Sistema de organización

El detrás de escena de cómo

diseñé mi propio sistema de
organización personal.

Fede Bongiorno
Introducción
¿Te sentís abrumado por la cantidad de
tareas y responsabilidades en tu vida
diaria?

¿Te cuesta mantener un seguimiento de

tus proyectos y lograr tus objetivos a
largo plazo?

Escribí una guía para ayudarte a diseñar

sistemas de organización personal que
te permitan tomar el control de tu vida y
mejorar tu productividad.

Te voy a mostrar cómo logré identificar

las áreas clave de mi vida, a diseñar
sistemas efectivos y atractivos, y a
implementarlos en una plataforma única
para facilitar su uso.
Al final, tendrás las herramientas
necesarias para organizar tu día a día
y lograr un equilibrio entre tus
responsabilidades personales y
profesionales. ¡Empecemos!

Búsqueda final

Sensación actual
Sistemas > Todo lo demás

Me pasó durante años. Trabajaba,

construía cosas, pero me costaba
sostenerlas a largo plazo. Se me hacía
difícil darles seguimiento y las terminaba
abandonando. Me frustraba. Con el
tiempo comprendí que era problema de
los sistemas que tenía alrededor.
Necesitaba sentir que estaba avanzando.

Lo que hice fue diseñar sistemas sobre

los cuáles disfrutaba trabajar.

Para esto tuve qué:

Entender cuáles eran las áreas

importantes para mi vida.
 Qué eran las cosas 20/80 para
obtener resultados en esas áreas.

Cómo diseñar un sistema para ese

20% que sea simple y atractivo para
mí.

Implementar todo eso en una sola

plataforma (en mi caso Notion).

De esto. A esto.

Gracias a trabajar a fondo sobre estos

puntos pude diseñar mi propio sistema
de organización donde todos los días
ingreso. Tengo la información ordenada.
Tengo los sistemas claros y de fácil
acceso.
 Sistemas de desarrollo personal
(libros, estudio, etc).

Sistemas de gestión de negocio

(acceso a mis tareas de las empresas).

Sistemas de salud (mis compras de

alimento, entrenamiento, etc).

Sistemas de mantenimiento de
activos (gestión de mi casa,
camioneta, etc).

Sistemas de generación de contenido

(ideas, implementación, distribución,
etc).

Y así con las diferentes áreas de mi vida.

Y a todos estos sistemas ingreso desde
un tablero central que me permite ir a
cada área. Tengo el control.
Desarrollar todo esto me permitió
multiplicar los resultados sin hacer más.

Lo primero que debemos hacer es

identificar las diferentes áreas de nuestra
vida. En la mayoría de los casos consta
de tres grandes áreas: objetivos y
visualización de largo plazo, gestión del
presente de nuestra vida personal y
gestión del presente de nuestra vida
profesional.

Vida profesional

Vida personal

Objetivos de largo plazo

Cuando identificamos estas áreas, el
siguiente paso es comprender cuál es
nuestra búsqueda en cada uno de esos
espacios. Tener claros nuestros objetivos
nos permite diseñar mejores sistemas.

Pensemos en esas áreas como “cajas”

que vamos completando con cada una
de las cosas que nos van a ayudar a
gestionarlas. Dentro de la caja de
objetivos de largo plazo podríamos
poner nuestra planificación anual, por
ejemplo. Luego, en nuestra caja de vida
personal podría ir “entrenamiento”,
“relaciones”, “salud”, etc. En vida
profesional podrían entrar “gestión de
empresa”, “seguimiento de reuniones” y
más.

De esta forma, vamos profundizando

sobre los sistemas. Vamos organizando
nuestra vida.
El efecto cascada al organizar
las diferentes áreas de tu vida.

Estos últimos años me enfoqué en

mejorar mi productividad debido a las
nuevas empresas que abrimos.
Necesitaba tener mayor claridad de mis
objetivos y prioridades.

Te voy a contar algunos puntos claves de

ese proceso.

Me senté a estudiar sobre personas que

habían logrado estilos de vida que a mi
me gustaría tener. En todos los casos no
solo era trabajo duro, también existía
foco en lo realmente importante. Y ahí
marcaban la diferencia.
Entonces, empecé a revisar estos casos a
fondo y saqué algunas conclusiones:

Un norte claro te permite tomar

mejores decisiones en tu día a día.

Tener el acceso a la información

organizado, te permite tener más
claridad.

Crear rituales para utilizar estos

sistemas, te da constancia.

Es literalmente un efecto cascada. Lo

macro, impacta en lo micro.

Fue en ese momento que me encontré

con la frase del libro Hábitos Atómicos
que dice: "No te elevas al nivel de tus
metas, sino que caes al nivel de tus
sistemas".

Eso fue determinante.

Empecé a diseñar mi vida alrededor de
un sistema parecido a este:

Todo eso lo trasladé de forma

organizada a la herramienta que yo
utilizo para organizarme (Notion) y se
transformó en la puerta de entrada a la
organización en mi vida. Tengo todo
estructurado en un Dashboard (tablero)
central, donde cada cosa que ves
adentro es una plantilla donde puedo
dar seguimiento a cada área de mi vida.
Cuando armé este sistema, mi claridad y
organización se multiplicó. Ahora puedo
dar seguimiento a mis empresas, a mi
vida personal y a mis objetivos de largo
plazo en un solo lugar. La clave es
desarrollar el sistema a medida de tus
objetivos y necesidades.

Esta fue la única manera que encontré

de poder llevar adelante varias empresas
en equilibrio con mi vida personal, sin
sentir que la estoy corriendo de atrás.

Objetivos de largo plazo.

Objetivos de corto plazo.

Rituales para cada área de mi vida.

Información organizada.
Por qué la importancia de los
rituales y un ejemplo del mío.

Siempre me pareció importante

construir rituales alrededor de las cosas
que quiero cumplir. Y eso hago cuando
quiero sentarme enfocado a trabajar.

Generalmente los rituales están

conectados a nuestros sentidos. Esto lo
aprendí hace unos años de Sahil Bloom,
que hace poco publicó algo similar a
este punto y me inspiró a compartirlo
con vos.

Es una manera de activar nuestro

organismo para que entienda lo que
vamos a hacer. Es un aviso. Como la
computadora cuando se enciende,
realiza una serie de tareas que la hacen
funcionar bien.
Tenemos nuestros 5 sentidos.

Tacto: cómo nuestro cuerpo se activa

físicamente.

Gusto: qué comemos o tomamos para

activar.

Vista: qué es lo que vemos delante

nuestro.

Sonido: qué escuchamos a nuestro

alrededor.

Olfato: qué olores sentimos a nuestro

alrededor.
En mi caso, desarrollé la siguiente
secuencia:

Tacto: busco salir al jardín con mi perro,

estar descalzo en el pasto y moverme un
poco jugando con él.

Gusto: suelo prepararme un mate

durante la mañana. La mateína ayuda, y
es una dinámica que me enfoca el hecho
de tenerlo a mano.

Vista: mi escritorio está cerca de un

ventanal que da a mi jardín, por lo que la
vista es amplia y me conecta con la
naturaleza.

Sonido: suelo escuchar música estilo lo-fi

sin ninguna letra para no distraerme.

Olor: tengo un difusor al que le suelo

poner olores como eucalipto, menta, etc.
que dicen que son buenos para el
enfoque.
Cada vez que inicio esa secuencia mi
cuerpo entiende que necesita enfocarse
y trabajar sin interrupciones sobre algo.

La clave es buscar disparadores que sean

repetibles y que si viajas puedas sostener
al menos 3/5 suplantándolos con algo
similar.

Desarrollar rituales es parte de mi

sistema de organización.
Cómo mejorar la productividad
personal para tu día a día

En un mundo digital en constante

evolución, la productividad personal es
un desafío constante. La tecnología nos
ofrece herramientas y aplicaciones para
mejorar nuestra eficiencia, pero ¿cómo
podemos asegurarnos de que estamos
maximizando nuestra productividad
personal?

Estos consejos están diseñados para

ayudar a aquellos que están trabajando
en proyectos digitales, ya sea para una
empresa o para su propia marca
personal.
Construir un espacio para llenar la mente

Uno de los rincones claves de mi

organización personal es lo que yo llamo
mi “segundo cerebro digital”, donde
guardo todas aquellas ideas interesantes
que encuentro navegando en Internet.
Para inspirar la creatividad y la
productividad, es importante llenar la
mente con nuevas ideas y conocimientos.

Aprovecha los momentos de ocio, como

caminar o hacer ejercicio, para escuchar o
leer sobre temas que te interesen. Si los
vas guardando a lo largo del tiempo es
mucho más fácil acceder a ese contenido
interesante.

Además, también es importante tomar

notas y hacer conexiones entre las ideas
que aprendes. Esto puede ayudarte a ver
patrones y encontrar nuevas formas de
abordar tus proyectos.
Usando la mente

Una vez que tienes ideas y conocimientos,

es importante saber cómo usarlos de
manera efectiva. La conciencia juega un
papel clave aquí, ya que te ayuda a
concentrarte y enfocarte en lo que
realmente importa.

Para usar tu mente de manera efectiva, es

importante tener un plan. Es por eso, que
uno de los rincones de nuestra
organización personal está enfocado en
las tareas que debemos hacer (y que
deben estar alineada a nuestros objetivos
de largo plazo). Ahí entra en juego el
espacio de “tareas” y los plazos de las
mismas.

También es importante tener en cuenta

tu entorno. Trata de evitar distracciones y
crea un espacio de trabajo que te permita
concentrarte y estar libre de
interrupciones.
Vaciar la mente

El tercer consejo es vaciar la mente.

Cuando estamos demasiado ocupados,
nuestras mentes pueden sentirse
abrumadas y llenas de ruido. Esto puede
afectar negativamente nuestra
productividad personal y nuestra
capacidad para completar tareas
importantes.

En mi caso esto lo hago a través del

journaling o diario personal. Toma tu
espacio de notas personales y escribe
todo lo que te venga a la mente. Esto te
permitirá liberar tus pensamientos y
preocupaciones, lo que te ayudará a
sentirte más relajado y concentrado.
Tener todo esto en un solo lugar y a la
mano

Diseñar estos sistemas de organización

personal nos permiten lograr que todas
estas cosas que hablamos anteriormente
sucedan. Cuando el sistema es simple,
visible y atractivo, las chances de
sostenerlo son infinitamente más altas.

Y acá entramos en la herramienta que yo

utilicé a nivel personal.
Por qué elegí Notion como
herramienta de organización

Siempre me pasó que intentaba utilizar

una nueva herramienta de productividad
y como no me enganchaba con su
interfaz visual la terminaba
abandonando. No entendía por qué no
podía sostener el uso.

Con el tiempo, aprendí que cuando algo

conecta con mis gustos visuales, me
facilita seguir utilizándolo. Me hace
mucho más simple sostener el hábito y
volverlo parte de mi día a día.

En este recorrido de generar mejores

sistemas y construir hábitos me encontré
con dos grandes puntos que me
ayudaron:
Hacerlo obvio: si está lo suficientemente
a la mano para acceder rápidamente a
eso que quiero hacer, es más probable
que lo haga.

Hacerlo atractivo: si disfruto de utilizarlo

o hacerlo, es más probable que lo
continúe. En mi caso soy muy visual, y
tiene que estar conectado a esos gustos.

Te voy a dar un ejemplo para que se

entienda mejor.

Como dije al comienzo, intenté muchas

veces desarrollar mis propios sistemas de
organización con diferentes plataformas.
Me costaba seguir utilizándolo. Hasta
que encontré Notion, que tenía un nivel
de customización que me permitía
hacer lo que yo quería.
Cuando entendí eso, empecé a
desarrollar sistemas que me gusten
estéticamente y me permitan organizar
las diferentes áreas de mi vida. Hoy en
día, apenas entro a mi pantalla de
organización personal, me encuentro
con imágenes de lo que quiero, frases
que me motivan, estéticamente tiene los
colores que yo elegí y la distribución está
organizada como a mi me gusta. Con eso
lo volví atractivo.

Y para hacerlo obvio, configuré que

apenas abro Google Chrome en mi
computadora, se abre esta pestaña
automáticamente. Es el primer lugar al
que ingreso.

Desde que desarrollé ese sistema, no me

costó sostenerlo. Por lo tanto, entendí
que venía por ese lado. Por esto, mi
recomendación es que si querés
desarrollar nuevos sistemas los vuelvas
obvios y atractivos. Te va a facilitar la
tarea de sostenerlos.
Lo implementé en otros y es
replicable para cualquier caso

Este mismo sistema de organización

personal lo implementé con personas
que accedieron a mi programa de
Sistema Operativo de Organización y
pudieron adaptarlo a sus necesidades y
objetivos personales.

Si tenes claras las áreas de tu vida y te

propones organizarlas en un sistema que
puedas sostener a largo plazo, los
resultados de tu ejecución van a verse
multiplicados.
Conclusión y un
beneficio exclusivo.
A lo largo de esta guía, hemos explorado
la importancia de diseñar sistemas de
organización personal efectivos y
atractivos para tomar el control de
nuestra vida y mejorar nuestra
productividad.

Conversamos sobre cómo identificar las

áreas clave de nuestra vida, diseñar
sistemas que se ajusten a nuestras
necesidades y objetivos, y cómo
implementarlos en una plataforma
única, como Notion, para facilitar su uso.

Además, hemos destacado la relevancia

de crear rituales y hábitos que nos
ayuden a mantenernos enfocados y
comprometidos con nuestros sistemas
de organización.

Al integrar estos sistemas y rituales en

nuestra vida diaria, podemos lograr un
equilibrio entre nuestras
responsabilidades personales y
profesionales, permitiéndonos alcanzar
nuestros objetivos a largo plazo y
experimentar un mayor bienestar
general.

El objetivo de este ebook ha sido darte

las herramientas y la orientación
necesarias para diseñar y mantener
sistemas de organización personal que
se adapten a tu estilo de vida y tus
necesidades. Al aplicar estos conceptos y
técnicas, podrás gestionar mejor tus
tareas y responsabilidades, aumentar tu
productividad y, en última instancia,
disfrutar de una vida más organizada y
plena. Es el momento de comenzar a
diseñar tus propios sistemas de
organización personal.

¡Buena suerte en tu viaje hacia una vida

más organizada y productiva!
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siguiente nivel tu productividad personal
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