Codigo: 038.

04-000-000-FO-008
HOJA DE RUTA PARA CONTRATISTAS
LA CIRA - HSE / SST
Rev: 0

Fecha 10/7/2022

Contratista:____________________________________________________________________________________
Fecha: 25/03/2023
Contrato a Realizar:___________CONTRATACION DE MAQUINARIA Y EQUIPOS______________

No Item a evaluar Si No N/A Autoriza

General Si No N/A Autoriza
1 Cédula de ciudadanía x
Tener encuenta que el cargo de operador, aparejador, conductor y
2 Examen ocupacional de ingreso específicio al cargo a desempeñar
x trabajos en alturas
Seguridad Social vigente / Planilla de liquidación /Certificados de afiliación (Cuando
3 x
ingrese nuevo)
6 Registro de entrega de EPPs x
7 Registro asistencia y Evaluación Fomento Fase I (Inducción HSE Ventus) x Se programa con coordinadora SST y coordinador ambiental
8 Certificado Fomento Fase II (Solo aplica a personal líder) x
9 Registro asistencia y Evaluación Fomento Fase III (Inducción HSE Ecopetrol) x Se realiza el mismo dia de la Fase I
10 Registro de divulgación de fichas técnicas de equipos y máquinas
x Del equipo a operar con el formato de capacitaciones logo VENTUS
11 Medevac diligenciado x
Lista Verificación Trabajador x
12 Carnet de vacunación COVID 19 x
13 Perfil sociodemográfico x
14 Hoja de vida x
Para Informes mensuales Si No N/A Autoriza
14 HHT (horas hombre trabajadas en el mes) x
15 KM (kilómetros): el dato del número x
16 HH Captación (Horas Hombre) x
17 Nearmiss x
18 # Trabajadores en el mes xx
19 Escáner registro de capacitaciones: Formato VENTUS x
20 Escáner registro de charlas diarias: Formato VENTUS x
21 Escáner registro de inspecciones: Formato VENTUS x
22 Escáner registro de preoperacionales: Formato VENTUS x
23 Escáner registro de permisos de trabajo: Formato VENTUS x
24 Registro fotográfico en PDF protocolo de bioseguridad x
25 Registro fotográfico en PDF Capacitaciones xx
26 Registro fotográfico en PDF charlas diarias x
27 Registro fotográfico en PDF inspecciones x
27 Informe mensual de comportamiento vial emitido por el proveedor del GPS x
Soporte de accidentalidad laboral: Plan de acción, investigación, FURAT, entre
28 x
otros
Trabajo en alturas (cuando aplique) Si No N/A Autoriza
29 Programa de prevención y protección contra caídas (Res. 4272/2021) x
30 Plan de rescate x
31 Rescatista x
32 Certificación del sistema de acceso andamios/Escaleras/entre otros x
33 Inspección anual de los Elementos de protección contra Caídas x
34 Hoja de vida Elementos de protección contra Caídas x
Trabajador autorizado Trabajo en alturas (cuando aplique) Si No N/A Autoriza
35 Examen ocupacional con aptitud para trabajos en alturas x
36 Capacitación en el nivel trabajador autorizado x
Coordinador Trabajos en Alturas (cuando aplique) Si No N/A Autoriza
37 Examen ocupacional con aptitud para trabajos en alturas x
38 Curso de nivel coordinador de trabajo en alturas x
39 Curso de 50 horas en SST y/o 20 horas x
Personal de Seguridad y Salud en el Trabajo Si No N/A Autoriza
40 Licencia de SST vigente x
41 Hoja de vida con soportes x
42 Curso de 50 horas en SST y/o 20 horas x
43 Certificado CLAP (para HSE) Solo aplica si se van a realizar actividades dentro de las instalaciones de
x Ecopetrol (Subtación PIA 6, sub 22 y sub 23)
Personal electricista Si No N/A Autoriza
44 Título de electricista x
45 Tarjeta profesional x
46 Certificado de electricista emitido por el CONTE x
47 Capacitación MASE para electricistas x
Operación hincadoras Si No N/A Autoriza
48 Tarjeta de registro de maquinaria x
49 Declaración de importación x
50 Póliza de responsabilidad civil x
51 Registro de mantenimientos x
52 Manifiesto de carga x
53 Hoja de vida del equipo xx
54 Certificado de operador de hincadora x
Soldadores Si No N/A Autoriza
55 Certificación de soldador x
56 Calificación en el proceso a realizar (si aplica) x
57 Capacitación vigilante de incendios (Según estándar Trabajos en caliente) x
Controlador vial/Señaleros/Paleteros Si No N/A Autoriza
58 Registro de capacitación x
59 Evaluación de conocimiento de la capacitación x
Conductores y vehículos Si No Autoriza
N/A
60 Licencia de tránsito del vehículo x
61 Tarjeta de operación x
62 Pólizas de responsabilidad civil contractual y extracontractual x
Habilitación o resolución de la empresa por parte de la autoridad de tránsito (si x Si es placa blanca, aplica
63
aplica)
64 SOAT x
65 Revisión técnico mecánica (si aplica) x
66 Exámenes psicosensometricos (incluyendo el psicológico) x
67 Licencia de conducción del conductor x
Certificado de manejo defensivo (incluyendo mecánica básica automotriz, normas
68 de tránsito y aspectos legales, primeros auxilios en accidentes, manejo de
extintores y contraincendios) x
Documento verificando en el RUNT/SIMIT que no tiene multas ni infracciones de
69
tránsito. x
70 Certificado GPS x
71 Mantenimiento preventivo / correctivo x
72 Plan Vial x
73 Rutograma x
Aprobación por Ecopetrol (Vehículos que sean frecuentes para la ejecución de
74 x
actividades del proyecto)
75 Curso Transporte y Manejo de Mercancías Peligrosas(si aplica) x
Operación de maquinaria pesada (Retroexcavadora, Bulldozer, Vibro compactadora, Si No N/A Autoriza
motoniveladora,entre otros)
76 Tarjeta de registro de maquinaria x
77 Declaración de importación x
78 Instalación de GPS x
79 Póliza de responsabilidad civil x
80 Registro de mantenimiento x
81 Manifiesto de carga x
82 Certificado de inspección (prueba de carga) x
83 Certificación Vigente de Operador de maquinaria pesada x
84 Certificado de inspección acreditado de accesorios eslingas y grilletes. x
85 Documentación de la cama baja x
86 Licencia de tránsito de Cama baja x
87 SOAT x
88 Revisión técnico mecánica x
89 Licencia de conducción del conductor x
90 Hoja de vida de la maquinaria x
Operación de camión grúa / Grúas telescópicas Si No N/A Autoriza
91 Certificación de la grúa (inspección de la grúa, pruebas de carga) x
92 Certificación de las eslingas, cadenas, grilletes, diferenciales (Equipo de elevación)
x
93 Tabla de cargas de equipo x
94 Licencia de tránsito x
95 SOAT x
96 Revisión tecnicomecanica x
97 Pólizas de responsabilidad civil contractual y extracontractual x
98 Certificado de aparejador x
99 Certificado de operador de grúa x
100 Certificado del supervisor de izaje (si aplica) x
101 Licencia de conducción del conductor x
102 Hoja de vida de la maquinaria x
103 Registro de mantenimiento x
Montacargas/Telehandler Si No N/A Autoriza
104 Manifiesto de importación x
105 Certificación inspección del equipo por ente avalado por ONAC x
106 Póliza de responsabilidad civil x
107 Certificado del operador x
108 Capacitación de LMC (Levantamiento mecánico de cargas) x
109 Hoja de vida de la maquinaria xx
110 Registro de mantenimiento x
Revisión de ambulancias Si No N/A Autoriza
111 a. Certificación conductor de ambulancia x
112 b. Certificación auxiliar de enfermería (BLS) x
Otros Si No N/A Autoriza
113 Hoja de vida de los equipos a emplear x
114 Manual del equipo x del camion grua
115 Registro de mantenimientos x
 Codigo: 038.04-000-000-FO-008
HOJA DE RUTA PARA CONTRATISTAS
LA CIRA - RH
Rev: 0

Fecha 10/7/2022

Contratista:____________________________________________________________________________________
Fecha: 25/03/2023
Contrato a Realizar:___________CONTRATACION DE MAQUINARIA Y EQUIPOS______________

No 1. Documentos de personal Si No N/A Autoriza

1 Fotocopia de cédula de ciudadanía legible X
2 Examen ocupacional de ingreso vigente y acorde al cargo X
3 Afiliación/Planilla ARL X
4 Afiliación/ Planilla EPS X
5 Afiliación/ Planilla AFP X
6 Certificado de residencia vigente: Territorialidad, Carta veredal X
7 Registro de entrega de EPP´s acorde al cargo X
Contrato de trabajo (Validar cargo y salario en la Guía de aspectos laborales Anexo
8
Tabla No. 2 - Regimen Legal) X
Hoja de vida (Soportes de competencias y experiencias laborales relacionadas con
9
el cargo) X
10 Carnet de vacunación COVID 19 X
Si el colaborador fue contratado con anterioridad a la ejecución del contrato o
11 servicio con VENTUS se debe aportar adicionalmente la planilla de seguridad social
vigente X
No 2. Personal de Seguridad y Salud en el Trabajo Si No N/A Autoriza
12 Titulo como Tecnólogo o profesional en Salud Ocupacional X
13 Licencia en SST Vigente (Resolución) X
No 3. Personal electricista Si No N/A Autoriza
14 Título profesional X
15 Tarjeta profesional X
16 Matricula CONTE acorde a la actividad a realizar X
No 4. Soldadores X No N/A Autoriza
17 Certificación de soldadores X
18 Capacitación vigilante de incendios (Según estándar Trabajos en caliente) X
No 5. Controlador vial/Señaleros/Paleteros X No N/A Autoriza
19 Certificado de competencia X
No 6. Conductores/Operadores de Maquina Si No N/A Autoriza
20 Examen psicosensometrico X
21 Certificado de Operatividad X
22 Licencia de Conducción X
No 7. Otros - SPE Si No N/A Autoriza
23 Certificado de Registro y publicacion de vacantes en las agencias de SPE de la zona
X
24 Certificado de cierre de vacntes en las agencias de SPE de la zona X
Certificado de ampliacion de anillos de busqueda de personal por parte de las
25
agencias de SPE X
No 8. Entregables - Documentos empresa Si No N/A Autoriza
26 GAB-F-213 Certificacion Trimestral Cumplimiento Obligaciones laborales X
29 GAB-F-214 Certificacion Cumplimiento de Perfiles X
27 GAB-F-221 Reporte de Mano de Obra de Contratistas y Subcontratistas de Ecopetrol
X Aplica a conductores
Entrega de Anexo 07 - Cumplimiento de obligaciones con el sistema de proteccion
28
social - Adjunto con la oferta inicial X
29 Resolucion de horas extras - Ministerio de Trabajo X Trabajos fuera de la jornada ordinaria
30 Reglamento Interno de Trabajo X Regulacion de faltas y sanciones
No 9. Anexos de Obligatorio cumplimiento Si No N/A Autoriza
31 Guia de aspectos laborales de Ecopetrol 2023 V15 X Validar salarios establecidos en la guia
32 Decreto 1668 de 2016 X
33 Decreto 145 de 2017 X
34 Anexo Tecnico Resolucion 2626 de 2016 X
35 Aspectos generales para contratistas y subcontratistas V6 X
 HOJA DE RUTA PARA MAQUINARIA PESADA Y EQUIPOS
Codigo: 038.04-000-000-FO-008
Rev: 0
Fecha 10/7/2022
Contratista:____________________________________________________________________________________
Fecha: 25/03/2023
Contrato a Realizar:___________CONTRATACION DE MAQUINARIA Y EQUIPOS______________
No 1. Documentos de personal Si No N/A Autoriza
Entorno - Comunidad
1 Relacion de personal a contratar MON - MONC (100% comunidad) x
2 Plan de entorno - Acciones de RSE - Inversion social (si aplica) x
3 Politica de Responsabilidad Social o Gestion Social x
4 Sesion informativa - RAEC x
5 Contratación de Bienes y servicios locales x
6 Informe semanal de PQRS x
7 Estrategia de conflictividad social (si aplica) x
8 Declaracion de implementación de Derechos Humanos x
9 Contratación local de transporte en zona (Ejemplo camionetas 4x4 ) x
10 Contratación local para alimentación y movilización de colaboradores. x
 HOJA DE RUTA PARA CONTRATISTAS
LA CIRA - AMBIENTAL Codigo: 038.04-000-000-FO-008
Rev: 0
Fecha 10/7/2022
Contratista:____________________________________________________________________________________
Fecha: 25/03/2023
Contrato a Realizar:___________CONTRATACION DE MAQUINARIA Y EQUIPOS______________

GESTION AMBIENTAL PROVEEDORES

No PERSONAL Si No N/A Autoriza
1 Induccion ambiental x
2 evalucion de induccion x
No Proveedor de madera Si No N/A Autoriza
4 Permisos de Aprovechamiento x
5 Salvoconductos x
6 Constancias de compra / Facturas x
No Proveedores de material agregado Si No N/A Autoriza
7 Certificado del Registro Minero x
8 Licencia Ambiental x
9 Contrato de Concesión Minera x
10 constancias compra - Factura x
11 acuerdo comercial entre las partes x
No Residuos líquidos (Baños y Pozo Séptico) Si No N/A Autoriza
12 Contrato x
13 Permiso de vertimientos x
Constancias de mantenimiento de unidades sanitarias portátiles ( USP)
14
y recolección de aguas residuales industriales x
15 certificaciones de disposición x
16 acuerdo comercial entre las partes x
No Residuos Solidos Ordinarios Si No N/A Autoriza
17 Contrato x
18 Licencia Ambiental del Relleno Sanitario x
19 Certificación de recibo y disposición final x
No Residuos Sólidos especiales (Escombros, sobrantes) Si No N/A Autoriza
20 Licencia Ambiental de la Escombrera x
21 Comunicados de solicitud entrega del material x
22 Constancias o Certificado de entrega del material x

No Residuos Solidos Peligrosos (Aceites e impregnados de HC, etc) Si No N/A Autoriza

Documentación legal de la empresa transportadora (en caso de que no

23
sea la misma que haga la disposición final) x
24 Plan de Contingencia en Caso de Derrames x
25 Contrato x
Licencia Ambiental de la empresa que realiza la disposición final de
26
RESPEL
x
Certificado de capacitacion de conductor en manejo de RESPEL
27
(SISCONMP) x
Documentación legal de la empresa transportadora (en caso de que no
28
sea la misma que haga la disposición final) x
No Residuos Solidos (Chatarra) Si No N/A Autoriza
29 Contrato x
30 Cámara de Comercio x
31 Soportes de remision firmados por trina solar x
32 Constancia de Entrega o Certificado de entrega x
No Residuos Solidos (Reciclables) Si No N/A Autoriza
33 Contrato x
34 Cámara de Comercio x
35 Constancia de Entrega o Certificado de entrega x
No Proveedor de Agua industrial para la obra Si No N/A Autoriza
36 Contrato x
37 Permiso de captación de agua (para uso industrial) x
38 Factura de pago x
No Proveedor de Agua para el consumo Humano Si No N/A Autoriza
39 Contrato x
40 Cámara de Comercio x
41 Registro INVIMA de Agua Potable Tratada x
42 Análisis Fisicoquímicos de Agua x
43 Constancias de compra / Facturas x
No Vehiculos y Maquinaria Si No N/A Autoriza
36 documentacion del vehiculo x
37 tecnomecanica x
38 plan de mantenimiento x
39 soportes del manrtenimiento realizado x
40 kit de derrames x
41 dique portatil x
 Codigo: 038.04-000-000-FO-008
Rev: 0
HOJA DE RUTA PARA CONTRATISTAS
LA CIRA - CALIDAD
Fecha 10/7/2022
Contratista:____________________________________________________________________________________
Fecha: 25/03/2023
Contrato a Realizar:___________CONTRATACION DE MAQUINARIA Y EQUIPOS______________

No Item a evaluar Si No N/A Autoriza

Documentación de Productos - Inicial

1 Fichas Tecnicas
Fichas tecnicas de los equipos
2 Catalogos
3 Garantias y condiciones de garantías
Documentación de calidad de la empresa
4 Plan de calidad conforme a los lineamientos de la ISO 10005:2018
5 Plan de inspección y ensayos
6 Procedimientos e Instructivos de los trabajos
Certificaciones de calidad de los productos
7 Certificado de calibración de los equipos utilizados
8 Certificados de calidad de materiales
9 Certificado de conformidad de producto RETIE
Documentación de Personal (Diseñadores, ejecutores, etc…)

Certificado de competencia de los

10 Tarjeta profesional de diseñadores de acuerdo a la norma (Tambien vigencia) operadores para ejecutar los
trabajos con la maquinaria
relacionada.
11 Declaración de responsabilidad de diseños
Documentación a entregar de los Productos - Puesta en Marcha
Manual de instalación (Condiciones de manipulación, embalaje/desembalaje, la
12
carga/descarga, el transporte, el almacenamiento e instalación)
13 Manual de Operación
14 Manual de Mantenimiento
15 Licencias y manuales de software
16 Planos As Built
17 Capacitación de operación y mantenimiento
Informes de pruebas y ensayos
18 Informe de Resultados de pruebas FAT
19 Certificados de calibración de Equipos usados en las pruebas FAT*
20 Informe de Resultados de pruebas SAT
21 Certificados de calibración de Equipos usados en las pruebas SAT*
22 Informe de instalación de equipos
23 Informe de pruebas posterior a la instalación de equipos

24 Infome y/o resultados de ensayos de laboratorio*

*Nota: Todos los laboratorios utilizados para calibración de equipos y otros ensayos, deben estar certificados mediante la ONAC