En el momento de hacer la PO, y antes de enviarla a validar, tenéis la opción de colgar proformas,

presupuestos y cualquier documento relevante que sirva a los responsables como soporte para validar la
PO y valorar si procede su aprobación o no.

Esa información sirve para ayudar a los responsables a aprobar esa PO pero no es relevante a efectos de
PAGOS.

Una vez se ha enviado la PO y tenéis el número de la misma, podéis acceder a ella y volver a colgar más
información o proceder al envío de FACTURAS o SOLICITUDES DE PAGO (WIRE TRANSFERS)

Click en el botón ADJUNTAR (clip) y aparecen 4 OPCIONES:

1.- PRESUPUESTOS Y PROFORMAS: Es la documentación que hayáis subido cuando estáis haciendo la
PO y es información que solo sirve para reforzar la aprobación de la PO. También se pueden subir aquí
proformas y presupuestos a posteriori una vez hecha la PO, pero no supondrán una solicitud de pago en
sí misma. Simplemente hay que hacer click en Attach Doc (icono clip) y subir la documentación. NOTA
IMPORTANTE: NO HAY QUE SUBIR FACTURAS AQUÍ.

2.- CERTIFICADOS HACIENDA Y OTROS DOCUMENTOS: como su nombre indica, aquí se subirían
certificados contratistas, modelos 036, 037, certificados de titularidad bancaria, etc. Etc. Al Pinchar en
esta opción se abre la ventana de datos de proveedor y haciendo click en Adjunta Nuevo Documento se
podrá subir la documentación.

3.- FACTURAS: Sirve para subir FACTURAS DEFINITIVAS que se INFORMARAN A CONTABILIDAD y se
incluirán en el CICLO DE PAGOS semanales una vez sean aprobadas y firmadas por todos los
responsables. Una vez se hace una PO se solicita factura al proveedor y se sube por esta vía para que
CONTABILIDAD la pague y se genere comprobante. Pasos a seguir:
1. Descripción de la factura: Podéis poner una breve descripción del servicio o el número de la
factura.
2. Fecha Estimada de Pago: generalmente se tendría que poner el viernes siguiente a la recepción
de la factura. Si la factura se cuelga un martes, en fecha de pago se pondrá el viernes de esa
semana. Es caso de que el pago sea URGENTE, se pondrá como fecha de pago el mismo día para
que CONTABILIDAD lo tenga en cuenta. LOS PAGOS URGENTES deben ser EXCEPCIONALES y
sólo cuando la situación lo requiera y no haya otra alternativa posible. Siempre primarán la
previsión y los pagos semanales.
3. Marcar si es factura de Abono: Si se va a subir una factura de abono (en negativo) se pondrá
SI/YES en esta opción y se indicará el número de la factura a la que abona, sino se dejará en
blanco.
4. Arrastra aquí la factura: Haciendo click en el recuadro se abrirá el explorador de Windows para
que podáis localizar la carpeta donde está el archivo de la factura y subirla.
5. Enviar Factura: Hacer click en este botón de fondo verde claro para que la factura se envíe y
entre en proceso de VALIDACIÓN y APROBACIÓN. Las facturas no serán pagadas hasta que no
tengan todas las APROBACIONES requeridas.
4.- SOLICITAR PAGO (Proforma, Fianza, Depósito, Contrato): Esta opción debe usarse de manera
EXCEPCIONAL y como último recurso cuando un proveedor solicita un pago y todavía no ha enviado la
factura. En este caso, y siempre que el pago sea urgente, se podrá solicitar mediante esta opción,
rellenado previamente la plantilla de WIRE TRANSFER que deberíais tener todos. En la plantilla se
detallarán todos los datos del proveedor, revisando muy bien el IBAN y el IMPORTE TOTAL a pagar y se
deberá subir aquí, firmada y escaneada.

El mecanismo es casi idéntico al de subir facturas, pero en este caso lo que se sube es la plantilla de
WIRE TRANSFER cumplimentada. También hay que indicar breve descripción del pago y fecha de
vencimiento y una vez subida la plantilla pulsar el botón de ENVIAR. También tendrá que superar todas
las APROBACIONES para poder ser PAGADA.

En caso de duda de cómo proceder o si tenéis algún problema técnico durante los procesos de enviar
documentación adjunta, ruego contactéis con el departamento de CONTABILIDAD.

Gracias.