Administración Del Tiempo

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Participación Pedir la Palabra
Reglas del juego
Correcto uso de
Puntualidad celulares
Asistencia
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LO PRIMERO
ES
LO PRIMERO…
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Entrevistar al otro
Ronda 1 Temas de Ronda 2

conversación
• Familia
• Sensaciones y expectativas del
10 minutos 10 minutos
curso
• Educación y experiencia
• Canciones y lugares favoritos
• Personas admiradas
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Algunos datos
Según estudio del Ministerio de Salud Chile (2009)
• 1 de cada 4 individuos, dicen sentirse agobiados por stress. El 40% de la ausencia laboral, y el
30% de las licencias médicas, se deben a causa de esa enfermedad.
• El 70% de las personas desea mejorar el equilibrio entre el trabajo y su vida privada.
Según estudio de la dirección del trabajo (2011)
• El empleado en Chile trabaja en promedio 11 horas diarias, de las cuales efectivamente realiza
actividades relacionadas con sus funciones por 4 horas.
• Esta jornada laboral “no asegura mayor efectividad en el trabajo, como pudiera creerse, por el
desgaste y los problemas que se crean en la vida familiar y laboral”
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• Escriba una definición de GT
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Falacias de la GT
• Hay gente que cree que puede obtener más tiempo….

• Hay gente que cree que puede manejar-administrar el tiempo…..
• La plata mágica….
• El mito del “más tarde”
Es decir:
• Usted tiene todo el tiempo que hay.

• Hay que gastarlo (sacarle el máximo provecho) todo, todos los días.
• No es manejable.
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Administrar el tiempo no es algo que podamos hacer.
Tomar decisiones de que hacemos con el tiempo
disponible es lo único que podemos controlar.
Administrarme a mi mismo en el tiempo disponible.
La GT es:
• Es una forma de monitorear y regularse uno mismo.
• Aquí de incluyen procesos como determinar nuestra visión, establecer objetivos, priorizar y
planificar tareas.
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¿Cómo es tu capacidad de GT?
Test de gestión del tiempo.
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Ejercicio
• Hoy en el camino escuché en la radio que los científicos informaron que cambió el eje de la tierra y
que a partir de hoy, los días tendrán 26 horas.
• ¿Qué haría usted con esas horas extras? (no dormir…)
• Piense ¿Qué efectos tendrían esas horas en su vida?
Analizando el ejercicio…
• En cuatro aspectos claves: físico, social emocional, mental y espiritual.

• Es de sentido común pero no una practica común.
• Algunos ejemplos:
• Ejercitar
• Acción social, familia, relaciones sociales.
• Leer, estudiar.
• Meditar, religión.
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La Matriz del tiempo (S.Covey)
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¿Qué es urgente?
• Demanda acción inmediata sentimos la urgencia aunque no sea importante. Que necesita se
realizado o solucionado con rapidez o lo antes posible. Sentimos que hay que hacerlas ya!!
¿Qué es importante?
• Conveniente, interesante, de mucha utilidad o consecuencia.

• Que tiene relevancia por su valor, magnitud, influencia u otras características.
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Covey Box (The 7 habits) Actividades
URGENTE NO URGENTE
IMPORTANTE
NO IMPORTANTE
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Ejercicio
Haga una lluvia de ideas grupal de 5 minutos respondiendo las siguientes preguntas:
•¿Qué sentiría si usted pasara la mayor parte de su tiempo en el cuadrante X?
•¿Cuáles serían los efectos a largo plazo?.
•Luego cada grupo presentará sus resultados.
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Covey Box (The 7 habits) Resultados
URGENTE NO URGENTE
IMPORTANTE
NO IMPORTANTE
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Saber decir NO es la clave de la matriz
• Todo lo que hay que hacer es aprender cuando decir 2 palabras, SÍ y NO.
• La clave es a que decir SÍ y a que decir NO….
• SÍ: en la punta de la lengua a todas tus reales prioridades.
• NO: a casi todo lo demás.
Clave : Entender bien lo que implica el SÍ
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¿Te identifican algunas de estas descripciones?
• A veces…
• ¿Me siento obligado a complacer a los demás porque, de otra forma, me sentiría culpable?
• ¿Temo que los demás dejen de aceptarme, apreciarme o quererme si les digo NO?
• ¿Frecuentemente digo SÍ a las peticiones de los demás aunque, a veces perjudique mis
prioridades?
• ¿Continuo aceptando obligaciones y responsabilidades hasta el agotamiento sólo porque no se
decir NO?
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Cómo decir No
Decir NO es una habilidad que algunos no han desarrollado aún suficientemente.
• Escucha la petición con gran atención.

• Evalúa tu capacidad para satisfacer la petición si esta alineado con tus objetivos /
responsabilidades. No necesitas excusarte.
• Explica tus razones y argumentos.
• Si no esta seguro tomate tu tiempo y prepárate.
• Ofrece un compromiso. Explora si puedes / quieres ofrecer un compromiso sobre una parte de la
petición o su aceptación en otro momento en que tengas disponibilidad.
• Sugiere un intercambio.
• Sugiere otras opciones, otras personas o recursos.
• Expresa tu pesar y di NO. Manifiesta tu sentimiento por no poder ayudar, seguido de un claro NO,
evitando “pedir perdón”.
• Concluye la conversación en tono positivo. Cambia el tema…
• Jamás decir quizás, sí la respuesta es NO.
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EJERCICIO:
Haga una lista de las responsabilidades y tareas actuales a las que probablemente debería haber
dicho NO.
En retrospectiva, ¿cómo podría haber hecho las cosas de manera diferente?
¿Sugiere esto resoluciones para el futuro?
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Procrastinación
Mejor mañana……
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Procrastinación
•Es la acción de postergar actividades o situaciones que uno debe atender, por otras situaciones más
irrelevantes y agradables.
•Es un trastorno del comportamiento que tiene su raíz en la asociación de la acción a realizar con
diversos factores.
•Todo el mundo lo hace, todo el mundo se siente culpable cuando lo hace. Y todo el mundo decide no
volver a hacerlo nunca más, pero lo hacen.
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Test de Procrastinación
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Procrastinación
Algunas preguntas
• ¿En colegio o universidad solía calentar la materia antes de una prueba?

• ¿A menudo dilataba devolver una llamada a alguien que no le agrada, aunque sea importante?
• ¿Espera tener problemas dentales, para ver a su dentista?
• ¿Espera hasta estar en la fecha limite, para trabajar en proyectos importantes?
• ¿Anduvo este año con el permiso de circulación vencido, más de un día?, si no tiene auto, ¿A
menudo se le acaba el saldo de la tarjeta BIP, lo que le acarrea retrasos por buscar donde
recargarla?
Si respondió afirmativamente a cualquiera, puede tener la tendencia a posponer las cosas incrustado
en su personalidad.
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Procrastinación ¿Cómo funciona?
• Me comprometo, ante otro o conmigo mismo, a realizar una tarea relevante que quiero, o tengo
que hacer.
• Cuando me dispongo a iniciarla siento una emoción negativa hacia esa tarea, suficientemente
intensa como para rechazar su ejecución ahora.
• Inmediatamente decido que no voy a realizarla ahora pero, simultáneamente, me prometo,
ejecutarla después, más adelante.
• Inmediatamente siento alivio porque la emoción negativa desaparece al no verme, ya enfrentado
a su ejecución (el alivio actúa como “premio” a mi procrastinación y así “refuerzo” este habito
improductivo).
• Inmediatamente “encuentro” otra tarea (mucho menos relevante) e inicio su ejecución y al
observarme activo haciendo una tarea, aplaco a mi conciencia que me acusa de no hacer lo que
debería estar haciendo.
• Al cabo de algún tiempo (variable) tu conciencia hacer oir de nuevo su voz para señalar que la
fecha limite de ejecución esta aun mas próxima. Así vuelvo a sentirme mal (peor) por haber
procrastinado la tarea relevante y mi autoestima decrece.
• Como no puedo, ni quiero, aceptar lo anterior, me prometo – otra vez – firmemente realizar la
tarea relevante ahora o mañana a las 9:00, sin falta. Pero el proceso se repite en espiral, unas
cuantas veces o incluso indefinidamente (mi autoestima sigue decreciendo).
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¿A qué conduce la Procrastinación?
• No cumplir tus objetivos.

• Tiempo malgastado.
• Pérdida de oportunidades.
• Rendimiento deficiente.
• Auto desprecio.
• Aumento del estrés.
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¿Qué factores la generan?
Tareas desagradables Tareas abrumadoras Objetivos no claros
Procrastinación
Miedo Miedo Tendencia al

al cambio al fracaso Sobre-compromiso
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Combatiendo fuerzas
• Las causas internas de la procrastinación son más difíciles de atacar que las externas, pero una vez
que se conquistan los obstáculos psicológicos, son conquistados en todos los ámbitos en los que
afectan.
• Mientras una causa interna puede hacer que usted postergue muchas tareas, las causas externas de
la procrastinacion tienden a tener efectos en tareas específicas.
• Entonces, si usted esta dejando de lado la oportunidad de hacer algo por una causa externa, puede
hacerle frente a esa causa y detener la procrastinación, pero esta victoria probablemente no le
ayudará con otras causas externas que le están haciendo dilatar otras tareas.
1-. Tarea desagradable.

• Hacer lo primero en el día” Cómase el sapo”
• La tarde o noche anterior, situar la tarea donde no se pueda “perder”.
• Encuentre a alguien más para hacerlo.
• Hacer una lista de ventajas/desventajas.
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Combatiendo fuerzas
2-. La tarea parece abrumadora.

• Divide y vencerás. Planifique inteligentemente.
• Prometerse una recompensa al concluir.
• Encontrar un lugar solitario para hacerlo y poder concentrarse hasta ojalá terminar.
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¿Cómo comerse un elefante?
• Respuesta: “Una mordida a la vez”
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Combatiendo fuerzas
3-. Sus objetivos no son claros.

• Cuando establezca un objetivo, sea preciso.
• En determinadas situaciones, sobre todo en los objetivos empresariales no sólo deben ser claros, si
no también medibles.
• Hable con su jefe…..
4-. Miedo al cambio.

En el reconocimiento de la debilidad se encuentra la fortaleza en la aceptación del miedo se encuentra
el camino de la superación personal.
• Recordar que las dificultades y cambios son normales.
• Aceptar un cierto nivel de riesgo en las decisiones.
• Subir al balcón. Evaluar, por escrito con realismo y racionalidad los pros y contras.
• Confíe en si mismo aun cuando no siempre acierte, el ensayo y el error es una parte del proceso de
aprendizaje.
• Pedir consejo no es una debilidad sino una actitud inteligente
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Combatiendo fuerzas
5-. Miedo al fracaso.
Piense siempre:
• Los halagos y las críticas no le añaden ni le restan valor.
• No existen errores sólo resultados
• Las personas somos imperfectas.
• Usted tiene la capacidad de aprender a elegir de manera inteligente. Sea racional. Use el balcón. Pros
y contras.
• Apóyese en una persona que le pueda dar luz cuando esté confuso.
• Franklin D. Roosevelt:
“Lo único tenemos que temer es el temor mismo”
6-. Tendencia a comprometerse en exceso.

•Si, al examinar la lista de tareas pendientes que usted compuso, usted encuentra algunas tareas de
las que usted no debiera hacerse cargo o debiera descartar, es posible que usted tienda al sobre-
compromiso.
•Antes de ofrecerse a tomar nuevos compromisos, tómese unos pocos minutos para revisar los
compromisos que usted ya tiene pero no ha terminado y es fundamental entender bien que implica.
Aprenda a decir NO.
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Como regla general, aplique Pareto, procrastine en lo que debe.
• Dado que no podemos hacer todo, aplique el principio de Pareto.
• La mayoría de la personas procrastina en las tareas importantes.
• Procrastine deliberadamente en el 80% de las tareas que le generarán menor valor y concéntrese
en el 20%.
Para planificar de manera efectiva,

Priorice.
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¿Cómo se decide la importancia relativa de distintas tareas?
• Esenciales para sus objetivos. ¿Qué tareas son absolutamente fundamentales para alcanzar sus
objetivos personales y profesionales?
• Esenciales para las metas de su empresa. ¿Con qué tareas se beneficiará más la empresa,
proporcionándole el mejor retorno sobre la inversión de tenerlo trabajando?, es decir:
• Grandes rendimientos. ¿Qué tareas entregan el mejor retorno sobre la inversión de su tiempo y
energía?.
Algunos alcances:
• Esenciales para las metas de tu jefe. ¿Qué tareas considera su jefe como más importantes?.
• No puede ser delegada. ¿Qué tareas puede realmente hacer sólo usted?. Estas siempre serán de alta
prioridad.
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Ejercicio
• Haga una lista de las 10 primeras actividades que se le vengan a la cabeza y hará mañana, sólo en
el plano laboral.
• A continuación, seleccione de esta lista las cuatro con mayor nivel de consecuencia, clasificándolos
por orden de importancia.
I. El sistema A B C
• Tareas A: Muy importantes, serias consecuencias por no hacerlas.

• Tareas B:Importantes, debe hacerlas pero las consecuencias son menos relevantes.
• Tareas C: Agradables de hacer, pero no importantes.
• Tareas D: Delegable.
• Tareas E: Eliminar.
• Dentro de cada tipo de tarea priorizo con número, es decir A1, A2, A3, B1, B2…..
• La regla es jamás hacer una tarea B si tengo pendiente una A, no es fácil, se requiere
disciplina.
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Continuación ejercicio.
De su lista de 10 tareas o actividades:

• Lo más probable es que las dos primeras serán A y las segundas serán B.
• Ahora, de su lista de 10 elija dos tareas que probablemente estarán en su mente mañana pero
pueden esperar. Estas lo más probable es que sean tareas C.
• Las restantes cuatro tareas tienen más probabilidades de ser tareas D y E: Delegables o eliminables.
Preguntas
• ¿La primera lista aleatoria revela una progresión lógica de actividades o más bien cómo usted se
siente en relación a ellas?
• ¿Qué le dice esto sobre su forma de razonar y actuar hasta hoy?
• ¿Está posponiendo una prioridad A, porque es desagradable? ¿No sería mejor hacerla primero y
sacarlo de su cabeza?
• ¿Va a empezar a trabajar en sus tareas de prioridad C pronto? Si no, ¿Por qué no? ¿Por qué
estaban en su mente? ¿Serán pronto prioridades A o B?
• ¿Existen prioridades D o E que usted realmente desea hacer? ¿Tiene usted el tiempo para
dedicarles?
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Trabajo grupal Stephen Covey Box y el sistema ABC
URGENTE NO URGENTE
IMPORTANTE
NO IMPORTANTE
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Ronda 1 Temas de Ronda 2

Según estudio del Ministerio de Salud Chile (2009)

Según estudio de la dirección del trabajo (2011)

• Hay gente que cree que puede obtener más tiempo….

• Usted tiene todo el tiempo que hay.

• Es una forma de monitorear y regularse uno mismo.

Test de gestión del tiempo.

• En cuatro aspectos claves: físico, social emocional, mental y espiritual.

• Conveniente, interesante, de mucha utilidad o consecuencia.

Decir NO es una habilidad que algunos no han desarrollado aún suficientemente.

• Escucha la petición con gran atención.

En retrospectiva, ¿cómo podría haber hecho las cosas de manera diferente?

¿Sugiere esto resoluciones para el futuro?

• ¿En colegio o universidad solía calentar la materia antes de una prueba?

• No cumplir tus objetivos.

Tareas desagradables Tareas abrumadoras Objetivos no claros

Miedo Miedo Tendencia al

1-. Tarea desagradable.

2-. La tarea parece abrumadora.

• Respuesta: “Una mordida a la vez”

3-. Sus objetivos no son claros.

4-. Miedo al cambio.

6-. Tendencia a comprometerse en exceso.

Para planificar de manera efectiva,

• Tareas A: Muy importantes, serias consecuencias por no hacerlas.

De su lista de 10 tareas o actividades:

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