JULISSA MARIEL GARCIA PICHARDO

100520044
TEMA 5

5.1 Análisis, diseño y control de forma

Una forma es un instrumento de comunicación administrativa impresa,

contiene información fija y espacios para anotar información a la que
convencionalmente se llama variable.
En algunos casos contendrá instrucciones para ser llenada y utilizada.

5.2. Objetivos.

Contar con las formas adecuadas para las operaciones que se

realizan.
Conocer el número exacto requerido.
Establecer una clasificación en todas las unidades administrativas.
Controla el estudiar las provisiones y consumo estrictamente
necesarios.
Economizar a través de la racionalización del uso y diseño.
Mantener un control de calidad constante en la producción o
compra.
5.3. Clasificación y usos.

Con ayuda del archivo, se clasifican provisionalmente conforme a las

necesidades de la institución o la conveniencia de la unidad de
Sistemas y Procedimientos (O y M) que realiza el estudio.

5.4. Análisis.
Técnica de analítica web que consiste en estudiar los abandonos que se
producen durante el proceso de rellenar un formulario. Una revisión
detallada permite detectar qué campos concretos resultan problemáticos
para los usuarios, posibles errores de planteamiento, imprecisiones en
la descripción de ciertos requisitos... fallos que pueden subsanarse para
optimizar la usabilidad del formulario y facilitar el proceso de compra o
suscripción.

5.5. Diseño y descripción.

Comprende la disposición de la forma y las especificaciones para

realizarla. El analista debe terminar o si puede ser hecho de un tamaño
estándar más pequeño, debe saber si se trata de una forma para
llenarse manualmente, con máquina de escribir o mediante máquina de
tabulación o impresora de alta velocidad, debe saber si va a servir para
registro con otra forma, si se archiva en una carpeta de determinado
tamaño y características y cualquier otro hecho que pueda influir.

5.6. Implementación y control.

Por medio del inventario de archivos se descubre que en cada oficina,
dentro de una unidad administrativa, existe gran variedad de gavetas
individuales, carpetas, tarjetas de referencia, etc.
Una buena porción de los conocimientos que producen éxito en las
empresas se encuentran en ese pequeño porcentaje de nuestro trabajo
de oficina conocido como registro de vitales.
Los depósitos de registro, de carácter comercial, ofrecen el servicio de
almacenamiento de registros vitales en bóvedas y cuevas subterráneas.
Las agencias de servicio y consultores de microfotografía estarán
dispuestas a formar contratos para duplicar, dispersar y almacenar
documentos importantes. La mecánica para la dispersión y
almacenamiento no es difícil de establecer. El problema consiste en
delinear la pequeña porción de registros básicos, presente en cualquier
gran cantidad de papel.
Debe ejercerse cuidado para estar seguros que la información de mayor
importancia se registre con la mejor tinta que se puede disponer y en el
mejor papel que se tenga. Ningún sistema de protección por bueno que
sea, retendrá la información que se haya escrito en papel de baja
calidad y tinta que se decolore fácilmente. La información que se ha
fijado en papel de grado o clase inferior o se ha escrito con tinta de
inferior calidad, puede protegerse con micropelícula.