Elizabeth Bazan Velarde -Empastar

INSTITUTO TÉCNICO INCOS PANDO
CARRERA SECRETARIADO EJECUTIVO
TRABAJO DIRIGIDO
“ORGANIZACIÓN Y DIGITALIZACIÓN DE ARCHIVOS

FÍSICO EN LA NUBE Y ACCESO A LOS FILES DE LOS
ESTUDIANTES DE INCOS -PANDO GESTIÓN 2022- 2023
MEDIANTE CÓDIGO QR”
PARA OPTAR AL TÍTULO DE TÉCNICO SUPERIOR EN

SECRETARIADO EJECUTIVO
POSTULANTE: ELIZABETH BAZAN VELARDE

TUTORA: ING. NATALIA PALMA APAZA
COBIJA – PANDO – BOLIVIA

2023
DEDICATORIA
Primeramente, dedico a Dios, porque de la mano de él no lo

hubiera logrado, a mi madre Miriam Bazan Velarde, quien
siempre ha estado a mi lado motivándome, aunque a la
distancia.
A mi tío Jorge Antonio Bazan Velarde, por ser el pilar

fundamental en mi vida, a mi esposo Samuel Pérez Torrez,
por motivarme a seguir adelante a pesar de las dificultades.
A mis hijos Roberth, Rouse, Isabella porque ellos son el

motorcito que necesito para que el camino sea más liviano.
Elizabeth Bazan Velarde

AGRADECIMIENTO
A lo largo de mi carrera, me ha tocado vencer diferentes adversidades en la cual he

necesitado el apoyo de diferentes personas y en esta oportunidad quiero agradecer:
A Dios, primeramente, por haberme permitido culminar esta etapa estudio, que requirió
sacrificio, responsabilidad, esfuerzo y entrega.
A mi familia, por darme el apoyo compresión en el tiempo que estuve realizando este
trabajo.
Al Instituto Técnico Incos Pando, por ser un Templo de Sabiduría, durante estos años de
estudios.
A mi tutora Ing. Natalia Palma Apaza, por me guio aconsejó durante la elaboración de mi
trabajo dirigido gracias por su tiempo y enseñanza.
A mi docente Licenciada Leidy Vilca Cruz, por su enseñanza en este trayecto de estudio
A mis docentes, por su paciencia y enseñanzas durante los años de estudios para nuestra
formación.
A la Rectora María Eugenia Sánchez Herrera por su colaboración, paciencia y enseñanza.
Elizabeth Bazan Velarde

ÍNDICE GENERAL
1. INTRODUCCIÓN ...................................................................................................... 1
2. CARACTERIZACIÓN INSTITUCIONAL ............................................................... 2
3. DIAGNÓSTICO ......................................................................................................... 3
3.1 ESTRUCTURA INSTITUCIONAL ........................................................................ 4
3.1.1. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LOS
INSTITUTOS TÉCNICOS Y TECNOLÓGICOS ..................................................... 5
3.1.2. COORDINACIÓN INTERINSTITUCIONAL ........................................... 5
4. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ................................................................. 12
4.1 Identificación del Problema .................................................................................. 12
4.2. Formulación del Problema ................................................................................ 12
5. OBJETIVOS ............................................................................................................. 13
5.1. Objetivo General ................................................................................................... 13
5.2 Objetivos Específicos ........................................................................................ 13
6. MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL ...................................................................... 15
6.1. Marco Legal ...................................................................................................... 15
6.1.1. Constitución Política Del Estado ............................................................... 15
6.1.2. Ley N°070 (Ley de la Educación Avelino Siñani- Elizardo Pérez) .......... 15
6.1.3. Ley 004- Marcelo Quiroga Santa Cruz ...................................................... 16
6.2. Marco Teórico ................................................................................................... 16
6.2.1. Archivo. ..................................................................................................... 16
6.2.1.1. Clasificación de Documentos de Archivos ...................................... 17
6.2.1.2. Proceso de Clasificación de Archivo ............................................... 17
6.2.2. Digitalización de Documentos ................................................................... 18
6.2.2.1. Proceso de digitalización .................................................................. 18
6.2.3. Ordenación De Documentos ...................................................................... 19
6.2.4. Sistema de archivo ..................................................................................... 20
6.2.5. Correo Electrónico G. mail ........................................................................ 20
6.2.6. Google Drive.............................................................................................. 21
6.2.6.1. Hoja de cálculo del Drive ................................................................. 22
6.2.7. Código Q.R. ............................................................................................... 22
6.2.8. CamScanner ............................................................................................... 23
7. PLAN DE TRABAJO .............................................................................................. 24
8. INFORME Y PRESENTACIÓN DE RESULTADOS ............................................ 27
8.1. Informe ................................................................................................................. 27
8.2. Presentación de Resultados ................................................................................... 29
9. CONCLUSIONES .................................................................................................... 37
10. RECOMENDACIONES ....................................................................................... 38
11. FUENTES DE INFORMACIÓN Y BIBLIOGRAFÍA .......................................... 1
ANEXOS ........................................................................................................................... 1
ÍNDICE DE TABLA
Tabla 1. Nivel de Jerarquía INCOS -PANDO ................................................................... 4
Tabla 2. Diagnostico de la Institución Actual................................................................. 29
Tabla 3. Organización de Documentos ........................................................................... 30
Tabla 4. Desarrollo de Historiales Académico ............................................................... 30
Tabla 5. Clasificación de los documentos contenidos en el File de cada estudiante ...... 31
Tabla 6. Digitalización de Documentos .......................................................................... 31
Tabla 7. Actividades para Implementar Mecanismo de Seguridad ................................ 32
Tabla 8. Proceso para acceder a Google Drive ............................................................... 33
Tabla 9. Proceso crear carpetas en Google Drive ........................................................... 33
Tabla 10. Proceso para subir los documentos a Google Drive ........................................ 34
Tabla 11. Proceso acceso a Google Drive ....................................................................... 35
Tabla 12. Proceso acceso a Google Drive ....................................................................... 36

ÍNDICE DE ANEXOS
Anexo N° 1 Guía de Entrevista.......................................................................................... 1

Anexo N°2 Guía de Observación....................................................................................... 2
Anexo N°3 Instituto Técnico INCOS PANDO ................................................................. 3
Anexo N°4 Realizando las preguntas a la Lic. María Eugenia Sanchez Herrera ............. 4
RESUMEN
El presente Trabajo Dirigido se llevó a cabo en el Instituto Técnico Superior INCOS-

PANDO, ubicado en el departamento Pando, municipio Cobija en el barrio La Cruz, es
una institución de Educación Técnica Superior.
El objetivo principal de este proyecto consistió en la implementación de un sistema de

digitalización de los archivos de los estudiantes, con el propósito de facilitar su búsqueda
de manera eficiente y sencilla. Esto contribuirá a mejorar la eficiencia administrativa a
través de la optimización de la búsqueda alfabética.
Para llevar a cabo este trabajo, se utilizaron diversas técnicas, como entrevistas,
observación y revisión documental. En la actualidad, los archivos físicos de los estudiantes
están debidamente organizados, pero ocupan un espacio considerable. Por esta razón, se
propuso la implementación de un sistema integral de digitalización y organización de
archivos utilizando la plataforma Google Drive y la tecnología de códigos QR.
La conversión de documentos físicos a formato digital reducirá significativamente el

espacio requerido para su almacenamiento. La propuesta de este Trabajo Dirigido tiene
como finalidad aplicar la digitalización de archivos para lograr una mejor organización y
clasificación de los documentos existentes en el Instituto. El cual facilitará, se facilitará el
acceso al personal encargado, permitiéndoles realizar búsquedas rápida y eficaz.
ORGANIZACIÓN Y DIGITALIZACIÓN DE ARCHIVOS FÍSICO EN LA NUBE
Y ACCESO A LOS FILES DE LOS ESTUDIANTES DE INCOS -PANDO
GESTIÓN 2022-2023 MEDIANTE CÓDIGOS QR.
1. INTRODUCCIÓN
Actualmente el mundo de la tecnología nos ofrece diferentes herramientas que facilita el

manejo y administración de documentos en cualquier institución, hoy estamos en la era
de digitalización y acceso a la información en tiempo real, todas las instituciones se están
actualizando, el Instituto Técnico INCOS-Pando como Institución de Educación Técnica
Superior se encuentra en un punto de inflexión. A medida que el número de estudiantes y
la variedad de programas académicos crecen, también lo hace la necesidad de gestionar
eficazmente la documentación relacionada con los estudiantes que ingresan a diversas
carreras. A pesar de la importancia de este tema, el Instituto no cuenta con un personal
dedicado exclusivamente al manejo y organización de estos archivos aplicando
tecnologías de la actualidad, lo que representa un desafío significativo para la
administración eficiente de la documentación estudiantil.
Este trabajo dirigido tiene como objetivo abordar esta brecha institucional mediante la
implementación de un sistema de organización y digitalización de archivos en la nube,
específicamente a través de Google Drive. La utilización de este enfoque moderno no solo
permitirá un acceso rápido y oportuno a la documentación, sino que también beneficiará
tanto al personal interno del Instituto como a los estudiantes actualmente inscritos en los
diversos programas que ofrece la Institución.
La adopción de un sistema de digitalización de archivos presenta múltiples ventajas.

Primero, minimiza el riesgo de pérdida o deterioro de documentos físicos, que son
susceptibles al paso del tiempo y al manejo inadecuado. Segundo, ofrece la flexibilidad
de acceder a la información relevante en cualquier momento y desde cualquier lugar,
siempre que se disponga de una conexión a Internet. Por último, la inclusión de códigos
1
QR en este sistema mejorará aún más la eficiencia, permitiendo un acceso rápido y seguro
a los archivos digitales de los estudiantes.
2. CARACTERIZACIÓN INSTITUCIONAL
El Instituto “Incos Pando” es una Institución Técnica Superior que viene formando
profesionales a Nivel Técnico Superior, inicialmente el Instituto formaba profesionales a
nivel Técnico Medio Superior, y el nombre inicialmente que se creó fue Instituto
Comercial Superior Prof. Elvira Gutiérrez (INCOS -PANDO), creado en el año 1984 bajo
R.M. N° 689/84 de fecha 09/05/84, como la primera Institución de Educación Superior no
universitaria, con las carreras de Secretariado Ejecutivo y Contaduría, con el objetivo de
formar profesionales a nivel técnico superior. La creación de esta Institución responde a
una demanda existente en el contexto del departamento de Pando, para que los bachilleres
puedan acceder a la Educación Superior, por cuanto no había sido creado en el
departamento, habiendo la necesidad de contar con profesionales en el área de
conocimiento comercial, para contribuir al desarrollo humano y sostenible de la región y
el país.
Estudios realizados en el departamento Pando muestran una demanda en la formación de

Técnico Superior en el área de Sistema Informático, por lo se apertura dicha carrera,
actualmente el Instituto viene trabajando en la implementación de nuevas carreras de
acuerdo a la demanda y exigencia de la sociedad, tales como Gastronomía y Mecánica
Automotriz.
En el aspecto organizativo, el Instituto cuenta con una estructura administrativa y

académica sólida, compuesta por 27 docentes y un equipo administrativo que incluye a la
Secretaría, el Director Académico, el Director Administrativo y la Rectoría. Este equipo
se dedica a garantizar que la institución continúe siendo un pilar en la formación técnica
superior, contribuyendo al desarrollo integral de la comunidad de Pando.
2
VISIÓN INSTITUCIONAL
Formar profesional con vocacional de servicio, compromiso social, conciencia crítica y
autocrítica de la realidad socio cultural, con capacidad de crear, aplicar, transformar la
ciencia y la tecnología, articulando los conocimientos y saberes de los pueblos y naciones
indígena originarios campesinos con los universales, para fortalecer el desarrollo socio-
comunitario- productivo del Estado Plurinacional de Bolivia.
MISIÓN INSTITUCIONAL
Ser una Institución Líder en Educación Superior Técnica y Tecnológica, comprometida
con el desarrollo socio- comunitario productivo de las naciones y pueblos indígenas
originarios campesinos, contribuyendo a la construcción de la sociedad justa, en equilibrio
y relación armónica con la tierra.
3. DIAGNÓSTICO
El presente Trabajo Dirigido tiene como objetivo abordar la problemática relacionada con
la gestión y accesibilidad de los archivos estudiantiles en el Instituto "Incos Pando"
durante el periodo académico de 2022- 2023. Actualmente, los archivos físicos de los
estudiantes están debidamente organizados, pero ocupa espacio considerable sino también
dificulta la eficiencia en los procesos administrativos, como la consulta y recuperación de
información.
Para superar estas limitaciones, esta modalidad de trabajo dirigido, propone la

implementación de un sistema integral de digitalización y organización de archivos
mediante el uso de la plataforma Google Drive y tecnología de códigos QR. Esta iniciativa
tiene múltiples beneficios. En primer lugar, convertir los documentos físicos a un formato
digital reducirá significativamente el espacio necesario para su almacenamiento. En
segundo lugar, el acceso a estos archivos será más eficiente y rápido, facilitando así las
tareas administrativas y mejorando la experiencia tanto de los trabajadores del instituto
como de los estudiantes.
3
Además, la digitalización de archivos protegerá los documentos originales de deterioro y
pérdida, ya que se evitará su manipulación física excesiva. A través de códigos QR
asociados a cada archivo digitalizado, el sistema propuesto permitirá un acceso rápido y
seguro a la información, lo que es esencial para la toma de decisiones basada en datos
fiables.
3.1 ESTRUCTURA INSTITUCIONAL
En el marco del Artículo 8 del Reglamento General de Institutos Técnicos y Tecnológicos

de carácter Fiscal, de Convenio y Privado, la Estructura Institucional es la siguiente:
Tabla 1. Nivel de Jerarquía INCOS -PANDO
INSTITUTO TÉCNICO SUPERIOR INCOS-PANDO
NIVEL ESTRUCTURA
NIVEL EJECUTIVO RECTORA O RECTOR
DIRECTORA O DIRECTOR ACADÉMICO
DIRECTORA O DIRECTOR ADMINISTRATIVO
NIVEL OPERATIVO JEFA O JEFE DE CARRERA
PLANTEL DOCENTE
PERSONAL ADMINISTRATIVO
Fuente: Instituto Técnico Incos Pando
ORGANIGRAMA DEL INSTITUTOS TÉCNICOS Y TECNOLÓGICOS. El

organigrama de los Institutos Técnicos y Tecnológicos de carácter Fiscal, de Convenio y
Privado es el siguiente:
Organigrama Institucional
4
Rectora
Director Secretaria Director

Académico Administrativo
Docentes Portero
Fuente: Elaboración Propia
3.1.1. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LOS INSTITUTOS

TÉCNICOS Y TECNOLÓGICOS
CARGO: RECTORA O RECTOR

DEPENDENCIA:
DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR TÉCNICA TECNOLÓGICA,
LINGÜÍSTICA Y ARTÍSTICA (DGESTTLA) DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN
UNIDADES DEPENDIENTES:
• Dirección Académica
• Dirección Administrativa
3.1.2. COORDINACIÓN INTERINSTITUCIONAL
• Gobierno Autónomo Departamental
• Gobierno Autónomo Municipal
• Dirección Departamental de Educación
• Organizaciones Sociales Productivas
• Federación de Empresarios Privados
• Organizaciones No Gubernamentales a través de la DGESTTLA
5
• Representantes o delegados de los Sectores Sociales de la Región.
• Otras instituciones relacionadas.

OBJETIVO:
Desarrollar una gestión institucional eficiente, transparente y de calidad, posicionando al
Instituto Técnico o Tecnológico a su cargo en el contexto Local, Regional y Nacional,
para la formación profesional integral de alto nivel de las y los estudiantes.
FUNCIONES:
1. Ejercer como Máxima Autoridad Ejecutiva del Instituto Técnico o Tecnológico.
Representar al Instituto en los actos protocolares, legales, sociales e institucionales.
Cumplir y hacer cumplir las políticas y normativas emitidas por el Ministerio de
Educación, a través de la DGESTTLA y de las DDE's.
CARGO: DIRECTORA ACADÉMICA O DIRECTOR ACADÉMICO

DEPENDENCIA: Rectorado
• Docentes
• Secretaria
COORDINACIÓN INTRAINSTITUCIONAL:
• Rectorado
COORDINACIÓN INTERINSTITUCIONAL:
• Dirección General de Educación Superior Técnica, Tecnológica, Ligústica y

Artística
• Dirección Académica de otros Institutos
• Organizaciones Sociales
6
• Representantes o delegados de los Sectores Sociales de la Región
• Instituciones Públicas y Privadas productivas
• Otras instituciones relacionadas
OBJETIVO:
Implementar políticas institucionales y estrategias académicas que garanticen la calidad

de la formación Profesional Técnica, Tecnológica de las y los estudiantes de cada una de
las carreras del Instituto en cumplimiento de las políticas, diseños, planes y programas en
vigencia aprobados por Ministerio de Educación.
FUNCIONES:
1. Planificar, organizar, hacer seguimiento y evaluar las actividades académicas en

función a la planificación curricular de cada carrera con las Jefaturas o Responsables de
Carrera y docentes.
2. Cumplir y hacer cumplir las normas establecidas en el Reglamento General de
Institutos Técnicos y Tecnológicos de carácter Fiscal, de Convenio y Privado, y otras
normas en vigencia.
3. Coordinar la elaboración del POA con la Dirección Administrativa y las Jefaturas
o responsables de carrera en función a los objetivos institucionales.
CARGO: DIRECTORA ADMINISTRATIVA O DIRECTOR

ADMINISTRATIVO DEPENDENCIA: Rector
Secretaria
Portero/a
Rectorado
7
Dirección Académica
Docentes
Personal Administrativo
COORDINACIÓN INTERINSTITUCIONAL:
• DGESTTLA y otras instancias del Ministerio de Educación
• Ministerio de Economía y Finanzas Publicas

 Gobierno Autónomo Departamental
 Gobierno Autónomo Municipal

 Contraloría General del Estado Plurinacional de Bolivia
 Otras Entidades del Gobierno Plurinacional Bolivia

 Empresa de Servicio de Energía Eléctrica
 Empresa de Servicio de Telefonía e Internet

 Empresa de Servicio de Agua
 Empresa de Servicio de Redes de Gas Otras entidades relacionadas
Administrar los recursos financieros y económicos, bienes, servicios y la gestión

administrativa de 105 recursos humanos para optimizar la gestión técnica y administrativa
del instituto, generando información institucional bajo los principios de oportunidad,
confiabilidad, transparencia, eficiencia y legalidad en el marco de las normativas vigentes.
FUNCIONES:
1. Administrar y mantener actualizada la información contable, presupuestaria, de
bienes, servicios, materiales e insumos del Instituto.
2. Administrar y controlar los Recursos Humanos del Instituto en el marco de normativa
vigente.
3. Elaborar un plan de acción para la correcta ejecución del POA aprobado.
8
CARGO: DOCENTE
Dirección Académica
UNIDADES DEPENDIENTES: Ninguna
• Rectorado
• Jefe de Carrera
Personal Administrativo
INSTITUTO TÉCNICO SUPERIOR INCOS PANDO (Ver anexo3)
OBJETIVO:
Desarrollar los procesos formativos con pertinencia académica,
promoviendo la formación integral de la o el estudiante, en el marco del
Diseño Curricular Base de la Formación Profesional Técnica y
Tecnológica y el Modelo Socio comunitario Productivo.
FUNCIONES:
1. Planificar, organizar, desarrollar y evaluar el proceso formativo de las y los

estudiantes de forma cotidiana que conlleven a lograr las competencias requeridas.
2. Programar y orientar el proceso formativo de las y los estudiantes,

identificando espacios de aprendizaje para garantizar el logro de competencias en
las áreas establecidas.
3. Desarrollar el proceso formativo con responsabilidad y compromiso en aulas,

laboratorios, talleres u otro espacio de aprendizaje de las y los estudiantes,
tomando en cuenta las habilidades, destrezas, actitudes y valores individuales y
9
grupales que contribuyan a la optimización de la calidad educativa de la formación
técnica y tecnológica.
CARGO: SECRETARIA O SECRETARIO

UNIDADES DEPENDIENTES: Ninguno
• Rectorado
• Docentes
OBJETIVO:
Apoyar en las tareas ejecutivas, administrativas y operacionales para
lograr el óptimo funcionamiento, rendimiento, manejo, actualización y
resguardo de la documentación oficial del Instituto.
FUNCIONES:
1. Brindar un trato respetuoso con calidad y calidez humana cuidando la imagen

institucional dentro del marco de las buenas relaciones interpersonales.
2. Recibir, controlar, custodiar y distribuir la documentación interna y externa que se

expide y recibe con eficiencia y fluidez.
3. Difundir disposiciones normativas vigentes con estudiantes y público en general.
4. Ejecutar con eficiencia y transparencia las actividades propias de su cargo.
CARGO: PORTERO
DEPENDENCIA: DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
10
UNIDADES DEPENDIENTES: Ninguno
COORDINACIÓN INTRAINSTITUCIONAL
 Rectorado
 Dirección Administrativa
 Dirección Académica
 Docentes
 Personal Administrativo
COORDINACIÓN INTRAINSTITUCIONAL
 Ninguno
OBJETIVO:
Garantizar el mantenimiento, resguardo y protección de los bienes del Instituto, así como
apoyar en el desarrollo de las funciones institucionales definidas por las Autoridades del
Instituto.
FUNCIONES:
1. Garantizar la apertura y cierre del Instituto y dependencias donde presta

servicio.
2. Controlar la entrada y salida del personal directivo, docente y

administrativo, estudiantes y otras personas al Instituto, y cuando corresponda
vehículos u otros objetos.
3.Controlar y custodiar las llaves y dependencias de los ambientes del Instituto,

en coordinación con Dirección Administrativa o instancia pertinente.
Guía de Entrevista (Ver Anexo 1)
Guía de Observación (Ver Anexo 2)
11
4. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
4.1 Identificación del Problema
A medida que el Instituto Técnico Incos Pando ha ido expandiendo su oferta académica y
creciendo en número de estudiantes, se ha generado un volumen considerable de
documentación física asociada a estos alumnos. Este archivo comprende desde
documentos de inscripción y matriculación hasta registros académicos y administrativos
de estudiantes tanto nuevos como antiguos, inscritos en diversas carreras.
Esta acumulación de documentación en formato físico plantea varios desafíos. En primer

lugar, el espacio necesario para el almacenamiento de estos documentos se ha vuelto
insuficiente y poco eficiente. En segundo lugar, la gestión manual de un volumen de
archivos tan grande consume un tiempo significativo y está sujeta a errores humanos, lo
cual puede afectar tanto la administración del instituto como la experiencia educativa de
los estudiantes. Además, la accesibilidad y rapidez en la recuperación de la información
son comprometidas, y existe un riesgo elevado de deterioro o pérdida de documentos
importantes.
Ante esta situación, se hace evidente la necesidad de implementar un sistema más eficiente
y seguro de manejo de archivos que, a su vez, permita un acceso rápido y fiable a la
documentación. El proyecto "Organización y Digitalización de Archivos Físicos en la
Nube y Acceso a los Files de los Estudiantes de Incos-Pando Gestión 2022- 2023 mediante
Códigos QR" se plantea como una solución integral a este problema.
El desafío, entonces, es determinar cómo esta implementación puede lograr una
organización más eficaz, una recuperación más rápida de la información y un
almacenamiento más seguro de los archivos estudiantiles, mejorando así tanto la
administración institucional como la experiencia del alumnado.
4.2. Formulación del Problema
12
¿La organización y digitalización de archivos físico en la nube y acceso a los files de los
estudiantes de INCOS-PANDO gestión 2022-2023 mediante códigos QR, permitirá
resguardar la información y acceder a los files de estudiantes de forma efectiva y rápida?
5. OBJETIVOS
5.1. Objetivo General
Implementar un sistema integral de organización, digitalización y acceso seguro a los files

de estudiantes de Incos-Pando, utilizando Google Drive y tecnología de Códigos QR, que
permita mejorar la eficiencia administrativa y la accesibilidad de la documentación
durante el período académico2022 - 2023, mediante el sistema de clasificación alfabética
para optimizar la búsqueda y recuperación de información.
5.2 Objetivos Específicos
 Realizar un Diagnóstico Inicial. Evaluar el estado actual del sistema de manejo de

archivos en Incos-Pando para identificar las áreas que requieren mejora en
términos de organización, accesibilidad y seguridad.
 Ordenar y clasificar los documentos físicos files de estudiantes.
 Aplicar el Sistema de Clasificación Alfabética que permita una búsqueda y

recuperación eficiente de los de los files de estudiantes.
 Digitalizar los documentos físicos. Files de los estudiantes mediante camscanner
para su posterior organización en las nubes, contribuyendo a la reducción del
espacio físico.
 Implementar Mecanismos de Seguridad. Establecer protocolos y políticas de
seguridad para garantizar que solo el personal autorizado tenga acceso a los
archivos digitalizados.
 Generación de Códigos QR. Crear códigos QR únicos para cada file de estudiantes,
facilitando así un acceso rápido y seguro.
13
 Subir los archivos digitalizados al sistema de almacenamiento en la nube,
asegurando que estén correctamente organizados según el esquema de
clasificación alfabética.
Para seguir con el Trabajo Dirigido se realizó lo siguiente:

Realizando las preguntas a la Licenciada Maria Eugenia Sanchez Herrera (ver anexo 4)
14
6. MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL
6.1. Marco Legal
6.1.1. Constitución Política Del Estado
Artículo 237
I. Son obligaciones para el ejercicio de la función pública:
2. Guardar secreto respecto a las informaciones reservadas, que no podrán ser
comunicadas incluso después de haber cesado en las funciones. El procedimiento de
calificación de la información reservada estará previsto en la ley.
II. La ley determinara las sanciones en caso de violación de estas obligaciones.
(Constitución Política del Estado plurinacional de Bolivia, 2009)
6.1.2. Ley N°070 (Ley de la Educación Avelino Siñani- Elizardo Pérez)
Artículo 1. (Mandatos Constitucionales de la Educación).

 Toda persona tiene derecho a recibir educación en todos los niveles de manera
universal, productiva, gratuita, integral e intercultural.
 La educación constituye una función suprema y primera responsabilidad
financiera del Estado, que tiene la obligación indeclinable de sostenerla,
garantizarla y gestionarla.
 El Estado y la sociedad tienen tuición plena sobre el sistema educativo, que
comprende la educación regular, la alternativa y especial, y la educación superior
de formación profesional.
 El sistema educativo desarrolla sus procesos sobre la base de criterios de armonía
y coordinación.
 El sistema educativo está compuesto por las instituciones educativas fiscales,

instituciones educativas privadas y de convenio.
15
 La educación es unitaria, pública, universal, democrática, participativa,
comunitaria, descolonizadora y de calidad, sin discriminación. (Ley de la
Educación 070/Aveliño Siñani Elizardo Perez, 2010).
6.1.3. Ley 004- Marcelo Quiroga Santa Cruz
“RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA”
Reglamento Interno de Personal, Art. 9° Deberes:
a) Respetar y hacer cumplir la CP coma las leyes y otras disposiciones legales
b) Desarrollar sus funciones, atribuciones y deberes administrativos con puntualidad,
celeridad economía eficiencia y probabilidad
c) Acatar y cumplir las instrucciones y/o designaciones
d) Preservar y mantener los equipos, bienes y material asignado.
(Ley 004 / Marcelo Quiroga Santa Cruz, 2013)
6.2. Marco Teórico
6.2.1. Archivo.
La palabra archivo, del latín archivium, presenta tres acepciones distintas de acuerdo con
el Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española.: - Local en el que se custodian
documentos públicos o particulares (lo que significa la existencia de archivos no sólo
oficial sino también semipúblicos, comerciales o particulares); conjunto de estos
documentos y el mueble/s que los contienen (carpetas, guías, etc., donde se colocan).
El archivo como uno o más conjunto de documentos, sea su fecha, soporte, material y
forma, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada,
en el transcurso de su gestión. (Heredia, 2023).
 Funciones de Archivo
La principal función del archivo consiste en la conservación de documentos, ya
que la Ley obliga a ello estableciendo unos plazos mínimos de conservación,
16
durante los cuales puede ser requerida su presentación. Estos documentos se
conservarán debidamente ordenados y clasificados. Esta conservación
proporciona información sobre el funcionamiento y los asuntos tratados por la
entidad. (Gavilan, 2009)
 Conservación de la información
La conservación implica evitar el deterioro o destrucción de los archivos,
incluso restaurándolos si han sufrido daños que les impidan o pongan en riesgo el
cumplimiento de sus funciones. (Gil, 2007)
6.2.1.1.Clasificación de Documentos de Archivos
La Clasificación de Documentos de Archivo es la operación intelectual mediante la cual

se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental, de
acuerdo con la estructura orgánico-funcional del fondo. Este proceso comienza
determinando la agrupación documental más grande (Fondo Documental) y finaliza
determinando la más pequeña (Series, subseries y tipos documentales).
La finalidad de la clasificación es la conformación ordenada y controlada de expedientes,

de manera tal que se archiven ligados todos los documentos relativos a un mismo asunto.
Se trata de asignar cada documento a su expediente, de dividir los expedientes en tipos
documentales y agruparlos dentro de ellos. (Lodolini, 2018).
6.2.1.2. Proceso de Clasificación de Archivo
Cuando una oficina recibe o crea un documento se han de seguir los siguientes pasos:
1º- Identificar a qué expediente pertenece dicho documento. Puede ser que el expediente
ya exista o que sea necesario crearlo.
2º.- Identificar a qué serie documental pertenece el expediente. Esta operación va a
facilitar la clasificación.
3º.- Buscar la clase, subclase y división del cuadro de clasificación a la que pertenece el
documento. Se debe proceder desde los niveles más generales a los más concretos del
17
cuadro de clasificación. En general, y siempre que el volumen de documentación no sea
muy grande, es aconsejable clasificar la documentación bajo conceptos más generales y
no abrir nuevos niveles de clasificación si los que hay son suficientes.
En general, el código y el título de clasificación de un expediente coincide con el de los

documentos que contiene, si bien, algunas veces, para facilitar la agrupación de
documentos dentro de un expediente, los documentos pueden clasificarse con
subdivisiones o títulos de clasificación de niveles más bajos que los del expediente del
que forman parte.
6.2.2. Digitalización de Documentos
Se comprende la digitalización de documentos como el proceso de conversión apoyado

en herramientas tecnológicas que permiten transformar formatos de soporte análogo
entendidos como: papel, video, casete, cinta, película o microfilm en archivos digitales
que contienen una copia fiel de la imagen codificada. En referencia a la digitalización de
documentos se han desarrollado múltiples avances tecnológicos por parte de los
fabricantes de estos dispositivos como: Fujitsu, Kodak, Canon, Brother, entre otros, hasta
el desarrollo de apps para dispositivos móviles incorporando tecnologías de la
información y las comunicaciones, para realizar esta conversión como apoyo a usuarios
finales, con el fin de tener acceso a estas nuevas formas. Con el uso de estas plataformas
tecnológicas las instituciones han podido implementar en sus procesos los documentos
digitales y electrónicos, también han tenido que realizar al interior de las instituciones de
forma paralela los procesos de gestión del cambio y las capacitaciones técnicas sobre el
uso de dispositivos y plataformas para crear documentos digitales.
6.2.2.1.Proceso de digitalización
El proceso de digitalización consta esencialmente de los siguientes pasos: Determinar el

medio en el que el documento se encuentra soportado. A los efectos prácticos se
consideran susceptibles de ser digitalizados los documentos en los siguientes medios:
18
Papel (libros, revistas, folletos, etc.)
Material químico (películas)
Material magnético (cintas de video, disquete de ordenador, casetes, etc.)
Soportes ópticos (CD-ROM, DVD, videodiscos, etc.)
Según el medio determinado en el paso anterior, se procede a digitalizarlo o a convertirlo
a otro formato digital distinto del original.
 Definir el hardware/software que se va a utilizar según el medio que soporta el
documento o el formato electrónico del mismo.
 Determinar el formato digital final: para el presente trabajo se define en primera
instancia como formatos básicos los estándares, los formatos más usados por el
usuario.
 Proceder a la digitalización propiamente dicha. Este paso depende de los factores
determinados anteriormente (medio, formato, hardware y software
correspondientes)
6.2.3. Ordenación De Documentos
La ordenación archivística sirve para asegurar que un cuerpo de documentos tenga un

ordenamiento interno apropiado, y para incorporar esos documentos al sistema en que
están organizados los fondos. Esto quiere decir, que la ordenación documental, al interior
de cada expediente, debe responder de manera lógica al procedimiento mismo. (Jordan,
2023).
 Organización general de documentos dentro de carpetas
La ubicación física de los documentos se hará de tal manera que la fecha más antigua de
producción será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más
reciente se encontrará al final de esta.
Recomendaciones
1) No se deben guardar duplicados y documentos en papel químico o de fax, cuando éstos

existan se recomienda sacar fotocopia, debido a que con el tiempo sufren deterioro.
19
2) Cuando se proceda a archivar documentos se debe tener especial cuidado de verificar
que efectivamente han cumplido su trámite y que corresponden a la serie bajo la cual se
están archivando (Principio de Procedencia)
3) En el caso de las historias laborales, se deben tener en cuenta las Circulares No. 004 de
2003 y No. 012 de 2004 del Departamento Administrativo de la Función Pública y el
Archivo General de la Nación, que establecen los criterios generales para su organización.
(Jordan, 2023).
6.2.4. Sistema de archivo
La función más destacada de un sistema de archivos es ofrecer una visión lógica de la

organización de datos. Otras de las funciones es poder identificar y localizar un archivo y
controlar el acceso de varios usuarios a los archivos. Entre los cuales tenemos:
 Archivo alfabético: se basa fundamentalmente en el uso del abecedario tomando

consideración el nombre de la persona o organización.
 Archivo Cronológico: consiste en ordenar los documentos de acuerdo o la sucesión
lógica de sus fechas.
 Tiene la finalidad de emplear las fechas como guías en el manejo de ciertas clases
de asuntos a través de la combinación nombres meses y números fecha
 Archivo Geográfico: Es el sistema de archivar los documentos por el nombre de
la localidad en el que residen los interesados.
 Archivo alfabético: se basa fundamentalmente en el uso del abecedario tomando
consideración el nombre de la persona o organización.
 Archivo numérico: como su nombre lo indica es que se guía del 0 al infinito.
6.2.5. Correo Electrónico G. mail
Desde el punto de vista organizativo, el correo electrónico es ante todo una herramienta
que permite el intercambio de información entre instituciones o dentro de la misma
institución. Es por ello que tiene una doble naturaleza, como medio de comunicación y
como parte del sistema de información de la organización. (Tomlinson, 2009)
20
El siguiente paso es crear cuenta/registrarse ahora. Dependiendo del servidor, recurrirán
al empleo de una terminología u otra. En esta opción, se nos pedirá introducir nuestros
datos personales básicos- nombre y apellidos, fecha de nacimiento, país/región, teléfono
de contacto y dirección de email que queremos emplear. Respecto a esta última, es
recomendable utilizar una dirección sencilla y seria en la que aparezca nuestro nombre y
apellidos- o iniciales de los mismos- para que así se nos identifique de manera rápida. Es
recomendable no introducir la fecha de nacimiento en la dirección de email para evitar
crear situaciones de discriminación, especialmente a la hora de buscar empleo.
(Tomlinson, 2009)
6.2.6. Google Drive
Es una plataforma gratuita que te permite almacenar archivos y acceder a ellos desde
cualquier lugar utilizando la nube, allí también puedes crear documentos, hojas de cálculo,
presentaciones y más. Puedes guardar tus archivos de forma segura y abrirlos o editarlos
desde cualquier dispositivo. Los archivos que creas con aplicaciones de Google se abren
en tu navegador o en tu aplicación móvil. (Romero, 2015)
1. Cómo comenzar a usar Google Drive. Tienes 15 GB de espacio sin cargo en tu

unidad de Drive.
2. Paso 1: Ve a drive.google.com. En la computadora, ve a drive.google.com.
3. Paso 2: Sube o crea archivos.
4. Paso 3: Comparte y organiza tus archivos.
Ventajas
 Manejar tu empresa desde cualquier lugar del mundo.

 Estar siempre conectado y actualizando información en tiempo real.
 Ahorrar tiempo al trabajar.
 Controlar el trabajo de tus colaboradores de una mejor manera.
21
 Ahorrar espacio en tu oficina.
 Reducir los costos de tu empresa.
 Aumentar la productividad de tu equipo de trabajo.
Desventajas
 Solo se puede sincronizar lo que se encuentra en la carpeta.

 Cuando se comparte archivos lo que se puede trabajar en el mismo archivo en el
mismo archivo en el mismo tiempo ya que genera conflictos.
 Es obligatorio tener internet.
6.2.6.1. Hoja de cálculo del Drive
Hojas de cálculo de Google es una app en línea que te permite crear hojas de cálculo,
aplicarles formato y trabajar con otras personas.
Se trata de una herramienta de estilo Excel que se incluye en Google Drive y con la que
puedes crear o editar hojas de cálculo directamente en tu navegador web. (Romero, 2015)
6.2.7. Código Q.R.
El código QR “Quick Response”, es un código de respuesta rápida. Es la evolución del

código de barras y permite, al ser escaneado, ver la información que contiene. Si bien sirve
para muchas cosas, a través de este código, podes pagar tus compras desde el celular de
forma rápida y sin la necesidad de manipular dinero. (Hara, 2000)
 Tipos de Q.R. Existen dos clases de Q.R. que son los siguientes:
Estático: Un código QR estático es un código QR que, una vez generado, no puede
sobrescribirse. Puede almacenar información que no es editable.
Dinámico: Un código QR dinámico es un código QR que puede editarse tantas veces
como sea necesario sin tener que volver a imprimir y desplegar el código. Puede
actualizar pequeños detalles o cambiar toda la URL.
22
6.2.8. CamScanner
CamScanner es una de las mejores herramientas para escanear y guardar documentos de

todo tipo. Permite escanear usando la app de cámara de tu móvil o la suya propia, que
además incluye ajustes de encuadre, orientación y otras ayudas que mejorarán el resultado
final. (Kasperski, 1997).
23
7. PLAN DE TRABAJO
PLAN DE ACCIÓN
ACTIVIDADES: Organización de files de estudiantes de INCOS PANDO.

PARTICIPANTES: Elizabeth Bazán Valverde- Lic. María Eugenia Sánchez Herrera Rectora de INCOS
PANDO.
OBJETIVO GENERAL DE LA ACTIVIDAD: Organizar los files de los estudiantes de las carreras
de Secretariado Ejecutivo, Contaduría General, Sistemas Informáticos, Gastronomía y Mecánica.
Automotriz.
ACTIVIDADES ESTRATEGIAS RESPONSA RECUR CRONO
BLES SOS GRAMA
ECONÓ
MICOS
Reconocimiento del área Entrevista con la rectora de Postulante: No Del 22 de
de trabajo y determinación INCOS PANDO. Elizabeth requiere. marzo al
de funciones. Bazan 22 de
Velarde marzo.
Responsable
de la Unidad:
Lic. María
Eugenia
Sánchez
Revisión de files de  Observación de la Postulante: No Del 22 de
estudiantes de la Carrera de documentación. Elizabeth requiere. marzo al
Secretariado Ejecutivo de  Verificación de la Bazan 24 de
los cursos tercero y documentación de Velarde marzo.
segundo. acuerdo al orden
establecido: Ficha de
inscripción, cédula de
identidad, boleta de pago
y título de bachiller.
Revisión de los files de los  Observación de la Postulante No Del 27 de
estudiantes de la Carrera de documentación. Elizabeth requiere. marzo al
Contaduría General de los  Verificación de la Bazán 29 de
cursos tercero y segundo documentación de Velarde marzo
acuerdo al orden
24
estudiantes de la Carrera de documentación. Elizabeth requiere. marzo 30
Gastronomía de los cursos  Verificación de la Bazán de marzo
tercero y segundo documentación de Velarde
acuerdo al orden
estudiantes de la Mecánica documentación. Elizabeth requiere. marzo al
Automotriz de los cursos  Verificación de la Bazán 03 de abril.
tercero y segundo documentación de Velarde
acuerdo al orden
estudiantes de la carrera documentación. Elizabeth requiere. abril al 04
Sistema Informático de los  Verificación de la Bazán de abril
cursos tercero y segundo documentación de Velarde
acuerdo al orden
Implementación de los files  Observación de la Postulante No Del 04 de

de los estudiantes nuevos documentación. Elizabeth requiere. abril hasta
Carreras: Secretariado  Verificación de la Bazán el 18 de
Ejecutivo Primero “A” documentación de Velarde abril
primero “B” acuerdo al orden
Contaduría General: establecido: Ficha de
Primero “A” “B” Y “C” inscripción, cédula de
Sistema Informático identidad, boleta de pago
Primero. y título de bachiller.
Gastronomía Primero
Mecánica Automotriz
Primero
25
Ordenar las carpetas de los Postulante No Del 20 de
estudiantes por carrera en Elizabeth requiere abril hasta
el estante. Bazan el 20 de
Velarde abril.
Archivar los files de los Postulante No Del 21
estudiantes que se retiraron Elizabeth requiere abril hasta
en la gestión 2022 de todas Bazan el 25 de
las carreras. Velarde abril
Organizar los historiales  Observación de los Postulante No Del 26 de
académicos de los nombres de los Elizabeth requiere abril hasta
estudiantes de todas las estudiantes y numero de Bazan 31 de
carreras solo los segundos carnet. Velarde mayo.
y terceros de cada carrera  Verificación de las notas
de los estudiantes, que no
tengan ninguna materia
de arrastre
Realización de los Postulante No Del 01 de
historiales de los Elizabeth requiere junio hasta
estudiantes de los nuevos Bazan el 10 de
de todas las Carreras. Velarde julio.
Fuente: Elaboración propia
26
8. INFORME Y PRESENTACIÓN DE RESULTADOS
8.1. Informe
INSTITUTO TÉCNICO INCOS PANDO
INFORME
INF.001/2023
A: Lic. Maria Eugenia Sanchez Herrera

RECTORA DEL INSTITUTO INCOS PANDO
Vía: Wilbert Pablo Herrera UreY

TUTOR DE TRABAJO DIRIGIDO EXTERNO
INSTITUO TÉCNICO INCOS PANDO
DE: Elizabeth Bazan Velarde

ESTUDIANTE INSTITUTO INCOS PANDO
REF.: INFORME DE TRABAJO DIRIGIDO EXTERNO

INSTITUTO TÉCNICO INCOS – PANDO
FECHA: Cobija, 26 de octubre 2023
Licenciada:
Tengo bien informar a su autoridad en el Trabajo Dirigido realizado por mi persona en la

Dirección Académica del Instituto Incos Pando como sigue:
En fecha 22/03/2023 a través de su solicitud de su autoridad, mi persona se incorporó al

Instituto Incos- Pando con el objeto y realizar mi Trabajo Dirigido en forma específica en
las oficinas de la Dirección Académica, con la tutoría interna de su autoridad.
27
Objetivo General
Implementar un sistema integral de organización, digitalización y acceso seguro a los files

de estudiantes de Incos-Pando, utilizando Google Drive y tecnología de Códigos QR, que
permita mejorar la eficiencia administrativa y la accesibilidad de la documentación
durante el período académico2022 - 2023, mediante el sistema de clasificación alfabética
para optimizar la búsqueda y recuperación de información.
Objetivos Específicos
 Realizar un Diagnóstico Inicial. Evaluar el estado actual del sistema de manejo de

archivos en Incos-Pando para identificar las áreas que requieren mejora en
términos de organización, accesibilidad y seguridad.
 Ordenar y clasificar los documentos físicos files de estudiantes.
 Aplicar el Sistema de Clasificación Alfabética que permita una búsqueda y

recuperación eficiente de los de los files de estudiantes.
 Digitalizar los documentos físicos. Files de los estudiantes mediante camscanner
para su posterior organización en las nubes, contribuyendo a la reducción del
espacio físico.
 Implementar Mecanismos de Seguridad. Establecer protocolos y políticas de
seguridad para garantizar que solo el personal autorizado tenga acceso a los
archivos digitalizados.
 Generación de Códigos QR. Crear códigos QR únicos para cada file de estudiantes,
facilitando así un acceso rápido y seguro.
 Subir los archivos digitalizados al sistema de almacenamiento en la nube,
asegurando que estén correctamente organizados según el esquema de
clasificación alfabética.
Los resultados obtenidos de acuerdo a los objetivos planteados mi persona realizo lo
siguiente:
28
Verifique la situación actual en el que se encontraban los files e los estudiantes presentan
su solicitud de prórroga por el título de bachiller.
Desarrollo de las diferentes actividades para cumplir con los objetivos específicos
descritos
 Clasificar los files de los estudiantes por carrera y curso.

 Colocar la solicitud de permiso en los files de los estudiantes.
 Se llenaron los historiales académicos de los estudiantes clasificados por carrera,
curso y carpeta en forma digital y en sus respectivos Files de cada estudiante en
forma física.
Adjunto al presente las evidencias de cada trabajo realizado.
Es cuanto tengo que informar a su autoridad para fines consiguientes.
8.2. Presentación de Resultados
Fase 1: Diagnóstico.
Se ha procedido a determinar el área de trabajo y al diagnóstico de los files de estudiantes
de las diferentes carreras correspondientes a la gestión 2022-20023.
Tabla 2 Diagnostico de la Institución Actual
Situación actual de los files de File de estudiantes por curso

estudiantes
Cada estudiante cuenta con su file
correspondiente:
 Contaduría General 52 files

 Secretariado Ejecutivo 42 files
 Sistemas informáticos 10 files
 Mecánica Automotriz 12 files
 Gastronomía 12 files
29
Fase 2: Organización de los files de los estudiantes en formato físico.
Tabla 3 Organización de Documentos

Organización de los files de estudiantes Procedimiento
Procedimiento: Se procedió a la
organización de los files de los
estudiantes por carrera.
 Revisión de documentos
 Organización de documentos
aplicando el sistema de archivo.
Fase 3: Realización de Historiales Académicos.
Tabla 4 Desarrollo de Historiales Académico
Desarrollo de Historiales Académico Procedimiento
Procedimiento: Cada estudiante cuenta

con un Historial Académico, para este fin
se consideró los siguientes datos:
 Nombre de la Institución
 Carrera
 Fecha de Admisión
 Fecha de Conclusión
30
Fase 4: Clasificación de los documentos contenidos en el File de cada estudiante
Tabla 5 Clasificación de los documentos contenidos en el File de cada estudiante
Clasificación de los files de estudiantes Procedimiento
Procedimiento: Se procedió a la
clasificación de los file aplicando los
sistemas: alfabético, para así poder tener
una búsqueda más rápida y eficiente.
 Ficha de Inscripción
 Cedula de Identidad
 Boleta de Pago
 Diploma de Bachiller
 Historial Académico (excepto
primer año)
Fase 5: Digitalización de documentos
Tabla 6 Digitalización de Documentos

Digitalización de Documentos Procedimiento
Para el escaneo se utilizó la

aplicación CamScanner, con la que
recaudo los siguientes datos:
 Ficha de Inscripción
 Cedula de Identidad
 Boleta de Pago
 Diploma de Bachiller
 Historial Académico
(excepto primer año)
31
Fase 6: Implementar Mecanismos de Seguridad para resguardar y acceder a la
información
Tabla 7 Actividades para Implementar Mecanismo de Seguridad
Actividades Procedimiento
Crear Correo Primer paso
Electrónico  Ingresar a Google Chrome
Segundo Paso
 Seleccionar Aplicaciones de Google
Tercer Paso
 Seleccionar Gmail
Cuarto Paso:
 Seleccionar la opción crear una cuenta
Quinto Paso:
 Introducir nombre “INCOS PANDO”
Sexto Paso:
 Introducir fecha de Nacimiento
Séptimo Paso:
Elegir una dirección de Gmail
 incospandoacademico@gmail.com
Crear una Octavo paso:

clave segura Crear una clave segura
 La contraseña deberá contener letras, números y
símbolos
 Contraseña INCOSPANDO84*
Noveno Paso:
 Ingresar el número de teléfono para cuestiones de
verificación de cuenta
 Número de teléfono 74902286
 Código de verificación G- 369529
Decimo Paso:
Añadir un correo de recuperación
natferpalma@gmail.com
Decimo Primer Paso:
Revisar la información de la cuenta.
En este paso la se creó el correo electrónico para la Institución.
Décimo Segundo Paso:
Para aceptar la conformidad de la creación de la cuenta
hacemos lectura de la privacidad y términos para aceptar o
rechazar.
32
Fase 7: Acceder a Google Drive y Crear Carpetas
Tabla 8 Proceso para acceder a Google Drive
Google Drive Procedimiento
 Ve a drive.google.com.
 Accede a tu Cuenta
de Google con tu nombre
de usuario y contraseña. ...
 Haz doble clic en un archivo.
 Seleccionar Nueva Carpeta
 Asignar Nombre a la
Carpeta y Crear Carpeta
 Acceder a la carpeta Files de
estudiantes de INCOS-
PANDO
 Crear Carpetas para Carrera
mediante la opción Nueva
Carpeta
Fase 8: Crear carpetas y subir documentos al Drive.
Tabla 9 Proceso crear carpetas en Google Drive
Google Drive Procedimiento
En esta fase se crea las carpetas donde se

almacena toda la información de los files
de los estudiantes.
Paso 1: Ingresar a través de Gmail a la

aplicación de Google Drive.
 Seleccionar Drive
Paso 2: Creamos carpetas y subimos

documentos a Google Drive
 Seleccionamos la opción nueva
 Seleccionamos Nueva Carpeta
33
 Colocamos Nombre de la Carpeta
principal
 Seleccionamos la opción Crear.

Paso 3: Creamos las Sub Carpetas de cada
carrera y curso dentro la carpeta principal.
 Ingresamos a la carpeta principal.
 Creemos Nueva Carpeta por cada
carrera y curso.

Fase 9: Subir documentos al Drive.
Tabla 10 Proceso para subir los documentos a Google Drive
Google Drive
34
Procedimiento:
Paso 1: Seleccionar los documentos (File de estudiantes).
Paso 2: Arrastramos los seleccionamos a la unidad que corresponde en el Drive.
Fase 10: Generar una hoja de cálculo para el Registro de estudiantes de INCOS-
PANDO.
Tabla 11 Proceso acceso a Google Drive
Hoja de cálculo de Google Drive Procedimiento
 Seleccionar la opción
Nuevo del Drive.
 Seleccionar la opción hoja
de cálculo de Google.
 Asignamos Nombre a cada
celda.
 Procedemos a llenar los
datos de cada estudiante.
35
Fase 11: Generar Código QR.
Tabla 12 Proceso acceso a Google Drive
Generación de Código QR Procedimiento
Para la generación del código QR usamos

la aplicación de generador QR..
Para generar el Código QR, seguimos los
siguientes pasos:
 Para generar el Código QR
copiamos el enlace a la aplicación
del generador de código de QR.
 Seleccionamos el enlace del
documento PDF (File de
estudiantes)
 Abrimos la aplicación generadora
de Código QR.
 Copiar el URL donde corresponde.
 Seleccionar la opción generar
código QR.
 Seleccionamos tamaño (pequeño).
 Seleccionamos la opción
generamos código.
En el desarrollo del trabajo dirigido en este primer momento se aplicó las técnicas de
recopilación de datos la entrevista una técnica fundamental que permitió determinar los
lineamientos para el desarrollo del trabajo dirigido, la técnica de la observación permitió
conocer la realidad a profundidad el manejo y organización de la de toda la documentación
existente en relación a los Files de los Estudiantes.
36
9. CONCLUSIONES
Las conclusiones de un proyecto que incluye los objetivos específicos mencionados

podrían estructurarse de la siguiente manera:
 A través del diagnóstico se logró identificar las debilidades y fortalezas del sistema
de archivo de los files de estudiantes,
 Se mejoró significativamente la eficiencia en la recuperación y manejo de los files
de estudiantes a través de la organización y clasificación exitosa.
 La aplicación de un sistema de clasificación alfabética demostró ser efectiva para
la búsqueda y recuperación rápida de los files de estudiantes. Esto ha simplificado
los procesos administrativos y ha mejorado la experiencia de los usuarios.
 La digitalización de los documentos mediante camscanner resultó en una notable
reducción del espacio físico necesario para el almacenamiento de archivos.
Además, facilitó un acceso más rápido y una mejor preservación de los
documentos.
 Se logró establecer de protocolos y políticas de seguridad seguro que solo el
personal autorizado pueda acceder a los archivos digitalizados.
 La creación de códigos QR únicos para cada file de estudiante ha facilitado un
acceso más rápido y seguro a los documentos. Este método innovador ha probado
ser una herramienta valiosa en la gestión eficiente de los archivos.
 La subida de los archivos digitalizados al sistema de almacenamiento en la nube,
organizados según el esquema de clasificación alfabética, ha garantizado no solo
una mejor organización sino también una mayor accesibilidad y seguridad de los
datos.
37
10. RECOMENDACIONES
Se sugiere enfáticamente que las manifestaciones de este Trabajo Dirigido sean

consideradas como un recurso esencial para la formación y actualización del personal
administrativo del Instituto Incos-Pando. La implementación de la digitalización de
archivos estudiantiles ha demostrado su eficacia en facilitar un acceso rápido y eficiente
a la información. Por lo tanto, se insta a que esta metodología no sólo sea adoptada de
manera permanente, sino también que se replique en otros unidades o institutos que
enfrenten retos similares en la gestión de datos estudiantiles.
Además, se aconseja mantener y sistematizar el procedimiento que se ha venido

desarrollando durante el período de esta investigación, con el objetivo de asegurar la
sostenibilidad y eficiencia a largo plazo de esta valiosa iniciativa.
38
11. FUENTES DE INFORMACIÓN Y BIBLIOGRAFÍA
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https://alexavidal.files.wordpress.com/2015/07/archivisticageneralteoriaypractica-
antonia-heredia-herrera.pdf
Cardenas, Z. (15 de mayo de 2005). Ministerio de fomento. Obtenido de Ministerio de fomento:
ttps://www.porcastello/NIVEL1_Manual_GESTION_DOCUMENTAL.pdf
Constitución Política del Estado plurinacional de Bolivia. (07 de Febrero de 2009). Servidoras
Públicas y Servidores Públicos. Servidoras Públicas y Servidores Públicos. La Paz , El
Alto , Bolivia: Presidencia de la Asamblea Legislativa Plurinacional .
Escobar, L. F. (12 de junio de 2009). Revista Códice Volumen 5. Obtenido de Revista Códice
Volumen 5:
http://eprints.rclis.org/20243/1/Apuntesorganizaciondocumentosconsideraciónespractica
s
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https://repositorio.uleam.edu.ec/bitstream/123456789/1838/1/ULEAM-SB-0027.pdf
Gil, P. F. (07 de Abril de 2007). Transparencias Morelos . Obtenido de Transparencia Morelos:
http://www.transparenciamorelos.ManuaConservación de información
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Hara, M. (12 de julio de 2000). Enciclopedia Libre. Obtenido de Enciclopedia Libre:
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Heredia, A. (2023).
Heredia, A. (13 de abril de 2023). archivistica. Obtenido de https://conceptoarchivistica:
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Jordan, V. H. (12 de abril de 2023). Academia Edu. Obtenido de Academia Edu:
https://www.academia.edu/37630713/Ordenación_de_los_documentos
Kasperski, Y. V. (14 de Agosto de 1997). Enciclopedia Libre. Obtenido de Enciclopedia Libre :
https://es.enciclopedialibreconceptocamScanner
Ley 004 / Marcelo Quiroga Santa Cruz. (19 de Abril de 2013). Reglamento Interno de Personal .
Reglamento Interno de Personal . La Paz , El Alto, Bolivia: Camara de Senadores.
Ley de la Educación 070/Aveliño Siñani Elizardo Perez. (20 de Diciembre de 2010). Ministerio
Educación . Ministerio Educación . La Paz, El Alto, Bolivia: Poder Legislativo.
Lodolini, E. (12 de Diciembre de 2018). Consejo Profesional. Obtenido de Consejo Profesional:
https://www.cpiq.gov.conceptoclasificacióndedocuemntosdearchivos
Romero, R. (12 de Marzo de 2015). Scielo.org.mx. Obtenido de Scielo.org.mx:
https://www.scielo.org.mx/scielo.conceptogloogledrive
Tomlinson, R. (14 de abril de 2009). Easydmarc. Obtenido de Easydmarc:
https://easydmarc.com/blog/concepto-del-correo-electronico/
Anexo N° 1 GUÍA DE ENTREVISTA
Entrevistado: Maria Eugenia Sanchez Herrera

Entrevistador: Elizabeth Bazan Velarde
Fecha: 01 de Septiembre 2023
Hora: 18:00
1.- ¿La Institución Incos Pando cuenta con la digitalización de los Files de los
estudiantes?
R.- No cuenta.
2.- ¿Usted considera un beneficio la implementación de un registro digital?
R.- Si, considero que puede llegar a ser un beneficio muy importante a la Institución
3.- ¿Existe una forma o manera que estén organizados los Files de los estudiantes?
R.- Si existe, por forma Alfabética y por carpeta de los diferentes cursos.
4.- ¿Está de acuerdo con la implementación de digitalización de los Files de los

estudiantes mediante código QR?
R.- Si muy de acuerdo.
1
Anexo N°2 GUÍA DE OBSERVACIÓN
Observador: Elizabeth Bazan Velarde

Fecha:
Hora:
1.- ¿La Institución Incos Pando cuenta con registro digital de la documentación?
MAS O
SI NO MENOS

2.- ¿Se considera un beneficio la implementación de un registro digital para los Files de
los estudiantes?
MAS O
SI NO MENOS

3.- ¿Cuál es el sistema de Archivo Físico de la Institución Incos Pando?
Cronológico Alfanumérico Alfabético


2
Anexo N°3 Instituto Técnico INCOS PANDO
[Fotografía bajada de web] (Cobija 2023) Archivo fotográfico de Elizabeth Bazan Velarde
3
Anexo N°4 Realizando las preguntas a la Lic. María Eugenia Sanchez Herrera
[Fotografía de Elizabeth Bazan Velarde] (Cobija 2023) Archivo fotográfico de Elizabeth

Bazan

Elizabeth Bazan Velarde -Empastar

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Formatos disponibles

INSTITUTO TÉCNICO INCOS PANDO

CARRERA SECRETARIADO EJECUTIVO

“ORGANIZACIÓN Y DIGITALIZACIÓN DE ARCHIVOS

PARA OPTAR AL TÍTULO DE TÉCNICO SUPERIOR EN

POSTULANTE: ELIZABETH BAZAN VELARDE

COBIJA – PANDO – BOLIVIA

Primeramente, dedico a Dios, porque de la mano de él no lo

A mi tío Jorge Antonio Bazan Velarde, por ser el pilar

A mis hijos Roberth, Rouse, Isabella porque ellos son el

Elizabeth Bazan Velarde

A lo largo de mi carrera, me ha tocado vencer diferentes adversidades en la cual he

A la Rectora María Eugenia Sánchez Herrera por su colaboración, paciencia y enseñanza.

Elizabeth Bazan Velarde

Tabla 2. Diagnostico de la Institución Actual................................................................. 29

Tabla 3. Organización de Documentos ........................................................................... 30

Tabla 4. Desarrollo de Historiales Académico ............................................................... 30

Tabla 5. Clasificación de los documentos contenidos en el File de cada estudiante ...... 31

Tabla 6. Digitalización de Documentos .......................................................................... 31

Tabla 7. Actividades para Implementar Mecanismo de Seguridad ................................ 32

Tabla 8. Proceso para acceder a Google Drive ............................................................... 33

Tabla 9. Proceso crear carpetas en Google Drive ........................................................... 33

Tabla 11. Proceso acceso a Google Drive ....................................................................... 35

Tabla 12. Proceso acceso a Google Drive ....................................................................... 36

Anexo N° 1 Guía de Entrevista.......................................................................................... 1

El presente Trabajo Dirigido se llevó a cabo en el Instituto Técnico Superior INCOS-

El objetivo principal de este proyecto consistió en la implementación de un sistema de

La conversión de documentos físicos a formato digital reducirá significativamente el

Actualmente el mundo de la tecnología nos ofrece diferentes herramientas que facilita el

La adopción de un sistema de digitalización de archivos presenta múltiples ventajas.

Estudios realizados en el departamento Pando muestran una demanda en la formación de

En el aspecto organizativo, el Instituto cuenta con una estructura administrativa y

Para superar estas limitaciones, esta modalidad de trabajo dirigido, propone la

3.1 ESTRUCTURA INSTITUCIONAL

En el marco del Artículo 8 del Reglamento General de Institutos Técnicos y Tecnológicos

Tabla 1. Nivel de Jerarquía INCOS -PANDO

INSTITUTO TÉCNICO SUPERIOR INCOS-PANDO

ORGANIGRAMA DEL INSTITUTOS TÉCNICOS Y TECNOLÓGICOS. El

Director Secretaria Director

Fuente: Elaboración Propia

3.1.1. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LOS INSTITUTOS

CARGO: RECTORA O RECTOR

3.1.2. COORDINACIÓN INTERINSTITUCIONAL

• Gobierno Autónomo Departamental

• Gobierno Autónomo Municipal

• Dirección Departamental de Educación

• Organizaciones Sociales Productivas

• Federación de Empresarios Privados

• Organizaciones No Gubernamentales a través de la DGESTTLA

• Otras instituciones relacionadas.

CARGO: DIRECTORA ACADÉMICA O DIRECTOR ACADÉMICO

• Dirección General de Educación Superior Técnica, Tecnológica, Ligústica y

• Dirección Departamental de Educación

• Dirección Académica de otros Institutos

• Instituciones Públicas y Privadas productivas

• Otras instituciones relacionadas

Implementar políticas institucionales y estrategias académicas que garanticen la calidad

1. Planificar, organizar, hacer seguimiento y evaluar las actividades académicas en

CARGO: DIRECTORA ADMINISTRATIVA O DIRECTOR

• DGESTTLA y otras instancias del Ministerio de Educación

• Dirección Departamental de Educación

• Ministerio de Economía y Finanzas Publicas

 Gobierno Autónomo Municipal

 Otras Entidades del Gobierno Plurinacional Bolivia

 Empresa de Servicio de Telefonía e Internet