Identificación de Unidades y Tipos Documentales

UNIDADES Y TIPOS DOCUMENTALES

UNINPAHU
 Aplicación del Principio de Orden Original

Identificación de Unidades y Tipos Documentales

Consulta las funciones de las Divisiones Administrativas de la entidad que le corresponda y complete el cuadro, según el ejemplo:

Unidad Tipos
Entidad Función Unidad Documental Documentales Tipo Documental
Productora Documental
Simple Compleja Común Específico
Solicitud de
compra

Cotizaciones

Efectuar los pagos a los

Tesorería proveedores, de acuerdo con Factura de
las políticas financieras Orden de pago Compra
adoptadas por la Junta
Directiva de la Entidad. Orden de compra

Entrada almacén

Registro en comprobantes de Conciliació n Comprobantes de

egreso partidas de extractos, cuentas por egreso
pagos de servicios pú blicos de pagar
Tesorería los puntos de venta (7 de Extractos
agosto, Ricaurte, Medellín,
Cali). Facturas servicios
pú blicos
 Realizació n de consignaciones Consignació n Certificado
para los proveedores químico bancario de los
Tesorería plá stico esto se realiza proveedores
diariamente en cada punto de
venta. Orden de compra

Factura por pagar

Impresió n de las Conciliació n Comprobantes de
consignaciones, realizació n de de cartera egreso
Tesorería los comprobantes de egreso,
alimentació n del cuadro de Consignaciones
reportes de ventas y
tramitació n al proveedor el
reporte de abono.

Controlar pagos con fecha Conciliació n

Tesorería cierta en el consolidado cuentas por
diario. pagar

Realizar el pago de los Comprobantes Comprobante de

servicios pú blicos, y bajarlos de egreso egreso pago
Tesorería de las pá ginas de internet. servicios pú blicos

Factura de pago
servicios pú blicos

Disponibilidad
presupuestal
Realizar las notas contables Notas de Carta de solicitud
en ellas se legalizan los contabilidad de anticipo
Tesorería anticipos que previamente radicada al
solicita el departamento de departamento de
compras. compras

Libros contables
 Comprobantes de
egreso

Carta de
Realizar los anticipos los Comprobantes aprobació n de
Tesorería cuales solicitan los distintos de egreso anticipos
departamentos de la empresa entregada por los
departamentos de
la empresa

Disponibilidad
presupuestal
Conservar los comprobantes
de egreso en cuanto a su comprobantes
Tesorería correcto archivo y debida de egreso
documentació n.

Revisar las cuentas por pagar Cuentas de cobro

y proveedores para su Conciliació n
Tesorería respectiva programació n de cuentas por Cronograma de
pago. pagar pago

Posteriormente de la Comprobantes de
aprobació n del pago se ajusta egreso
en la plataforma de
Bancolombia, se imprimen los Comprobante Comprobante de
soportes que emite dicho de egreso y transferencia
Tesorería banco para soportarlo en cada transferencia
comprobante de egreso y así
demostrar que el pago quedo
exitoso.

Dar informació n telefó nica a Comprobante de

los proveedores en cuanto a Comprobantes trasferencia y
Tesorería programació n de pago y de pago
enviar confirmació n de los transferencia
pagos efectuados. Comprobantes de
egreso
 Levantamiento de nó mina en Soporte de reporte
Tesorería la plataforma Bancolombia. Nomina de nó mina

Conciliar cuentas por pagar

(133005-233590-233595- Conciliació n
Tesorería 235510) los cierres de cada cuentas por
mes en el programa ofimá tica. pagar

Confirmar la legalizació n de Comprobantes de

los anticipos para dejar las Comprobantes egreso
Tesorería cuentas por pagar depuradas. de egreso
Disponibilidad
presupuestal
Comprobantes de
egreso

Recibir a mensajería los Cuentas por pagar

efectivos de los puntos de
venta y enviarlos a consignar Planilla de control
a cada proveedor llevar un Comprobantes de consignaciones
control en Excel. Coordinar de egreso en Excel
Tesorería pagos y su envió de soportes
de consignaciones por mail. Soportes de pago
Coordinar recorridos
mensajeros Planilla de control
recorridos
mensajeros

Soportes de
consignació n
Matricular las cuentas
Tesorería nominales y de proveedores
usuales.
 Cheque
Realizar cheques de
Tesorería liquidaciones. Cheques Comprobante de
egreso
Arqueo caja
menor

Solicitar a los puntos de venta Arqueo caja mayor

Tesorería el reporte diario de ventas. Arqueo
Formato cierre
Diario de Caja

Facturas de venta
Supervisar y controlar la
organizació n, seguridad,
Tesorería limpieza e higiene de las á reas
de archivo, buscando siempre
el aprovechamiento eficiente
del espacio físico.

Comprobantes Comprobantes de
de egreso egreso
Efectuar los pagos a los
proveedores, de acuerdo con Disponibilidad
las políticas financieras presupuestal
Tesorería adoptadas por la Direcció n de
la Empresa. Cuentas de cobro
 Utilizar adecuadamente
durante la jornada laboral los
elementos de protecció n
personal y seguridad Normas de
Tesorería industrial: protectores seguridad y Planillas de
auditivos, guantes, botas salud en el reporte de uso
industriales y cofia trabajo adecuado de
manteniéndolos en buen elementos de
estado y cuidando de ellos. protecció n
personal
Reglamento
interno de trabajo
Cumplir con las normas Normas de
establecidas en el Reglamento seguridad y Normas de
Tesorería Interno de Trabajo, como salud en el seguridad
también con las de Higiene y trabajo industrial
Seguridad Industrial.
Normas de higiene
 Actas de
capacitaciones de
salud ocupacional

Participar enérgicamente en Planillas de

las actividades y Normas de asistencia
capacitaciones de Calidad, seguridad y capacitaciones
Bienestar y Salud salud en el
Ocupacional, promovidas por trabajo Actas de
la Organizació n. actividades de
bienestar

Planillas de
asistencia
actividades de
bienestar

Planes de
capacitació n

Planes de
bienestar