ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL PERSONAL I CURSO I

CAPÍTULO

1
ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN

CONTENIDOS:

1. ORGANIZACIÓN. ANTECEDENTES HISTÓRICOS .. . . . . . . . . . . . . . . 6

2. CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN. . . . . . . . . . . 9
3. FUNCIONES Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS. . . . . . . . . . . . . . . . . 17

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
Que el cursante:

Conozca los principios y fundamentos de organización y administración.

Descubra la importancia de la conceptualización de la organización y administración para el

desarrollo profesional.

Interprete eficientemente los principios de la administración.

ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL PERSONAL I CURSO I

1. ORGANIZACIÓN. ANTECEDENTES HISTÓRICOS

Los esfuerzos humanos organizados en pro de grandes objetivos, dirigidos por personas
que tenían a su cargo la planificación, organización, dirección y control de las actividades, han
existido desde muchos miles de años atrás. Las pirámides de Egipto y la Gran Muralla China son
pruebas tangibles de que desde mucho tiempo antes de la época moderna ya se realizaban
proyectos de proporciones colosales, en los que intervenían muchos millares de personas.

Un caso muy interesante es el de las pirámides de Egipto, si se toma en cuenta que la

construcción de una sola de ellas hizo necesario que cien mil personas trabajaran durante veinte
años.

¿Quién determinaba la tarea que cada trabajador debía realizar? ¿Quién se aseguraba
que el material que se suministraba fuera suficiente para que el trabajo no se interrumpiera?
Resulta evidente que ya en aquellas épocas existía un nivel gerencial. Independientemente del
término con que se los designara por entonces, alguien tenía que planificar lo que debía hacerse,
organizar a las personas, coordinar las entregas de material, dirigir y orientar a los trabajadores e
imponer controles para asegurarse de que todo se realizara de acuerdo con lo planificado.

Más cercano en el tiempo, una importante gestión administrativa se llevó a cabo

durante el Renacimiento (siglo XV) en la ciudad de Venecia (Italia), importante centro de la
economía y el comercio de esa época. Siendo Venecia uno de los puntos neurálgicos del
comercio entre Europa y Asia, los venecianos tuvieron que desarrollar una forma temprana de
empresa comercial a gran escala y llevaban a cabo muchas actividades similares a las que
realizan las organizaciones en la actualidad:

la implantación de líneas de ensamble que estandarizaban la producción;

la conformación de un sistema de almacenamiento e inventario para vigilar las

reservas;

la determinación de las funciones del personal (administración de recursos

humanos), necesarias para dirigir la fuerza de trabajo; y

un sistema de contabilidad que les permitía llevar la cuenta de sus ingresos y sus
costos.

Bastan estos ejemplos tomados del pasado para afirmar que las organizaciones han
existido desde la más remota antigüedad y que la administración se ha practicado por idéntico
lapso. No obstante, la administración nunca fue objeto de estudio. Solo en el curso de los últimos
cien años la administración se constituyó en objeto de investigación sistemática llegando a ser
una disciplina de estudio formal.

1-2
ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL PERSONAL I CURSO I

Dos acontecimientos históricos determinaron el estudio formal de la administración:

El primer acontecimiento fue la publicación, en 1776, de la obra The Wealth of Nations

(La riqueza de las naciones), en la que Adam Smith esboza una doctrina económica
clásica, en la que se plantean las ventajas económicas que las organizaciones y la
sociedad podían obtener mediante la división del trabajo.
Tomando como ejemplo la industria manufacturera de alfileres, Smith aseguró que diez
individuos, cada uno con una tarea especializada, podrían producir en conjunto
aproximadamente cuarenta y ocho mil alfileres; pero, si cada individuo trabajaba por su
cuenta y tenía que conseguir el alambre, enderezarlo, cortarlo, formar la cabeza, afilar la
punta y soldar la cabeza al cuerpo del alfiler, sería muy probable que no lograran producir
más de 10 alfileres diarios. La conclusión que Adam Smith extrae del citado ejemplo es
que la división del trabajo eleva la productividad porque acrecienta las habilidades y
destrezas de cada uno de los trabajadores en una tarea específica, existe ahorro de tiempo
ya que no hay que pasar de una tarea a otra, y propicia la creación de nuevos inventos y
máquinas para ahorrar esfuerzo.
La popularidad que ha gozado y goza la especialización en el trabajo, tanto en la
producción, las actividades de servicio, en la enseñanza y en la medicina, se debe sin
duda alguna a las ventajas económicas que enunció Adam Smith hace más de doscientos
años.

El segundo acontecimiento sobre la administración antes del siglo XX, y tal vez el más
importante, fue la Revolución Industrial. Iniciada en el siglo XVIII en Gran Bretaña, la
Revolución Industrial llegó a los Estados Unidos al final de la Guerra Civil. Su premisa
fundamental era la sustitución de la fuerza del hombre por la fuerza de la máquina;
lo que hizo que la fabricación de bienes en grandes fábricas resultara más económica que
la producción de bienes en el hogar.
Pero esas grandes fábricas que utilizaban equipo motorizado requerían ciertas habilidades
administrativas porque se necesitaban gerentes que fueran capaces de pronosticar la
demanda, asegurar la disposición de material suficiente para la elaboración de productos,
asignar las tareas a los operarios, dirigir las actividades diarias, coordinar las diferentes
tareas, asegurarse de que las máquinas se mantuvieran en buenas condiciones de
operación, vigilar que las normas de trabajo fueran respetadas, encontrar mercados para
los productos terminados y otras.
Cuando una fábrica empezó a tener un número importante de operarios trabajando en ella
y surgió la necesidad de pagar regularmente al personal, se tornó importante mantener
ocupados a los trabajadores en todo momento. Entonces la planificación, organización,
dirección y control se transformaron en una necesidad.

El uso industrial de la fuerza de las máquinas, la producción en masa, la reducción de

los costos del transporte por la rápida expansión de los ferrocarriles y la ausencia casi total de
reglamentos del gobierno, favorecieron también el desarrollo de grandes corporaciones; y
algunos empresarios como John D. Rockefeller en la industria del petróleo y Andrew Carnegie
en la industria del acero, estaban creando grandes empresas que hacían imprescindibles ciertas
prácticas administrativas formalizadas, basadas en una teoría formal que sirviera de guía para
que los administradores ejercieran la dirección de sus organizaciones; pero no fue sino hasta
principios del siglo XX cuando se dio el primer paso importante para el desarrollo de tal teoría.

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Teorías de la administración
La principal característica que han presentado las teorías de la administración es la de
desarrollar una serie de opiniones diferentes acerca de las tareas gerenciales y cómo deben
hacerse; pueden clasificarse según cuatro enfoques:

Administración científica. Enfoca la administración desde la perspectiva del

mejoramiento de la productividad y la eficiencia del personal operativo.

Administración general. Esta, en cambio, se interesa por la organización en conjunto y

la forma de lograr una mayor eficacia.

A los sostenedores de la administración científica y a los de la

administración en general se les conoce con frecuencia como teóricos
clásicos porque sus ideas constituyen el marco de referencia en que se
desarrollaron muchas de las ideas contemporáneas sobre organización y
administración.

Enfoque cuantitativo. Con posterioridad a los teóricos clásicos, llegó un grupo que
enfocó su atención en el desarrollo y aplicación de modelos cuantitativos; de allí surgió
la administración cuantitativa.

Comportamiento organizacional. Por último, surgió un grupo de investigadores que

pusieron el acento en el comportamiento humano dentro de las organizaciones, o sea,
consideraron “el lado personal” de la administración.

Cabe destacar que las diferencias existentes entre estas teorías solo reflejan los distintos
antecedentes e intereses de los diversos autores. Esto hace pertinente recordar analógicamente la
historia clásica del elefante y los ciegos, en la que cada uno de ellos afirma que el elefante es
como la parte del animal que él está tocando: el primer ciego toca un costado del animal y afirma
que el elefante es como un muro; el segundo le toca la trompa y asegura que el elefante es como
una serpiente; el tercero palpa uno de los colmillos y cree que el elefante es como una lanza; el
cuarto le toca la pata y dice que el elefante es como un árbol; y el quinto le toca la cola y
concluye que dicha criatura es similar a una cuerda.

Todos los ciegos estuvieron en contacto con el mismo elefante, pero carecieron de una
visión global del animal. La conclusión de cada uno dependió del conocimiento de una porción
limitada del animal. De la misma manera:

cada una de las cuatro perspectivas de la administración enunciadas

es correcta y configura un aporte importante al conocimiento general
de la administración; sin descuidar el hecho de que cada una de ellas
es también una visión limitada de una realidad mayor (figura 1-1).

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Teorías de la administración

Antecedentes Teóricos Teóricos Enfoque Comportamiento

históricos clásicos clásicos cuantitativo organizacional

Primeros Administración Teóricos de la Primeros partidarios

ejemplos de científica administración
administración general
Estudios de Hawthorne
Adam Smith
Primeras teorías
de la motivación
Revolución
industrial Primeras teorías
del liderazgo

Figura 1-1 Desarrollo de las principales teorías de la administración.

2. CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN Y ORGANIZACIÓN

Organización
Ricardo F. Solana, Licenciado en Administración y Contador Público, Profesor Titular
Universidad de Buenos Aires y Universidad de Belgrano, afirma en su Obra “Administración de
Organizaciones” – Ediciones Interoceánicas S.A., 1999. Capítulo 1:

“Resulta más fácil dar ejemplos de organizaciones que definir el término. Todos
sabemos que la Renault es una organización, así como el Club Atlético San Isidro y el Patronato
de Leprosos también lo son, tanto como la fábrica de alfombras sita en el vecindario, el almacén
de la esquina y cualquier organismo de los que componen la administración pública”.

Cabe preguntarse entonces. ¿Cuáles son las características comunes que hacen que entes
tan dispares puedan ser considerados todos ellos como organizaciones?

Numerosos autores han intentado definir a las organizaciones de diversas maneras.

Parsons señala que:…“parece apropiado definir una organización como un sistema

social que está estructurado para el logro de un tipo particular de metas; la consecución de
dichas metas es al mismo tiempo el desempeño de un tipo de función en razón de ser de un
sistema más, inclusive la sociedad”.

Etzioni, por su parte, expresa que “las organizaciones son unidades sociales (o
agrupaciones humanas) deliberadamente construidas o reconstruidas para alcanzar fines
específicos. Corporaciones, ejércitos, escuelas, hospitales, iglesias y prisiones se cuentan entre
ella; tribus, clases étnicas, grupos de amigos y familias se excluyen del concepto”.

1-5
ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL PERSONAL I CURSO I

Como se advierte en las definiciones precedentes, el término organización se refiere a

algo más que al armazón del edificio. Abarca a todo el cuerpo, sus objetivos, sus funciones, su
movimiento vital, su coordinación, etc.

Gran parte de nuestra vida se desarrolla en organizaciones: nacemos en una clínica o un

hospital, estudiamos primero en una escuela y luego en una universidad, practicamos deportes en
algún club, contraemos matrimonio en la Iglesia, trabajamos en empresas u organismos de la
administración pública, nos adherimos a servicios médicos prepagos o a mutuales, nos
adherimos a una AFJP, etc.

Existe una enorme cantidad de organizaciones en las que las personas nacen, crecen, se
educan, trabajan e, inclusive, mueren. Estas organizaciones son un componente muy significativo
de la sociedad contemporánea y adoptan muy diversas formas.

Si intentamos una definición de las organizaciones, tendríamos que tener presente que:
En todas hay personas trabajando, haciendo cosas, para lo cual usan recursos
materiales, tecnológicos y de información.
Esas personas tienen sus propios intereses, pero también orientan sus esfuerzos para el
logro de algún objetivo común.

Conforme estos conceptos, podríamos decir que:

Una organización es una agrupación deliberada de personas,

unidas para el logro de algún propósito específico.

De la definición surge que las organizaciones comparten tres características (figura 1-2)
que les son comunes:
Un propósito distintivo: toda organización tiene un propósito distintivo que configura
la meta o el conjunto de metas que la organización espera alcanzar y es su razón de ser.
Personas: lógicamente, toda organización está formada por personas. Una persona que
trabaja sola no constituye una organización. Para que exista una organización es
necesaria la coordinación de varias personas para alcanzar las metas prefijadas en los
trabajos que se van a realizar.
Una estructura deliberada: para que los miembros de una organización tengan la
posibilidad de llevar a cabo su trabajo, todas las organizaciones desarrollan
deliberadamente determinada estructura; esta puede ser abierta y flexible (una red
simple de relaciones informales de trabajo sin una delineación clara y precisa de los
deberes de cada miembro ni una adhesión estricta a distribuciones explícitas del
trabajo) o puede ser más tradicional, con reglas, reglamentos y descripciones de puestos
clara y cuidadosamente definidos, identificando a algunos miembros como jefes, los
cuales tienen autoridad sobre otros miembros. No importa qué tipo de arreglo
estructural use una organización; lo realmente importante es que debe tener una

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ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL PERSONAL I CURSO I

estructura deliberada para que las relaciones de trabajo de sus miembros se perciban
con claridad.
En definitiva, el término organización alude a una entidad que tiene un
propósito distintivo, cuenta con personas o miembros y tiene una
estructura deliberada de algún tipo.

ORGANIGRAMA
Concepto: son representaciones graficas de la estructura adoptada por una
organización. Representan cargos, funciones, categorías o personas.

Elementos:
Rectángulos: indican cargos
Líneas (conectan, unen):

• Horizontales: indican igualdad de niveles jerárquicos o de aéreas de responsabilidad.

• Verticales: indican relación de autoridad y responsabilidad.
• Entrecortadas: expresan relación de staff o asesoría externa.

Jefatura

Oficina de
Ayudantía
Informática

Div. Anál., Superv. Asig. División División

División Central y Control de Haberes Personal Militar Personal Civil

Sec. Reg. Directivas, Sección Personal Sección Personal Sección Legajos,

Boletines y Ordenes Militar Superior Militar Superior Registros y Archivos

Sec. Mesa de Sección Personal Sección Personal Sec. Documentación

Entradas y Salidas Militar Subalterno Militar Subalterno y trámites

Sección Personal Sección Personal

Sec. Credenciales
Soldados Voluntarios Soldados Voluntarios

Sec. Conf. y Comp. Sección Sección Doc. Tram.,

de Guardias y Turnos Personal Civil Archivos y Legajos

Sección Personal
Docente Civil

Sección Personal
de Aspirantes

Figura 1-3 Organigrama.

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El Organigrama aquí expuesto corresponde al denominado Lineal, el cual indica en

forma objetiva las jerarquías del personal que ser presentan en la Organización. Esto demuestra
que cada puesto subordinado a otro se representa por rectángulos ligados por líneas que indican
la comunicación de subordinación y autoridad.

Clasificación de las Organizaciones

Las organizaciones se pueden clasificar de la siguiente forma:

A) SEGÚN LA ESTRUCTURA

Formales: tienen una estructura diseñada para conseguir las metas y los Objetivos de una
Organización.

Ejemplos: Universidades, Empresas, Escuelas, Organizaciones dependientes de la

Administración Pública Nacional, Provincial o Municipal, Hospitales, Polideportivos,
Fábricas, Hipermercados, etc.

Informales: son una red de comunicación y modelos de interacción entre los

trabajadores, supervisores o grupos humanos dentro de la estructura formal de la
Organización.
Ejemplos: Grupos de amigos que se reúnen para practicar un deporte, Compañeros de
trabajo que se organizan para compartir actividades al aire libre, Estudiantes que se
agrupan para realizar alguna actividad académica, etc.

B) SEGÚN EL OBJETIVO

Con fines de lucro: aquellas que tienen animo de obtener ganancias, rentabilidad o
beneficio económico.

Ejemplos: las Empresas.

Sin fines de lucro: aquellas cuyo fin está relacionada con aspectos socioculturales, tanto
en su intención de mejorar el nivel de vida de ciertos sectores de la población, como es
promover el desarrollo de las artes y ciencias. Este tipo de Organizaciones necesita de
valerse de recursos económicos para perdurar, pero la ganancia no es el objetivo principal
de su actividad, sino un medio de subsistencia.

Ejemplos: Cáritas, Greenpeace, Organizaciones no Gubernamentales u otras.

Como se puede observar en el siguiente cuadro, es factible realizar una combinación de

las organizaciones anteriormente descriptas:

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SEGÚN EL
OBJETIVO
CON FINES DE LUCRO SIN FINES DE LUCRO
SEGÚN LA
ESTRUCTURA

Hipermercados, Empresas de telefonía,

Cáritas, Greenpeace, Organizaciones
Empresas de cable, Concesionarias,
FORMALES Inmobiliarias, Fábricas de aeropartes,
no Gubernamentales (ONG) con un fin
de asistencia humanitaria.
Automotrices, etc.

Reunión de amigos para celebrar un

Formación de grupos para recaudar
INFORMALES
fondos (rifas, eventos musicales, etc.)
aniversario, salidas grupales con un fin
turístico, estudiantes universitarios que
realizan un trabajo académico en
conjunto, etc.

La Organización como Sistema

Para comprender el porqué de la importancia de la Organización como Sistema

Social, debemos analizar que la misma está formada por un grupo de individuos cada uno de
ellos con características personales e inserto dentro de un contexto social diferente o no, que se
interrelacionan para el logro de objetivos personales y de la misma institución.

Cuando estudiamos una Organización, en realidad, estudiamos la gente que trabaja en

ella, su comportamiento, su forma de pensar, su rendimiento, las relaciones con sus pares, etc.
Las diferentes formas de relacionarse, junto con las expectativas de comportamiento de cada
individuo son la causa de la existencia de determinados rangos (dentro de las organizaciones)
que deberán ser desempeñados por alguien

Una Organización realiza diversas tareas y para ello:

Fija Objetivos
Establece reglas, procedimientos y distribución de tareas adecuadas.
Asegura que los miembros de la Organización estén coordinados, para lograr un modelo
de esfuerzo colectivo eficiente y eficaz.
Hace que el comportamiento sea previsible.
Almacena información a través del transcurso de la existencia de la Organizaciones

Objetivo de la Organización

Es la declaración que realiza la empresa para enunciar de manera cuantitativa y cualitativa lo

que se propone lograr en el futuro.

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La condición de los objetivos de ser cuantificables permiten que actúen como guía para
la evaluación de la gestión. Para ello es necesario enunciarlos a través de cuatro componentes: un
atributo, que se expresa con un verbo en infinitivo que le da la orientación, un horizonte de
tiempo que indica el lapso en el cual se intentará cumplir el objetivo, una unidad de medida
que establece el criterio de medición y una cantidad que define cuanto de la unidad de medida
establecida se espera alcanzar. Por ejemplo: alcanzar un 20% en la rentabilidad de la inversión
de los próximos 5 años (atributo: alcanzar, horizonte de tiempo: 5 años, unidad de medida: % en
la rentabilidad de la inversión, cantidad: 20).

Los objetivos enunciados deben ser realizables y desafiantes a la vez. Realizables

porque deben impulsar a la empresa a un rendimiento eficiente, indicando dirección y pautas
para la decisión de posibles cursos de acción. Desafiantes, ya que deben motivar a los
empleados, orientándolos a un propósito común.

Algunos autores toman como sinónimos, objetivos y metas, pero es necesario

diferenciarlos.

Las metas son estados o condiciones futuras que contribuyen al cumplimiento de la

finalidad última de la organización. Expresan criterios de eficacia intermedios. Mientras que los
objetivos son fines específicos, mensurables y su consecución previa es necesaria para poder
alcanzar las metas.

Los objetivos ayudan a motivar y dirigir al personal y dan una base para la coordinación
de actividades relacionadas. Es claro que existe la necesidad organizacional de definir objetivos
que orienten en la asignación de recursos y en la contribución de esfuerzos hacia los mismos.

Hacer las cosas bien implica tener objetivos claros. Todas las decisiones
organizacionales llevan implícitos objetivos, a veces conscientes y a veces no.

Debemos fijar objetivos y su definición debe ser clara.

Los objetivos pueden ser generales o no, pero deben estar perfectamente definidos.

Los objetivos deben ser orientadores del rumbo para los diferentes esfuerzos
organizacionales. Si están mal definidos, o si no se los integra, tendremos una organización que
no direcciona sus recursos integralmente, que le falta un norte hacia el cual dirigirse, es decir,
que no opera con el mejor aprovechamiento posible de los mismos.

Cada tarea que se ejecute debe contribuir al logro de los objetivos de la compañía y esto
es difícil de conseguir si no están bien definidos y además si no están adecuadamente
comunicados.

La multiplicidad de objetivos plantea la necesidad de priorizar, jerarquizar, dar un orden,

porque los recursos son limitados; y esto no debería hacerlo solo la Gerencia.

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Objetivos de la administración de los recursos humanos

Los gerentes y los departamentos de recursos humanos logran sus metas cuando se
proponen fines claros y cuantificables. Estos objetivos equivalen a parámetros que permiten
evaluar las acciones que se llevan a cabo. En ocasiones los objetivos se consignan por escrito, en
documentos cuidadosamente preparados. En otras no se expresan de manera explícita, sino que
forman parte de la “cultura” de la organización. En cualquier caso, los objetivos son los que
guían la función de la administración de los recursos humanos.

Ejemplo:
Cuando Cecilia Santamaría empezó a trabajar en el Departamento de
Personal de Embotelladora Universal, establecida en las afueras de la
ciudad de Lima, la Compañía le hizo entrega de una serie de documentos
impresos en los cuales se explicaba la naturaleza de las actividades de la
empresa y se especificaban sus objetivos generales. Gracias a su agudo
sentido de la observación, Cecilia advirtió muy pronto que junto con los
objetivos formales, explicados claramente en los documentos, la Compañía
de reciente formación tenía también el objetivo tácito de lograr una mejor
penetración del mercado de bebidas gaseosas que las Compañías de mayor
antigüedad.

Los objetivos de la administración de los recursos humanos no solo reflejan los

propósitos e intenciones de la cúpula administrativa, sino que también deben tener en cuenta los
desafíos que surgen de la organización, del Departamento de Personal mismo y de las personas
participantes en el proceso. Estos objetivos, que constituyen las bases sobre las que se apoya la
organización y administración del Personal, pueden clasificarse en cuatro áreas fundamentales; a
saber:

Objetivos corporativos. Es necesario reconocer el hecho fundamental de que la

administración de recursos humanos tiene como objetivo básico contribuir al éxito de la
empresa o corporación. Incluso en las empresas en que se organiza un Departamento
formal de Recursos Humanos para apoyar la labor de la gerencia, cada uno de los
supervisores y gerentes continúa siendo responsable del desempeño de los integrantes de
sus equipos de trabajo respectivos. La función del departamento consiste en contribuir al
éxito de estos supervisores y gerentes. La administración de los recursos humanos no es
un fin en sí mismo, es solo una manera de apoyar la labor de los dirigentes de la
organización.

Objetivos funcionales. Mantener la contribución del Departamento de Recursos

Humanos a un nivel apropiado a las necesidades de la organización es una prioridad
absoluta. Cuando la administración del personal no se adecua a las necesidades de la
organización se desperdician recursos de todo tipo. La Compañía puede determinar, por

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ejemplo, el nivel adecuado de equilibrio que debe existir entre el número de integrantes
del Departamento de Recursos Humanos y el total del personal a su cargo.

Ejemplo:
Auditorias Contables, S.A. tuvo durante cuatro años un Departamento de
Personal compuesto por seis personas. El total de los empleados de la
empresa durante ese período fue de alrededor de 290, lo que significa que la
relación entre el Departamento de Recursos Humanos y la empresa era de
aproximadamente 50 empleados por cada integrante del Departamento de
Personal, 50:1. En el curso de los dos últimos años, Auditorias Contables
creció considerablemente y en la actualidad tiene un total de 430 empleados,
pero el Departamento de Personal solo cuenta con siete. El gerente del
Departamento, el licenciado Álvarez Cardoso, solicitó una entrevista con la
gerencia general porque está consciente de que para mantener el mismo
nivel de servicios a que el personal de la empresa se habituó en el pasado, es
necesario incrementar el número de integrantes de su Departamento.

Objetivos sociales. El departamento de recursos humanos debe responder ética y

socialmente a los desafíos que presenta la sociedad en general y reducir al máximo las
tensiones o demandas negativas que la sociedad pueda ejercer sobre la organización.
Cuando las organizaciones no utilizan sus recursos para el beneficio de la sociedad
dentro de un marco ético, pueden verse afectadas por restricciones.
Cromados Industriales, ubicada en las afueras de la ciudad de Toluca, Estado de México,
trabaja con sustancias químicas que producen una seria contaminación de las aguas
circundantes. La compañía ha sido amonestada en varias ocasiones por las autoridades, y
los vecinos han manifestado su inconformidad por la falta de cuidado de la empresa en la
preservación del ambiente. La respuesta del gerente de Cromados Industriales fue
ordenar un proyecto de reforestación en las áreas vecinas a la empresa. Aunque los
nuevos árboles fueron muy apreciados por la comunidad, la acción no resolvió el
problema a nivel ético o social. La imagen de la empresa no solo ha decaído a causa de
una drástica protesta de los vecinos del lugar, sino que además la Compañía debe
enfrentar considerables sanciones de las autoridades.

Objetivos personales. El Departamento de Recursos Humanos necesita tener presente

que cada uno de los integrantes de la organización aspira a lograr ciertas metas
personales legítimas. En la medida en que el logro de estas metas contribuye al objetivo
común de alcanzar las metas de la organización, el Departamento de Recursos Humanos
reconoce que una de sus funciones es apoyar las aspiraciones de quienes componen la
empresa. De no ser este el caso, la productividad de los empleados puede descender o
también es factible que aumente la tasa de rotación. Una Compañía que se especialice en
el tratamiento de maderas tropicales, por ejemplo, puede reconocer que una aspiración
legítima de parte de su personal es adquirir conocimientos especializados sobre esta

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ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL PERSONAL I CURSO I

actividad. La negativa de la empresa a capacitar al personal podría conducir a una seria

frustración de los objetivos personales de sus integrantes.

Cambio Organizacional

Se entiende por Cambio Organizacional el intento deliberado del mejoramiento de la

actuación global de los individuos dentro de sus grupos y de la misma Organización, alterando
la estructura, comportamiento y tecnología de la misma.

En época de cambios, las decisiones a tomar no Reactiva: que se reacciona y se

son las habituales y muchas empresas escogen la actúa en consecuencia, después de
estrategia reactiva. Por el contrario, las empresas que sucedidos los hechos.
superan las crisis en procesos de cambios adoptan
Proactivas: que se realizan
estrategias de acciones proactivas, decididas y acciones y se toman decisiones
diferenciadas que las mantienen en una posición de previas, es decir antes de que
liderazgo. ocurran los acontecimientos.

Los cambios pueden ser estructurales (incorporación de nuevas tecnologías, nuevos

espacios de trabajo entre otros) o culturales.

En cualquiera de las dos dimensiones de cambio, se debe, como regla básica, involucrar
a los individuos de este proceso, ya que, como reacción básica, existirá una defensa ante esa
alteración. En todo cambio, las estrategias de comunicación interna que se elijan, serán clave
para el éxito.

“La innovación -y su medición- es la única competencia medular

que necesitan todas las organizaciones.”
Peter Drucker

Niveles de la organización
Antiguamente, había miembros de la organización que supervisaban y dirigían el
trabajo de otros miembros (gerentes) y había otros miembros de la organización que realizaban
directamente un trabajo o tarea y no tenían subordinados (operarios). Resultaba entonces sencillo
distinguir entre gerentes y operarios.

En la actualidad eso ya no es tan simple, pues las líneas demarcatorias entre gerentes y
operarios se han vuelto difusas debido a los cambios producidos en el carácter de las
organizaciones y en el trabajo. Las obligaciones de muchos trabajadores tradicionales incluyen
en la actualidad actividades administrativas, sobre todo cuando se trata de equipos de
trabajadores en los que con frecuencia los miembros de esos equipos tienen que hacer planes,
tomar decisiones e, inclusive, vigilar su propio desempeño, asumiendo responsabilidades que
tradicionalmente se consideraron propias de los gerentes.

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ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL PERSONAL I CURSO I

¿Cómo definir entonces, en la actualidad, a los gerentes? Puede decirse que un gerente
es un miembro de una organización que integra y coordina el trabajo de otros; lo que puede
significar la responsabilidad directa sobre un grupo de personas en un departamento o la
supervisión de una sola persona. También podría tener la responsabilidad de coordinar las
actividades de trabajo de un equipo formado por personas de varios departamentos diferentes o,
incluso, de personas de otras organizaciones.

Los niveles de la organización en las organizaciones estructuradas tradicionalmente

donde hay más empleados en el nivel más bajo que en la cumbre, cuentan con estructuras
deliberadas de trabajo configuradas como una pirámide, como puede observarse en la figura 1-4.

Gerentes
de alto nivel
Gerentes
de nivel medio
Gerentes
de primera línea

Empleados no gerenciales

Figura 1-4 Niveles de la organización.

Identificar con exactitud quiénes son los gerentes en esas organizaciones no es difícil ya
que, en este tipo de organización, los gerentes como de primera línea, de nivel medio o de alto
nivel se identifican típicamente, aunque conviene tomar en cuenta que dichos gerentes pueden
tener gran variedad de títulos.

Gerentes de primera línea. Se encuentran en el nivel gerencial más bajo y se les

llama frecuentemente supervisores o capataces en algunas plantas manufactureras.

Gerentes de nivel medio. Todos los niveles de administración localizados entre el

nivel de supervisor y el nivel más alto de la organización están incluidos en este nivel. Estos
gerentes pueden tener diversos títulos, tales como Jefe de Departamento, Gerente de Planta,
Jefe de Unidad, Decano, Obispo o Gerente de División.

Gerentes de alto nivel. Se hallan en la cumbre de la organización o cerca de ella;

son los responsables de tomar las decisiones y establecer las políticas y estrategias que afectan a
toda la organización. Estos individuos suelen tener títulos tales como: vicepresidente ejecutivo,
presidente, director, jefe de operaciones, director general o presidente del consejo de
administración.

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ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL PERSONAL I CURSO I

Administración

Definición de “administración”:
Sintéticamente, consiste en el planeamiento, organización, desarrollo,
coordinación y control de técnicas capaces de promover el desempeño
eficiente del personal; a la vez representa para la organización, el medio
que permite a las personas que trabajan en ella alcanzar los fines
individuales relacionados directa o indirectamente con el trabajo.

Alude, por lo tanto, al proceso de coordinar e integrar actividades de trabajo para que
estas se lleven a cabo en forma eficiente y eficaz con otras personas y por medio de ellas.
Examinemos detenidamente algunas partes específicas de esta definición.

El proceso representa las funciones continuas de las actividades primarias en las cuales
participan los gerentes, las que se denominan generalmente: planificación, organización,
dirección y control.

Por lo dicho precedentemente, sabemos que el hecho de coordinar e integrar el trabajo

de otras personas es lo que distingue un puesto administrativo de otro que no lo es; y es mediante
la administración (es decir, la coordinación e integración del trabajo de otras personas), que las
actividades de trabajo de la organización se llevan a cabo con eficiencia y eficacia (al menos,
ese es el resultado que se espera). Pero es conveniente que ambos términos (eficiencia y eficacia)
sean correctamente entendidos.

Definición de “eficiencia”:
Es la capacidad de establecer la justa relación entre insumos y
productos, a fin de minimizar el costo en concepto de recursos.

Definición de “eficacia”:
Es la capacidad de alcanzar las metas de la organización.

La eficiencia es una parte vital de la administración y está referida a la relación que

existe entre insumos y productos. Si alguien puede obtener más productos con una cantidad dada
de insumos, habrá incrementado la eficiencia; de la misma manera, habrá incremento de
eficiencia si logra obtener el mismo producto con menos insumos. Dado que los gerentes
trabajan generalmente con pocos recursos en materia de insumos (sobre todo personas, dinero y
equipo), les es de vital interés usar en forma eficiente los recursos de que disponen; de allí que la
gerencia se ocupe de minimizar los costos de los recursos. Desde esa perspectiva, el no
desperdiciar recursos es eficiencia.

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ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL PERSONAL I CURSO I

Sin embargo, ser eficiente no basta. La administración también debe ocuparse de

completar las actividades a fin de que los objetivos de la organización puedan alcanzarse; es
decir que a la administración le interesa la eficacia. Decimos que los gerentes son eficaces
cuando alcanzan las metas de la organización.

La eficacia puede entonces describirse como la realización de las

actividades de trabajo que ayudan a la organización a alcanzar sus
metas.

Mientras la eficiencia se enfoca en los medios para lograr la realización de las cosas, la
eficacia se enfoca en los fines, o sea, en el logro de las metas de la organización (figura 1-5).
Eficiencia (medios) Eficacia (fines)

Uso de recursos Logro de metas

Desperdicio alto Desperdicio bajo Logros altos Logros bajos

La gerencia se esfuerza por: desperdicio bajo de recursos (alta

eficiencia), logro alto de metas (alta eficacia)

Figura 1-5 Eficiencia y eficacia en la administración.

La gerencia no solo debe ocuparse de lograr que las actividades se lleven a cabo y que
se alcancen las metas de la organización (la eficacia), sino también de hacerlo con los menores
costos posibles (eficiencia).

Podemos decir entonces, que la administración es la conducción racional de

actividades, esfuerzos y recursos de una organización, y es imprescindible para la
supervivencia y crecimiento de toda organización.

Sin una adecuada administración, las organizaciones no podrían existir, sobrevivir,

crecer ni ser exitosas.

El principal desafío
Con toda probabilidad, durante el siglo XXI se incrementará la dependencia recíproca
entre individuos, organizaciones y economías nacionales. Especialmente en América Latina
nuestra sociedad enfrenta numerosos desafíos, que se ilustran en la figura 1-6.

Nuestra responsabilidad común abarca áreas tan vastas como proporcionar alimentos a
los sectores desprotegidos de la sociedad, detener la explosión demográfica, poner un alto al
proceso de contaminación ambiental –que ha llegado a ser intolerable en las grandes urbes- y
proporcionar empleos adecuados a los jóvenes que se integran a la economía de cada una de

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nuestras naciones. Es evidente que aunque muy nobles, los esfuerzos aislados de un individuo no
serían suficientes para proporcionar soluciones efectivas. La única manera de enfrentar estos
desafíos es crear organizaciones más eficientes y capaces para alcanzar tales resultados. Por
estas razones, el principal desafío de los administradores de recursos humanos es lograr el
mejoramiento de las organizaciones de que formamos parte, haciéndolas más eficientes y
eficaces.

Competencia
global
Explosión
Desempleo
demográfica

Diversificación de Mejores Responsabilidad

la fuerza de trabajo organizaciones social

Desafíos Necesidades médicas,

éticos alimentarias y de vivienda
Desafíos aún
no identificados

Figura 1-6 El principal desafío de las organizaciones.

Cuando una organización mejora, la sociedad en conjunto obtiene ventajas de ello. Por
esta razón, es oportuno preguntar aquí: ¿cómo mejoran las organizaciones? Las organizaciones
mejoran mediante el uso más eficaz y eficiente de todos sus recursos, en especial el humano. Un
uso más eficaz de sus recursos significa producir bienes y servicios aceptables para la sociedad.
Un uso más eficiente implica que la organización debe utilizar solo la cantidad mínima de
recursos necesarios para la producción de sus bienes y servicios. La suma de estos dos factores
conduce a mejores niveles de productividad.
Como ilustra la figura 1-7, la productividad es la relación que existe entre los productos
que genera la organización (bienes y servicios) y los que requiere para su funcionamiento:
personal, capital, materia prima y energía. La productividad se incrementa a medida que la
organización encuentra nuevas maneras de utilizar menos recursos para alcanzar sus resultados.
Mediante avances en la productividad los administradores pueden reducir costos, ahorrar
recursos escasos y mejorar las utilidades. La existencia de mejores niveles de utilidad permite
que una organización mejore sus niveles de compensación, de prestaciones y de condiciones
laborales. El resultado puede ser una mejor calidad del entorno laboral para los empleados,
quienes a su vez se encontrarán mejor motivados para lograr nuevos incrementos en su
productividad.

= Productos = Bienes y servicios

Productividad
Insumos Personal, capital, materia prima, energía

Figura 1-7 La productividad definida como la relación entre insumos y productos.

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Las actividades de los recursos humanos contribuyen directamente al mejoramiento de

la productividad al identificar mejores formas de alcanzar los objetivos de la organización y, de
manera indirecta, al mejorar la calidad de la vida laboral de de los empleados. Es indudable que
los directivos de las empresas en ocasiones deben lograr y mantener un delicado equilibrio entre
los niveles de satisfacción de los empleados y los resultados financieros de la organización. Un
alto nivel de calidad de la vida laboral no garantiza en sí mismo el éxito económico. Resulta
necesario lograr avances en la calidad de la vida laboral y en el nivel de logros financieros de
manera que siendo ética y socialmente responsables, al mismo tiempo sean compatibles con las
estrategias de la compañía.

El presente capítulo explica la forma en que los departamentos de recursos humanos

contribuyen a lograr ese equilibrio. A continuación se explica el objetivo de la administración de
recursos humanos y se comenta cómo responde mediante metas claras y actividades específicas
al mejoramiento de las contribuciones que efectúa el personal. El capítulo concluye con una
descripción de un modelo de la actividad profesional en este campo. A lo largo de la obra nos
referimos continuamente a este modelo, que se explica en detalle, y del cual se proporcionan
abundantes ejemplos.

Los Objetivos de la Administración

• Lograr los objetivos de la Organización en forma eficiente y eficaz.
• Dar una perspectiva más amplia del medio en el cual se desarrolla la Organización.
• Asegurar que la Organización desarrolle su actividad.

3. FUNCIONES Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Dirigir una Organización es tomar decisiones permanentemente. Todo tipo de

información es útil para quienes la dirigen. Es imprescindible, en primer lugar que el empresario
establezca OBJETIVOS a lograr en un determinado plazo (corto, mediano ó largo plazo). Entre
los objetivos puede existir una jerarquía, los mismos pueden ser de rentabilidad, productividad,
crecimiento, etc. Sin objetivos es imposible planificar el futuro, organizar los recursos y
controlar los resultados.

Una vez definidos los Objetivos, comenzamos a transitar el camino para lograrlos:

“Cuando los astronautas dejaron la tierra en su nave espacial, para ir a la luna, no

apuntaron el cohete a ella, lo dirigieron al lugar en donde la luna iba a estar para el
momento en que ellos llegaran allí”.
Carl Albretch – “El tren de la frontera norte”

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En la actualidad, la mayoría de los libros de texto relativos a administración, organizan

en torno a cuatro funciones administrativas: planificación, organización, dirección y control.

Esta organización data de la primera parte del siglo XX, cuando el industrial francés
Henri Fayol planteó la idea de que todos los gerentes debían realizar cinco funciones
administrativas: planificar, organizar, mandar, coordinar y controlar. Esta postura fue
compartida, hacia mediados de la década de 1950, por dos profesores de la Universidad de
California en los Ángeles (UCLA) quienes, basándose en el trabajo de Fayol, usaron las
funciones de planificación, organización, formación de personal, dirección y control, como el
marco conceptual de un libro de texto sobre la administración, que durante dos décadas fue el
volumen de mayor venta sobre esta materia.

Planificación. Dado que las organizaciones se constituyen con el objeto de lograr

algún propósito, ese propósito y los medios para darle cumplimiento deben ser definidos con
claridad. Tal es la tarea de la gerencia. La función planificación tiene a su cargo el proceso de
definir las metas, establecer una estrategia para alcanzarlas y desarrollar los planes para integrar
y coordinar las actividades.

Organización. Una empresa no puede concebirse como una agrupación caótica de

personas realizando trabajos: se impone la existencia de cierta coordinación, de cierto orden. La
organización es el proceso de determinar qué tareas es necesario realizar, quién las llevará a
cabo, cómo habrán de agruparse las tareas, quién rendirá cuentas a quién y en qué nivel se
tomarán las decisiones.

Dirección. Consiste en integrar y coordinar el trabajo de otras personas, motivarlas,

dirigirlas en sus actividades, seleccionar los medios de comunicación más eficaces y resolver los
conflictos que pudieren surgir entre los miembros de la fuerza de trabajo.

Control. Aunque ya se hayan establecido las metas y formulado los planes

(planificación), determinado los arreglos estructurales (organización) y contratado, capacitado y
motivado al personal (dirección), todavía es posible que algo fracase. De allí que sea necesario
vigilar, comparar y corregir las actividades a fin de que las mismas se desarrollen con
normalidad; esa es la tarea de control.

Todas las funciones que hemos expuesto conducen a cumplir el

propósito declarado de la organización.

A manera de ejemplo ilustrativo y para que usted tenga una idea más esclarecedora de
lo antes mencionado, desarrollaremos a continuación las cuatros funciones y procesos
administrativos efectuados para el ingreso de candidatos a Aspirantes a la Escuela de
Suboficiales de la Fuerza Aérea.

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Figura 1-8 Funciones de la Administración.

Aportes del comportamiento organizacional puestos en perspectiva

Recordemos que tanto para los partidarios de la administración científica como para los
teóricos de la administración general, los empleados de las organizaciones eran considerados
como máquinas. Los gerentes debían asegurarse de que los insumos estuvieran disponibles y que
las máquinas recibieran el abastecimiento apropiado. Así, cada vez que los empleados no
lograban generar el producto deseado, la situación se interpretaba como un problema de
ingeniería.

El verdadero mérito de las teorías del comportamiento organizacional es que

obligaron a los gerentes de muchas organizaciones a revalorar esa visión
simplista del modelo del empleado como el equivalente de una máquina.

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