MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS DE ACUERDO CON

METODOLOGÍAS ORGANIZACIONALES Y NORMATIVIDAD VIGENTE

Adriana Lucía López

Juan Esteban Andrade
Kelly Johanna Guevara
Nickol Briyid Rodríguez
Samanta Lorena Velandía

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
TECNÓLOGO EN GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
BOGOTÁ D.C
2023

MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS DE ACUERDO CON

METODOLOGÍAS ORGANIZACIONALES Y NORMATIVIDAD VIGENTE
 FERMAC S.A.S

Adriana Lucía López

Juan Esteban Andrade
Kelly Johanna Guevara
Nickol Briyid Rodríguez
Samanta Lorena Velandía

MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS

WALTTER ALEXANDOR PARDO CANACUE

Ing. Industrial

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
TECNÓLOGO EN GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
BOGOTÁ D.C
2023

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 FERMAC S.A.S

CONTENIDO

Pág.

1.INTRODUCCIÓN.................................................................................................. 6
2.JUSTIFICACIÓN................................................................................................... 7
3.ALCANCE............................................................................................................. 8
3.OBJETIVOS.......................................................................................................... 9
3.1 OBJETIVO GENERAL....................................................................................9
3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS...........................................................................9
4.MARCO TEORICO..............................................................................................10
5.DIRECCIONAMIENTO ESTRETEGICO.............................................................12
5.1 MISION......................................................................................................... 12
5.2 VISION..........................................................................................................12
5.3 POLÍTICAS................................................................................................... 12
5.7 VALORES.....................................................................................................13
5.8 PRINCIPIOS................................................................................................. 14
6.ORGANIGRAMA.................................................................................................15
7.MAPA DE PROCESOS.......................................................................................16
8.RESUMEN.......................................................................................................... 17
9.CONCLUCIONES............................................................................................... 18
10.RECOMENDACIONES.....................................................................................19
11.BIBLIOGRAFIA................................................................................................. 20
12.ANEXOS........................................................................................................... 21

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LISTA DE FIGURAS

Pág

Figura 1. Organigrama 15

Figura 2. Mapa de procesos 16

Figura 3. Tabla de Manual de Funciones 17

Figura 4. Tabla de perfil de cargo 18

Figura 5. Tabla dofa fermac s.a.s 19

Figura 6. Flujograma manual de funciones 19

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LISTA DE ANEXOS

Pág

Anexo A. Instrumento Diagnóstico. 24

Anexo B. Excel 24

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1. INTRODUCCIÓN

En el presente informe se realiza un análisis del direccionamiento estratégico,

manual de funciones y perfil de cargo, que tiene la empresa FERMAC S.A.S, la
cual se está asesorando por parte de los aprendices de la pyme número 4 que
hacen parte de la ficha 2771903 del programa de formación GESTIÓN DEL
TALENTO HUMANO.

Es importante resaltar que los elementos mencionados anteriormente son

fundamentales para la gestión de la empresa. Estos elementos proporcionan una
guía para la organización, la planificación y las decisiones que se pueden tomar en
la misma. Dado que, si una empresa carece de ellos puede llegar a tener una o
varias desventajas ante la competencia del mercado empresarial al que se
dediquen la empresa.

Esto se debe a que los directivos y los empleados no tienen una claridad de los
objetivos de la empresa, por lo tanto, se puede generar una confusión y
desmotivación a la hora de hacer parte del equipo de trabajo de la organización.
Para realizar este informe se aplicó un instrumento diagnóstico con el objetivo
principal de analizar y evaluar qué fortalezas y qué debilidades tiene la empresa
para así poder conocer en qué condiciones está. Para poder elaborar unas
propuestas de mejora más claras y precisas frente a lo que esta requiere.

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 FERMAC S.A.S

2. JUSTIFICACIÓN

Este informe se realizó con el fin de resaltar la importancia de tener un manual de

funciones para cada cargo existente en la empresa, que este enfocado en el
direccionamiento estratégico, donde se puedan visualizar las responsabilidades,
competencias laborales y experiencia que debe tener cada integrante de la
empresa, para mantener la coordinación, comunicación, eficacia y eficiencia a la
hora de desarrollar sus actividades laborales.

Con ayuda del instrumento diagnóstico que se aplicó a la empresa

correspondiente, fue posible conocer sobre el direccionamiento estratégico y el
manual de funciones existente.

Se identificaron oportunidades de mejora para la optimización de la empresa

FERMAC S.A.S., desde una renovación y actualización que permitirá mejorar el
desempeño de la empresa. A su vez, al analizar estos objetivos se obtendrá una
contribución significativa para la organización lo cual la llevara a cumplir sus
metas y a tener un éxito sostenible.

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 FERMAC S.A.S

3. ALCANCE

Se dio inicio con la aplicación del instrumento diagnóstico, donde se logró

identificar las necesidades y/o falencias de la empresa. Por tanto, a partir de ellas
se pretende sugerir algunas estrategias de mejora en cuanto al direccionamiento
estratégico y la herramienta administrativa: manual de funciones.

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 FERMAC S.A.S

3. OBJETIVOS

3.1 OBJETIVO GENERAL

Diseñar el manual de funciones con base en la C.N.O (clasificación nacional de

ocupaciones) y el decreto 770 de 2005, orientado con el direccionamiento
estratégico para la empresa FERMAC S.A.S.

3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

3.2.1 Identificar si actualmente aplica un direccionamiento estratégico que defina

las decisiones y financiamiento organizacional de la empresa FERMAC S.A.S.

3.2.2 Evaluar las fortalezas y debilidades que presenta en la estructura

organizacional, la empresa FERMAC S.A.S.

3.2.3 Definir propuestas de aplicación y mejora del direccionamiento estratégico

que debe seguir.

3.2.4 Evaluar si tiene un manual de funciones que detalle las responsabilidades y

roles de los empleados de la organización.

3.2.5 Determinar la necesidad de un sistema de documentación de procesos para

la empresa FERMAC .S.A.S.

3.2.6 Realizar una revisión interna estudiando la existencia de un organigrama

actualizado que refleje la estructura organizativa de la empresa.

3.2.7 Verificar la existencia y actualización de un manual de funciones que detalle

el perfil profesional de cada cargo, asegurando que todo los roles están
claramente definidos en la empresa.

3.2.8 Determinar si el manual de funciones está orientado hacia las competencias

laborales, identificando si se describen las habilidades, conocimientos y
comportamientos necesarios para cada cargo existente en la organización.

3.2.9 Identificar la existencia de un mapa de procesos que documente y visualice

los flujos de trabajo y las interacciones entre las actividades operativas de la
empresa.

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3.2.10 Evaluar el estado actual de la documentación de procesos, los manuales de

funciones y el direccionamiento estratégico para determinando que bases tiene la
organización.

4. MARCO TEORICO

4.1 DEFINICIONES

4.1.1 ¿Qué es direccionamiento estratégico?

Se define como el proceso administrativo de crear una visión, en la que se

consignan las metas definidas para un largo plazo y que sirve de marco referencial
para los objetivos y lineamientos consagrados en el plan estratégico. De manera
simple, se trata de fijar unos objetivos y plantear una estrategia para alcanzarlos.
Eso sí, teniendo en cuenta los posibles escenarios futuros y corrigiendo las
desviaciones que se produzcan.

Dentro de esta perspectiva, el manejo de una organización se lleva a cabo en

base a un plan estratégico explícito, el cual debe captar el compromiso de las
personas encargadas de ejecutarlo. Esto es un elemento diferenciador con la
estrategia clásica, a la cual no le importa involucrar a los trabajadores.

4.1.2 ¿Qué es misión?

Según Thompson, 2006 la misión es el motivo, propósito, fin o razón de ser de la

existencia de una empresa u organización, porque define: lo que pretende cumplir
en su entorno o sistema social en el que actúa, lo que pretende hacer, y el para
quién lo va a hacer; y es influenciada en momentos concretos por algunos
elementos como: la historia de la organización, las preferencias de la gerencia y/o
de los propietarios, los factores externos o del entorno, los recursos disponibles, y
sus capacidades distintivas.

4.1.3 ¿Qué es misión empresarial?

La misión empresarial se refiere al propósito de una organización, o a lo que

también podría llamarse el porqué de su existencia. Se transmite de manera
escrita en la mayoría de los casos. Un ejemplo de ello es en el sitio de internet de
la empresa, en las etiquetas que acompañan los productos o en otros canales que
resulten visibles para los clientes. De Azkue, 2023.

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 FERMAC S.A.S

4.1.4 ¿Qué es visión?

Se define como el camino al cual se dirige la empresa a largo plazo y sirve de

rumbo y aliciente para orientar las decisiones estratégicas de crecimiento junto a
las de competitividad.

Otro concepto de visión podría definirse como la manifestación directa que indica
hacia dónde se dirige la empresa a largo plazo y qué imagen de sí misma aspira
alcanzar, tomando en cuenta una serie de aspectos que influyen como el impacto
de las nuevas tecnologías, de las necesidades y expectativas cambiantes de los
clientes, de la aparición de nuevas condiciones del mercado, etc.

4.1.5 ¿Qué es política organizacional?

Sé cómo política organizacional conjunto de principios, normas y directrices que

establecen la forma en que una organización opera, toma decisiones y se
relaciona con sus empleados, clientes y otras partes interesadas. Define los
objetivos, valores, estrategias y procedimientos de la organización, y proporciona
un marco para la toma de decisiones y la gestión de recursos. También abarca
aspectos como la estructura organizativa, la cultura empresarial, la
responsabilidad social y la ética empresarial. En resumen, la política
organizacional guía el funcionamiento y el comportamiento de una organización en
todos los niveles.

4.1.6 ¿Qué son los valores?

Establecen principios sobre los que se fundamentan la misión, la visión y la

cultura empresarial. Definen la manera de planificar y accionar de la empresa. Por
ejemplo: la disciplina, la humildad y el sentimiento de comunidad son los pilares
que condicionan la toma de decisiones de la gerencia de una empresa.

Los valores responden a preguntas, como:

¿Qué principios éticos definen a nuestra empresa?, ¿qué atributos transmite
nuestra imagen de marca?, ¿cómo queremos ser valorados por el público
externo? o ¿cómo queremos que nos reconozcan nuestros empleados?

4.1.7 ¿Que es el manual de funciones?

Para Ramos, 2018 el manual de funciones y procedimientos se trata de un

instrumento administrativo que requiere toda organización, el cual permita el

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 FERMAC S.A.S

mantenimiento de los recursos y controlar sus actividades, mediante la emisión de

lineamientos y políticas de las empresas con relación al giro propio de sus
actividades, ya sea a la producción de bienes o de servicios; este documento
enfoca principalmente a la administración de los recursos humanos, principal
componente de la estructura organizacional, ya que a través del desempeño y
aporte cotidiano en el trabajo, permitirá el cumplimiento de objetivos y metas, así
también, contribuyan al mejoramiento y desarrollo de la empresa.

5. DIRECCIONAMIENTO ESTRETEGICO

5.1 MISIÓN

Somos FERMAC S.A.S una empresa dedica a fabricar y comercializar equipos,

para el sector de la agricultura y la construcción, contamos con un excelente
servicio al cliente que al brindar seguridad y confianza ofrecemos alta calidad de
nuestros productos ayudando a cumplir los sueños o proyectos que tienen todos
nuestros clientes.

5.2 VISIÓN

FERMAC S.A.S será reconocida en dos (2) años a nivel nacional como la
empresa N°1 en fabricación y comercialización de equipos para la agricultura y la
construcción, dónde con productos de alta calidad e innovadores daremos
sostenibilidad a los proyectos de nuestros clientes, sin olvidar proteger el entorno
natural y ambiental para las comunidades en Colombia.

5.3 POLÍTICAS

Política de Calidad: Contamos con productos, servicios y profesionales calificados

para la fabricación y venta de nuestras herramientas de trabajo, siguiendo
procesos de capacitación periódicamente donde certificamos sus habilidades y
competencias.

Política de Responsabilidad: Todos los empleados son responsables de mantener

y mejorar continuamente la calidad de nuestros productos.

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 FERMAC S.A.S

Política de Seguridad y salud en el trabajo: brindamos a todos nuestros

trabajadores los implementos de EPP para prevenir accidentes, lesiones y/o
enfermedades de los integrantes de la organización.

Política de Servicio al Cliente: Aplicamos los mejores métodos para prestar un

bue servicio al cliente, implementando actividades donde nuestros trabajadores
desarrollen habilidades y destrezas para ofrecer una buena experiencia en
nuestras instalaciones.

Política de ciberseguridad: Los datos manejados dentro de nuestra organización

será protegidos y manejados de la manera más adecuada para no incurrir en un
delito.

Política de bienestar: implementamos estrategias, actividades, medidas y

beneficios, para que nuestros trabajadores tengan sentido de pertenencia y
aprecio hacia la organización.

Política de igualdad: somos conscientes que el mundo ha cambiado y por eso

integramos a las personas sin discriminación sexual, raza, religión y género.

5.7 VALORES

Calidad: Producir maquinaria confiable, duradera y de alto rendimiento para

satisfacer las necesidades de los clientes.

Responsabilidad: Ser consciente del impacto ambiental y social de la producción

de maquinaria, adoptando prácticas sostenibles y éticas.

Integridad: Actuar con honestidad, transparencia y ética en todas las relaciones

comerciales y decisiones empresariales.

Colaboración: Fomentar la colaboración interna y externa, trabajando en equipo

con proveedores, clientes y otros actores del sector para lograr resultados óptimos

Compromiso con la seguridad: Priorizar la seguridad en el diseño y fabricación de

maquinaria, así como promover buenas prácticas de seguridad en su uso

Responsabilidad financiera: Mantener una gestión financiera responsable,

garantizando la viabilidad económica a largo plazo de la empresa

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 FERMAC S.A.S

Desarrollo del talento: Valorar y desarrollar el talento humano dentro de la

organización, promoviendo el crecimiento personal y profesional de los empleados

Adaptabilidad: Estar dispuesto a adaptarse a los cambios del mercado y a las

necesidades de los clientes, buscando siempre la mejora continua.

5.8 PRINCIPIOS

Excelencia: Buscar constantemente la excelencia en la calidad de los productos,

servicios y procesos de la empresa.

Sostenibilidad: Integrar prácticas sostenibles en todas las áreas de la empresa,

minimizando el impacto ambiental y promoviendo el desarrollo social y económico
sostenible.

Transparencia: Mantener una comunicación clara, abierta y transparente tanto

dentro como fuera de la organización, promoviendo la confianza y el
entendimiento mutuo.

Innovación: Fomentar la cultura de la innovación y la mejora continua, buscando

constantemente soluciones creativas y tecnológicas para ofrecer productos y
servicios superiores.

Responsabilidad social: Contribuir al desarrollo de las comunidades donde opera

la empresa, participando en proyectos sociales y promoviendo el bienestar de sus
empleados.

Rentabilidad: Buscar un equilibrio entre la generación de beneficios económicos y

la creación de valor a largo plazo, asegurando la viabilidad y el crecimiento
sostenible de la empresa

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 FERMAC S.A.S

6. ORGANIGRAMA

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 FERMAC S.A.S

7. MAPA DE PROCESOS

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 FERMAC S.A.S

Figura 3. Tabla Manual de Funciones

Manuales de funciones FERMAC S.A.S.

GERENTE GENERAL

CONTADOR

ADMINISTRADOR

JEFE COMERCIAL

JEFE OPERATIVO

JEFE DE RECURSOS HUMANOS

AUXILIAR DE RECURSOS
HUMANOS

AUXILIAR CONTABLE

AUXILIAR DE VENTAS

OPERARIOS DE TALLER

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 FERMAC S.A.S

GUARDIA DE SEGURIDAD

SERVICIOS GENERALES

Figura 4. Tabla perfil de cargo FERMAC S.A.S

PERFIL DE CARGO FERMAC S.A.S.

GERENTE GENERAL

CONTADOR

ADMINISTRADOR

JEFE COMERCIAL

JEFE OPERATIVO

JEFE DE RECURSOS HUMANOS

AUXILIAR DE RECURSOS
HUMANOS

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 FERMAC S.A.S

AUXILIAR CONTABLE

AUXILIAR DE VENTAS

OPERARIOS DE TALLER

GUARDIA DE SEGURIDAD

SERVICIOS GENERALES

DOFA FERMAC S.A.S

FLUJOGRAMA MANUAL DE FUNCIONES

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 FERMAC S.A.S

8. RESUMEN

En este informe se evidencia la importancia de que la empresa cuente con un

direccionamiento estratégico en el que primen sus valores, políticas empresariales
y estas se alineen con su actividad laboral. Así mismo, es importante tener
presente su razón de ser, (MISIÓN). Puesto que, al implementar el manual de
funciones es importante que cada uno de los cargos tenga establecido su
contenido funcional como lo menciona el Decreto 2539 en su Artículo 4, y las
funciones inherentes que permitirán el desarrollo eficaz no solo de sus actividades
sino también de la razón y prospectiva de la empresa.

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9. CONCLUCIONES

1. El diseño de un manual de funciones es crucial para establecer claridad en las

responsabilidades y roles de cada miembro de la organización.

2. El manual de funciones ayuda a optimizar la eficiencia y productividad, al definir

claramente las tareas y actividades de cada puesto.

3. El direccionamiento estratégico se beneficia del manual de funciones, ya que

permite alinear las funciones con los objetivos generales de la organización.

4. El manual de funciones facilita la comunicación interna, al establecer

claramente las áreas de responsabilidad y las relaciones jerárquicas entre los
miembros del equipo.

5. La elaboración del manual de funciones es un proceso continuo, que debe ser

revisado y actualizado periódicamente para adaptarse a los cambios en la
organización y en el entorno empresarial.

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10. RECOMENDACIONES

1. Realizar un análisis exhaustivo de las necesidades y estructura organizativa de

la empresa antes de diseñar el manual de funciones.

2. Incluir descripciones detalladas de cada puesto, especificando: contenido

funcional, responsabilidades, tareas y competencias requeridas.

3. Establecer un proceso claro y participativo para la elaboración del manual de

funciones, involucrando a los miembros del equipo en su diseño.

4. Vincular las funciones descritas en el manual con los objetivos estratégicos de

la organización, asegurando que estén alineadas con la visión y misión de la
empresa.

5. Implementar un sistema de seguimiento y evaluación periódica del manual de

funciones, para garantizar su actualización y adaptación a los cambios internos y
externos que puedan surgir.

6. Promover una óptica en retrospectiva que les permita comprender cuales fueron
las razones que los llevaron a crear FERMAC S.A.S.

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 FERMAC S.A.S

11. BIBLIOGRAFIA

De Azkue, Inés (2023) Misión empresarial. Enciclopedia Humanidades.

https://humanidades.com/mision-empresarial/

Huancani, Ramos (2018) La importancia del manual de funciones y

procedimientos en la estructura de las empresas.
https://repositorio.umsa.bo/xmlui/handle/123456789/24281

Thompson, Ivan (2006) Misión y Visión. Pronegocios.net.

https://www.promonegocios.net/empresa/mision-vision-empresa.html

Unir, 2023. ¿Qué es el direccionamiento estratégico? Concepto y pilares clave.

https://ecuador.unir.net/actualidad-unir/direccionamiento-estrategico/

https://www.canva.com/

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 FERMAC S.A.S

12. ANEXOS

ANEXO A.

file:///C:/Users/SERVIDOR/Desktop/sena%202771903/instructor%20walter/
instrumento%20de%20diagn%C3%B3stico%20empresarial%207.pdf

ANEXO B.

C:\Users\SERVIDOR\Desktop\sena 2771903\instructor walter\MACRO

FERMAC .xlsx

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