PLANIFICACION Y

ORGANIZACION
UNIDAD 4
LIC. MAURICIO MENDOZA
 QUE ES LA PLANIFICACION

La planificación es la estructuración de una serie

de acciones que se llevan a cabo para cumplir
determinados objetivos.
 LA PLANIFICACION

▪ La planificación es entonces, en
términos generales, la
definición de los
procedimientos y estrategias a
seguir para alcanzar ciertas
metas.

▪ Planificar no solo significa

definir un programa de acción,
sino minimizar daños y
maximizar la eficiencia
anticipándonos a los hechos.
TIPOS DE PLANEACION EN LA ADMINISTRACION

▪ Los tipos de planeación en administración se encuentran

íntimamente relacionados con el nivel organizacional del cual se
trata:
▪ ESTRATEGICA
▪ TACTICA
▪ OPERATIVA
▪ NORMATIVA
TIPOS DE PLANEACION EN LA ADMINISTRACION

Planificación Estratégica
❑Los planes estratégicos son a largo plazo. Están diseñados por el área
directiva ya que planifican a nivel macro de la institución. Se
consideran las actividades organizacionales y la asignación de los
recursos necesarios para poder cumplir los objetivos estratégicos.
TIPOS DE PLANEACION EN LA ADMINISTRACION

Planificación Táctica
❑Los planes tácticos están diseñados a mediano plazo por cada área
funcional, por ejemplo, administración, contaduría, el área
pedagógica. Se proponen unos objetivos tácticos para responder a
los objetivos estratégicos. En general, estos planes indican cómo
lograr las diferentes acciones a nivel estratégico.
TIPOS DE PLANEACION EN LA ADMINISTRACION

Planificación Operativa
❑Los planes operativos, también llamados programas, se llevan a cabo
por los administradores de primera línea. Los planes operativos
deben responder y trabajar en relación con la planificación táctica y
los objetivos que allí se plantearon.
❑Son planes a corto plazo, que se vinculan con el quehacer cotidiano y
abordan la forma en que se organizan todos los recursos para el
manejo institucional del día a día.
TIPOS DE PLANEACION EN LA ADMINISTRACION

Planificación Normativa
❑Este plan se diseña a mediano y largo plazo y consiste en un conjunto
de reglas que regulan el funcionamiento interno de la institución
escolar: jornadas extracurriculares, horarios, vacaciones del personal
no docente, uniformes, entre otros.
❑La planificación normativa, por último, dará cuenta de cuáles serán
los modos de uso de ese equipamiento, designará responsables,
objetivos de calidad y también un sistema de evaluación que permita
ponderar los avances con respecto a la planificación estratégica
inicial.
LA IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACION EN LA
ADMINISTRACION

SIN PLANIFICACION, EL FUTURO SERA AUN MAS INCIERTO.

LA IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACION EN LA
ADMINISTRACION

▪ FACILITA LA ASIGNACION DE LOS RECURSOS

▪ REDUCE EL RIESGO
▪ SE EVITAN POSIBLES PROBLEMAS
▪ TENEMOS UN RUMBO
ELEMENTOS FUNDAMENTALES DE LA PLANEACION
EN LA ADMINISTRACION

• Visión: Lo que queremos ser. Es lo que la imagen de sí que la

institución proyecta en el largo plazo.
• Misión: La razón de ser de la institución. Es el propósito
institucional, el fin educativo que se asume.
• Objetivos: lo que queremos lograr. Son los resultados
institucionales se propone alcanzar a corto, mediano y largo plazo.
• Estrategias: cómo lo vamos a lograr. Es la forma en la que se
canalizarán los esfuerzos para alcanzar los objetivos (tanto los de la
institución, como los de quienes la integran).
ELEMENTOS FUNDAMENTALES DE LA PLANEACION
EN LA ADMINISTRACION

• Políticas: nuestros valores. Es el conjunto de principios por los que

se rige la institución; las normativas y decisiones que orientan el
trabajo de cada área, de cada proyecto institucional.
• Programa: qué acciones se llevarán a cabo para ejecutar el plan.
Debe detallar el tiempo que llevará concretar cada una de las partes.
• Presupuesto: con cuánto se dispone. Es el detalle financiero de lo
que costará la implementación de un plan.
• Los recursos: con qué se cuenta. Son todos los recursos que
conforman y de los que dispone la institución (humanos,materiales e
infraestructura).
PRINCIPIOS DE LA PLANIFICACION
SON 4 PRINCIPIOS
PRINCIPIOS DE LA PLANIFICACION
SON 4 PRINCIPIOS

❑1. Precisión
Ante todo, al momento de realizar el proceso de planificación debe hacerse lo
más claro y preciso posible. Porque el plan tiene que orientar las acciones
concretas que se van a realizar. Por eso debe ser lo más concreto posible para
que no resulte difuso o muy general. De esa forma se podrá conseguir que los
objetivos se cumplan con eficacia y efectividad.
❑2. Flexibilidad
Naturalmente, las organizaciones siempre están cambiando, por eso es
necesario que la planificación sea flexible para que se adapte fácilmente a los
cambios. Por lo tanto, debe poder adaptase a las modificaciones que se
pudieran presentar después de haber elaborado el plan.
PRINCIPIOS DE LA PLANIFICACION
SON 4 PRINCIPIOS

❑3. Unidad
Es importante destacar que, aunque a cada departamento de la
organización se le asigne una meta determinada o un objetivo, todo el
plan se orienta a la consecución de un objetivo común. Es decir, aunque
existan planes específicos para cada unidad, todos deben coordinarse a
un plan general.
❑4. Factibilidad
Por otra parte, el plan no debe ser tan ambicioso que resulte imposible
de lograr. Pero tampoco tan optimista que pareciera que es muy
sencillo de alcanzar. Lo recomendable es que el plan pueda realizarse,
adaptándose a las condiciones y necesidades de la organización.
COMO HACEMOS UNA PLANIFICACION
COMO HACEMOS UNA PLANIFICACION

▪ 1. Evaluar la situación actual

▪ En primer lugar, la evaluación de la situación debe incluir un análisis
de los factores más importantes para la empresa. Estos factores
pueden ser indicadores económicos, las tendencias del mercado, la
competencia y los recursos con los que cuenta la empresa.
▪ 2. Definición de metas y objetivos
▪ En segundo lugar, las metas y objetivos definen lo más importante
que una organización espera alcanzar en el corto, mediano y largo
plazo. Los objetivos deben estar claramente definidos, por ello deben
ser realistas, medibles y relevantes para la organización.
COMO HACEMOS UNA PLANIFICACION

▪ 3. Elaborar el plan de acción

▪ En tercer lugar, si se quieren alcanzar los objetivos es necesario
definir un plan de acción. El plan de acción indica las actividades
concretas que se tienen que realizar para cumplir con los objetivos.
También, estas acciones concretas pueden ser estrategias o tácticas
que se tienen que realizar para cumplir con los propósitos del plan.
▪ 4. Asignación de recursos
▪ En cuarto lugar, los recursos que se necesitan para llevar a cabo el
plan pueden ser humanos, financieros, físicos y materiales. Estos
recursos deben ser asignados de acuerdo con las acciones o
actividades plasmadas en la planificación.
COMO HACEMOS UNA PLANIFICACION

▪ 5. Ejecutar el plan
▪ En quinto lugar, la ejecución implica poner en marcha el plan de
acción. Para ello es necesario delegar autoridad, de igual modo
asignar tareas y responsabilidades para alcanzar las metas del plan. A
lo largo de la ejecución del plan se puede dar retroalimentación
cuando sea necesario.
▪ 6. Control
▪ Finalmente, el control es necesario en el proceso de planificación
para que se logre cumplir con los objetivos. Por ello se debe dar un
seguimiento de cómo se están llevando a cabo las actividades y cómo
se están alcanzando los objetivos.
 LA ORGANIZACIÓN
DEFINICION

▪ Una organización es una asociación de

personas que se relacionan entre sí y utilizan
recursos de diversa índole con el fin de lograr
determinados objetivos o metas.

▪ Una organización es una

estructura ordenada donde
coexisten e interactúan
personas con diversos roles,
responsabilidades o cargos que
buscan alcanzar un objetivo
particular.
 LA ORGANIZACIÓN EN LA ADMINISTRACION
IMPORTANCIA

▪ SE ARMA UNA ESTRUCTURA QUE SOPORTE LA PLANIFICACION O

ESTRATEGIA ESTABLECIDA.
▪ BAJO LA PREMISA DE ARMONIA Y UNIDAD
 TIPO DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

▪ LA ORGANIZACIÓN LINEAL:
▪ Y la estructura más simple y antigua, esta basada en la organización de los antiguos ejércitos y en la
organización eclesiástica medieval.

▪ ORGANIZACIÓN FUNCIONAL:
▪ Es el tipo de estructura organizacional, que aplica el principio funcional o principio de la especialización
de las funciones para cada tarea.

▪ ORGANIZACIÓN DE TIPO LÍNEA-STAFF:

▪ Generalmente todos los órganos de línea están orientados hacia el exterior de la organización donde se
sitúan sus objetivos, mientras que los órganos de staff están orientados hacia dentro para asesorar a los
demás órganos, sean de línea o de staff.
 CARACTERISTICAS DE LA ORGANIZACIÓN
LINEAL

❑ Posee principios esenciales (tiene una

jerarquización de la autoridad en la cual los
superiores son obedecidos por sus respectivos
subalternos) muy defendida por Fayol en su
teoría clásica de la administración.

❑ Tiene líneas formales de comunicación,

únicamente se comunica con los órganos o
cargos entre si a través de las líneas presentes
del organigrama excepto los situados en la sima
del mismo.

❑ Centraliza las decisiones, une al órgano o cargo

subordinado con su superior, y así sucesivamente
hasta la cúpula de la organización.
 VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA
ORGANIZACIÓN LINEAL
• VENTAJAS
• Estructura sencilla y de fácil compresión
• Delimitación nítida y clara de las
responsabilidades de los órganos o
cargos involucrados.
• Facilidad de implementación.
• Estabilidad considerable.
• Es el tipo de organización mas indicado
para pequeñas empresas.
• DESVENTAJAS
• La estabilidad y constancia de las relaciones
formales pueden conducir ala rigidez y a la
inflexibilidad de la organización lineal.
• No se responde de manera adecuada a los
cambios rápidos y constantes de la sociedad
moderna.
• Esta basada en la dirección única y directa,
puede volverse autoritaria.
• Enfatiza en la función de la jefatura, de mando y
la exagera, pues supone la existencia de jefes
capaces de hacerlo y saberlo todo.
• La unidad de mando hace del jefe un
generalista que no puede especializarse en
nada.
• A medida que la empresa crece, la organización
lineal condice inevitablemente a la congestión,
en especial en los niveles altos de la
organización.
CUANDO USAR LA ORGANIZACIÓN LINEAL

• Cuando la organización es pequeña y no requiere de

objetivos especialistas en tareas altamente técnicas.

• Cuando la organización esta comenzando su desarrollo.

• Cuando las tareas llevadas acabo por la

organización están estandarizadas, son rutinarias y
tiene pocas modificaciones.

• Cuando las organizaciones tiene vida propia y la rapidez

en la ejecución del trabajo se hace mas importante que
la capacidad del mismo.

• Cuando la organización juzga mas interesante invertir en

consultaría externa u obtener servicios externos, que
establecer órganos internos de asesoría.
 CARACTERISTICAS DE LA ORGANIZACIÓN
FUNCIONAL

• Autoridad funcional o dividida: es una

autoridad sustentada en el conocimiento.
Ningún superior tiene autoridad total sobres los
subordinados, sino autoridad parcial y relativa.

• Línea directa de comunicación: directa y sin

intermediarios, busca la mayor rapidez posible
en las comunicaciones entre los diferentes
niveles.

• Descentralización de las decisiones: las

decisiones se delegan a los órganos o
cargos especializados.

• Énfasis en la especialización: especialización de

todos los órganos a cargo.
 VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA
ORGANIZACIÓN FUNCIONAL

• VENTAJAS • DESVENTAJAS
• Máxima especialización. • Perdida de la autoridad de mando.

• Mejor soporte técnico. • Tendencia ala competencia entre

los especialistas.
• Comunicación directa mas rápida.
• Tendencia a la tensión y los
• Cada órgano realiza únicamente conflictos en la organización.
sus actividades específicas.
• Confusión en cuanto a los
objetivos.
 CUANDO USAR LA ORGANIZACIÓN FUNCIONAL

• Cuando la organización por ser

pequeña, tiene un equipo de
especialista bien compenetrado, que
reporta ante un dirigente eficaz y esta
orientado hacia los objetivos comunes
bien establecidos y definidos.

• Cuando en determinadas
circunstancias, y solo entonces, la
organización delga durante un
periodo determinado autoridad
funcional a algún órgano
especializado.
 CARACTERISTICAS DE LA ORGANIZACIÓN
LINEA-STAFF

▪ Tipos de autoridad: el área de línea tiene autoridad

para ejecutar y decidir los asuntos principales de la
organización. El área de staff no necesita esa
autoridad, ya que ésta es ejercida sobre ideas o planes.
Su actividad consiste en pensar, planear, sugerir,
recomendar, asesorar y prestar servicios
especializados.
▪ El hombre de la línea necesita el staff para desarrollar
sus actividades, mientras que el hombre del staff
necesita la línea para aplicar sus ideas y planes.
▪ Las principales funciones del staff son:
Servicios
Consultoría
Monitoreo
Planeación y control
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA
ORGANIZACIÓN LINEA-STAFF
• VENTAJAS
• Asegura asesoría especializada e
innovadora, y mantiene el
principio de la autoridad única.
• Actividad conjunta y coordinada
de los órganos de línea y los
órganos de staff.
• DESVENTAJAS
• El asesor de staff es
generalmente un técnico con
preparación profesional, mientras
que el nombre de línea se forma
en la práctica.
• El asesor generalmente tiene
mejor formación académica, pero
menor experiencia.
• El personal de línea puede sentir
que los asesores quieren quitarle
cada vez mayores porciones de
autoridad para aumentar su
prestigio y posición.
CUANDO USAR LA ORGANIZACIÓN LINEA-STAFF

▪ La organización línea-staff ha sido la forma de organización más ampliamente aplicada y

utilizada en todo el mundo hasta el momento.

▪ En primer lugar, los niveles son costosos. A medida que aumentan, se destinan cada vez más
esfuerzo y dinero a la administración debido a los gerentes adicionales, el staff que los
asesora y la necesidad de coordinar las actividades departamentales, más los costos de las
instalaciones para ese personal. En segundo lugar, los niveles departamentales complican la
comunicación. Una empresa con muchos niveles tiene mayores dificultades para comunicar.
Objetivos, planes y políticas en sentido descendente por la estructura organizacional que
aquella en que el gerente general se comunica directamente con sus empleados.
 INSTRUMENTOS DE LA ORGANIZACION

▪ Organigramas
▪ Manual de Funciones
▪ Manual de
Procedimientos
 CADENA DE MANDO Y JERARQUIZACION

▪ La cadena de mando es la línea de autoridad

que se extiende de los niveles
organizacionales más altos a los más bajos y
define quién informa a quién. Ayuda a los
empleados a responder preguntas como. “¿a
quién recurro si tengo un problema?” o “¿ante
quién soy responsable?”

La jerarquización empresarial, por otra

parte, lleva a determinar qué cargo ocupa
cada trabajador y con qué
responsabilidades y obligaciones.
 AMPLITUD O TRAMO DE CONTROL

▪ ¿A cuántos empleados puede dirigir un alto

jerárquico de manera eficiente y eficaz? Esta
pregunta sobre la Amplitud de controles
importante porque, e gran medida, determina el
número de niveles y gerentes que tiene una
organización. Siempre que todo permanezca sin
cambios, cuanto mayor sea la amplitud, más
eficiente será la organización.

▪ El punto de vista contemporáneo de la amplitud

de control reconoce que diversos factores influyen
en el número adecuado de empleados que un
gerente puede dirigir de manera eficiente y eficaz.
Entre estos factores están las destrezas y
capacidades del gerente y los empleados, y las
características del trabajo que se realiza.
 CENTRALIZACION Y DESCENTRALIZACION

▪ La centralización describe el grado en que la toma de decisiones se

concentra en un solo punto de la organización. Si lo gerentes de alto
nivel toman las decisiones clave de la organización con una
participación escasa o nula de los niveles inferiores, entonces la
organización está centralizada.
▪ Una organización nunca es completamente centralizada o
descentralizada. Pocas organizaciones podrían funcionar de manera
eficaz si solo un grupo selecto de gerentes de alto nivel tomaran
todas las decisiones, ni podrían funcionar si todas las decisiones se
delegaran a los empleados de niveles inferiores.
 ETAPAS DE LA ORGANIZACION

▪ DIVISION DEL TRABAJO

▪ AGRUPAR EN PUESTOS DE TRABAJO
▪ DESCRIPCION DEL TRABAJO Y DESEMPEÑO ESPERADO
▪ ESTABLECER NIVELES DE AUTORIDAD (JERARQUIZACION)
▪ PROPORCIONAR RECURSOS
▪ INTEGRAR TODAS LAS ACTIVIDADES (COORDINACION)
▪ EVALUAR
▪ AJUSTE DE RESULTADOS