SUBPROCESO ACTIVIDAD RIESGO

Las áreas que requieren el servicio, Fraude por solicitudes de compra o

Solicitud de servicio envían la solicitud al área de compras servicio no requeridas y sin
y/o compras para que se defina y autorice el aprobación
proveedor a contratar

Pérdidas económicas por compras

sin los criterios y calidad requerida
Selección y aprobación El área de compras realiza la selección
Fraude por conflictos de interés o
de proveedores y/o y evaluación del proveedor o prestador
favorecimiento a terceros
prestadores de servicio del servicio a contratar
Fraude por compras no requeridas o
no autorizadas

Fraude por creación y/o modificación

de proveedores no autorizadas en
Administración
Creación, modificación y eliminación de las bases de administración de
de la base de datos de
la información de proveedores en el datos.
los proveedores y/o
sistema de información.
prestadores de servicio
Fraude por compras a proveedores
ficticios y/o no autorizados

Orden de compras y/o Creación y autorización de órdenes de Fraude por compras no requeridas
servicio compra y/o servicios y/o autorizadas

Riesgo legal por imposibilidad de

reclamaciones contractuales.
Formalización Emisión de contratos y pólizas para
contractual realizar compras y/o servicios Pérdidas económicas por
imposibilidad de reclamaciones
contractuales.

Pérdidas económicas por

Evaluación de
Evaluación recurrente de proveedores y contratación de servicio sin la
proveedores y
prestadores de servicio. calidad requerida y sin costos
mercado
competitivos.
 CONTROL OBJETIVO DE LA PRUEBA DETALLE DE LA PRUEBA

Seleccionar una muestra de

Cada área de la compañía solicita por medio de la Verificar la existencia y
ordenes de compra y validar
herramienta electrónica el servicio que requiera. adecuada autorización de las
que efectivamente desde el
ordenes de compra
sistemas de información se
El cargo autorizado en el área para aprobar la solicitadas al área de
encuentres autorizadas por
solicitud de compra o servicio, autoriza en el sistema compras.
el funcionario responsable.
de información el requerimiento.
El área de compras recibe la solicitud del servicio y/o
compra, y gestiona el proceso de selección y
contratación de acuerdo con el tipo de solicitud.
Seleccionar una muestra de
validar que se este realizando
De acuerdo con los lineamientos administrativos, el ordenes de compra y
una adecuada selección de
área de compras comunica los términos de referencia proveedores, y que el área de verificar que estas cuenten
del servicio y/o compra requerida, evalúa las con las respectivas
compras este llevando acabo
propuestas de los proponentes según los criterios cotizaciaones, evaluaciones
lo indicado en las politicas y
establecidos y selecciona el proveedor a contratar de procedimientos de la de las propuestas y la
acuerdo con las autorizaciones requeridas. correspondiente autorización
compañía.
del proveedor a contratar.

Verificar la integridad de la Realizar una muestra de

base de datos de provedores y verificar que
proveedores y prestadores de cuenten con los respectivos
La creación, modificación y eliminación de la servicio de la compañía, y documentos y
información de proveedores se encuentra centralizada que se este dando autorizaciónes requeridas,
en un área diferente a compras, tesorería y cumplimiento con la política adicionalmente, validar que
contabilidad. con la creación, modificación la creación, modificación y/o
y eliminación de la eliminición de provedores
La creación y modificación de proveedores se realiza información de proveedores sea realizadad por el
de acuerdo a la completitud de los documentos y las en el sistema de información. funcionario correspondite.
autorizaciones requeridas

Seleccionar una muestra de

órdenes de compra y de
servicio, validar que se
encuentre debidamente
Validar que las ordenes de
creada y autorizada,
El área de compras crea la orden de compra y/o compra y/o servicios, cuenten
adicionalmente, validar en
servicio y por medio del sistema el responsable del con la respectiva creación y
el sistema que para la
área la autoriza. autorización en el sistema.
creación efectivamente este
parametrizado y requiera la
El sistema controla de manera automática que la solicitud de compra
orden de compra o servicio requiera la solicitud de autorizada.
compra o servicio autorizada para su creación.
De acuerdo con la política de contratación, se tienen
definidas las compras y/o servicios que por su Seleccionar una muestra de
característica y valor requieren formalizar contrato con compras realizadas, y
el proveedor. verificar que estas cuenten
con el respectivo contrato de
Verificar el cumplimiento de la
acuerdo con el tipo de
política de contratación que la
compras y si es el caso
compañía tiene establecida,
cuente con las pólizas dando
cumplimiento a lo indicado
en la política de contratación
de la compañía.

El área responsable de las compras y contratación de realizar una selección de

servicios evalúan los Validar que el área de proveedores y validar que el
proveedores periódicamente. compras este dando estricto área de compras este
cumplimiento con la relizando correctamente y
El área de compras realiza evaluaciones de mercado evaluación de proveedores y recurrente las evaluaciones
comparativa en términos de experiencia, calidad y prestadores de servicio. y comparativos de sus
costo, proveedores.
para las compras y servicios recurrentes contratados
por la compañía.
INFORMACIÓN A VALIDAR TIPO DE PRUEBA TIEMPO

Base de datos de las

solicitudes de servicio y/o
Cumplimiento 3 horas
compras realizadas durante el
periodo a auditar.

Base de datos de las

solicitudes de servicio y/o
Cumplimiento 3 horas
compras realizadas durante el
periodo a auditar.

Base de datos de
proveedores y/o prestadores Cumplimiento 4 hora
de servicio.

Base de datos de ordenes de

Cumplimiento 2 hora
compra y/o servicios

Base de datos de ordenes de

Cumplimiento 2 hora
compra y/o servicios

Base de datos de ordenes de

Cumplimiento 2 hora
compra y/o servicios
 SUBPROCESO ACTIVIDAD

Recepción de novedades de nómina Las áreas envían las novedades de

nómina al área de Recursos Humanos
de acuerdo con el cronograma de cierre
de nómina y los documentos
autorizados.

Reconocimiento contable de novedades Cálculo de novedades de acuerdo con

la normatividad vigente y registro
contable.

Liquidaciones por retiro de personal Liquidación de nómina, indemnización y

prestaciones sociales al personal
retirado de la entidad.
Liquidación y pago de la nómina Liquidación de la prenómina y nómina
quincenal y/o mensual, y la dispersión
de pagos a cada funcionario
 RIESGO CONTROL

Fraude por novedades no autorizadas.

Pérdidas económicas por costos ficticios de

nómina.
El área de nómina tiene definido un cronograma
Información contable no confiable por mensual para recepcionar novedades y realizar el
inoportunidad en el registro de novedades. proceso de liquidación y cierre de nómina.

La compañía tiene definidas políticas y

procedimientos que establecen las características de
cada novedad, los documentos soportes y niveles de
autorización.

Los funcionarios del área de nómina son los únicos

responsables de registrar, modificar y eliminar las
novedades en el sistema de información.

Pérdidas económicas por errores en la

liquidación de novedades.

El área de nómina actualiza anualmente los

porcentajes de cálculo y liquidación de novedades de
acuerdo con la normatividad vigente.

Demandas laborales por inadecuado

procedimiento de retiro y/o errores en la
liquidación del personal.

Pérdidas económicas por errores en la Al área de nómina llega el paz y salvo del funcionario
liquidación de personal. que se va a retirar de la compañía, debidamente
diligenciado y autorizado por las áreas competentes
(tecnología, fondo de empleados, cartera, entre otras).

Los documentos de carta de retiro, renuncia

voluntaria, son administrados y custodiados en las
carpetas de cada funcionario.

Las liquidaciones son emitidas y autorizadas por el

responsable del área de nómina.
Fraude por pago de nómina a funcionarios
ficticios y/o no autorizados.
Pérdidas económicas por errores en la
liquidación de nómina.
Pérdidas económicas por sanciones y/o pago nómina.
de intereses por los entes de control.
El área de nómina procesa la liquidación mensual en
el sistema de información, genera la prenómina y
realiza análisis de tendencias por empleado, revisión
de cálculos a nivel general, aplicación de descuentos
y/o deducciones. Por su parte, el responsable del área
la aprueba, autorizando la liquidación definitiva de
El área de nómina realiza la liquidación de pagos de
seguridad social y parafiscales en las plataformas del
ente de control y envía la autorización de pago a
tesorería.
El área de nómina envía un archivo encriptado al área
de tesorería autorizando el pago de nómina a cada
funcionario.
OBJETIVO DE LA PRUEBA DETALLE DE LA PRUEBA INFORMACIÓN A VALIDAR TIPO DE PRUEBA
Efectuar una revisión en
relación con en cumplimiento
de la política y
procedimientos establecidos
por la compañia en relación
con la recepción novedades
de novedades de nómina,
desde un enfoque de riesgos
y controles, considerando los
procedimientos definidos por
el Hotel.
Realizar una revisión al
sistema de información, con
el objetivo de validar que la
compañía realiza
adecuadamente la
actualización en relación al
cálculo de novedades de
acuerdo con la normatividad
vigente y registro contable.
Verificar el adecuado cálculo liquidaciones de personal
de la liquidación de nómina y para realizar un recalculo y
prestaciones sociales del
personal retirado de la
compañía, para determinar si se solicitan las carpetas del personal retirado durante el
existen errores en el cálculo personal seleccionado y se periodo a auditar,
que puedan afectar los saldos validan que cuenten con los
reflejados en los estados
financieros
TIEMPO
Se valida que los reportes
de novedades estén
recepcionadas dentro del
tiempo establecido en el
cronograma, que se estén
utilizando los documentos Se solicita el cronograma y
soporte y estén firmados de documentos definido para la
acuerdo al nivel de entrega de las novedades, al
Cumplimiento 1 hora
autorización definido por las igual que el reporte de las
políticas y procedimientos novedades entregado a RR
establecidos. HH.
adicionalmente, validar que
el registro de las novedades
se halla registrado en el
sistema por el funcionario
correspondiente.
Se verifica la adecuada
parametrización de los
porcentajes del cálculo y
liquidación de novedades de
acuerdo con la normatividad
La parametrización de
vigente. Adicionalmente, se
sistema de información, y Cumplimiento y
seleccionan unos registros 1 hora
algunos cálculo de Sustantiva
contables con el
novedades.
reconocimiento de
novedades para realizar un
recálculo y verificar la
exactitud y validez de la
información.
Una vez obtenida la base de
datos, se realiza una
selección de las
validar su adecuada
liquidación, adicionalmente La data y carpetas del
Cumplimiento y
2 horas
Sustantivas
documentos correspondes a
su retiro y que las
liquidaciones sean emitidas
y autorizadas por el
responsable encarado.
 Se valida la integridad de la
información obtenida de los
módulos de nómina vs
contable, y se procede a
realizar un recalculo global Data correspondiente a la
Identificar y mitigar errores
de la nómina, parafiscales y liquidación de nómina del
significativos en el proceso de Cumplimiento y
seguridad social, se validan periodo a auditar, y la 5 hora
la liquidación y pago de Sustantiva
diferencias y si es el caso se conciliación del módulo de
nómina.
solicita explicación al área nómina vs el contable
encargada. adicionalmente,
verificamos que la
liquiidación se encuentre
debidamente autorizada.