INSTITUTO TÉCNICO “DOMINGO SAVIO”

CARRERA DE SECRETARIADO EJECUTIVO

DISEÑAR UN SISTEMA DIGITAL DE DOCUMENTOS PERSONALES, DE

ESTUDIANTES PARA LA UNIDAD EDUCATIVA

“TARIJA 1”

Proyecto de grado presentado a consideración del Instituto Técnico

Domingo Savio, como requisito para optar al grado académico de Técnico
Superior en Secretariado Ejecutivo.

Postulante:
Vita Dialina Ruiz Donaire

Tarija-Bolivia
2023
 PROFESORES GUÍA

En calidad de guía y orientador del estudiante en la elaboración del documento de

Proyecto de Grado

Lic. Lisbeth Ávila Vásquez

Profesora Guía

TRIBUNAL EVALUADOR

En calidad de miembro del Tribunal Evaluador los siguientes profesionales del área de
formación:

Vocal Secretaria

Rectoría/ Dirección
Instituto Técnico Domingo Savio
Presidente
 DEDICATORIA

A mi Señor Jesús quien me dio

la fe, la fortaleza, salud y la
esperanza para terminar este
proyecto. A mi esposo Glober
Morales Ponce por darme la
oportunidad de continuar con
mis estudios. A mis hijos
Brayan, Pamela y Grover Dilan
por darme su comprensión y
confianza para alcanzar mi
meta trazada.
AGRADECIMIENTO

A Dios todo poderoso por darme el

regalo de la vida y la por la familia que
me dio y oportunidad de alcanzar mi
meta trazada. A mi padre quien ya no
está a mi lado pero sé que nunca me
abandono y a mi madre por el apoyo
incondicional.

A la Lic. Lisbeth Ávila Vásquez quien

fue mi tutora guía, gracias por brindarme
y guiarme en el desarrollo del Presente
Proyecto, gracias por su conocimiento,
orientación, paciencia y sin duda su
motivación fue fundamental para la
culminación del proyecto. A mi suegra
Micaela Ponce quien fue un apoyo en mi
vida con el cuidado de mis hijos,
hermanos, cuñados, a quienes me
brindan su agradable compañía y apoyo
en esos momentos difíciles, gracias por
estar a mi lado, por su apoyo moral, por
darme fortaleza para seguir adelante y
por su paciencia, en momentos difíciles
supimos levantarnos una y otra vez.
 ÍNDICE GENERAL

CAPITULO I
INTRODUCCIÓN………………………………………………………………………………………………………………………

PERFIL……………………………………………………………………………………

1.1. Diagnóstico y
Justificación………………………………………………………
1.1.1 Diagnostico……………………………………………………………….
1.1.2 Delimitación………………………………………………………………
a- Limites sustantivo……………………………………………………
b- Geográfico……………………………………………………………..
C- Límite
temporal………………………………………………………..

1.1.3. Justificación académica………………………………………………………….

- académica………………………………………………………………

- Justificación Profesional……………………………………………….

1.2. Planteamiento y formulación del problema………………………………………

1.2.1. Problemática………………………………………………………………

1.2.2. Formulación del problema………………………………………………

1.3. Objetivos…………………………………………………………………………….

- Objetivo general………………………………………………………...

- Objetivos específicos…………………………………………………..

1.4. Enfoque metodológico…………………………………………………………….

1.4.1. Objetivos de investigación: general y específicos…………………………….

1.4.2. Tipos de investigación o estudio……………………………………………….

1.4.3. Fuente de información…………………………………………………………

1.4.4. Población y muestra……………………………………………………………..

1.4.5. Técnicas y tamaño de muestra…………………………………………………

1.4.6. Planificación del trabajo de campo……………………………………………

INDICE GENERAL
CAPITULO I
1.1. DIAGNÓSTICO Y JUSTIFICACIÓN.............................................................9
1.1.1. DIAGNÓSTICO.......................................................................................9
1.1.2. DELIMITACIÓN......................................................................................9
1.1.3. JUSTIFICACIÓN..................................................................................10
1.2. PLANTEAMIENTO Y FORMULACIÓN DEL PROBLEMA........................11
1.2.1. PROBLEMÁTICA.................................................................................11
1.2.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA.....................................................11
1.3. OBJETIVO..................................................................................................12
OBJETIVO GENERAL...................................................................................12
OBJETIVOS ESPECÍFICOS..........................................................................12
1.4. ENFOQUE METODOLÓGICO....................................................................12
1.4.1 OBJETIVOS DE INVESTIGACIÓN GENERAL Y ESPECÍFICOS........12
1.4.2. TIPOS DE INVESTIGACIÓN O ESTUDIO...........................................12
1.4.3. FUENTES DE INFORMACIÓN............................................................12
1.4.4. POBLACIÓN Y MUESTRA..................................................................13
1.4.5. TÉCNICAS Y TAMAÑO DE MUESTRA...............................................13
PLANIFICACION DE TRABAJO.......................................................................14
BIBLIOGRAFÍA................................................................................................. 15
CAPITULO II......................................................................................................16
MARCO TEÓRICOS..........................................................................................16
2. LA TECNOLOGÍA EN LA ACTUALIDAD.....................................................16
2.2. GESTIÓN DOCUMENTAL.........................................................................16
2.3. DIGITALIZACIÓN DOCUMENTAL.............................................................17
2.3.1. ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES.............................17
2.3.2 SISTEMA DIGITAL................................................................................17
2.3.3. COMO FUNCIONA UN SISTEMA DIGITAL........................................18
2.4. CONCEPTO DE ARCHIVOS.....................................................................18
2.4.1. ARCHIVO DIGITAL..............................................................................18
2.4.2. FUNCIÓN DEL ARCHIVO....................................................................19
2.4.3. VENTAJAS DEL ARCHIVO DIGITAL..................................................19
-AHORRO DE ESPACIO AL ELIMINAR LOS DOCUMENTOS FÍSICOS,
ESE GRAN ESPACIO DESTINADO A ARCHIVAR MILES DE
DOCUMENTOS, QUEDARÁ EN EL PASADO...........................................19
-REDUCCIÓN DE RIESGOS DE ROBO DE INFORMACIÓN PUES
MUCHO DE ELLOS ESTÁN DISPONIBLES SOLO AL PERSONAL
AUTORIZADO MEDIANTE UNA CONTRASEÑA DE ACCESO. (MOYA,
2017, PÁG. 1)..............................................................................................19
2.4.4. DESVENTAJAS DEL ARCHIVO DIGITAL..........................................20
2.5. QUE ES EL EXCEL....................................................................................20
2.5.1. BENEFICIOS DEL USO DEL EXCEL EN LA ACTUALIDAD..............20
2.6. CONCEPTO DE DOCUMENTO.................................................................21
2.6.1. FASES DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y DE ARCHIVO.........21
2.7. PROCESO Y CICLO DE LA INFORMACIÓN.........................................23
2.7.1. CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS..........................................24
2.8. ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS DE ESTUDIANTES DE UNA
UNIDAD EDUCATIVA.......................................................................................24
 INTRODUCCIÓN

El presente proyecto de grado se constituye en una necesidad básica para

los documento, la correcta gestión de información en el ámbito educativo es
esencial para el seguimiento, evaluación y mejora del desempeño
académico de los estudiantes.

La organización de estos archivos por la gran cantidad de datos que se

maneja es todo un desafío. Este proyecto de grado, se propone abordar este
desafío implementando una plantilla de Excel personalizada.

Con la ayuda de este proyecto de grado se busca mejorar la organización de

los archivos, también realizar un seguimiento más efectivo del progreso de
los estudiantes y como resultado tener una educación de mayor calidad.
Una plantilla Excel para para organizar los archivos ayudara de
sobremanera a optimizar tiempo de búsqueda de los documentos.

Es de conocimiento el crecimiento de los números de archivos que es

directamente proporcional a la cantidad de estudiantes que se integran a la
unidad educativa cada gestión, en tal sentido organizar los archivos y hacer
de este un proceso más automatizado utilizando las herramientas que nos
proporciona la tecnología como el programa Microsoft Excel es de
aplicación primordial.

A lo largo del proyecto se abarcara los puntos pertinentes que permitan

gestionar y desarrollar una plantilla organizacional que se adecue a las
necesidades de la unidad educativa.
1.1. Diagnóstico y justificación
1.1.1. Diagnóstico

En la Unidad Educativa “Tarija 1” hace 10 años se ha identificado un problema

significativo en la organización de los documentos personales de estudiantes,
existe una falta de claridad en los procedimientos relacionados con la gestión
de documentos, lo que ha llevado a una organización deficiente y dificultades
en la recuperación de información.

En entrevistas realizadas al personal docente y a padres de familia revelan una

necesidad de implementar un mejor sistema de organización de archivos de los
estudiantiles.

Este diagnóstico destaca la necesidad de revisar y optimizar los procesos

de organización de documentos, para aprovechar las herramientas tecnológicas
disponibles.

1.1.2. Delimitación

a. Limite Sustantivo

-Área de conocimiento. El presente proyecto se aplicar conocimientos

adquiridos en la materia de organización de archivos y Microsoft Excel.

Asignatura específica. Organización de Archivos y Microsoft Excel

Tema principal: Diseñar un Sistema Digital de Organización de Documentos

Personales, de Estudiantes

Temas complementarios. Word

b. Límite Geográfico
El proyecto está diseñado para abordar los desafíos de organización de
documentos personales dentro de los límites de la ciudad de Tarija en la
Unidad Educativa “La Paz” ubicada en el Barrio Pedro Antonio Flores en la
Calle san Alberto entre Santa Rosa y cristalinas.

c. Límite temporal

La delimitación del límite temporal para la elaboración del proyecto de grado se

especifica desde hace 10 años, que se observó que hay una mala organización
de documentos personales de estudiantes, el tiempo a desarrollar el proyecto
de grado. Es de 2 meses.

1.1.3. Justificación

-Justificación académica

Este proyecto de grado busca contribuir al cuerpo de conocimiento académico

postulando una solución a la falta de organización de documentos en entornos
educativos, Además tendrán un impacto positivo en el plantel administrativo,
mejorando la eficiencia operativa, rapidez en la obtención de la información de
cada estudiante para fortalecer la calidad de la Unidad Educativa en su
conjunto.

-Justificación Profesional

La justificación profesional es para llevar a cabo el proyecto que radica en la

necesidad crítica de mejorar la eficiencia de organización y coherencia en la
gestión de documentos, un aspecto fundamental para la calidad educativa.

El presente proyecto contribuirá al desarrollo profesional al integrar

herramientas modernas como el Microsoft Excel para una mejor organización
de archivos. Esta iniciativa proporcionará destacando la capacidad del
profesional para identificar y resolver problemas operativos mediante la
aplicación de soluciones innovadoras como plantillas Excel que ayudan a
organizar y simplificar el trabajo de una secretaria.

La experiencia que se adquiera en este proyecto también posicionará al

profesional en secretariado habilidades de adaptarse al entorno y buscar
soluciones que permitan abandonar la zona de confort.

1.2. Planteamiento y formulación del problema

1.2.1. Problemática.

-La acumulación de los documentos personales de los estudiantes.

-La desorganización significativa de los archivos.

- Dificulta en la localización de información clave de los estudiantes.

-La falta de organización estructurada aumenta el riesgo de errores humanos.

-Al no tener un acceso rápido y ordenado a los datos de los documentos

personales de los estudiantes.

-Duplicación de datos, obstaculiza la capacidad de la institución para realizar

un seguimiento efectivo de los datos de estudiantes.

La Unidad Educativa cuenta con 3 niveles de educación, esto a su vez dificulta

la búsqueda manual de información en archivos desorganizados, consume
tiempo del personal administrativo a cargo.

1.2.2. Formulación del problema

¿Cómo se puede optimizar la búsqueda manual de información en archivos

desorganizados, que actualmente consume tiempo del personal administrativo?
1.3. Objetivo
Objetivo general.

Es diseñar una plantilla Excel para la organizar de documentos personales de

estudiantes, por cursos y niveles esto facilitara al personal administrativo ya
que cuenta con el nivel Inicial, Primaria y Secundaria.

Objetivos específicos.

-Organizar la base de datos de estudiantes mediante la recopilación de datos a

partir de la gestión 2010 a 2023.

-Realizar el registro de datos personales de estudiantes, más datos de sus

padres utilizando una plantilla Excel.

-Mejorar la organización por cursos y niveles mediante un sistema digital.

1.4. Enfoque metodológico

1.4.1 objetivos de investigación general y específicos

Se recabara información primaria, pertinente para abordar el tema planteado,

tendrá un enfoque cualitativo. De esta manera en la segunda parte se podrá
implementar indicadores de organización documental mediante los cuales se
buscara cumplir los objetivos.

1.4.2. Tipos de investigación o estudio

Las investigaciones que se realizara en el proyecto de grado es:

Descriptiva. Porque se aplicar de forma directa y tiene un enfoque cualitativo.

Exploratoria. Se extraerá la información mediantes consultas de forma personal.

1.4.3. Fuentes de información

La fuente de información que se realizara en este proyecto de grado será la

fuente primaria porque nos proporcionaran el acceso a datos y conocimientos
reales y personales.
1.4.4. Población y muestra

Universo poblacional. La población tomada en cuenta para este proyecto es el

personal docente, administrativo y padres de familia de la Unidad Educativa
“La Paz”

1.4.5. Técnicas y tamaño de muestra

La técnica de muestreo a aplicarse, es aleatoria simple ya es un procedimiento

de muestreo probabilístico

1.4.6. Planificación del trabajo de campo

 PLANIFICACION DE TRABAJO

Semas de duración del proyecto

Día

Semana 1

Semana 2

Semana 3

Semana 4

Semana 5

Semana 6

Semana 7

Semana 8
Actividad
s

Definición y
3
Planificación del
Proyecto

Investigación 5
Análisis y
desarrollo del
perfil

Análisis 5
Detallado: toma
de datos

Propuesta de 2
Soluciones

Desarrollo del 20
proyecto

Análisis de 5
resultados

Conclusiones y 10
Presentación del
Proyecto
Bibliografía

APS. (2019). Reglamento de Gestion Documental Integrada de Archivos

(RGDIA) De la autoridad de fiscalizacion y control de penciones y
seguros .

El Pais . (03 de Agosto de 2022). Unidad Educativa “Tarija 1 y 3” será

inaugurada hoy. Diario el Pais.
 CAPITULO II
MARCO TEÓRICOS

2. LA TECNOLOGÍA EN LA ACTUALIDAD

La rápida evolución de las tecnologías ha obligado a las organizaciones a

utilizar herramientas tecnológicas que permitan procesar a gran velocidad
información requerida en el momento oportuno. El éxito de una institución se
basa en satisfacer de la mejor manera las necesidades de sus clientes internos
y externos, siendo la calidad, la eficiencia y la eficacia de los servicios. El uso
de nuevas tecnologías y la implantación de dichos sistemas han mejorado la
gestión documental en diversas organizaciones, trayendo consigo optimizar
costos en gastos de papel, reducir espacios de almacén de documentos, evitar
perdida de documentos y prevenir enfermedades respiratorias. (Cárdenas
Concha, 2016, pág. 12)

2.2. GESTIÓN DOCUMENTAL

La organización, de la gestión documental, ha jugado un papel fundamental en

el adecuado funcionamiento de estos sistemas. Pedro Maestre desde una
visión general plantea que la GD constituye la “gestión basada en sistemas y
herramientas cuya finalidad fundamental es la captación, almacenamiento,
recuperación, presentación y transmisión de cualquier tipo de documento
susceptible de ser utilizado en una empresa o institución”. La GD constituye el
punto de partida para que cada sistema, cumpla con los requerimientos de
información que necesiten sus usuarios, a partir de una selección,
ordenamiento, búsqueda y recuperación de sus fuentes documentales
oportunas a cada necesidad. Es por esto que los Sistemas de gestión
documental (SGD) tienen como objetivo fundamental, facilitar y mejorar la
organización y funcionamiento del fondo documental de las organizaciones, con
vista a tributar a una mayor eficiencia organizacional, minimizando costos y
aumentando beneficios. (Montejo, 2013) (Sousa, 2013, págs. 224-225)

2.3. DIGITALIZACIÓN DOCUMENTAL

La digitalización es el proceso de convertir información o datos analógicos en

formato digital. El proceso ya es una realidad en varias empresas. Al fin y al
cabo, la agilidad de los mercados, la gran demanda de información y la
necesidad de acceder a los archivos en tiempo real exigen procesos más
rápidos y sencillos.
Si hace unos años todavía era necesario contar con algún elemento físico,
como disquetes, CDs y pendrive, hoy la digitalización se realiza íntegramente
en la nube.
Las empresas de todo el mundo están eliminando el papel con la digitalización
de documentos y optimizando los procesos. (Sidle, 2022, pág. 1)

2.3.1. ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES

La importancia de organizar archivos digitales es porque la tecnología que

algunos consideran enemigo, se ha convertido en el complemento que permite
a las secretarias alcanzar niveles mayores de eficiencia dentro de las
organizaciones se considera como un aspecto fundamental que expresa su
esencia. Pues ofrece un sin número de beneficios claros y bien definidos al
momento de proyectar la razón de ser de la organización hacia su público.

( SELLAN TROYA , pág. 9)

2.3.2 SISTEMA DIGITAL

Un Sistema Digital es aquel que recibe información de tipo discreta, la

procesa convenientemente y luego la transmite de acuerdo a lo establecido.
(Universidad pública en Buenos Aires, 2023, pág. 1)
2.3.3. COMO FUNCIONA UN SISTEMA DIGITAL

El sistema digital es cualquier sistema que pueda generar, procesar, trasmitir o

almacenar señales mediante dígitos y que solo admite valores discretos, es
decir, que los admite un conjunto limitado de números o valores.

2.4. CONCEPTO DE ARCHIVOS

Según Antonia Heredia, el archivo es uno o más conjunto de documentos, sea

cual sea su fecha, soporte, material y forma, acumulados en un proceso natural
por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión,
conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información
para la persona o institución que los produce (mundet cruz, pág. 9)

Según el DTA. (Diccionario de Terminología Archivística) se define el término

de tres formas:

(1) Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio

de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas

(2) La institución cultural donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los

conjuntos orgánicos de documentos para la gestión administrativa, la
información, la investigación y la cultura.

(3) El archivo también es el local donde se conservan y consultan los conjuntos

orgánicos de documentos. (Ruiz, 1999, pág. 109)

2.4.1. ARCHIVO DIGITAL

Núñez (2016) menciona que “los archivos recopilan, conservan y difunden la

información, constituyen una parte importante almacenada en un formato digital
ya sea en PDF, DOC, JPG, GIF; las cuales pueden ser guardadas y vistas a
través de una computadora” ya que están formadas por caracteres y la cantidad
de cada archivo define el tamaño de cada uno, una vez que cada documento
este en formato digital empezamos a apreciar realmente las ventajas de esta
forma de almacenamiento. (Pág. 17-18) (SELLAN TROYA , pág. 8).

Los Documentos digitales juegan un papel muy importante dentro de las

instituciones, para mejorar el flujo de trabajo de forma automatizada, llevando
un control de las mismas de forma eficaz, rápida y eficiente. Fuente propia

2.4.2. FUNCIÓN DEL ARCHIVO

Según el criterio de Antonia Heredia, la función de los archivos consiste en:

Reunir y recoger la información; Organizar la documentación a través de
unas técnicas: clasificar, ordenar, conservar la documentación, y en caso
de necesidad, restaurarla, servir la documentación y la información, en
primer lugar, a la institución de que depende, luego a los ciudadanos,
por último, al servicio de la investigación histórica. (Heredia 1991)
(MACIAS VERA, pág. 60)

2.4.3. VENTAJAS DEL ARCHIVO DIGITAL

El archivo digital nos ofrece numerosas ventajas frente al archivo en papel.
La tecnología va cambiando nuestra forma de vida y la digitalización se nota en
nuestros hábitos, en nuestro día a día

-Ahorra de tiempo y rapidez de acceso en la búsqueda de los archivos con un

clic. En los documentos digitales.

-Ahorro de espacio al eliminar los documentos físicos, ese gran espacio

destinado a archivar miles de documentos, quedará en el pasado.

-Reducción de riesgos de robo de información pues mucho de ellos están

disponibles solo al personal autorizado mediante una contraseña de acceso.
(Moya, 2017, pág. 1)
2.4.4. DESVENTAJAS DEL ARCHIVO DIGITAL

-El personal debe ser capacitado constantemente a efecto de realizar un

eficiente proceso de digitalización. Se requiere invertir gran cantidad de tiempo
y dinero en la correcta formación de los responsables y profesionales.

-No todos los documentos pueden ser digitalizados, se deben respetar los
derechos de autor.

- Continuamente cambia la tecnología, por lo que se requiere de presupuesto

para cambiar los equipos obsoletos por los nuevos.

-Los documentos digitales pueden sufrir daños por un virus o un mal manejo de
archivos, o por el equipo que se puede quemar y que pueden llevar a la pérdida
total del contenido o a la imposibilidad de abrir el archivo. (Moya, 2017, pág. 2)

2.5. QUE ES EL EXCEL

Excel es una hoja de cálculo que nos permite manipular datos numéricos y de
texto en tablas formadas por la unión de filas y columnas. Una hoja de cálculo
también es utilizada por los contadores para llevar registros, esto se utilizaba
mucho antes de que aparecieran las computadoras. Las hojas de cálculo en
programas informáticos aparecieron desde la década de 1960 y fueron
desarrolladas para simular las hojas de trabajo contables, que se utilizaba en
ese entonces y de esa manera automatizaban el trabajo contable. (Escobar,
2001, pág. 5)

2.5.1. BENEFICIOS DEL USO DEL EXCEL EN LA ACTUALIDAD

Este software podría serles muy útil para este fin. Excel es básicamente una
hoja de cálculo electrónica, pero es mucho más, es una opción muy buena para
resolver la mayoría de las necesidades estadísticas de nuestras
investigaciones.
Excel es una de la herramienta más utilizada en el ámbito laboral, ya que nos
facilita muchos procesos administrativos. Y no solo eso, también nos permite
realizar tareas en muy corto tiempo, automatizar tareas repetitivas y evitar
errores de duplicidad que a veces nos pueden costar grandes sumas de dinero.
(González., 2006, pág. 2)

2.6. CONCEPTO DE DOCUMENTO

Objeto sobre el que el archivero realiza su actividad Triple relación:

archivos→documentos→información No hay ARCHIVOS sin DOCUMENTOS,
pero sí hay DOCUMENTOS sin ARCHIVOS

La gestión de documentos nace con la creación del documento de archivo.

La denominación de tratamiento documental archivístico conlleva
funciones que incluyen recoger, conservar, catalogar y servir en el espacio
de los Archivos históricos, que luego se ampliaran a los
administrativos. (Mateo-Ripoll, 2008, pág. 75)

2.6.1. FASES DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y DE ARCHIVO

(Rhoads, 1983), establece las tres fases básicas de la Gestión de Documentos,

los objetivos y los elementos o componentes de cada una de ellas, que se
describen a continuación.

Fase 1. Elaboración de documentos:

Los objetivos de esta fase son:

 la producción de documentos no esenciales

 Disminuir el volumen de documentos generados
 Ampliar el uso y la utilidad de los documentos que son necesarios
 Asegurar el empleo adecuado de las técnicas reprográficas y de
automatización.
Los elementos específicos de la elaboración de documentos son:

 Elaboración de fichas y formularios

 Gestión de formularios
 Preparación y gestión de correspondencia
 Gestión de informes

Los Sistemas de gestión de información son de dos tipos

 Gestión de directrices
 Procedimiento de términos y de texto

Fase 2. Utilización y conservación de documentos

Los objetivos de esta fase son:

 Garantizar la disposición de la información y los documentos necesarios

para la organización.
 Reducir los costos de utilización de información y los documentos.
 Seleccionar el material auxiliar, equipos y lugar de almacenamiento de
los documentos adecuados a la naturaleza y frecuencia de uso.

Los componentes de esta fase son:

 Sistemas de archivo y de recuperación de información

 Gestión de archivos
 Gestión de correo y de telecomunicaciones
 Selección y gestión de copiadoras
 Análisis de Sistemas
 Programas de documentos esenciales
 Centro de archivos
Fase 3. Control y eliminación de documentos Los objetivos de esta fase son:

 Determinar que documentos se justifica conservar en los archivos,

identificando los tiempos de retención.
 Establecer programas de selección, eliminación o transferencia.

Los elementos más importantes de la eliminación de documentos son:

 Identificación y descripción de las series documentales.

 Establecimiento de programas de conservación y eliminación de
documentos.
 Evaluación de documentos.
 Eliminación de documentos.
 Transferencia de documentos a los archivos.

(Suárez, 2006, p.91) Para la UNESCO y desde el punto de vista de la práctica

la Gestión Documental, es la “esfera de la gestión administrativa encaminada a
conseguir la economía y la eficiencia de las operaciones con vista a la creación,
mantenimiento y utilización y por último a la eliminación definitiva durante su
ciclo vital. (ALIAGA, 2016, págs. 45-46)

2.7. PROCESO Y CICLO DE LA INFORMACIÓN

Ahora se dice que las Ciencias de la Información constituyen una disciplina que
estudia la estructura y cualidades generales de la información como
conocimiento. Se Incorporan directamente varios objetivos y conceptos
predominantes en las Ciencias de la Comunicación y en las demás disciplinas
de las que se nutre; en cualquiera de ellas, está presente el valor de la
información como conocimiento por una parte y la importancia de su
diseminación por otra. El ciclo de la información está compuesto por lo que es:
“la recolección, el procesamiento, el almacenamiento, la recuperación, la
difusión y diseminación y la generación. Este es un ciclo que continuamente se
repite. (ZEBALLOS, 2014, pág. 29)

2.7.1. CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS

Oporto, L (2005) Menciona: ¨Los documentos tienen un ciclo vital que se

expresan en etapas desde que se producen hasta que se eliminan o se
conservan son:

-Activa: Producidas diariamente y se encuentran en uso actual para el

cumplimiento de las funciones y actividades

-Inactiva: Las que han ingresado en receso, no siendo necesarias para uso

-Administrativo Permanente: Transferidos al archivo histórico por haberse

reconocido su valor para la investigación científica¨. (Brito, 2016, pág. 19)

2.8. ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS DE ESTUDIANTES DE UNA

UNIDAD EDUCATIVA

Los documentos que se manejan dentro del ámbito educativo la mayor parte
son de datos personales de estudiantes como ser: archivadores personales
que contienen, fotocopia del certificado de nacimiento, fotocopia de la cédula de
identidad del estudiante y así como los documentos de identidad del padre,
madre o tutor, además del Carnet de Vacunas esto para el nivel Inicial.
CAPITULO III

ANÁLISIS Y DESARROLLO PRÁTICO

3.1. Marco institucional

-Antecedentes

RESEÑA HISTÓRICA UNIDAD EDUCATIVA “TARIJA 1”

A la falta de una escuela cercana en la zona y al acelerado crecimiento de la

población en edad escolar; fue fundada la Unidad Educativa “Tarija 1”, un 4 de
julio de 1994, Siendo los fundadores la Junta de Vecinos del barrio los
Chapacos y su primera maestra encargada fue la profesora Rosario Balanza;
posteriormente en el año 2006 fue designado como primer Director, el profesor
Segundino Avendaño Castro.

A un principio la unidad educativa “Tarija 1” funciono en la sede social Los

Chapacos con una guardería, posteriormente fue ampliándose a los cursos de
1ro, 2do y 3ro de primaria y al ver que la capacidad de la infraestructura de la
Sede era insuficiente; fueron funcionando en domicilios particulares y recién en
el año 1994 el presidente Hugo Banzer Suarez en compañía de su esposa
Yolanda Parada, hicieron entrega formal de la actual infraestructura y
transcurrido el tiempo en el año 2007 se obtuvo la primera promoción de
bachilleres de la Unidad Educativa.

Actualmente el proceso de formación de los estudiantes es atendido por un

selecto plantel Docente: 3 de Nivel Inicial, 12 de nivel primario, 36 de nivel
secundario y 4 funcionarios administrativo; siendo su actual Director el Lic. JOSE
FERNANDEZ MAMANI
La cantidad de estudiantes que cuenta actualmente la Unidad Educativa Tarija
1, turno mañana es: Nivel Inicial 88 niños/as, Nivel Primario 392 estudiantes, y
en el nivel secundario Comunitario productivo 243 estudiantes; haciendo un
total de 729 estudiantes efectivos.

VISIÓN

Ser una Unidad Educativa líder en la formación de recursos humanos con altos
valores, saberes, conocimientos científicos, técnicos y tecnológicos
fomentando la creatividad, la investigación, participación y producción
comunitaria, que contribuyan al desarrollo de una sociedad más equitativa.

MISION: Fortalecer la formación integral de los estudiantes mediante la

planificación coordinada de la comunidad educativa y desarrollar las acciones
pedagógicas eficientes y eficaces de acuerdo a las nuevas innovaciones
tecnológicas para lograr la calidad del proceso educativo.

OBJETIVO INSTITUCIONAL-

3.2. GUIA DE ESCUENTAS

las preguntas-

-DIANOSTICO DEL ARCHIVO CENTRAL

-ubicación física del archivo

-infraestructura física condiciones del ambiente

-seguridad

-ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL

-analises de foda
-

-Fortaleza

-Oportunidades

-Debilidades

-Amenaza

Capitulo IV

PROPUESTA DE SOLUCION O INCOVACION

El proyecto debe tener 90 hoja