MANUAL DEL ALUMNO

SISTEMA ASPEL-COI VERSIN 5.5

L.C.P. Jess Albino Bautista C.P. Dora Nelly Cruz Crescencio PTCs de la carrera de Contadura UTHH jesus.albino@gmail.com nelly_cc02@hotmail.com

NDICE

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Introduccin Instalacin, configuracin y parmetros Cuentas Plizas Activos Reportes Pliza de Cierre Utileras

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1. INTRODUCCIN
Qu es Aspel-COI?
Es un programa de cmputo que te permite un manejo ms rpido y seguro de tus procesos de organizacin y control, en aspectos operativos, fiscales y contables de tu empresa. La informacin que ingreses en tu computadora es la que podrs procesar y aprovechar para obtener resultados financieros precisos que, de otra manera, te tomara ms tiempo lograr.Adicionalmente podrs calcular la depreciacin y revaluacin de los activos fijos. Adems de obtener reportes y grficas de alto nivel e interactuar con los dems sistemas de la lnea Aspel para lograr una administracin automatizada.Aprovecha las ventajas de la contabilizacin electrnica.Esta aplicacin te permite mantener la integridad de tu informacin con sencillos procedimientos que puedes ejecutar con el teclado o con la ayuda del ratn. Para evitar errores de captura, el sistema est pensado de manera que confirmes cada uno de tus registros y puedas borrarlos o modificarlos.Sin embargo, debido a la naturaleza de la informtica electrnica, debers proteger tu informacin respaldndola, as como darle mantenimiento a tus datos cuando adviertas que tus catlogos se encuentran daados. Con estos cuidados, el sistema ser tu mejor aliado para aminorar tu carga de trabajo y minimizar la posibilidad de errores.

Caractersticas del sistema.

2. INSTALACIN, CONFIGURACIN Y PARMETROS

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Proceso de activacin del sistema

Qu es Proceso que se realiza va Internet y que es necesario para habilitar la operacin del sistema en la computadora donde ha sido instalado. Despus de instalar el sistema se tiene un plazo de 30 das para activarlo, al terminar dicho plazo si el proceso de activacin no se ha realizado se suspender el funcionamiento del sistema pudiendo trabajar en forma de lectura, es decir, se podr consultar la informacin registrada pero no se permitir agregar nuevos registros. Mientras no se lleve a cabo la activacin, el sistema slo operar para una empresa, sin poder personalizar los datos de la misma, es decir, la razn social utilizada ser: "Empresa Invlida". Manejo La activacin de un sistema Aspel se lleva a cabo mediante un Asistente de Activacin, e independientemente de la modalidad (Renta o Normal) adquirida el procedimiento de activacin es el siguiente:

1. Accede al Asistente de Activacin disponible en el men Utileras \ Activar sistema y sigue las instrucciones sugeridas en dicho Asistente. 2. Indica el nmero de serie y el cdigo de activacin de tu sistema; para la modalidad tradicional estos datos se encuentran en el Certificado de Autenticidad, y para la modalidad en Renta tanto el nmero de serie como el cdigo de activacin sern proporcionados al contratar el servicio de renta en www.aspel.com.mx 3. Proporciona los datos de la persona fsica o moral propietaria de la licencia de uso del sistema. 4. Elige la forma en la que activars tu sistema, es decir, en lnea o mediante otro equipo con conexin a Internet, posterior a esta eleccin se generar con el asistente de activacin un archivo de peticin. En este archivo se empaca toda la informacin necesaria para la activacin del sistema para su envo a Aspel, entre los datos que se empacan se encuentran: nmero de serie, cdigo de activacin, datos del cliente, etc. 5. Una vez generado el archivo de peticin de activacin, se realizar la transmisin de ste a travs de Internet al sitio aspel.com.mx. Si en el equipo donde instalaste el sistema no cuentas con una conexin a Internet, hay una opcin en el Asistente de Activacin la cual te permitir generar el archivo de peticin de activacin para posteriormente enviarlo desde un equipo diferente (que cuente con conexin a Internet) depositndolo en la pgina aspel.com.mx/activacin y una vez recibida la respuesta debers ejecutar nuevamente el asistente de Activacin. 16

Asistente para la activacin del sistema

Acceso La primera vez que accedas al sistema, o en su caso en accesos posteriores si el sistema no ha sido activado. Men Utileras, Activar Sistema.ManejoComo se mencion anteriormente, la activacin de un sistema consiste en proporcionar a Aspel va Internet el Nmero de serie y Cdigo de activacin correspondientes, datos que son indispensables para registrarlo en Aspel y que el sistema pueda operar.Registrar tu sistema no slo te permite activarlo para su uso, sino que adems te acredita como un usuario de software legal, abrindote puertas a mltiples beneficios: Soporte Tcnico por telfono, Chat, e-mail, etc., Reconocimiento de la empresa como propietaria legal de la Licencia de uso.NotasEs indispensable que la instalacin y activacin del sistema se efecte en la computadora definitiva, es decir, en aquella donde el sistema se utilizar.Si no realizas la activacin del sistema, cada vez que inicies una sesin se desplegar una ventana que te informar los das que restan para llevar a cabo la activacin de tu sistema. En esta misma ventana encontrars una liga para desplegar el asistente de activacin. Pasos del asistente: 1.-Selecciona el mtodo a utilizar para activar el sistema 2.-Indicar el Nmero de Serie y el Cdigo de Activacin del Sistema 3.-Datos de Registro del Cliente 4.-Peticin de Activacin del Sistema 5.-Nombre de archivo para la solicitud de Activacin del Sistema 6.-Resumen de la informacin 7.-Procesar la solicitud de Activacin del Sistema 8.-Finalizacin del Asistente para la Activacin del Sistema

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Asistente para la configuracin de Aspel-COI 5.5

Acceso Men Configuracin, Agregar empresa Qu esEl objetivo de este asistente es ayudarte a configurar fcilmente tu empresa, definiendo ciertos parmetros que son indispensables para empezar a trabajar con el sistema Aspel-COI 5.5. Si eres usuario de COI de otras versiones (3.x y 4.0) el sistema te permitir traducir la informacin que tenas registrada en dicho sistema.El asistente se presentar cada vez que accedas al sistema y una vez utilizado para crear o configurar la base de datos, slo podrs acceder a l posteriormente desde el Men Configuracin / Agregar empresa. El asistente podr ser cancelado en cualquier momento sin que esto afecte la configuracin de la empresa, ya que podrs realizarla posteriormente sin ningn problema.Este proceso lo tendrs que realizar por cada una de las empresas de la versin anterior que desees traducir, o bien, por cada empresa que quieras dar de alta. En trminos generales mediante el asistente podrs: Configurar los datos de tu empresa. Si eres usuario de otras versiones podrs, importar y/o traducir los parmetros de la empresa, datos de la misma y los perfiles de usuarios. Definir los parmetros de tu empresa, dar de alta a los usuarios, as como definir sus perfiles (opciones a las que tendrn acceso). Crear tu base de datos.ManejoAl acceder a este asistente, se presentar una ventana en la cual se pregunta si deseas dar de alta una empresa o actualizar una empresa de versiones anteriores:

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Observaciones Todos los pasos del asistente tienen como finalidad ayudarte a definir todo lo necesario para que el sistema trabaje de acuerdo a los requerimientos de tu empresa, pero si te faltara definir algn punto, o tienes dudas, no te preocupes; posteriormente dentro del sistema podrs definir la informacin que te haga falta; en cada seccin del ayuda que habla del asistente se te indicar donde puedes consultar y modificar el campo en cuestin. El proceso del Asistente podr ser cancelado en cualquiera de los pasos que el mismo contiene.

Los parmetros del sistema son las modalidades de operacin con las que trabaja tu programa, las cuales te permiten establecer la operacin que se adecue a tus necesidades.Si eres un usuario nuevo, definir los parmetros de configuracin con los que operar el sistema, con el fin de empezar a trabajar con el sistema de manera correcta, apegada a tus lineamientos y polticas.Si eres un usuario de otras versiones, en este paso se traducirn los parmetros de configuracin definidos en la versin anterior. Para consultar y/o modificar los parmetros, selecciona el botn "Configurar" En trminos generales podrs configurar lo siguiente: Cuentas Pliza Activos Multimoneda La ventana que se despliega en este paso es la siguiente:

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Asistente: Perfiles de usuario

Qu es Desde aqu podrs establecer a que partes del sistema podrn ingresar los usuarios y a las operaciones que podrn llevar a cabo dentro de ellas, con lo cual bloqueas las secciones que contengan informacin muy importante o confidencial para que solamente la clave maestra pueda ingresar a ellas o delimitar su uso a algunas personas.

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Asistente: Creacin de datos

Qu esEste proceso crea los archivos de datos para la empresa, son necesarios para el correcto funcionamiento del sistema, se recomienda crearlos para comenzar a trabajar.Cuando se agrega una nueva empresa, se crear una nueva contabilidad (perodo nuevo) es un directorio vaco ya que si contiene datos de otros perodos, el sistema no permitir crear la contabilidad.Iniciar nueva contabilidad

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Administrador de perodos
Acceso Men Archivos, Administrador de perodos Desde la Barra de herramientas, con el botn (*)

Qu es En este mdulo se encuentran los perodos dados de alta en la empresa; dentro ste, podrs dar de alta un perodo, crear el siguiente, realizar traspaso de saldos as como asignar el manejador en que trabajar la base de datos del perodo, auditar o desauditar el perodo as como cambiar la ruta del perodo. Las tareas que podrs realizar, son las siguientes: Incorpora un perodo en el administrador Elimina el perodo del administrador Crear siguiente perodo Auditar o desauditar un perodo Iniciar una nueva contabilidad Traduccin de archivos Control de archivos Generacin de un respaldo Reinstalacin del respaldo Configura la base de datos en el administrador de perodos Traspaso de saldos

Crear nuevos perodos

Acceso Men archivos, Administrador de perodos, con el botn

Qu esCon esta opcin tendrs la posibilidad de crear un siguiente perodo en base a los saldos finales del perodo anterior, crear una nueva contabilidad si es primera vez que instalas el sistema o vas a comenzar con un nuevo perodo en ceros; adems de poder crear un perodo siempre y cuando no haya sido creado.ManejoSelecciona la opcin que mejor te convenga de las dos opciones que te ofrece la siguiente ventana: 23

Auditar /desauditar perodo

Acceso Desde la Barra de herramientas con el botn / Desauditar perodo o desde el men flotante, opcin Auditar

Qu es Este proceso audita el perodo de modo que no puedas realizar las operaciones bsicas de la consulta de Cuentas, Cuentas departamentales, Plizas, ActivosPodrs realizar consultas a las cuentas, plizas, activos, balanza de comprobacin, control, de archivos, etc., siempre y cuando no afecte a las tablas principales.Para poder desauditar el perodo debers entrar al mdulo de Administracin de perodos y abrir el perodo con la tecla F5, el botn o la opcin auditar/Desauditar perodo desde el men flotante.

Control de archivos
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Acceso Men Archivos, Administrador de perodos, con el botn o F8 Men Utileras, Control de archivos Desde la Barra de herramientas, con el botn (*)

Qu es Esta opcin te permite revisar el estado de tus archivos de datos. Utilzala cuando el sistema seale alguna anomala con tus datos; as podrs verificar que los archivos de datos no estn daados y, si lo estn, podrs corregir el problema. Esencial Antes de ejecutar cualquier operacin de Control de Archivos, genera un respaldo de tu informacin. Manejo

La informacin que generas en tu sistema se almacena en "archivos" dentro de tu computadora en la unidad de disco que elijas. Se crean varios tipos de archivos: de datos (terminacin ".DB"), de ndice (terminacin ".PX, XGO, YGO, XG1, YG1, XG2, YG2, X01, Y01"), Donde:

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Si seleccionas un archivo de datos (.DB) podrs ejecutar los procesos de Verificacin, Recuperacin, Creacin, Instalacin Automtica, Avanzado y Conversin, y si seleccionas un archivo de ndice (PX, XGO / YGO, XG1 / YG1, XG2 / YG2, X01 / Y01) slo podrs ejecutar el proceso de regeneracin e Instalacin automtica.

Generacin del respaldo de archivos

Acceso

Men Utileras, Respaldo de archivos, Generacin del respaldo Desde el administrador de perodos, con el botn Desde la Barra de herramientas, con el botn (*)

Qu es

Esta opcin sirve para copiar tus archivos de trabajo a otros dispositivos, como un disquete o en CD en la unidad de tu computadora, o al mismo disco duro, en otro directorio. El asistente crear un archivo "ZIP" con el nombre que le proporciones al sistema, este archivo contendr uno o ms archivos con la extensin .ZIP que a su vez contendrn los archivos con los datos que se quieren respaldar. Esta operacin te permite contar con un antecedente de todos los movimientos que se efectuaron para que, en caso de que algn archivo se dae definitivamente, puedas restablecerlo en tu directorio de trabajo. Nota:Para que el respaldo que generes funcione correctamente es necesario que los archivos de datos y de ndices sean respaldados.El procedimiento es muy sencillo:Anota los campos que te solicita esta ventana en su parte superior, sin olvidar el nombre que llevar tu respaldo.Selecciona el tipo de informacin que vayas a respaldar, para este caso Aspel - COI 5.5 te da varias opciones:

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Reinstalacin de respaldo
Acceso Men Utileras, Respaldo de archivos, Reinstalacin de respaldo. Administrador de perodos, con el botn Desde la Barra de herramientas, con el botn (*) Qu es Utiliza esta opcin si tu base de datos se dao, utiliza tu respaldo para reinstalar y/o recuperar tu informacin. Por eso es muy importante que realices respaldos diariamente. El procedimiento es muy sencillo:

1.

Selecciona el archivo de respaldo que vayas a reinstalar.

Selecciona el tipo de informacin que vayas a respaldar, para este caso Aspel - COI 5.5 te da varias opciones:

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Parmetros del sistema

Acceso Men Configuracin, Parmetros del sistema

Qu esLos parmetros del sistema son las modalidades de operacin con las que trabaja tu programa, las cuales puedes modificar para una operacin ms adecuada a tus necesidades (tu sistema viene configurado con algunas modalidades de operacin bsicas, las cuales se adaptan al manejo comn de las empresas mexicanas, pero puedes modificarlas).Estos parmetros afectan directamente a la constitucin y funcionamiento de los catlogos de Cuentas, Cuentas departamentales, Plizas, Histrico de tipos de cambio y Catlogo de Monedas. Es decir que, cualquier modificacin, repercutir directamente en los resultados de tu contabilidad.La ventana de esta opcin muestra a estos parmetros agrupados en las siguientes carpetas

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Datos de la empresa Cuentas Plizas Activos Multimoneda

Parmetros Datos de la empresa

Acceso Men Configuracin, Parmetros del sistema, Datos de la empresa

Que es Aqu se muestra y configuras la informacin de los datos de la empresa, es decir los datos generales como ubicacin, R.F.C, clave maestra, etc. con la que el sistema se registr.

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Parmetros de Cuentas
Acceso Men Configuracin, Parmetros del sistema, Cuentas

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Parmetros de Plizas

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Da de alta la empresa en tu sistema

Acceso Men Configuracin, Datos de la empresa, con el botn Altas. Desde la Barra de herramientas, con el botn y despus el botn Altas (*)

Qu esEl proceso de. "Dar de alta" una o varias empresas (hasta 99 diferentes), sirve para que le indiques al sistema el nombre o razn social de las empresas con las que trabajars, as como los datos de registro bsicos de las mismas. Una vez registradas las empresas desde esta opcin, al momento de iniciar una sesin con el sistema se listarn todas las empresas disponibles para que selecciones aquella con la que iniciars la sesin del sistema; de igual forma el nombre definido en esta opcin aparecer en todos los reportes y documentos que emitas.Recuerda que el sistema por omisin tiene registrada una primer empresa llamada EMPRESA INVALIDA, la cual actuar como una empresa ficticia hasta que decidas activar tu sistema y registrar la razn social de tu empresa. NO podrs dar de alta ms empresas si tu sistema an no ha sido Activado, de igual forma no podrs modificar los datos de la EMPRESA INVALIDA.

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Agrega un nuevo usuario Aspel

Acceso Men Configuracin / Perfiles de usuario, con el botn Men Configuracin / Perfiles de usuarios, Men flotante (botn derecho del ratn), opcin Nuevo usuario Para el caso de Aspel-SAE Men Utileras / Perfiles de usuario, con el botn

Men Utileras / Perfiles de usuarios, Men flotante (botn derecho del ratn), opcin Nuevo usuario Qu es En esta ventana podrs dar de alta al personal o usuarios que podrn trabajar en los sistemas Aspel. Debers proporcionar los datos generales del usuario, as como el nombre del usuario y clave de acceso a los sistemas. Manejo

Al ingresar al mdulo de perfiles de usuarios, el sistema presenta por omisin un usuario que es el administrador, el cual tiene asignada la clave Aspel1 F8, por lo que necesitars dar de alta a los dems usuarios que trabajarn dentro de la empresa. Cuando das de alta un usuario Aspel, por omisin se agrega en la seccin donde se administran todos los usuarios de los sistemas Aspel (seccin derecha de la ventana), y 45

ste slo se aadir en la parte de usuarios registrados del sistema (seccin izquierda de la ventana), si al darlo de alta se seal una o varias empresas de las registradas dentro del sistema en cuestin. Para un mejor entendimiento de este manejo, utilizaremos un ejemplo: Para dar de alta un usuario realiza lo siguiente: 1. Selecciona la opcin Nuevo Usuario.

2. Al hacerlo, se desplegar una ventana donde debers proporcionar el usuario, nombre completo del usuario, clave (contrasea), puesto, departamento, correo electrnico y el perfil a aplicar; adems si tienes ms de una empresa debers indicar a cuales empresas se van a agregar.

Una vez definidos dichos datos, selecciona el botn Crear para que el usuario se agregue al entorno comn Aspel. En ese momento observars que automticamente el nuevo usuario aparecer en la seccin derecha de la ventana que es donde se registran los usuarios comunes Aspel y slo si al darlo de alta lo asignaste a alguna de las empresas disponibles, incluyendo la empresa actual, observars que dicho usuario aparecer listado en la seccin izquierda de la ventana, que es donde se muestran los usuarios registrados en la empresa seleccionada.

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Los usuarios se dan de alta de manera general, quedando disponibles para su uso en cualquier sistema Aspel, por lo que una vez registrados, debers seleccionar aquellos que trabajarn en cada sistema y/o empresa. Gracias a esta nueva interfase ser posible tener habilitado el mismo usuario en varios sistemas, slo que el perfil asignado depender del sistema en el que se est trabajando, es decir el uso de los procesos correspondientes al sistema en cuestin.Si se quieren aadir o registrar los perfiles en otra empresa perteneciente a otro sistema Aspel, tendrs que hacerlo desde el sistema al que pertenecer y habilitarlo por cada una de las empresas en donde podr trabaja.

Definir el perfil de un usuario

Acceso Men Configuracin / Perfiles de usuarios / Seccin: Usuarios registrados para la empresa seleccionada Para el caso de Aspel-SAE Men Utileras / Perfiles de usuarios / Seccin: Usuarios registrados para la empresa seleccionada

Qu es

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La definicin de un perfil de usuario, consiste en indicar a qu operaciones tendr acceso y a cules no dependiendo el tipo de trabajo o puesto que desempee en la empresa. Al usuario Administrador no se le podr modificar su perfil, ya que por la misma naturaleza de su perfil o puesto debe tener permiso de acceso a todos los procesos del sistema. Manejo Para cada uno de los usuarios registrados podrs observar una lista de las distintas operaciones generales que se pueden realizan en el sistema, y donde a su vez cada una contiene las opciones con las que est relacionado. Cuando se crea un usuario ste por omisin tiene permisos para acceder y trabajar con todos los procesos o funciones que se realizan desde el sistema (siempre y cuando en el momento de darlo de alta no se le haya asignado un perfil predefinido). Es importante definir correctamente el perfil de un usuario, ya que podrs permitirle que ejecute una funcin muy general o llegar a lo ms especfico, de acuerdo al tipo de organizacin en tu empresa. Selecciona el usuario al cual vas a definir su perfil y expande los nodos con ayuda del ratn.

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3. CUENTAS
La lista siguiente muestra los tipos de catlogos de cuentas que se encuentran en el sistema Al momento de instalar tu sistema, en la ventana de Creacin del catlogo de cuentas, debers elegir la opcin Catlogo vaco (sin cuentas). Entonces, ser tu responsabilidad dar de alta todas las cuentas que compondrn tu catlogo, lo cual debers hacer de la siguiente manera: captura la cuenta de Mayor y a continuacin todas las cuentas que dependen de ella. Dirgete a la explicacin del alta de cuentas: Agregar una cuenta Si ya instalaste tu sistema, tambin puedes crear nuevamente el archivo de cuentas y elegir un catlogo vaco. Catlogos predefinidos Este sistema te ofrece cuatro opciones predefinidas para poder trabajar con un catlogo que se adapte mejor a las necesidades de tu empresa. Estos catlogos cuentan con 4 caracteres para el nivel Mayor, 3 para las Subcuentas. Todos los catlogos predefinidos contienen las cuentas indispensables para llevar a cabo una contabilidad completa, como las cuentas de Seguros, Rentas, I.S.R., Proveedores y acreedores diversos, Ventas, IVA por pagar, etc. Catlogo estndar Contiene las cuentas que se emplean en la mayora de las compaas, sin importar el giro al que pertenezcan, ejemplos: industria, computo, etc.

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Cuentas acumulativas y de Detalle

Manejo Aspel COI 5.5 maneja cuentas acumulativas y de detalle, a continuacin se explicarn ms ampliamente: Cuentas Acumulativas Son cuentas que no se ven afectadas por movimientos de las plizas, sino que se actualizan automticamente de acuerdo a los movimientos que se efectan en las cuentas que dependen de ellas. Generalmente las cuentas de Mayor son definidas como cuentas acumulativas. Nota No podrs agregar una subcuenta acumulativa a una cuenta de detalle.

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Creacin de un catlogo de cuentas

Introduce el catlogo de cuentas Para empezar a trabajar, debers introducir el catlogo de cuentas de tu empresa.

Tienes 2 opciones para ello: Introducir el catlogo de tu empresa, o Elegir un catlogo estndar, que es creado automticamente por el sistema (puedes utilizar este catlogo adaptndote al ordenamiento de cada una de sus cuentas y actualizarlo peridicamente).

Niveles de cuentas permitidos

Qu es

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El sistema te da la capacidad de utilizar un catlogo de hasta 9 niveles hasta 20 dgitos entre todos los niveles, con el cual podrs clasificar tus cuentas y obtener subtotales en todos los grupos. El sistema te ofrece un catlogo estndar de 3 niveles (4 dgitos para las cuentas de Mayor, 3 para Subcuentas y 3 para los auxiliares). Consideraciones y ejemplos Para Aspel - COI, los niveles se denominan: De Mayor, Subcuenta, Subsubcuenta y as sucesivamente hasta llegar al ltimo nivel, que es el de auxiliar:

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4. PLIZAS

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Catlogo de Plizas
Acceso Men Archivos, Plizas Desde la Barra de herramientas, con el botn

Qu esEn este catlogo se encuentran las plizas y todas sus caractersticas, por omisin el sistema muestra informacin del Tipo de pliza, Nmero, Fecha, Concepto o descripcin de la pliza, los atributos Auditada o Contabilizada; sin embargo t puedes personalizar el catlogo ocultando o mostrando las columnas segn tus necesidades.

1. Cuentas con un mdulo donde te mostrar los tipos de pliza dados de alta en los parmetros de la empresa. 55

2. Adems cuentas con un mdulo, el cual por omisin presenta informacin sobre el Tipo de pliza, Nmero, Fecha de elaboracin, Concepto de la pliza; as como sus atributos; es decir si estn o no auditadas y/o contabilizadas; sin embargo podrs personalizar dichas columnas de tal forma que el catlogo muestre la informacin de acuerdo a tus necesidades 3. Se tiene disponible un mdulo en el cual se muestra el detalle de la pliza; es decir al posicionarte sobre una pliza, en dicho mdulo se mostrarn los movimientos o partidas que se registraron en la misma. Estas partidas contienen informacin como: nmero de cuenta, tipo de cambio, concepto de la partida, movimiento en el debe o haber, Departamento y la suma total de los montos de las partidas.

En la parte inferior se presentan las pestaas correspondientes a los meses de trabajo, haciendo clic en alguna de ellas, en la consulta vers las plizas correspondientes a ese perodo de trabajo. Nota Podrs personalizar la informacin que mostrar la consulta; la informacin que podrs aadir o eliminar es: Tipo de pliza Nmero de pliza 56

Fecha de elaboracin Concepto de pliza Contabilizada

Auditada

Plizas modelo
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Qu es Las plizas modelo son plizas que se graban en un archivo independiente al Catlogo de plizas con la extensin *.POL. De esta forma, podrs acceder posteriormente a este archivo para ajustar algn dato que haya quedado pendiente de definir al momento de la captura. Tambin las puedes utilizar cuando necesitas contabilizar plizas que no sufren modificaciones substanciales en su contenido, y que se deben aplicar de forma repetitiva. Debido a los procesos de redondeo en la generacin de plizas modelo, en ocasiones el total de cargos y el total de abonos varan por centavos, en cuyo caso es necesario que ajustes la diferencia manualmente.

Grabar pliza modelo

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5. ACTIVOS
Tipos de activos

Qu es Los Tipos de activos se definen para agrupar a los activos que, por su naturaleza, tienen tratamientos similares en cuanto a depreciacin y revaluacin. Los datos definidos en los tipos de activos sern los que el sistema sugiera al dar de alta los activos. Ventana del catlogo de Tipos de activos Dentro del catlogo de tipos de activos, podrs observar un listado de los tipos de activos existentes con su nmero, descripcin, tasa de depreciacin, mtodo de depreciacin y monto mximo deducible.

Nota No podrs eliminar los tipos de activos. Slo podrs realizar modificaciones de los campos que los definen, con excepcin del nmero de tipo de activo, el cual es asignado secuencialmente por el sistema. 60

Dentro de este catlogo puedes realizar diversas operaciones.

Catlogo de Activos

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Agregar un activo
Acceso 62

Men Archivos, Activos/ Men Edicin, Agregar o Alt + Ins Desde la consulta de activos, oprimir el botn Qu es Esta funcin agrega nuevos Activos al catlogo, recopilando todos los datos del mismo para su posterior procesamiento. Para dar de alta un activo, el proceso que debes llevar a cabo es el siguiente:

1. 2. 3.

Abre el catlogo que se indica y ejecuta el proceso de Agregar. Anota la informacin solicitada en los campos. Graba el activo con el botn Aceptar.

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6. REPORTES
Manejo de reportes Conoce los listados que el MEN REPORTES te ofrece: Una vez que tengas conocimiento de los parmetros de operacin con los que ests trabajando en tu sistema y captures tus partidas con la informacin contable de tu empresa, puedes generar reportes que te ayudarn a responder a las necesidades financieras ms apremiantes:

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7. PLIZA DE CIERRE ANUAL

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8. UTILERAS
Control de archivos

Diagnstico de archivos

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Qu es Esta opcin verifica los archivos de datos (terminacin.DB) para conocer el estado en que se encuentran. Al iniciar este proceso, el sistema comprueba registro por registro que la informacin que contienen los campos sea del tipo especificado (por ejemplo, que en un campo numrico no aparezca una letra o basura, que la longitud sea la correcta, etc.)

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Este proceso genera el nuevo archivo de datos de tu contabilidad que hayas marcado en la ventana de Control de Archivos. Nota: Cuando el estado indicado en la ventana de Control de Archivos dice que el archivo No existe, con esta opcin puedes crear cada archivo de datos (.DB). Al crear los archivos de datos tambin se generarn los ndices asociados. Repercusiones Al crear cualquier archivo si ya existe, perders toda tu informacin contenida en ste. Manejo

Si ejecutas este proceso, el sistema revisar primero si ya existe el archivo; si no lo encuentra grabado en la ruta de acceso (donde se almacenan los datos), se crea automticamente; si se encuentra grabado el archivo que se solicit, enviar un mensaje de que ya existe y te pedir la confirmacin para continuar. Al crear cualquier archivo de datos, el sistema mostrar el Estado de creado. En el caso de la creacin del archivo del Catlogo de monedas el sistema te proporciona una ventana; en donde podrs observar un listado de las monedas con el nombre de la moneda, en la cual podrs reinicializar el archivo de monedas con las que deseas trabajar.

Recuperacin de archivos

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Qu es Esta funcin te permite recuperar la mayor cantidad de informacin de los archivos que se encuentren daados; una vez terminado el proceso el sistema indicar dentro de la ventana de control de archivos el Estado del archivo como recuperado y el total de registros recuperados. Esta opcin estar disponible nicamente para los archivos de datos (archivos con terminacin DB)

Repercusiones Si por algn error efectuaste el proceso de Recuperacin sobre un archivo que no lo necesitaba, tu informacin no se ver afectada. Despus de recuperar un archivo ser necesario Regenerar el ndice del mismo. Nota: Si en el Diagnstico de Archivos observaste un Estado de archivo como daado, debes llevar a cabo la Recuperacin de archivo. Al ejecutar el proceso no se asegura que se recupere la informacin del registro daado, pero s de los registros anteriores y de los posteriores, necesitando capturar slo los registros daados o los ms recientes. Manejo y Sugerencia El sistema leer el archivo indicado y, si el registro es correcto, lo grabar en un archivo temporal. Cuando se localiza un registro daado, el sistema preguntar si deseas continuar recuperando la informacin, eliminando el registro incorrecto. Si contestas afirmativamente se continuar la recuperacin hasta terminar de leer el archivo. Si, por el contrario contestas de manera negativa el proceso se dar por terminando y el archivo quedar compuesto por los registros correctos que se encontraban almacenados antes del daado. En el caso de las Plizas, el proceso tambin borra los cargos y abonos que aparecen en el Catlogo de cuentas y actualiza las afectaciones de las plizas que no estn daadas, tanto en las cuentas de detalle como en las acumulativas. Si al encontrar un registro daado decides suspender la recuperacin, necesitaras volver a capturar el movimiento daado y los posteriores para que tu contabilidad no se descuadre. Se recomienda usar esta funcin slo cuando los archivos que la Verificacin marca como existentes son superiores al 60% de su informacin y cuenta con un respaldo reciente, debido a que tendrs que volver a capturar aquellos movimientos que no se recuperaron.

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Regeneracin de ndices

Qu es Esta es una de las opciones de mayor utilidad dentro del Control de archivos, ya que muchos de los problemas ms comunes se solucionan ejecutando esta utilera. Solamente podr ser ejecutado sobre archivos de ndice (archivos con extensin en formato PARADOX PX, XG0 o YG0) que son los que se encargan de grabar en un cierto orden la informacin. Esta utilera soluciona muchos de los problemas que se pueden presentar cuando ocurre una descarga elctrica o cuando alguien apaga su computadora mientras se ejecutaba alguna operacin de guardado. Utiliza esta opcin cuando:

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Los datos que reporta el sistema se generen fuera de orden, estn duplicados o no aparezcan. Los archivos de ndice no existan. El Estado aparezca como Incorrecto. Existan problemas de operacin.

Repercusiones En caso de que algn registro est daado, la regeneracin de ndices no contribuir a recuperarlo, por lo que debers utilizar la recuperacin de archivos. Si ejecutas la regeneracin de un ndice que no requera este proceso, sus archivos no se vern afectados.

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