Plan de trabajo para recepción.

 Las reservas pre pagadas deben de ser cobradas el día del check in y de ser posible
antes de la llegada (estos cobros se trataran de hacer en el turno de la mañana), se les
pondrá el alert y será responsabilidad de la persona que le de ingreso aplicar este
pago**NO SE CANCELAN-NO SON REEMBOLSABLES-TIENEN CON COLOR ROJO EL RATE
CODE EN LA MAYORIA DE LOS CASOS, sí el huésped se va antes seguirá en sistema
hasta su fecha de salida **

 Las reservas por cambio de puntos solo se pueden cancelar por la aplicación o
directamente en la central de reservas bajo las políticas de cancelación, esto lo debe
de hacer el huésped *** El Rate Code. Siempre será IVANI vienen en color rojo
también, no confundir con pre pagadas***

Cuando hagan cambio de segmento o un cambio de habitación favor de verificar que el

ROOM TYPE sea igual que el RTC y que la tarifa no se cambie, si por algún motivo no
pueden hacerlo, pedir al área de reservaciones el apoyo. (MOVER FISICAMENTE LOS
COMPROBANTES SI SE HACE CAMBIO DE HABITACION)
Ejemplo: R. TYPE : KABN RTC: KABN

 Cuando el huésped pague una persona extra o una mascota y sea CXC favor de cargar
y confirmar con el huésped si va a facturar y generar la factura en ese momento,
(VENTAS AL PUBLICO SI NO REQUIERE LA FACTURA), esto con el fin de evitar re
facturaciones y hacer print manual.

 Todas las cartas garantías y cupones de pago deben de ser dirigidos al correo de
reservaciones.

 El reporte de Cotemar se tiene que enviar en ambos turnos (MATUTINO Y

VESPERTINO), todos tenemos que ingresar la información en tiempo y forma si alguien
se fue o llego actualizar datos en el Excel. NOS TURNAREMOS POR DIA PARA ENVIAR
ESTE REPORTE CON LA PERSONA QUE NOS TOQUE TRABAJAR.

 PRECORTES, los precortes deben de ir firmados por el huésped, es obligación de

recepción conseguir la firma en el estado de cuenta y el nuevo registro; dado que
aunque el huésped extienda más noches , es como si estuviera marcando salida y
entrada nuevamente. (MANDAR A BLOQUEAR LA HAB SI ES NECESARIO) para que el
huésped pase a recepción .** PONER ALERT DE PRECORTE **

 Informar a la jefa Sara cuando ya nos queden pocas llaves.

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 Cuando pidan una factura o re facturación darle seguimiento y comentar al siguiente
turno para que todos estemos informados y no volver interrogar al huésped si es que
vuelve a llamar.

 Si alguien paga anticipadamente una futura reserva elaborar una PM con el mismo
nombre de la reserva dejando como fecha de salida el día que hara check in el
huésped y aplicar el pago ahí, para evitar re facturaciones.

 CHECK IN: Obligatorio pedir identificación, RECONOCER AL HUESPED SI ES SOCIO,

confirmar el número de personas que ocuparan la habitación y actualizar si es
necesario, datos para factura, correo electrónico y número telefónico; INGRESAR AL
PERFIL DEL HUESPED ESTA INFORMACIÓN; con esto nos evitamos volver a pedir estos
datos en futuras estancias y facilitamos su nuevo ingreso y la salida del huésped.
(FIRMA DEL HUESPED EN EL REGISTRO Y CARTA SI ES QUE ASI LO SOLICITA LA
EMPRESA ** PROTEXA**).

 PRE CHECK IN: Obligatorio hacer en ambos turnos de manera equitativa, si alguien
entra de intermedio será responsable de hacer el pre check in en ambos turnos; se
deben de preparar todos los registros, checar el historial para verificar si es socio o si
ya dejo datos de facturas en estancias pasadas, poner en la hoja de registro el nivel de
socio, los puntos y un beneficio dependiendo del nivel con el color correspondiente,
anexar carta de bienvenida y por ultimo elaborar cupón de desayuno solo con el
nombre del huésped y la fecha . (ORDENAR ALFABETICAMENTE).

 CHECK OUT: El routing se debe de hacer todos los días también de manera equitativa.

 El pre-registro, el routing, la discrepancia, checar comandas y las lavanderías se

repartirán de forma equitativa; el que entre de intermedio deberá solicitar comandas
mínimo una hora y media antes de su salida y checar la discrepancia, esto con el fin de
que cuando un compañero se quede solo sea menos pesado el trabajo.

 Tener las cajas completas con el material necesario para trabajar (PORTALLAVES,
CUPONES DE DESAYUNO, CLAVES DE INTERNET Y AMENIDADES), todos deben
entregar al siguiente turno sus cajas surtidas.

 LOS PORTALLES deben de ser doblados por todo el equipo apenas sean surtidos, LAS
CLAVES DE INTERNET Y CUPONES DE DESAYUNO deben de ser recortados con
anticipación antes de que se acaben y también es deber de todo el equipo hacer este
trabajo 10 hojitas de cupones por día por cada recepcionista hará que tengamos un
STOCK suficiente.

 Apenas entremos a turno, favor de recibir caja, si el compañero está ocupado y hay
más personas en la recepción esperado, favor de tomar la máquina que esté

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 disponible y empezar a trabajar, esto con el fin de que todos salgamos de nuestras
labores a tiempo y no hacer esperar tanto al huésped con su entrada o solicitud.

 Cualquier pendiente que se tenga que dar seguimiento, enviar al grupo para que todos
nos mantengamos informados y confirmar que están recibiendo el pendiente, hay que
ser cortes con todos los compañeros que se toman el tiempo de informarnos o darnos
alguna indicación.

 Se harán 1 sobre mensualmente para poner las discrepancias este sobre se mantendrá
en la caja de las facturas, guardar todas las discrepancias checadas; con nombre y
firma de quien lo checo en el sobre y no dejar en las cajas, por favor.

 Todo debemos de entrar a checar reportes de las llegadas en MERLIN si alguien no

sabe hacerlo favor de informar ya que es necesario para que todos tengamos nuestras
cuentas de IHG activas.

 Las cajas de llaves deben entregarse vacías al siguiente turno.

 El auditor como ya es costumbre debe de rellenar las cajas con las botellas de aguas e
informar cuando ya se estén acabando.

 Todos los cambios de descansos, los dobles turnos o cambios de horario deben de ser
solicitados con anticipación a Sara, al menos que sea por una emergencia, pueden
solicitar la ayuda de algún compañero para que cubran su turno y notificar a Sara.

 Debemos de mantener limpia nuestra área de trabajo, sobre todo las computadoras,
los teléfonos y activador de llaves, todos tendremos la obligación de hacerlo.

 Todos debemos de tratar de llegar a tiempo a nuestro turno o al menos dentro de la

tolerancia establecida por la empresa de lo contrario se les regresara a sus hogares.
 Respertar el horario conforme a lo estipulado en la semana ,ser puntual
 Evitar el uso excesivo del celular
 Tener en vibrador
 No faltarse al respeto, evitar comentarios que puedan afectar o incomodar a sus
compañeros de trabajo
 Cuando por algun motivo se tenga que ajustar un cargo debe ser con el cod. correcto y
su previa referencia por el cual se ajusto, debe ir firmado y entregado al auditor para
que posteriormente que lo hagan llegar a mi

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 Cuando se reciba discrepancia se debe dar seguiento, marcar o mandar correo al
huesped de la discrepancia y copiar el correo a reservaciones (esto solo aplicara si
reservaciones no se encuentra de lo contrario dar parte a ellas para que le den
seguimiento).

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