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Aplicaciones en la nube para la mejora de la

productividad
Unidad 1. Evolución de las formas de trabajo: El
trabajo en la red
Aplicaciones en la nube para la mejora de la
productividad
Unidad 1. Evolución de las formas de trabajo: El
trabajo en la red

PRESENTACIÓN
 La evolución de las formas de trabajo ha estado vinculada a la evolución
tecnológica. Desde los primeros ordenadores a la nube han habido
numerosos avances que responden a las necesidades laborales de cada
momento.

En la sociedad de la información, la globalización y la hiperconectividad van


de la mano, y hacen que las personas recurran a la tecnología, y en
concreto a la nube, para poder desarrollar sus tareas de manera eficaz. La
nube y los dispositivos móviles conectados a internet eliminan las barreras
de la oficina tradicional. 

Los trabajadores del conocimiento tienen que aprender a desenvolverse en


este panorama y deben poseer una serie de habilidades que favorezcan su
productividad.

Conocer qué es la nube, su historia, evolución y sus características, es


fundamental para entender la importancia que ésta adquiere en el contexto
actual y que seguirá teniendo en los próximos años.

Trabajar en la nube tiene numerosas ventajas y algunas desventajas que


conviene tener en cuenta para poder implantar nuestra propia nube personal
e ir desbancando poco a poco al uso de los programas tradicionales que nos
servían para desempeñar nuestras tareas.
AL FINALIZAR ESTA UNIDAD SABRÁS...

Descubrir los retos y oportunidades de la nube.


Aprovechar el potencial que nos ofrece para mejorar
nuestra eficacia en las tareas cotidianas personales y/o
profesionales.
Aplicaciones en la nube para la mejora de la
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Unidad 1. Evolución de las formas de trabajo: El
trabajo en la red

CONOCIMIENTOS PREVIOS Y RECURSOS


A lo largo de esta unidad vamos a trabajar una serie de conceptos que
requieren de unos conocimientos previos básicos que te permiten el
seguimiento del curso sin dificultad. Además, ponemos a tu disposición
los recursos didácticos necesarios para poder realizar un óptimo
seguimiento.

CONOCIMIENTOS PREVIOS

Para una adecuada asimilación de los contenidos de esta


unidad se recomiendan los siguientes conocimientos previos:

Tener conocimientos básicos de informática.


Saber navegar por internet.
Estar familiarizado con el mercado laboral actual.

RECURSOS DIDÁCTICOS
Mapa conceptual.
Autoevaluaciones intercaladas en el contenido.
Actividades.
Resumen con las ideas clave de la unidad.
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1. EVOLUCIÓN DE LAS FORMAS DE


TRABAJO

¿SABÍAS QUE...?

Hace tan solo un par de décadas, los ordenadores eran


máquinas menos potentes en prestaciones que nuestros
actuales teléfonos inteligentes o smartphones. Por poner un
ejemplo, si comparásemos un PC de IBM de 1981 y un iPhone
actual, descubriríamos que la potencia de este último es muy
superior. Esta simple comparación entre un ordenador con un
teléfono inteligente nos muestra el brutal avance de la
tecnología a lo largo del tiempo.

El desarrollo tecnológico representa la apuesta del ser humano por dotarnos


constantemente de herramientas y recursos que nos permitan enfrentarnos
al mundo. Pero la realidad es que el mundo es cambiante y por eso son
necesarios cada vez nuevas respuestas tecnológicas que cubran nuestras
necesidades.
Las tecnologías de la información y la expansión del universo digital
conforman un cambio de gran alcance en el ámbito de la comunicación, el
aprendizaje, el conocimiento, y el desempeño profesional. La presencia de
la tecnología y su evolución sigue modificando todos los campos de
nuestra actividad y lo relacionado con el mundo laboral, en el siguiente
enlace podrás ampliar el concepto sobre las Nuevas formas de trabajo que
ya están cambiando tu vida.

RECUERDA

Internet es una red de redes mundial donde los contenidos


adoptan múltiples formas y formatos. La revolución digital
posibilita que datos de orígenes distintos se puedan procesar,
combinar y enviar rápidamente. Este hecho ha ayudado a
la globalización, que ya se muestra como un fenómeno
irreversible.
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Unidad 1. Evolución de las formas de trabajo: El
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1.1. EVOLUCIÓN DE LAS NUEVAS


TECNOLOGÍAS

PRESTA ATENCIÓN

El papel de las tecnologías del trabajo está en constante


transición, es cambiante. Como puedes ver en la infografía, la
tecnología ha formado parte del lugar de trabajo durante
más de 100 años. Desde la máquina de escribir a la nube, son
numerosos los cambios tecnológicos producidos.
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Unidad 1. Evolución de las formas de trabajo: El
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1.2. HIPERCONECTIVIDAD
La cantidad de información existente en el mundo crece sin parar. Internet
se ha convertido en un espacio de referencia para el almacenamiento, la
gestión, el intercambio y la búsqueda de información.

El número de personas conectadas a la red también crece


exponencialmente (como podrás observar en la pantalla "Datos en vivo
sobre internet"), incluso en las zonas más pobres del planeta, donde
también aumenta el número de personas conectadas a menudo a través de
teléfonos y otros dispositivos móviles.

La página web Internet Live Stats ofrece datos actualizados de acceso a


internet a escala mundial. Puedes encontrarlos en la pestaña Trends &
More, en el apartado Internet Users.

SABÍAS QUE...

Desde el año 2005 se celebra, cada 17 de mayo, el Día de


Internet, con la finalidad de promover la importancia de las TIC
y dar a conocer sus posibilidades para mejorar el nivel de vida
de los pueblos y sus ciudadanos.
“Es necesario contribuir a que se conozca mejor
Internet para que se convierta en un recurso mundial
verdaderamente accesible al público" (Artículo 121 del
documento de conclusiones de la Cumbre Mundial de la
Sociedad de la Información).

ACTIVIDAD

Una vez hayas visitado los anteriores enlaces y localizados los


datos, analiza cuál es el continente con mayor número de
usuarios de internet y busca los datos de España (Spain)
encuanto a cuál es el número de usuarios de internet en
España. Recuerda compartir tus conclusiones con el resto de
compañeros/as en el tema "Actividad 1: Hiperconectividad" del
foro de actividades del campus virtual.
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Unidad 1. Evolución de las formas de trabajo: El
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1.3. DEL TERMINAL "TONTO" A LA NUBE


1.3.1. Evolución 1.3.2. El trabajo del futuro

Desde los años 50, las tecnologías de la información han ido cambiando


lentamente la manera en que vivimos y trabajamos, pero estamos
experimentando cambios aún mayores y más rápidos, que afectarán no solo
a nuestra forma de trabajar, sino a nuestra manera de comportarnos y
pensar.

La productividad fue el argumento fundamental para la adopción de


tecnología en el caso de los ordenadores por parte de sus primeros clientes:
las empresas. El ordenador era para la empresa una máquina para llevar a
cabo esencialmente los mismos procesos, pero a mayor velocidad. Estos
primeros ordenadores se dedicaban, en su mayoría, a realizar tareas de
contabilidad y finanzas, que precisaban un intenso tratamiento y análisis de
datos muy repetitivo, y en las que existía un requisito legal de
almacenamiento de los mismos. También se requería de los ordenadores en
el ámbito de recursos humanos, para algunos procesos como el cálculo de
nóminas.

La primera etapa de la computación se caracterizó por el uso de


ordenadores centrales o mainframes, en los que se realizaba toda la
actividad y se almacenaba la información. Esto resultaba poco accesible
para los usuarios, que sólo podían acceder a ellos dentro de sus centros de
trabajo a través de terminales "tontos" (que no procesaban datos ni
ejecutaban programas en local).

Con la llegada del PC son los usuarios los que tratan y almacenan la
información, ofreciendo mayor control y flexibilidad.

Internet vuelve a cambiar la forma en que los usuarios acceden a la


información. La parte más importante del ordenador está por detrás: es su
cable de red. Los programas que generalmente acaparan la pantalla durante
más tiempo son: el gestor de correo electrónico, la mensajería instantánea y,
sobre todo y cada vez de manera más patente, el navegador.

En un mundo en el que el acceso a internet se desplaza hacia los


teléfonos y terminales móviles, los usuarios demandan cada vez más la
posibilidad de acceder a su información desde cualquier lugar y en cualquier
momento. La nube supone un estadio más en la evolución de la informática.

RECUERDA

La proliferación de la nube, junto con la evolución de los


dispositivos móviles, está suponiendo un cambio significativo en
la manera de vivir y de trabajar de la sociedad. Los ciudadanos
almacenan sus datos en la nube y pueden acceder a esta
información desde cualquier lugar, con cualquier
dispositivo y en cualquier momento.
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Unidad 1. Evolución de las formas de trabajo: El
trabajo en la red

1.4. DEL TERMINAL "TONTO" A LA NUBE


1.3.1. Evolución 1.3.2. El trabajo del futuro

¿De qué manera nos afecta el actual acceso a la información? 

La Red es equivalente a un gran ordenador que almacena y procesa los


datos de los ciudadanos, a los que éstos acceden a través de los diversos
dispositivos conectados a este gran ordenador. Este acceso universal a la
información no sólo está cambiando la forma en que vivimos y trabajamos,
sino que también tiene un profundo impacto en la forma en que
pensamos, nos comportamos y nos relacionamos.

Nuestras formas de trabajar están cambiando constantemente gracias a


la evolución tecnológica, tal como se muestra en la infografía: hemos ido
de las jerarquías a las estructuras más planas; del horario fijo a horarios
más flexibles; de acumular información a compartirla; del liderazgo
autoritario al empoderamiento e inspiración de los empleados; de la
tecnología fija a la nube; del correo electrónico como principal forma de
comunicación a otras formas de comunicación que dejan al correo
electrónico en segundo plano; de subir la escalera corporativa peldaño a
peldaño a crear escaleras y formas de ascender; de la compañía
fragmentada a la compañía conectada y comprometida; del trabajo en la
oficina al trabajo en cualquier lugar.
 
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Unidad 1. Evolución de las formas de trabajo: El
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1.3. DEL TERMINAL "TONTO" A LA NUBE


1.3.1. Evolución 1.3.2. El trabajo del futuro

En el siguiente video se ofrece un análisis de la evolución de las tendencias


de empleo en la economía digital y una reflexión sobre la importancia de la
capacitación de las personas respecto a las nuevas formas de trabajo:

 
ACTIVIDAD

En el apartado anterior, El trabajo del futuro, te mostramos un


vídeo que trata sobre la evolución del trabajo a causa de los
avances tecnológicos. Responde a las siguientes preguntas
¿Qué trabajos no existían hace 10 años? Menciona al menos 1
herramienta que se haya convertido en nueva forma de trabajar.
Recuerda compartir tus respuestas con tus compañeros/as en el
tema "Actividad 2: el trabajo del futuro" del foro de actividades
del campus virtual.
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1.4. PROFESIONALES DEL CONOCIMIENTO


1.4.1. Pasaporte de habilidades para un trabajador del conocimiento

DEFINICIÓN

Los trabajadores del conocimiento son aquellos que usan su


cabeza para trabajar, los que utilizan su conocimiento en la
resolución de tareas no rutinarias. A los trabajadores del
conocimiento también se les llama knowmads.

En el siguiente enlace se amplia la información sobre ¿Quiénes


son los knowmad? Llegan los profesionales del conocimiento

La sociedad industrial requería que los trabajadores estuvieran en un lugar


físico fijo para realizar funciones muy concretas. En la actualidad, las
actividades asociadas a los trabajadores del conocimiento ya no requieren
de ubicación concreta. Esta circunstancia se ve favorecida por las
tecnologías, que permiten efectuar el trabajo fuera de la oficina o
combinando oficina física y virtual.
Los trabajadores del conocimiento asimilan los cambios tecnológicos, y
esto permite dar respuestas a situaciones que le hacen avanzar como
individuo y como sociedad.

Las tecnologías ofrecen nuevas posibilidades y su adecuado uso puede


incrementar la mejora personal, profesional y social de este complejo y
cambiante panorama.

Dominar ciertos datos y generar conocimiento puede significar tener un


grado de poder elevado al servicio de los intereses económicos, ideológicos,
sociales, políticos o empresariales. Pero tener acceso a toda esa cantidad
de información no es sinónimo de ser competente en su uso; por eso es
indispensable aprender a utilizar de forma óptima todas estas nuevas
herramientas que nos permiten movernos en entornos virtuales y
relacionarnos con otros profesionales.

La presencia de las empresas en la nube es una tendencia que seguirá en


aumento, por lo que la selección de trabajadores para este tipo de empresas
tendrá en cuenta a aquellas personas disciplinadas, con capacidad de
autogestión y que cuenten con habilidades y recursos para
desenvolverse bien en el entorno de la nube, entre otras características.

PRESTA ATENCIÓN

La labor fundamental del trabajador del conocimiento es saber


qué información necesita y saber cómo aplicarla. Para ello,
los trabajadores del conocimiento tienen la capacidad de
configurar y contextualizar su espacio de trabajo en
cualquier momento y lugar, lo que genera nuevas
oportunidades.
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Unidad 1. Evolución de las formas de trabajo: El
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1.4. PROFESIONALES DEL CONOCIMIENTO


1.4.1. Pasaporte de habilidades para un trabajador del conocimiento

Los trabajadores del conocimiento poseen una serie de habilidades que


les permiten ser competentes en el desempeño de su trabajo:

ACTIVIDAD
Ahora que ya sabes cuáles son las habilidades de un Knowmad
o trabajador del conocimiento analiza ¿Cuáles de estas
habilidades posees? ¿Se te ocurren otras habilidades que
puedan ser necesarias en los trabajadores del conocimiento?,
¿cuáles? Recuerda compartir tus respuestas con tus
compañeros/as en el tema "Actividad 3: trabajadores del
conocimiento" del foro de actividades de la plataforma.
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AUTOEVALUACIÓN

Preguntas

La principal forma de comunicación...

del pasado es el SMS.

dejará de ser el correo electrónico ya que se adoptarán


otras formas de comunicación.

en el futuro será la misma que en el pasado, el correo


electrónico.

¿Cuáles de estas características no pertenece a un


trabajador del conocimiento?

Evita la procrastinación realizando tareas muy específicas


desde su lugar de trabajo fijo.

Es capaz de configurar su espacio de trabajo en cualquier


momento y desde cualquier lugar.
Asimilan los cambios tecnológicos.
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Unidad 1. Evolución de las formas de trabajo: El
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2. ¿QUÉ ES LA NUBE?

DEFINICIÓN

La nube es un sinónimo de internet. Procede del término inglés


Cloud Computing (computación en la nube). Hace referencia al
uso de servicios a través de internet.

El RAD Lab de la Universidad de Berkeley, explica que el cloud computing


se refiere tanto a las aplicaciones entregadas como servicio a través de
Internet, como al hardware y el software de los centros de datos que
proporcionan estos servicios. Los servicios anteriores han sido conocidos
durante mucho tiempo como Software as a Service (SaaS), mientras que el
hardware y software del centro de datos es a lo que se llama nube.

Computación en la nube, cloud computing, cloud o nube agrupa varios


conceptos tecnológicos con un denominador común: el consumir recursos
informáticos como un servicio a través de internet. La nube pone el foco
en los servicios, no en los equipos informáticos, ya que puede accederse a
ella desde diversos dispositivos.
La nube implica que los usuarios no necesitan tener ningún software
instalado en su ordenador, pudiendo acceder a los programas y
aplicaciones a través de internet, en cualquier momento y desde
cualquier lugar, utilizando un ordenador, un smartphone o cualquier otro
dispositivo con conexión a la Red.

El concepto de cloud computing está muy presente en nuestra sociedad


aunque, en ocasiones, no seamos conscientes de ello. Cuando consultamos
el correo electrónico desde el navegador, usamos servicios de mensajería
instantánea, usamos las redes sociales, escuchamos música desde algún
servicio online o realizamos una búsqueda en Google, en realidad estamos
haciendo uso de la nube. La computación en la nube no se limita a mejorar
la eficacia de los servicios que ya estaban disponibles en los orígenes de
Internet, sino que su impacto en la sociedad es mucho más profundo. El
acceso a la información desde cualquier lugar y en cualquier momento
está transformando la sociedad actual y los consumidores se lanzan a
compartir esa información y a colaborar los unos con los otros sin un
incentivo económico aparente. La nube y las redes sociales están facilitando
la colaboración y la comunicación hasta unos límites impensables hace sólo
unos años.

En el siguiente video podrás ver de una manera simplificada que es y para


que sirve la nube.
Aplicaciones en la nube para la mejora de la
productividad
Unidad 1. Evolución de las formas de trabajo: El
trabajo en la red

2.1. HISTORIA DE LA NUBE


2.1.1. Un caso de éxito 2.1.2. El futuro

La computación en la nube ha tenido un desarrollo tardío, debido a que


hasta los años 90 no hubo un ancho de banda significativo que permitiera
tener una conexión a internet potente. Algunos hitos importantes:

John McCarthy introduce el concepto de computación en la nube


(cloud computing). "Algún día la computación se organizará como un
servicio público". John McCarthy, 1961.
"El PC de escritorio está muerto. Bienvenido a la nube de Internet, donde un
número enorme de instalaciones a lo largo de todo el planeta almacenarán
todos los datos que usted podrá usar alguna vez en su vida". George Gilder,
2006.
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Unidad 1. Evolución de las formas de trabajo: El
trabajo en la red

2.1. HISTORIA DE LA NUBE


2.1.1. Un caso de éxito 2.1.2. El futuro

Gmail, de Google, empezó a ganar popularidad a nivel de usuario:

En un mercado dominado por


proveedores como Hotmail o
Yahoo, que ofrecían, gratis, unos
pocos megas de espacio de
almacenamiento y no permitían ficheros adjuntos grandes, apareció Gmail
como un gran competidor que ofrecía, por entonces, un giga de espacio de
almacenamiento y permitía archivos adjuntos de tamaño elevado.

Los usuarios de Gmail comenzaron a cambiar hábitos en la gestión de su


correo electrónico. Al disponer de mayor espacio ya no borraban correos,
sino que los almacenaban y podían recuperarlos en cualquier momento
utilizando el sistema de búsqueda.

El servicio comenzó a ganar popularidad a pesar de que en un


principio se ofrecía en beta privada a través de invitación. También
supuso que los competidores hicieran cambios en sus ofertas.
En 2007 se abre la beta y se ofrece el servicio al público en general.
En 2009 alcanza los ciento cuarenta y seis millones de usuarios en el
mundo.
Muchos usuarios encontraban en Gmail mejores prestaciones que en
sus cuentas de correo corporativas: mejores estadísticas de
disponibilidad, mejor seguridad, mejor filtro antispam, mejor
accesibilidad (especialmente desde dispositivos móviles).
La experiencia llevó a cada vez más directivos a redireccionar sus
correos corporativos, reenviándolos a sus cuentas de Gmail
personales.
Tras Gmail, Google fue ofreciendo progresivamente otras
prestaciones, como la agenda y los documentos.

Google Docs nació de dos productos separados, Writely y Google


Spreadsheets. Writely era un procesador de texto individual en red creado
por la compañía de software Upstartle, el cual fue lanzado en agosto de
2005. La funcionalidad de Google Docs era muy simple en comparación
con un programa de ofimática convencional; sin embargo, la mayor parte de
los usuarios solo tecleaban textos, los imprimían o enviaban, modificaban
algún formato como tipo de letra, negrita, cursiva o subrayado, sin realizar
mayores cambios o tareas. Por otro lado, a la hora de trabajar en grupo,
Google Docs desbancaba a los paquetes ofimáticos tradicionales (como
Microsoft Office).

A través de un correo electrónico se invita a los colaboradores para que


puedan trabajar simultáneamente y en tiempo real en un mismo documento.
Esto hace posible poner fin a la engorrosa dinámica de envío y
almacenamiento de distintas versiones de un documento. Todos los
miembros trabajan en el mismo documento de forma online, y todos los
miembros pueden ver, en tiempo real, los cambios que se van produciendo
sobre el mismo.

Visita el siguiente enlace para conocer más acerca de Google Docs


Aplicaciones en la nube para la mejora de la
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Unidad 1. Evolución de las formas de trabajo: El
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2.1. HISTORIA DE LA NUBE


2.1.1. Un caso de éxito 2.1.2. El futuro

UNA VENTANA AL MUNDO

Un reto a asumir es el referente a la nube ecológica. A pesar


de que la centralización de la computación permite reducir el
consumo energético, los grandes centros de datos son enormes
consumidores de energía y este consumo va en aumento, por lo
que los proveedores deberán desarrollar soluciones que
permitan mejorar su rendimiento.

Google predice que la mayoría de las grandes innovaciones en las


aplicaciones de negocio de los próximos diez años sucederán en la
nube. Las razones para esta predicción las sustenta en cuatro tendencias
presentes en la sociedad y en los negocios:

1 Las innovaciones en usabilidad, fiabilidad y seguridad están


surgiendo directamente de los consumidores, y éstos ya se han
decantado por la nube.
2 El mundo actual se basa cada vez más en la colaboración y las
relaciones sociales, premiando la productividad en grupo frente
a la productividad individual, y la nube se presenta como
facilitadora de esta tendencia.
3 Cambio en los aspectos económicos de la tecnología. Los usuarios
tienen acceso a recursos a precios muy competitivos, e incluso
gratuitos, y los negocios deben ser capaces de asegurar esos
mismos niveles de recursos para poder ser competitivos.
4 Reducción en las barreras de entrada que representan la
conectividad, la fiabilidad y la seguridad, provocadas por la
evolución de la nube, que fomentarán la innovación por parte de
las empresas en ese entorno.

En el siguiente video se explica el concepto la nube "Cloud Computing"

ACTIVIDAD

Cloud computing

Después de haber visualizado el video del apartado anterior


comenta con el resto de compañeros/as cuales son las ventajas
y desventajas de la nube en el tema "Actividad 4: el futuro de la
nube" del foro de actividades del campus virtual.
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2.2. MODELO TRADICIONAL VS. MODELO


NUBE
Podemos hablar de un modelo de uso de programas tradicional y un
modelo de uso de herramientas en la nube. Ambos modelos, tradicional y
nube, muestran características muy diferentes.

En el modelo tradicional, el programa concede licencias de usuario


para que pueda ser utilizado; por tanto es limitado, en contraposición al
modelo nube en el que hay licencias de usuario ilimitadas.
En el modelo tradicional, los programas requieren un despliegue y una
instalación lenta. Sin embargo, el modelo nube tiene una
configuración e instalación rápidas.
Otra característica diferenciadora de ambos modelos es que, mientras
el modelo tradicional exige la instalación de las nuevas
actualizaciones, el modelo nube va sumando continuamente nuevas
capacidades.
Los gastos y la inversión en software y hardware para hacer uso de
programas es mucho mayor en el modelo tradicional. El modelo nube
es más económico, ya que tanto las aplicaciones como los
dispositivos son más baratos.
Tener que depender de un ordenador para poder hacer uso de los
programas hace que el modelo tradicional no permita la movilidad, al
contrario que el modelo nube, que permite el acceso a las
aplicaciones en cualquier momento, lugar y desde cualquier
dispositivo conectado a internet.
Aplicaciones en la nube para la mejora de la
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2.3. CARACTERÍSTICAS DE LA NUBE


La nube presenta las siguientes características principales:

Pago por uso: usan el modelo de facturación basado en el consumo,


es decir, el pago que debe abonar el cliente varía en función del uso
que se realiza del servicio cloud contratado.
Virtualización: la virtualización hace posible que muchos programas,
desarrollados en la época del esplendor del ordenador personal, pasen
a la nube y podamos ejecutarlos sin limitaciones ni restricciones de
dispositivos o sistemas operativos, incrementando su utilidad. Esto
posibilita, por ejemplo, que desde un dispositivo móvil tenga acceso a
trabajar con programas que antes eran exclusivos para equipos
informáticos con procesadores de mayor potencia.
Agilidad en la escalabilidad: consiste en aumentar o disminuir las
funcionalidades ofrecidas al cliente, en función de sus necesidades
puntuales sin necesidad de nuevos contratos ni penalizaciones. De la
misma manera, el coste del servicio asociado se modifica también en
función de las necesidades puntuales de uso del servicio.
Multiusuario: permite a varios usuarios compartir los medios y recursos
informáticos, permitiendo la optimización de su uso.
Multiformato y multiplataforma: cada vez un mayor número de
aplicaciones se exponen en múltiples formatos y plataformas, a la vez
que se pueden utilizar en diferentes situaciones por el usuario.
Autoservicio bajo demanda: las actividades digitales de los usuarios
son mucho más autodirigidas. Los usuarios demandan la posibilidad de
tomar sus propias decisiones acerca de las aplicaciones, servicios y
contenidos que desean consumir.
Movilidad: posibilidad de acceder a los servicios contratados en
cualquier lugar, en cualquier momento y con cualquier dispositivo que
disponga de conexión a internet. El acceso a los servicios en la nube
se realiza a través de la red, lo que facilita que distintos dispositivos,
tales como teléfonos móviles, tabletas u ordenadores, puedan acceder
a un mismo servicio ofrecido en la red mediante mecanismos de acceso
comunes.

ACTIVIDAD

Dos de las características de la nube que hacen referencia a la


forma en la que se consume son:

Pago por uso


Autoservicio bajo demanda

Analiza estos conceptos junto con tus compañeros/as en el


tema "Actividad 5: características de la nube" en el foro de
actividades del campus virtual.
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2.4. SEGURIDAD EN LA NUBE

PRESTA ATENCIÓN

La seguridad en la nube puede ser igual o mejor que en los


sistemas tradicionales. Los proveedores de servicios en la
nube son capaces de proporcionar recursos que resuelven
problemas de seguridad y que dotan de fiabilidad a sus
aplicaciones.

Sin embargo, el uso de la nube incrementa la vulnerabilidad de nuestros


datos, especialmente cuando los datos que se manejan son confidenciales,
haciendo que exista una mayor preocupación, por parte de los usuarios, de
asegurar la protección de datos. Por ello, es importante utilizar
aplicaciones conocidas e informarnos de las condiciones de uso de
estas aplicaciones antes de darles acceso a nuestra información.

En un entorno distribuido, es vital para las aplicaciones autenticar la


identidad del usuario, tiene que entender lo que el usuario está autorizado a
hacer, actualizar o crear una cuenta y también auditar sus actividades. Los
usuarios, los dispositivos y las aplicaciones, dejan la seguridad de tu
empresa en un movimiento hacia la nube, por lo tanto la identidad se
convierte en la clave para poder mantener la visibilidad, la seguridad, y el
control.

La autenticación: El proceso de probar una identidad. Una entidad


(usuario) usa credenciales (piezas relevantes de información) para
comprobar su identidad ante la aplicación.

A través de la autenticación, el usuario toma el control de acceso del


servicio en la nube. Muchos de estos servicios poseen un sistema de
autenticación basado en el nombre de usuario y contraseña, que en
ocasiones puede ser fácilmente obtenible por atacantes. Es recomendable
utilizar contraseñas seguras, que no sean fáciles de averiguar, y utilizar
sistemas de recuperación o reestablecimiento de contraseñas, por
ejemplo, proporcionando un correo electrónico o respondiendo a una
pregunta secreta.
Aplicaciones en la nube para la mejora de la
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Unidad 1. Evolución de las formas de trabajo: El
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2.5. DERECHOS DE LOS USUARIOS EN LA


NUBE

¿SABÍAS QUE...?

Al acceder a diversos contenidos digitales en la nube o a


determinados servicios cloud, deberían asegurarnos derechos
de privacidad, intimidad y propiedad.

DECÁLOGO DE LOS DERECHOS DE LOS USUARIOS


EN LA NUBE:

1 Comunicación clara y concisa de las políticas de privacidad y


condiciones del servicio.
2 Conocer los fines comerciales: qué información guardan, por
cuánto tiempo y para qué.
3 Preavisar cambios a los usuarios.
4 Borrar historial. El usuario podrá acceder a sus datos en
cualquier momento y borrarlos si lo considera oportuno.
5 Garantizar la propiedad. Garantizar que los contenidos adquiridos
son propiedad de quien los ha comprado (salvo alquiler).
6 Avisar si es alquiler, pago por lectura o suscripción al contenido
digital.
7 Servicio sin restricciones. Garantías de acceso al servicio desde
cualquier dispositivo, en cualquier momento y desde cualquier
lugar.
8 Garantizar la privacidad. Garantizar un entorno plenamente
privado para los datos de los usuarios.
9 Regalar o revender contenidos digitales adquiridos en la nube.
10 Acceso a las anotaciones privadas hechas en contenidos
digitales en la nube (por ejemplo, en libros electrónicos), derecho a
compartirlas o a eliminarlas si se desea.
11 Portabilidad de datos. Si un usuario desea abandonar un servicio
en la nube por otro similar, deberá poder transportar sus datos a
nuevas plataformas sin problemas.
12 Derecho al olvido. Los usuarios podrán borrar su historial y
eliminar sus datos en cualquier momento y sin dejar rastro digital.

ACTIVIDAD

Lee esta noticia publicada en prensa sobre el derecho al


olvido: Derecho al olvido: «Si no te borramos de internet, te
devolvemos el dinero».

 Tras leer la noticia y el artículo de opinión, expresa tu opinión


sobre:

¿Si crees necesario, en la sociedad de la información,


garantizar el derecho al olvido a todos los ciudadanos?

Recuerda comentar tus conclusiones con el resto de


compañeros/as en el tema "Actividad 6: derechos de los
usuarios en la nube" del foro de actividades del campus virtual.
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2.6. ESCUELAS EN LA NUBE


¿Puede la nube facilitar el aprendizaje?

Descubre cómo se trabaja en la nube desde el sector educativo bajo un


revelador experimento realizado por el especialista en educación hindú
Sugata Mitra que ofrece sorprendentes respuestas a estas cuestiones,
comentadas a su vez por el profesor Jordi Adell:
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experiencia al usuario. Al navegar por RTVE.es aceptas el uso de
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Escuelas en la nube
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productividad
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trabajo en la red

AUTOEVALUACIÓN

Preguntas

Indica cuál de estas afirmaciones sobre la nube es


incorrecta:

La nube es una metáfora para indicar aquellos programas


que almacenan archivos y datos en nuestro disco duro
personal.

La nube es un sinónimo de internet.

 La nube se refiere tanto a las aplicaciones entregadas


como servicio a través de Internet, como el hardware y
el software de los centros de datos que proporcionan estos
servicios.

Cuál de estas afirmaciones es correcta:

Es infrecuente encontrar una misma aplicación en distintas


plataformas.
Las aplicaciones en la nube no tienen condiciones de uso y
ni fines comerciales, a diferencia de los programas
informáticos de escritorio.

Gracias a la virtualización puedo ejecutar, en mi teléfono


móvil, programas que antes solo podía usar en un
ordenador.
Aplicaciones en la nube para la mejora de la
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Unidad 1. Evolución de las formas de trabajo: El
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3. VENTAJAS DE TRABAJAR EN LA NUBE


El acceso a la información desde cualquier lugar y en cualquier
momento está transformando la sociedad actual y los usuarios se lanzan a
compartir esa información, a asociarse y a colaborar con un fin personal,
social o económico. El incremento de servicios electrónicos y aplicaciones
en la nube será exponencial y redundará en una sociedad más integrada en
las TIC y con mejor calidad de vida.
Gracias a la nube, los usuarios podrán acceder a una oferta de servicios y
aplicaciones en la red gratuitos o a un coste muy razonable, sin
necesidad de contar con un equipamiento y dispositivos específicos. La
ofimática, la información, la cultura, el conocimiento y la educación, el
consumo electrónico de bienes y servicios, el ocio electrónico, las redes
sociales, la oferta de servicios en dispositivos móviles, y otros muchos
aspectos sociales, han encontrado una nueva autopista de desarrollo gracias
a la nube, de dimensiones comparables al impacto que supuso internet.

Trasladar a la nube nuestros procesos de trabajo nos permitirá descubrir


diversas herramientas para ser más productivos y extraer todo el
potencial de las aplicaciones web y del software como servicio (SAAS o
Software as a service). Este cambio puede suponer la sustitución total o
parcial del software instalado en nuestros equipos, debido al hecho de poder
olvidarnos de las tediosas actualizaciones y, además, ganar tiempo.
RECUERDA

Una correcta selección y utilización de las herramientas


disponibles puede hacer que la nube sea un entorno de
trabajo muy productivo.
Aplicaciones en la nube para la mejora de la
productividad
Unidad 1. Evolución de las formas de trabajo: El
trabajo en la red

3.1. VENTAJAS E INCONVENIENTES


Algunas ventajas de trabajar en la nube son:

Inmediatez: podemos acceder a nuestras aplicaciones en cualquier


momento.
Ahorro de costes: supone un ahorro en software, hardware, energía,
infraestructuras y tiempo.
Democratización: la computación se hace accesible a países e
individuos que no disponen de la capacidad para invertir en las
infraestructuras necesarias pero sí cuentan con el talento y las ideas
para desarrollar productos innovadores.
Innovación: la nube se sitúa como una palanca impulsora de la
innovación. Pequeñas empresas y usuarios individuales pueden
acceder a recursos equiparables a los de las grandes corporaciones,
con una inversión mínima y pagando por el uso que se haga de los
mismos.
Siempre actualizado: las actualizaciones se realizan de forma
automática sin apenas percibirlas.
Movilidad: podemos llevar nuestras aplicaciones con nosotros, en
nuestros dispositivos móviles.
Acceso permanente: podemos hacer uso de la nube siempre que
queramos, tan solo necesitamos un dispositivo conectado a internet.
Facilita el trabajo colaborativo: algunas aplicaciones hacen posible
compartir con otras personas conectadas y ver archivos, así como
trabajar con ellos de manera simultánea.
Seguridad: las copias de seguridad automáticas mantienen a salvo
nuestro trabajo. Nuestros archivos no se pierden a causa de extravíos,
rotura o robos de dispositivos.
Flexibilidad: los servicios en la nube se adaptan a nuestras
necesidades de uso.
Acceso a la información actualizada: nos proporciona las últimas
versiones de nuestros archivos y documentos.
Productividad: Ahorro de tiempo, formas de gestión de tareas
efectivas, posibilidad de trabajar desde cualquier lugar y en cualquier
momento.

Pero no debemos obviar algunas desventajas de su uso como son:

La necesidad de conexión a internet para poder hacer uso de las


aplicaciones.
Dependencia de los proveedores de servicios.
Vulnerabilidad de los datos que están almacenados en la nube y que
transmitimos a través de ella.
Nuestra información queda expuesta a terceros.

RECUERDA

Las características de la nube junto a las ventajas de su uso


harán que la nube personal reemplace al ordenador.
Aplicaciones en la nube para la mejora de la
productividad
Unidad 1. Evolución de las formas de trabajo: El
trabajo en la red

3.2. OFICINAS EN LA NUBE


Utilizar un ordenador en casa y otro en la oficina, un ordenador portátil
cuando se viaja y un teléfono inteligente u otros dispositivos móviles,
empieza a ser más una norma que una excepción, y responde a por qué es
necesaria la nube, a la cual se puede acceder desde cada uno de los
dispositivos sin necesidad de duplicar innecesariamente los archivos.

Los trabajadores del conocimiento dedican gran cantidad de tiempo y


esfuerzo diario a localizar información, recursos humanos y
herramientas adecuadas para realizar el trabajo. Son directores de una
inmensa orquesta cuyos intérpretes e instrumentos están repartidos por el
mundo.

La nube cambia radicalmente la forma en la que los trabajadores del


conocimiento hacen sus tareas. Disponer total o parcialmente de nuestras
herramientas de trabajo en la nube facilitará al usuario la movilidad,
la flexibilidad horaria, la accesibilidad y el trabajo colaborativo.

Los cambios tecnológicos han propiciado que las herramientas más


comunes de software profesional estén en la nube. Estas aplicaciones son
cada vez más potentes, e incluso podemos encontrar que las versiones en
la nube de muchas aplicaciones son más eficaces y económicas que las que
podemos tener instaladas en nuestro equipo.

La respuesta a las necesidades actuales de las empresas y sus trabajadores


está en combinar las aplicaciones de oficina en la nube, junto con los
entornos virtuales de trabajo y las diversas herramientas de
comunicación.

EJEMPLO

Un buen ejemplo de software que se ha trasladado a la nube de


forma eficaz son las suites ofimáticas. Google supo llevar a la
nube las necesidades de los usuarios de este tipo de
aplicaciones de uso tan común. Así, en Google Drive, podemos
encontrar un buen paquete de aplicaciones ofimáticas ofrecidas
en red, que nos permiten crear, compartir, trabajar
colaborativamente, guardar, organizar y exportar.
Aplicaciones en la nube para la mejora de la
productividad
Unidad 1. Evolución de las formas de trabajo: El
trabajo en la red

AUTOEVALUACIÓN

Preguntas

La democratización constituye una ventaja importante de la


nube porque...

la tecnología en la nube permite poder votar por internet, lo


que favorece el proceso de democratización.

la tecnología en la nube llega a aquellos usuarios,


empresas y países que no pueden invertir mucho dinero en
tecnología y que con los sistemas de computación
tradicionales no podían acceder a ella.

facilita el trabajo colaborativo, trabajando cooperativamente


y en tiempo real sobre archivos compartidos en la nube.

Señala la opción correcta:

La nube hace que nuestros datos estén mucho más


seguros que en nuestro ordenador, libre de ataques, virus,
robos de información o pérdidas.

Nuestros datos son vulnerables solamente cuando no


disponemos de conexión a internet, ya que no podemos
acceder a la nube.

Nuestros datos son vulnerables en la Red y los servicios en


la nube deben garantizarnos la seguridad y privacidad de
los mismos.
Aplicaciones en la nube para la mejora de la
productividad
Unidad 1. Evolución de las formas de trabajo: El
trabajo en la red

RESUMEN
A lo largo de esta unidad hemos visto cómo las distintas formas de trabajo
están vinculadas a los avances tecnológicos.

Los distintos hitos tecnológicos y los avances en el entorno de trabajo,


que van desde los primeros ordenadores centrales hasta la nube, junto con
las características del panorama actual en el que se busca una mayor
productividad, hiperconectividad y globalización, han ido
produciendo cambios en nuestra forma de actuar, de pensar y de
relacionarnos.

Para poder trabajar en el cambiante contexto actual, los trabajadores del


conocimiento deben adaptarse a estas nuevas realidades tecnológicas.
La oficina física se abandona por la oficina en la nube, o se combinan
ambas; los horarios de trabajo se vuelven flexibles, dado que se puede
trabajar desde cualquier sitio, en cualquier momento y desde cualquier
dispositivo conectado a internet. Para trabajar de forma productiva en la
nube, es necesaria la capacidad de autogestión, la disciplina y algunas
habilidades que permiten desenvolvernos con soltura.

Usaremos cada vez más un modelo de uso de aplicaciones en la nube


debido a las ventajas que nos ofrece en cuanto a inmediatez, ahorro de
costes, ahorro de tiempo, democratización, innovación, actualización,
movilidad, acceso permanente, colaboración, seguridad, flexibilidad,
información actualizada y productividad.
RECUERDA

Llevar la oficina a la nube nos abre una ventana al mundo, sin


barreras físicas y con total disponibilidad. Permite reducir
costes y tiempo. Además, disminuye el estrés, es
más sostenible que la oficina física y es mucho más
productivo siempre que se aplique algún método de
organización para vencer la procrastinación.
Aplicaciones en la nube para la mejora de la
productividad
Unidad 2. Productividad
Aplicaciones en la nube para la mejora de la
productividad
Unidad 2. Productividad

PRESENTACIÓN
Como se ha visto en la unidad de aprendizaje anterior, el contexto está en
constante cambio y se deben adaptar hábitos para poder ser más eficaces
en el trabajo.

En el día a día existen actividades en las que se suele invertir demasiado


tiempo. Con una buena organización y teniendo claros los objetivos se
podría agilizar las tareas e invertir el tiempo restante en otras actividades
más placenteras.

Existen diversos métodos para mejorar la productividad. Uno de los más


utilizados es el método GTD (Getting Things Done), que establece un
sistema de organización del trabajo que permite liberar la mente de las
tensiones que rompen con la eficacia en todos los aspectos de la vida.

La planificación con GTD se lleva a cabo siguiendo un proceso compuesto


por cinco pasos. Teniendo en cuenta las características de los entornos
laborales digitales y la cantidad de tareas cuyo desempeño requiere el uso
de tecnología, es necesario aprender a implementar el método GTD en la
nube.

AL FINALIZAR ESTA UNIDAD SABRÁS...

Identificar las claves para vencer la


procrastinación y mejorar la productividad personal,
incorporando en el día a día técnicas básicas del método
GTD (Getting Things Done) a través del uso de
aplicaciones en la nube.
Aplicaciones en la nube para la mejora de la
productividad
Unidad 2. Productividad

CONOCIMIENTOS PREVIOS Y RECURSOS


A lo largo de esta unidad vamos a trabajar una serie de conceptos que
requieren de unos conocimientos previos básicos que te permiten el
seguimiento del curso sin dificultad. Además, ponemos a tu disposición los
recursos didácticos necesarios para poder realizar un óptimo seguimiento.

CONOCIMIENTO PREVIO

En esta unidad se estudian conceptos avanzados que


requieren de unos conocimientos previos básicos que permitan
el seguimiento del curso sin dificultad:

Conocer el uso básico de aplicaciones.


Saber navegar por internet
Búsqueda de recursos por internet

RECURSOS DIDÁCTICOS

En la unidad se hace uso de numerosos recursos


pedagógicos que facilitan el aprendizaje de los conocimientos
mostrados: 

Definiciones y ejemplos de los principales conceptos.


Actividades para poner en práctica los conocimientos
adquiridos. 
Autoevaluaciones para comprobar el aprendizaje
adquirido.
Resumen de las ideas claves de la unidad.
Aplicaciones en la nube para la mejora de la
productividad
Unidad 2. Productividad

1. QUÉ ES LA PRODUCTIVIDAD

CONCEPTO

La productividad personal tiene que ver con nuestra capacidad


para conseguir los resultados que buscamos de forma
fluida, natural y sin estrés.

La productividad está vinculada a la autogestión. No depende del número de


horas trabajadas, sino de cómo se han utilizado esas horas y del partido
que se les ha sacado. Tiene relación con la organización eficiente del
trabajo y con la capacidad y responsabilidad del trabajador.
 

La productividad se consigue mejorando los hábitos de vida, cambiando las


rutinas; para ello hay que ser constante y comprometido. Los hábitos
nuevos se mantienen en el tiempo con motivación.

Existen muchas definiciones de productividad: algunas solo atienden a


criterios económicos mientras que otras tienen un enfoque centrado en la
persona, como esta:

"Productividad es conseguir los objetivos con el uso óptimo de recursos" -


Jeroen Sangers.

Antes de decidir si es necesario usar un método de mejora de la


productividad personal, es importante hacer una revisión de
los fundamentos de la productividad. De este modo, se asentará una
buena base y será más eficaz la aplicación de técnicas productivas .

Los fundamentos sobre los que poder trabajar son:

Tener motivación.
Plantear objetivos.
Establecer tareas.
Calendarizar las actividades.
Poner en marcha la actividad.
Evaluar y analizar los resultados.
Aplicaciones en la nube para la mejora de la
productividad
Unidad 2. Productividad

1.1. MOTIVACIÓN Y OBJETIVOS

UNA VENTANA AL MUNDO

En el siguiente
enlace http://www.eoi.es/blogs/madeon/2013/03/11/importancia-
de-la-motivacion-laboral/ se habla de la importancia que tiene la
motivación dentro de las organizaciones: qué medidas se toman
para motivar a la plantilla, los factores que los empleados
consideran motivadores y algunas formas no económicas de
motivar.

Estar motivado es fundamental para poder llegar a la acción y conseguir


los objetivos que se plantean. El interés por lo que realmente importa es el
motor para realizar las tareas.

Para averiguar la motivación personal hay que preguntarse: 

"¿Por qué hacerlo?".


"¿Qué me mueve?".
No perder de vista los motivos por los que hacemos las cosas hace que sea
más fácil llevar a cabo las actividades, ya que estas cobran sentido, son de
utilidad y no se hacen porque sí.

Los objetivos son necesarios en la productividad para mantener la


motivación, dar dirección, ilusionar y comprobar progresos. Suponen un
compromiso personal con uno mismo.

Generalmente, se tiende a poner metas muy altas y a desistir de ellas


pronto, lo cual genera frustración. Algunas pautas para evitar el fracaso a la
hora de establecer objetivos son:

Realismo ambicioso: hay que establecer metas, teniendo en cuenta


que las metas imposibles no sirven de nada y resultan desmotivantes
cuando no se consiguen. Deben tener un punto óptimo de dificultad:
difíciles, pero no demasiado.
Pensar por qué ese objetivo es importante, encontrar la motivación
personal.
Objetivos claramente definidos, concretos, específicos.
Los objetivos que se planteen deben tener un horizonte a medio plazo;
es útil dividirlo en subtareas.
Los objetivos deben ser medibles; esto permitirá evaluar si se están
consiguiendo.
Calendarizar: establecer plazos manejables, administrar tiempos:
fecha/hora de inicio, fecha/hora tope.
Debe ser el fin último del esfuerzo y debe mantenerse siempre a la
vista.
ACTIVIDAD

Lee el siguiente artículo de la psicóloga Patricia Ramírez sobre


la motivación y extrae las principales ideas de cómo hay que
trabajar la motivación. Recuerda comentar tus conclusiones con
el resto de compañeros/as en el tema "Actividad 1: motivación y
objetivos" del foro de actividades del campus virtual.
Aplicaciones en la nube para la mejora de la
productividad
Unidad 2. Productividad

1.2. TAREAS
1.2.1 Tipos de tareas 1.2.2. Eficacia en las tareas

CONCEPTO

Una tarea es una unidad de trabajo indivisible, con una duración


nunca mayor de dos horas y cuya consecución es medible.

Una vez planteado un objetivo, es importante saber traducirlo en tareas


para que sea más manejable y para que se puedan medir apropiadamente
los progresos. Al considerar un objetivo, se debe ver si el trabajo a realizar
puede ser dividido en pequeñas tareas más ejecutables y que ocupen
menos tiempo. Tanto a nivel psicológico como a nivel práctico, es mucho
más fácil acometer una tarea cuanto más fácil de completar parezca.

Como indica la definición de tarea, la duración debe ser menor de dos


horas. Esto se debe a que dos horas es el tiempo en el que se puede
mantener la concentración trabajando sobre algo. Pasadas esas dos
horas, la concentración cae en picado y, en consecuencia, baja el
rendimiento. Dividiendo la jornada laboral en periodos de dos horas de
trabajo con descansos intercalados, se alcanza un rendimiento óptimo y se
aprovechan mejor los ciclos de productividad diarios. Por tanto, si una
tarea ocupa más de dos horas, no es una tarea; hay que dividirla en trozos
más pequeños.

Una vez planteada una tarea, hay que planificar cuándo acometerla y en qué
momento hacerla; una vez completada, se podrá tachar de la lista. Esta
es la mejor forma de trabajar para alcanzar los objetivos.

Los descansos entre tareas son totalmente necesarios, ya que sirven


para refrescar los ciclos mentales. Ayudan a cambiar de actividad con
eficacia, dejando que la mente se libere y pueda volver a enfocarse de
nuevo en la siguiente actividad.

Tomar descansos también puede servir para tener pequeñas recompensas


o gratificaciones por acabar tareas, por ejemplo: levantarse, salir a tomar el
aire, tomar un té, estirarse, etcétera.
Aplicaciones en la nube para la mejora de la
productividad
Unidad 2. Productividad

1.2.1 TIPOS DE TAREAS


1.2.1 Tipos de tareas 1.2.2. Eficacia en las tareas

Las tareas no son todas iguales. Se pueden clasificar siguiendo varios


criterios.

CLASIFICACIÓN TIPO DE TAREA

Tareas urgentes poco importantes: son aquellas


que necesitan una atención inmediata y requieren
poco tiempo. Pueden ser atendidas por uno mismo o
por otra persona.
Tareas urgentes muy importantes: no pueden
esperar a ser atendidas y requieren tiempo. Una
buena planificación, así como una previsión de
posibles dificultades, hacen que se reduzca su
aparición.
Grado de
Tareas importantes poco urgentes: relacionadas
urgencia
directamente con los objetivos que se han planteado.
Pueden planificarse para otro momento.
Tareas poco importantes y poco urgentes:
aquellas que no tienen relación con los objetivos
planteados pueden esperar, pueden ser realizadas
por otra persona o pueden descartarse.

Lo urgente no siempre es lo importante, por eso es


fundamental priorizar, ya que si todo es importante, en
realidad nada lo será.

Tareas de Alta Intensidad: son aquellas que


requieren toda la potencia cerebral y una
concentración máxima.
Tareas de Intensidad Media: son la tareas que
también necesitan un gran compromiso, aunque no
es necesario estar al cien por cien para poder
acometerlas.
Tareas de Baja Intensidad: son las que no
necesitan mucha concentración o las que se pueden
hacer incluso estando relativamente cansados.
Grado de
intensidad Tareas Administrativas: son tareas que requieren
interlocución con un tercero y que, normalmente,
necesitan poca más atención que la mera presencia.
Tareas Colectivas: son las que requieren la
presencia de varios actores, ya sean compañeros de
trabajo, clientes o proveedores externos. No suelen
requerir un nivel de energía alto, pero sí un cierto
grado de planificación para que salgan bien;
principalmente, que todos los actores implicados
sepan cuándo se va a llevar a cabo la tarea y
exactamente qué puntos se deben abordar.
Aplicaciones en la nube para la mejora de la
productividad
Unidad 2. Productividad

1.2.1 TIPOS DE TAREAS


1.2.1 Tipos de tareas 1.2.2. Eficacia en las tareas
 

 Hay una serie de máximas que se deben tener en cuenta a la hora de


plantear tareas y ser eficaces:

1 Las tareas se alargan al interrumpirlas. Cuanto más


interrumpamos una actividad que estamos realizando, más tiempo
invertimos en terminar esa tarea.
2 Una tarea compleja supone más esfuerzo y tiempo que una
simple. Cuando las tareas son complejas, lo mejor es dividirla en
trozos más pequeños, es decir, en subtareas o tareas más
sencillas que sirven para conseguir finalizar la compleja.
3 El valor de la tarea no crece en función del tiempo que se le
dedica. Se puede dedicar treinta minutos a responder correos
electrónicos y cinco minutos a hacer llamadas a clientes, pero la
tarea de responder correos electrónicos no tiene más valor que la
de hacer las llamadas.

ACTIVIDAD

Imagina que tienes que redactar y exponer un informe sobre la


productividad en España. Divide este objetivo en tareas más
manejables para poder acometerlo, compara y comparte tus
conclusiones con el resto de compañeros/as en el tema
"Actividad 2: eficacia en las tareas" del foro de actividades del
campus virtual.
Aplicaciones en la nube para la mejora de la
productividad
Unidad 2. Productividad

1.3. CALENDARIZAR Y ACTUAR

CONCEPTO

Calendarizar es llevar la planificación al calendario


estableciendo plazos una vez marcados los objetivos y
traducidos en tareas.

 Para llevar este cometido a la acción de forma eficaz, es importante: 

Calcular la duración de las actividades: Fecha/Hora de inicio


y Fecha/Hora de finalización.
Escribir en el calendario el nombre de las tareas de forma clara y
sintética, que no dé lugar a confusión.

Para que se produzca un cambio, es necesario actuar. Una vez se haya


calendarizado, hay que llevar a cabo las tareas. No sirve de nada plantear
objetivos y establecer tareas si no las llevamos nunca a la acción. La acción
implica comenzar, ponerse en marcha y terminar las tareas. Es la única
manera de conseguir lo que se quiere.
 

En el siguiente video la psicóloga Patricia Ramírez da pautas sobre cómo


conseguir los objetivos que nos planteamos.

ver vídeo
Aplicaciones en la nube para la mejora de la
productividad
Unidad 2. Productividad

1.4. EVALUAR Y ANALIZAR


Tras establecer los objetivos, traducirlos a tareas concretas, calendarizarlas
y llevarlas a la acción, llega el momento de revisar cómo se está
haciendo, es decir, hay que comprobar si los cambios están produciendo
los resultados esperados. Para ello, hay que poner la mirada en
los objetivos planteados y comprobar el grado de consecución. Hay que
preguntarse:

¿Lo he conseguido?
En caso negativo, ¿por qué?, ¿qué me ha faltado?
¿Qué puedo hacer ahora?

Este análisis es una parte importante del proceso productivo, ya


que establece la base para la siguiente planificación.

Antes de introducir nuevas técnicas o cambios en la forma de trabajar, se


debe tener en cuenta que no se obtendrán resultados hasta que los
cambios se conviertan en hábitos, es decir, hasta que no estén
incorporados en las rutinas de trabajo.

Algunas premisas a considerar para formar hábitos productivos:

 
Aplicaciones en la nube para la mejora de la
productividad
Unidad 2. Productividad

1.5. LOS ENEMIGOS DE LA PRODUCTIVIDAD


1.5.1. La procrastinación 1.5.2. Vencer la procrastinación
1.5.3. Otros ladrones de tiempo

En el camino a la mejora de la productividad hay una serie de piedras a


sortear. Lo mejor es conocerlas para que reconocerlas al encontrarlas sea
más fácil y, de este modo, se podrán abordar de forma positiva sin que
afecte a la productividad.

Estos aspectos, enemigos de la productividad, son los "ladrones de


tiempo ", e impiden que se consigan los objetivos. Reciben este nombre
porque, cuando aparecen, consumen el tiempo que se debería dedicar a las
tareas programadas.

El primer paso para luchar contra ellos es conocerlos bien. Existen


distintos tipos de ladrones de tiempo, estos son algunos ejemplos:

 
Aplicaciones en la nube para la mejora de la
productividad
Unidad 2. Productividad

1.5. LOS ENEMIGOS DE LA PRODUCTIVIDAD


1.5.1. La procrastinación 1.5.2. Vencer la procrastinación
1.5.3. Otros ladrones de tiempo

CONCEPTO

Procrastinar: Del latín procastinare. Diferir, aplazar,


posponer. Es la acción o el hábito de postergar actividades o
situaciones que deben atenderse, sustituyéndolas por otras
situaciones más irrelevantes o agradables.

La procrastinación es un problema de autorregulación y organización del


tiempo. La forma de poner remedio a la procrastinación es abordar cuanto
antes las actividades importantes, especialmente si son poco agradables,
difíciles o aburridas.

Hay rasgos de la personalidad


asociados a las personas
procrastinadoras:

Creencias irracionales basadas
en una

pobre autoimagen y autoconcepto de sí mismos que les hace verse


como inadecuados o incompetentes.
Perfeccionismo.
Miedo al fracaso.
Ansiedad.
Catastrofismo.
Rabia e impaciencia.
Necesidad de sentirse querido, que se manifiesta asumiendo todo lo
que los demás demandan con el fin de agradar.
Sentirse saturado.

A veces, la razón de la procrastinación se relaciona con el nivel de


dificultad de la tarea: cuanto más difícil es la tarea, mayor es la tendencia
a dejarla para otro momento. Dividir la tarea en subtareas más simples y
asumibles es la mejor forma de afrontarlo.

La voluntad es determinante a la hora de conseguir un objetivo. La falta de


voluntad está relacionada con no saber u olvidar la razón por la que se
hace algo, por qué se quiere hacer. Si al plantear un objetivo se establece
claramente la razón que motiva el hacerlo, es más difícil que se caiga en la
procrastinación. Sin embargo, si no se tiene claro por qué se hace, es muy
probable que se procrastine.

Los factores externos también favorecen la procrastinación; por ejemplo, si


cerca sucede algo relacionado con los propios intereses personales, la
atención preferirá desviarse hacia esos intereses antes que hacia las
obligaciones.

Las consecuencias de la procrastinación son: por un lado, el cargarse


uno mismo de tareas pendientes y, por otro, estresarse, ya que aumenta
el nivel de ansiedad al no haber realizado la tarea en cuestión.

En el siguiente video veremos una serie de consejos para evitar la


procrastinación.

ACTIVIDAD

Despues de visualizar el video anterior, piensa en tu propia


experiencia a la hora de acometer tareas y responde:

1 ¿Qué tareas sueles postergar diciéndote el clásico


"ya lo hago luego"?
2 ¿Por qué razones decides aplazarlas?
3 ¿Por qué actividades o hábitos agradables sueles
sustituir dichas tareas?

Recuerda compartir tus respuestas con el resto de


compañeros/as en el tema "Actividad 3: la procrastinación" en el
foro de actividades del campus virtual.
Aplicaciones en la nube para la mejora de la
productividad
Unidad 2. Productividad

1.5. LOS ENEMIGOS DE LA PRODUCTIVIDAD


1.5.1. La procrastinación 1.5.2. Vencer la procrastinación
1.5.3. Otros ladrones de tiempo

Es posible vencer la procrastinación; para ello, hay que identificar las


causas por las que aparece y, en función de ello, establecer las estrategias
de afrontamiento, las principales causas son:

"NO ME GUSTA ESA TAREA"

Estrategia: Automatizarla. Valorar lo que se ganará al terminar la tarea.


Todas las tareas tienen algo positivo. Delegarla o intercambiarla con alguien,
pero no sin antes pensar en los demás, ya que a veces son otros los que
pagan las consecuencias de la procrastinación.

"NO SÉ CÓMO RESOLVER LA TAREA"

Estrategia: No percibir la tarea como una amenaza, sino como un reto.


Pedir ayuda, consejo, encontrar apoyo. Usar el compromiso social: contar a
los demás lo que se va a hacer aumenta el compromiso con esa tarea.
Buscar información. Formarse.

"NO TENGO TIEMPO"

Estrategia:
Ordenar el espacio de trabajo.
Planificarse. Determinar en qué momento se va a realizar la tarea.
Priorizar, distinguir lo urgente de lo importante.
Romper con los malos hábitos que impiden que lo logremos.
No autoengañarse.

"REALMENTE NO SÉ SI QUIERO HACERLO"

Estrategia: Revisar el objetivo planteado y ver si es o no prioritario.

"ESTOY BLOQUEADO/A", "ES MUY DIFÍCIL"

Estrategia:

No percibirlo como una amenaza.


Plantearlo como un reto.
Dividirlo en tareas más pequeñas.

"TENGO QUE REFLEXIONAR SOBRE ESTO"

Estrategia: Procrastinación necesaria y apropiada.


Aplicaciones en la nube para la mejora de la
productividad
Unidad 2. Productividad

1.5. LOS ENEMIGOS DE LA PRODUCTIVIDAD


1.5.1. La procrastinación 1.5.2. Vencer la procrastinación
1.5.3. Otros ladrones de tiempo

SABÍAS QUE...

La concentración es la capacidad de mantener la atención en


una tarea. Tras los primeros minutos realizando una tarea, la
concentración alcanza su pico máximo y, a medida que pasa el
tiempo, comienza a descender. Cada vez que hay una
interrupción en la actividad que realizamos, se vuelve al punto
de partida, es decir, tienen que volver a pasar unos minutos
hasta que se vuelve a estar concentrado. Por eso, es
importante, por un lado, evitar interrupciones y, por otro,
establecer un tiempo límite de dedicación a una tarea.

Hay factores que influyen en la concentración. En la siguiente


infografía se muestran algunos pasos para mantener la
atención.
La procrastinación no es el único ladrón de tiempo. Existen otros enemigos
de la productividad, como el perfeccionismo; luchar contra él es
complicado, ya que siempre se encuentran cosas que mejorar, por lo que lo
más productivo es hacer la tarea sin retroceder y después revisar para
mejorarla y pulirla si se dispone de tiempo.

1 La falta de planificación supone ir improvisando en lo que se


hace, actuando sin reflexión ni dirección.
2 Hay personas que no son capaces de delegar tareas. Suelen
decir eso de “ya lo hago yo”, incluso cuando se ven saturados. Es
importante no cargarse con más tareas de las que se pueden
asumir y confiar en los demás para que las hagan.
3 La desgana está causada por la pérdida u olvido de la motivación;
las razones que mueven a hacer algo. Cuando aparece, hay que
preguntarse si se quiere hacer la tarea y por qué, para descubrir o
recordar los motivos por los que se decidió llevar a cabo ese
objetivo. Sin motivos, sin razones de peso, es probable que el
impulso se desvanezca.
4 La multitarea impide que pongas toda tu atención y energía en lo
que estás haciendo. Tiende a mezclar lo importante con lo
irrelevante, afectando a la productividad.  La multitarea promueve el
estrés, la ansiedad y los agobios. Es necesario enfocarse para
lograr mantener toda la atención en la tarea a realizar, de tal modo
que se consigue dar respuesta más rápido y de forma más
efectiva. Al concentrar la atención en una tarea, se reducen
posibles distracciones y se cierra la puerta a los despistes. 
5 Las interrupciones influyen negativamente en la concentración.
Toda actividad interrumpida es menos eficaz y consume más
tiempo que si se hiciera sin interrupciones. Hay interrupciones que
se pueden evitar, por ejemplo: evitar tener el correo abierto para no
atenderlo de inmediato, silenciar el teléfono móvil, etc. Pero hay
interrupciones que no dependen de nosotros, como llamadas de
teléfono o compañeros de trabajo que solicitan atención. En esos
casos, lo mejor es establecer una rutina para reducir este tipo de
interrupciones, como por ejemplo, poner un horario de atención de
llamadas o comunicar a los demás cuándo se les puede atender y
cuándo no. Si no queda más remedio que atender en el momento,
se debe ser breve, directo y asertivo, dedicando un tiempo límite si
no se soluciona, proponiendo otro momento para tratar el asunto o
finalmente delegando en otra persona.
6 Incapacidad para decir “no”: posponer las cosas o decidir no
hacerlas no siempre es sinónimo de procrastinación, sino de
elección productiva. Aprender a decir “no” es necesario, ya que no
siempre se pueden asumir todas las tareas que nos llegan.
7 El desorden y la desorganización también son ladrones de
tiempo. Mantener ordenado y limpio el espacio de trabajo permite
concentrarse mejor y localizar lo que se necesita con mayor
rapidez. Si no se trabaja siempre en el mismo espacio físico, el
portátil o los dispositivos móviles serían las áreas de trabajo y
también habría que mantenerlas limpias y ordenadas; por ejemplo,
el escritorio del ordenador con el mínimo de accesos, o tener
carpetas para organizar aplicaciones y/o documentos en los
dispositivos móviles y en los servicios en la nube.
8 A veces surgen imprevistos que nos roban tiempo. Para minimizar
los imprevistos, hay que obtener toda la información necesaria y
hacerse con todos los recursos que se van a utilizar, para poner
freno a la dificultad antes de que se convierta en un problema
mayor. En definitiva, mantener una actitud proactiva, reaccionando
con calma para solucionar los posibles percances y analizando los
pasos que se pueden dar.
 

En el siguiente video la Psicóloga Patricia Ramírez habla sobre cómo


gestionar el tiempo y así poder enfrentarnos a las tareas que nos cuestan.
ACTIVIDAD

Despues de visualizar el anterior video piensa en dos


actividades que estés postergando. Anota el tiempo, el nivel de
esfuerzo y la fecha límite para finalizar la tarea y comparte tus
respuestas con el resto de tus compañeros/as en el tema:
"Actividad 4: Otros ladrones de tiempo" del foro de actividades
del campus virtual.
Aplicaciones en la nube para la mejora de la
productividad
Unidad 2. Productividad

AUTOEVALUACIÓN

Preguntas

¿De qué depende la productividad?

Del número de horas que se trabaje; cuanto más horas se


trabaja, más productivo se es.

De las capacidades mentales de cada uno y de su titulación


académica.

De cómo se han utilizado las horas de trabajo.

Los ladrones de tiempo…

Nos entrenan. Hacen que seamos más productivos y


competentes.

Son los incontrolables enemigos de la productividad. Contra


ellos no se puede luchar.

Son obstáculos para la productividad que se deben


identificar y abordar.
Aplicaciones en la nube para la mejora de la
productividad
Unidad 2. Productividad

2. ¿ERES UNA PERSONA PRODUCTIVA?


Tras hacer un acercamiento al concepto de productividad y sus
fundamentos, es preciso aterrizar todo este conocimiento en uno mismo
y preguntarse si uno es o no es productivo, y para qué ser productivo.

La productividad hace que se trabaje mejor, lo cual otorga beneficios en el


trabajo, en el contexto familiar y en la persona:

Entre los beneficios que se producen en el trabajo se encuentran:


lograr terminar las tareas con total concentración y entrega, completar
las tareas antes, conseguir más y mejores resultados, centrarse en lo
verdaderamente importante, valorar cada cosa que se hace en su justa
medida y dedicar los recursos y tiempos que merecen, mantener a raya
la infoxicación, usar el tiempo de forma más eficaz (no son necesarias
más horas), y asumir nuevos retos y oportunidades.
En el contexto familiar y personal: disfrutar más del momento,
conciliar mejor la vida profesional con la personal, usar el tiempo de
forma más eficaz e invertirlo en otras actividades.
En uno mismo: descubrir que se puede hacer las cosas mejor,
sentirse satisfecho, útil, liberarse de preocupaciones, deshacerse del
estrés, liberar la mente y abrir la puerta a la creatividad, querer ser
mejor: “La productividad llama a la productividad”.

 Como se muestra, los beneficios son muchos y hacen que merezca la pena
decidir ser más productivo.
Al decidir ser más productivo, es importante evaluar el grado de
compromiso que se va a establecer con la propia productividad. Hay
distintos grados de compromiso y éstos muestran semejanzas con el
cuento de los tres cerditos. ¿Qué harían los tres cerditos si quisieran
ser más productivos? El cerdito 1, el de la casa de paja, buscaría una
solución rápida y fácil. Por ejemplo, probar varias aplicaciones fáciles,
gratuitas, buscar trucos y consejos fáciles de entender y aplicar.  Por
su parte, el cerdito 2, el de la casa de madera, querrá asegurarse de
que va a optimizar su esfuerzo, pero necesita algo que produzca
resultados rápidos. Probará más herramientas y se informará más,
pero las prisas le impedirán profundizar. Por último, el cerdito 3, el de
la casa de ladrillos, asume que no es una tarea fácil y rápida, ya que
un método sólido requiere tiempo y una buena planificación.

ACTIVIDAD

Despues de leer la cita anterior  responde a las siguientes


preguntas:

1 ¿Quieres ser una persona productiva?


2 ¿Cuál va a ser tu grado de compromiso con la
productividad?
3 ¿Con cuál de los tres cerditos te identificas?
4 ¿Cuál crees que obtendrá mejores resultados?

Comenta tus respuestas con el resto de compañeros/as en el


tema "Actividad 5: ¿Eres una persona productiva?" en el foro de
actividades del campus virtual.
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productividad
Unidad 2. Productividad

2.1. HÁBITOS DE LAS PERSONAS POCO


PRODUCTIVAS
Decidir ser más productivo hace plantearse un cambio en los hábitos. En el
día a día se realizan gran cantidad de tareas de determinada manera, se
crean hábitos que en un principio hacen pensar que están bien y son útiles,
pero si se analizan, se descubre que son hábitos poco productivos. Es
bueno detectarlos para erradicarlos y establecer buenos hábitos en su
lugar que sí aumenten la productividad.

Algunos hábitos de las personas poco productivas son:

Tienen todo en la cabeza: utilizan la memoria como almacén donde


van tratando de recordar todo lo que les surge a lo largo del día. Es
uno de los errores más comunes. Esto obliga a tratar de resolver lo
último que ha entrado de forma inmediata, antes de olvidarlo. Es
importante tener una o varias listas donde ir descargando todo lo que
va surgiendo o llama la atención a lo largo del día. Para ello se puede
hacer uso de una hoja de papel, un post-it, un cuaderno o incluso,
alguna de las numerosas aplicaciones informáticas existentes en el
mercado.
No es una persona libre: no decide qué tareas realiza, son los demás
quienes le dictan qué hacer. Pasa el día resolviendo incidencias,
imprevistos, urgencias. Cada vez que entra un correo, siente la
imperiosa necesidad de leerlo; esto denota unos hábitos reactivos muy
fuertes. Esta persona no se da cuenta de que trabaja solucionando, en
muchos casos, necesidades de otros.
No tienen metas u objetivos profesionales y personales: las metas
u objetivos definidos dan la dirección hacia donde deben ir las
acciones, sirven de guía, de brújula para dar la importancia debida a
cada tarea a realizar. Sirven para ganar la perspectiva suficiente para
dar sentido al trabajo.
Son procrastinadores: dejan para otro día la tarea que deberían hacer
hoy. Se autoengañan diciendo: "ya lo haré mañana". Hipotecan su buen
hacer, su productividad, su autoestima y su motivación.
Caen constantemente en la multitarea: al final del día tienen un
montón de tareas empezadas y sin terminar.
No usan ningún método de productividad para gestionar su día: no
saben cómo administrar su trabajo. Se dedican a trabajar muchas
horas, de manera descontrolada y sin ningún rumbo. Van acabando
algunas tareas, pero no se ven capaces de priorizar, ya que, en
general, actúan apagando fuegos y en situación de crisis continua.
Su vida profesional ha invadido la vida personal: tiene abandonadas
las principales áreas de responsabilidad de su vida particular y familiar.
Desatiende sus compromisos familiares excusándose en la falta de
tiempo. Tampoco dedican tiempo a sus aficiones personales.

PRESTA ATENCIÓN

Identificar alguno de estos hábitos, o todos ellos, en uno mismo,


sirve como punto de partida para buscar la forma de mejorar y
ser más productivos.
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productividad
Unidad 2. Productividad

2.2. PLANIFICARSE
¿Por qué hay gente que tiene tiempo y gente que no? 

24 horas no son pocas. Son las que tiene todo el mundo. El problema de la
productividad no es la falta de tiempo, sino de autogestión. La cuestión
de cómo gestionamos bien el tiempo y cómo aprovechamos los momentos
depende en gran medida de la planificación personal que se haga.

La planificación quita mucha incertidumbre y permite saber siempre qué


hacer. Esto mejora el proceso de concentración.

“1 hora de planificación ahorra 5 horas de problemas”.

Antes de planificar, conviene tener en cuenta cómo se comporta la


productividad. A lo largo de la jornada laboral, la productividad personal
fluctúa, sufre altibajos, principalmente relacionados con los periodos de
descanso.

PERIODO DESCRIPCIÓN TAREAS

El cerebro esta
descansado y listo Ejecutar tareas
para acometer rápidas: contestar emails,
cualquier tipo de hacer algunas llamadas, leer
Comienzo de
tarea. En esta hora la información importante,
la jornada
persona se introduce mantener reuniones de
poco a poco en la coordinación con los
vorágine de la compañeros.
jornada.

Se saca adelante el
trabajo de verdad.
Tareas que requieran más
Máxima Hay concentración
concentración y esfuerzo
productividad alta y el cerebro se
individual.
encuentra
descansado.

La sensación de
Primera hora de este periodo
cansancio comienza a
Curva para tareas importantes pero
hacerse notar, aunque
descendente que requieran menos
todavía el cerebro
de la mañana concentración. La segunda
está óptimo
hora para tareas en grupo.
funcionamiento.

Hora de
Se para la actividad. Descansar.
comer

El periodo después de
la hora de comer es la
hora de productividad
Vuelta al Tareas con una exigencia
más variable.
trabajo cada vez mayor.
Recuperar la
concentración poco a
poco.

Segundo
Periodo de cierta
periodo de
calma y concentración Tareas de alta intensidad.
máxima
alta.
productividad

Comentar problemas con los


compañeros, pedir consejo,
hacer las ultimas llamadas y
El cansancio se hace
Última hora redactar los últimos correos
notar. La capacidad
de la tarde electrónicos y, sobre todo,
productiva es residual.
dedicar un mínimo de 15
minutos a planificar el día
siguiente.
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productividad
Unidad 2. Productividad

AUTOEVALUACIÓN

Preguntas

Las personas poco productivas…

Hacen las tareas de una en una, prolongando el tiempo que


dedican a trabajar.

Practican la multitarea, comenzando varias tareas a la vez y


no acabándolas todas.

Dedican demasiado tiempo al ocio y tiempo libre.

La planificación…

Quita incertidumbre y permite saber qué hay que hacer.

Es inútil para los periodos de la jornada laboral que son


menos productivos.

Sólo es necesaria en personas con hábitos poco


productivos.
Aplicaciones en la nube para la mejora de la
productividad
Unidad 2. Productividad

3. MÉTODO GTD
Existen multitud de métodos de productividad personal, todos ellos con la
finalidad de aplicar sistemas para que el comportamiento sea más eficaz y la
persona pueda centrarse en las tareas que hay que desempeñar.

Muchas personas pueden encontrarse perdidas ante la gran cantidad de


métodos, o pueden naufragar de método en método con la esperanza de
encontrar el definitivo, el que realmente les ayude a ser más productivos. Lo
que está claro es que no existe el método milagro, ya que los métodos no
dan los mismos resultados en todas las personas.

Otro aspecto importante es que la eficacia de un método de productividad


se ve a largo plazo, pasado el proceso de adaptación y tras haber
asentado bien el proceso de aprendizaje del mismo y haber convertido las
técnicas en hábitos, incorporados de forma natural en las rutinas.

Una vez analizada la situación personal y decidido que se quiere mejorar la


productividad utilizando un método, llega el momento de descubrir el propio
sistema; puede ser GTD o puede ser otro, o quizás una mezcla de varios.
Cada persona es un mundo, y lo que funciona para unos no da los mismos
resultados en otros. Siempre es positivo intentarlo, probar lo que se crea
que puede resultar útil, quedarse con lo que funcione y descartar el resto. Al
fin y al cabo, el responsable de la propia productividad es uno mismo, no el
método, y la suma de las pequeñas mejoras producirán el gran cambio.
ACTIVIDAD

Piensa y responde las siguientes preguntas:

1 ¿Has probado algún método de productividad


personal?, ¿cuáles conoces?, ¿cuáles te han
funcionado?
2 Busca en internet información sobre uno de estos
métodos: Pomodoro, Autofocus, Kanban, 5S.

Y comparte tus conclusiones con el resto de compañeros/as en


el tema "Actividad 6: Método GTD (métodos de productividad
personal)" en el foro de actividades del campus virtual.
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productividad
Unidad 2. Productividad

3.1. QUÉ ES GTD

CONCEPTO

GTD, siglas de Getting Things Done, es un sistema de


organización y gestión, creado por David Allen, que se ha
convertido en un paradigma de la productividad personal. 

Principalmente, es un sistema de recopilación de información,


organización del tiempo y ejecución de las tareas, basándose
para ello en categorías y objetivos y apoyándose en revisiones
periódicas programadas.

La esencia del método GTD está en canalizar el flujo de información


diario hacia un sistema categorizado, convirtiéndolo en una lista de tareas
programadas en tiempo, organizadas y fáciles de gestionar.

Su principal ventaja radica en la sensación de liberación y control que otorga


una vez se maneja apropiadamente. Frente a otros sistemas creados
para mejorar la productividad personal, el truco de GTD es usar el sentido
común, hacer las cosas fáciles y volcar todo lo que hay en la cabeza
dentro del sistema.

Una vez gestionado el flujo de trabajo, la persona queda liberada para


reflexionar sobre las tareas que va a acometer y poder centrarse solo en la
ejecución.

El método es sólo una pieza, el hábito es la clave. Adoptar nuevos hábitos


y desarrollarlos cada día es el único método para cambiar a largo plazo,
de forma real y duradera. Las rutinas nos dan seguridad y confianza, y eso
influye positivamente en la productividad personal.

El siguiente vídeo hace un resumen del método GTD para la productividad.


Aplicaciones en la nube para la mejora de la
productividad
Unidad 2. Productividad

3.2. LOS 5 PRINCIPIOS DEL GTD


El método GTD establece 5 principios sobre los que hay que actuar:
recopilar, procesar, organizar, revisar y actuar.

1)Recopilar: poner toda la información en un mismo lugar, un cesto o


bandeja de entrada (correos electrónicos, libretas de notas, agendas, etc.).
El objetivo es liberar a la mente de la carga de tener que almacenar y
recordar, para que pueda centrarse en la ejecución de las tareas.

2) Procesar: procesar la información del cesto o bandeja de entrada.


Vaciarla. No significa llevar a cabo todas las acciones que se han
recopilado, sino identificar y decidir qué son, qué significan y qué se va
a hacer con ellas. El procesamiento debe seguir estas pautas:

- Empezar por el principio.

- De uno en uno.

- No devolver ningún elemento a la cesta.

- Elementos que requieren una acción:

Si pueden realizarse en menos de 2 minutos, hacerlo en el momento.


Si llevan más de 2 minutos, posponer.
Si no corresponde hacerlo a uno mismo, delegar.

- Elementos que no requieren acción:


Archivar como referencia
Desechar
Dejar en cuarentena

3) Organizar: identificar las partes significativas, organizar los componentes,


secuencias y prioridades. Para ello se utilizan las listas y el calendario. Cada
lista es una categoría, estableciendo las siguientes:

Próximas acciones (tareas que requieren atención y deben realizarse


próximamente. Se pueden agrupar por contextos donde se deben
realizar, por ejemplo: ordenador/oficina/teléfono).
Proyectos (conjunto de varias tareas o tareas complejas).
En espera (tareas delegadas).
Algún día/quizás (cosas que se quieren hacer pero actualmente no es
posible llevarlas a cabo o no son prioridad).

El calendario es otra herramienta importante en la fase de organización:


sirve para llevar el seguimiento de las tareas que deben hacerse en un
plazo concreto.

La clave de esta fase es el sistema recordatorio; debe ser fácil, simple y


amigable, por ejemplo a través de post-it o alarmas, notificaciones, etcétera. 

4) Revisar periódicamente las actividades a realizar. Revisión diaria,


semanal y general.

5) Actuar es la única manera de conseguir los objetivos planteados. 

Mantén todo fuera de tu cabeza. Decide qué acciones requieren tus


tareas cuando aparezcan — no cuando expiren. Organiza
recordatorios de tus proyectos y sus acciones próximas en las
categorías apropiadas. Mantén tu sistema actualizado, completo y
suficientemente revisado para conocer las opciones de las que
dispones sobre lo que estás haciendo (y no haciendo) en cualquier
momento.
Aplicaciones en la nube para la mejora de la
productividad
Unidad 2. Productividad

3.3. GTD EN LA NUBE


Muchas personas culpan a internet de sus distracciones, pérdidas de tiempo
y bajo rendimiento, cuando lo cierto es que ni Twitter, ni Facebook, ni
Youtube son culpables de la baja productividad. La solución no pasa por
aislarse de la tecnología, ya que el contexto actual es claramente digital,
sino por aprender a relacionarse con ella de forma natural, inteligente y
productiva.

La tecnología es un complemento crucial, un potenciador de la


productividad. La tecnología e internet, bien utilizados, pueden y deben
multiplicar la capacidad para organizarse y completar con eficacia las tareas
y proyectos.

En este curso se han presentado las ventajas de la nube y cómo, por sus
características, es recomendable utilizar este tipo de servicios para trabajar.
Dado que adoptar la nube como sistema de trabajo es una realidad, lo más
lógico y eficaz es implementar el método de productividad, en este caso el
GTD, con el sistema de trabajo, es decir, en la nube.

Hay que partir de que no existe ninguna herramienta en el mundo que por sí
sola haga a las personas más productivas. Lo que convierte a una
herramienta en útil es el uso que se haga de ella, y algunas claves para
ello son:
Menos es más: Es esencial preguntarse por las aplicaciones que se
necesitan realmente, y asegurarse de que se dominan a fondo.
También se debe tener presente el principio de lo simple: mejor pocas
herramientas que muchas. Tener que utilizar muchas herramientas
hace que sea necesario dedicar más tiempo en administrarlas que en
realizar las tareas.
El método GTD utiliza listas para anotar tareas, calendarios para
planificarlas y un sistema sencillo de recordatorios. Si en analógico el
material que necesitaríamos es un cuaderno, un bolígrafo, unos post-it
y un calendario, debemos buscar herramientas en la nube que
cumplan estas funciones.
Adoptar unos sólidos hábitos digitales. Las tres grandes actividades
del “día a día digital” son el correo electrónico, la lectura de
información en pantalla y la búsqueda y navegación por internet.
Estas tareas, están al servicio de la persona, no al revés, y sirven para
conseguir los objetivos planteados. Por eso es importante dedicar
un momento concreto para realizarlas y establecer un límite de tiempo.
Disponible sin conexión: uno de los inconvenientes de la nube es que
para acceder a ella se necesita conexión a internet. Un fallo de
conexión puede echar por tierra la jornada. Para que esto no paralice
el flujo de trabajo es importante considerar, siempre que sea posible,
aquellas aplicaciones en la nube que están disponibles en modo sin
conexión, así se podrá acceder a ellas y seguir trabajando sin que la
tecnología se convierta en un ladrón de tiempo.
Las herramientas en la nube que se seleccionen deben servir
para economizar tiempo y ganar en seguridad y productividad. Hay
que revisar que eso es así, de lo contrario, es mejor descartar la
herramienta y buscar otra que sea realmente útil para el fin que se
persigue: ser personas mucho más productivas que antes.
Aplicaciones en la nube para la mejora de la
productividad
Unidad 2. Productividad

AUTOEVALUACIÓN

Preguntas

Getting Things Done…

Es el método de productividad que se basa en usar la


memoria como contenedor de información.

Es el método de productividad basado en canalizar la


información dentro de categorías que se traducen en una
lista de tareas programadas.

Es el método de productividad que rompe con las rutinas y


permite improvisar en cada momento lo que se va a hacer
tras reflexionar sobre ello.

El método GTD…

No puede llevarse a la nube, ya que internet es uno de los


mayores ladrones de tiempo.

Debe aliarse con la tecnología para potenciar la


productividad.

Hace uso de muchas aplicaciones; cuantas más


aplicaciones se use, mayor probabilidad de ser productivos.
Aplicaciones en la nube para la mejora de la
productividad
Unidad 2. Productividad

RESUMEN
Estar motivado es fundamental para poder llegar a la acción, ya que se
visualizan las razones por las que queremos conseguir los objetivos. Los
objetivos, por su parte, dan dirección, ilusionan, y sirven para comprobar
progresos. Es importante saber traducirlos en tareas, que son de distintos
tipos en función de la importancia, urgencia o nivel de intensidad que
tengan. Posteriormente, hay que establecer plazos para realizar dichas
tareas, y una vez se hayan calendarizado, hay que llevar a cabo las
tareas. No sirve de nada plantear objetivos y establecer tareas si no se
llevan nunca a la acción ni posteriormente se revisa cómo se está
haciendo.

La productividad personal tiene que ver con nuestra capacidad para


conseguir los resultados que buscamos de forma fluida, natural y sin
estrés. No depende del número de horas trabajadas, sino de cómo se han
utilizado esas horas y del partido que se les ha sacado.

Hasta que los cambios no se conviertan en hábitos, no se obtendrán


resultados verdaderamente productivos; para ello, deben estar incorporados
en las rutinas de trabajo.

En el camino a la mejora de la productividad hay una serie de piedras a


sortear: son los ladrones de tiempo, como la procrastinación, que es el
hábito de dejar las obligaciones para otro momento, sustituyéndolas por
actividades más gratificantes. Es necesario detectar los malos hábitos
productivos para erradicarlos y establecer buenos hábitos en su lugar.
 La cuestión de cómo gestionamos bien el tiempo, y cómo aprovechamos los
momentos, depende en gran medida de la planificación personal que se
haga.

Existen multitud de métodos de productividad personal: uno de los más


utilizados es el método Getting Things Done (GTD), que
consiste en canalizar el flujo de información diario hacia un sistema
categorizado, convirtiéndolo en una lista de tareas programadas en
tiempo, organizadas y fáciles de gestionar. El método establece 5
principios sobre los que hay que actuar: Recopilar, procesar, organizar,
revisar y actuar.

Dado que adoptar la nube como sistema de trabajo es una realidad, lo más
lógico y eficaz es implementar el método GTD en la nube, y convertir la
tecnología en un potenciador de la productividad. 
Aplicaciones en la nube para la mejora de la
productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la
nube para la productividad
Aplicaciones en la nube para la mejora de la
productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

PRESENTACIÓN
Durante las unidades de aprendizaje 1 y 2, se han dado razones suficientes
para entender la importancia que las aplicaciones en la nube tienen en el
contexto laboral y, por lo tanto, en la productividad personal.

Tal como recomienda el método GTD, las herramientas necesarias para


llevar a la práctica el método consisten básicamente en cuadernos para
anotar, calendarios, listas de tareas y recordatorios. Hoy en día es posible
encontrar aplicaciones que cumplen esas mismas funciones y que además
ofrecen la ventaja de estar en la nube.

A través de esta tercera unidad, se conocerán diversas herramientas y


aplicaciones en la nube que, bien utilizadas, pueden potenciar la eficacia
en las tareas a desarrollar diariamente.

Se muestran ejemplos concretos de aplicaciones para la colaboración, el


desempeño de tareas, el uso compartido, la recopilación y
procesamiento de información, la organización y revisión de proyectos,
y la automatización de acciones desde la nube. Se aprenderá a usar
dichas herramientas, siempre teniendo en cuenta el enfoque de mejora de
productividad a través de las fases del método GTD.
AL FINALIZAR ESTA UNIDAD SABRÁS...

Conocer, utilizar y seleccionar según nuestras


necesidades, algunas aplicaciones, herramientas y
servicios clave.
 Utilizar dichas herramientas para la colaboración, el
desempeño de tareas, el uso compartido, la recopilación y
procesamiento de información, la organización y revisión de
proyectos, y la automatización de acciones desde la
nube, de forma que mejoremos la productividad
de nuestro quehacer diario.
Aplicaciones en la nube para la mejora de la
productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

CONOCIMIENTOS PREVIOS Y RECURSOS


A lo largo de esta unidad vamos a trabajar una serie de conceptos que
requieren de unos conocimientos previos básicos que te permiten el
seguimiento del curso sin dificultad. Además, ponemos a tu disposición los
recursos didácticos necesarios para poder realizar un óptimo seguimiento.

CONOCIMIENTO PREVIO

En esta unidad se estudian conceptos avanzados que


requieren de unos conocimientos previos básicos que permitan
el seguimiento del curso sin dificultad:

Uso básico de correo electrónico.


Saber navegar por internet.
Conocimiento básico de procesadores de texto.

RECURSOS DIDÁCTICOS
En la unidad se hace uso de numerosos recursos
pedagógicos que facilitan el aprendizaje de los conocimientos
mostrados: 

Definiciones y ejemplos de los principales conceptos.


Actividades para poner en práctica los conocimientos
adquiridos. 
Autoevaluaciones para comprobar el aprendizaje
adquirido.
Resumen de las ideas claves de la unidad.
Aplicaciones en la nube para la mejora de la
productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

1. GOOGLE APPS, EL PAQUETE DE


PRODUCTIVIDAD EN LA NUBE

CONCEPTO

Google Apps es un paquete de productividad basado en la


nube que permite conectar personas y trabajar desde cualquier
lugar y dispositivo. Es fácil de configurar, utilizar y administrar, lo
que facilita la productividad y eficacia del trabajo.

Se puede utilizar desde


cualquier dispositivo
conectado a internet, como
un ordenador, un móvil o una
tableta, ya que el acceso es vía
web o a través de las
aplicaciones específicas para
dispositivos móviles. 

Google Apps está pensado para organizaciones, ofreciendo sus


soluciones previo pago si son empresas o gratuitamente si son
instituciones educativas. Sin embargo, a nivel individual se pueden
utilizar las diferentes aplicaciones que integra Google Apps, de forma
gratuita, a través de una cuenta de Google. Existen pequeñas diferencias
entre las prestaciones de las versiones para empresa (Google Apps for
Business), para instituciones educativas (Google Apps for Education) y las
que puede usar un usuario de Google individual (por ejemplo, el espacio de
almacenamiento de las cuentas de correo electrónico es diferente), pero las
funciones son las mismas.

El paquete se compone de distintas aplicaciones de uso común, con las que


crear, compartir y almacenar:

Gmail: el correo electrónico con las funciones de búsqueda de Google.


Calendario: para la creación de calendarios en la nube que permiten
estar sincronizados con otros miembros.
Drive: almacenar tus archivos en la nube, compartirlos y tener acceso
a los mismos desde cualquier lugar.
Documentos: crear, compartir y trabajar en documentos con otros
miembros en tiempo real.
Hojas de cálculo: administrar los datos de las hojas de cálculo de
forma más rápida con gráficos y comentarios.
Presentaciones: crear presentaciones de forma conjunta.

Se puede acceder a más aplicaciones Google una vez creada la cuenta,


aunque las principales son las señaladas.

PRESTA ATENCIÓN

Para descargar las aplicaciones mencionadas anteriormente


desde un dispositivo móvil como móviles o tabletas, deberás
hacer los siguiente:

 SI TU DISPOSITIVO
SI TU DISPOSITIVO UTILIZA
UTILIZA SISTEMA IOS DE
SISTEMA ANDROID
APPLE
1 Abre en tu
1 Abre en tu dispositivo dispositivo la
la plataforma de plataforma de
Google Play Store. Apple Store.
2 Una vez dentro 2 Una vez dentro
busca la aplicación busca la
que necesites. aplicación que
3 Instala en tu necesites.
dispositivo. 3 Instala en tu
dispositivo.
Aplicaciones en la nube para la mejora de la
productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

1.1. ACCEDER A GOOGLE APPS


Para comenzar a utilizar Google Apps, hay tres posibilidades:

1 Siendo una empresa u otro tipo de organización no educativa.


2 Siendo una institución educativa.
3 Siendo un usuario Individual.

GOOGLE APPS
USUARIO
PARA GOOGLE APPS
  DE
INSTITUCIONES PARA EMPRESAS
GOOGLE
EDUCATIVAS

Pago por
Coste Gratis Gratis usuario/mes o por
año

Hasta 15 Cada usuario Cada usuario


GB dispone de 30 dispone de 30 GB
entre GB de de espacio de
Google almacenamiento almacenamiento
Almacenamiento
Drive, para Google para subir archivos
Gmail y Drive, Gmail y a Google Drive,
Fotos de Álbumes web de Gmail y Álbumes
Google+ Picasa. web de Picasa.

Crear Solicitar cuenta


una de Google Apps Contratar el
Acceso cuenta servicio Google
de for Education. Apps for Business.
Google.

En este curso se explicará únicamente el proceso de creación de cuenta


como usuario individual de Google. No obstante, se puede acceder al
proceso de contratación de los servicios para empresas y a las cuentas para
centros educativos en los enlaces facilitados arriba.
Aplicaciones en la nube para la mejora de la
productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

1.2. GMAIL
1.2.1. Organizar la bandeja de entrada 1.2.2. Gmail Labs
1.2.3. Gmail sin conexión 1.2.4. Tareas 1.2.5. Filtros 1.2.6. Atajos
1.2.7. Netiqueta de los correos electrónicos

Una de las aplicaciones más relevantes de Google es Gmail, el correo


electrónico. Este servicio, accesible desde la web o desde su
correspondiente aplicación móvil, posee las siguientes características
principales:

Acceso al correo desde cualquier lugar. Gmail funciona en cualquier


ordenador o dispositivo móvil con conexión de datos.
Posibilidad de trabajar sin conexión.
Espacio suficiente para no tener que borrar nada (15 GB compartidos
con el resto de Apps, para usuarios Google/30 GB para usuarios de
Google Apps Business y Education).
Enviar y recibir archivos adjuntos de hasta 25 MB.
Potente función de búsqueda para encontrar todo lo que se necesita.
Etiquetas y filtros que ayudan a mantenerlo todo bien organizado.
Conectar con otros usuarios a través de chat de texto, voz y vídeo.
Filtro de spam.
Se integra con el Calendario. Se pueden enviar y recibir eventos del
calendario, haciendo fácil la comprobación de disponibilidad y anotar
citas en el calendario personal.
Gestión de tareas a través de listas.

Estas son las diferentes zonas y funciones que presenta la interfaz de


Gmail:

1 Desde esta pestaña se accede a las tres funciones de Gmail:


Correo electrónico, Contactos y Tareas. Por defecto, la pantalla
se inicia con el correo electrónico directamente, pero haciendo clic
en la pestaña se puede seleccionar las otras dos funciones.
2 Buscador: a través de este buscador se pueden localizar
mensajes y documentos almacenados.
3 Icono de acceso a las aplicaciones de Google.
4 Cuenta y privacidad.
5 Configuración.
6 Redactar un correo electrónico.
7 Etiquetas y categorías para organizar el correo electrónico. Por
defecto, Gmail incluye las etiquetas 'Recibidos', 'Destacados',
'Importante', 'Chats', 'Enviados', 'Borradores', 'Todos', 'Spam' y
'Papelera'. Las categorías que hay por defecto son 'Social',
'Promociones', 'Notificaciones' y 'Foros'.
8 Crear nuevas etiquetas y categorías.
9 Chat.
10 Pestañas para filtrar correos. Por defecto aparecen 'Principal',
'Social' y 'Promociones'. Se pueden eliminar las pestañas o crear
nuevas. Los correos se van filtrando en una u otra pestaña.
11 Bandeja de entrada, donde van apareciendo, por orden de
llegada, los correos electrónicos.

PRESTA ATENCIÓN

Para descargar las aplicaciones mencionadas anteriormente


desde un dispositivo móvil como móviles o tabletas, deberás
hacer los siguiente:

 SI TU DISPOSITIVO
SI TU DISPOSITIVO UTILIZA
UTILIZA SISTEMA IOS DE
SISTEMA ANDROID
APPLE

1 Abre en tu
1 Abre en tu dispositivo dispositivo la
la plataforma de plataforma de
Google Play Store. Apple Store.
2 Una vez dentro 2 Una vez dentro
busca la aplicación busca la
que necesites. aplicación que
3 Instala en tu necesites.
dispositivo. 3 Instala en tu
dispositivo.
Aplicaciones en la nube para la mejora de la
productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

1.2. GMAIL
1.2.1. Organizar la bandeja de entrada 1.2.2. Gmail Labs
1.2.3. Gmail sin conexión 1.2.4. Tareas 1.2.5. Filtros 1.2.6. Atajos
1.2.7. Netiqueta de los correos electrónicos

Para tener una bandeja de entrada organizada, Gmail pone a disposición de


los usuarios distintas opciones:

Estrellas y otras marcas para los mensajes: todos los correos que
llegan a la bandeja de entrada pueden ser marcados con una estrella u
otros símbolos para distinguirlos a simple golpe de vista. Además de la
estrella amarilla, existen hasta 6 colores distintos y 12 marcas en total.
Para activarlas, hay que ir a la configuración general. Una vez activada
esta función, basta con hacer clic consecutivamente sobre la marca de
la estrella en el correo que se quiere marcar hasta que aparezca la
marca que interesa.

Gmail analiza los mensajes recién llegados y decide cuáles son


importantes según varios factores (cómo se han tratado mensajes
similares antes, por ejemplo). Los mensajes importantes llevan una
marca amarilla de manera automática; el sistema aprende con el
tiempo y va mejorando su filtro para determinar qué mensajes son
importantes para el usuario.

El usuario también puede utilizar esta marca si llega algún mensaje que
considera importante. De este modo, el sistema advertirá que para los
próximos mensajes similares debe tenerlos en consideración y
marcarlos como importantes. Esta opción se activa o desactiva en la
configuración de mensaje recibidos.

Indicadores personales: distinguen con una flecha simple (›) aquellos


mensajes que se envían únicamente al destinatario, y con una flecha
doble (») los que se envían a una lista de distribución o grupo. Para
activar o desactivar los indicadores personales, hay que ir a
las opciones de configuración general.

Uso de las pestañas: Gmail permite recibir los correos electrónicos en


distintas pestañas, que funcionan a modo de categorías, dependiendo
del tipo de correo electrónico que sea. Las pestañas pueden eliminarse
y mantener una única bandeja de entrada principal, o activarse las
distintas opciones, o incluso crear nuevas pestañas. Se activan en la
configuración de la bandeja de entrada.

Uso de etiquetas: los correos se pueden etiquetar para organizarlos


mejor. Por ejemplo, una etiqueta para los mensajes relacionados con el
trabajo, otra para lo más personal y una para las listas de correo. Se
pueden crear tantas etiquetas como sean necesarias, para ello hay que
ir a la configuración de las etiquetas.
Dentro de las etiquetas es posible anidar subetiquetas, para organizar
aún más dentro de una categoría. El procedimiento para crearlas es el
mismo que el de las etiquetas, solo que hay que marcar la opción
"Anidar etiqueta en:" y seleccionar en el menú desplegable la etiqueta
principal a la que asocia.Cada una de las etiquetas funciona como una
carpeta para almacenar los correos electrónicos. Al poner los mensajes
en sus carpetas correspondientes, la bandeja de entrada queda limpia.
Se puede aprovechar esta función para establecer las distintas
categorías de organización según el método GTD: 'Próximas acciones',
'Proyectos', 'En espera', 'Algún día/Quizás', etc.
Aplicaciones en la nube para la mejora de la
productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

1.2. GMAIL
1.2.1. Organizar la bandeja de entrada 1.2.2. Gmail Labs
1.2.3. Gmail sin conexión 1.2.4. Tareas 1.2.5. Filtros 1.2.6. Atajos
1.2.7. Netiqueta de los correos electrónicos

CONCEPTO

Labs de Gmail es un laboratorio de pruebas de funciones


experimentales que todavía no están listas para salir a la luz
pero que se pueden probar, siempre teniendo en cuenta que
pueden cambiar, fallar o desaparecer en cualquier momento.

En la configuración de los Labs se pueden habilitar o deshabilitar.

Algunos Labs interesantes a tener en cuenta:

Deshacer el envío: evita durante unos segundos que los mensajes se


envíen después de haber pulsado el botón "Enviar". Útil cuando se
pulsa 'enviar' por error o de forma precipitada. Da un margen de 10
segundos para deshacer la acción.
Respuestas estándar: permite crear plantillas con respuestas
predefinidas para enviar de forma automática. Útil cuando se suele
responder a varios mensajes de la misma manera.
Gadget de Google Calendar: añade un cuadro a la columna de la
izquierda, junto al icono del chat, que muestra Google Calendar. Sirve
para consultar los próximos eventos, ubicaciones y detalles.

Se pueden ver todos los Labs disponibles en la configuración. Es importante


recordar que hay que guardar los cambios después de habilitar las nuevas
funciones para poder utilizarlas.
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productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

1.2. GMAIL
1.2.1. Organizar la bandeja de entrada 1.2.2. Gmail Labs
1.2.3. Gmail sin conexión 1.2.4. Tareas 1.2.5. Filtros 1.2.6. Atajos
1.2.7. Netiqueta de los correos electrónicos

CONCEPTO

Sin duda, una opción muy interesante que ofrece Gmail es la


posibilidad de uso sin conexión. Esto permite poder utilizar el
correo electrónico en situaciones en las que la conexión a
internet falla, sincronizándose cuando vuelva a haber una
conexión mejor.

Esta opción solo está disponible para el navegador Chrome, ya que para
poder hacer uso de la opción sin conexión hay que instalar una aplicación
para este navegador. Dentro de la configuración sin conexión de Gmail se
accede al enlace para la instalación.
Una vez instalada la aplicación para Chrome, se puede empezar a utilizar.

Aunque Gmail puede utilizarse desde cualquier navegador, lo ideal es


hacerlo desde el propio de Google, Chrome, ya que ofrece gran cantidad de
extensiones, aplicaciones y temas que pueden ser de utilidad en Gmail.
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Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
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1.2. GMAIL
1.2.1. Organizar la bandeja de entrada 1.2.2. Gmail Labs
1.2.3. Gmail sin conexión 1.2.4. Tareas 1.2.5. Filtros 1.2.6. Atajos
1.2.7. Netiqueta de los correos electrónicos

CONCEPTO

La función Tareas sirve para controlar las cosas pendientes de


hacer. Se pueden crear listas, incluir fechas de vencimiento y
notas, e incluso añadir mensajes de Gmail directamente a
Tareas.

Para utilizar la función Tareas, en la esquina superior izquierda de Gmail,


hay que hacer clic en la pestaña Gmail y luego seleccionar la
opción Tareas.
Se abrirá una pequeña ventana en la parte inferior derecha de la pantalla,
donde se encuentran todas las opciones necesarias para crear y
administrar listas y tareas asociadas a las listas.

Para crear una lista tan solo hay que hacer clic en el icono y seleccionar
'Nueva lista'.

 Una vez creada la lista, se añaden tareas, situando el cursor sobre la lista
y escribiendo. Cada tarea se puede gestionar haciendo clic en la flecha de la
derecha. Existen las opciones de calendarizar la tarea, añadir notas, enviar
por correo electrónico, etcétera.

Las listas de tareas también pueden verse en el Calendario de Google, para


llevar un mayor seguimiento de las mismas.
Se pueden crear tareas relacionadas con un correo electrónico; para ello,
con el correo que se quiera añadir abierto, se usa la combinación de teclas
Mayús+T o se elige la opción Añadir a Tareas del menú Más opciones.
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productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

1.2. GMAIL
1.2.1. Organizar la bandeja de entrada 1.2.2. Gmail Labs
1.2.3. Gmail sin conexión 1.2.4. Tareas 1.2.5. Filtros 1.2.6. Atajos
1.2.7. Netiqueta de los correos electrónicos

CONCEPTO

Una de las características más interesantes de Gmail son


los filtros. Tal como indica su nombre, con ellos se puede filtrar
de forma automática el correo entrante. Los filtros, además de
ayudar a organizar, también facilitan la búsqueda de correos y
asegura que los correos deseados no se filtren como spam.

Una forma de sacar provecho de los filtros es crearlos para evitar que
mensajes que no son tan importantes lleguen a la bandeja de entrada,
eliminando así distracciones y ganando tiempo, dejando esos mensajes que
no son urgentes para revisarlos en los ratos libres.
 Para crear filtros hay que ir a la configuración de filtros de Gmail y hacer clic
en la parte de abajo, en 'Crear un filtro nuevo'. 

A continuación hay que cumplimentar los campos.

 
Una vez creado el filtro, el sistema comienza a identificar y filtrar
automáticamente los correos electrónicos que lleguen y cumplan los
requisitos definidos. 

Se pueden localizar los correos filtrados en las categorías y etiquetas


correspondientes, a la izquierda de la pantalla, para acceder a ellos cuando
sea conveniente.

ACTIVIDAD

Entra en tu cuenta de Gmail (si no tienes una, debes crearla en


el siguiente enlace crear nueva cuenta de Gmail) y crea una
lista de tareas 'Unidad 3 Curso' con las siguientes tareas: Leer
el apartado 3.1 del curso; Hacer la actividad 1; Hacer la
actividad 2; Hacer la actividad 3. Una vez hayas realizado el
ejercicio haz una captura de pantalla y súbelo a la tarea
"Actividad 1: Filtros de Gmail" del campus virtual.
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la productividad

1.2. GMAIL
1.2.1. Organizar la bandeja de entrada 1.2.2. Gmail Labs
1.2.3. Gmail sin conexión 1.2.4. Tareas 1.2.5. Filtros 1.2.6. Atajos
1.2.7. Netiqueta de los correos electrónicos

Con las combinaciones de teclas en Gmail se puede ahorrar mucho tiempo,


pues no es necesario mover las manos del teclado para utilizar el ratón.
Existen atajos que siempre están activos y otros que hay que habilitar en la
configuración general.

Atajos siempre activos:

COMBINACIÓN COMBINACIÓN
DEFINICIÓN ACCIÓN
MAC PC

Al terminar de
redactar un
Enviar mensaje, se usa
 + Intro Ctrl + Intro
Mensaje esta combinación
de teclas para
enviarlo.

Con esta
combinación, el
cursor se coloca
Ir a la
en la ventana
siguiente  + . Ctrl + .
principal o en la
ventana
ventana siguiente
de chat o de
redacción.

Con esta
combinación, el
cursor se coloca
Ir a la
en la ventana
ventana  + , Ctrl + ,
principal o en la
anterior
ventana anterior
de chat o de
redacción.

En la ventana de
redacción de un
mensaje, abre el
Añadir Cc  + Mayús + c Ctrl + Mayús + c
campo "Cc" para
añadir
destinatarios.

En la ventana de
redacción de un
mensaje, abre el
Añadir Cco campo "Cco" para  + Mayús + b Ctrl + Mayús + b
añadir
destinatarios
ocultos.

En la ventana de
redacción de un
mensaje, abre el
campo "De" para
cambiar la
Cambiar
dirección de
dirección
remitente. Esta  + Mayús + f Ctrl + Mayús + f
del
combinación
remitente
solamente
funciona si se han
configurado varias
direcciones de
remitente.

Otros atajos interesantes que hay que habilitar en la configuración general


de Gmail:
COMBINACIÓN
DEFINICIÓN ACCIÓN
DE TECLAS

Sirve para escribir un mensaje


 Redactar c 
nuevo. 

Al terminar de redactar un
Enviar mensaje  mensaje, se usa esta combinación  Tabulador +Intro
de teclas para enviarlo. 

 Ir a una Abre una conversación más


conversación reciente/anterior o coloca el cursor
k/j 
más en ella. Al pulsar la tecla Intro se
reciente/antigua amplía la conversación. 

Abre la conversación. En la "Vista


 Abrir de conversación" también amplía o o o Intro 
contrae un mensaje. 

Marca y selecciona una


conversación de forma automática
 Seleccionar
para poder archivarla, etiquetarla o  x
conversación
realizar otra acción a elegir en el
menú desplegable. 

En la "Vista de conversación",
coloca el cursor en el mensaje
Mensaje más
más reciente/antiguo. Al pulsar la  n/p 
reciente/anterior
tecla Intro, el mensaje se amplía o
se reduce. 

Abre el menú "Etiquetas" para


 Etiquetar  l
etiquetar una conversación. 

Envía la conversación a la
 Eliminar # 
"Papelera". 

Responde al remitente del


mensaje. Mayús + r abre una
ventana nueva en la que puedes
 Responder r 
contestar al mensaje (solo
funciona en la vista de
conversación). 

 Reenvía un
mensaje. Mayús + f abre una
Reenviar  ventana nueva en la que puedes f 
reenviar el mensaje (solo funciona
en la vista de conversación).

 Todas las combinaciones de teclas de Gmail.


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1.2. GMAIL
1.2.1. Organizar la bandeja de entrada 1.2.2. Gmail Labs
1.2.3. Gmail sin conexión 1.2.4. Tareas 1.2.5. Filtros 1.2.6. Atajos
1.2.7. Netiqueta de los correos electrónicos

Detrás de los correos electrónicos hay personas; es necesario hacer un


buen uso de las funciones del correo, así como seguir un protocolo de
comportamiento adecuado, para facilitar la comunicación por esta vía. Seguir
las normas de la Netiqueta hará que el propio trabajo y el de los demás sea
más productivo.

A continuación se explican algunas normas importantes de la netiqueta en


los correos electrónicos.

1 Mensaje conciso. No extenderse en exceso ni divagar. Exponer o


responder de forma concreta y clara.
2 Uso correcto de Cc Y Cco. Cuando se quiere hacer llegar el correo
a otras personas, además de al destinatario principal, se hace uso
de Cc (con copia), pero si el correo se quiere enviar a otra persona
sin que el remitente principal lo sepa, se debe hacer uso de Cco
(con copia oculta).
3 Buena ortografía y gramática. El mensaje que se envía debe
estar bien escrito, ser inteligible.
4 Responder/responder a todos. Cuando un correo tiene varios
destinatarios, hay que tener en cuenta a quién se está
respondiendo. En una conversación se debe continuar el hilo
respondiendo a todos los destinatarios.
5 Tono adecuado. El tono de los correos electrónicos debe ser
moderado y neutro, sin dar lugar a malas interpretaciones. Dado
que es un medio escrito y se carece del apoyo de la comunicación
oral y no verbal, puede ser fácil interpretar erróneamente las
intenciones de un mensaje.
6 Advertir si hay archivos adjuntos. Cuando se envíen archivos
adjuntos se debe informar al destinatario. No enviar archivos
adjuntos que no sean realmente necesarios. Tener en cuenta que
no todos los servicios de correo electrónico tienen la misma
capacidad de tamaño para los adjuntos, si se envían archivos
pesados es mejor advertirlo antes y determinar si se pueden
adjuntar o es mejor utilizar otra forma de envío, por ejemplo, a
través de un enlace compartido en un disco duro en la nube.
7 Asunto explicativo. Facilita muchísimo el detallar en el asunto o
título del correo, de qué se trata. No escribir asuntos demasiado
genéricos. Cuanto más concreto sea el asunto, más información
tendrá el destinatario sobre el contenido del correo antes de abrirlo,
y también será más fácil buscar dicho correo a través del buscador,
filtrarlo o etiquetarlo adecuadamente.
8 Cuidar comienzos y finales. No se comienza del mismo modo un
correo electrónico dirigido a un desconocido que  uno que se dirige
a un compañero o amigo. Hay que ajustar el protocolo de inicio,
saludo, presentación y el de despedida, en función de a quién se
dirige el mensaje.
9 No usar mayúsculas, es gritar. El uso de mayúsculas en la
comunicación en la red es sinónimo de gritar, lo que resulta poco
cordial y agresivo. Además, entorpece la lectura. Debe evitarse.
10 No hacer spam. Evitar mandar correos no deseados de forma
masiva; además de ser molesto, los sistemas de correo electrónico
pueden detectar dichas prácticas y sancionar a quien lo hace.
11 Uso adecuado de emoticonos. Una forma de apoyar el tono de los
mensajes es a través de los emoticonos, deben seleccionarse
aquellos que de verdad enfatizan lo que dice el texto, pero sin
abusar. Pueden ser útiles, por ejemplo para hacer entender al
destinatario que una frase es broma.
12 Mensajes FYI, no responder/advertir. Las siglas FYI (For Your
Information) se añaden en los mensajes que son puramente
informativos y no requieren respuesta. Es una forma de indicar que
no se responda, por tanto, cuando llega un mensaje con la fórmula
FYI o similar (No responder/No reply), no debe responderse. Así
mismo, si se envía un correo que es informativo, es bueno indicar
que se responda.
13 Seleccionar remitente adecuado. Las prisas pueden hacer que se
envíe un correo electrónico al destinatario que no corresponde. Hay
que asegurarse de que el correo se manda al destinatario correcto
y a la cuenta de correo adecuada, si es que tiene varias.
14 Firmar los mensajes. Los correos electrónicos deben incluir una
firma con información del remitente.
15 Revisar antes de enviar. Una vez escrito el correo, debe revisarse
que está bien escrito, con los archivos adjuntos, si es que se
requieren, y con los destinatarios bien seleccionados. Una vez
hecha la comprobación, se puede enviar.
 

ACTIVIDAD

En el apartado anterior, 'Netiqueta de los correos electrónicos',


se exponen 15 recomendaciones para la correcta utilización del
correo electrónico como herramienta de comunicación digital. Es
probable que se te ocurran otras recomendaciones que no
aparecen ahí. Piensa en otros aspectos que puedan formar
parte de la netiqueta y comparte tu conclusión con el resto de
compañeros/as en el tema "Actividad 2: netiquetas de los
correos electrónicos" del foro de actividades del campus virtual.
Aplicaciones en la nube para la mejora de la
productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

1.3. CALENDARIO
1.3.1. Acceso e interfaz de Calendario 1.3.2. Crear calendarios
1.3.3. Recordatorios y notificaciones 1.3.4. Crear eventos
1.3.5. Tareas

El Calendario de Google es un calendario


online gratuito que permite ordenar la
agenda de forma cómoda, controlando los
eventos importantes en un solo sitio. 

El calendario se puede compartir con


otros usuarios, lo que facilita planificarse
con otras personas y concretar fechas para
realizar acciones determinadas. Asimismo,
se puede consultar calendarios que otros
usuarios han compartido, y conocer la
planificación y disponibilidad de estas personas.
 
Gracias a la sincronización entre los distintos dispositivos, ordenadores,
teléfonos o tabletas, se puede acceder al calendario desde cualquier lugar,
ya sea desde la web (utilizando una versión de Google Calendar para
móviles) o desde la propia aplicación para dispositivos móviles.
Con el sistema de recordatorios se hace fácil recordar las tareas y eventos
programados. Las notificaciones llegan por correo electrónico o al teléfono
móvil.
Permite invitar a gente a los eventos. Los invitados pueden confirmar su
asistencia desde Gmail o con Google Calendar.

En este vídeo se ofrece una visión general del funcionamiento y utilidad del
Calendario de Google. Aunque el vídeo se centra en explicar la utilidad de la
aplicación para la empresas, sirve de introducción para todos los usuarios
de Google, ya que las funciones son las mismas.

PRESTA ATENCIÓN

Para descargar las aplicaciones mencionadas anteriormente


desde un dispositivo móvil como móviles o tabletas, deberás
hacer los siguiente:

 SI TU DISPOSITIVO
SI TU DISPOSITIVO UTILIZA
UTILIZA SISTEMA IOS DE
SISTEMA ANDROID
APPLE
1 Abre en tu
1 Abre en tu dispositivo dispositivo la
la plataforma de plataforma de
Google Play Store. Apple Store.
2 Una vez dentro 2 Una vez dentro
busca la aplicación busca la
que necesites. aplicación que
3 Instala en tu necesites.
dispositivo. 3 Instala en tu
dispositivo.
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productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

1.3. CALENDARIO
1.3.1. Acceso e interfaz de Calendario 1.3.2. Crear calendarios
1.3.3. Recordatorios y notificaciones 1.3.4. Crear eventos
1.3.5. Tareas

El acceso al Calendario de Google se hace desde el icono de aplicaciones


o desde la dirección web https://www.google.com/calendar/, con el usuario y
contraseña de Google.

La interfaz del calendario muestra las siguientes funciones:


1 Buscador del calendario, para localizar eventos.
2 Acceso a las aplicaciones de Google.
3 Cuenta de Google.
4 Crear evento.
5 Vista del mes.
6 Otros calendarios del usuario o compartidos con el usuario. Crea
calendarios y configuración de calendarios.
7 Seleccionar tipo de vista: día, mes, 4 días o agenda.
8 Momento que se muestra en la vista.
9 Desplazarse por el calendario.
10 Imprimir y actualizar.
11 Configuración.
12 Vista del calendario.
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Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

1.3. CALENDARIO
1.3.1. Acceso e interfaz de Calendario 1.3.2. Crear calendarios
1.3.3. Recordatorios y notificaciones 1.3.4. Crear eventos
1.3.5. Tareas

Tener varios calendarios resulta muy útil para organizar las distintas facetas
de la vida. Aunque siempre haya un calendario principal asociado a la
cuenta Google, se pueden crear todos los calendarios que se necesiten.
De este modo, es posible crear un calendario para la familia, otro para los
amigos, otro para el trabajo, etcétera. Se pueden visualizar los eventos de
todos los calendarios o de aquellos que sean de interés en cada momento.

Para crear un calendario:

1) Hacer clic en la flecha hacia abajo, a la derecha de Mis calendarios.

2) Seleccionar Crear nuevo calendario.


3) Escribir los datos del calendario nuevo. Se puede indicar aquí si el
calendario será público o si se va a compartir con otros usuarios.

4) Hacer clic en el botón Crear calendario.

Todos los calendarios que se crean figuran en la lista Mis calendarios, en


el lateral izquierdo de la pantalla. Se pueden añadir, borrar y modificar
eventos de cualquier calendario cuando se quiera.

Una vez creado el calendario, se puede compartir o se pueden gestionar los


recordatorios para que envíe notificaciones sobre todos los eventos de
ese calendario.
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productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

1.3. CALENDARIO
1.3.1. Acceso e interfaz de Calendario 1.3.2. Crear calendarios
1.3.3. Recordatorios y notificaciones 1.3.4. Crear eventos
1.3.5. Tareas

Establecer recordatorios y enviar notificaciones es una función muy útil para


no olvidar aquellas tareas o eventos pendientes. Los recordatorios son un
elemento importante en la fase de organización del método GTD, y con el
Calendario de Google es posible configurar un sistema de recordatorios a
través de dos tipos de notificaciones: las notificaciones en ventana
emergente y las notificaciones por correo electrónico. Se puede establecer
en qué momentos se quieren recibir los recordatorios y la configuración
puede hacerse tanto a nivel general, es decir, para cada uno de los
calendarios que se tengan, como a nivel particular para cada evento en
concreto. Los recordatorios y notificaciones generales se gestionan en la
configuración del Calendario de Google. Para crear recordatorios para un
evento en concreto:

1) Se hace clic en el evento que interesa dentro del calendario, y se


selecciona 'Editar evento':
2) Dentro del apartado 'Recordatorios' se hace clic en añadir un
recordatorio:

3) Se selecciona el tipo de notificación (ventana emergente o correo) y


momento previo al evento en el que se desea recibir la notificación. Se
pueden añadir tantos recordatorios como se necesiten:
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la productividad

1.3. CALENDARIO
1.3.1. Acceso e interfaz de Calendario 1.3.2. Crear calendarios
1.3.3. Recordatorios y notificaciones 1.3.4. Crear eventos
1.3.5. Tareas

SE PUEDE CREAR UN EVENTO DE TRES FORMAS


DIFERENTES:

1) Haciendo clic y escribiendo para crear un evento: hay que pulsar en el


día en el que se quiere crear un evento nuevo. Si el evento dura más de
una hora o varios días, basta con hacer clic en él y arrastrarlo hasta
seleccionar las horas o días de duración del evento. Se escribe el título y la
hora del evento nuevo en el cuadro. Finalmente, se hace clic en Crear
evento para publicar el evento en el calendario de forma inmediata, o se
editan detalles del evento pulsando sobre el mismo.
2) Crear un evento utilizando el botón 'Crear': se hace clic en 'Crear', en
la columna de la izquierda del calendario. Esta acción lleva a una página
donde hay que introducir la información acerca del evento. También se
pueden añadir invitados, cambiar la configuración de los recordatorios y
publicar el evento para otros usuarios. Una vez se haya introducido la
información y seleccionado la configuración deseada, hay que Guardar.

3) Crear un evento desde la lista de calendarios: en la lista de


calendarios de la izquierda, hay que hacer clic en el botón de flecha hacia
abajo, al lado del calendario sobre el que se vaya a crear el evento, y
seleccionar Crear evento en este calendario.
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la productividad

1.3. CALENDARIO
1.3.1. Acceso e interfaz de Calendario 1.3.2. Crear calendarios
1.3.3. Recordatorios y notificaciones 1.3.4. Crear eventos
1.3.5. Tareas

Uno de los calendarios que aparecen por defecto en la lista de Mis


calendarios, es el de Tareas, que no es un calendario en sí mismo. Al hacer
visibles las Tareas, se abrirán a la derecha de la pantalla, y desde ahí se
pueden gestionar del mismo modo que desde Gmail.
ACTIVIDAD

Entra en tu Calendario de Google (para ello hay que tener


cuenta en Google y haber iniciado sesión) y haz lo siguiente:

1 Crea un calendario nuevo que se llame 'Curso


Aplicaciones en la Nube - Tu nombre'.
2 Edita el color del calendario, ponlo verde.

Una vez hayas realizado los pasos anteriores realiza una


captura de pantalla y súbela a la tarea "Actividad 3: Tareas del
calendario" del campus virtual.
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la productividad

1.4. DRIVE
1.4.1. Acceso e interfaz de Drive 1.4.2. Archivos y carpetas
1.4.3. Compartir 1.4.4. Uso sin conexión
1.4.5. Documentos, Hojas de Cálculo y Presentaciones
1.4.6. Acceso e interfaz de Documentos, Hojas de Cálculo y
Presentaciones
1.4.7. Uso productivo de Documentos, Hojas de Cálculo y Presentaciones
de Google

Google Drive permite almacenar y


acceder a los archivos desde cualquier
lugar: desde la web, en el ordenador o en
un dispositivo móvil.

La capacidad de espacio de
almacenamiento para usuarios Google es
de 15 GB, a repartir entre Google Drive,
Gmail y Google+ Fotos. Este espacio es
ampliable, una vez gastado, previo pago.

La aplicación permite acceder a todo el contenido de Google Drive desde


todos los dispositivos, incluso sin conexión.

Los archivos se mantienen sincronizados de forma automática. Esto


garantiza que los archivos y las carpetas estén siempre actualizados. Si se
cambia algo en un dispositivo, se cambia en todos, evitando que se creen
distintas versiones de un mismo archivo que pueda dar lugar a confusiones.

Google Drive permite compartir archivos, lo que evita los problemas de


adjuntar archivos que sobrepasan el peso en el correo electrónico.

En este vídeo se explican las utilidades de Google Drive para los usuarios
(está en inglés, pero tiene subtítulos en español que pueden activarse en la
propia ventana del vídeo, haciendo clic en el icono de subtítulos, junto a la
rueda de configuración):

PRESTA ATENCIÓN

Para descargar las aplicaciones mencionadas anteriormente


desde un dispositivo móvil como móviles o tabletas, deberás
hacer los siguiente:

 SI TU DISPOSITIVO
SI TU DISPOSITIVO UTILIZA
UTILIZA SISTEMA IOS DE
SISTEMA ANDROID
APPLE
1 Abre en tu
1 Abre en tu dispositivo dispositivo la
la plataforma de plataforma de
Google Play Store. Apple Store.
2 Una vez dentro 2 Una vez dentro
busca la aplicación busca la
que necesites. aplicación que
3 Instala en tu necesites.
dispositivo. 3 Instala en tu
dispositivo.
Aplicaciones en la nube para la mejora de la
productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

1.4. DRIVE
1.4.1. Acceso e interfaz de Drive 1.4.2. Archivos y carpetas
1.4.3. Compartir 1.4.4. Uso sin conexión
1.4.5. Documentos, Hojas de Cálculo y Presentaciones
1.4.6. Acceso e interfaz de Documentos, Hojas de Cálculo y
Presentaciones
1.4.7. Uso productivo de Documentos, Hojas de Cálculo y Presentaciones
de Google

Se puede acceder a Google Drive desde el icono Acceso a Google Drive


de aplicaciones o desde la dirección
web drive.google.com con el usuario y contraseña
de Google.

También se puede instalar en el ordenador o en los dispositivos


móviles: Enlace para la instalación.

La interfaz de Drive presenta las siguientes funciones:


1 Buscador de Drive, para localizar documentos y archivos
almacenados.
2 Acceso a las aplicaciones de Google.
3 Cuenta de Google.
4 Detalles y actividad en Google Drive. Es el historial de actividad en
la aplicación.
5 Seleccionar vista de los archivos en filas o cuadrícula.
6 Configuración.
7 Crear carpeta, documento, presentación, hoja de cálculo,
cuestionario o dibujo.
8 Subir archivo o carpeta.
9 Listado de categorías y carpetas de la unidad.
10 Archivos.
11 Acceso al enlace de instalación del programa.

SABÍAS QUE...

En la función de disco duro virtual se puede almacenar


archivos de distinto tipo y organizarlos en carpetas. También se
pueden compartir.
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Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

1.4. DRIVE
1.4.1. Acceso e interfaz de Drive 1.4.2. Archivos y carpetas
1.4.3. Compartir 1.4.4. Uso sin conexión
1.4.5. Documentos, Hojas de Cálculo y Presentaciones
1.4.6. Acceso e interfaz de Documentos, Hojas de Cálculo y
Presentaciones
1.4.7. Uso productivo de Documentos, Hojas de Cálculo y Presentaciones
de Google

Archivos
Es posible subir archivos de distintos formatos. Para ello, hay que hacer clic
en el icono de la flecha hacia arriba, situado a la izquierda de la pantalla. Se
selecciona el archivo y se sube.

CARPETAS

Con las carpetas se puede organizar fácilmente todos los archivos y los
documentos en Google Drive. Las carpetas se pueden organizar de forma
jerárquica, es decir, con carpetas dentro de otras carpetas, y además se
pueden compartir.

Para crear una carpeta en Google Drive:


1 Hacer clic en el botón Crear situado en la parte superior izquierda
de Google Drive.
2 En el menú desplegable, seleccionar Carpeta.
3 Escribir un nombre para la carpeta.
4 Hacer clic en Aceptar. La carpeta se creará en Mi unidad.

Una opción muy útil para ayudar a organizar el contenido del Drive es
asignar colores a las carpetas:

Para mover una carpeta dentro de otra:

1 Colocar el cursor sobre la carpeta que se quiere mover y hacer clic


en la flecha que aparece a la derecha. Se abre un menú
desplegable y se selecciona 'Mover a'.
2 Seleccionar la carpeta en las que se quiera colocar.
3 Clic en Mover.

Para añadir archivos a una carpeta:

1 Seleccionar el elemento o los elementos en Google Drive


marcando la casilla que aparece junto al título.
2 Hacer clic en el icono de carpeta situado encima de la lista de
elementos.
3 Seleccionar la carpeta donde se quiere almacenar los elementos.
4 Hacer clic en Mover.
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productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

1.4. DRIVE
1.4.1. Acceso e interfaz de Drive 1.4.2. Archivos y carpetas
1.4.3. Compartir 1.4.4. Uso sin conexión
1.4.5. Documentos, Hojas de Cálculo y Presentaciones
1.4.6. Acceso e interfaz de Documentos, Hojas de Cálculo y
Presentaciones
1.4.7. Uso productivo de Documentos, Hojas de Cálculo y Presentaciones
de Google

Otra de las ventajas de Drive es que permite compartir carpetas y archivos


con facilidad. Para ello, se marca la casilla del archivo o carpeta que se
quiera compartir y se hace clic en la pestaña 'Más', se selecciona 'Compatir'
y se indica con quién y qué tipo de permisos o acceso tendrá sobre el
archivo.
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productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

1.4. DRIVE
1.4.1. Acceso e interfaz de Drive 1.4.2. Archivos y carpetas
1.4.3. Compartir 1.4.4. Uso sin conexión
1.4.5. Documentos, Hojas de Cálculo y Presentaciones
1.4.6. Acceso e interfaz de Documentos, Hojas de Cálculo y
Presentaciones
1.4.7. Uso productivo de Documentos, Hojas de Cálculo y Presentaciones
de Google

Para utilizar Google Drive en modo sin conexión, hay que activar esta
opción. Sólo está disponible para el navegador Chrome. 
ACTIVIDAD

Entra en tu Drive y haz lo siguiente:

Crea una carpeta que se llame 'Cursos' y ponla de color


verde.
Crea una carpeta que se llame 'Aplicaciones en la nube
para la productividad' y ponla de color rojo. Mueve esta
carpeta a la carpeta 'Cursos'.

Una vez hayas finalizado los pasos anteriores realiza una


captura de pantalla y súbela a la tarea "Actividad 4: uso sin
conexión" del campus virtual.
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productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

1.4. DRIVE
1.4.1. Acceso e interfaz de Drive 1.4.2. Archivos y carpetas
1.4.3. Compartir 1.4.4. Uso sin conexión
1.4.5. Documentos, Hojas de Cálculo y Presentaciones
1.4.6. Acceso e interfaz de Documentos, Hojas de Cálculo y
Presentaciones
1.4.7. Uso productivo de Documentos, Hojas de Cálculo y Presentaciones
de Google

Los Documentos, las Hojas de


cálculo y las Presentaciones de
Google son aplicaciones de
productividad que permiten crear
distintos tipos de documentos online,
trabajar con ellos en tiempo real con
otras personas y guardarlos en Google Drive, todo ello de manera gratuita.
Se puede acceder a documentos, hojas de cálculo y presentaciones creadas
desde cualquier ordenador y en cualquier lugar del mundo. Incluso permite
hacer algunas tareas sin conexión a internet.

Google Docs: es un procesador de texto online que permite, además de


crear documentos y darles formato, colaborar con otras personas en tiempo
real. Con esta aplicación se puede:
 

Subir un documento de Word y convertirlo en un Documento de


Google.
Dar estilo y formato a documentos.
Realizar búsquedas en la web sin salir del documento y añadir
directamente enlaces, citas o ver resultados previamente.
Invitar a otros usuarios a colaborar en un documento y permitirles ver,
modificar o comentar.
Colaborar online en tiempo real y chatear con otros colaboradores
desde el documento mismo.
Ver el historial de revisiones de documentos y volver a cualquier
versión anterior.
Descargar documentos en el ordenador en diversos formatos.
Traducir un documento a otro idioma.
Enviar documentos adjuntos en un correo electrónico.

Hojas de cálculo de Google: es una aplicación de hojas de cálculo online


que permite, además de crear hojas de cálculo y darles formato, colaborar
simultáneamente con otras personas. Con esta aplicación se puede:

Importar y convertir datos en distintos formatos a una hoja de cálculo


de Google.
Exportar datos en distintos formatos.
Utilizar la edición de fórmulas para realizar cálculos de datos y aplicar
formato para darles el aspecto que se prefiera.
Chatear en tiempo real con otros usuarios que estén modificando la
hoja de cálculo.
Crear gráficos con datos.
Insertar una hoja de cálculo o una sección de una hoja de cálculo en
un blog o sitio web.

Presentaciones de Google: es una aplicación de presentaciones online


que permite, además de crear y mostrar trabajos de modo visual, colaborar
con otros usuarios en la elaboración de la presentación. Con esta aplicación
se puede:

Crear y modificar presentaciones.


Modificar una presentación con otros y compartirla con total facilidad.
Importar archivos de presentaciones y convertirlos en presentaciones
de Google.
Descargar presentaciones como archivos de diverso tipo.
Insertar imágenes y vídeos en la presentación.
Publicar e insertar presentaciones en un sitio web.
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productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

1.4. DRIVE
1.4.1. Acceso e interfaz de Drive 1.4.2. Archivos y carpetas
1.4.3. Compartir 1.4.4. Uso sin conexión
1.4.5. Documentos, Hojas de Cálculo y Presentaciones
1.4.6. Acceso e interfaz de Documentos, Hojas de Cálculo y
Presentaciones
1.4.7. Uso productivo de Documentos, Hojas de Cálculo y Presentaciones
de Google

Para acceder a estas tres aplicaciones (Documentos, Hojas de cálculo y


Presentaciones), hay que entrar en Google Drive. Una vez dentro, se hace
clic en el botón 'Crear' situado en la parte superior izquierda de la
pantalla. Se selecciona el tipo de documento que se desea y se abrirá en
una ventana nueva.

La interfaz de Documentos muestra las siguientes funciones:


1 Acceso a Google Drive.
2 Título del documento.
3 Marcar documento como destacado.
4 Mover a la carpeta...
5 Cuenta de Google.
6 Menú de Documentos.
7 Funciones más habituales de Documentos.
8 Documento.
9 Ver comentarios hechos en el documento.
10 Compartir documento.
11 Ocultar/Mostrar menú.
La interfaz de Presentaciones muestra las siguientes funciones:

1 Acceso a Google Drive.


2 Título de la presentación.
3 Destacar presentación.
4 Mover presentación a...
5 Cuenta de Google.
6 Ver presentación a pantalla completa.
7 Menú de Presentaciones.
8 Funciones principales de Presentaciones.
9 Columna con las miniaturas de las diapositivas de la presentación.
10 Diapositiva.
11 Notas.
12 Ver los comentarios sobre la presentación.
13 Compartir presentación.
14 Ocultar/Mostrar menú.
La interfaz de las Hojas de Cálculo de Google presenta las siguientes
funciones:

1 Acceso a Google Drive.


2 Título de la hoja de cálculo.
3 Destacar hoja de cálculo.
4 Mover hoja de cálculo a...
5 Menú de la hoja de cálculo.
6 Cuenta de Google.
7 Funciones principales de la hoja de cálculo.
8 Hoja de cálculo.
9 Ver comentarios sobre la hoja de cálculo.
10 Compartir hoja de cálculo.
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productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

1.4. DRIVE
1.4.1. Acceso e interfaz de Drive 1.4.2. Archivos y carpetas
1.4.3. Compartir 1.4.4. Uso sin conexión
1.4.5. Documentos, Hojas de Cálculo y Presentaciones
1.4.6. Acceso e interfaz de Documentos, Hojas de Cálculo y
Presentaciones
1.4.7. Uso productivo de Documentos, Hojas de Cálculo y Presentaciones
de Google

Independientemente de que los documentos, hojas de cálculo y


presentaciones de Google tengan funciones y usos distintos, la manera de
sacar partido a este tipo de aplicaciones es similar.

Más allá del uso individual de estas aplicaciones, que no difiere mucho del
de cualquier programa ofimático similar, es importante destacar el uso
colectivo y colaborativo de las mismas. Como se ha señalado en
apartados anteriores (Uso productivo de Drive), cualquier documento
guardado en Drive se puede compartir con otros usuarios, permitiendo que
puedan ver los documentos y guardarlos en su Drive o en su equipo, o
que, además de verlos, puedan editarlos desde su Drive. Esta función hace
posible poder trabajar con otras personas que están en lugares distintos.

Para compartir el documento, basta con invitar a un usuario con su correo


de Gmail y decidir el tipo de permiso que se le va a otorgar sobre el
documento: puede ver o puede editar. La invitación puede enviarse por
correo electrónico.

La edición compartida de los documentos, hojas de cálculo y


presentaciones se puede hacer en tiempo real, y es posible realizarla
simultáneamente entre todos los usuarios que tengan permiso. Los
cambios que se realizan en los documentos se guardan en el momento y
son vistos por todos los usuarios que lo editan.

En la vista de un documento compartido entre varios usuarios con permisos


de edición, el sistema de Google Drive utiliza marcadores de presencia de
colores distintos para cada usuario; de este modo, se puede identificar
fácilmente quién está haciendo cambios en el documento y se evitan
solapamientos a la hora de editar una misma parte.
La comunicación entre los distintos usuarios que editan el documento se
facilita a través de los comentarios, visibles en tiempo real. De esta forma,
es más fácil tomar decisiones sobre lo que se está haciendo, plantear y
resolver dudas y llegar a un consenso entre todos.

No se crean distintos archivos por cada versión editada, sino que el archivo
es único para todos los usuarios que lo comparten, y se puede acceder
a versiones anteriores dentro del historial del propio documento.

Los documentos se pueden crear, modificar o borrar en cualquier


momento y desde todos los dispositivos en los que se tenga la aplicación
de Drive; por tanto, al suprimir un documento desde la web de Drive,
desaparecerá también de la aplicación móvil y de la aplicación de escritorio.

Si se suprime un documento compartido, se eliminará totalmente de


Google Drive para todos los colaboradores, que ya no tendrán acceso a
dicho documento. Antes de eliminar un documento compartido, es
recomendable establecer a otro usuario como propietario para que los
colaboradores puedan seguir accediendo a él.

Los documentos creados se pueden descargar y exportar en otros


formatos. El envío por correo electrónico de documentos, hojas de cálculo
y presentaciones puede hacerse desde el propio Google Drive, sin
necesidad de abrir la aplicación de Gmail.

Como se ha explicado en apartados anteriores, es posible el uso de Drive


sin conexión; esto permite que podamos realizar algunas acciones en los
documentos y que los cambios se sincronicen cuando se esté conectado a
internet.
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productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

AUTOEVALUACIÓN

Preguntas

¿Qué es Google Apps?

Un programa que se instala en el ordenador y que sirve


para mandar correos electrónicos sin conexión.

Un paquete de aplicaciones para la productividad que


permite conectar personas, organizarse, compartir archivos
y colaborar en la nube.

Una aplicación móvil de pago que solo está disponible en


Android porque es de Google.

Con cuál de estos iconos se identifica Google Drive:


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productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

2. DROPBOX, GUARDAR Y COMPARTIR


ARCHIVOS
Los servicios de almacenamiento en la nube han
transformado los paradigmas del trabajo
colaborativo, convirtiéndose en herramientas de
productividad imprescindibles, al permitir acceder a
los archivos desde cualquier dispositivo
conectado.

Sin duda, uno de los mejores servicios de


almacenamiento online es Dropbox, el servicio
multiplataforma que ha cambiado para siempre la forma de gestionar
archivos en la nube. Se trata de un espacio virtual donde guardar fotos,
documentos, vídeos y otros archivos. Los archivos guardados en Dropbox se
mostrarán automáticamente en todos los dispositivos que tengan la
aplicación: ordenador, dispositivos móviles o desde el navegador. De este
modo, se puede disponer de los archivos en cualquier lugar.

Gracias a Dropbox, también es muy fácil compartir archivos. Se


puede invitar a otras personas a las carpetas guardadas en Dropbox, y así
pueden acceder a los archivos que se comparten dentro de ellas. También
se pueden enviar enlaces a archivos, fotos y carpetas específicos que
están en Dropbox. Todo esto lo convierte en una herramienta ideal para
proyectos en equipo.

Es útil para conservar archivos sin temor a perderlos. Guardando archivos


en Dropbox se puede tener la seguridad de conservarlos aunque se
estropee el ordenador, o se pierda una memoria usb o un dispositivo móvil.
Los archivos están seguros en la nube y se puede acceder a ellos siempre,
incluso si se eliminan dentro de Dropbox, se puede deshacer esa
eliminación.

Dropbox ofrece 2 GB de espacio gratis, que son ampliables si se


recomienda el servicio a otros contactos y estos se suscriben mediante un
enlace especial personalizado. También es posible contratar una versión pro
con 100 GB de espacio, pagando una tarifa mensual. Existe también un plan
para empresas que cuentan con un mínimo de 5 usuarios, ofreciendo
espacio ilimitado previo pago de una tarifa mensual por cada usuario.

¿SABIAS QUÉ...?

En el año 2006, Drew Houston, graduado del MIT, cofundó


Dropbox, cansado del uso de los USB. Creía que debía haber
una manera más rápida, conveniente y segura de almacenar
datos y compartirlos. Hoy Dropbox está en la cúspide de las
empresas tecnológicas, compitiendo junto a los gigantes de la
tecnología como IBM y Google.

RECUERDA

Para descargar las aplicaciones mencionadas anteriormente


desde un dispositivo móvil como móviles o tabletas, deberás
hacer los siguiente:

 SI TU DISPOSITIVO
SI TU DISPOSITIVO UTILIZA
UTILIZA SISTEMA IOS DE
SISTEMA ANDROID
APPLE
1 Abre en tu
1 Abre en tu dispositivo dispositivo la
la plataforma de plataforma de
Google Play Store. Apple Store.
2 Una vez dentro 2 Una vez dentro
busca la aplicación busca la
que necesites. aplicación que
3 Instala en tu necesites.
dispositivo. 3 Instala en tu
dispositivo.
Aplicaciones en la nube para la mejora de la
productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

2.1. ACCESO E INTERFAZ DE DROPBOX


Para acceder a Dropbox hay que crear una cuenta. Existen tres tipos de
cuenta:

1 Cuenta gratuita.
2 Cuenta pro.
3 Cuenta para empresa.

DROPBOX
  DROPBOX DROPBOX PRO PARA
EMPRESAS

Pago por
Pago por mes o usuario/mes
por año en
COSTE  Gratis función del
espacio que se (mínimo 5
quiera  usuarios)

100 GB

200 GB
ALMACENAMIENTO 2 GB  Ilimitado 

500 GB 
Contratar
Dropbox
ACCESO  Registrarse  Comprar Pro para
empresas 

En este curso se explicará únicamente el proceso de registro para acceder a


la cuenta gratuita de Dropbox. No obstante, se puede acceder al proceso
de contratación de la cuenta Pro y para empresas en los enlaces facilitados
en la tabla.

Para registrarse en Dropbox hay que ir a la dirección


web https://www.dropbox.com y hacer clic en 'Registrarse'.

Tras cumplimentar los campos que se solicitan y aceptar las condiciones de


Dropbox, se hace clic en 'Regístrate'. A continuación se selecciona en plan
básico de Dropbox.

Una vez seleccionado el plan básico gratuito, se da la opción de descargar


e instalar el programa en el ordenador. Tras instalarlo, se podrá tener
acceso directo a Dropbox desde el propio ordenador, ya sea Windows, Mac
o Linux, a través de una carpeta en el disco duro. La carpeta de Dropbox
funciona igual que cualquier otra carpeta del ordenador, salvo que cualquier
archivo que se guarde en ella, se guarda también en el espacio web y en el
resto de dispositivos en los que se tenga Dropbox instalado, ya que se
sincroniza automáticamente. No es imprescindible instalar el programa en
el ordenador porque se puede utilizar el espacio de almacenamiento de
Dropbox desde la web, pero sí es recomendable, ya que hace más cómodo
el proceso de subida de archivos a través de la sincronización. Igualmente,
es recomendable disponer de la aplicación en los dispositivos móviles.

Una vez finalizado el registro se puede acceder desde la web de


Dropbox, https://www.dropbox.com.

La interfaz de la web contiene las siguientes funciones:


1 Archivos: todos los archivos y carpetas que se han subido a
Dropbox.
2 Fotos: todas las fotos que se han subido a Dropbox. Se muestran
como álbumes de fotos.
3 Compartiendo: muestra los archivos y carpetas compartidas.
4 Enlaces: todos los enlaces que se han compartido.
5 Actividad: muestran la línea temporal de los cambios ocurridos
en Dropbox.
6 Comenzar: en los primeros pasos con Dropbox, aparece este
apartado para aprender a utilizarlo y conseguir más espacio
gratuito.
7 Muestra los archivos, fotos, carpetas o enlaces compartidos y
actividad, según se seleccione una opción del menú de la
izquierda.
8 Subir archivos a Dropbox.
9 Crear carpetas.
10 Compartir carpetas.
11 Mostrar archivos eliminados.
12 Buscar archivos en Dropbox.
13 Ampliar cuenta: contratar un plan Dropbox Pro o Dropbox para
empresas.
14 Notificaciones.
15 Cuenta de Dropbox: acceso a la información de la cuenta y a la
configuración.
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productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

2.2. USO PRODUCTIVO DE DROPBOX

PRESTA ATENCIÓN

Para sacar el máximo partido a Dropbox y darle un uso


productivo, es indispensable controlar las acciones básicas del
servicio, como son subir archivos, crear carpetas, compartir
y sincronizar con todos los dispositivos.

SUBIR ARCHIVOS

Desde la web:

Forma 1

1) Desde la web de Dropbox, una vez iniciada la sesión, se hace clic


en el icono 'Subir' situado en la parte superior derecha de la
pantalla.
2) Se selecciona el archivo que se desea subir y se carga
automáticamente. Al finalizar la carga, se mostrará en los archivos de
Dropbox.

Forma 2

Seleccionar archivo y arrastrar hasta la web de Dropbox; una vez allí,


soltar. Se sube automáticamente, y una vez subido aparecerá en el
listado de archivos.

Desde el ordenador:

Forma 1

Localizar los archivos que se quieren subir y arrastrarlos hasta la


carpeta Dropbox del ordenador. Se subirán automáticamente.

Forma 2

Localizar el archivo que se quiere subir y hacer clic derecho sobre él.
Se abrirán las opciones, entre las que se seleccionará 'Mover a
Dropbox'.

CREAR CARPETAS
En la web de Dropbox se hace clic en el icono 'carpeta nueva' situado en la
parte superior derecha de la pantalla.

Se asigna un nombre a la carpeta. Una vez creada, aparecerá en el listado


de archivos de Dropbox.

Desde el ordenador se puede crear una carpeta nueva del mismo modo que
se crean carpetas normales.
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Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

2.3. COMPARTIR Y SINCRONIZAR

COMPARTIR

Existen dos métodos para compartir archivos o carpetas de Dropbox con


otras personas:

Compartiendo enlaces: se puede crear un enlace a los archivos o las


carpetas de Dropbox para compartir rápidamente con otras personas,
incluso aunque no usen Dropbox. Para ello, en la web de Dropbox,
hay que seleccionar el archivo o carpeta que se quiere compartir y
hacer clic en el icono 'compartir enlace'. Posteriormente, se decide la
forma de compartir el enlace, que puede ser por correo electrónico, a
través de las redes sociales (1), u obteniendo directamente el
enlace (2), que se copia y se pega donde se quiera.
Desde el ordenador también se pueden compartir enlaces a archivos o
carpeta. Para ello, hay que entrar en la carpeta Dropbox del equipo y hacer
clic derecho sobre el archivo o carpeta que se desea compartir,
seleccionando 'Compartir enlace a Dropbox'.

A través de carpetas compartidas: se pueden crear carpetas


compartidas con otras personas para colaborar en los mismos archivos.
Los cambios en el contenido de las carpetas compartidas se
sincronizan con los demás miembros casi al instante. Cualquier
miembro de la carpeta puede añadir, eliminar o modificar archivos
dentro de la carpeta compartida. Para crear una carpeta compartida, en
la web de Dropbox, se hace clic en el icono 'Compartir una carpeta'
situado en la parte superior derecha de la pantalla. Posteriormente, se
indica si se va a crear una carpeta nueva o si se va a compartir un
carpeta ya existente en Dropbox.

 
 

En el caso de crear la carpeta compartida nueva, habrá que indicar el


nombre de esta nueva carpeta y, después, escribir el correo electrónico de
las personas con las que se va a compartir para que se envíen las
invitaciones a la nueva carpeta.

Si se va a compartir una carpeta ya existente, tras hacer clic en el icono


'compartir carpeta' y seleccionar 'me gustaría compartir una carpeta
existente', se elegirá la carpeta que se desea compartir y, posteriormente, se
indicarán las direcciones de correo electrónico de las personas con las que
se va a compartir.

 
Las carpetas compartidas se distinguen de las no compartidas por el icono
que utilizan y por su descripción:

Desde el ordenador, en la carpeta Dropbox se puede compartir una carpeta


haciendo clic derecho sobre ella y seleccionando 'Compartir esta carpeta'.

Hay que tener en cuenta que:

No es posible compartir una carpeta que esté dentro de otra carpeta


compartida. La aplicación da opción de compartir la carpeta de nivel
superior.
Solo el propietario de una carpeta compartida puede expulsar a otros
usuarios.
A diferencia de Google Drive, si dos personas abren y editan un mismo
archivo en una carpeta compartida al mismo tiempo, Dropbox guardará
ambas versiones del archivo como archivos diferentes.

SINCRONIZAR

Una de las mayores ventajas de Dropbox es la de poder disponer de los


archivos en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo.

Como se ha mostrado, existe versión web de Dropbox y versión de escritorio


para el ordenador, y ambas están conectadas entre sí, sincronizándose
automáticamente. La versión de escritorio permite poder trabajar sin
conexión: los archivos que se guarden en la carpeta Dropbox del ordenador
y las carpetas que se creen se sincronizarán con la web en cuando el
equipo se conecte a internet.

Pero para que la experiencia sea lo más productiva posible, es aconsejable


disponer también de la aplicación en los dispositivos móviles (Android,
iOS y Blackberry). Los archivos estarán sincronizados en todos los
dispositivos, lo que dará mucha movilidad al usuario, que no tendrá que
estar pendiente de llevar un dispositivo concreto para poder acceder a los
archivos que necesite, sino que allá donde vaya podrá acceder a ellos.
Aplicaciones en la nube para la mejora de la
productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

2.4. DROPBOX VS. GOOGLE DRIVE


La siguiente infografía presenta una comparativa entre los dos servicios de
almacenamiento en la nube vistos en este curso: Dropbox y Google Drive.
Las características de ambos servicios son similares, lo que puede hacer
difícil tener que decidirse por uno. La comparación se establece en base a
los aspectos de cantidad de almacenamiento en las versiones gratuitas,
tipos de planes, versiones para el escritorio del ordenador, aplicaciones
para dispositivos móviles, gestor web y funciones de ambas.
Aplicaciones en la nube para la mejora de la
productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

AUTOEVALUACIÓN

Preguntas

Se puede compartir archivos en Dropbox…

Sólo con usuarios de Dropbox.

Sólo a través de una carpeta compartida.

A través de enlaces y a través de carpetas compartidas.

El espacio de almacenamiento gratuito que ofrece


Dropbox…

Es de 15 GB.

Es de 2 GB.

Es mayor que el de Google Drive.


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productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

3. FEEDLY: ORGANIZAR, LEER Y


COMPARTIR EL CONTENIDO DE TUS SITIOS
FAVORITOS
Si gestionar el correo electrónico es una de
las actividades que más tiempo puede
llegar a consumir en la jornada de trabajo,
la lectura de información es, sin duda, la otra gran tarea consumidora de
tiempo.

Vivir rodeados de información abundante tiene sus ventajas, pero hay que
aprender a gestionarla para no sufrir los síntomas de la infoxicación. Los
trabajadores del conocimiento, a diario tienen que leer, filtrar y digerir
cantidades ingentes de información en internet. En términos productivos,
es fundamental desechar lo irrelevante para centrarse en lo importante, y así
lograr los objetivos deseados. La eliminación de información intrascendente
va a depender en gran medida del criterio personal y la interiorización de los
hábitos productivos, pero la nube ofrece algunas aplicaciones que
pueden servir de aliadas en este cometido, como es el caso de Feedly.

Feedly es una buena aplicación para organizar, leer y compartir el


contenido de sitios web de interés. Con Feedly se puede organizar el
contenido de los blogs favoritos, sitios de noticias, podcasts y canales
de YouTube, y acceder a ellos en un solo lugar. Al contener todo el
contenido de interés organizado, el usuario ahorra tiempo, ya que no tiene
que acudir a revisar, una por una, todas las fuentes de noticias y RSS.
Los artículos, noticias y demás contenido agregado a Feedly, pueden
compartirse directamente en las redes sociales (Twitter, Facebook,
Google+, Pinterest o LinkedIn), pueden enviarse por correo electrónico, o
pueden guardarse en algunos de los servicios con los que se integra
Feedly, como por ejemplo, Evernote.

¿SABÍAS QUE...?

Se puede acceder al contenido de Feedly desde el navegador


o desde los dispositivos móviles, a través de su aplicación;
de este modo, es posible leer la información en cualquier
momento, desde cualquier lugar, y con la seguridad de que los
dispositivos están siempre sincronizados.

PRESTA ATENCIÓN

Para descargar las aplicaciones mencionadas anteriormente


desde un dispositivo móvil como móviles o tabletas, deberás
hacer los siguiente:

 SI TU DISPOSITIVO
SI TU DISPOSITIVO UTILIZA
UTILIZA SISTEMA IOS DE
SISTEMA ANDROID
APPLE

1 Abre en tu
1 Abre en tu dispositivo dispositivo la
la plataforma de plataforma de
Google Play Store. Apple Store.
2 Una vez dentro 2 Una vez dentro
busca la aplicación busca la
que necesites. aplicación que
3 Instala en tu necesites.
dispositivo. 3 Instala en tu
dispositivo.
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productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

3.1. ¿QUÉ ES RSS?


En este vídeo se explica de un modo sencillo qué es y para qué sirven las
RSS y cómo gestionarlas con un lector de feeds:
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la productividad

3.2. ACCESO A FEEDLY


Por el momento, Feedly está disponible en inglés, pero su diseño sencillo e
intuitivo hace que sea fácil utilizarlo.

ACCESO

Para acceder a Feedly, hay que entrar en la dirección


web https://feedly.com e iniciar sesión (Login). Feedly da varias opciones
para el inicio de sesión: a través de la cuenta Google, a través de
Facebook, a través de Twitter, a través de Microsoft o a través de
Evernote.
Sea cual sea el servicio de acceso que se elija, habrá que dar permiso a la
aplicación, por ejemplo, si se inicia sesión con la cuenta de Google:

Tras aceptar los permisos, las cuentas están conectadas y el acceso a


Feedly se realizará a través de la cuenta del servicio que se haya
seleccionado.

Existe una versión Pro, con opción de pago mensual o anual. Para crear
una cuenta Pro, hay que entrar en la web https://feedly.com/#pro. En este
curso se verá únicamente la versión gratuita de Feedly.
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Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
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3.3. INTERFAZ DE FEEDLY

INTERFAZ DE FEEDLY

Una vez iniciada la sesión, la interfaz de Feedly muestra las siguientes


funciones:

1 Buscar feeds que se quieran añadir escribiendo la URL, el título o


el tema.
2 Importar un archivo de feeds/RSS que ya se tenga de otro
servicio.
3 Explorar feeds por temáticas.
4 Abrir el menú: despliega la columna izquierda, donde aparecerán
las categorías y los feeds a los que se suscribe, así como la
configuración o el acceso a contratar la versión Pro.

1 Cuenta.
2 Actualizar a la versión Pro.
3 Acceso al historial de lectura, organización de los feeds, temas
para Feedly, preferencias (configuración de Feedly), soporte de la
cuenta Pro, ayuda, comunidad de Feedly en Google Plus, acceso a
las aplicaciones móviles y cierre de sesión.
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3.4. USO PRODUCTIVO DE FEEDLY


3.4.1. Explorar y encontrar contenido nuevo 3.4.2. Categorías
3.4.3. Lectura 3.4.4. Etiquetas y compartir

AGREGAR CONTENIDO

Lo primero de todo es comenzar a agregar contenido en Feedly. Como se


ha visto en la interfaz, Feedly da tres opciones:

1 Agregar contenido buscando por URL, tema o nombre de la


página que se quiera agregar.
2 Importar un archivo de feeds que se pueda tener de otro servicio
de lectura de RSS.
3 Explorar contenido por temáticas.
Al buscar en el cajón de búsqueda de Feedly, aparecen varios feeds de
interés:
Para suscribirse a uno, tan solo hay que hacer clic en el botón + feedly.

Se abrirá la columna izquierda donde se indica la colección o categoría en


la que se va a incluir el feed, y se hace clic en el botón 'Add'.
Una vez añadido el feed, aparecerá en la columna de la izquierda, dentro de
su categoría correspondiente. Al hacer clic sobre él, se abren las distintas
entradas para que puedan leerse.

Si se quiere añadir un feed de una web o blog que ya se conoce, se


escribirá la dirección web (URL) o nombre del sitio en el buscador y, una vez
localizado, se hace clic en el botón +feedly.
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3.4. USO PRODUCTIVO DE FEEDLY


3.4.1. Explorar y encontrar contenido nuevo 3.4.2. Categorías
3.4.3. Lectura 3.4.4. Etiquetas y compartir

El buscador de Feedly permite localizar contenido nuevo buscando por


palabras clave. También se ofrecen categorías para poder explorar nuevos
feeds y encontrar contenido de interés. Otra opción es explorar las
etiquetas que aparecen en los feeds suscritos en busca de contenido
similar. Al hacer clic sobre una etiqueta de un feed, aparecen otros feeds
que han sido etiquetados del mismo modo.
 

Tras explorarlos, se pueden añadir a Feedly para recibir las actualizaciones.


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3.4. USO PRODUCTIVO DE FEEDLY


3.4.1. Explorar y encontrar contenido nuevo 3.4.2. Categorías
3.4.3. Lectura 3.4.4. Etiquetas y compartir

La lectura de blogs y noticias es una actividad muy habitual en el día a día,


y el volumen diario de entradas por leer o procesar suele ser muy grande.
Un lector de feeds, como Feedly, ayuda a gestionar las suscripciones a las
distintas fuentes RSS, aunque el simple hecho de utilizarlo no es garantía de
productividad. Para ello, se deben tener en cuenta algunas premisas de la
metodología GTD y centrarse en cómo se procesa y cómo se lee la
información. 

Para procesar feeds con eficacia, lo primero es categorizarlos. El uso de


categorías ayudará a organizar el contenido y centrar la atención en aquel
que interese en cada momento.

La forma más habitual de organizar el contenido es por temáticas,


agrupando feeds con tema común en una única categoría:
Aunque si se está suscrito a una cantidad enorme de feeds o se reciben
muchísimas entradas cada día de los feeds suscritos, y se dispone de muy
poco tiempo, quizás es conveniente utilizar la opción de marcar los feeds
como imprescindibles. Para ello, hay que marcar la casilla 'Must read' al
añadir el feed:

Una vez creado el feed, aparecerá dentro de la categoría 'Must read'


creada por defecto en Feedly. Con la opción 'Must read', los feeds
señalados como imprescindibles aparecen los primeros. Esto permite que
el tiempo que se dedique a leer feeds garantice leer la información
importante antes que la que se considera menos relevante.
Aplicaciones en la nube para la mejora de la
productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

3.4. USO PRODUCTIVO DE FEEDLY


3.4.1. Explorar y encontrar contenido nuevo 3.4.2. Categorías
3.4.3. Lectura 3.4.4. Etiquetas y compartir

Al entrar en Feedly para hacer un repaso de los feeds, la pantalla muestra


las entradas del día en los diferentes blogs y webs,ordenadas por
categoría (1). En la parte superior derecha se pueden marcar las entradas
como leídas, se puede actualizar el contenido recibido para comprobar si
hay nuevo, y se puede configurar el modo de presentación de las entradas
con tres opciones: solo título, revista o postal (2). También se puede buscar
o explorar contenido desde esta pantalla para posteriormente añadirlo a
Feedly.
 

Para leer feeds con entradas de fechas distintas al día actual, hay que
seleccionarlos en la columna izquierda, que muestra aquellos que tienen
entradas pendientes de leer. Una vez seleccionado el feed, se puede ver
las entradas que contiene:

En la parte de arriba aparece el título del feed seleccionado (1) y justo


debajo se puede ver información sobre el mismo, así como el número de
artículos sin leer (2), el número de lectores suscritos al feed (3), lo que
ayuda a conocer la popularidad del sitio; y las etiquetas asociadas a ese
sitio con enlace a otros sitios que contienen la misma etiqueta (4). Las
entradas se muestran ordenadas por fecha (5) y según el modo de
presentación que se haya elegido, marcando en un tono más claro aquellas
entradas que ya están leídas (6). En la parte superior derecha se puede
marcar el feed como leído, actualizar el feed para comprobar si hay nuevas
entradas y configurar el modo de presentación de ese feed en concreto.

Los feeds añadidos se pueden dar de baja en cualquier momento, y


también se puede editar la suscripción para, por ejemplo, cambiar de
categoría o indicar que es un feed imprescindible.

Al abrir una entrada, aparecerá el título de la misma en la parte superior


con enlace al artículo en la web (1); justo debajo, se puede leer información
sobre esa entrada, como la popularidad de la misma (2), el nombre del blog
o web del que procede con enlace al sitio (3), cuándo se publicó (4), y
también da opción de conservar la entrada como no leída (5), ocultarla (6), o
acceder a una vista preliminar de la entrada en su web en una ventana
emergente (7). Feedly da la opción de realizar distintas acciones con las
entradas que se leen, algunas de ellas gracias a la conexión con servicios
diversos: guardar entrada para más tarde, guardar en Evernote, enviar a
Readability, guardar en OneNote, añadir a Instapaper, añadir a Pocket,
añadir una etiqueta, enviar por correo electrónico o enviar a las redes
sociales (8). El artículo se puede leer íntegramente en Feedly (9), y una vez
leído se cierra la entrada en el icono de la parte superior derecha (10).
 

En la parte inferior del artículo se da la opción de ir directamente a la página


web del artículo:

Además de las funciones señaladas, hay una serie de acciones que se


pueden realizar sobre una parte del contenido textual de los artículos.
Seleccionando texto de la entrada, se abre un menú contextual que permite
tuitear el texto seleccionado con enlace al artículo, guardarlo en Evernote,
buscar en Feedly o en Google:
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productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

3.4. USO PRODUCTIVO DE FEEDLY


3.4.1. Explorar y encontrar contenido nuevo 3.4.2. Categorías
3.4.3. Lectura 3.4.4. Etiquetas y compartir

ETIQUETAS

A través de etiquetas es posible organizar el contenido que se lee e


interesa conservar. En cada artículo se da la opción de añadir etiquetas (+
Tag). Esto puede ser de ayuda para guardar el contenido de interés y volver
a acceder al mismo cuando se desee. Las etiquetas añadidas aparecen en
la columna de la izquierda, bajo las categorías y feeds.

Aunque lo más común es etiquetar por temas, una forma productiva de


aprovechar esta función es etiquetar el contenido que interese con tags que
indican acciones, por ejemplo: 'Referencias para escribir en el blog', 'Para
añadir a una red social', etcétera. Así se podrá acceder al contenido para
actuar sobre el mismo en otro momento. 

COMPARTIR

Feedly se conecta con diversos servicios y redes sociales para poder


compartir el contenido que se lee de forma fácil y cómoda. Desde el propio
artículo que se esté leyendo se puede publicar en las distintas redes
sociales o enviar por correo electrónico.
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productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

AUTOEVALUACIÓN

Preguntas

Feedly es…

Una aplicación para leer correos electrónicos.

Una aplicación que permite agregar y organizar feeds para


leerlos en un mismo lugar.

Un lector de feeds que envía artículos por SMS.

Señala la opción correcta:

Feedly permite descubrir contenido, agregar contenido,


organizarlo, leerlo y compartirlo.

Feedly permite agregar contenido, organizarlo y leerlo, pero


no compartirlo ni descubrir nuevo.

Feedly permite descubrir contenido, agregarlo, organizarlo,


leerlo y, si se pasa a Pro, también compartirlo.
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Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

3.5. FEEDLY APP


Aunque Feedly nació en 2008, bajo el nombre de Feeddo, no fue
hasta marzo de 2013 que alcanzó la fama mundial. Tras el anuncio
del cierre de Google Reader, el servicio por excelencia para la lectura de
RSS, Feedly se catapultó, situándose como la aplicación preferida para
llenar el vacío del lector de Feeds de Google.

Aprovechando el grandísimo éxito cosechado, los fundadores decidieron


lanzar al poco tiempo las aplicaciones para dispositivos iOS y Android.

El caso de Feedly es sorprendente, ya que antes del anuncio por parte de


Google del cierre de Reader, tenía cuatro millones de usuarios. Pero ante la
sorpresa y decepción generalizada entre los usuarios de Google
Reader, Feedly vio una oportunidad para lanzarse y promocionarse. Los
resultados fueron casi instantáneos: 500.000 nuevos usuarios en los dos
primeros días, y tan solo unos meses más tarde la cifra alcanzaba los 7
millones de usuarios.

Utilizar Feedly en los dispositivos móviles es una opción que otorga


mucha libertad a los usuarios, ya que pueden leer la información en
cualquier momento, estén donde estén, entrando en la aplicación a través
de su teléfono o tableta. La aplicación móvil se sincroniza con la web de
Feedly, de este modo, por ejemplo, las entradas que se lean en el
dispositivo móvil, aparecerán como leídas en la web y viceversa. Feedly está
disponible para dispositivos iOS y Android. 
 

ACTIVIDAD

Inicia sesión en la web de Feedly: https://feedly.com

Una vez iniciada la sesión, haz lo siguiente:

Elige un artículo de ese feed y etiquétalo como 'Curso de


Aplicaciones en la Nube para la Productividad' haz una captura
de pantalla de la columna izquierda de Feedly y súbela a la
tarea "Actividad 5: Feedly App" en la plataforma del campus
virtual.
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productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

4. ANOTACIONES EN LA NUBE
Al tratar el tema de la productividad, se ha visto que memorizar todos los
datos y tareas por hacer no es un buen sistema, ya que es muy fácil olvidar
la información. Por tanto, el gesto de tomar notas debe formar parte
esencial del flujo de trabajo diario. Apenas se repara en esta acción, pero
saber escribir cosas, conseguir anotaciones organizadas y actuar siguiendo
estas notas es un aspecto que puede facilitar la productividad, ya que
supone desarrollar de manera óptima la fase de recopilación del método
GTD.

La toma de notas ayuda a organizarse mejor, a recordar información y,


además, aumenta la concentración y comprensión del tema sobre el que
se anota, permitiendo focalizarse en él.

La revisión de notas es una parte esencial para trabajar de forma


productiva; no sirve de nada tomar notas si luego no se procesan y se
deciden acciones sobre ellas.

En la actualidad, además de tomar notas en papel, es posible tomar


anotaciones aprovechando la gran diversidad de aplicaciones existentes
para este fin. Contar con una herramienta de anotaciones en la
nube permite acceder a estas notas desde cualquier lugar y no perderlas, lo
que supone una ventaja respecto al papel. Por otra parte, las notas
digitales ya no tienen por qué ser solo texto, también pueden ser archivos
de audio, imágenes o contener enlaces.
UNA VENTANA AL MUNDO

El mercado de aplicaciones para tomar notas es inmenso; hay


aplicaciones para dispositivos móviles, para la web, aplicaciones
de escritorio, extensiones para el navegador, etcétera. Lo ideal
es elegir aplicaciones sencillas, que permitan tomar notas de
distinto tipo de forma fácil, que se puedan organizar, y que se
puedan utilizar en distintos dispositivos sin problemas de
sincronización. Tres de estas aplicaciones son:

Evernote
Skitch
Google Keep
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productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

4.1. CLAVES PARA TOMAR NOTAS

PRESTA ATENCIÓN

Tomar notas es algo habitual y, precisamente por eso, no se


suele reflexionar sobre la forma en que se toman. Es esencial
para hacer una buena recopilación de información, tomando
notas que sean realmente útiles y sirvan tanto para recordar
información como para organizar ideas y transformarlas en
acciones. 

La infografía muestra algunas claves para que la toma de notas sea un


proceso efectivo:

1 Elegir soporte: soporte papel o soporte digital. Ambos tienen sus


ventajas y sus inconvenientes; dependerá de las preferencias
personales y de la situación en la que se esté. Debe valorarse qué
soporte es mejor utilizar para cada situación concreta.
2 Seleccionar, sintetizar, anotar: notas breves, que sintetizan ideas
que se escuchan, se hablan, se ven o se leen.
3 Usar un sistema de símbolos: establecer una clave de símbolos
que signifiquen acciones concretas es un buen modo de abreviar y
tomar las notas de un modo rápido.
4 Usar un sistema de cuadrante: tomar anotaciones por categorías
establecidas en un cuadrante; en función de lo que sea, cada nota
irá en su espacio del cuadrante correspondiente.
5 Revisar las notas: procesar y decidir qué son (método GTD).
6 Transformar las notas en acciones: organizar esas notas,
concretar la acción que requieren y establecer cuándo se tienen
que llevar a cabo.
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productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

4.2. EVERNOTE: RECUÉRDALO TODO


4.2.1. Acceso a Evernote 4.2.2. Interfaz de Evernote web
4.2.3. Uso productivo de Evernote: Las notas
4.2.4. Uso productivo de Evernote: Organización de notas
4.2.5. Uso productivo de Evernote: Compartir
4.2.6. Uso productivo de Evernote: Recordatorios, listas de tareas y
notificaciones
4.2.7. Evernote en el contexto educativo

CONCEPTO

Evernote es una aplicación cuyo objetivo es la organización de


información mediante la creación de notas y su archivado,
haciéndolas accesibles en cualquier dispositivo. Su lema es
"recuérdalo todo".

Algunas de sus funciones son:


Crear notas de texto, audio, voz e imágenes.
Organizar notas por libretas y etiquetas.
Realizar búsquedas para acceder rápidamente a la información,
incluso dentro de imágenes, notas manuscritas y documentos.
Enviar notas por correo electrónico o compartir en las redes sociales.
Posibilidad de crear y sincronizar las notas en todos los dispositivos.
Compartir libretas y notas para trabajos colaborativos.
Conectar Evernote con otras aplicaciones y dispositivos.
Crear notas con capturas de web con un solo clic que incluyen todos
sus contenidos, enlaces, imágenes, etcétera.
Incorporar archivos a las notas arrastrando desde el escritorio o el
proceso contrario.
Combinar notas de contenido similar.

El siguiente vídeo hace una breve introducción a Evernote:


RECUERDA

Para descargar las aplicaciones mencionadas anteriormente


desde un dispositivo móvil como móviles o tabletas, deberás
hacer los siguiente:

 SI TU DISPOSITIVO
SI TU DISPOSITIVO UTILIZA
UTILIZA SISTEMA IOS DE
SISTEMA ANDROID
APPLE

1 Abre en tu
1 Abre en tu dispositivo dispositivo la
la plataforma de plataforma de
Google Play Store. Apple Store.
2 Una vez dentro 2 Una vez dentro
busca la aplicación busca la
que necesites. aplicación que
3 Instala en tu necesites.
dispositivo. 3 Instala en tu
dispositivo.
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la productividad

4.2. EVERNOTE: RECUÉRDALO TODO


4.2.1. Acceso a Evernote 4.2.2. Interfaz de Evernote web
4.2.3. Uso productivo de Evernote: Las notas
4.2.4. Uso productivo de Evernote: Organización de notas
4.2.5. Uso productivo de Evernote: Compartir
4.2.6. Uso productivo de Evernote: Recordatorios, listas de tareas y
notificaciones
4.2.7. Evernote en el contexto educativo

Hay tres tipos de cuenta Evernote:

EVERNOTE EVERNOTE EVERNOTE


BASIC PLUS PREMIUM

Pago
Coste Gratis Pago mensual
mensual

10 GB al
Almacenamiento 60 MB al mes 1 GB al mes
mes

Contratar una  Contratar


Crear una cuenta Evernote el servicio
Acceso
cuenta Evernote. Premium. Evernote
Business.

En este curso se mostrará el funcionamiento de la versión gratuita de


Evernote; no obstante, se puede acceder al resto de versiones en los
enlaces de la tabla.

Lo primero de todo es crear la cuenta. Accediendo a la web de Evernote se


puede iniciar el sencillo proceso:

Se indicará una cuenta de correo electrónico y una contraseña para el


registro:
 

Una vez creada la cuenta, ya se puede comenzar a utilizar. Se puede usar


Evernote de tres formas:

Desde la web: https://evernote.com/
Desde el programa para el ordenador (Mac y
Windows): http://evernote.com/intl/es/download/
Desde la aplicación para dispositivos
móviles: (http://evernote.com/intl/es/products/)

RECUERDA

La experiencia es mucho más completa si se accede de las tres


formas, conectando y sincronizando los dispositivos.
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la productividad

4.2. EVERNOTE: RECUÉRDALO TODO


4.2.1. Acceso a Evernote 4.2.2. Interfaz de Evernote web
4.2.3. Uso productivo de Evernote: Las notas
4.2.4. Uso productivo de Evernote: Organización de notas
4.2.5. Uso productivo de Evernote: Compartir
4.2.6. Uso productivo de Evernote: Recordatorios, listas de tareas y
notificaciones
4.2.7. Evernote en el contexto educativo

La interfaz de Evernote web presenta las siguientes funciones:

 
1 Barra lateral: ofrece muchas formas de explorar los contenidos de
Evernote.
2 Lista de notas: muestra todas las notas de Evernote. De forma
predeterminada, las notas actualizadas más recientemente se
muestran primero. También se muestran aquí los resultados de las
búsquedas.
3 Editor de notas: es el lugar donde se ve y se edita la nota
seleccionada en la lista de notas. De forma predeterminada, la nota
actualizada más recientemente se mostrará cada vez que se inicie
Evernote.
4 Buscar: busca palabras clave, etiquetas y más en todas las notas
de Evernote. También permite buscar texto escrito con el
ordenador y a mano dentro de imágenes.
5 Botón Nueva nota: para crear una nueva nota en blanco en la
libreta en la que se esté.
6 Menú Información de la cuenta: configuración de la cuenta, cierre
de sesión y otras funciones útiles.
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la productividad

4.2. EVERNOTE: RECUÉRDALO TODO


4.2.1. Acceso a Evernote 4.2.2. Interfaz de Evernote web
4.2.3. Uso productivo de Evernote: Las notas
4.2.4. Uso productivo de Evernote: Organización de notas
4.2.5. Uso productivo de Evernote: Compartir
4.2.6. Uso productivo de Evernote: Recordatorios, listas de tareas y
notificaciones
4.2.7. Evernote en el contexto educativo

CONCEPTO

Las notas son elementos almacenados en Evernote.

CREAR NOTAS

Para crear una nota se hace clic en el botón 'Nueva nota'. La nota se creará
en la libreta que se tenga seleccionada. Para colocarla en otra libreta
diferente, hay que hacer clic en la pestaña desplegable que hay bajo el título
de la nota y seleccionar la ubicación que se desee.

Se hace clic en Listo y la nota creada se sincronizará en la cuenta de


Evernote, mostrándose disponible inmediatamente en cualquier dispositivo
donde se disponga de Evernote.

EDITAR NOTAS

Para editar una nota, basta con seleccionarla de la lista de notas y hacer
clic sobre ella en la ventana de edición. También haciendo clic derecho
sobre la nota y seleccionando 'editar'.

El editor de notas funciona como un editor de texto normal y muestra


distintas opciones en la barra de menú:

Se pueden añadir archivos adjuntos a la nota: diversos tipos de archivos,


imágenes y audio. Para añadir un adjunto, se abre la nota en el Editor de
notas y se hace clic sobre la nota para editar. Hay que pulsar en el icono de
adjuntar:

Se abre una ventana en la que se seleccionará el archivo que se quiere


adjuntar y se hace clic en 'Adjuntar':

El archivo se adjuntará a la nota y se cargará en la cuenta de Evernote.

Se pueden eliminar notas en cualquier momento pulsando en el icono de


borrar situado en la barra del editor de notas, o haciendo clic derecho sobre
la nota que se quiera eliminar y seleccionando 'borrar'. Se abrirá una
ventana para confirmar si se desea borrar la nota y se pulsa en 'borrar'.

Las notas se pueden localizar fácilmente con el buscador, que permite


buscar todo tipo de contenido de las notas, etiquetas y adjuntos.
Evernote también busca texto escrito y escritura a mano dentro de las
imágenes:
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la productividad

4.2. EVERNOTE: RECUÉRDALO TODO


4.2.1. Acceso a Evernote 4.2.2. Interfaz de Evernote web
4.2.3. Uso productivo de Evernote: Las notas
4.2.4. Uso productivo de Evernote: Organización de notas
4.2.5. Uso productivo de Evernote: Compartir
4.2.6. Uso productivo de Evernote: Recordatorios, listas de tareas y
notificaciones
4.2.7. Evernote en el contexto educativo

¿SABÍAS QUE...?

Evernote ofrece dos formas de organizar las notas: a través


de libretas y a través de etiquetas.

Libretas
Una libreta es un recipiente para las notas.
Las libretas son la forma más fácil de organizar las notas de Evernote. Se
utilizan para separar las notas por categoría, ubicación u objetivo, por
ejemplo, 'Notas de trabajo', 'Notas personales', etcétera.

Todas las cuentas de Evernote tienen una libreta predeterminada que se


establece automáticamente cuando se crea la cuenta.

Para crear una nueva libreta, en la barra lateral, se hace clic en la pestaña
situada en 'Libretas' y se selecciona 'Nueva libreta':

Se abrirá una ventana donde se indicará el nombre de la libreta y se hará


clic en 'Guardar':

Una vez creada, se pueden añadir notas inmediatamente; para ello, basta
con arrastrar y soltar la nota desde la lista de notas hasta la libreta nueva en
la barra lateral.

Las libretas se pueden eliminar en cualquier momento, pero es importante


tener en cuenta que si se borra una libreta, se borran también todas las
notas incluidas en ella.

Para eliminar una libreta, se selecciona en la barra lateral y se despliega la


pestaña que aparece al lado, haciendo clic en 'borrar'. Aparecerá una
ventana para confirmar que se desea borrar la libreta:

 
 

Se puede crear pilas de libretas, es decir, libretas que contienen otras


libretas, agrupándolas en conjuntos. Las pilas de libretas se utilizan para
agrupar las libretas que tienen un tema general o una temática similar. Por
ejemplo, la pila 'Apuntes del curso' que contiene las libretas 'Unidad 1',
'Unidad 2' y 'Unidad 3'.

Para crear una nueva pila de libretas, en la barra lateral, se arrastra una
libreta y se suelta en otra libreta. Aparecerá la ventana 'Crear una nueva
pila'. Se introduce el nombre y se hace clic en Guardar.

Una vez creada la pila de libretas, basta con arrastrar y soltar cualquier
libreta hasta la pila para poder agregarla.
Las pilas de libretas se pueden eliminar en cualquier momento, pero a
diferencia de las libretas, si se elimina una pila de libretas, no se eliminará
ninguna nota ni libreta que estuvieran contenidas en esa pila. Para eliminar
una pila de libretas, se abre la pestaña situada junto a la pila (en la barra
lateral) y se selecciona 'borrar'.

ETIQUETAS

Las etiquetas son una forma opcional de asociar palabras clave a las
notas, haciendo que sean más fáciles de localizar y mejorando su
organización. Se pueden añadir varias etiquetas al momento de crear una
nota o posteriormente. Las etiquetas se usan con frecuencia para asociar las
notas con categorías, recuerdos o ubicaciones.

Las etiquetas que se crean aparecen listadas en la barra lateral. Para
añadir una etiqueta a una nota, se abre la nota en el editor y se hace clic
sobre ella para editar. Bajo el título de la nota aparece un espacio para
añadir las etiquetas que se deseen.

Para eliminar una etiqueta de una nota, se coloca el cursor sobre la


etiqueta que se desea eliminar y se hace clic en la X que aparece junto a la
etiqueta.
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4.2. EVERNOTE: RECUÉRDALO TODO


4.2.1. Acceso a Evernote 4.2.2. Interfaz de Evernote web
4.2.3. Uso productivo de Evernote: Las notas
4.2.4. Uso productivo de Evernote: Organización de notas
4.2.5. Uso productivo de Evernote: Compartir
4.2.6. Uso productivo de Evernote: Recordatorios, listas de tareas y
notificaciones
4.2.7. Evernote en el contexto educativo

¿SABÍAS QUE...?

Una de las funciones más interesantes de Evernote es la


de compartir con otras personas y poder colaborar en
proyectos conjuntos desde Evernote. Se pueden
compartir notas y también libretas.

COMPARTIR NOTAS
Se puede compartir cualquier nota mediante Evernote, así como a través
de correo electrónico, redes sociales y en la web, incluso con personas
que no utilizan Evernote.

Para compartir una nota, se abre la nota en el editor y se hace clic en el


icono 'compartir', eligiendo dónde:

Se puede compartir en Facebook, Twitter, Linkedin, por correo


electrónico o a través de enlace público.

Los enlaces públicos se pueden desactivar. Para ello, hay que hacer clic
de nuevo en el icono 'compartir', seleccionar 'enlace' y hacer clic en 'detener
uso compartido'.

COMPARTIR LIBRETAS

La opción libretas compartidas permite compartir libretas y las notas


contenidas en libretas con cualquier persona, sean o no usuarios de
Evernote. Es una excelente opción para trabajar en grupos de forma
colaborativa.

Para convertir una libreta en una libreta compartida, se selecciona la libreta


en la barra lateral, y se despliega la pestaña que aparece al lado,
seleccionando 'compartir libreta':

 
 

Se abre una ventana en la que hay que elegir si se quiere compartir con
personas concretas, o se quiere crear un enlace público a la libreta:

Si se desea compartir con personas concretas, hay que invitarlas por


correo electrónico. También hay que indicar el tipo de permiso que
tendrán en el la libreta (ver notas, ver notas y actividad, modificar notas,
modificar e invitar a otros), y se puede habilitar la opción de poder ver la
libreta sin necesidad de tener Evernote.

 
 

Las personas invitadas recibe un correo electrónico con un enlace que les
muestra las opciones para acceder a la libreta.

Si se desea crear un enlace público a la libreta, se selecciona la opción


'crear un enlace público' y se hace clic en 'hecho'.

Las libretas compartidas aparecen distinguidas con un icono en la barra


lateral:

 
 

Se puede desactivar un enlace público en cualquier momento con solo hacer


clic en la opción Compartir de la libreta y, luego, hacer clic en 'Borrar
enlace público', o haciendo clic derecho sobre la libreta compartida y
seleccionando 'modificar uso compartido'. También se pueden eliminar
usuarios con los que se ha compartido la libreta, en la opción 'modificar
uso compartido', haciendo clic sobre el aspa que aparece junto a la persona
que se desea eliminar.
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productividad
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la productividad

4.2. EVERNOTE: RECUÉRDALO TODO


4.2.1. Acceso a Evernote 4.2.2. Interfaz de Evernote web
4.2.3. Uso productivo de Evernote: Las notas
4.2.4. Uso productivo de Evernote: Organización de notas
4.2.5. Uso productivo de Evernote: Compartir
4.2.6. Uso productivo de Evernote: Recordatorios, listas de tareas y
notificaciones
4.2.7. Evernote en el contexto educativo

Los recordatorios son una manera de seguir el rastro a las notas que
contienen información pendiente o que hay que traducir a tareas. Se puede
establecer un recordatorio en cualquier nota abriéndola en el editor y
haciendo clic en el icono de Recordatorio.

Automáticamente, el recordatorio aparecerá en un cajón de recordatorios, en


la parte superior de la lista de notas, mostrándose como una lista de tareas
pendientes. Haciendo clic sobre él se puede editar el recordatorio, pulsando
el icono del reloj para añadir una notificación. Las notificaciones
programadas se reciben por correo electrónico.

Los recordatorios se pueden marcar como hechos a medida que se


completan.

Una vez completada la tarea, se debe borrar de la lista de recordatorios.


Esto no elimina la nota original. Para eliminar el Recordatorio, simplemente
se hace clic en el icono del reloj y se selecciona 'borrar recordatorio'.
 
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productividad
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la productividad

4.2. EVERNOTE: RECUÉRDALO TODO


4.2.1. Acceso a Evernote 4.2.2. Interfaz de Evernote web
4.2.3. Uso productivo de Evernote: Las notas
4.2.4. Uso productivo de Evernote: Organización de notas
4.2.5. Uso productivo de Evernote: Compartir
4.2.6. Uso productivo de Evernote: Recordatorios, listas de tareas y
notificaciones
4.2.7. Evernote en el contexto educativo

Evernote es una herramienta útil para tomar notas, puede ayudar a ser más
productivos en el trabajo, pero también puede ser de utilidad en otros
contextos como el educativo. En el vídeo se muestra un caso real en el que
un centro educativo decidió cambiar los cuadernos de papel por Evernote.

Vídeo en inglés con subtítulos en español (si no aparecen los subtítulos


automáticamente, se pueden activar en la ventana de vídeo, pulsando el
icono de subtítulos).

 
ACTIVIDAD

Inicia sesión en la web de


Evernote: https://evernote.com/intl/es/ (si no tienes cuenta,
deberás crearla).

Una vez iniciada la sesión, haz lo siguiente:

Crea una libreta que se llame 'Curso Aplicaciones en la


Nube para la Productividad' y comparte la libreta a través
de un enlace público con el resto de tus compañeros/as en
el tema "Actividad 5: tomar notas con Evernote" del foro de
actividades del campus virtual.
Aplicaciones en la nube para la mejora de la
productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

4.3. SKITCH
4.3.1. Acceso a Skitch 4.3.2. Interfaz de Skitch
4.3.3. Uso productivo de Skitch: Crear notas y editar notas
4.3.4. Uso productivo de Skitch: Compartir notas
4.3.5. Ejemplos de uso de Skitch

Skitch es una sencilla aplicación desarrollada


por Evernote con la que se puede dibujar sobre una
imagen o incorporar flechas, símbolos y texto a
cualquier instantánea o captura de pantalla. 

Por su fácil manejo y sus múltiples posibilidades, se


convierte en el complemento perfecto de Evernote,
ofreciendo una completa integración con esta aplicación, que almacena las
imágenes editadas como notas para acceder a ellas desde cualquier
dispositivo.

Entre las posibilidades de Skitch, destacan el poder redimensionar y


recortar las imágenes, hacer trazos de diferente color y grosor, añadir
flechas, y resaltar texto, e incluso incorporar anotaciones a partir de
símbolos, formas y texto.

Además, desde Skitch se puede compartir fácilmente las notas en las redes
sociales. La aplicación es completamente gratuita y puede utilizarse desde
el escritorio del ordenador y desde los dispositivos móviles.
El vídeo hace una breve introducción a Skitch:

RECUERDA

Para descargar las aplicaciones mencionadas anteriormente


desde un dispositivo móvil como móviles o tabletas, deberás
hacer los siguiente:

 SI TU DISPOSITIVO
SI TU DISPOSITIVO UTILIZA
UTILIZA SISTEMA IOS DE
SISTEMA ANDROID
APPLE

1 Abre en tu
1 Abre en tu dispositivo dispositivo la
la plataforma de plataforma de
Google Play Store. Apple Store.
2 Una vez dentro 2 Una vez dentro
busca la aplicación busca la
que necesites. aplicación que
3 Instala en tu necesites.
dispositivo. 3 Instala en tu
dispositivo.
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productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

4.3. SKITCH
4.3.1. Acceso a Skitch 4.3.2. Interfaz de Skitch
4.3.3. Uso productivo de Skitch: Crear notas y editar notas
4.3.4. Uso productivo de Skitch: Compartir notas
4.3.5. Ejemplos de uso de Skitch

PRESTA ATENCIÓN

Para comenzar a utilizar Skitch, lo primero que hay que tener en


cuenta es que de esta aplicación no existe versión web, por
tanto, es necesario descargar e instalar la aplicación para el
escritorio de ordenador o la aplicación móvil.

En la web http://evernote.com/intl/es/skitch/ se puede seleccionar el


dispositivo o equipo en el que se va a utilizar y proceder a la descarga e
instalación.

 
 

La aplicación está disponible para los ordenadores Mac y Windows, y para


los dispositivos iOS y Android.

Una vez instalada la aplicación, hay que iniciar sesión con la cuenta
Evernote (si no se dispone de cuenta, puede crearse desde ahí):

Una vez creada la cuenta, ya es posible utilizar Skitch.


Aplicaciones en la nube para la mejora de la
productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

4.3. SKITCH
4.3.1. Acceso a Skitch 4.3.2. Interfaz de Skitch
4.3.3. Uso productivo de Skitch: Crear notas y editar notas
4.3.4. Uso productivo de Skitch: Compartir notas
4.3.5. Ejemplos de uso de Skitch

Dado que no hay versión web de Skitch, a continuación se presenta la


interfaz de la aplicación en los odenadores Mac y Windows:

INTERFAZ EN MAC

1 Cuenta.
2 Pantalla de inicio.
3 Sincronizar con Evernote.
4 Vista de las notas tomadas con Skitch.
5 Crear nueva nota a través de captura de pantalla (varias opciones),
sacar foto desde la webcam, subir imagen o archivo PDF o abrir
nota en blanco.
6 Buscar notas.
7 Compartir.
8 Eliminar notas.
9 Pantalla completa.

INTERFAZ EN WINDOWS

1 Barra de herramientas.
2 Menú Nueva nota.
3 Opciones del menú Guardar nota.
4 Lienzo.
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4.3. SKITCH
4.3.1. Acceso a Skitch 4.3.2. Interfaz de Skitch
4.3.3. Uso productivo de Skitch: Crear notas y editar notas
4.3.4. Uso productivo de Skitch: Compartir notas
4.3.5. Ejemplos de uso de Skitch

Para sacar el máximo partido a Skitch, hay que dominar una serie de
funciones principales que a continuación se explican:

CREAR NOTAS

Con Skitch se puede capturar una imagen nueva, usar una imagen que ya
se tenga o empezar con la pizarra en blanco, y luego realizar
anotaciones sobre la imagen. Para comenzar, se hace clic en la pestaña
de 'Foto de pantalla' y se elige el tipo de nota que se desea: captura de
pantalla completa, foto de pantalla, instantánea de pantalla temporizada,
hacer foto con la webcam, abrir imagen o PDF (los PDF únicamente en
usuarios Evernote Premium), o nota en blanco.

 
 

Una vez se haya creado la imagen, aparecerá en el lienzo de edición y se


podrá añadir sobre ella distintos elementos.

EDITAR NOTAS 

En el lateral izquierdo del lienzo aparece la barra de edición; desde ella


podemos añadir elementos y realizar acciones sobre la nota. Los
elementos y las acciones que se pueden añadir son de distinto tipo:

Flechas.

Texto.

Formas: rectángulos, rectángulos redondeados, óvalos y


líneas.

Resaltar o dibujar.

Sellos de distinto tipo para llamar la atención sobre algún


aspecto de la imagen.

Pixelar.

Recortar.

 
Cambiar color de los elementos que se añaden.

Cambiar tamaño de los elementos que se añaden.

GUARDAR NOTAS

Skitch automáticamente almacenará la nota en Evernote dentro de la


libreta Skitch. Los cambios en la nota se sincronizan en Evernote
automáticamente.

Otra opción para guardar las notas es a través de la pestaña Arrastrar que


aparece en la parte inferior del lienzo:

Sirve para exportar rápidamente una copia de la nota de Skitch. Solo hay
que seleccionar un tipo de archivo del menú desplegable que aparece junto
a la pestaña, y arrastrar la pestaña a cualquier lugar del ordenador.
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la productividad

4.3. SKITCH
4.3.1. Acceso a Skitch 4.3.2. Interfaz de Skitch
4.3.3. Uso productivo de Skitch: Crear notas y editar notas
4.3.4. Uso productivo de Skitch: Compartir notas
4.3.5. Ejemplos de uso de Skitch

PRESTA ATENCIÓN

Con Skitch, el proceso para compartir es muy simple. Se puede


compartir una nota Skitch por correo electrónico, redes
sociales, a través de URL o desde Evernote.

Skitch para Windows no tiene opciones de uso compartido


incorporadas, pero como todas las notas se comparten
automáticamente con Evernote, es fácil compartirlas desde allí,
como se mostrará más abajo.

MENÚ COMPARTIR (MAC)


Desde el lienzo de edición de la nota, haciendo clic en el menú
'Compartir', se elige la opción que se desee:

BOTÓN COMPARTIR (MAC)

Para compartir una nota ya creada en Skitch, se selecciona desde la


pantalla de inicio y se hace clic en el botón Compartir, seleccionando la
opción que se desee:

Correo electrónico.
Twitter.
Facebook.
Compartir y copiar URL de uso compartido.
Compartir, copiar y abrir URL de uso compartido en el navegador.

DESDE EVERNOTE

Las notas creadas en Skitch se guardan automáticamente en la libreta


Skitch; desde ahí se pueden compartir como notas normales de Evernote.

 
DETENER USO COMPARTIDO

Se puede detener el uso compartido en cualquier momento. Para ello,


desde Skitch se selecciona la imagen en la pantalla de inicio y se hace clic
en el botón 'compartir', seleccionando la opción 'detener uso compartido' y
confirmando que se desea detener.

Si se ha compartido desde Evernote, deben seguirse los pasos para


detener el uso compartido, en la opción compartir nota desde enlace.
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la productividad

4.4. GOOGLE KEEP


4.4.1. Acceso e interfaz de Google Keep
4.4.2. Uso productivo de Google Keep 4.4.3. Google Keep vs. Evernote

CONCEPTO

Google Keep es una aplicación desarrollada por Google que


permite organizar la información personal a través del archivo
de notas. Está disponible para los dispositivos Android y en
la web.

La aplicación permite registrar rápidamente notas de


texto, de imagen, de voz (solo en la app móvil),
añadir recordatorios, crear una lista de tareas y
localizar fácilmente todas las notas con su buscador.

Las notas creadas en Google Keep se sincronizan en


la web y en el teléfono móvil para tenerlas siempre
disponibles.
Fases del método GTD en las que utilizarlo: Recopilar - Procesar -
Organizar - Revisar

ImágenesFuente

RECUERDA

Para descargar las aplicaciones mencionadas anteriormente


desde un dispositivo móvil como móviles o tabletas, deberás
hacer los siguiente:

 SI TU DISPOSITIVO
SI TU DISPOSITIVO UTILIZA
UTILIZA SISTEMA IOS DE
SISTEMA ANDROID
APPLE

1 Abre en tu
1 Abre en tu dispositivo dispositivo la
la plataforma de plataforma de
Google Play Store. Apple Store.
2 Una vez dentro 2 Una vez dentro
busca la aplicación busca la
que necesites. aplicación que
3 Instala en tu necesites.
dispositivo. 3 Instala en tu
dispositivo.
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la productividad

4.4. GOOGLE KEEP


4.4.1. Acceso e interfaz de Google Keep
4.4.2. Uso productivo de Google Keep 4.4.3. Google Keep vs. Evernote

PRESTA ATENCIÓN

Es necesario tener cuenta en Google para acceder a Google


Keep. Para iniciar sesión, se accede a través de la
web https://keep.google.com/

Una vez iniciada la sesión, se puede comenzar a utilizar Google Keep. La


interfaz de la aplicación web muestra las siguientes funciones:
1 Tablón de notas.
2 Buscar notas.
3 Vista del tablón de notas: por lista o por cuadrícula..
4 Crear nota nueva.
5 Acceso a las aplicaciones de Google.
6 Usuario.
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la productividad

4.4. GOOGLE KEEP


4.4.1. Acceso e interfaz de Google Keep
4.4.2. Uso productivo de Google Keep 4.4.3. Google Keep vs. Evernote

PRESTA ATENCIÓN

El uso de Google Keep es muy sencillo e intuitivo, como se verá


a continuación. La función principal es la de crear notas de
distinto tipo; una vez creadas, es conveniente saber cómo
organizarlas y localizarlas.

CREAR NOTAS

Para crear una nota, se hace clic en el cajón 'Añadir nota' dentro del
tablón de notas:

 
 

Se despliega el cajón para poder editar el título y el cuerpo de la nota:

La nota puede contener texto, imagen o ambas cosas. También se pueden


añadir diversas opciones:

Añadir recordatorio, indicando fecha y ubicación.

Cambiar el color de la nota.

Crear una lista de tareas haciendo clic en el icono de 'lista' de la nota y


ajustar las preferencias de la lista una vez creada.
Añadir imágenes y, una vez creada la nota, transcribir el texto que
hay dentro de ella, incluso si es manuscrito.

ORGANIZAR NOTAS

La organización de notas de Google Keep se puede ver en la columna


desplegable de la izquierda (se despliega haciendo clic en el icono de 'notas'
situado en la esquina superior izquierda).

 
 

Por defecto, aparecen tres categorías: notas (todas las notas),


recordatorios (notas a las que se les asignó un recordatorio) y archivadas.
También aparece la papelera, con las notas que se han eliminado
recientemente. Haciendo clic en alguna de las categorías se muestran las
notas de ese tipo.

Una forma fácil de organizar las notas es a través de un sistema de color,


otorgando un color distinto para cada tipo de nota o tema. Esto servirá de
ayuda visual para localizar a simple vista el tipo de nota que se busca.

Las notas se pueden cambiar de sitio dentro del tablón. Para ello, tan
solo hay que arrastrarlas hasta el lugar que se desee. De este modo, es
fácil agrupar notas por temáticas, por ejemplo.

ENCONTRAR NOTAS

La función de búsqueda de Google Keep es una potente opción para


localizar aquellas notas que se necesitan; basta con poner una palabra o
frase que aparezca en la nota, incluso en una imagen, ya que Google
Keep es capaz de rastrear el texto de las mismas.
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la productividad

4.4. GOOGLE KEEP


4.4.1. Acceso e interfaz de Google Keep
4.4.2. Uso productivo de Google Keep 4.4.3. Google Keep vs. Evernote

Desde la aparición de Google Keep en 2013, los expertos en aplicaciones lo


situaron como un gran competidor de Evernote. Ambos tienen como
función principal la toma de notas, como se ha visto; sin embargo, tienen
aspectos que los hace diferentes y que son oportunos conocer para tomar
una decisión sobre si usar uno u otro, o sobre cuándo es mejor usar cada
uno.

La siguiente tabla establece una comparación entre Google Keep y


Evernote:

GOOGLE
  EVERNOTE
KEEP

Versión Gratuita

Versión Premium
PRECIO Gratis

Versión Business
Web,
Extensión de Web, Windows, Mac, iOS, Android,
PLATAFORMAS
Chrome, Windows Phone, Blackberry
Android

Aplicaciones de
Evernote: Skitch, Penultimate, Evernote
INTEGRACIÓN Google Drive
Web Clipper, Evernote Food, Evernote
Clearly 

Categorías
predefinidas
(notas,
recordatorios,
archivadas),
SISTEMA DE
sistema de Libretas, pilas de libretas y etiquetas
ORGANIZACIÓN
color,
agrupar
moviendo
notas en el
tablero

Texto,
imagen,
audio Texto, enlaces, imágenes, audio,
TIPO DE INFORMACIÓN
(Android), archivos adjuntos, listas de tareas
lista de
tareas

COMPARTIR/COLABORAR No Sí

En la
En la aplicación para el escritorio del
MODO SIN CONEXIÓN extensión
ordenador
para Chrome

SINCRONIZACIÓN Automática Automática


RECORDATORIOS Sí
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la productividad

AUTOEVALUACIÓN

Preguntas

Señala la opción correcta:

En Evernote se pueden crear notas que contengan distinto


tipo de información: texto, imagen, audio, hipertexto,
archivos adjuntos

En Skitch se pueden crear notas que contengan distinto


tipo de información: imagen, texto, audio.

En Google Keep se pueden crear notas que contengan


distinto tipo de información: texto, imágenes, audio, vídeo.

Las claves para tomar notas de forma productiva son…

Escribirlas en soporte digital, seleccionar la información y


sintetizar ideas, usar símbolos, usar un cuadrante, revisar y
guardar en la nube.
Elegir el soporte, seleccionar la información y sintetizar
ideas, usar símbolos, usar un cuadrante, revisar y
transformar en acciones.

Elegir soporte, seleccionar información y explicar del modo


más detallado posible, usar símbolos, usar un cuadrante,
revisar y desechar.
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productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
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5.2. WUNDERLIST
5.2.1. Acceso a Wunderlist 5.2.2. Interfaz de Wunderlist
5.2.3. Uso productivo de Wunderlist: Crear una lista
5.2.4. Atajos de teclado en Wunderlist

CONCEPTO

Wunderlist es una aplicación para crear listas de tareas. Es


una forma sencilla de administrar y compartir listas de cosas
por hacer (to-do list). 

Con Wunderlist se puede:

Planificar cosas: proporciona herramientas para poder conseguir los


objetivos.
Colaborar con otros: una función muy útil para trabajar en proyectos de
grupo.
Acceder a las listas desde cualquier lugar: se sincroniza con todos
los dispositivos y equipos que tienen la aplicación, para poder utilizarlo
desde cualquier sitio.

La aplicación está disponible en la web, y para dispositivos móviles y


ordenadores, mostrando, en todos los casos, una interfaz muy visual,
sencilla e intuitiva.

RECUERDA

Para descargar las aplicaciones mencionadas anteriormente


desde un dispositivo móvil como móviles o tabletas, deberás
hacer los siguiente:

 SI TU DISPOSITIVO
SI TU DISPOSITIVO UTILIZA
UTILIZA SISTEMA IOS DE
SISTEMA ANDROID
APPLE

1 Abre en tu
1 Abre en tu dispositivo dispositivo la
la plataforma de plataforma de
Google Play Store. Apple Store.
2 Una vez dentro 2 Una vez dentro
busca la aplicación busca la
que necesites. aplicación que
3 Instala en tu necesites.
dispositivo. 3 Instala en tu
dispositivo.
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productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

5. LISTAS EN LA NUBE

Realizar listas de tareas libera a la mente de la


tediosa tarea de retener tantos datos. Confiar en
la memoria para acordarse de las cosas que hay
que hacer puede ser poco efectivo, ya que es
muy fácil olvidarse de algo.

Por otro lado, ayuda a conseguir los objetivos,


permitiendo abordar las actividades y proyectos
en tareas pequeñas y concretas, abordables. No
hay que olvidar el grado de compromiso que se
genera cuando se organizan por escrito las cosas
que hay que hacer, facilitando centrarse en ellas; además, el ir tachando
tareas de la lista genera un sentimiento positivo, de confianza, comprobando
que se es capaz de conseguir los objetivos.

Como ya se ha visto anteriormente, las listas de tareas son, junto a los


calendarios y los archivos de notas y referencias, un elemento importante en
cualquier método de productividad.

Al igual que existen calendarios digitales y aplicaciones para tomar y


organizar notas, también se pueden encontrar aplicaciones en la nube
para elaborar listas de tareas. El poder acceder a ellas desde cualquier
lugar, con cualquier dispositivo conectado a internet, hace que la fase de
organización y revisión sea muy efectiva, ya que se puede aprovechar
cualquier momento para anotar tareas por hacer, comprobar las tareas
pendientes y marcar aquellas que ya se han completado.

La lista está en el origen de la cultura. Es parte de la historia del arte


y de la literatura. ¿Para qué queremos la cultura?: para hacer más
comprensible el infinito. También se quiere crear un orden, no
siempre, pero a menudo. ¿Y cómo, en tanto seres humanos, nos
enfrentamos a lo infinito?, ¿cómo se puede intentar comprender lo
incomprensible? A través de las listas, a través de catálogos, a través
de colecciones en los museos y a través de enciclopedias y
diccionarios. Hay cierto encanto en enumerar con cuántas mujeres se
acostó Don Giovanni: fueron 2063, al menos según el libretista de
Mozart, Lorenzo da Ponte. También tenemos listas prácticas: la lista
de la compra, el testamento, el menú... que son asimismo
adquisiciones culturales por propio derecho”.
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productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

5.1. HACER UNA LISTA DE TAREAS

PRESTA ATENCIÓN

A la hora de realizar una lista de tareas, tanto en digital como


en papel, es importante tener algunos aspectos en cuenta, que
pueden ser clave para realizar las cosas
pendientes, conseguir los objetivos propuestos y, en
consecuencia, mejorar la productividad.

En la infografía se muestran 7 claves a considerar cuando se concreten


tareas en una lista:

1 Limitar la lista a un tipo de tareas concretas, que tengan relación.


2 Asignar una prioridad a cada tarea: si es importante, urgente, poco
urgente, poco importante, etcétera.
3 Planificar el horario en el que se hará cada tarea: señalando día y
hora de comienzo y de vencimiento.
4 Agrupar tareas por espacios en los que se van a realizar: por
ejemplo, en casa, en la oficina, en el gimnasio, en el ordenador,
etcétera.
5 Enumerar de manera realista, solo las tareas que se pueden
realizar: no excederse en la cantidad de tareas a hacer, considerar
de forma realista el tiempo del que se dispone y cuánto llevará
hacer cada tarea.
6 Tachar o borrar las tareas completas.
7 Comenzar una nueva lista. 
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Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

5.2. WUNDERLIST
5.2.1. Acceso a Wunderlist 5.2.2. Interfaz de Wunderlist
5.2.3. Uso productivo de Wunderlist: Crear una lista
5.2.4. Atajos de teclado en Wunderlist

Hay tres tipos de cuenta Wunderlist:

WUNDERLIST WUNDERLIST
  WUNDERLIST
PRO PARA NEGOCIOS

Pago mensual
Pago
Coste Gratis (desde 5
mensual/anual
miembros)

Completas,
Completas,
Funciones Básicas especiales para
ilimitadas
grupos de trabajo

Contratar una  Contratar el


Crear una cuenta Wunderlist servicio Wunderlist
Acceso
cuenta Wunderlist Pro para Negocios
HAZLO TÚ MISMO

En este curso se tratará únicamente la versión gratuita de


Wunderlist; no obstante, se proporcionan los enlaces para
acceder a las versiones Pro y Negocios en la tabla.

Para acceder a Wunderlist, hay que inscribirse en la dirección


web https://www.wunderlist.com/. El registro puede hacerse con
la cuenta de Facebook, la cuenta de Google o con nombre,
correo electrónico y contraseña. Se elige una de las tres
opciones. Si se selecciona el registro a través de Facebook o
Google, es necesario aceptar los permisos de la aplicación.

Una vez hecho el registro, ya se puede empezar a utilizar


Wunderlist.
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Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

5.2. WUNDERLIST
5.2.1. Acceso a Wunderlist 5.2.2. Interfaz de Wunderlist
5.2.3. Uso productivo de Wunderlist: Crear una lista
5.2.4. Atajos de teclado en Wunderlist

Es posible realizar acciones de un modo rápido a través de los atajos de


teclado. Es recomendable memorizarlos o tenerlos a mano para recordarlos.
Además, Wunderlist permite personalizar los atajos indicando las
combinaciones de teclas que se desee para una acción. Para ello, hay que
abrir las preferencias (icono de 'configuración') y ver la pestaña 'atajos'.

En esta tabla se muestran los atajos de teclado de Wunderlist:

ACCIÓN ATAJO

Añadir nuevo elemento CTRL + N

Añadir nueva lista CTRL + L

Marcar elemento seleccionado como 'completado' CTRL + D

Marcar elemento seleccionado como 'importante' CTRL + S


Seleccionar todos los elementos CTRL + A

Eliminar lista o elemento seleccionado CTRL + BACKSPACE

Enfocar búsqueda CTRL + F

Abrir preferencias CTRL + P

Enviar lista por correo electrónico CTRL + E

Mostrar centro de actividad CTRL + SHIFT +A

Abrir bandeja de entrada CTRL + I

Abrir la lista inteligente 'asignado a mí' CTRL + 1

Abrir la lista inteligente 'destacadas' CTRL + 2

Abrir la lista inteligente 'hoy' CTRL + 3

Abrir la lista inteligente 'semana' CTRL + 4

Abrir la lista inteligente 'todos' CTRL + 5

Abrir la lista inteligente 'terminadas' CTRL + 6

Abrir la lista inteligente 'conversaciones' CTRL + 7

Sincronizar R
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la productividad

5.2. WUNDERLIST
5.2.1. Acceso a Wunderlist 5.2.2. Interfaz de Wunderlist
5.2.3. Uso productivo de Wunderlist: Crear una lista
5.2.4. Atajos de teclado en Wunderlist

La interfaz de Wunderlist web presenta las siguientes funciones


principales:

 
1 Cuenta: sincronizar, ajustes, preferencia, y accesos a planes pro y
otros servicios de Wunderlist.
2 Notificaciones.
3 Buscar.
4 Bandeja de entrada.
5 Listas: creadas por defecto por la aplicación. Aparecen 'privado',
'trabajo', 'de compras', 'películas para ver' y 'lista de deseos'.
6 Añadir lista nueva.
7 Borrar lista.
8 Configuración.
9 Tablón de tareas: según se seleccione una lista, aparecerán las
tareas que pertenecen a esa lista.
10 Añadir una tarea nueva.
11 Invitar a la lista a otros usuarios, enviar tarea o lista por correo
electrónico, imprimir lista o tarea, ordenar tareas por orden
alfabético y eliminar tarea.
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productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

5.2. WUNDERLIST
5.2.1. Acceso a Wunderlist 5.2.2. Interfaz de Wunderlist
5.2.3. Uso productivo de Wunderlist: Crear una lista
5.2.4. Atajos de teclado en Wunderlist

Parte I: Crear tareas Parte II: Colaborar con otros usuarios y sincronizar

PRESTA ATENCIÓN

Las rutinas principales en las que basa el uso de Wunderlist


son la creación de listas, la creación de tareas y
la colaboración con otros usuarios. Dominar estas rutinas
supone hacer un uso efectivo de la aplicación y, por extensión,
de las fases de organización y revisión.

Antes de comenzar la actividad en Wunderlist conviene revisar


la configuración y las preferencias, para que la aplicación
funcione según se desee. Por ejemplo, se puede cambiar el
idioma, ya que la aplicación se muestra por defecto en inglés.
Para poner la aplicación en español, hay que hacer clic en el
icono de cuenta e ir a la pestaña general (o desde el icono
de configuración, en la parte inferior de la columna izquierda),
y posteriormente, en idioma, se selecciona español y se hace
clic en el botón 'hecho'.

CREAR UNA LISTA

Crear listas en Wunderlist es muy sencillo: tan solo hay que hacer clic en +
Añadir una lista, en la columna izquierda, bajo las listas. Se escribe el
nombre de la lista y se hace 'intro'.

La lista creada aparecerá en la columna izquierda y se podrá añadir tareas


en ella.

Se puede eliminar una lista seleccionándola en la columna izquierda y


haciendo clic en el icono 'borrar' que aparece en la parte inferior de esa
columna.

Una forma productiva de utilizar las listas es crear una para cada uno de
los contextos en los que tenemos que hacer cosas. Así, por ejemplo, se
pueden crear las listas 'casa', 'oficina', 'recados', 'ordenador', 'teléfono', 'con
mis amigos', etcétera. De esta forma, será posible filtrar y ver en el tablón
las tareas disponibles para hacer en cada contexto.
Aplicaciones en la nube para la mejora de la
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la productividad

5.2. WUNDERLIST
5.2.1. Acceso a Wunderlist 5.2.2. Interfaz de Wunderlist
5.2.3. Uso productivo de Wunderlist: Crear una lista
5.2.4. Atajos de teclado en Wunderlist

Parte I: Crear tareas Parte II: Colaborar con otros usuarios y sincronizar

Con la misma facilidad que se crean las listas, se pueden crear las tareas. Tan solo
hay que seleccionar la lista en la que se quiere añadir la tarea y hacer clic en el cajón
'añadir un elemento', dentro del tablón de tareas.

Se escribe la tarea en el cajón y se hace 'intro'.

También es posible crear tareas con voz, haciendo clic en el icono del
micrófono y habilitando los permisos para acceder al micrófono del
ordenador. Una vez habilitado, se pulsa el icono de micrófono y se dicta la
tarea para que la aplicación la transcriba.

Las tareas creadas se mostrarán en el tablón de tareas por orden de


creación, aunque se pueden ordenar alfabéticamente haciendo clic en el
icono correspondiente situado en la parte inferior del tablón de tareas.

Haciendo doble clic en una tarea, se abre una columna a la derecha con
opciones para editar esa tarea. Las opciones de edición de la tarea son:

Marcar como hecha.


Marcar como destacada.
Calendarizar: establecer fecha de realización.
Añadir un recordatorio (con notificaciones emergentes, por correo
electrónico y en la propia aplicación).
Añadir subtareas si se trata de una tarea compleja.
Hacer anotaciones.
Adjuntar archivos.
Añadir comentarios.
 

Para marcar/desmarcar las tareas como hechas, no es necesario editar


cada una de las tareas; basta con seleccionar la lista y hacer clic en el
recuadro que aparece en cada tarea, en el tablón. Las notas completadas
desaparecen de las pendientes y se colocan en la categoría de tareas
hechas.

 
 

Para eliminar una tarea, basta con seleccionarla en el tablón y hacer clic en
el icono de 'borrar' situado en la parte inferior del tablón.

Se puede cambiar de lista las tareas; para ello, hay que arrastrar la tarea
que se desee cambiar desde el tablón hasta la lista en la que se quiere
ubicar.
Aplicaciones en la nube para la mejora de la
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Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
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5.2. WUNDERLIST
5.2.1. Acceso a Wunderlist 5.2.2. Interfaz de Wunderlist
5.2.3. Uso productivo de Wunderlist: Crear una lista
5.2.4. Atajos de teclado en Wunderlist

Parte I: Crear tareas Parte II: Colaborar con otros usuarios y sincronizar

COLABORAR CON OTROS USUARIOS

Una opción muy interesante de Wunderlist es la de compartir listas e invitar


a otros usuarios a colaborar en las listas. Es muy útil para trabajar en
equipo.

Para compartir listas, hay dos posibilidades: enviar lista o tarea por correo
electrónico o invitar a una lista.

Para enviar una lista o tarea por correo electrónico, hay que seleccionar la
lista o la tarea que se desee y hacer clic en el icono de 'correo electrónico'
situado en la parte inferior del tablón de tareas.

Para invitar a otros usuarios a una lista, se selecciona la lista que se desea
compartir y se hace clic en el icono 'compartir' situado en la parte inferior
del tablón. Se hace clic en 'invitar' y se escriben las direcciones de correo
de los usuarios con quien se desea compartir. Posteriormente, se hace clic
en el icono 'añadir'.
 

Desde la columna izquierda también se puede compartir una lista; basta con
pasar el cursor por encima de la lista que se desea compartir, y aparecerá el
icono al lado.

Para dejar de compartir una lista, se vuelve a seleccionar y de nuevo se


pulsa el icono 'compartir'. En la ventana de 'invitar gente' aparecen los
usuarios con los que se comparte la lista, y junto a cada usuario aparece
una X que, al pulsar sobre ella, elimina al usuario.

SINCRONIZACIÓN

La sincronización de Wunderlist es automática en todos los dispositivos en


los que se dispone de la aplicación. Utilizar la aplicación en todos los
dispositivos hace que la experiencia sea más completa y efectiva, dado que
se puede acceder a las listas de tareas en cualquier momento. Wunderlist
puede utilizarse en dispositivos iOS y Android, ordenadores Mac
y Windows, y en la web.
Aplicaciones en la nube para la mejora de la
productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

5.3. REMEMBER THE MILK


5.3.1. Interfaz de Remember The Milk
5.3.2. Uso productivo de Remember The Milk: Listas y tareas
5.3.3. Uso productivo de Remember The Milk: Compartir

CONCEPTO

Remember The Milk, o RTM, es un administrador


de tareas diarias basado en el método GTD, que con una
sencilla interfaz permite acceder a las listas de tareas de forma
eficiente, desde cualquier lugar, a través de la web o a través
de los dispositivos móviles.

La aplicación
destaca por su gran
cantidad de
opciones, tanto
para añadir tareas
como para editarlas,
añadir recordatorios
o compartirlas con
otras personas.

Se integra con otras aplicaciones, entre las


que destaca especialmente Google Maps. También se puede sincronizar
con calendarios, como el Calendario de Google o iCal (Mac).

RECUERDA

Para descargar las aplicaciones mencionadas anteriormente


desde un dispositivo móvil como móviles o tabletas, deberás
hacer los siguiente:

 SI TU DISPOSITIVO
SI TU DISPOSITIVO UTILIZA
UTILIZA SISTEMA IOS DE
SISTEMA ANDROID
APPLE
1 Abre en tu
1 Abre en tu dispositivo dispositivo la
la plataforma de plataforma de
Google Play Store. Apple Store.
2 Una vez dentro 2 Una vez dentro
busca la aplicación busca la
que necesites. aplicación que
3 Instala en tu necesites.
dispositivo. 3 Instala en tu
dispositivo.
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productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

5.3. REMEMBER THE MILK


5.3.1. Interfaz de Remember The Milk
5.3.2. Uso productivo de Remember The Milk: Listas y tareas
5.3.3. Uso productivo de Remember The Milk: Compartir

La interfaz de la aplicación web Remember The Milk presenta las siguientes


funciones:

1 Listas creadas: por defecto, aparecen 'Buzón de entrada',


'Personal', 'Study' ('Estudios'), 'Work' ('Trabajo'), 'Enviadas' y 'All
task' ('Todas las tareas'). Se pueden eliminar, editar, añadir otras.
2 Panel de tareas: muestra las tareas que hay en cada lista
seleccionada.
3 Agregar tarea nueva.
4 Acciones a realizar sobre las tareas seleccionadas.
5 Ordenar tareas.
6 Buscador de tareas.
7 Información de la lista seleccionada.
8 Compartir lista seleccionada con contactos de Remember The Milk
para colaborar.
9 Publicar lista: hacer pública para que los contactos de Remember
The Milk puedan verla, o hacer pública para todo el mundo, incluso
para que personas que no usan Remember The Milk puedan verla
(a través de una URL pública).
10 Cuenta.
11 Resumen de las tareas próximas y pasadas.
12 Vista de tareas (vista que aparece al iniciar sesión).
13 Ubicaciones de las tareas.
14 Contactos y grupos en Remember The Milk, y envío de
invitaciones a contactos para que se unan.
15 Preferencias.
16 Ayuda.
17 Cerrar sesión.

HAZLO TÚ MISMO

Para acceder a Remember The Milk, hay que registrarse en su


web. El registro se puede hacer de manera rutinaria, mediante
los datos de nombre, apellido, correo electrónico, usuario y
contraseña, o bien, a través de una cuenta de Facebook, o una
de Google. Si  se elige hacer el registro a través
de Facebook o Google, hay que aceptar los permisos de
conexión, elegir nombre de usuario para la aplicación y la
contraseña, y confirmar el registro a través del correo que
envía la aplicación.
Aplicaciones en la nube para la mejora de la
productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

5.3. REMEMBER THE MILK


5.3.1. Interfaz de Remember The Milk
5.3.2. Uso productivo de Remember The Milk: Listas y tareas
5.3.3. Uso productivo de Remember The Milk: Compartir

Hay varias posibilidades para compartir listas y tareas en Remember The


Milk. A continuación, se detallan las distintas opciones:

Listas: desde la pantalla principal, seleccionando la lista que se desea


compartir, aparece, en la columna derecha, la ficha de la lista con tres
pestañas; una de ellas contiene información sobre la lista, y las otras dos
ofrecen la posibilidad de compartir y publicar la lista.

Compartir: se pueden compartir listas con los contactos que se


tengan agregados en Remember The Milk. Al compartir una lista con
un contacto, se le está permitiendo ver la lista y editarla. Por tanto,
con esta opción, la lista se convierte en una lista compartida. Es una
buena opción para proyectos de grupo en el que varias personas tienen
tareas asignadas y crean tareas nuevas. Para compartir una lista, una
vez seleccionada, se hace clic en la pestaña 'Compartir' que aparece
en la columna derecha, se marca la opción de compartir y
se selecciona el contacto o los contactos con los que se va a
compartir. Es imprescindible que sean usuarios de la aplicación y que
estén agregados mutuamente como contactos en Remember The Milk.
Publicar: las listas se pueden publicar, es la opción ideal para que
otras personas puedan ver la lista pero no puedan editarla. Una lista
se puede publicar para los contactos de Remember The Milk que se
seleccionen, o se puede hacer pública en la web para que todo el
mundo, sea o no usuario de la aplicación, pueda ver la lista a través del
enlace que se genera.

Las opciones compartir y publicar se pueden deshacer en cualquier


momento, del mismo modo que se procedió para habilitar la opción, pero
señalando 'no compartir' o 'no publiques'.

Tareas: las tareas, por separado, se pueden enviar y compartir.

Enviar: desde la pantalla principal, seleccionando una tarea, se va


a enviar a un contacto agregado a Remember The Milk, haciendo clic
en la pestaña desplegable 'Más acciones' y seleccionando 'enviar'. La
tarea desaparecerá de la lista en la que se ubicaba y aparecerá en la
lista de 'enviadas'. Es una forma de asignar tareas a contactos dentro
de la aplicación.
Compartir: utilizando el mismo procedimiento anterior, se
puede compartir con un contacto una tarea seleccionada, dándole
permisos para verla y editarla, ya que se convierte en una tarea
compartida. Se selecciona la tarea, se hace clic en la pestaña
desplegable 'Más acciones' y se selecciona 'Compartir con'.

 
Aplicaciones en la nube para la mejora de la
productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

5.3. REMEMBER THE MILK


5.3.1. Interfaz de Remember The Milk
5.3.2. Uso productivo de Remember The Milk: Listas y tareas
5.3.3. Uso productivo de Remember The Milk: Compartir

PRESTA ATENCIÓN

Al igual que Wunderlist, la aplicación de Remember The Milk


sirve para realizar una serie de acciones principales en relación
con las tareas, como son: la creación de listas de tareas,
la creación de tareas, la gestión de tareas y listas, así como
el uso compartido y la colaboración con otros. 

Antes de comenzar y descubrir cómo se realizan esas acciones


de manera efectiva, es importante hacer un repaso a
las preferencias de la aplicación para que todo funcione al
gusto. Desde aquí, por ejemplo, se puede cambiar el idioma,
ya que por defecto aparece en inglés. Para poner la aplicación
en español, se hace clic en la opción del
menú 'Preferencias', en la parte superior derecha de la
pantalla, y en la pestaña 'General' se despliegan las opciones
de idioma y se selecciona español.

LISTAS

En Remember The Milk se dan una serie de listas creadas por defecto.
Pueden utilizarse tal cual, editarse o eliminarse y, por supuesto, también se
pueden crear listas nuevas.

Para crear una lista nueva, hay que acudir a las preferencias (en el menú,
en la parte superior derecha de la pantalla) y seleccionar la pestaña 'Listas'.

Se hace clic en el botón + Agregar Lista y se abre un cajón en el que hay


que indicar el nombre de la lista.

Se pulsa 'Intro' y se añadirá la lista recién creada.

Desde este mismo sitio se pueden borrar listas que no se desean; para
ello, hay que seleccionar la lista que se quiere eliminar y desplegar la
pestaña 'Más acciones' para elegir 'Borrar lista'.

 
 

También se pueden editar las listas creadas para, por ejemplo, cambiar el
nombre. Se selecciona la lista que se desea modificar y en la columna
derecha aparece la ficha de esa lista. Al pasar el cursor por encima del
nombre, aparece el icono de 'renombrar'. Se pulsa y se cambia el nombre
de la lista.

Los cambios realizados pueden verse en la pantalla principal, haciendo clic


en la opción del menú 'Tareas' (parte superior izquierda de la pantalla).

TAREAS

El siguiente paso es el de anotar tareas en una lista. El proceso de


creación de tareas en sencillo. Desde la pantalla principal se selecciona la
pestaña (lista) en la que se desea ubicar la tarea y se hace clic en el cajón
'Agregue una tarea nueva' para escribir la tarea que se quiere añadir. Tras
hacer 'Intro', se añadirá la tarea a la lista.
 

Con las tareas creadas, se pueden realizar una serie de acciones sobre
ellas, como enviar, compartir, dar algún nivel de prioridad o mover a otra
lista. Para ello, se selecciona la tarea sobre la que se quiere actuar y se
despliega la pestaña 'Más acciones' para elegir la acción que se desee
ejecutar.

Es interesante aprender a aplicar prioridades a las tareas. En Remember


The Milk hay tres niveles de prioridad: nivel 1, nivel 2 y nivel 3. Es
sencillo añadir el nivel a una tarea a través de los atajos de teclado. Solo
hay que seleccionar la tarea a la que se desea dar prioridad y pulsar en el
teclado 1, 2 o 3, dependiendo del nivel que se quiera. Las tareas con
prioridad se distinguen por colores.

A las tareas se les puede añadir distintos aspectos informativos para


concretar más lo que hay que hacer. Seleccionando la tarea, en la ficha de
tarea situada en la columna derecha, se puede añadir una fecha de
vencimiento, indicar si es una tarea que se repite cada cierto tiempo, el
tiempo de duración estimado para la tarea, añadir etiquetas o añadir una
ubicación física (mapa). Haciendo clic en los iconos se puede editar cada
valor. 

En la misma ficha (columna derecha), junto a la pestaña 'Tarea', aparece la


pestaña 'Notas'. Seleccionando esta pestaña se pueden añadir notas a la
tarea que se tenga seleccionada.
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productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

5.4. WUNDERLIST VS. REMEMBER THE MILK

PRESTA ATENCIÓN

Como se ha mostrado, tanto Wunderlist como Remember The


Milk sirven para crear y gestionar de forma eficaz las listas
de tareas. Pero, aunque su finalidad principal es la misma,
ofrecen algunas funciones y características que las hacen
diferentes y que pueden ser determinantes a la hora de decidir
cuál de las dos aplicaciones utilizar.

La tabla ofrece una comparativa de ambas aplicaciones, tomando en


consideración diversos aspectos básicos que debe ofrecer las aplicaciones
en la nube que facilitan el trabajo productivo mediante la creación de listas:

REMEMBER THE
  WUNDERLIST
MILK

Versión Gratuita
Versión Pro
(precio pago Versión Gratuita
mensual/anual)
COSTE Versión Pro
Versión para (pago anual)
Negocios (precio
mensual/desde
5 usuarios)

Listas
Listas Listas
Listas inteligentes
SISTEMA DE ORGANIZACIÓN inteligentes Tareas
Tareas Etiquetas
Subtareas Ubicaciones
Prioridades

Texto y archivos
TIPO DE INFORMACIÓN adjuntos de Texto
distinto tipo

Android, iOS,
Android, iOS,
PLATAFORMAS  Mac, Windows,
Blackberry, Web
Web

ESPAÑOL Sí Sí

COMPARTIR/COLABORAR Sí Sí

Una vez cada 24


horas en la
versión gratuita
SINCRONIZACIÓN Automática
Ilimitada en la
versión Pro
INTEGRACIÓN CON OTROS Sí

SERVICIOS


RECORDATORIOS/NOTIFICACIONES Sí

Desde la Desde la App


extensión
MODO SIN CONEXIÓN Android
Wunderlist for
Chrome
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productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

AUTOEVALUACIÓN

Preguntas

Wunderlist sirve para…

Crear listas de tareas, compartirlas y colaborar y acceder a


ellas desde cualquier lugar y dispositivo.

Crear notas, compartirlas y colaborar y acceder a ellas


desde cualquier lugar y dispositivo.

Crear listas de tareas, asignarlas a otros y guardar en


Evernote.

Señala la opción correcta:

Wunderlist permite crear tareas a través de voz.

Remember The Milk permite sincronizar automáticamente


los dispositivos que tienen la aplicación.
Remember The Milk permite adjuntar archivos a las tareas.
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productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

6. TRELLO: ORGANIZAR Y COORDINAR


PROYECTOS

CONCEPTO

Trello es una aplicación colaborativa en la nube que organiza


proyectos en tablones. Con un solo vistazo permite ver en qué
se está trabajando, qué está realizando el resto de miembros
del equipo y en qué parte del proceso se está.

Trello es una herramienta de utilidad


en el desarrollo de proyectos, se
basa en la metodología Kanban, una
metodología desarrollada por Toyota
a principio de los años 40, que ayuda
a determinar qué se va a producir en el momento.

En el vídeo se explica en qué consiste la metodología Kanban; entender su


funcionamiento hará más fácil entender la organización de Trello: 

 
 

RECUERDA

Para descargar las aplicaciones mencionadas anteriormente


desde un dispositivo móvil como móviles o tabletas, deberás
hacer los siguiente:

 SI TU DISPOSITIVO
SI TU DISPOSITIVO UTILIZA
UTILIZA SISTEMA IOS DE
SISTEMA ANDROID
APPLE

1 Abre en tu
1 Abre en tu dispositivo dispositivo la
la plataforma de plataforma de
Google Play Store. Apple Store.
2 Una vez dentro 2 Una vez dentro
busca la aplicación busca la
que necesites. aplicación que
3 Instala en tu necesites.
dispositivo. 3 Instala en tu
dispositivo.
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productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

6.1. ACCESO E INTERFAZ DE TRELLO

PRESTA ATENCIÓN

Para acceder a Trello, hay que registrarse en la
web https://trello.com/. Se puede crear la cuenta con nombre,
correo electrónico y contraseña, o a través de la cuenta de
Google. En éste último caso, habrá que aceptar los permisos de
conexión de las cuentas.

Una vez hecho esto, ya se puede comenzar a usar. Trello tiene


una versión gratuita, para usuarios individuales, y una versión
Business Class para empresas, y está disponible como
aplicación web y también para dispositivos
móviles Android y iOS.

En este curso solo se trata la versión gratuita; no obstante, se


deja el enlace para la de pago.
La interfaz de Trello es muy sencilla y presenta las siguientes funciones:

1 Tableros.
2 Buscar.
3 Página de inicio de Trello.
4 Añadir: nuevo tablero o nueva organización.
5 Cuenta: acceso al perfil, la configuración, la ayuda, etcétera.
6 Notificaciones.
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productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

6.2. USO PRODUCTIVO DE TRELLO

¿SABÍAS QUE...?

Trello es un tablero que está distribuido por columnas,


llamadas listas. Cada lista se compone de tarjetas, que
son tareas concretas que necesiten ser procesadas de forma
independiente.

La dinámica del tablero es ir avanzando las tarjetas a través


de las listas (columnas) de progresión que se establezcan, por
ejemplo, 'Por hacer', 'Procesando' y 'Finalizado'.

TABLEROS

Un tablero es una colección de tarjetas ordenas en listas. Pueden


utilizarse para gestionar un proyecto u organizar algo. Para crear un
tablero, se hace clic en el botón +, en la parte superior de la pantalla, y se
selecciona 'New Board'. Se escribe el nombre del tablero y se hace clic en
'Create'.

Por defecto, aparecen tres columnas (listas) creadas que pueden


modificarse, cambiando el nombre, por ejemplo. Un tablero presenta los
siguientes elementos:

En la columna derecha, aparece el menú del tablero con las distintas


acciones que se pueden realizar sobre el mismo.

Superpoderes: hacer una votación, poner un calendario y dar efecto de


envejecimiento a las tarjetas que llevan mucho tiempo inactivas.

 
 

Sellos y emoticonos.
Filtro de tarjetas.
Elementos archivados.
Cambiar el color del fondo del
tablero.
Generar un correo electrónico para
usar en el tablero.
Suscribirse al tablero.
Copiar tablero.
Compartir, imprimir y exportar.
Preferencias adicionales.
Cerrar tablero

Bajo el menú de tablero, en la columna derecha, aparece una opción para


agregar miembros al tablero. Los miembros se buscan por el nombre de
usuario que tienen en Trello o por correo electrónico.

Haciendo clic en la pestaña que aparece en una lista, se accede a las


opciones de lista con las distintas acciones que se pueden realizar: añadir
una tarjeta, copiar la lista, moverla, suscribirse a la lista (para mantenerse
informado del movimiento que hay en ella), mover todas las tarjetas a esta
lista, archivar todas las tarjetas en esta lista o archivar lista..

 
 

Se pueden crear más filas en el tablero, haciendo clic en el cajón 'Add a


list'.

TARJETAS

Para añadir una tarjeta en una lista, se hace clic dentro de la lista, en 'Add
a card', se escribe la tarea que es y se pueden indicar algunas opciones
como los miembros del equipo que están en esa tarea, las etiquetas (por
colores), la posición dentro de la lista o copiar tarjeta desde otra ya
existente. Se hace clic en 'Add'. Una vez creada la tarjeta, se puede editar
para añadir más detalles, haciendo clic sobre ella.

 
 

Se puede añadir una descripción de la tarea, escribir un comentario,


añadir miembros a la tarea, poner etiquetas, poner una lista de
verificación de tareas (checklist), cambiar la fecha, añadir archivos
adjuntos, mover tarjeta, copiar, suscribirse a la tarjeta o archivarla.
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productividad
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la productividad

AUTOEVALUACIÓN

Preguntas

Trello sirve para…

Elaborar fichas de información con los proyectos que se


desea desarrollar.

Organizar un proyecto a través de carpetas compartidas


con los colaboradores.

Organizar proyectos en tablones que muestran en qué fase


se encuentra cada tarea.

El tablero de Trello se organiza por…

Listas.

Colores.

Tarjetas.
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Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

7. IFTTT: AUTOMATIZAR ACCIONES

CONCEPTO

IFTTT es una aplicación que permite realizar acciones en


determinados servicios en la nube de forma automática. 

El nombre procede de la expresión en inglés “If This Then That”, que se


traduce como “si sucede esto, entonces aquello”. La expresión es una
estructura condicional usada habitualmente en programación para ejecutar
una acción determinada (that) según una condición dada (this).
IFTTT hace que programar acciones relativamente complejas sea algo muy
simple que puede hacerse sin conocimientos técnicos de programación.

Ejemplos de acciones que se pueden programar: 

"Si mañana llueve, avísame por correo electrónico".


"Si estoy en el trabajo, silencia mi teléfono móvil".
"Si publico un artículo en mi blog, anúncialo con un mensaje en
Facebook y Twitter".
"Si recibo un correo electrónico con archivos adjuntos, guarda esos
archivos en Dropbox".

A este tipo de acciones, "si sucede esto, haz esto otro", se les llama
'Recetas', y la creación de estas recetas y su activación es la finalidad
principal de la aplicación.

RECUERDA

Para descargar las aplicaciones mencionadas anteriormente


desde un dispositivo móvil como móviles o tabletas, deberás
hacer los siguiente:

 SI TU DISPOSITIVO
SI TU DISPOSITIVO UTILIZA
UTILIZA SISTEMA IOS DE
SISTEMA ANDROID
APPLE

1 Abre en tu
1 Abre en tu dispositivo dispositivo la
la plataforma de plataforma de
Google Play Store. Apple Store.
2 Una vez dentro 2 Una vez dentro
busca la aplicación busca la
que necesites. aplicación que
3 Instala en tu necesites.
dispositivo. 3 Instala en tu
dispositivo.
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productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

7.1. ACCESO E INTERFAZ DE IFTTT

PRESTA ATENCIÓN

Por el momento, IFTTT solo dispone de


versión gratuita, aunque está previsto que ofrezcan pronto una
versión premium. Para poder acceder a la aplicación, hay
que registrarse en la web https://ifttt.com. En el registro se
indicará el nombre de usuario, el correo electrónico y
la contraseña.

Una vez hecho el registro, se puede comenzar a usar IFTTT.


Hay que tener presente que la aplicación solo está
en inglés, aunque es bastante fácil entender las opciones de la
página y para qué sirven las recetas, y también se pueden
encontrar recetas creadas por los usuarios que estén en
español, así como crear recetas en este idioma.

La interfaz de la aplicación muestra las siguientes funciones:


 

1 Crear receta.
2 Explorar recetas creadas por los usuarios.
3 Canales: agrupan recetas por servicios que utilizan.
4 Cuenta.
5 Panel de información: es el espacio destinado a crear, explorar, y
suscribirse a recetas. Mostrará la información relativa a la opción
del menú que se seleccione.
Cuando se hace una suscripción a una receta, la pantalla principal cambia y
se muestra el panel personal desde donde se pueden ver las recetas a las
que se está suscrito, las recetas creadas que se han compartido con la
comunidad IFTTT, y las recetas favoritas (1). Según se seleccione una u otra
pestaña, el panel mostrará su información (2). Desde esta pantalla también
se pueden crear recetas (3).
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productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

7.2. USO PRODUCTIVO DE IFTTT

PRESTA ATENCIÓN

Para sacar el máximo rendimiento de IFTTT es fundamental


familiarizarse con los elementos básicos que se utilizan en la
aplicación.

CANALES

La forma de agrupar recetas por los servicios que utilizan es a través de los
canales. Un canal es como un archivo de recetas que tienen en común el
contener acciones que se desarrollan en el mismo servicio.

En el momento actual, IFTTT tienen 109 canales diferentes, es decir, se


pueden programar acciones utilizando 109 servicios diferentes, aunque
esta cifra puede variar si, por ejemplo, un servicio desaparece, o si aparecen
aplicaciones nuevas que son de interés para la comunidad de IFTTT.
Algunos canales son: Facebook, Evernote, Gmail, etcétera.
 

RECETAS

Las recetas son las combinaciones de condiciones y acciones: "si


sucede esto, haz esto otro". Un ejemplo, "si publico una foto en Instagram,
guarda la foto en Dropbox".

Las recetas están compuestas por:

Disparadores o desencadenantes, son la primera parte de una receta,


la condición que se tiene que dar: "si sucede esto".
Acciones, la segunda parte de la receta, lo que debe ocurrir si se da
la condición: "entonces aquello".
Ingredientes, son las piezas o conjunto de datos de un disparador.
Por ejemplo, los ingredientes de un disparador de correo electrónico
pueden ser: asunto, fecha , remitente, etcétera.

Antes de crear una receta es conveniente explorar si ya existe alguna igual


que haya creado otro usuario, para ello se puede buscar en 'Browse' o a
través de los canales ('Channels').

Si se encuentra una receta que es de utilidad, tan solo hay que activar los
canales a los que pertenece la receta y suscribirse a ella pulsando 'Use
Recipe'. La mayoría de las recetas actualizan los datos en intervalos de 15
minutos o menos, eso quiere decir que la receta busca cada 15 minutos si
se cumple la condición para poder llevar a cabo la acción.

 
 

Si no se encuentra una receta que realice lo que se necesita, se puede


crear. Para crear una receta hay que asegurarse que existen los canales
(servicios) a los que se refiere en IFTTT. Una vez comprobado, en la
pantalla principal se pulsa el botón 'create recipe'. La receta se crea por
partes, la primera parte es 'this', la condición. Se hace clic en 'this'.

A continuación se selecciona el canal que interviene en esta primera parte


de la receta y se activa.

 
 

La aplicación solicitará permisos de conexión y se deben aceptar. Una vez


aceptados los permisos, se continúa eligiendo el ingrediente. Después de
haberlo elegido, se detalla el ingrediente; por ejemplo, si se elige como
ingrediente 'nuevo correo electrónico de...', hay que detallar la dirección de
correo electrónico de la que se espera recibir un correo.

Se continúa la receta con 'that', la acción, procediendo del mismo modo. Se


selecciona el canal que interviene en esta segunda parte, se selecciona la
acción y se añaden los detalles. Por ejemplo, si la receta que se quiere
crear es 'Si me escribe un correo electrónico 'X' persona, crea una tarea en
Evernote', en los detalles de la acción habría que seleccionar (pulsando +
) qué datos debe obtener Evernote para crear la tarea.

Una vez indicados los datos, se pulsa 'Create Action' y aparecerá la receta.
 

Desde el panel personal se pueden desactivar recetas, solicitar que


actualicen los datos, borrarlas o editarlas. También es posible hacerlas
públicas para la comunidad de IFTTT, así otras personas podrían utilizarla.

ACTIVIDAD

Inicia sesión en la web de IFTTT (antes debes haberte


registrado): https://ifttt.com.

Haz lo siguiente:

Busca 3 recetas IFTTT que te gusten y que utilicen alguno


de estos canales: Dropbox, Gmail, Calendario de Google,
Feedly, Evernote y compartelas con el resto de los
compañeros/as en el tema "Actividad 6: Uso productivo de
IFTTT" del foro de actividades del campus virtual.
Aplicaciones en la nube para la mejora de la
productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

7.3. ALGUNAS RECETAS IFTTT PARA LA


PRODUCTIVIDAD

RECETAS IFTTT PRODUCTIVAS

Existen recetas en IFTTT que pueden facilitar el trabajo diario,


ayudando a la productividad personal. Se proponen algunos
ejemplos. Pulsando en estas recetas es posible suscribirse
para utilizarlas:

Si etiqueto un correo electrónico con #ToDo, crea una


tarea en Evernote:

Si marco un correo electrónico con una estrella, crea una


tarea en Evernote:

Cuando cree un evento nuevo en el Calendario de Google,


crea una nota en Evernote:

Cuando guarde en Feedly un artículo para leer más tarde,


crea una nota en Evernote:

Cuando guarde en Feedly un artículo para leer más tarde,


envíamelo por correo electrónico:
Si marco en Twitter un tuit como favorito, crea una nota en
Evernote:

Si estoy en la oficina, quita el sonido de mi móvil y activa el


modo vibración:

Si hago fotos con mi teléfono Android, guárdalas en Google


Drive:
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productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

AUTOEVALUACIÓN

Preguntas

IFTTT sirve para…

Programar tareas automáticamente en un calendario.

Programar acciones que deben suceder cuando se da una


condición.

Registrar las actividades que más repetimos en internet y


programarlas para que se hagan solas.

Señala la opción correcta:

En IFTTT pueden programarse acciones que utilicen


cualquier servicio web o red social existente.

En IFTTT pueden programarse acciones que utilicen alguno


de sus tres ingredientes.
En IFTTT pueden programarse acciones que utilicen alguno
de los canales.
Aplicaciones en la nube para la mejora de la
productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

8. BAZAR DE APLICACIONES

¿SABÍAS QUE...?

Para mantenerse al tanto de las novedades en el mundo de


las aplicaciones para productividad, es indispensable
explorar de vez en cuando las tiendas de aplicaciones. De
este modo, se podrán descubrir las novedades y localizar
aquellas aplicaciones que pueden resolver algún asunto de
nuestro día a día.

Las principales tiendas de aplicaciones son:

Chrome Store: la tienda de aplicaciones para el navegador


Chrome. 
Google Play: la tienda de aplicaciones para Android.
iTunes: la tienda de aplicaciones para iOS
Mac App Store: la tienda de aplicaciones para Mac.
Amazon Appstore: la tienda de aplicaciones de Amazon.
Tiene aplicaciones para Android compatibles con Kindle.
Para descargar las aplicaciones, es necesario tener cuenta
en Amazon.
Firefox Marketplace: la tienda de aplicaciones para el
navegador Firefox.
Tienda Windows Phone: la tienda de aplicaciones para
Windows Phone.

Otra forma de descubrir aplicaciones nuevas sobre


productividad es utilizando Feedly, para encontrar blogs donde
hablen sobre estas aplicaciones. Basta con hacer una búsqueda
con las palabras 'aplicaciones', o 'apps' y 'productividad', para
encontrar diversas páginas con feeds sobre estos temas.
Algunos ejemplos:

En la nube TIC
Applicantes
Yoriento.com

Blogs sobre aplicaciones en la nube.


Aplicaciones en la nube para la mejora de la
productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

AUTOEVALUACIÓN

Preguntas

¿Cómo se pueden encontrar aplicaciones de productividad


nuevas?

En la configuración de Chrome.

En el periódico.

Explorando las tiendas de aplicaciones y suscribiendo feeds


de productividad y aplicaciones en Feedly.

Señala la opción correcta:

iTunes es la tienda de aplicaciones Android.

Google Play es la tienda de aplicaciones Android.

Mac App Sore es la tienda de aplicaciones iOS.


Aplicaciones en la nube para la mejora de la
productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

8.1. TABLA RESUMEN DE LAS


APLICACIONES EN LA NUBE PARA LA
PRODUCTIVIDAD
Esta tabla ofrece un resumen de todas las aplicaciones que se han visto en
este curso:

D
APLICACIÓN DESCRIPCIÓN COSTE WEB ESCRITORIO

Gratis
(para
usuarios
Google y
versión
Google
Apps para
la
 Correo educación)
GMAIL  
electrónico
De pago
(*versión
de pago
para
Google
Apps para
empresas) 

Gratis
(para
usuarios
Google y
versión
Google
Apps para
la
educación)
CALENDARIO Calendario     

De pago
(*versión
de pago
para
Google
Apps para
empresas)

Gratis
(para
usuarios
Google y
versión
Google
Apps para
Espacio de
almacenamiento, la
organización de educación)
DRIVE    
archivos y
documentos y De pago
uso compartido
(*versión
de pago
para
Google
Apps para
empresas)
Gratis
(para
usuarios
Google y
versión
Google
Apps para
DOCUMENTOS,  Edición y uso la
HOJAS DE compartido de
CÁLCULO Y documentos, educación)    
PRESENTACIONES hojas de cálculo
DE GOOGLE y presentaciones De pago
(*versión
de pago
para
Google
Apps para
empresas)

Disco duro
 Versión
virtual y uso
gratuita y
DROPBOX compartido de    
versión de
carpetas y
pago
archivos 

Versión
Lectura y
gratuita y
FEEDLY organización     
versión de
de Feeds RSS 
pago 

Versión
Tomar notas y gratuita y
EVERNOTE    
organizarlas  versión de
pago 
Tomar notas
visuales y añadir
Versión
SKITCH texto y    
gratuita 
elementos
gráficos 

GOOGLE KEEP  Tomar notas Gratis     

Versión
Crear, organizar
gratuita y
WUNDERLIST y compartir listas      
versión de
de tareas 
pago 

Versión
Crear, organizar
REMEMBER THE gratuita y
y compartir listas      
MILK versión de
de tareas 
pago 

Versión
Organizar y
gratuita y
TRELLO coordinar       
versión de
proyectos 
pago 

Automatizar
IFTTT Gratis        
acciones 
Aplicaciones en la nube para la mejora de la
productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

8.2. WEBMIX DE APLICACIONES


Este panel contiene todas las aplicaciones que se han tratado en el
curso. Haciendo clic en cada bloque se abrirá la dirección para conseguir la
aplicación y utilizarla. Los bloques que tienen el fondo de color azul son las
aplicaciones web y de escritorio para el ordenador. Las que tienen el
fondo verde son las aplicaciones para Android, las que tienen el color
blanco son las aplicaciones para iOS, en fondo morado para Windows
Phone y en fondo negro para Blackberry.

Cuentas de Wunderlist - Google Drive - Remember


Google Evernote Calendario Android Android Gmail - Android Milk - And

Dropbox - Calendar - Feedly -


Skitch Gmail Wunderlist Android Android Android Skitch - An

Evernote - Google Ke
Google Keep Android Androi

Remember
Google Drive Skitch -iOS Milk - i
Remember The
Dropbox Feedly Milk Dropbox - iOS Evernote - iOS Feedly - iOS Gmail -

Wunderlist – Google Dr


Trello IFTT IFTTT - iOS Trello - iOS iOS iOS

popup CloudProductivityA
View on Symbaloo:

ACTIVIDAD

Como has podido observar, en el webmix de aplicaciones


aparecían espacios vacíos, sin ninguna aplicación. Ayuda a
completar el panel sugiriendo nuevas aplicaciones para
productividad:

Busca en la Chrome Store al menos dos aplicaciones de


productividad que te gusten y que no hayamos tratado en
este curso.
Al menos, otras dos más en Google Play o en iTunes.
Reséñalas del siguiente modo, indicando de cada
aplicación:
Nombre de la app.
Sistema operativo o plataforma donde se utiliza (iOS,
Android, Web).
Para qué sirve.
Enlace a la aplicación.

Recuerda subir tus respuestas a la plataforma


Aplicaciones en la nube para la mejora de la
productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

RESUMEN

La nube ofrece aplicaciones de


utilidad para la colaboración,
el desempeño de tareas, el uso
compartido, la recopilación y
procesamiento de información,
la organización y revisión de
proyectos, y la automatización de
acciones. Bien utilizadas, pueden
suponer la mejora de la productividad
personal.

Google ofrece un paquete de


aplicaciones de productividad en la
nube, las Google Apps, que
contienen buenas soluciones para la
comunicación diaria a través del correo electrónico (Gmail), la organización
y planificación (Calendario), el almacenamiento de archivos y su
organización y uso compartido (Google Drive), y la edición colaborativa de
documentos (Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones).

Dropbox facilita el almacenamiento digital de archivos en la nube y el


poder compartirlos y acceder a ellos desde cualquier lugar y dispositivo.

Una de las tareas que más tiempo consume en el día a día, junto con el
correo electrónico, es la lectura de información en la red. Feedly organiza
y recibe actualizaciones de los blogs y webs de interés para poder leerlas en
un mismo lugar.

En el proceso de recopilación de información, hay una herramienta


fundamental: las anotaciones. Es posible aprovechar servicios en la nube
que ofrecen crear notas de distinto tipo, organizarlas y realizar distintas
acciones con ellas, como Evernote, Skitch y Google Keep.

Otro elemento importante en cualquier método de productividad son las


listas de tareas. Poder utilizarlas en la nube significa que están accesibles
para su consulta y revisión en cualquier momento y desde cualquier sitio.
Wunderlist y Remember The Milk son dos buenos ejemplos de este tipo de
aplicaciones.

Por otro lado, es habitual tener que desarrollar proyectos, ya sea a nivel
individual o en colaboración con otras personas. Trello permite organizar
esos proyectos y coordinarlos de manera que todos los participantes puedan
ver en qué fase está cada tarea que conlleva el desarrollo del proyecto.

La tecnología y los servicios en la nube pueden conectarse entre sí para


actuar de manera automática, lo que ahorra tiempo y esfuerzo. IFTTT es un
servicio que automatiza acciones que deben suceder cuando se dan
ciertas condiciones.

Cada día salen al mercado miles de aplicaciones nuevas. Mantenerse al


día en el mundo de las aplicaciones, y en concreto en el de las
aplicaciones para la productividad, requiere mantener una actitud proactiva y
saber dónde hay que explorar. Visitar las diferentes tiendas de
aplicaciones y suscribirse a los feeds de blogs, noticias y páginas sobre
aplicaciones y productividad, son opciones esenciales para estar al tanto de
las novedades.

El dominio de las aplicaciones y la implementación de un método de


productividad a través de ellas es una garantía de mejora de la
productividad.
Aplicaciones en la nube para la mejora de la
productividad
Unidad 3. Herramientas y aplicaciones en la nube para
la productividad

FIN

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