MANUAL DE USUARIO REGISTRO OT

FECHA DE CREACION: 24/08/12

FECHA DE ACTUALIZACION:

ACTUALIZACION: 0
Introducción.

El siguiente instructivo tiene por finalidad instruir al usuario en la aplicación Excel

“Registro de OT”, Especificando una ruta de uso para que el registro cumpla con su
función.

El registro de OT tiene por objetivo digitalizar la información de las órdenes de trabajo con
un formato común para todas las obras, de ésta forma se podrá contar con el historial de
reparaciones al momento de trasladar el equipo entre obras sin perder información y
además al recibirla en el mismo formato se podrá fácilmente continuar con el historial.

Por otra parte, será posible realizar mejoras y actualizaciones al libro, solo bastará con
pegar las hojas en el archivo modificado.
Descripción.

El registro cuenta con 4 botones:

 -Equipo Nuevo.
 -Ingreso de OT.
 -Eliminar Equipo.
 -Ingresar Mecánico.

Equipo Nuevo

Se utilizará cuando se requiere comenzar el registro de un equipo nuevo, se despliega un

cuadro donde se debe ingresar el equipo con el número interno (p.ej: E-155). Al presionar
aceptar se crea una hoja con el nombre del equipo y se registra en la columna de equipos
en la hoja validaciones. En el caso de que el equipo venga desde otra obra, solicitar a los
planificadores en Santiago el archivo, y se deberá copiar esta hoja manualmente en el
registro, y además ingresar manualmente en las validaciones el número del equipo
ingresado, lamentablemente no es posible de momento automatizar esto, se espera en
próximas versiones tener solucionado este tema.
 1.1 Ingreso de OT.

Este botón despliega una pantalla en la cual se debe seleccionar el equipo al que
corresponde la orden de trabajo. Al presionar aceptar se despliega la ventana de datos de
la ot. Cada vez que se presione la tecla registrar recién la información entrará en el
sistema.

Al presionar registrar, se accederá al ingreso de las actividades de la orden de trabajo,

cada vez que se quiera registrar la información escrita en la casilla se deberá presionar el
botón registrar. Cuando se registre la última intervención presionar siguiente.
Al pasar a la siguiente etapa se deberán ingresar los mecánicos involucrados en la
reparación, si el mecánico ya ha sido ingresado previamente se podrá seleccionar de la
lista desplegable, en caso contrario se deberá ingresar manualmente. Además se deberá
anotar las horas trabajadas y el cargo.

Cada vez que se ingrese un mecánico, se debe registrar con el botón rotulado, cuando se
haya registrado a todos los involucrados finalizar registro. La orden de trabajo quedará
ingresada.
Eliminar Equipo.

Al eliminar un equipo, seleccionar dentro de la lista desplegable o ingresar de forma

exacta el nombre del equipo a eliminar. Esto eliminara la hoja del equipo y además
eliminará el registro del equipo en las validaciones.

Ingresar Mecánico.

Con este botón se podrá ingresar un Mecánico y su especialidad, para así no tener que
digitar su nombre y cargo cuando se registre una OT, para que se registre en la base de
datos presionar añadir, cuando se termine de ingresar mecánicos presionar finalizar.
Hojas

La base de datos se compone de 3 hojas base las cuales no deberán eliminarse, en caso
contrario la planilla dejará de funcionar. Estas son “Inicio”, “for” y “validaciones”. En caso
de requerir alguna modificación en el formato o de los valores que vienen por defecto en
la planilla favor informar a planificación para que las modificaciones se lleven a cabo
también en las otras obras, y así mantener la igualdad de las bases de datos. Las otras
hojas con el historial de los equipos se irán creando a medida que se ingrese información.

Consulta información

Cada columna tiene aplicado un filtro mediante el cual se puede hacer algún tipo de filtro
y así un análisis. Cada controlador tendrá su propio método para ingresar la información y
dependiendo de ello será más fácil o más dificultoso buscar información dentro del
historial, pero como regla general usar frases cortas como por ejemplo “cambio de balde”
o “reparación pillow block” en la descripción y cuando se vuelva a realizar la misma
reparación no usar por ejemplo “se realiza cambio de balde” ya que cuando se requiera
contabilizar los cambios de balde durante un periodo se deberá buscar en la lista todas las
formas en que dicha reparación se escribió.

Errores

-La planilla podría presentar errores en su funcionamiento debido a que cuando las
Macros del documento no encuentran el proceso mediante el cual están programadas se
detienen. No existe otra forma de solucionar el problema más que cerrando y abriendo
nuevamente el archivo, en ese caso aparecerá el siguiente mensaje:
-Cuando se está abriendo el documento, aparece una solicitud para habilitar las Macros,
se deben habilitar, en caso contrario no funcionarán los botones. Si ocurre eso la solución
pasa por volver a abrir el archivo y habilitar las macros.

-El formato de las hojas donde se ingresa la información tiene una estructura definida para
que sea más fácil leer la información, si se ingresase información manualmente se perderá
el orden. Sin embargo si durante el ingreso de información cometen un error se puede
corregir perfectamente y añadir datos manualmente y navegar en las hojas como lo
permite Excel.

Observaciones

La idea de esta planilla es almacenar la información histórica del equipo, se puede duplicar
la información con otros controles, pero éste formato deberá tomarse como un
documento que tendrá toda la información en bruto. Será útil para revisar problemas que
sean recurrentes en el equipo o que ya se hayan presentado en el pasado, para contrastar
la información de los controles más específicos como el de componentes, frecuencias
mantenimiento, etc.

Este documento más el que digitaliza la información del libro de obra tendrá el 80% de la
información de las reparaciones de los equipos, lo cual les dará un empoderamiento de la
obra y una herramienta para consulta importante.

Si se requiere eliminar un equipo (una hoja) eliminar con el botón, sino seguirá
apareciendo en los menús desplegables aunque se haya eliminado la hoja.