Apunte Académico

Clase 7: Planificación
Unidad 3: Administración de Organizaciones
Asignatura: Administración de Negocios
Escuela: Escuela de Negocios

Introducción:

En la unidad anterior se estudiaron las organizaciones actuales y futuras, donde las

empresas de hoy requieren administradores con habilidades centradas en dar
respuestas a las diversas exigencias del medio, dentro de las cuales se destacan
los drivers estratégicos; es decir creatividad, innovación y liderazgo, pero no
cualquier liderazgo, sino uno centrado en la colaboración que pueda asumir los
cambios externos e internos.
Periódicamente las organizaciones se plantean ¿qué queremos? ¿quiénes somos?
¿hacia dónde nos dirigimos? En esta oportunidad, se abordará la evolución del
pensamiento administrativo, centrado en la Planificación, para luego en la próxima
clase continuar con las otras fases del proceso; Organización, Dirección y Control.
Desarrollo:
Para comenzar, debemos recordar que en la unidad N°1 se señaló que la
Administración, al ser por una parte ciencia, involucra métodos. Por tanto, es
importante señalar que la teoría administrativa y el mismo concepto de
administración tienen la ventaja que ha ido evolucionando en el tiempo,
adaptándose a los cambios del entorno y a la realidad actual.

El punto de convergencia común de las distintas miradas del

concepto de administración es: planificar, organizar, dirigir y
controlar los recursos disponibles para lograr las metas u
objetivos propuestos.

Los gerentes son responsables de actuar de manera que permitan a los individuos
contribuir de la mejor forma al logro de los objetivos del grupo. Así, la administración
se aplica a organizaciones grandes y pequeñas, empresas lucrativas y no lucrativas,
y a industrias de manufactura y de servicios. (Koontz, H. et al, 2017)
Muchos estudiosos y gerentes han encontrado que la organización útil y clara del
conocimiento facilita el análisis de la administración. Por tanto, al estudiar esta
ciencia es necesario desglosarla en cuatro funciones gerenciales generales
(planear, organizar, dirigir y controlar), alrededor de las cuales puede organizarse el
conocimiento que las subyace. Otros autores señalan que son cinco las funciones
gerenciales agregando la integración del personal. Para efectos de esta unidad
veremos sólo los cuatro mencionados anteriormente y es preciso destacar que las
funciones administrativas no son una secuencia lineal, ya que los administradores
realizan una serie de funciones de manera simultánea.
En el último tiempo han habido varias organizaciones que se han visto sorprendidas
por diversos factores del entorno, ya sea por volatilidad económica, cambios
políticos, problemas migratorios, desastres naturales, pandemia o innovaciones
disruptivas. Como reacción, se observa un mayor interés en la planificación de
diversos escenarios, incorporando una gestión inteligente adquiriendo conocimiento
profundo de las posibilidades presentes a partir de múltiples posibles futuros.
Está claro que durante los períodos turbulencia, es más complejo predecir, por lo
cual existe el enfoque de Planificación de Escenarios de Oxford, conocido como
TUNA (turbulence (turbulencia) , uncertainty (incertidumbre), novelty (novedades)
and ambiguity (ambigüedad)), en el cual las organizaciones se enfrentan a serios
retos que amenazan su propuesta de valor y todas sus actividades. Por lo cual, es
clave desarrollar un cierto número de “y qué pasaría si...” para explorar en forma
real y práctica los posibles escenarios, identificando cuáles son las inseguridades
más urgentes para construir variados horizontes. En definitiva, si las organizaciones
no invierten en planificación de escenarios, el costo alternativo es demasiado
costoso: no pensar en las consecuencias de lo que puede ocurrir. (Inmario, 2020)
Por lo tanto, en un proceso de planificación es indispensable contar con sistemas
de información oportunos y confiables, ya que mediante ellos es posible efectuar un
análisis del entorno y de las variables internas de la organización, las cuales pueden
afectar el logro de los objetivos.
Veamos a continuación el concepto de Planificación, según Pride et al (2017) es
el proceso para establecer metas organizacionales y decidir cómo cumplirlas.
Comúnmente se refiere a ésta como la “primera” función administrativa, porque las
demás dependen de ella.
En palabras simples es generar una ruta para lograr nuestros objetivos
organizacionales y a su vez, decidir cómo los cumpliremos, ya que nuestros
recursos, como bien ya sabes, son escasos. Además, la planificación se lleva a
cabo en todo nivel, es decir en forma personal, familiar, laboral, organizacional, a
nivel país, entre otros aspectos. Entonces, cabe preguntarse ¿por qué es tan
relevante? Las decisiones que tomamos día a día siempre están insertas bajo un
manto de incertidumbre (los factores internos de la empresa y externos (entorno)
cambian constantemente), por tanto para evitar esto, uno debe realizar una
planificación analizando todas las variables que pueden impactar tus decisiones,
por lo cual si planificamos correctamente evitamos la redundancia en la decisiones
futuras, marcamos una dirección a nuestros colaboradores y establecemos
objetivos o estándares para controlar lo planificado.
Así mismo, en esta etapa los administradores deben cuestionarse cuál es el
propósito de la empresa o cuál será a futuro; ¿en qué se diferencia de las otras? Y
por tanto, las organizaciones dan respuesta a dichas preguntas, a través de la
declaración de su misión y visión, dejando claro sus objetivos y propuesta de valor,
pilares vistos en la unidad 1. Ejemplo de ellos son Twitter, Amazon y Facebook que
basan su proceso de planeación en la declaración de su misión. Algunos ejemplos
son: La misión de Starbucks es inspirar y nutrir el espíritu humano: una persona,
una taza y un vecindario a la vez”. En Amazon.com es “la compañía más centrada
en el cliente en todo el mundo; construir un lugar donde la gente pueda venir a
descubrir cualquier cosa que puedan querer comprar en línea”. En Facebook es “dar
a la gente el poder de compartir y hacer el mundo más abierto y conectado”. Una
vez que la misión o propósito ha sido declarado, el siguiente paso es Planificar.
(Pride et al, 2017)
Pensemos en IKEA, donde su propósito es “construir un mejor día en la vida de la
gente” (IKEA, 2018) desarrollando una cultura que gira alrededor de la
responsabilidad social que forma parte integral del negocio, ayudándonos a
comprender para qué está la marca, dando un significado a su negocio y cómo se
distingue de otras y no fabricar muebles bonitos y accesibles; por lo cual apunta a
mejorar la vida cotidiana de las personas.
El proceso de planificar involucra establecer los objetivos importantes y asignar
recursos para alcanzarlos. Por lo tanto, para lograr los propósitos planteados es
necesario planificar correctamente los objetivos de manera clara, reconocer que
podemos formular objetivos de largo plazo y de corto plazo, corroborando
efectivamente si lo comunicado lo entendieron nuestros colaboradores y equipos de
trabajo. Para saber un poco más sobre planificación y así, complementar tu estudio
y aprendizajes de esta clase, te invito a ver el video de charla TED “Por qué el
secreto del éxito es fijar metas correctas”
https://www.ted.com/talks/john_doerr_why_the_secret_to_success_is_setting_the_
right_goals?language=es

Koont (2017) señala que existen diversos tipos de planes, algunos de ellos son:
misión o propósito, objetivos o metas, estrategias, políticas, procedimientos, reglas,
programas y presupuestos. Respecto a la primera se ha expuesto de manera
extensa su fundamento e importancia tanto en la unidad 1 como al inicio de este
apunte. A continuación, la definición de los otros tipos de planes:
● Objetivos: son los fines hacia los cuales se dirige la actividad, no solo
representan el punto final de la planificación, sino el fin al que se dirige la
organización, dirección y control. En el punto final de este apunte se abordará
una metodología para desarrollar objetivos mediante SMART.
● Estrategias: Determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una
empresa, la instrumentación de los cursos de acción y la asignación de los
recursos necesarios para alcanzar esos objetivos. En otras palabras, líneas
de acción de largo plazo para alcanzar los objetivos.
● Políticas: Son declaraciones o interpretaciones generales que orientan las
reflexiones para la toma de decisiones.
● Procedimientos: Son planes que establecen un método de actuación
necesario para soportar actividades futuras, entregando lineamientos para
actuar.
● Reglas: Establecen las acciones específicas, o su ausencia, para evitar que
existan desviaciones; casi siempre son de tipo de plan más simple. Ejemplo:
No fumar.
● Programas: conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignación
de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos necesarios
para realizar un curso de acción determinado.
 ● Presupuesto: Informe de resultados esperados que se expresan
numéricamente o comúnmente llamado plan cuantificado.

Toma de Decisiones
¿Qué piensas sobre la siguiente frase: “En las empresas las decisiones
empresariales se podrían realizar a través de la inteligencia artificial llegando a
reemplazar a los administradores”? Te invito a dejar tus opiniones y comentarios en
el tablero de discusión.
Constantemente los administradores de todos los niveles y de todas las áreas se
encuentran con dilemas y son juzgados por la toma de decisiones que toman. Pues
bien, en todo proceso de toma de decisiones debemos elegir entre varias
alternativas, y el impacto de nuestras elecciones afectan a nuestros colaboradores,
empresa, entre otros, de forma positiva o negativa (Robbins, 2014).
Claramente, día a día nos sentimos bombardeados por la cantidad de datos,
informes, reportes, requerimientos, entre otras exigencias, por lo cual es
fundamental saber discriminar la información para tomar decisiones relevantes, con
el fin de dar cumplimiento a lo solicitado. Así mismo, el administrador debe
reconocer para quién va dirigida la información, analizando su público objetivo, es
decir, sus clientes, colaboradores, proveedores, entre otros. Considerando que sus
decisiones serán evaluadas por la calidad de la información, la rapidez de búsqueda
y la seguridad de ella.
Estas decisiones deben apuntar hacia la eficiencia y dar respuestas a los
problemas. Por lo tanto, a continuación se presenta el proceso de toma
decisiones, el cual comienza con la identificación de un problema y finaliza con la
efectividad de la decisión tomada, datos obtenidos de Robbins (2014).
Paso 1. Identificar el problema: Todas las decisiones tienen su origen en un
problema o disyuntiva. Ejemplo: Mi equipo de ventas necesita computadoras
nuevas.
Paso 2: Identificar los criterios de decisión importantes para resolver los cuales
pueden ser explícitos o implícitos. Ejemplo: Memoria y capacidad de
almacenamiento, calidad de la pantalla, vida útil de la batería, garantía, peso del
equipo.
Paso 3: Ponderar los criterios, ya que no todos los criterios son importantes o
valorados de la misma manera. Por ejemplo se pueden ponderar del 1 al 10 o de
mayor a menor relevancia. Ejemplo: Memoria y capacidad de almacenamiento (10),
vida útil de la batería (8), peso del equipo (6), garantía (4), calidad de la pantalla (3).
Paso 4: Desarrollo de las alternativas, es decir listar las alternativas posibles para
resolver el problema (sin evaluarlas aún). Ejemplo: HP ProBook, Sony Vaio, Lenovo
IdeaPad, Apple Macbook, Sony NW, Dell Inspiron, Toshiba Satellite. HP Pavilion.

Memoria y Vida de la
Peso Garantía Calidad pantalla
Almacenamiento batería

HP ProBook 10 3 10 8 5

Sony Vaio 8 7 7 8 7

Lenovo IdeaPad 8 5 7 10 10

Apple Macbook 8 7 7 8 7

Toshiba
7 8 7 8 7
Satellite

Sony NW 8 3 6 10 8

Dell Inspiron 10 7 8 6 7

HP Pavilion 4 10 4 8 10

Paso 5: Análisis de las alternativas, es decir debe evaluar cada marca (elección)
una por una, utilizando los criterios establecidos en el punto 2. Estos datos
representan la evaluación de las ocho alternativas a partir de los criterios de
decisión. Como se puede ver en la tabla al multiplicar cada alternativa por el valor
asignado, se obtienen las alternativas ponderadas. La calificación total de cada una
de ellas es la suma de la ponderación de sus criterios correspondientes. A veces el
tomador de decisiones puede obviar este paso ya que si una alternativa obtiene una
calificación ,muy alta en todos los criterios, no es necesario considerar las
ponderaciones.

Memoria y Vida de la Peso Garantía Calidad pantalla Total

Almacenamiento batería

HP ProBook 100 24 60 32 15 231

Sony Vaio 80 56 42 32 21 231

Lenovo IdeaPad 80 40 42 40 30 232

Apple Macbook 80 56 42 32 21 231

Toshiba 7o 64 42 32 21 229
Satellite

Sony NW 80 24 36 40 24 204

Dell Inspiron 100 56 48 24 21 249

HP Pavilion 40 80 42 32 30 206
Paso 6: Selección de las alternativas, consiste en elegir la mejor alternativa con
el total más elevado en la etapa 5. En nuestro ejemplo corresponde a Dell Inspiron.
Paso 7 Implementación de la alternativa: Decisión tomada y comunicada al
equipo para generar compromisos.
Paso 8: Evaluación de la eficacia de la decisión, es decir evaluar el resultado, por
lo cual se evalúa si se logró o no resolver el problema.

Es fundamental que cuando te enfrentes a una decisión empresarial investigues

sobre la temática abordada y puedas colocarte en diferentes escenarios para
analizar el impacto de tus decisiones. Actualmente, varias decisiones empresariales
son tomadas por máquinas y nuevas tecnologías que nos ayudan en la eficiencia
de la toma de decisiones y a predecir el futuro; y por tanto obtener respuestas.
Piensa cuántas veces no bajamos una app para predecir el tráfico vehicular, el
tiempo, sensores en boyas en el mar para predecir maremotos, etcétera.
Hoy cada vez estamos conviviendo en una sociedad que está lleno de SENSORES
y por tanto nos hemos adaptado a esos estilos de vida, planificando nuestro día a
día en base a la tecnología; en donde la inteligencia artificial tiene como objetivo la
optimización de procesos. Lo relevante es tomar conciencia de la evolución de la
toma de decisiones y cómo esto impacta en nuestro día a día a nivel personal,
laboral, empresarial y social.

Objetivos
Como se ha comentado los objetivos dan dirección a todas las decisiones y
actividades administrativas y representan los parámetros que sirven de base para
medir los logros conseguidos. Todos los miembros de la organización deben
orientar sus esfuerzos hacia la consecución de dichos objetivos, mismos que
pueden ser establecidos mediante un proceso tradicional o a través del modelo
Administración por Objetivos (APO).
Para Robbins (2014), el método tradicional, ocurre cuando los objetivos son
determinados por los gerentes de alto nivel y, luego al fluir al resto de la organización
se convierten en sub objetivos para cada área de la misma. Por otra parte, el modelo
APO, consiste en establecer objetivos derivados de la formulación de acuerdos y en
utilizar esos objetivos para evaluar el desempeño de los trabajadores. Algunos
investigadores han evidenciado que la participación de la APO puede aumentar el
desempeño de los empleados y la productividad organizacional, siempre y cuando
los objetivos sean claros, alcanzables, comunicados correctamente y exista una
revisión periódica del avance de los mismos.
Para establecer correctamente los objetivos, se sugiere seguir la metodología
SMART, cinco letras que simbolizan las características que deben tener la
redacción de un objetivo bien planteado. A continuación sus características:
Los objetivos deben ser específicos (S), por lo cual se deben omitir la ambigüedad
de interpretación, deben ser claros. Puedes preguntarte ¿Qué es lo que quiero
exactamente lograr?
Además, el objetivo en su redacción debe ser medible (M), lo cual nos servirá para
poder saber si el objetivo propuesto lo estamos cumpliendo o no, por tanto se debe
cuantificar los objetivos con una unidad de medida. ¿Cómo puedo medir su
eficiencia?
Los objetivos a su vez deben ser alcanzables (A), de acuerdo a la realidad y
contexto de la organización, por tanto los objetivos deben ser desafiantes pero
alcanzables. ¿Es realista y posible?
Cada vez que se plantea un objetivo debe ser relevante (R) con el fin de movilizar
los diversos recursos y estar dentro de las posibilidades de los colaboradores y de
la empresa. Desde luego, que el objetivo que se plantea debe ser valioso para la
empresa y para los administradores. ¿Por qué es importante para mi empresa?
Por último, la redacción de dicho objetivo debe estar acotado en el tiempo (T), lo
cual requiere establecer un plazo para cumplir dicho objetivo y, responde al ¿Cuánto
tiempo tengo para conseguir el objetivo?
Cabe destacar que se recomienda iniciar la redacción de objetivos utilizando un
verbo y luego la estructura SMART.
Finalmente, te presento algunos ejemplos de objetivos:
Ejemplo N°1
Objetivo mal formulado: “Mejorar las visitas a la página web”. Al leer lo anterior, nos
damos cuenta que el objetivo está mal redactado ya que no cumple SMART.
Modelo Smart: “Aumentar el tráfico al sitio web de nuestra empresa en un 30%, de
1000 visitas a 1.300 visitantes mensuales únicos durante septiembre del año 2022”.
Ejemplo N°2
Objetivo mal formulado: “Mejorar el marketing de mi tienda on line”.
Modelo Smart: “Invertir $400.000 al mes en SEO 1 y SEM 2 para conseguir aparecer
en el top 3 de las 5 keywords principales del sector, durante el primer semestre del
año” .
Este objetivo es específico, porque indica la cantidad exacta que se va a invertir y
en qué. Es medible, ya que permite comprobar si el objetivo se cumple o no. Es
alcanzable, porque se puede identificar que en el sector se consiguen buenos

1
SEO: Search Engine Optimization (Optimización de motores de búsqueda).
2
SEM: Search Engine Marketing (Estrategia para generar anuncios para palabras claves en internet)
resultados haciendo SEO y SEM. Es relevante porque la estrategia general de mi
área de marketing es conseguir liderazgo en el sector y, el tiempo se limita a una
temporalidad de 6 meses.
Los objetivos tienen que estar determinados dentro de un plan de acción, es decir
un buen plan tiene objetivos SMART, por lo cual establecer objetivos correctos
provee al plan del soporte necesario para su cumplimiento.
Para finalizar este apunte académico, es preciso destacar que los administradores
en la práctica no llevan el proceso de administración en forma secuencial; es decir
hoy planificó, mañana organizo, pasado mañana lideró y después controló; grave
error si lo entiendes así, ya que en cualquier momento los administradores toman
un sin fin de decisiones de forma simultánea; sin embargo, cada función tiende
llevar de forma natural a las otras. La siguiente figura ilustra de forma visual el
proceso de las cinco principales funciones administrativas que se desarrollarán en
los apuntes de la clase 7 a la 9:

¿Qué se ¿Cómo se
quiere va hacer?
hacer?

Planificar Organizar

Control Dirección

¿Cómo se Ver que se

ha haga
realizado?

Independientemente del tipo de plan o cuántos planes se puedan desarrollar en una

organización, es relevante considerar que es imprescindible contar con recursos
disponibles, por lo cual la planificación debe adaptarse a la realidad y a las
condiciones objetivas que actúan con el medio. En este sentido, los planes deben
considerar un grado de flexibilidad o de adaptabilidad para considerar imprevistos
y que proporcionen nuevos cursos de acción que se adapten fácilmente a las
condiciones, evaluando diversos escenarios. Por último, los planes requieren que
sean cuantificables es decir medibles para facilitar el seguimiento y control.
Conclusiones:

La Planificación promueve la eficiencia, se optimizan recursos, se reducen costos y

se incrementa la productividad al establecer objetivos claros para alcanzar,
orientando los recursos, las acciones y procesos para lograrlo.
Día a día tomamos decisiones por diferentes razones, pero se debe procurar como
futuros administradores que dicha información debe ser relevante, analizar las
fuentes de información, analizar a quién va dirigida la información y las medidas de
seguridad de ellas.
La toma de decisiones es el núcleo de la planificación y siempre parte por un
problema y finaliza con un feedback, lo cual compromete recursos y selección de
alternativas. Hoy en día los procesos de toma de decisiones están siendo abordados
por la tecnología, por lo cual debemos estar atentos a dichos cambios y cómo
impacta en nuestras organizaciones.
La clave para alcanzar los objetivos es que estén bien definidos y comprendidos por
las personas que ejecutarán las diversas acciones o tareas para llevarlo a cabo. La
metodología SMART es una herramienta que nos ayuda a definir de manera
inteligente nuestros objetivos.
Por último, ante la existencia de entornos muy dinámicos exige que la planificación
sea específica pero flexible, lo cual conlleva a que los administradores
constantemente estén examinando las condiciones del entorno.

Glosario:
Proceso administrativo: Conjunto de etapas (planificar, organizar, integrar, dirigir
y controlar) cuya finalidad es conseguir los objetivos de una organización de la forma
más eficiente.
Integración de Personal: Proceso administrativo que conlleva un conjunto de
acciones desarrolladas por la empresa para incorporar exitosamente las personas
en la organización.
Bibliografía:

Inmario (2020). https://inmario.com/2020/05/03/planificacion-de-escenarios-el-

modelo-de-la-universidad-de-oxford-2/

IKEA. (2018). El Concepto IKEA. 12 de diciembre de 2018, de IKEA Sitio web:

https://www.ikea.com/es/es/this-is-ikea/concepto-ikea/

Koontz, H. et al (2017). “Administración, una perspectiva global, empresarial y de

innovación. 15ª ed., México: McGraw-Hill.

Pride, W., Hughes, R., & Kapoor, J.. (2017). Introducción a los Negocios. México:
Cengage Learning.

Robbins. S., (2014). Administración. México: Pearson.