anterior.

Página | 7
 Introducción

La capacidad y eficiencia para operar una empresa se vuelve crucial con el paso
del tiempo y este determina si lograra tener éxito a un largo plazo dentro de cualquier
compañía.

Este trabajo tiene la finalidad de integrar de forma ágil y eficiente un proyecto de

transformación digital para Healthlite Yogurt una empresa de productos lácteos
saludables que agilicen los procesos internos y fortalezcan las actividades en ventas
y marketing del producto.

Los principales competidores de Healthlite están ocupando más espacio en los

estantes al lanzar nuevos productos a precios bajos. La empresa ha lanzado nuevos
productos de yogurt con los cuales espera ganar más terreno en el mercado.

Todas las computadoras debían estar conectadas a terminales regionales, que a su

vez estaban conectadas a un mainframe central que albergaba toda la información
relacionada con el cliente y la facturación, perdiendo tiempo en cualquier consulta
o procesamiento.

Los vendedores tienen que ir directamente a las oficinas regionales para obtener
cualquier tipo de información del cliente, ya que no es fácil para el sistema realizar
consultas a menos que las computadoras estén conectadas a la oficina central.

Gran parte de la información de la empresa no se encuentra en el sistema, sino que

se procesa manualmente. Los gastos de venta, la publicidad y el espacio en los
estantes son parte de la información que se almacena físicamente en las oficinas
regionales, lo que genera mucho consumo de papel.

El yogurt es un producto lácteo que es fresco, por lo que debe consumirse en un

tiempo corto para que siga estando fresco. El hecho de que el procesamiento y el
envío del pedido tarde entre 4 días

Página | 8
 Desarrollo

I. La Organización

Misión
Proporcionar las tecnologías más innovadoras a medida de las necesidades
empresariales, con el objetivo de incrementar su competitividad y productividad.

Visión:
Queremos estar comprometidos con los problemas de nuestros clientes de forma
transparente y eficaz para convertirnos en su socio de confianza. En nuestra visión
queremos ser una empresa de referencia, que camina con el cambio de la
tecnología

Objetivos
 Innovación constante
 Desarrollo de productos de calidad
 Expansión de mercado
 Satisfacción del cliente
 Rentabilidad sostenible

Estructura organizacional:

Página | 9
 II. Ámbito del proyecto:
Optimizar principalmente sus debilidades respecto a:

 Descentralización de sistema de información en regionales y áreas

corporativas
 Datos de ventas y gastos manuales
 Atrasos en sus pedidos
 Oferta de productos en página web.
 Reportes internos manuales con procesos nocturnos.
 Falta de informes gerenciales con información preliminar del negocio.
 Programa obsoleto con leguaje no adaptable a las necesidades del mercado
actual.

Objetivo general:
Presenta una propuesta innovadora para la empresa para poder solucionar las
principales debilidades respecto a la gestión de ventas descentralizada y alta
manualidad, gestión contable y financiera, desarrollar un modelo de informes
ejecutivos adecuados a las necesidades del negocio, así mismo la actualización con
un sistema a la vanguardia de las nuevas tecnologías y adaptable a los servicios
del negocio, mejorar su comercialización de productos y canal de ventas por medio
de una página Web.

Objetivos específicos:
 Crear una página web con el de aumentar sus ventas y comercialización de
nuevos productos.
 Desarrollar un sistema ERP que contenga módulos como mínimo para la
Gestión administrativa, contable y financiera, compras, ventas y clientes.
 Desarrollar un sistema informacional de análisis de negocio (Business
Inteligente) SIG.
 Actualizar el sistema obsoleto de la empresa para que este a la vanguardia
de las nuevas tecnologías para interrelacionarse con nuevos lenguajes de
programación.

Página | 10
Descripción del proyecto
Automatización
El ERP para automatizar las tareas de todas las áreas de tu empresa, ya sea
finanzas y facturación, suministros, operaciones, etc. de modo que facilite el trabajo,
optimice procesos y ahorre tiempo en la realización de las tareas.

Integración
El sistema integral ERP realizará la gestión de recursos empresariales y será capaz
de integrarse junto a otros programas de gestión o de asistencia que ya se usen
dentro de tu organización.

Funcionamiento en tiempo real

En la actualidad, el trabajo en conjunto requiere de un programa cloud. Un software
administrativo online permitirá que varios usuarios puedan realizar las tareas
asignadas al mismo tiempo. Además, el programa almacenará la información en
tiempo real y mostrará los datos de forma simultánea.

Base de datos unificada

Un sistema de gestión administrativa va a poseer una amplia base de datos, que se
conecta con otros servidores de manera única, el mejor software ERP será capaz
de ordenar y categorizar toda la información de manera eficiente.

Módulos
Posee diferentes módulos que deben optimizar cada aspecto de la organización.

Análisis de datos
Un software SIG capaz de analizar y procesar datos en tiempo real y manera
concisa. Podrás obtener reportes de todo tipo e informes periódicos, el sistema de
gestión empresarial te ayudará a una rápida toma de decisiones gracias a sus
análisis inteligentes.

Página WEB:

Página | 11
Planeación:
En esta fase determinamos los objetivos generales, recursos y tiempo necesario
para llevar a cabo el proyecto.

Análisis:
En esta fase estudiamos quienes son tus usuarios y que requisitos técnicos tendrá
tu sitio web. Interfaces, medios de pago etc.

Implementación:
En esta fase construimos tu sitio web, según las opciones socializadas en la fase
de análisis y con los recursos y tiempos que estableceremos en la fase de
planeación.

Entrega:
Entrega de la página web de acuerdo con las condiciones establecidas en el
proyecto.

Página | 12
 III. Sistema y Tecnología de Información que proponen de beneficio
para la organización

Hemos escogido un ERP:

Con los siguientes modulo para mejorar los procesos, sistemas de la empresa, sin
tener en cuenta en esta propuesta el módulo de marketing y CRM

Módulos de la propuesta:
 Gestión financiera y contable.
 Recursos Humanos.
 Inventarios y gestión
 Reporting (SIG)
 Planificación y gestión
 Producción y distribución.

 Descripción de la propuesta

La propuesta es implementar un sistema ERP que integre todas las funciones y

procesos de la empresa Healthlite Yogurt Company en una sola plataforma. Este
ERP estará diseñado para abordar las necesidades específicas de la compañía,
desde la captura de pedidos hasta la gestión de inventarios, ventas y marketing.

Página | 13
  Objetivo de la propuesta seleccionada:
El objetivo principal es mejorar la eficiencia y la precisión en todos los aspectos de
las operaciones comerciales de Healthlite. El ERP proporcionará una visión
completa y en tiempo real de las actividades de ventas y marketing, lo que permitirá
una toma de decisiones más informada y oportuna. Además, la implementación de
un sistema ERP ayudará a reducir los retrasos en el procesamiento de pedidos,
minimizar las discrepancias contables y mejorar la comunicación y colaboración
entre departamentos.

Nuestra propuesta tiene como objetivo la integración efectiva de la información

generada por las diversas oficinas regionales, con el propósito de unificar criterios.
La descentralización geográfica de las oficinas regionales puede derivar en
inconvenientes temporales en los procesos y malentendidos, entre otros desafíos.
Buscamos evitar estas problemáticas mediante la implementación de un sistema
integrado compartido por todas las oficinas regionales.

La consolidación de un sistema único garantizará la coherencia en la gestión de

datos y la optimización de procesos, abordando las distorsiones temporales y
mejorando la calidad de la información. Además, este enfoque busca reducir costos
asociados con personal misceláneo, al consolidar la operación en un solo sistema.

Al adoptar un sistema ERP y CRM unificado, se facilitará el acceso a los recursos

de la empresa en cualquier momento, mejorando así la eficiencia en la gestión de
dichos recursos. Este enfoque estratégico permitirá una mayor eficacia en la toma
de decisiones, ya que se contará con información actualizada y centralizada.

 Mejoras que considera lograr con la propuesta:

 Automatización de procesos: Eliminación del papel y los retrasos

asociados con la captura de pedidos mediante la introducción de un
sistema de pedidos en línea.
 Integración de datos: Centralización de la información en una base de
datos única y coherente, lo que facilitará la generación de informes y
análisis.
Página | 14
  Mejora en la planificación y gestión: La capacidad de pronosticar la
demanda del mercado, optimizar la producción y gestionar de manera
eficiente los inventarios.
 Mayor visibilidad y control: Los gerentes tendrán acceso instantáneo a
métricas clave de desempeño y podrán monitorear el progreso en tiempo
real.
 Mejor servicio al cliente: Respuestas más rápidas a consultas de
clientes y capacidad para rastrear el estado de los pedidos en tiempo real.

 Caracterización de módulos:

 Control de usuarios: Gestión de permisos y roles de acceso para

garantizar la seguridad de los datos.
 Gestión de clientes: Registro de información detallada de clientes,
historial de compras y seguimiento de interacciones.
 Procesos de ventas y marketing: Captura de pedidos, seguimiento de
oportunidades de ventas, gestión de campañas promocionales y análisis
de rendimiento.
 Reportes: Generación de informes personalizables sobre ventas,
inventarios, gastos de marketing y otras métricas comerciales.
 Gestión financiera y contable: Registro de transacciones financieras,
seguimiento de cuentas por cobrar y cuentas por pagar, y generación de
estados financieros.
 Recursos Humanos: Gestión de la nómina, seguimiento de horas
trabajadas y registro de información del personal.
 Inventarios y gestión: Control de inventario en tiempo real, seguimiento
de movimientos de inventario y optimización de niveles de stock.
 Planificación y gestión: Planificación de la producción y distribución,
programación de pedidos y asignación de recursos.
 Producción y distribución: Gestión de la producción, seguimiento de
órdenes de trabajo y coordinación de la distribución de productos.

Página | 15
 Diagrama de flujo de procesos

 Impacto de la propuesta de valor a nivel externo e interno:

 Organización: Mayor eficiencia operativa y coordinación entre

departamentos.
 Administración: Mejora en la toma de decisiones estratégicas basadas en
datos precisos y actualizados.
 Tecnología: Utilización de herramientas tecnológicas avanzadas para
optimizar procesos comerciales.
 Clientes: Mejor servicio al cliente y cumplimiento de pedidos más rápido
y preciso.
 Proveedores: Optimización de relaciones con proveedores a través de
una planificación de la producción más efectiva.
 Competencia: Aumento de la competitividad mediante la mejora de la
eficiencia y la capacidad de respuesta al mercado.

Página | 16
 Conclusión

En conclusión, la empresa tiene como misión proporcionar tecnologías innovadoras

para mejorar la competitividad y productividad empresarial. Su visión apunta a ser
un socio de confianza y una empresa de referencia, adaptándose constantemente
al cambio tecnológico.

Los objetivos del proyecto incluyen optimizar debilidades como la descentralización

de sistemas, datos manuales, atrasos en pedidos y sistemas obsoletos. La
propuesta busca implementar un sistema ERP, una página web y un sistema de
análisis de negocio, mejorando eficiencia, integración y toma de decisiones.

Con la automatización, integración y funcionamiento en tiempo real del ERP, se

espera una gestión más eficiente. La página web, planificada en fases de análisis,
implementación y entrega, busca aumentar ventas y mejorar la experiencia del
cliente.

El impacto de la propuesta abarca internamente mayor eficiencia, toma de

decisiones mejorada y utilización de tecnología avanzada, mientras que
externamente se traduce en un mejor servicio al cliente, relaciones con proveedores
optimizadas y mayor competitividad en el mercado.

Página | 17
 Bibliografía e Infografía

(Cronomia, s.f.)

https://www.cronomia.com/erp

(Daviddelrio, s.f.)

https://www.daviddelrio.es/que-es-un-erp/

(Gcfglobal.org, s.f.)

https://edu.gcfglobal.org/es/creacion-de-sitios-web/etapas-de-un-desarrollo-
web/1/

Página | 18
 Anexos

Considerar qué elementos de información debe contener el nuevo sistema, o

sistemas, cómo la información debe ser organizada y almacenada y cómo debe ser
captada.

 Sistema administrativo para Healthlite Yogurt Company

 Mantenimientos
 Almacenar datos de entidades.
 Procesos
 Pedidos
 Consultar historial del cliente.
 Guardar el pedido.
 Ventas
 Consultar pedido.
 Generar factura.
 Inventario
 Entrada y salida de productos.
 Gestión de almacenamiento de productos.
 Consultas
 Acceder a la información almacenada en la base de datos.
 Reportes
 Generar informes personalizados con la información almacenada en
la base de datos.

Página | 19
Página | 20
Página | 21