INSTRUCTIVO ESTANDARES MINIMOS

COLMENA GESTIÓN
Colmena Seguros
Paso 1: Ingreso a Colmena
Gestión
Con el nuevo perfil que
creamos, ingreso el
usuario y contraseña
 Busco el acceso a
Colmena Gestión y
hago clic para ingresar
 Busco el acceso a
Colmena Gestión y
hago clic para ingresar
Clic aquí para ingresar a la
plataforma
Paso 2: Evaluación de
estándares mínimos
Clic en “Diagnóstico SGSST y
plan de Mejora”
Clic en “Estándares
Mínimos SG-SST”
 En el caso de que se tengan estudios
abiertos o vigentes, y se requiera crear un
nuevo estudio debes:

1. Identificar el botón “Expirar estudio”

2. Hacer clic en el botón “Expirar
estudio” lo que corresponde a cerrar
el estudio
 3. Hacer clic en el
botón “Expirar estudio”
 Luego de expirar el estudio
anterior, puedes hacer clic en
“Nueva evaluación”
Autoevaluación realizada por:
1. Contratante
2. Contratista
Diligencio el nombre de la
autoevaluación

Diligencio la fecha de la
autoevaluación
Medio de entrega autoevaluación:
Selecciono “Colmena Gestión”
 Diligencio el nombre del
responsable de la autoevaluación
 Diligencio la cantidad
de trabajadores
Contesto si la
empresa corresponde
al sector agropecuario
(Si o No)
 Selecciono los estándares aplicables de
acuerdo al tipo de riesgo y cantidad de
trabajadores (Resolución 0312 de 2019):
Si: Totalidad de los estándares
No: Estándares mínimos que aplican

Clic en guardar
Clic en “Si” para confirmar que la
información es correcta
Clic en la pestaña “Evaluación
de aspectos legales”
Esté indicador te permite validar el
(%) de avance en el cuestionario

La autoevaluación está basada en el ciclo de

mejora continua PHVA; para dar inicio selecciono
el primer ciclo, correspondiente a “Planear”

Al dar clic en “Ver Más” puedo

identificar el “Criterio” y el “Modo
de Verificación” de cada estándar
Luego de analizar el “Criterio” y el “Modo
de Verificación”, doy clic en “Aceptar para
continuar con el cuestionario
Continuo diligenciando los estándares
mínimos de cada uno de los ciclos
PHVA
 Al contestar la totalidad de
estándares aplicables, dar clic en
“Finalizar Evaluación”
 2. Paso a seguir: Clic en
la pestaña “Hallazgos”

1. El indicador permite evidenciar el

diligenciamiento de la totalidad del
cuestionario
Paso 3: Plan de Mejoramiento
A continuación, aparecen los estándares mínimos que no cumplen, de acuerdo a los
criterios definidos en la resolución 0312 de 2019; para cada uno de los estándares
que no cumplen, se debe definir los planes de mejora correspondientes

Dar clic en el 1er estándar,

para definir el plan de acción
A continuación, aparece la información correspondiente al estándar que no cumple, se recomienda
validar el criterio y el modo de verificación, para definir el plan de mejora para esté estándar

Dar clic en nueva medida

 1. En este campo se debe diligenciar la
actividad a realizar para alcanzar el
cumplimiento del estándar

2. En este campo se deben diligenciar los

recursos administrativos necesarios para
realizar la actividad
3. En este campo se deben diligenciar los
recursos financieros necesarios para
realizar la actividad

4. En este campo se debe diligenciar el

soporte y/o evidencia resultante de la
ejecución de la actividad a realizar

5. Clic en “Guardar”
 Revisar la información:
Si desaparece información,
diligénciala nuevamente
Con el mouse me dirijo a la
parte inferior de la medida
Tipo de Responsable (Implementación):
1. Existente: Pertenece a la empresa
2. Nuevo: No pertenece a la empresa

Diligencio el nombre del

“Responsable de Implementación”

Diligencio la “Fecha máx.

Implementación” de la medida
 A la persona que fue definida como responsable
de la medida, le llega un correo electrónico
indicándole que fue asignado como responsable de
la implementación de la medida
Check en “Responsable
de Aprobación”

Tipo de Responsable (Aprobación):

1. Existente: Pertenece a la empresa
2. Nuevo: No pertenece a la empresa

Diligencio el nombre del

“Responsable de Aprobación”

Diligencio la “Fecha máx.

Aprobación” de la medida
Check en “Responsable
de Validación”

Tipo de Responsable (Validación):

1. Existente: Pertenece a la empresa
2. Nuevo: No pertenece a la empresa

Diligencio el nombre del

“Responsable de Validación”

Diligencio la “Fecha máx.

Validación” de la medida
Clic en “Iniciar gestión”
Clic en “Si”, para
iniciar la gestión
Con el mouse me dirijo a la
parte inferior de la medida
Clic en “Aprobar”
1. En la barra superior busco
la pestaña “Hallazgos”
2. Clic en “Hallazgos”
 Realizar los pasos anteriores con cada
uno de los estándares mínimos que no
cumplen de acuerdo a los criterios
definidos en la resolución 0312 de 2019

1
1. Clic en la pestaña
“Plan de Mejora”

2. A continuación, se evidencian
todos los planes de mejora
establecidos para los estándares
mínimos que no cumplen
 Nota: Para continuar con el proceso
es necesario que todos los planes de
acción queden en el estado: “Pendiente
Implementación”
 1. En la barra superior busco la pestaña
“Tabla de valores y calificación”
2. Clic en “Tabla de valores y calificación”

3. Para conocer el % de cumplimiento de la

evaluación de estándares mínimos, con el mouse
me dirijo a la parte inferior de la tabla
 Al final de la presente tabla
aparece el % de cumplimiento
de los estándares mínimos de
su empresa
 1. En la barra superior busco
la pestaña “Gráficos”
2. Clic en “Gráficos”

3. Clic en la “Nube” para

Descargar el gráfico
 1. En la barra superior busco
la pestaña “Resumen”
2. Clic en “Resumen”

3. Con el mouse me dirijo a la

parte inferior del resumen
 Nota: Recuerda que antes de dar clic en “Cerrar Estudio”, debes
haber seguido todos los pasos anteriores, de lo contrario la evaluación
no podrá ser cerrada

Clic en “Cerrar Estudio”

Paso 4: Descarga del
Certificado
1. En la barra superior busco la pestaña
“Generar Documentación”
2. Clic en “Generar Documentación”
Clic en “Generar Informe”
 Clic en “Descargar”, para
almacenar el informe de la
evaluación de estándares
mínimos
Clic en la “Flecha” para enviar
el correo electrónico
Diligenciar el correo electrónico
del responsable de SG-SST de la
empresa
Diligenciar el cuerpo o texto
informativo del correo

Clic en “Enviar evidencia”

El cuadro “Verde” evidencia el envío
de la evaluación de estándares
mínimos a Colmena Seguros
Clic en la “Nube” para Generar
el Certificado
Descargar el certificado al PC
 Final: Enviar un correo electrónico con el certificado generado
por la plataforma y el informe de la autoevaluación, al Director
integral de servicios de Colmena Seguros, asignado a su
empresa y a su asesor de Colmena Seguros

Gestor de Producto y Colmena Gestión / Juan Camilo Felizzola Llanos

Gracias.