Estrategia y cultura para

la mejora continua
Docente
Daniela Alarcón González
Gerente de Operaciones GEPRO
Ingeniero Civil, Pontificia Universidad Católica de
Chile. Master of Engineering Management, Duke
University, Pratt School of Engineering.
Profesora adjunta Facultad de Ingeniería PUC.
Profesora Magíster de Administración de la
Construcción PUC. Docente en Diplomados de
Educación Profesional Ingeniería UC.
Motivación

▪ No la conozco.

▪ La he escuchado.
¿Conoces la frase?
“No me traigas problemas, tráeme ▪ Me lo han dicho.
soluciones”. ▪ Yo lo he dicho.
Introducción

Reconocer la estrategia PDCA para la Mejora

Continua.

Identificar las etapas para resolver problemas a

través del Pensamiento A3.

Comprender los elementos necesarios para tener

un clima adecuado para resolver problemas.
Contenidos
En esta clase revisaremos los siguientes temas:

TEMA 1 TEMA 2 TEMA 3

Ciclo PDCA Pensamiento A3 Clima para

resolver
problemas
 Tema 1
Ciclo PDCA
Estrategia de mejora continua

Act Plan

Estrategia
de Mejora
Continua

Check Do
Circuitos Cortos de PDCA

Hacer. Act Plan

Planificar; Hacer.

Planificar; Planificar; Planificar.

Planificar; Hacer; Actuar.

Check Do

¿Qué propone PDCA?

Ciclo PDCA
▪ ¿Cuál es el problema?
▪ Ajustar plan.
▪ Análisis del problema.
▪ Incorporar buenas práctica
Act Plan ▪ Plantear una hipótesis.
en los estándares.
▪ Plan de acción.
▪ Generar conocimiento. Proceso de
investigación
empírica
▪ Seguimiento y análisis de ▪ Pilotos/experimentos.
métricas. Check Do ▪ Validar hipótesis.
▪ ¿Hay una mejora? ▪ Medir desempeño.

Establecer conocimiento respaldado por evidencia y no establecido únicamente

a través de la intuición o razonamiento.
Fundamentos del ciclo PDCA
▪ Enfocar y organizar el trabajo a través de la definición de objetivos,
preguntas e hipótesis.

▪ Planificar qué datos responderán las preguntas.

▪ Planificar el análisis de los datos antes de obtenerlos.

▪ Observación y creatividad.

▪ “Tests” de paradigmas a través de comparaciones entre las

hipótesis y los resultados.

▪ Generar el aprendizaje necesario para seguir con las mejoras.

 Tema 2
Pensamiento A3
Pensamiento A3
Llamado A3 por el tamaño
que se utiliza para el reporte.
Nombre de Dueño del A3: Equipo de Proyecto
Sponsor:
Proyecto
Fecha actualización:

id Causa Raíz/Cuello de Botella Contramedida propuesta Análisis Impacto vs. Esfuerzo

a

I. Contexto
b b
c f

V. Contramedidas
e j
d a g
d
e
h

Manifestación visual de un proceso

f i

Impacto
Etapa 1
25 120% g
95% 98%100%
h
Etapa 2
20 86% 91% 100%
80% i
73%

II. Situación Actual

64% 80% j
Etapa 3 15 53%
60% k Esfuerzo
10 10

de pensamiento para la resolución

30% 40%

11”
id Acciones Responsable Fecha Estado
15% 5
5 35% 20% 1

0 0% 2
0 50% Tipo Tipo Tipo Tipo Tipo Tipo Tipo Tipo Tipo Tipo 3
1 2 3 4 5 6 7 8 5 6 3 2 10 4 1 7 9 8 4
5

VI. Plan de Acción

de problemas que implica un diálogo
6
Objetivo Principal
7
Valor Inicial Valor Objetivo Unidad 8

III. Objetivo
Objetivos Secundarios 9
1. #
2. #
3. #

continuo entre personas dentro de

4. #
#
Medida Material Método
Causa Causa Causa Acciones Correctivas
Fecha % Avance Indicador Base % Logro
Causa Causa Causa

una organización.
Causa Causa Causa

Causa Causa Causa

IV. Análisis

VII. Seguimiento
Causa Causa Causa Descripción
Causa Causa Causa de la pérdida
Causa Causa Causa Estándares Impactados Lecciones Aprendidas

Causa Causa Causa

Causa Causa Causa

Causa Causa Causa

Medio Mano de Obra Máquina

17”
Lo más importante no es el reporte, sino el recorrido para llegar a él.
 Mejora

Proceso A3:
Dirigir a los equipos
en torno a la
resolución del
problema

Fuente: Shook, J. (2010). Dirigir para Aprender. (1ra ed.). Cambridge, MA, USA: Lean Enterprise Institute.
Diálogo en la organización

Fuente: Shook, J. (2010). Dirigir para Aprender. (1ra ed.). Cambridge, MA, USA: Lean Enterprise Institute.
Estructura y Contenido del A3
Nombre de Dueño del A3: Equipo de Proyecto
Sponsor:
Proyecto
Fecha actualización:

id Causa Raíz/Cuello de Botella Contramedida propuesta Análisis Impacto vs. Esfuerzo

a

I. Contexto
b b
c f

V. Contramedidas
e j
d a g
d
e
h

f i

Impacto
Etapa 1
25 120% g
95% 98%100% h
Etapa 2
20 86% 91% 100%
80% i
73%
II. Situación Actual

64% 80% j
Etapa 3 15 53%
60% k Esfuerzo
10 10 30% 40%
id Acciones Responsable Fecha Estado
15% 5
5 35% 20% 1

0 0% 2
0 50% Tipo Tipo Tipo Tipo Tipo Tipo Tipo Tipo Tipo Tipo 3

Estado Estado
1 2 3 4 5 6 7 8 5 6 3 2 10 4 1 7 9 8 4
5

VI. Plan de Acción

6
Objetivo Principal
7

Actual Futuro
Valor Inicial Valor Objetivo Unidad 8
III. Objetivo

Objetivos Secundarios 9
Objetivo Principal
1. #
2. #
3. #
4. #
#
Medida Material Método
Causa Causa Causa Acciones Correctivas
Fecha % Avance Indicador Base % Logro
Causa Causa Causa
Causa Causa Causa

Causa Causa Causa

IV. Análisis

VII. Seguimiento
Causa Causa Causa Descripción
Causa Causa Causa de la pérdida
Causa Causa Causa Estándares Impactados Lecciones Aprendidas

Causa Causa Causa

Causa Causa Causa

Causa Causa Causa

Medio Mano de Obra Máquina

Alarcón, D. (2021). Imagen elaboración propia. Copyright GEPRO 2021.

Título

¿Qué problema debes resolver? Nombre de Proyecto

Nombre de Dueño del A3: Equipo de Proyecto

Sponsor:

Dueño del A3: Equipo de Proyecto

Proyecto
Fecha actualización:

id Causa Raíz/Cuello de Botella Contramedida propuesta Análisis Impacto vs. Esfuerzo

a
I. Contexto

b
c
V. Contramedidas

d
e
f
g

Sponsor:
h
i
II. Situación Actual

j
k

id Acciones Responsable Fecha Estado

1
2
3
4
5

Fecha actualización:
VI. Plan de Acción

6
7
8
III. Objetivo

9
Objetivo Principal
#
#
#
#
#

Fecha % Avance Indicador Base % Logro Acciones Correctivas

IV. Análisis

VII. Seguimiento

Estándares Impactados Lecciones Aprendidas

Alarcón, D. (2021). Imagen elaboración propia. Copyright GEPRO 2021.

I. Contexto

¿Por qué tratas este tema?

▪ Mostrar el impacto que tiene en la organización.
▪ Conectar con el objetivo estratégico de la organización.
Nombre de
Proyecto
Dueño del A3:
Sponsor:
Fecha actualización:

id Causa Raíz/Cuello de Botella Contramedida propuesta

Equipo de Proyecto

Análisis Impacto vs. Esfuerzo

▪ Cuantificar la oportunidad.
a
I. Contexto

b
c
V. Contramedidas

d
e
f
g
h
i
II. Situación Actual

j
k

id Acciones Responsable Fecha Estado

1
2
3
4

I. Contexto
5
VI. Plan de Acción

6
7

I. Contexto
8
III. Objetivo

9
Objetivo Principal
#
#
#
#
#

Fecha % Avance Indicador Base % Logro Acciones Correctivas

IV. Análisis

VII. Seguimiento

Estándares Impactados Lecciones Aprendidas

Alarcón, D. (2021). Imagen elaboración propia. Copyright GEPRO 2021.

II. Situación actual

¿Cuál es la situación actual?

▪ Describir el problema de forma objetiva en base a datos.
▪ Desagregarlo en componentes.
¿Cuál es el problema? ▪ Comparar desempeño.

Nombre de Dueño del A3: Equipo de Proyecto

Sponsor:
Proyecto
Fecha actualización:

id Causa Raíz/Cuello de Botella Contramedida propuesta Análisis Impacto vs. Esfuerzo

Etapa 1
a

25 120%
I. Contexto

b
c

I.I Situación Actual

V. Contramedidas

95% 98% 100% 100%

e

Etapa 2
f

86% 91%
g
h
i
20 80%
II. Situación Actual

j
k

id
1
Acciones Responsable Fecha Estado
Etapa 3 73% 80%
2
64%
15
3
4
5
VI. Plan de Acción

6
53% 60%
10
7
8
III. Objetivo

9
Objetivo Principal
#
#
10
#
#
#
15% 30% 40%
Fecha % Avance Indicador Base % Logro Acciones Correctivas
5 35%
5 20%
IV. Análisis

VII. Seguimiento

Estándares Impactados Lecciones Aprendidas

0 50%
0 0%
1 2 3 4 5 6 7 8
Tipo 5 Tipo 6 Tipo 3 Tipo 2 Tipo 10 Tipo 4 Tipo 1 Tipo 7 Tipo 9 Tipo 8

Alarcón, D. (2021). Imagen elaboración propia. Copyright GEPRO 2021.

III. Objetivos

¿Qué resultados se requieren?

▪ Definir objetivo para reducción de la brecha identificada.
▪ Complementar con objetivos secundarios que aporten
Nombre de
Proyecto
Dueño del A3:
Sponsor:
Fecha actualización:

id Causa Raíz/Cuello de Botella Contramedida propuesta

Equipo de Proyecto

Análisis Impacto vs. Esfuerzo

al objetivo principal.
a
I. Contexto

b
c
V. Contramedidas

d
e
f
Etapa 1
25 120% g
95% 98%100% h
Etapa 2
20 86% 91% 100%
80% i
73%
II. Situación Actual

64% 80% j
Etapa 3 15 53%
60% k
10 10 30%

Objetivo Principal
40%
id Acciones Responsable Fecha Estado
15% 5
5 35% 20% 1

0 0% 2
50%

Objetivo Principal
0 Tipo Tipo Tipo Tipo Tipo Tipo Tipo Tipo Tipo Tipo 3
1 2 3 4 5 6 7 8 5 6 3 2 10 4 1 7 9 8 4

III. Objetivo
5
VI. Plan de Acción

6
7
8

Valor inicial Valor Objetivo Unidad

III. Objetivo

Valor Inicial Valor Objetivo Unidad

9
Objetivo Principal

III. Objetivo
#
#
#

Objetivos Secundarios
#
#

1.
Fecha % Avance Indicador Base % Logro Acciones Correctivas

2.
IV. Análisis

VII. Seguimiento

Estándares Impactados Lecciones Aprendidas

3.
4.

Alarcón, D. (2021). Imagen elaboración propia. Copyright GEPRO 2021.

IV. Análisis
¿Por qué existe el problema?
▪ Utilizar herramientas de análisis causal tales como el
diagrama de Ishikawa, 5 por qué o combinaciones.
¿Cuál es la causa (o causas)
▪ Buscar cuellos de botella.
raíz del problema?

Nombre de Dueño del A3: Equipo de Proyecto

Sponsor:
Proyecto
Fecha actualización:

id Causa Raíz/Cuello de Botella Contramedida propuesta Análisis Impacto vs. Esfuerzo

a
Medida Material Método
I. Contexto

b
c
V. Contramedidas

d
e

Etapa 1
25
95% 98%100%
120%
f
g Causa Causa Causa
h
Etapa 2
20 86% 91% 100%
80% i

Causa Causa
73%

Causa
II. Situación Actual

64% 80% j
Etapa 3 15 53%
60% k
10 10 30% 40%
id Acciones Responsable Fecha Estado
15%

Causa Causa
5

Causa
5 35% 20% 1

IV. Análisis
0 0% 2
0 50% Tipo Tipo Tipo Tipo Tipo Tipo Tipo Tipo Tipo Tipo 3
1 2 3 4 5 6 7 8 5 6 3 2 10 4 1 7 9 8 4
5
Causa Causa Causa
VI. Plan de Acción

6
Objetivo Principal
7
Valor Inicial Valor Objetivo Unidad 8
III. Objetivo

Causa Causa
Objetivos Secundarios

Causa
9
1.
2.
3.
#
#
#
Descripción de
4. #
la pérdida
#

Causa Causa Causa

Fecha % Avance Indicador Base % Logro Acciones Correctivas

Causa Causa Causa

IV. Análisis

VII. Seguimiento

Estándares Impactados Lecciones Aprendidas

Causa Causa Causa
Causa Causa Causa
Causa Causa Causa
Medio Ambiente Mano de Obra Máquina

Alarcón, D. (2021). Imagen elaboración propia. Copyright GEPRO 2021.

V. Contramedidas
▪ Proponer acciones concretas para atacar las causas raíces
¿Cuál es su propuesta para o cuellos de botella identificados.
alcanzar el estado futuro, la
▪ Analizar cada contramedida en base a su impacto potencial
condición objetivo?
y el esfuerzo requerido para seleccionar las más adecuadas.
Nombre de Dueño del A3: Equipo de Proyecto
Sponsor:
Proyecto
Fecha actualización:

id Causa Raíz/Cuello de Botella Contramedida propuesta Análisis Impacto vs. Esfuerzo

a
I. Contexto

b
c
V. Contramedidas

Análisis Impacto vs. Esfuerzo

d

Etapa 1
25 120%
e
f
g
id Causa Raíz/Cuello de Botella Contramedida propuesta
95% 98%100%
h
86% 91% 100%

a
20

V. Contramedidas
Etapa 2
80% i
73%
II. Situación Actual

64% 80%

c
j

f
Etapa 3 15 53%
60% k

b
10 10 30%

b
40%
id Acciones Responsable Fecha Estado
15% 5
5 35% 20% 1

0 0% 2

e
50% 3

c
0 Tipo Tipo Tipo Tipo Tipo Tipo Tipo Tipo Tipo Tipo
1 2 3 4 5 6 7 8 5 6 3 2 10 4 1 7 9 8 4
j
g
5
VI. Plan de Acción

a
6
Objetivo Principal

d
7

d
Valor Inicial Valor Objetivo Unidad 8
III. Objetivo

Impacto
Objetivos Secundarios
1.
9
# h
2.
3.
4.
#
#
#
e
Medida Material Método
#

f i
Causa Causa Causa Acciones Correctivas
Fecha % Avance Indicador Base % Logro

g
Causa Causa Causa
Causa Causa Causa

Causa Causa Causa

h
IV. Análisis

VII. Seguimiento

Causa Causa Causa Descripción

Causa Causa Causa de la pérdida
Causa Causa Causa Estándares Impactados Lecciones Aprendidas

Causa

Causa Causa
Causa

Causa
Causa
i
Causa Causa Causa

Medio Mano de Obra Máquina

j
k Esfuerzo

Alarcón, D. (2021). Imagen elaboración propia. Copyright GEPRO 2021.

VI. Plan
▪ Planificar las acciones seleccionadas asignando
¿Qué actividades serán responsables y fechas.
necesarias para la
implementación y quién será ▪ Testear rápidamente los supuestos.
responsable de qué y cuándo? ▪ Planificar algunos quick wins para lograr convencimiento y
apoyo.
Nombre de Dueño del A3: Equipo de Proyecto
Sponsor:
Proyecto
Fecha actualización:

id Causa Raíz/Cuello de Botella

a
Contramedida propuesta Análisis Impacto vs. Esfuerzo
id Acciones Responsable Fecha Estado
I. Contexto

b b
c f

1
c
V. Contramedidas

e j
d a g
d
e
h

f i

Impacto

2
Etapa 1
25 120% g
95% 98%100% h
86% 91% 100%

VI. Plan de Acción

Etapa 2
20 80% i
73%
II. Situación Actual

64% 80% j

3
Etapa 3 15 53%
60% k Esfuerzo
10 10 30% 40%
id Acciones Responsable Fecha Estado
15% 5 20%

4
5 35% 1

0 0% 2
0 50% Tipo Tipo Tipo Tipo Tipo Tipo Tipo Tipo Tipo Tipo 3
1 2 3 4 5 6 7 8 5 6 3 2 10 4 1 7 9 8 4

5
5
VI. Plan de Acción

6
Objetivo Principal
7
Valor Inicial Valor Objetivo Unidad 8

6
III. Objetivo

Objetivos Secundarios 9
1. #
2. #

7
3. #
4. #
#
Medida Material Método
Causa
Causa
Causa

Causa
Causa
Causa
Fecha % Avance Indicador Base % Logro Acciones Correctivas
8
9
Causa Causa Causa

Causa Causa Causa

IV. Análisis

VII. Seguimiento

Causa Causa Causa Descripción

Causa
Causa
Causa

Causa

Causa
Causa

Causa
Causa

Causa
de la pérdida
Estándares Impactados Lecciones Aprendidas #
Causa
Causa Causa

Causa
Causa

Causa #
Medio Mano de Obra Máquina

#
#
#

Alarcón, D. (2021). Imagen elaboración propia. Copyright GEPRO 2021.

VII. Seguimiento
▪ Hacer seguimiento a la implementación del plan.
¿Cómo asegura el ciclo ▪ Hacer seguimiento al logro de los objetivos.
PDCA en curso? ▪ Actualizar estándares cuando corresponda.
▪ Generar conocimiento y aprendizaje.
Nombre de Dueño del A3: Equipo de Proyecto
Sponsor:
Proyecto
Fecha actualización:

id Causa Raíz/Cuello de Botella

a
Contramedida propuesta Análisis Impacto vs. Esfuerzo
Fecha % Avance Indicador Base % Logro Acciones correctivas
I. Contexto

b b
c f

c
V. Contramedidas

e j
d a g
d
e
h

f i

Impacto
Etapa 1
25 120% g
95% 98%100% h
Etapa 2
20 86% 91% 100%
80% i
73%
II. Situación Actual

64% 80% j

VII. Seguimiento
Etapa 3 15 53%
60% k Esfuerzo
10 10 30% 40%
id Acciones Responsable Fecha Estado
15% 5
5 35% 20% 1

0 0% 2
0 50% Tipo Tipo Tipo Tipo Tipo Tipo Tipo Tipo Tipo Tipo 3
1 2 3 4 5 6 7 8 5 6 3 2 10 4 1 7 9 8 4
5
VI. Plan de Acción

6
Objetivo Principal
7
Valor Inicial Valor Objetivo Unidad 8
III. Objetivo

Objetivos Secundarios 9
1. #
2. #
3. #
4. #
#

Estándares Impactados Lecciones Aprendidas

Medida Material Método
Causa Causa Causa Acciones Correctivas
Fecha % Avance Indicador Base % Logro
Causa Causa Causa
Causa Causa Causa

Causa Causa Causa

IV. Análisis

VII. Seguimiento

Causa Causa Causa Descripción

Causa Causa Causa de la pérdida
Causa Causa Causa Estándares Impactados Lecciones Aprendidas

Causa Causa Causa

Causa Causa Causa

Causa Causa Causa

Medio Mano de Obra Máquina

Alarcón, D. (2021). Imagen elaboración propia. Copyright GEPRO 2021.

A3 y PDCA

Alarcón, D. (2021). Imagen elaboración propia. Copyright GEPRO 2021.

A3: ¿Por qué?

Cómo es un reporte estandarizado, es fácil de comprender para

todos.

Estimula el diálogo dentro de la empresa.

Estimula el ciclo PDCA.

Estimula que las informaciones sean concisas y organizadas.

Asegura un plan de acción efectivo y soluciones basadas en datos.

Genera una base del conocimiento organizacional.

 Tema 3
Clima para resolver problemas
Los problemas se presentan como goteras

▪ Comienzan pequeños y
se agrandan mientras
mas tiempo los
ignoramos.

Alarcón, C. (2020). Imagen elaboración propia. Copyright GEPRO 2021.

Una solución temporal

▪ En vez de buscar la
filtración, el origen del
problema, colocamos un
balde, una solución
temporal.

Alarcón, C. (2020). Imagen elaboración propia. Copyright GEPRO 2021.

Solución insuficiente

▪ Nos acostumbramos a
los baldes, y los baldes se
llenan.

Alarcón, C. (2020). Imagen elaboración propia. Copyright GEPRO 2021.

Soluciones complejas

▪ Como el balde funcionó

una vez, lo seguimos
utilizando. Los procesos
se complejizan y se llenan
de costos ocultos.

Alarcón, C. (2020). Imagen elaboración propia. Copyright GEPRO 2021.

La solución a largo plazo que no queremos

▪ Automatizar con una

bomba, que saca el agua,
del mega balde, para
nunca más tener que
cambiarlo.

Alarcón, C. (2020). Imagen elaboración propia. Copyright GEPRO 2021.

Ambiente sin restricciones y miedos
Sin restricciones
▪ Cuál es el problema.
▪ Desarrollar soluciones.
▪ Describir los problemas.
▪ La verdad es de todos.
▪ Problemas son oportunidades.
▪ Ser proactivo.
▪ El proceso es el problema.
Con restricciones
▪ Quién es el problema.
▪ Juzgar o asumir
▪ Ocultar problemas.
▪ La verdad es parcial.
▪ Problemas son problemas.
▪ Apagar incendios.
▪ Las personas son el problema.
Cultura para la Excelencia Operacional

Conjunto de conocimientos, ideas,

Cultura tradiciones y costumbres que
caracterizan a un grupo de personas.

▪ Respeto por las ▪ Perderle el miedo ▪ Resolver los

personas. a los problemas. problemas.
 El Mejoramiento Continuo es una práctica esencial para
mantener y aumentar el desempeño de los equipos en el
tiempo.

El ciclo PDCA es la estrategia básica para generar

conocimiento validando nuestras hipótesis con evidencia
mediante el testeo de nuestro supuestos.
Ideas finales
El Pensamiento A3 es un medio para facilitar la resolución
de problemas y la instauración de mentalidad de
Mejoramiento Continuo en los equipos.

La Excelencia Operacional requiere cambiar la forma en que

nos enfrentamos a los problemas en la organización.
 ▪ Shook, J. (1999). Dirigir para Aprender: Utilizar el proceso A3 de
dirección para solucionar problemas, lograr acuerdos, guiar y
liderar. Editorial: Lean Enterprise Institute.

▪ Goldratt, E. (2014). La Meta: Un proceso de Mejora Continua.

Referencias Editorial: Ediciones Granica.

bibliográficas ▪ Jones, D.T., Womack, J.P. (2005). Lean Thinking: cómo utilizar el
pensamiento Lean para eliminar despilfarros y crear valor en la
empresa. Editorial: Gestión 2000.

▪ Imai, M. (2014). Gemba Kaizen: un enfoque de sentido común

para una estrategia de Mejora Continua. Editorial: McGraw Hill.
¡Has finalizado
la clase!