ÍNDICE

1. Introducción ----------------------------------------------- 2

2. Montaje de los expedientes en los servicios ------------- 3

3. Permisos a los expedientes ------------------------------- 5

4. Tramitación de los expedientes por parte del personal –-8

5. Ejemplo de solicitud de asuntos propios -----------------20

6. Ejemplo de justificante de ausencia (visita médico)-----23

7. Personas a quien dirigir los Correo-e en RRHH ----------26

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MANUAL TRAMITACIÓN POR SEDIPUALBA DE LOS
PROCEDIMIENTOS INTERNOS DE PERSONAL
1. INTRODUCCIÓN

Con la Ley 39/2015 los empleados públicos somos sujetos obligados ante nuestra
administración. Muchos de los procedimientos no deben pasar por registro
electrónico si no que se tramitan de manera interna pero también debe ser de
manera electrónica. El objetivo es una tramitación electrónica de estos
procedimientos.

Estos procedimientos son los siguientes

 Vacaciones (solicitud, modificación, anulación)

 Permisos (parte de incidencias)
 Asuntos Propios (solicitud, modificación, anulación)
 Solicitud cursos de formación
 Solicitud gastos por desplazamientos de formación
 Partes de compensación por cursos de formación
 Justificantes de ausencia
 Solicitud desplazamiento por necesidades del servicio
 Autorización previa de servicios extraordinarios o, en su caso, informe
indicando que al ser objeto de labores de situaciones imprevistas o
urgentes no ha sido posible emitir el parte de autorización previa.
 Parte de realización de servicios extraordinarios.
 Solicitud de tiempo de descanso por compensación de servicios
extraordinarios.
 Informe de Accidente de trabajo.
 Datos para la percepción de nóminas (cambio de cuenta bancaria,
domicilio, correo electrónico,…)
 Cambio porcentaje I.R.P.F.
 Datos bancarios para abono de cantidades concretas (Banco 2).
 Autorización/Anulación descuento en nómina de ASISA

Cabe destacar que los documentos a rellenar y a subir en los SEFYCU estarán
alojados en la INTRANET MUNICIPAL, conformados correctamente SIN
ENCABEZADOS Y SIN PIES DE FIRMAS NI ESPACIO PARA FECHAS, ya que esto
va a venir dado por la firma del documento y el entrono SEDIPUALBA. Son estos
documentos lo que se deben usar.

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 2. MONTAJE DE LOS EXPEDIENTES EN LOS SERVICIOS

En cada uno de los servicios se debe montar un expediente por persona y año
denominándolo de la siguiente manera RRHH 2020 [INCIALES] [DNI
ANONIMIZADO].El alta del expediente será de oficio.

[INICIALES]  Iniciales de nombre y apellidos del personal

[DNI ANONIMIZADO]  Posiciones de la 4 a la 7 del DNI

Ejemplo:

RRHH 2020 VAAV 6603

El interesado se añadirá luego, por lo que podrá buscarse por el DNI completo o
por el nombre, pero estos datos no deben figurar en la descripción el expediente.

La apertura de este expediente puede realizarse por cualquier miembro del

servicio (no es necesario que sea el responsable), poniendo los permisos
adecuados que se explicarán a posteriori. Incluso lo puede abrir cada una de las
personas que conforman el servicio su propio expediente.

Para crear un expediente de oficio cuando entramos en SEGEX en la parte

derecha aparece la opción de NUEVO EXPEDIENTE DE OFICIO

Las opciones del alta del expediente son las siguientes

3
Y el procedimiento

Quedando el expediente preparado.

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 3. PERMISOS A LOS EXPEDIENTES

Los permisos que deben tener estos expedientes son los siguientes:

 EL TRABAJADOR  Permisos de tramitador

 EL RESPONSABLE DEL SERVICIO  Permisos de tramitador
 EL CONCEJAL DE SERVICIO  Permiso de Sólo Lectura

En los departamentos donde el acceso a un ordenador es más complicado otro

tipo de Rol podría tener acceso de tramitador para ayudar a realizar estas
peticiones.

En el momento de creación del expediente el permiso de tramitador del

expediente es del servicio de lo crea y en el momento que se dan los permisos
descritos se debe eliminar el permiso de tramitador del expediente.

Para dar los permisos de acceso es través la sección permisos de acceso al

expediente, que se activa con el botón EDITAR EXPEDIENTE

El detalle de los permisos de cada uno es el siguiente:

Personal interesado:

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Responsable de Servicio

Concejal del servicio

Se quita de tramitador al servicio para que no todo el servicio tenga acceso y así
solo el interesado, el conejal de servicio y el responsable del servicio tengan
acceso al expediente. Con el botón quitar, quedando los permisos de acceso al
expediente de la siguiente manera

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Después de esto se nombra interesado al personal interesado, en la sección
interesados.

Cabe recordar, que al ser empleados públicos es obligatoria la relación

electrónica con la administración, por tanto hay que marcar el check de usar
Notificación electrónica.

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 4. TRAMITACIÓN DE LAS SOLICITUDES POR PARTE DEL PERSONAL

La primera actuación del personal va a ser ir a la intranet, descargar el

formulario correspondiente (que habrá actualizado RRHH), rellenar el pdf y
guardarlo

Este documento PDF NO SE FIRMA CON EL ACROBAT READER, NI POR NINGÚN

OTRO SISTEMA DE FIRMA. Lo subiremos al expediente de correspondiente a
cada uno de nosotros a través de un SEFYCU y lo pondremos a la firma. Para
realizarlo primero iremos al expediente de cada uno en SEDIPUALBA y crearemos
una carpeta nueva y como título pondremos el texto de la solicitud, incidencia
justificación etc. Unos ejemplos serían:

 SOLICITUD DIAS PERMISO 25 Y 26 JUNIO 2020

 JUSTIFICANTE HORAS EXTRA JUNIO 2020
 JUSTIFICANTE VISITA MÉDICO 18/06/2020
 JUSTIFICACIÓN GASTOS CURSO XXXXXXX

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Para ello en la sección documentos del expediente pulsamos el botón CREAR
CARPETA, y creamos la carpeta (La explicación detallada de la creación e
carpetas y gestión del expediente está en el MANUAL DE SEGEX)

Quedando la carpeta de la siguiente manera

Una vez creada la carpeta pulsaríamos el botón AÑADIR DOCUMENTO.

Previamente, como se ha indicado ya, se habría rellenado el formulario nuevo
que ha facilitado RRHH y pasado a PDF en el caso de que el origen no lo esté.

Al añadir documento, en lo metadatos indicaríamos los siguientes datos:

 MODO: SEFYCU NUEVO

 TIPO ENI: SOLICITUD
 ACCESO INTERESADOS. Todos los interesados tiene acceso
 DESCRIPCIÓN (Volveríamos a poner el título de la carpeta ) SOLICITUD
DIA PERMISO 29/06/2020
 NO SE MARCARIA NOTIFICAR A NADIE

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Y pulsaríamos aceptar, avanzando al siguiente paso para crear el SEFYCU, donde
lo más importante, además de subir el documento, el marcar la casilla FIRMAR
POR ORDEN, ya que estos documento llevan un orden preestablecido de firma
(Solicitante  Responsable de Servicio  Concejal de Servicio). Aquí también se
subiría el documento que se ha rellenado con la solicitud.

Al pulsar aceptar, lo siguiente es establecer las firmas por su orden y las

comunicaciones a RRHH

En esta última parte estableceremos los firmantes INFORMANDO POR ORDEN DE

LAS FIRMAS, es decir primero la persona que solicita, segundo el responsable del
servicio y finalmente el Concejal del servicio.

La notificación mediante correo-e a RRHH se hará a las personas que nos indique
RRHH.

PRIMERO LOS FIRMANTES, con el orden (Solicitante  Responsable de

Servicio  Concejal de Servicio. Esto obviamente va a ir en función de cada
caso, si por ejemplo la compensación de días por hora extra no lleva la firma del
concejal de servicio no se añadirá, y los responsables de servicio sólo se

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añadirán a la firma una vez, NO como solicitante y luego como Responsable de
servicio.

Añadir el solicitante como persona, pulsar el botón AÑADIR FIRMANTE, el tipo de

firmante va a ser PERSONA y en base de datos lo buscaríamos de DIRECTORIO
DE USUARIO,

Y al pulsar seleccionar se abre la organización para seleccionar el usuario que se

selecciona con un check

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Quedando de la siguiente manera

Ahora se añadiría la firma el Responsable de Servicio, esta vez por ROL

Y por último el Concejal del Servicio, también por ROL

Quedando la sección de firmas de la siguiente manera y con el orden establecido

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SEGUNDO LOS ANEXOS, En este momento se añaden los documentos anexos
de la solicitud, si es que los hay (justificantes médicos, facturas de gastos de
cursos…..) y se les indica que son notificables, para que salgan junto con la
notificación

En la sección de anexos, añadiríamos los justificantes que se deban agregar a la

solicitud, si es que la solicitud lo necesita.

Al añadir anexo pondríamos que la modalidad es fichero, para poder subir el

fichero de justificación y es MUY IMPORTANTE, marcar el check NOTIFICAR

Con el botón ENVIAR FICHERO se seleccionaría el fichero a subir y se aceptaría.

Se debe crear un anexo por cada uno de los justificantes. Si son varios

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documentos NO SE DEBEN SUBIR TODOS EN UN FICHERO, se debe subir cada
uno en un fichero.

La sección de anexos quedaría de la siguiente manera

Es muy importante que este marcado como notificable, porque si no los

documentos no llegarán a RRHH. Si no estuviera como notificable se debería
eliminar y volver a poner correctamente

TERCERO COMUNICACIÓN A RRHH MEDIENTE AVISO CORREO-E para que

mande comunicación a RRHH

Ahora habría que establecer en la sección de NOTIFICACIONES el correo al

personal de RRHH que recibirá la comunicación una vez firmado. En el último
punto de este manual RRHH establece a quien va ir dirigido en cada caso esta
comunicación.

El tipo de Notificación va a ser tipo AVISO CORREO –E y el destinatario se

añadirá desde el DIRECTORIO DE USUARIOS

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Seleccionando a quien le va a llegar el correo-e de comunicación

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Ahora hay que bajar hacia la parte inferior de la configuración de la comunicación
y en la sección OTRAS OPCIONES, dejar marcado el check ENVIAR ANEXOS
NOTIFICABLES, que viene marcado por defecto, pero se debe comprobar. NO SE
DEBE MARCAR GENERAR OFICIO DE REMISIÓN

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Y pulsaríamos aceptar, quedando la sección de notificaciones de la siguiente
manera

Una vez montado y comprobado que todo está bien, subiríamos hasta la sección
opciones principales del SEFYCU y pulsaríamos el botón ENVIAR A FIRMAR

Que desencadenaría todo el proceso de firma, pasando la firma al primer

firmante que es el usuario solicitante, que lo puede firmar de manera inmediata.

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La primera opción de firma es la del solicitante que puede firmar a través del
botón firmar

Al resto de los firmantes les aparecerá en su portafirmas

En el expediente del personal se queda reflejado en el expediente

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Si entramos en el SEFYCU, se ve el detalle de firmas, notificaciones y anexos

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 5. EJEMPLO DE SOLICITUD DE ASUNTOS PROPIOS

1) CREAR LA CARPETA EN EL EXPEDIENTE

2) AÑADIR NUEVO SEFYCU EN LA CARPETA CON SUS CORRESPONDIENTES

METADATOS

20
3) MARCAR FIRMAS POR ORDEN Y SUBIR EL DOCUMENTO

4) PONER LOS FIRMANTES EN EL ORDEN ESTABLECIDO

5) CREAR LA NOTIFICACIÓN AVISO CORREO-E

6) ENVIAR A LA FIRMA

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7) FIRMAR LA SOLICITUD

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 6. EJEMPLO DE JUSTIFICACIÓN DE VISITA A MEDICO
(COMUNICACIÓN CON ANEXOS)

1) CREAR LA CARPETA EN EL EXPEDIENTE

2) AÑADIR NUEVO SEFYCU EN LA CARPETA CON SUS CORRESPONDIENTES

METADATOS

23
3) MARCAR FIRMAS POR ORDEN Y SUBIR EL DOCUMENTO

4) PONER LOS FIRMANTES EN EL ORDEN ESTABLECIDO

5) AÑADIR COMO ANEXO EL JUSTIFICATE DEL MÉDICO

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6) CREAR LA NOTIFICACIÓN AVISO CORREO-E

7) ENVIAR A LA FIRMA

8) FIRMAR LA SOLICITUD

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 7. PERSONAS A QUIEN DIRIGIR EL AVISO CORREO E EN RECURRSO
HUMANOS

Según indicaciones de Recurso Humanos, las persona y casos a quien dirigir el

Aviso Correo E son

 Aquí, primero Mila, y cuando ella falte, le sustituye Damián.

o Vacaciones (solicitud, modificación, anulación): MILA / DAMIAN
o Permisos (parte de incidencias): MILA / DAMIAN
o Justificantes de ausencia: MILA / DAMIAN
o Asuntos Propios (solicitud, modificación, anulación): MILA / DAMIAN
 En estos, primero Damián, y cuando él falte, le sustituye Mila.
 Solicitud cursos de formación: DAMIAN / MILA
 Solicitud gastos por desplazamientos de formación: DAMIAN / MILA
 Partes de compensación por cursos de formación: DAMIAN / MILA
 Solicitud desplazamiento por necesidades del servicio:
DAMIAN/MILA

Para la sección de nóminas realizar el aviso correo al servicio completo RRHH –

nominas, en las siguientes solicitudes

 Autorización previa de servicios extraordinarios o, en su caso, informe

indicando que al ser objeto de labores de situaciones imprevistas o
urgentes no ha sido posible emitir el parte de autorización previa.
 Parte de realización de servicios extraordinarios.
 Solicitud de tiempo de descanso por compensación de servicios
extraordinarios.
 Informe de Accidente de trabajo.
 Datos para la percepción de nóminas (cambio de cuenta bancaria,
domicilio, correo electrónico,…)
 Cambio porcentaje I.R.P.F.
 Datos bancarios para abono de cantidades concretas (Banco 2).
 Autorización/Anulación descuento en nómina de ASISA

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