REGISTRO DE CORRESPONDENCIA O ENCOMIENDA EN EPOCA DE PANDEMIA

El fin de este protocolo es definir la forma de recibir, registrar y entregar correspondencia en época de
pandemia considerando que las recepciones están cubiertas por personal de seguridad.

TODA correspondencia se REGISTRA Y AVISA con la responsabilidad debida y de manera diaria.

Los pasos para seguir son los siguientes:

 Guardia recibe la correspondencia.

 Da aviso a la recepcionista.
 La recepcionista realiza comunicación constante con el guardia de turno para monitorear recibo
de correspondencia.
 Da las indicaciones de donde guardar dicha correspondencia recibida.
 La recepcionista genera un correo de aviso al usuario para indicar que le llego correspondencia.
En el caso de oficina Andes el correo va con copia a la recepcionista del turno siguiente.
 La recepcionista registra lo recibido en SharePoint de correspondencia.
 Horario Andes entre las 8:00 y 13:00 hrs turno AM, entre las 13:00 y 18:00 hrs turno PM,
después de las 18:00 hrs turno AM
 Automáticamente se genera ticket en Service Now.
 Recepcionista ingresa a S.N y cierra ticket (salvedad por métricas)

Plantilla mail tipo aviso de correspondencia a Usuarios:

Estimado XXXXXX:

El día de hoy (fecha) se ha recibido en oficina  Andes/SDT/ Valpo un sobre/encomienda de parte de a

vuestro nombre (ser claros para evitar muchas consultas)
Por el momento nuestras oficinas se encuentran restringidas de acceso como medida de seguridad
sanitaria, pero si es urgente o necesario hacer retiro de este, favor responder este mail copiando a el
coordinador de la oficina (Exequiel Cabeza/Andrés Gaete) solicitando acceso indicando lo siguiente:

Nombre y Rut
Dia y hora de retiro
Si se necesita o no estacionamiento

***Se recuerda además que para hacer ingreso a la oficina se debe contar con mascarilla y mantenerla
puesta en todo momento***

Cualquier duda o consulta estoy atenta.

Saludos cordiales,
XXXXXX