CURSO VIRTUAL:

RUTA DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y

CONTROL DE LA FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA

Módulo 2: Conceptos y principios de

auditoría
Unidad 2: Procedimientos de Inspección,
Vigilancia y Control
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Módulo 2: Conceptos y principios de auditoria

Unidad 2: Procedimientos de Inspección, Vigilancia y Control

Contenido temático
Definición de inspección, Procedimiento de la visita de
1 vigilancia y control 4 inspección, vigilancia y control

Mecanismos de
2 intervención 5 Resultados

¿Cómo el Archivo General de la

3 Mecanismos técnicos 6 Nación desarrolla estos
procedimientos?
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1 Definición de inspección, vigilancia y control

Facultad para Facultad para hacer Facultad para tomar

INSPECCIÓN

verificar el seguimiento a las acciones y correctivos

VIGILANCIA
cumplimiento de la instrucciones necesarios o impartir

CONTROL
Ley General de impartidas en el Plan las órdenes a que
Archivos y demás Mejoramiento haya lugar, con el fin
normatividad Archivístico (PMA), de dar cumplimiento
archivística con el fin de dar a la Ley General de
expedida para su cumplimiento a la Ley Archivos y demás
desarrollo. General Archivos y normatividad
demás normatividad archivística expedida
archivística expedida para su desarrollo.
para su desarrollo.
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2 Mecanismos de intervención

• Diligencia oficial de •Diligencia oficial de • Diligencia oficial • Diligencia

Visita a Solicitud de Parte

Inspección, Vigilancia Inspección, Vigilancia y/o

Control, realizada por de Inspección, oficial de
o Control, solicitada o
requerida por
peligro inminente de Vigilancia y/o Inspección,
supresión, destrucción,
Visita de Oficio Control, Vigilancia y/o

Visita Especial
ciudadanos,

Visita Integral
ocultamiento, deterioro o
servidores públicos, pérdida, urgencia practicada de Control
las propias entidades manifiesta, cuando
alteraciones del orden oficio o a practicada a la
o los entes de
vigilancia y control, a público o desastres solicitud de totalidad de los
naturales u otros, pongan parte,
través de denuncias, en riesgo los archivos procesos de
comunicaciones públicos y/o de los archivos específicamente
verbales o escritas, de las entidades privadas sobre uno de archivo de los
dirigidas al Archivo que cumplen funciones
los procesos de sujetos de
General de la Nación públicas y/o a los
documentos declarados de archivo de un control.
o a los Consejos de interés cultural cuyos
Archivos, según el propietarios, tenedores o sujeto de
caso. poseedores sean personas control.
naturales o jurídicas de
carácter privado.
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Visitas
Presenciales

Visitas Oficios, solicitando

Virtuales,
3 Mecanismos técnicos
mediante
información sobre
las gestiones
TIC adelantadas

Otros
mecanismos Formatos
manuales o en
para verificar el línea,
cumplimiento establecidos por
de la función las autoridades
competentes
archivística
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Comunicación a la entidad o persona objeto de visita.

(exceptuando denuncias)

Metodología, representado en el plan de visita

Procedimiento de la visita de
4 inspección, vigilancia y control
Desarrollo de la visita

Sitios, procesos o áreas objeto de visita

Presentación de Resultados.
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5 Resultados

INSPECCIÓN
• Plan de Mejoramiento Archivístico
• Órdenes perentorias, medida cautelar.

VIGILANCIA
• Verificación de presuntos incumplimientos descritos en el
PMA, ajuste al Plan de Mejoramiento Archivístico

CONTROL
• Medidas cautelares (suspensión inmediata de las
actuaciones que vulneren la integridad de los
documentos), órdenes perentorias, inicio de procesos
sancionatorios. https://as1.ftcdn.net/jpg/01/64/72/30/500_F_164723096_QgR82GFJJ7PXvkj7WtXCpjjYsHuZ5zmL.jpg
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Generalidad Inspección Vigilancia Control

Tiempo para presentar
observaciones al informe
Tiempo presentación PMA
Seguimiento Oficina control
interno o quien haga sus veces
10 días hábiles, 10 días hábiles, 10 días hábiles,
prorrogables por otro prorrogables por otro prorrogables por otro
tanto tanto tanto
15 días hábiles 15 días hábiles para
prorrogables por otros 15 presentar ajustes al PMA N/A
(45 días)
Trimestral Semestral Trimestral
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¿Cómo el Archivo General de la Nación

6 desarrolla estos procedimientos?

Para la ejecución de los procesos de Inspección,

Vigilancia y Control, el Archivo General de la Nación
ha definido procedimientos para llevar a cabo lo
dispuesto en el título VIII del decreto 1080 de 2015:

“INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL A LOS

ARCHIVOS DE LAS ENTIDADES DEL ESTADO Y A LOS
DOCUMENTOS DE CARÁCTER PRIVADO
DECLARADOS DE INTERÉS CULTURAL”
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