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MANUAL DE USO

EXCEL + MACROS + TABLAS DINAMICAS = CTA CONTABILIDAD

Aclaraciones claraciones necesarias. Commons . en esta obra solo se hace referencia a software propietario y marcas registradas debido a que fueron las herramientas utilizadas para ara realizar el trabajo al que esta obra se refiere. Todas las marcas aquí mencionadas son propiedad de sus respectivos propietarios y solo dichos propietarios pueden distribuirlas o designar a terceros para tal fin. necesarias Hay que hacer las aclaraciones necesarias para que esta obra pueda estar dentro del marco legal. Esta obra está bajo licencia Creative Commons.

pero debido a la cantidad de formulas e información que almacena se vuelve pesado en MB y muy lento cuando las formulas superan las 65. una vez descargado. Configura la seguridad de macros. Nota aclaratorias.536 filas. pero no varía en gran medida en las versiones más recientes. Puede descargar CTA Contabilidad de este link. La pantalla de configuración es para Excel 2007. no se aconseja la última opción que dice habilitar ya que si en posteriores ocasiones recibe un archivo con virus de macro. este se ejecutara automáticamente y puede dañar la PC. se ha probado convertirlo a las versiones más recientes de Excel y funciona muy bien. notara que es un único archivo de Excel lo que lo hace 100% portable. Se ha mantenido el archivo . Se debe dejar una seguridad media.536 filas x hoja. para que Excel permita la ejecución de las macros previa autorización. solo necesita tener instalado en su PC el ya conocido Excel de la familia Microsoft Office. aun en una PC de buenas capacidades. y trabaja a la perfección con sus 65. .xls ya que este sistema es para una pequeña contabilidad. sea una micro empresa o para fines educativos. puede guardarlo en cualquier lugar.Donde descargar y guardar.

Por ser un archivo de Excel este se abre como lo haríamos con cualquier archivo de dicho software. Indicamos la opción habilitar este contenido y clic en aceptar para poder habilitar todas la funcionalidades. . al ingresar notaremos el botón de advertencia.Ingreso al sistema. damos clic sobre él y nos mostrara otra ventana.

Este catalogo acepta hasta 6 niveles como se muestra en la fila de color negro y debe configurarlo en base a sus necesidades. En la siguiente fila encontrara “Total Dígitos”. la “Aplicación” y en la casilla de “Posteo” digitar “Si” o “No” indicando que esta cuenta si puede o no. el “Rubro”. encontrara un catalogo de referencia creado por nuestra imaginación para que pueda apreciar la estructura que debe ingresar. Nos dirigirá automáticamente al menú principal y debemos llenar los datos de la empresa. Posteriormente clic al botón Catalogo y nos dirigirá al catalogo de cuentas. Bajo el nombre “Catalogo de Cuentas”. Digite la “Descripción de la cuenta”. para que ingresemos el catalogo a usar. esta es una columna formulada y si digita los códigos podría ocasionar un error en otra parte del sistema. . NIT y NRC.Primeros pasos. Los códigos de cuenta debe digitarlos por nivel en las casillas indicadas. Nombre. y en las celdas aledañas los dígitos que maneja su catalogo por cada nivel de cuenta. encontrara “Dígitos x Nivel”. y en las celdas contiguas deberá ingresar el total de dígitos que corresponden a cada nivel. NO TOCAR/DIGITAR en la parte con códigos de fondo celeste (los códigos que están bajo “Catalogo de Cuentas”). ser usada para ingresar registros.

Regrese al menú principal. clic en botón “Ir a menú” y clic en botón “Compras”. y es útil y necesaria para las formulas y macros. contiene información en texto color blanco para que no se vea mal al imprimir el libro. NO BORAR.Regrese al menú principal. solo los que están a partir de la octava fila. la segunda y la tercera fila esta con valores cero y a partir de la cuarta fila encontrara registros de ejemplo. clic en botón “Ir a menú” y clic en botón “BD General”. entre los títulos de libro de compras y los registros se observa una celda en blanco. Observara que la primera fila son los títulos de las columnas. Aclaro. solo los que están a partir de la cuarta fila. Tanto si es una nueva contabilidad o si es un nuevo año a registrar deberá borrar todos los registros. NO ELIMINAR NADA ANTES DE ESO. NO ELIMINAR LA PRIMERA. . Tanto si es una nueva contabilidad o si es un nuevo año a registrar deberá borrar todos los registros. la cual realmente no está en blanco. es decir a partir de donde si hay registros. SEGUNDA Y TERCERA FILA.

Repita las indicaciones del libro de compras. clic en botón “Ir a menú” y clic en botón “Vta. clic en botón “Ir a menú” y clic en botón “BD ClienProv”. esto nos ayudara para realizar las declaraciones de ISR mensual y el informe de RETENCIONES de cada año. Regrese al menú principal. estamos listos para trabajar en el sistema. Esta no es más que una hoja base. clic en botón “Ir a menú” y clic en botón “Retenciones”. Consumidor”. Ventas a Consumidores y Ventas a Contribuyentes) para evitarnos estar digitando cada vez sus datos. Habiendo realizado todo lo anterior. Regrese al menú principal. en ella registraremos a todo cliente y proveedor ya que de acá toman los datos los libros de IVA (Compras. esta no debe ser borrada. Contribuyente”. Esta es otra hoja base. Regrese al menú principal. esta puede omitirse si ya se cuenta con un control similar para tales fines. la única diferencia en este es que los registros empiezan en la octava fila. clic en botón “Ir a menú” y clic en botón “Vta. la única diferencia en este es que los registros empiezan en la doceava fila. Repita las indicaciones del libro de compras. . en la cual ingresaremos los datos de las personas a las que les retuvimos ISR.Regrese al menú principal.

contiguo encontrara un recuadro con la fecha actual. clic en botón “Ir a menú” y clic en botón “Partida”.Ingreso de datos – Registros Regrese al menú principal. las celdas contiguas muestras exactamente eso. Concepto General. contiguo encontrara un cuadro de selección para los diferentes tipos de partida. Abono. bajo este título hemos de colocar el código del proyecto que estamos afectando. no es obligatorio. Bajo este título hemos de digitar el concepto del movimiento que estamos registrando en dicha cuenta. esto puede afectar los resultados finales. por lo que no se detallara su función. . bajo este título hemos de digitar el número de cuenta a registrar. Total Abonos y Diferencia. NO DIGITAR en las columnas que se muestran en color celeste ni fuera de los campos indicados. Proyecto. este dato es modificable y cuando guardes una partida retornara a la fecha actual. contiguo encontrara el recuadro donde debe digitar un concepto general. este campo es de libre gestión. bajo este título hemos de digitar el valor monetario de nuestro registro. Total Cargos. y bajo el encontrara el botón “Iniciar Mes = Partida #1” el cual debes presionar solamente cuando inicia mes o quieres que el numero de partida sea 1 nuevamente. Cargo. en el cual identificaremos lo campos siguientes: Partida #. Los botones son auto explicativos. Cuenta. Tipo. Nos encontraremos con un formulario completo para el ingreso de registros contables. Concepto. Fecha. contiguo encontrara un recuadro con el numero de partida el cual es automático.

clic en "A Valores" para que las celdas que contienen formulas pasen a valores y así evitar que el archivo incremente su tamaño en MB más de lo necesario. . para seleccionar el mes en el cual queremos nuestros registro actual || Se agrego el botón "Seguir Correlativo Mes" para que podamos continuar el correlativo del mes seleccionado || Se agrego una alerta junto a fecha. REGLA 3: Al desplazarte a tu derecha en la hoja de cálculo. encontraras una partida de diario. e identificaremos claramente lo campos legales que contienen dichos libros. Al terminar de digitar. clic en botón “Ir a menú” y clic en botón “Compras”. REGLA 2: No es necesario digitar el Nombre y NIT. clic en "Copiar Formula". que se activa si el mes y la fecha no concuerdan. puedes dejarlo en blanco). clic en "Contabilizar" y copiara los datos de la partida base que está a la derecha combinado con los datos que acaba de digitar al formulario de "Partida" para que pueda ser contabilizado. aparecerá inmediatamente al digitar el número de registro. Una vez digitados desde "mes" hasta "proyecto" (este último es opcional). REGLA 1: El primer registro a digitar única y exclusivamente debe ser digitado bajo la fila siguiente de la celda en blanco (la celda seleccionada en la imagen anterior) que sigue a los encabezados. el resto está en parte formulado y en parte ejecutado con macros. copiara formulas en celdas especificas y nos dejara posicionados en la celda en la que hemos de iniciar a digitar. regresando al menú principal y clic en “BD ClienProv”.CAMBIOS PRACTICOS: Se agrego una celda con el listado de los meses del año junto a fecha. Consumidor y Contribuyente) Regrese al menú principal. si no aparece habrá que registrarlo. Nos encontraremos con el libro legal tradicional con algunas modificaciones. Para iniciar con el ingreso de registros. para el ingreso de registros de IVA y contables. en la cual deberás modificar los códigos de "cuenta" y de "proyecto" (este último es opcional. Ingreso de datos – Libros de IVA (Compras.

Utilidades – BD ClienProv Se explico su función en la sección de "Libros de IVA". cuando deseemos la información de un mes especifico ya sea para imprimirlo o únicamente verlo en pantalla. mejor dicho es necesario ingresar al menos una partida ficticia en cada mes cuando este no tenga movimiento o cuando nuestra contabilidad inicie en un mes diferente a enero. Reportes Esta sección no necesita mayor información ya que son reportes legales y hasta puede decirse tradicionales de la contabilidad. Utilidades – BD Auxiliar Esta es una tabla dinámica y formulas para poder tomar de base y formar con estos datos los reportes. . procedemos a: Seleccionar el mes --> clic en botón "Filtrar Mes". Al terminar: clic en botón "Quitar Filtro". ya que los libros de iva son para digitar la información de todo el año. Ingreso de datos – Retenciones Esta hoja de cálculo solo es para ir digitando los datos de las personas a las que se les realizaron retenciones para posteriores reportes mensuales y anuales. Utilidades – BD General Se explico en la sección de primeros pasos. "Balance General" y "Estado Resultados" son acumulados hasta el último registro ingresado y procesado. Nota: se recomienda. si deseas reportes de meses anteriores deberás elaborarlos con los datos del "Libro Mayor" en una nueva hoja de Excel. de lo contrario algún reporte no corresponderá al mes seleccionado en dicho reporte. El "Balance Comp. La imagen es del libro de compras pero el funcionamiento descrito aplica para los otros dos. Utilidades – Actualizar Reportes Realiza la acción que su nombre indica (actualiza todas las tablas dinámicas). al seleccionar la celda de mes notaran que es una celda de selección.Botones "Filtrar Mes" y "Quitar Filtro". Así.". Únicamente me permito una nota. Utilidades – Catalogo Se explico en la sección de primeros pasos.