Versión: 01

Titulo: Código:
MANUAL DE GESTIÓN DE CRISIS DE LA Fecha: 05/03/2021
UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO
003-2021-DII-UNT

Fecha de Emisión: Estado: Código: Versión:

Marzo 2021 1

Manual de Gestión de Crisis de la Universidad

Nacional de Trujillo
Versión 1

Política: Manual de Gestión de Crisis de la UNT

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Dirección de Imagen Oficina de Asuntos

Rectorado
Institucional Jurídicos

Actualizaciones:

Versión: 1 Fecha: 05/03/2021 Aprobado por:

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1. INTRODUCCIÓN
Este manual se ha diseñado para orientar a cuando se enfrente situaciones de
emergencia o crisis, y los problemas asociados en las comunicaciones de carácter
sensible durante tales situaciones.
La finalidad de este documento es establecer lineamientos para proteger a nuestro
personal docente, administrativo y alumnos de la Universidad Nacional de Trujillo,
además de la reputación de la universidad durante el incidente, así como mantener la
confianza de nuestros grupos de interés en nuestras actividades académicas en el
futuro.
El presente manual forma parte del sistema integrado de gestión de riesgos de la
Universidad Nacional de Trujillo y se activa cuando algún riesgo de alto impacto se
ha concretado en una emergencia o crisis.
En el caso de una crisis, la Universidad Nacional de Trujillo debe estar en capacidad
de:
- Manejar la crisis en forma efectiva y profesional, para brindar el apoyo necesario
a nuestro personal y minimizar el impacto sobre nuestras actividades académicas
e infraestructura;
- Proveer el apoyo necesario a las personas que puedan ser afectadas adversamente
por nuestras actividades, incluyendo a los grupos de interés;
- Presentar a la universidad como una institución preocupada y responsable;
- Mantener la confianza de la comunidad académica y de la ciudadanía en general
en nuestra capacidad para manejar eficientemente la situación de crisis, y
- Continuar dirigiendo la universidad con eficacia y eficiencia durante el curso de la
crisis.

2. MISIÓN DEL COMITÉ DE CRISIS

Es un órgano de la Universidad Nacional de Trujillo integrado por distintas
autoridades con tareas precisas tendientes a determinar la crisis a que se está
expuesta la universidad y manejarla en las mejores condiciones para la institución.
3. OBJETIVO GENERAL
El objetivo del presente manual es establecer los lineamientos para la gestión de
crisis en la universidad.
4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
- Prevenir y responder de forma oportuna, rápida y eficiente ante cualquier
situación de crisis que afecte a la universidad; manejando estas circunstancias con
serenidad y responsabilidad.
- Asegurar la comunicación abierta y honesta con quienes se vean afectados,
- Definir claramente las responsabilidades y las funciones del Comité de Crisis ante
situaciones de emergencias.
- Minimizar el daño a la reputación y las actividades académicas de la universidad.
- Reducir la exposición a los daños de los activos fijos.
- Implementar acciones orientadas a minimizar el impacto.
- Restablecer las operaciones normales de la universidad en forma efectiva y rápida,
de tal modo que se evite la repetición del incidente.
- Proteger la reputación de la universidad y preservar el negocio.
5. ALCANCE
a. Personal:

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 Los lineamientos del Manual de Gestión de Crisis de Universidad Nacional de
Trujillo se aplicarán a toda la universidad y terceros involucrados.
b. Situaciones de crisis:
El Manual de Gestión de Crisis comprende las previsiones para el manejo de los
siguientes incidentes:
- Accidentes académicos que causen serios daños a la propiedad, incendio,
colapso de edificaciones, inundaciones, explosiones, etc.
- Desastres naturales como inundaciones, derrumbes, terremotos, incendios,
tsunamis y otros; que puedan poner en riesgo la seguridad del personal docente
y estudiantes, así como interrumpir seriamente el transporte y los enlaces para
la comunicación con los lugares afectados.
- Huelgas, paralizaciones o actividades proselitistas que afecten las actividades
académicas de la universidad.
- Descargas accidentales de materiales o derrames de sustancias químicas que
puedan causar un impacto significativo sobre el medio ambiente, la salud y la
seguridad de las comunidades o población local.
- Incidentes de personas desaparecidas o activos de alto valor que se relacionen
con circunstancias criminales o no criminales.
- Accidentes ocupacionales que ocasionen un efecto negativo en la salud general
o la muerte de uno o más integrantes de la universidad.
- Eventos de seguridad, tales como secuestros, extorsiones, amenazas de
bombas, atentados con explosivos, agitación política o de la población,
detenciones por autoridades locales, y actividades insurgentes o subversivas.
- Cualquier otro hecho inesperado que pueda amenazar la continuidad de las
actividades académicas, la seguridad de los docentes, estudiantes, de la
comunidad local o dañar la reputación de la universidad.
6. DEFINICIONES
 Crisis: Evento que puede afectar la capacidad de la universidad para continuar
con sus actividades o que puede causar un impacto significativo en las relaciones
de la universidad con sus grupos de interés.
 Respuesta ante la emergencia: La respuesta de la universidad para controlar y/o
minimizar los efectos de una crisis/emergencia que demanda adoptar rápidamente
medidas correctivas; con el fin de proteger la vida de las personas, los activos,
minimizar el peligro para el medio ambiente, mantener una relación con los
stakeholders u optimizar el control de pérdidas, etc.
 Plan de Respuesta Inmediata: Un documento de fácil uso en el que se listarán
las medidas a adoptar y los responsables de la implementación.
7. MIEMBROS DEL COMITÉ DE CRISIS
Es un equipo de autoridades de la universidad que se harán responsables del manejo
de crisis y de las decisiones que se tomen para hacer frente a la misma.
La composición del Comité de Crisis será flexible y dependerá de la naturaleza de la
crisis y los stakeholders involucrados. Podrán ser convocados, miembros de la Alta
Dirección, Decanos, Directores de Escuelas, jefes de áreas administrativas,
colaboradores en general o terceros, que sean necesarios para gestionar la crisis.
En principio, el Comité de Crisis será presidido por el Rector de la universidad y
constará de los siguientes miembros:

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 1. Vicerrectorado Académico
2. Vicerrectorado de Investigación
3. Secretaría General
4. Dirección de Recursos Humanos
5. Oficina de Asuntos Jurídicos
6. Director General de Administración
7. Director de Responsabilidad Social Universitaria
8. Directores de las Filiales
9. Director de Imagen Institucional
8. RESPONSABILIDADES DE LOS MIEMBROS DEL COMITÉ DE CRISIS
Los miembros del Comité de Crisis deberán de cumplir con las siguientes
responsabilidades:
- Enfrentar la crisis y trabajar en equipo para resolverla.
- Monitorear el cumplimiento de los planes que el mismo Comité establece.
Asimismo, los miembros del Comité tienen responsabilidades más específicas, las
cuales son las siguientes dependiendo de la naturaleza de cada crisis:
ASPECTOS GENERALES
- Conocer de primera mano los detalles de la crisis.
- Impartir instrucciones durante una crisis.
- Definir un portavoz oficial ante la opinión pública nacional e internacional.
- Establecer contacto con los organismos pertinentes del gobierno.
- Elaborar y monitorear la ejecución del Plan de Respuesta Inmediata, en base a los
acuerdos establecidos durante el Comité.
- Informar a los ejecutivos de las distintas áreas o procesos, y sectores que
estuvieran involucrados acerca de la evolución de la crisis.
ASPECTOS FINANCIEROS
- Cuantificar el impacto económico de la crisis en UNT.
- Evaluar las formas de proveer fondos para enfrentar la crisis que experimenta la
compañía.
ASPECTOS DE COMUNICACIONES
- Coordinar las declaraciones que se den a los medios de prensa.
- Preparar información en general para ser distribuida a los medios de prensa.
ASPECTOS LEGALES
- Coordinar las decisiones del Comité de Crisis en el marco legal, durante o después
de un momento adverso.
- Determinar un plan de respuesta jurídico en defensa de los intereses de la
Universidad, a partir de la crisis experimentada.
ASPECTOS DE MEJORA
- Investigar el origen y consecuencias del evento de crisis.

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 - Identificar y evaluar de los riesgos generados para considerarlos a futuro y evitar
la reiteración de la crisis.
9. PROCEDIMIENTO GENERAL
9.1 Convocatoria del Comité de Crisis
La convocatoria del Comité de Crisis es responsabilidad del Rector de la
universidad, cuando algún riesgo de alto impacto se ha concretado en una
emergencia o crisis, en caso que por motivos de fuerza mayor no pueda realizar
dicha función, la decisión de convocatoria se realizará en el siguiente orden:
1. Vicerrectorado Académico
2. Vicerrectorado de Investigación
3. Secretaría General
El secretario del Comité de Crisis será el asistente quién se encargará de
completar la información de los formatos respectivos.
Cabe señalar que, se deberá formular una escala de impacto de riesgo estratégico
como referencia.
Una vez identificada la situación de crisis, se deberá de convocar al Comité de
Crisis como máximo 24 horas después de haberse tomado conocimiento de la
situación de crisis y en función a los miembros que sean necesarios para
gestionar adecuadamente la crisis.
El Comité de Crisis será convocado las veces que sea necesario para que la
universidad gestione en forma adecuada una emergencia o crisis.
9.2 Respuesta Inmediata a la crisis:
- Una vez convocado el comité de crisis y definida la crisis en la que se
encuentra la compañía, la información deberá ser registrada en el formato de
Plan de Respuesta Inmediata.
- Luego de definir la crisis se deberán delinear las acciones de respuesta a la
misma con responsables y fechas de implementación.
- El Plan de Respuesta Inmediata deberá de ser concluido durante el Comité y
será distribuido al personal responsable de implementar las acciones de
respuesta una vez finalizado el mismo.
- El Rector deberá de hacer un seguimiento al cumplimiento del Plan de
Respuesta Inmediata, las acciones deberán de ejecutarse con prioridad alta; es
decir, el personal de la compañía deberá de alinearse a los requerimientos de
dicho plan.
9.3 Comunicación de la Crisis:
- Una vez convocado el comité de crisis, deberá definir las estrategias de
comunicación externa e interna de la crisis en la que se encuentra la
universidad, información que deberá ser registrada en el formato Estrategia
de Comunicación para la Gestión de Crisis.
- El comité de crisis deberá definir las estrategias para administrar
adecuadamente las consecuencias de la crisis con los stakeholders
involucrados.
El Comité de Crisis deberá evaluar si es necesario convocar miembros adicionales o
especialistas terceros para una gestión adecuada de la comunicación de la crisis y
administración de la misma con los stakeholders.

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