RESÚMEN NÓMINA ELECTRÓNICA

¿Quiénes son los obligados de informar la nómina electrónica a la DIAN?

Todos los contribuyentes están obligados se deben involucrar en la nómina
electrónica los que declaran renta y si descuentan en renta, los gastos que pagan
por nomina, así sea empresa o persona natural
Calendarios
Dos maneras para llevar a cabo el proceso de nómina electrónica
1. Mediante un proveedor autorizado.
2. Desarrollo propio.

¿Qué empleados hay que reportar en la nómina electrónica?

Los empleados de planta, los que están contratados directamente en la empresa,
a los que les pago todo acorde a la ley debo incluirlos en la nómina electrónica y
reportarlo a la DIAN.
Si el empleado esta incluido en mi gasto de nómina para declararlo en mi renta,
definitivamente tendría que incluirlo en la nómina electrónica.
Periodicidad para reportar nómina
Se hacen mensuales y se incluyen las bonificaciones del mes, en la nómina del
mes correspondiente, se reporta una única vez al mes al igual que las primas lo
que pague en el mes de junio lo reporto en el mes de junio, después del mes hay
10 días hábiles para hacer el reporte, las notas de ajuste son para hacer
correcciones y tienen 48 horas para las contingencias o correcciones, esas 48
horas se contarían después de los 10 días hábiles que da la DIAN para subir la
información a la plataforma.
El empleador debe reportar: los datos básicos del colaborador, el valor devengado
y de las deducciones y el neto a pagar que es el resultado de la resta del total
devengado y las deducciones. Es el neto apagar lo que le paga al colaborador
durante el mes, también debe tener en cuenta el consecutivo interno que maneja
en su contabilidad, debe informar la forma de pago, la fecha, la hora y el CUNE,
informar con que proveedor autorizado esta trabajando, todos sus datos y que su
certificado digital esté validado.
Documentos para tener en cuenta en la nómina electrónica
 Documento soporte de nómina.
 Notas de ajuste.
¿Hay que pedir resolución para la nómina electrónica?

No, lo administrativo se reporta a la DIAN, la misma firma electrónica de la factura

electrónica va a servir para la nómina electrónica.
Régimen simple de tributación
Es una opción de portafolio de servicio para el contador siempre y cuando se sepa
manejar
¿Las cuotas de ajuste también deben ser electrónicas? Si.

¿Qué es la nómina electrónica?

Es la transmisión de la información de todo lo que le pagamos a nuestro cliente
directamente a la DIAN, es la generación, validación y transmisión del documento
soporte de pago de nómina electrónica.
Proceso administrativo.
Es la recopilación de datos respecto a las horas que laboran los empleados,
comisiones, etc.
La elaboración de nómina donde están todos los cálculos de las prestaciones
sociales y todos los pagos a los que haya lugar dentro de esa nomina; luego de
elaborar la nomina pagamos al cliente después de hacer el pago, generamos el
desprendible de nomina y entregamos al empleado y luego le transmitimos la
información a la DIAN.
Proceso técnico
Transmitir la información de los pagos de nómina, hay que buscar una manera de
hacerlo, hay dos métodos: el proveedor tecnológico, que es cuando yo tengo una
empresa que se va a encargar de hacer el tramite y yo le pago por eso y el
desarrollo propio que podría ser decirle a un ingeniero que tenga dentro de mi
empresa que me cuadre un programa que transmita la información como me la
pida la DIAN según la normatividad existente.
El objetivo de los dos métodos es generar el XML que es el lenguaje de
programación, el cual contiene toda la información del pago de nómina.
El XML requiere un certificado o firma digital, los proveedores que tenemos nos
pueden facilitar ese certificado digital probablemente. Ese certificado es importante
para que el servidor de la DIAN nos reciba la información y la revise.
Una vez la DIAN reciba el XML con la información de la nómina, empieza a
validarlo, en la validación la DIAN revisa la estructura del XML, que venga cada
cosa en su respectivo orden. Y si así es, dar una aceptación.

El CUNE, es el código único de nómina electrónica.

La nómina electrónica es un documento soporte de pago que se transmite a la
DIAN.
cuando la DIAN ya me valida ese documento soporte de pago de nómina
electrónica, me asigna el CUNE que es ese numerito que también tiene caracteres
de letras que es una identificación interna dentro del sistema, para ese
desprendible único que va a salir para un empleado.
Después del CUNE se genera el código QR y esos datos van a ir dentro del XML
aceptado por la DIAN, cuando el programa ya tiene la aceptación del XML y
genera la parte visual del desprendible del soporte de pago de nómina electrónica
que es un PDF; transmite un correo de notificación al beneficiario y por ultimo llega
a los empleados.
Periodicidad del DSDPNE
Mensual, los 10 primeros días del mes siguiente al cual debió generarse la
información.
Ambiente de producción en habilitación y operación
Es la forma de avisarle a la DIAN que voy a transmitir mi nomina electrónica, le
digo con que proveedor y le transmito las pruebas para que el programa quede
sincronizado con la DIAN, cuadro el tema del certificado digital, me habilito y por
ultimo el ambiente de producción y operación que es cuando ya terminamos de
hacer las pruebas y le digo a la DIAN que ya voy a transmitir la nómina digital,
Estos son los pasos para el proceso de habilitación.
Sujetos obligados a emitir documentos soporte de pago de nómina electrónica
Son aquellos contribuyentes que realizan pagos o abonos en cuenta que se
derivan de una vinculación por una relación laboral o legal y reglamentaria y por
pagos a los pensionados, que requieren soportar los costos y deducciones sobre
el impuesto sobre la renta y complementarios.
Los sujetos que no están obligados a expedir factura electrónica neta son los que
tienen menos de tres empleados, los que no declaran renta.
Diferencias con la factura electrónica
Son lo mismo, pero cambia la información que transmitimos, en la factura
electrónica transmitimos ventas y servicios y en la nomina electrónica lo que
transmitimos son los pagos que yo haga y quiera soportarlos en la declaración de
renta.
Solo un paso más.
Transmitir el desprendible de nómina, generar el paso de conexión con la DIAN;
luego genero el documento y espero la aceptación o rechazo por parte de la DIAN;
cuando obtenga la aceptación de la DIAN voy a obtener mi soporte de pago.
Elementos característicos del PDF.
(representación gráfica del documento soporte de nómina)
 Razón social de la empresa con su información básica
 Código
 Fecha de emisión del comprobante.
 Forma de pago
 Transferencia
 Información del cliente o empleado
 Resumen de la transacción
 Devengos y deducciones.
El empleado necesitara esto en caso de solicitar un préstamo porque este es el
documento legal que consta que se hizo un proceso de pago de nómina
electrónica.
Tres características importantes que lo validan como documento legal
 Código QR donde aparecerá un resumen de la información.
 Certificado digital.
 Código CUNE. Únicamente se le asigna a cada comprobante.

Las nominas causadas no se reportan sino hasta que se pagan

En el anexo técnico no hay opción de pago en efectivo, tiene que ser por medio de
ACH o electrónico hasta el momento

¿Existe un límite de empleados en la creación de la factura TEC?

Lo más probable es que sea igual que la factura electrónica y el numero sea
ilimitado.
¿Como se reportan los pagos que se hacen por Sodexo o bonos?
En el anexo técnico aparece una opción bonos entonces timaríamos que si
efectivamente está contemplado que es un bono Sodexo entonces está
efectuando el devengo
¿Qué pasa con los descuentos de libranzas por créditos en cajas de
compensación o de embargos? ¿si se reportan?
También tienen que ir reportados para que coincida lo que estoy pagando con lo
que estoy reportando .